Категория: Инструкции
678600, Республика Саха (Якутия), Амгинский улус,
с. Амга, ул. Партизанская, 75/1, E-mail: uuoamga@mail.ru
ОКПО 02123793, ОГРН 1021400565482,
«Об утверждении инструкции
по кадровому делопроизводству»
Начальник РУО: Заварзина Л.В.
Исп. Андреева Н.И.
^ Муниципальное казенное учреждение «Амгинское районное
муниципального района «Амгинский улус (район)»
Республики Саха (Якутия)
по кадровому делопроизводству
в образовательных учреждениях
(с изменениями и дополнениями)
Инструкция по кадровому делопроизводству в образовательных учреждениях: практическое пособие для руководителей образовательных учреждений.
В пособии излагаются необходимые сведения о порядке ведения и оформления кадровых документов в соответствии с новыми положениями. Инструкция включает в себя общие положения, тематические разделы и приложения.
Составитель: отдел кадрового и правового обеспечения
«12» марта 2013 г.
2. Документирование управленческой деятельности ОУ. Состав кадровых документаций …………………………………………………………4
2.1.Прием и регистрация документов..……………………………………….4
2.2. Журналы регистрации входящих и исходящих корреспондентов……..5
2.3.Контроль за сроками исполнения документов……………………………6
2.4.Составление номенклатуры и формирование дел………………………. 7
2.5. Подготовка документов к передаче в архив………………………………8
2.6. Обеспечение сохранности дел……………………………………………..9
2.8.Примерные номенклатуры дел МДОУ, ОУ, УДОД………………….11-17
2.9. Состав и схема расположения документов…………………………..1.8-20
3.1.Примерный перечень приказов по ОУ………………………………..22-25
3.2.Циклограмма приказов в учебном году……………………………. 25-26
3.3.Приказы по личному составу………………………………………….26-31
3.4.Порядок наложения дисциплинарных взысканий…………………. 32-33
5. Личные дела педагогических работников …………………………..35-36
^ 6. Личные карточки работников ………………………………………..36-42
7. Книга учета личного состава педагогических работников …………. 43
8. Правила ведения и хранения трудовых книжек ……………………43-50
9. Должностная инструкция ……………………………………………. 51-52
12. Использованная литература ……………………………………………..77
1.1. Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению) – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами, правила, приема, процессы создания документов, порядок работы с ними.
1.2. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству составлена в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности образовательных учреждений, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.
1.3. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив, в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству архивных органов субъектов Российской Федерации.
1.4.Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
1.5. Инструкция разработана в соответствии с постановлением Государственной Думы Федерального собрания РФ от 14.11.96 № 781-11 ГД «Об образовании в Конституционный суд Российской Федерации», постановлением Пленума Верховного суда РФ от 27.04.93 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих при рассмотрении дел по заявлениям прокуроров о признании правовых актов противоречащими закону», постановлением Правительства РФ от 13.08.97 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», письмом Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64, приказа Министерства труда и социального развития РС(Я) от 11.09.2008г. №489-ОД, справочными материалами и т.д.
1.6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя образовательного учреждения.
1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в образовательном учреждении возлагается на специалистов по кадрам, документоведам, секретарям-делопроизводителям, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
^ 2. Документирование управленческой деятельности образовательного учреждения. Состав кадровых документов.
1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.
2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности образовательного учреждения, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между общеобразовательными учреждениями и другими организациями.
В состав документов общеобразовательного учреждения входят:
Организационные документы (устав образовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции работников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование общеобразовательного учреждения, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении и направлении в дело, отметку о переносе данных на машинный носитель.
Телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов.
Телефонограмма включает следующие реквизиты:
наименование общеобразовательного учреждения, адрес, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем.
Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.
Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов.
^ 2.1. Прием и регистрация документов
1. В канцелярии образовательного учреждения все конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью "лично") вскрываются, проверяется наличие вложенных в них документов, правильность доставки и целостность конвертов.
2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности образовательного учреждения.
Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.
3. Регистрация документов производится в день их поступления.
4. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления.
^ 2.2. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции
Руководитель образовательного учреждения, впрочем, как и любого другого, обязан дать ответ на любое письменное заявление или запрос в письменном виде в срок от 15 дней до одного месяца. Такой срок установлен государственными законами.
Следовательно, необходимо зарегистрировать полученное заявление, определить, кто его рассматривает, и «выдержать» сроки ответа.
В каждом образовательном учреждении должен быть Журнал (тетрадь) регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Если это тетрадь, то она нумеруется и скрепляется печатью образовательного учреждения. Как правило, такой журнал ведет секретарь-делопроизводитель образовательного учреждения
^ Примерная форма журнала входящих документов
^ 2.3. Контроль за сроками исполнения документов
1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения, зав.канцелярией, секретариатом.
2. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка РКК. При журнальной регистрации рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе "Срок исполнения" проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д.
3. Вся поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок - 1 месяц; жалобы, заявления - в течение месяца; телеграммы - не более чем в двухнедельный срок.
4. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в РКК или журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.
Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.
Документ снимается с контроля после его исполнения.
^ 2.4. Составление номенклатуры и формирование дел
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
^ Номенклатура дел организации разрабатывается на основе типовой или примерной номенклатуре дел, согласовывается с экспертной комиссией организации и архивным учреждением (не реже чем один раз в 5 лет). В конце каждого года номенклатура дел уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Названия разделов номенклатуры дел организации – это названия структурных подразделений. Если организации не имеет структурных подразделений, номенклатура дел строится по функциональной схеме, названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.
В связи с расширением прав, руководитель может вносить в индивидуальную номенклатуру дел дополнения и уточнения, отражающие специфику ОУ, деятельность профсоюзов и других общественных организаций, уточнять и корректировать заголовки, иначе группируя родственные под одним порядковым номером, или, напротив, выделяя из одного дела частные.
Единственное ограничение: не допускается объединение дел с разными сроками хранения (постоянного и временного). В конце каждого раздела индивидуальной номенклатуры дел указывается 2-3 свободных номера для заведения ранее не предусмотренных дел. По окончании календарного года в конце ее делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
1. Составление номенклатуры дел.
2. В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.
3. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве образовательного учреждения с указанием сроков их хранения.
4. Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения.
5. Формирование дел.
6. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
7. Формирование дел осуществляется в канцелярии образовательного учреждения.
8.При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.
В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т.д.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.
9.В деле группируются документы одного календарного (01.01 - 31.12) года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).
10.Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.
11.Систематизация отдельных категорий документов.
12.Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
13.Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.
14.Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного (01.09 - 31.08) года.
15.Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.
16. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета; листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; аттестационный лист; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).
17.Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту фамилий.
18.Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
^ 2.5. Подготовка документов к передаче в архив
1. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.
2. Экспертиза ценности документов.
2.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.
Экспертизу ценности документов в образовательном учреждении осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.
2.2. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя общеобразовательного учреждения. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают секретаря образовательного учреждения.
Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел общеобразовательного учреждения, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.
3. Оформление дел.
3.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.
3.2. Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название вышестоящей организации, название общеобразовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка "хранить постоянно", номер фонда, описи, дела.
3.3. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения:
в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др. и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем;
из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.
3.4. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.
3.5. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.
В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.
3.6. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).
3.7. Дела временного хранения оформляются упрощенно:
они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
4. Описание документов постоянного срока хранения.
4.1. По окончании делопроизводственного года в тех общеобразовательных учреждениях, которые являются источниками комплектования государственных архивов, производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (так построена и примерная номенклатура общеобразовательного учреждения). Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК (экспортно-проверочной комиссией) этого архива не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.
4.2. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.
4.3. Описи составляются секретарем.
4.4. Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с государственным архивом, куда поступают документы учебного заведения.
4.5. На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении.
^ 2.6. Обеспечение сохранности дел
1. Ответственность за сохранность документов образовательного учреждения несет руководитель.
2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.
3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.
Каждое образовательное учреждение для регулирования своей деятельности принимает локальные акты нормативные акты, обязательные для исполнения работниками образовательного учреждения и другими участниками образовательного процесса (учащимися и их родителями).
Перечень локальных актов образовательного учреждения.
Первая группа – локальные акты, принимаемые единолично руководителем образовательного учреждения:
1. Приказы руководителя (распоряжения).
2. Должностные инструкции работников.
3. Договор образовательного учреждения с родителями.
4. Договор образовательного учреждения с учредителем (учредителями).
5. Правила внутреннего распорядка образовательного учреждения.
6. Трудовой договор с работниками.
7. Инструкции по безопасности и правила работы на травмоопасных участках, рабочих местах, в учебных кабинетах.
8. Положения о филиалах, структурных подразделениях.
Вторая группа – локальные акты, принимаемые трудовым коллективом:
1. Коллективный договор.
2. Решения собрания трудового коллектива.
3. Решения педагогических советов.
4. Решения трудового коллектива об образовании комиссии по трудовым спорам.
Третья группа – локальные акты, принимаемые высшим органом самоуправления образовательного учреждения.
1. Положение о совете образовательного учреждения.
2. Положение о педагогическом совете.
3. Положение о попечительском совете.
4. Положение о родительском комитете.
5. Положение о конференции (общем собрании участников образовательного процесса).
6. Порядок приема в образовательном учреждении.
7. Правила поведения обучающихся.
8. Правила перевода, выпуска, отчисления учащихся.
9. Положение о материальном стимулировании работников образовательного учреждения.
10. Положение о порядке и условиях предоставления длительного отпуска педагогическим работникам.
11. Положение о моральном и материальном стимулировании учащихся.
12. Положение о методическом объединении педагогов.
13. Решения совета образовательного учреждения.
14. Положение о системе оценок, форм, порядке и периодичности промежуточной аттестации обучающихся.
15. Положение о конфликтной комиссии.
16. Положение о временных комиссиях при совете образовательного учреждения (ревизионная, по приемке в эксплуатацию установленного оборудования и др.).
17. Положение о формах получения образования в образовательном учреждении (экстернат, самообразование по индивидуальным программам, положение о семейном образовании, положение о свободном посещении учебных занятий, положению о классах коррекции и компенсирующего обучения и др.).
18. Положение об объединениях самоуправления обучающихся, воспитанников.
19. Положение о стипендиях обучающимся.
20. Положение об учебном кабинете.
21. Инструкция по организации делопроизводства в образовательном учреждении.
22. Положение о практике (производственной, учебной).
23. Положение о платных дополнительных образовательных услугах.
24. Положение о внебюджетной деятельности образовательного учреждения.
25. Положения о конкурсах, олимпиадах и т.д.
^ 2.8. Примерная номенклатура дел дошкольного образовательного учреждения
«Детско-юношеская спортивная школа»
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) в Муниципальном казенном образовательном учреждении дополнительного образования детей Детско-юношеская спортивная школа (далее именуется - школа) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом школы, Регламентом школы, требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», нормативными и методическими документами Госстандарта России, методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, Инструкцией по делопроизводству в Управлении образования Администрации Чеховского муниципального района.
1.4. Организация работы с документами в школе возлагается на инструктора-методиста.
1.5. В обязанности инструктора-методиста входят:
- прием и распределение документов, поступающих в школу;
- направление документов на рассмотрение директору и в соответствии с его поручением – исполнителю;
- оформление исходящих документов и их отправка;
- контроль над прохождением документов в школе, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников школы;
- разработка номенклатуры дел школы; формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
- прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи.
Во время отсутствия инструктора методиста вышеперечисленные обязанности осуществляются сотрудниками в рамках их компетентности в соответствии с распоряжением директора учреждения.
При увольнении или переводе на другую работу лиц, ответственных за ведение делопроизводства, все числящиеся за ними служебные документы, печати, штампы, средства оргтехники должны быть переданы по акту.
Акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим дела и утверждается директором школы.
1.6. Все сотрудники школы несут ответственность за выполнение требований инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате работником служебного документа составляется акт при участии директора школы. При необходимости назначается служебное расследование.
Передача документов, их копий сотрудникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора школы и (или) его заместителя.
1.7. Ведение переписки с другими организациями осуществляется директором школы или по его поручению заместителем директора школы.
Состав документационной базы школы включает в себя следующие группы документов: распорядительные, организационные, информационно - справочные.
2.1. Распорядительные документы
К распорядительным документам относится приказ.
Приказы принимаются по оперативным, организационным, кадровым вопросам.
Приказ – распорядительный акт, издаваемый директором школы в целях решения основных и оперативных вопросов в процессе деятельности школы, имеющий обязательную силу для сотрудников школы, которым приказ адресован.
Приказ вступает в силу с момента его подписания директором школы, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется.
2.2. Организационные документы
К организационным документам относятся: устав школы, договор с учредителем, положения о подразделениях, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников, другие инструкции необходимые для организации работы учреждения.
2.2.1. Положение, инструкции
Положения и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются директором школы или утверждаются в установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа об их утверждении.
2.2.2. Штатное расписание
Штатное расписание утверждается директором школы.
2.2.3. Должностная инструкция
Должностные инструкции работников школы утверждаются директором школы.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.
Должностная инструкция доводится до работника под расписку.
2.3. Информационно – справочные документы
К информационно – справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, телефонограмма, план, отчет, справка и др.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной .
В вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий.
Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем – приглашенные с указанием должностей и наименований организаций.
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали-выступили-решили (постановили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе или прилагается к нему.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Датой протокола является дата проведения заседания коллегиального органа или совещания.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов и организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.
Протокольное решение (постановление) оформляется как выписка из протокола. В ней указываются: номер протокола и дата заседания, номер вопроса по повестке дня, докладчик, обсуждаемый вопрос и принятое решение (постановление), подпись, печать. Выписка из протокола рассылается всем заинтересованным организациям.
Порядок подготовки протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.
Протоколы соревнований оформляются в соответствии с требованиями, установленными федерациями по видам спорта.
Служебные письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут быть: инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, письма – запросы, письма – извещения, письма – приглашения, письма – ответы и др.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д. ), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:
письмо оформляется на должностном бланке;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии. Акты подлежат утверждению директором.
2.3.4. Докладная записка
Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
2.3.5. Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Объяснительные записки, как приложения к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на бланках.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, поступков, ситуаций, могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
2.3.6. Служебная записка
Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся школы или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения.
Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части следует излагать факты или события, послужившие поводом к написанию служебной записки, во второй – выводы и предложения в связи с изложенными фактами.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая.
Датой телефонограммы является дата её передачи. Рядом с датой должны быть указаны фамилии и номера служебных телефонов должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму.
План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
- наименование (содержание) работы или мероприятия;
- примечание или отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы подлежат утверждению.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
Справка – документ информационно – справочного, аналитического, служебного, отчетного характера, или подтверждающий биографические и другие сведения.
Доверенность – письменно оформленное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному) для представительства перед третьими лицами, фиксирующее содержание и пределы полномочий доверенного.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
- полное наименование организации;
- подпись руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами с приложением печати организации;
- фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
- дата выдачи доверенности;
- срок действия доверенности.
Глава 3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1.Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на русском языке с использованием бумажных и электронных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью электронных устройств (компьютеров) и оргтехники.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа, а именно: наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), индекс, адрес, дата, номер, заголовок к тексту, текст, визы, подпись, печать.
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен, если того требует назначение документа.
3.2. Бланки документов.
3.2.1. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (приложение № 1).
Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А 4 (210 х 297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее, мм:
Использование бланков в произвольной форме не разрешается. Изготовление бланков производится в школе на электронных средствах (компьютерах) и оргтехнике.
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме протоколов, актов, штатного расписания.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. Наименование организации - автора документа
Наименование школы указывается в точном соответствии с Уставом школы – Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение дополнительного образования детей Детско-юношеская спортивная школа.
3.3.2. Название вида документа
Название документа должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия (приказ, протокол, акт, штатное расписание и т. д.). Название документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.
Название документа не указывается на письмах.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения - дата его утверждения. Дата документа проставляется сотрудником в день подписания (утверждения) документа.
Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат.
3.3.4. Подпись документа
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не разрешается ставить надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
3.3.5. Согласование документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), и даты согласования (проставляются в левом верхнем углу листа).
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляют по следующей форме:
Совета МКОУДО ДЮСШ
От 21.06.2012г. № 10
Визы согласования документа
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписи.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Заместитель директора школы
Личная подпись (инициалы, фамилия)
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
3.3.6. Утверждение документа
Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, из наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в соответствующем роде и числе с названием утверждаемого документа.
3.3.7. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
3.3.8. Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным и физическим лицам.
Наименование организации и её структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большом количестве адресатов составляется указатель списка рассылки документа.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти и постоянным корреспондентам, для их отправки применяются конверты с заранее напечатанными адресами.
Указания по исполнению документа даются в форме поручения директором школы.
Поручения оформляются, как правило, на отдельном листе, также допускается их оформление в верхней свободной от текста части первой страницы документа. В состав поручения должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата поручения.
При наличии в поручении нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (лицо, названное в резолюции первым). Ответственность за своевременное и правильное исполнение поручения несет должностное лицо, указанное первым.
На документах, не требующих поручений по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
3.3.10. Оформление приложений к документу
Приложения к документу могут быть трех видов:
Приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами);
Приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
Приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Министерства экономики Правительства Московской области от 17.02.94 № 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.
В приложении к приказу в верхнем правом углу первого листа делается отметка с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи……. л.
3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов внутренних документов
Приказ (приложение № 2) должен иметь номер и дату, которая оформляется цифровым или словесно-цифровым способом (15.06.2009 или 15 июня 2009г.).
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из одной и более строчек, печатается полужирным шрифтом № 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру строки. Приказ должен иметь заголовок, который, как правило, начинается с предлога "О (Об)".
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом № 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Сотрудники, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки (приложение № 3), который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса и т. п. Их регистрация происходит по календарному году.
Приказы по личному составу издаются и регистрируются в книге регистрации приказов.
Приказы должны оформляться на бланке школы. Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора школы.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.
Страницы приказа и приложения нумеруются отдельно. Нумерация приложений производится только в том случае, если их количество больше одного.
После подписания приказ регистрируется в книге регистрации приказов. Копии приказа заверяют печатью и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки (приложение № 3). который составляется и подписывается исполнителем.
Рассылка приказа осуществляется на основании указателя рассылки.
3.5. Особенности технического оформления документов
3.5.1. Документы должны быть напечатаны ясно, разборчиво.
3.5.2. При печатании документа в случае использования бланков формата А 4 текст печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.
3.5.3. Название вида документа печатается прописными буквами. Устанавливается единый вариант расположения реквизитов на бланках - продольный.
3.5.4. При подготовке документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине или справа верхнего поля листа.
3.6. Порядок снятия копий и выдачи копий с документов
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа подлиннику отметка о заверении копии оформляется следующим образом: ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.
При пересылке копии в другие учреждения или выдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без изображения герба.
3.7. Отметка об исполнителе
Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Глава 4. КОНТРОЛЬ НАД СРОКАМИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Общее руководство контрольной деятельностью школы осуществляет директор школы. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут директор школы, заместители директора школы и инструктор-медодист.
4.2. В школе контролю подлежит исполнение:
- приказов директора школы;
- непосредственно поступивших в школу обращений граждан;
- поручений директора школы.
4.3. Контроль приказов.
4.3.1. Целью контроля исполнения приказов является обеспечение своевременного и качественного исполнения указанных в них поручений.
4.3.2. Основанием для постановки приказов на контроль является пункт приказа, возлагающий контроль на конкретного работника школы.
4.3.3. Основанием для снятия приказа с контроля является:
- принятие (введение в действие) нового приказа, отменяющего действие прежнего.
4.3.4. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.
Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.
Приказ о командировании считается исполненным, если есть авансовый отчет, отчет об участии (проведении) соревнований, документы (отчет и протоколы) подтверждающие факт участия (проведения) спортивного мероприятия.
Документ снимается с контроля после его исполнения.
4.4. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (с соблюдением сроков) и качественным (полнота и точность ответов) исполнением документов и поручений, указанных в п. 4.2. настоящей Инструкции.
4.5. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации. Если последний день срока исполнения документов приходится на нерабочий день, они подлежат исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Глава 5. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ
5.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
5.1.1. Доставка корреспонденции в адрес школы осуществляется средствами почтовой, телеграфной, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.
5.1.2. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в школу корреспонденции производится в централизованном порядке и в соответствии с утвержденным регламентом.
5.1.3. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почту невскрытой или пересылается по принадлежности. Все конверты вскрываются в кабинете директора школы.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.
5.1.4. Регистрации подлежит служебная корреспонденция, поступающая в адрес директора школы.
Регистрация поступивших документов производится в журналах (приложение № 4). Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение № 5).
5.1.5. Зарегистрированные документы передаются для рассмотрения директору школы, как правило, в день их поступления.
5.1.6. Резолюция директора по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителям (исполнителю), которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дату.
5.1.7. После рассмотрения директором школы документы направляются на исполнение под роспись в журнале регистрации входящей корреспонденции.
5.1.8. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях.
5.1.9. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. В этом случае ответ готовит ответственный исполнитель (указанный первым в поручении), и информация от других соисполнителей направляется к нему.
5.1.10. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение и исполнение сотрудникам.
5.2. Организация документооборота
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует единый документооборот школы.
Основные требования, предъявляемые к документообороту:
Документооборот состоит из следующих потоков:
Объём документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определённый период времени.
Глава 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ.
6.1. Факсимильная связь
6.1.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.
6.2. Электронная почта
6.2.1. Электронная почта (далее именуется – ЭП) используется для обмена информацией между средствами электронно-вычислительной техники, для обработки и хранения полученной и отправленной информации для передачи между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные программные средства.
6.2.2. Электронными сообщениями (письмами) называются документы и данные, передаваемые по каналам ЭП.
Глава 7. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
7.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в школе используют гербовую и другие печати.
7.2. В школе имеются круглая гербовая и негербовая печати.
7.3. Примерный перечень документов, на которые ставится печать с изображением герба Чеховского муниципального района, приведен в приложении № 6.
7.4. Копии документов заверяются печатью с надписью «Для справок и копий».
7.5. Печати и штампы хранятся в сейфах.
7.6. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов несут директор школы и лица, ответственные за ведение делопроизводства.
Глава 8. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ.
8.1. Составление номенклатуры дел
8.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве школы, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел школы составляется инструктором-методистом в соответствии с должностными обязанностями по установленной форме (приложение №7) при методической помощи Управления образования Администрации Чеховского муниципального района.
8.1.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы школы.
8.1.3. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается единый и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. В начале номенклатуры располагаются заголовки дел, содержащие законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов власти, затем – Московской области, распорядительные акты начальника управления образования, директора школы, планово – отчетная и аналитическая документация, переписка, номенклатура дел.
В номенклатуре дел каждого раздела и подраздела имеются резервные номера для включения в течение календарного года дел, не предусмотренных номенклатурой.
8.1.4. Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1-го января следующего года.
Номенклатура дел согласовывается с Управлением образования и архивным отделом – районным архивом Администрации Чеховского муниципального района не реже одного раза в 5 лет.
8.2.1. Формирование дел – группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование дел в школе осуществляется инструктором-методистом или непосредственно исполнителем.
8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в одно дело документы одного календарного (01.01 – 31.12) года, за исключением переходящих дел (дел по вопросам, которые решаются несколько лет);
- раздельно группировать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения.
Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.
8.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, тематической последовательности или их сочетании.
Положения, инструкции, правила, утвержденные приказами, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного (01.09 – 31.08) года.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в следующем порядке:
- собственноручно написанное заявление о приеме на работу;
- направление (для молодого специалиста);
- копия документа, удостоверяющего личность;
- листок по учету кадров;
- документы об образовании;
- копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- экземпляр трудового договора;
- копия приказа о приеме на работу;
- экземпляры соглашений об изменений условий трудового договора;
- уведомления об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
- должностная инструкция работника;
- экземпляр договора о полной материальной ответственности;
- соглашение о неразглашении информации, составляющей персональные данные работников школы (для работников, имеющих доступ к такой информации);
- копии приказов о перемещении;
- копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении брака или о расторжении брака, свидетельство о перемене имени и т.д.);
- документы, послужившие основаниями к приказу о прекращении (расторжении) трудового договора;
- копия приказа о прекращении трудового договора;
- копия трудовой книжки с внесенной записью о прекращении трудового договора.
В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.
8.3. Экспертиза ценности документов
8.3.1. Экспертиза ценности документов в школе - определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в школе осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.
Экспертная комиссия (далее – ЭК) назначается приказом директора школы. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают инструктора-методиста школы.
ЭК на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел школы, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.
8.3.2. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 8).
8.4.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись (приложение № 9).
8.4.2. Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название учредителя, название школы, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела (приложение 10 и 10а).
8.4.3. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения :
- в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др. и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем;
- из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.
8.4.4. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.
8.4.5. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).
8.4.6. Дела временного хранения оформляются упрощенно:
Они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
8.4.7. На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении
Глава 9. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ
9.1. Ответственность за сохранность документов школы несет директор школы.
9.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.
9.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.
