Как дать-получить задание сотруднику? — Бизнес-клуб

Или у Вас новичок. Вы дали ему задание на первый рабочий день. Что Вы чувствуете после окончания смены новичка?

Кажется нет ничего проще — выполнил задание — радуйся, не выполнил — стремись завтра выполнить. Но, так бывает не всегда. Я, например, иногда встречаюсь с ситуациями, когда задание на день у работника нет. Он, только примерно знает, что ему нужно делать.

Уж лучше он расскажет, сколько чашек кофе или бутылок пива выпивает на рабочем месте. Вы когда-нибудь видели на экране телевизора — как выдается задание? А в институте изучали, как составлять себе на рабочем месте задание на завтра?

В лучшем случае в голове у каждого нашего спеца по продажам присутствует американский видеоряд: сидят за столом креативные менеджеры (причем обязательно среди множества глубокомысленных людей — есть любовная парочка, но постели общей у них еще не было) и глубокомысленно решают, какое название придумать новому парфюму или сноуборду. Или в телесериале делят бизнес — законно, но чаще — незаконно, это уже про нашу действительность (тут роскошной любви нет, но есть кровь и ужасы). Может и еще есть фильмы, репортажи, какие-то учебные видеоматериалы по тому, как работает бизнес и какие задачи решают работники фирмы.

Да, еще есть всякие курсы и тренинги. Как эффективнее продать свой товар покупателю. И, признаться — есть талантливые продавцы своих обучающих семинаров, и у них можно многому обучиться. Но, я пока не встречал внятного рассказа, как составлять задание сотруднику на день.

В лучшем случае говорится, как дать задание подчиненному. Но, вот как самому сотруднику составлять задание на следующий день, не загружая руководителя отдела или самого директора — этому не учат. Правда, этому же не учат в школе? Где Вы видели, чтобы ученик составлял сам себе задание на завтра?

Прекрасное пособие — организации работы ученика — учителя превратили в наказивку и указивку. Отсюда уже в школе складывается отношение к заданию — как наказание. Кто не радовался, когда учитель забыл дать задание на дом.

Какие проблемы возникают, когда у сотрудника нет написанного плана работы на текущий день? Отсутствие внятного, обоснованного, приводящего к росту доходов фирмы и личного дохода сотрудника — плана на день — никто еще не описывал.

Некоторые бизнестренеры предлагают сложную систему оценки работы за день сотрудника. Ну это уже что-то. Другие, отчеты — используют и как план работы на день. А что — это хорошая идея. Только не надо превращать такую форму в сложную таблицу. Которую если и заполнишь — трудно превратить, как пособие для корректировки следующего рабочего дня — следующей недели. Из-за объемов цифрового материала и отсутствия наглядности. Цифры сами по себе не создают картинку в голове. Картинка в голове выстраивается умозрительно.Лучше бы, чтобы человек мог увидеть это на бумаге и мгновенно составить представление о том, как идут дела и что нужно подправить, а что повторить — так как это хорошо работает.

Посмотрите на пример отчета, который составил умный человек. Разобраться в нем нужно время и вдохновение. Кто-то скажет,— это целый научный труд,— чтобы составит такой выверенный план работы каждому сотруднику на день. Для этого нужен целый НИИ. Где мы такие деньги возьмем, чтобы нанять ученых на каждого сотрудника, чтобы каждый день составляли такой креативный план?

Тема нашего разговора сегодня ЕЖЕДНЕВНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ — это важная часть эффективной работы любого сотрудника. Как сделать так, чтобы после окончания работы сотрудник точно знал: «Как я был сегодня? Успешным или не очень? Нужно ли мне что-то менять или можно повторить то, что делал сегодня — и это будет круто?!»

Есть устойчивое выражение: «Копать от забора до обеда». И именно так и выдается задание на планерках. Звонит мой сотрудник в одну фирму. Нужно оплатить им деньги, чтобы приехать и забрать товар. Время десятый час, какой-то клерк отвечает,— «тот кто выписывает счета, еще на пятиминутке у директора, скоро они должны закончить».

Директор в течении полутора часов дает разгон — придает ускорение своим сотрудникам. Интересно, а как записывается задание этому менеджеру, который выписывает счета? Который вот уже полтора часа сидит в кабинете директора со своими коллегами? Вы можете сказать? Наверно — сколько счетов за день выписать?

Вы думаете правильно. И я бы так же подумал. Если фирма изготовляет стулья. Значит она должна реализовывать стулья. значит фирма, к себестоимости производства стульев, должна прибавить стоимость рекламы. А это не менее 10% от затрат. Плюс работа складов — которые ломятся от залежалой продукции, плюс сторожей — большие склады охранять дороже, плюс высокие оклады менеджеров по продажам и еще выше — оклад креативному пиарменеджеру… интернет+электричество+вода+канализация+техничка+ …

Мой сотрудник звонит в эту фирму, с просьбой выписать счет на стулья, а ему вежливо отвечают: «Тот кто выписывает все еще находится на священном ритуале — планерка!» Знакомая картина?

****Какие задачи решает Планирование****
1. Ставит задачи, через обобщающие показатели.
2. Намечает приоритетность выполнение задач.
3. Точно указывает что нужно сделать.
4. Указывает количество того, что должно быть произведено.
5. Имеет графу с указанием того, как выполнен каждый пункт плана.
6. Предоставляет возможность перенести, или отменить выполнение пункта плана.
7. В задании должно быть указано, предыдущий результат, за предыдущий день.
8. Ежедневное задание составляется на основе еженедельного задания.

В нашей организации планирование задания на завтра происходит вечером. Очень быстро. За 5–10 минут.

Преимущество ежедневного планирования:
1. Сотрудник подвел итоги за день. Он этим самым завершил цикл работы за день полностью. Не осталось невысказанных недомолвок. Он получил одобрение своим успешным действиям.
2. Сотрудник точно знает, правильно ли он сработал за прошедший день, и нужно ли что-то скорректировать на завтра в методах своей работы.
3. Составив план на завтра, сотрудник не мучается в догадках — что и как он будет делать завтра. Он спланировал, получил одобрение и … спокойно идет домой.
4. Придя утром на работу — он точно видит что нужно делать, не ожидая, когда его величество начальство снизойдет до его грешной работенки…:0

Это качественно другая жизнь сотрудника. Он сам определяет свой собственный доход. Если статистика его основного показателя будет расти — соответственно растет и его личных доход. + прогрессивные премиальные.

На завтра, придя на работу — открывает тетрадь заданий и… рабочий день начался. Звоните нам в 8:00 и сразу попадете на работающего сотрудника. Звоните в конце рабочего дня и Вы попадаете на работающего сотрудника. Звоните после рабочего дня и … попадаете на работающего сотрудника. На живого, а не на автоответчик.

Интересно, что же такое записывает себе в задание правильный сотрудник — что он работает тогда, когда это нужно заказчику? Как он устанавливает себе задание и где в это время его начальник? И что за секрет — "План боевых действий на неделю?

Если есть желание узнать — смотрите за моими конференциями.

24 апреля 2014 в 10:42 • #

Задание… себе и сотрудникам. Вопрос интересный. Получается только у организованных людей. Ну, если в организации (отделе), все сотрудники составляют команду, то они сами себе и планируют работу. У нас, например, я себе пишу задание на период, т.е. что на следующий день (срочное+ текучка), что в конце месяца, что в году. Также у меня в кабинете на стене висит доска, куда я прикрепляю дополнительно «особенно важные моменты». Проходя мимо, я и сотрудники невольно «натыкаются» взглядом на свою фамилию и прикрепленную пометку (что, когда и как). Вспоминают, что надо сделать. Очень полезно. К некому планированию заданий для себя и сотрудников пришла уже давно. Это помогает организовать свое рабочее время, не тратиться на пустяки и не устраивать авралы, нервотрепку и работу в вечернее время. Когда сотрудники знают свой «фронт работ», сроки и т.д. то и атмосфера в коллективе нормальная.

24 апреля 2014 в 13:48 • #

Татьяна, Вы умница.

То что вывешиваете "напоминалки" "на видном месте" для себя и сотрудников. Я представил себе - и ощутил, что это меня стимулировало бы.

Есть одна тонкость. Если человек не имеет внутреннего согласие с тем что вывешено для всеобщего обозрения - это может вызвать некоторое раздражение. Хотя это иногда полезно.

Иногда может произойти энтербуляция - внутреннее возмущение и всплывут еще неприятные моменты из жизни. Это может усугубит противление.

Мы все такие. Вы можете вспомнить о себе, когда Вас принуждали что-то сделать то, что Вы бы не хотели. Сколько эмоций неприятных. Весь мой жизненный путь при СССР усеян такими переживаниями. Мне не давали развернуться. И называли партизаном.

Приведенный мной пример в статье, это когда сотрудник сам вершит свой план на завтра, он сам соглашается на более трудно выполнимые задания - чем если бы это его заставлял начальник.

Главное суметь поддержать энтузиазм, и поощрять, поощрять и поощрять растущие статистики. И не забывать иногда наказывать падающие. Тут тоже есть некоторые правила.

И о записи заданий, которые нужно выполнять позднее - это Вы сделали тоже круто.
Вы, Татьяна - молодец. Поэтому я Вам дал подсказку, как можно усилить рост (масштабировать, как сегодня модно говорить) за счет того, что сотрудник сам планирует.
Но, конечно не без вашего мудрого участия в процессе.

Есть еще несколько подсказок. Прямых действий руководителя при составлении планов на завтра и Боевых планов на неделю, но, к сожалению формат комментария не позволяет это сделать.

Я Вас, Татьяна, поздравляю с Весной. Уже начинает цвести черемуха.
Вам от меня, в знак уважения и признания вашего таланта - цветы.

Юлия, огромное спасибо за дополнение к теперь уже нашему - "мозговому штурму".
Мне это тоже пригодится. Я это уже вижу где я применю.

Вам в благодарность цветы черемухи. У нас наступило резкое похолодание, это говорит о том, что в этом году цветы черемухи будут великолепны.

Вы, Павел, пожалуй правы.

Где сегодня обучать новичка? ПТУ нет. Мастеров обучения - никто содержать не будет.
Когда я работал на стройке - меня нехитрым приемам работы обучали свои же работники бригады.

Пили они страшно и дрались между собой. Это было в Алма-Атинской области. Энбекшиказахский район. Село Балтабай.

Пока дом двухэтажный построят - на два дома стройматериалов продадут. Строили год дом. И так и не закончили.

Сейчас, здания у нас в Пензе за полгода строят - по 20 этажей.
Пока на четвертом этаже кладку ведут - на первом уж отделка.

Я думал, что сегодня принимают уж со знаниями. Не как меня учили.

А вот Вы говорите, что бригада научит. Хорошая бригада Вам попалась. Меня учили: бери больше, кидай дальше, отдыхай пока летит. Это работа на растворном узле. Или кирпич на спине носил на второй этаж. Или пьяного каменщика с лесов снимал, к концу смены он так напивался, что сам слезть не мог - а стенку клал.

Правда, потом заставили разбирать - отклонение было слишком большое.

Или крышу котельной закрывали утеплителем. Вместо 4-х слоев - положили один. Во скандал-то был. Не помню чем кончилось - бригадир этим заведовал. А мы что, нам сказали старшие товарищи - носите в ведрах кипящий битум и разливайте, а на него утеплитель кладите - вот так мы и строили.

Я там увидел многое того, что помогло мне стать неплохим организатором производства. Еще при СССР. Знал, где махлюют и на стройке и на заводе и в бухгалтерии. И главным экономистом поработал.

И везде я вводил систему обучения. И жесткого планирования. И ежедневного контроля.

Систему наставничества пытались ввести в СССР. А этот опыт пытались перенять от японцев. Только там роль наставника - выполняет мастер. У него несколько рабочих и он строго следит за производственным процессом, не допуская отклонений.

Как это можно обучать человека работать на станке, которому дали план по деталям для автомобиля - во время работы? Он Вам наработает - автомобиль не только за рубежом не продашь - дома то у тебя никто не купит.

Чем и славится наш АВТОтаз.

С конвейера руками выталкивать будешь.

Хотя, наверно во времена каслинского литья и булатной стали металлурга Аносова - и передавалось мастерство от мастера к мастеру.

Но уж к плавке металла без предварительного обучения - не допускали. "Закозлишь" печь - головы не хватит чтобы рассчитаться.

Тому же скорняжному мастерству по два года и более в подмастерье ходили. Чтобы стать парикмахером - только на третий год мастер позволял ученику побрить свою коленку.

Ну ладно. В каждом деле есть мастера и подмастерья, а есть подсобники. В 16 лет я был подсобником по стройке и всю жизнь благодарил судьбу, что я так много чего познал. И кое-чему научился делать руками. И потом руководил быстрыми строительными бригадами - штук по 6 одновременно. Обеспечивая вдвоем с прорабом объем районного СМУ. Где управленческого аппарата было 28 человек.

Но, для этого пришлось перечитать гору литературы. И пройти перед этим не один жизненный университет.

И всегда опирался на ответственных рабочих, учился у них. Но. без дирижера - оркестр играть не сможет. Без серьезного обучения оркестр не создашь. Из гениев самоучек не был создан ни один оркестр в мире.

Так. сыграть на похоронах, как Жванецкий описал - это можно.

28 апреля 2014 в 22:27 • #

Такое мнение существует.

Но, есть люди.которые всегда работают добросовестно, даже при плохой зарплате и отсутствии уважения. даже в тюрьме.

Их процент всегда и везде почти одинаков - 20%. Именно эти люди "вытаскивают" на себе тех. кто оправдывает бездеятельность или прямо вредит производству своим отношением.

Я это знаю точно. что даже в самой сложной ситуации можно работать честно и собирать вокруг себя энтузиастов. Это было и в 80-х, и в 90-х,и это было в 10-х, и даже в сегодняшний кризис, много людей работают откровенно хорошо.

У нас много старых заказчиков, еще с 90-х. И, почти каждую неделю по несколько новых. Каждый день появляются новые, которые заказывают у нас материалы для промышленного производства.

Мы ведем ежедневно статистики по новым заказчикам. Недельные графики у нас вывешены на рабочих места,на видном месте.

Из Вашего примера видно, что каждый знает свою работу (знает что будет делать сегодня, завтра. ) Вот все и четко. А статья разбирает вопрос о начальнике который не знает чем загрузить работника и о работнике "скучающем" на работе

25 апреля 2014 в 17:37 • #

Сотрудник который обратится ко мне с вопросом что сегодня делать мне по факту не нужен, у меня хватает работы. Максимум на что он должен рассчитывать, так это на обсуждение и постановку задач на неделю в начале этой самой недели. И если кто то хочет все же узнать, что я думаю о способе решения тех или иных задач, пусть для начала расскажет мне как минимум о двух трех вариантах решения которые он хотел бы применить.
Вопрос стоит в самом начале этой истории, кто у вас работает?
Есть простой способ выяснить это, возьмите и спросите каждого, что он сделал в прошлом месяце, неделе, чем он может похвастаться.
Так вот те кто что то действительно сделал скажет - я добился подписания договора, добился скидки, продавил контракт- этих нужно мотивировать дальше. но смотреть что бы они были загружены иначе у них возникнет ощущение того что про них забыли, что они не важны.
Те кто ответит что он участвовал с тем то и с теми в том то и том то, что он помогал решать чего то там и все вокруг да около. можно и нужно оплатить их жалованье и попрощаться, это якорь который тормозит ваше продвижение. Другими словами каждый должен отвечать за конкретное дело и если он работая у вас не знает за что ему должны быть благодарны, чем он может гордиться, что он сделал за день ,за неделю, то этот работник вовсе не работник, с таким нужно прощаться.

25 апреля 2014 в 18:36 • #

Александр. Серьезная постановка вопроса!

И очень правильная. Я думаю, что люди Вас понимают.

Понятно что практика требует большей толерантности и даже лояльности. Но, цель - работы с сотрудником определена точно.

Я бы хотел продолжить Ваше описание принятия решения. Конечно на уровне компетенции сотрудника.

Если он будет давать мне для принятия решения два-три варианта - значит мне нужно его отправить в класс на корректировку. Пусть почитает инструкции. Политику нашей организации по тому вопросу, где вместо самостоятельных действий по процедуре принятия решения - он предлагает мне впрячься в работу за него и решать за него.

Моя задача заключается несколько в другом

25 апреля 2014 в 19:03 • #

Я в том смысле, что если уж он ко мне обращается за помощью, то я хочу быть уверен, что он хотя бы стремится найти решение, возможно ему(сотруднику) не хватает опыта, и скорее он идет ко мне за советом чем за одобрением. Так или иначе принимать решение будет он.
Впрячься за него в работу это когда он приходит и говорит мне о проблеме решения задачи не предлагая ни одного варианта, вот тогда это называется впрячься, потому что он и думать не думал а уже прибежал. Как то так, ну это мое убеждение))

25 апреля 2014 в 20:55 • #

Александр, Вы применили классное слово - одобрение.
Именно такой стиль общения со своими сотрудниками я
исповедую и сегодня.

Я не знаю, как это ко мне пришло. Откуда. При социализме
все решала направляющая и организующая. Меня в 24 года
избирали на выборную должность. И я тогда сказал
мужикам и бабам, которыми был заполнен весь зал клуба,
я пацан, а они почти все намного старше меня.

Я им сказал, - я не буду вас заставлять работать. Я буду Вам
разрешать или не разрешать делать то, что вы хотели бы сделать.

Это были далекие 70-е. Но тот принцип я несу и до сих пор.

С уважением. Валерий.

25 апреля 2014 в 21:13 • #

Александр, Вы применили классное слово - "одобрение".
Именно такой стиль общения со своими сотрудниками я
исповедую и сегодня.

Я не знаю, как это ко мне пришло. Откуда. При социализме
все решала направляющая и организующая. Меня в 24 года
избирали на выборную должность. И я тогда сказал
мужикам и бабам, которыми был заполнен весь зал клуба,
я пацан, а они почти все намного старше меня.

Я им сказал, - Я не буду вас заставлять работать. Я буду Вам
разрешать или не разрешать делать то, что вы хотели бы сделать сами.

Наверно, современному молодому человеку тяжело понять, в чем же соль этой фразы.
Но, если перечислить, сколько в те времена было всяких форм "насильного заставления человека работать. "
1. Женсовет - против пьяниц мужиков.
2. ЛТП -лечебно - трудовой - профилактический. До 2-х лет по решению суда.
3. Товарищеский суд - против прогульщиков.
4. До 6 месяцев принуд работ за тунеядство (если не работаешь 2 месяца).
5. Лишение премий и надбавок.
6. Перенос отпуска на зимнее время.
7. Доска позора.
8. Пропуск величиной с большую книгу - чтобы на проходной все видели, что идет прогульщик и чтобы нельзя было положить в карман.
9. Проработка на комсомольских собраниях.
10. На профсоюзных и на партийных.
11. Перенос очереди на получение квартиры в конец списка.
12. Не выделение дачного участка.
13. Не выделение места под гараж.
14. Не выделения талона на приобретение дефицита - например ковра, мотоцикла.
15. Не прохождение переаттестации, что влекло снижение зарплаты.
.
16.Это было - "Всесеюзная здравница" для лентяев, тунеядцев, алкоголиков - а еще были местные инициативы. Например один директор имел чулан, в который закрывал пришедших в контору мужиков, которые приходили качать свои права "под мухой".

И тут, я пацан говорю: "Я не буду вас заставлять работать. "

Это были далекие 70-е. Но тот принцип я несу и до сих пор.

С уважением. Валерий

Потому что проблема - это и есть отсутствие принятого решения из нескольких вариантов.

Если у сотрудника есть решение, которое он не компетентен выполнять без одобрения руководителя, он подает руководителю заполненную форму установленного образца. важно, чтобы форма была составлена самим руководителем. Как ему удобнее и эффективнее (выгоднее в плане доходов).

Часто опытного взгляда руководителя хватает чтобы в течении 12 секунд оценить ситуацию и поставить свою роспись в графе "одобряю" или "не одобряю".

Повторяю, если, форма будет толково составлена.И будет полностью отвечать политике принятия в вашей организации решений по ведению затрат и поддержания платежеспособности и кредитоспособности.

Все остальные действия, как и одобренные руководителем, сотрудник вводит в соответствующие формы, на основании которых по итогам дня заполняются ежедневные статистики произведенного этим сотрудником "промежуточного продукта" и "конечного продукта".

По итогам недели заполняются итоговые статистики. И сотруднику начисляется зарплата и премиальные. или. выдается "родовой ремень". Это выражение я взял из романа "Сон в начале тумана". Очень подходит к бизнесу - прямо на 100%.

Удобнее всего итог подводить на четверг, а в пятницу - подвести итоги - с премией и "родовым ремнем". Выдать сотрудникам зарплату.

И всем до понедельника. Утром в понедельник - голова ясная, потому что в тетради задания работа одобрена - и руководителю просто остается на утренней перекличке-зарядке, дать команду "старт"!

Тогда система приобретает стройную логику и завершенный вид. И, немаловажно - в совокупности с "тетрадь заданий", дают на утро возможность сотруднику действовать с первой минуты без оглядок на занятость шефа (или отсутствие с утра - вызвали в горадмиистрацию) и долгих согласований.

Я эту систему выстраивал в 90-х. Хорошо работает до сих пор. Очень классно вписывается в интернет технологии.