Ввод в эксплуатацию основных средств: образец приказа

При поступлении в организацию основных средств бухгалтер применяет процедуры, которые подтверждают их готовность к использованию. Данная процедура носит название «Ввод в эксплуатацию ОС» и ее проведение регламентируется рядом федеральных законов, контролирующих хозяйственную жизнь предприятий.

Какими документами оформляется ввод в эксплуатацию основных средств? Каков порядок процедуры? В чем ее необходимость и чем грозит отказ от ее проведения? Ознакомимся с рекомендациями по данному вопросу.

Начать стоит с понятия «основных средств». Согласно государственным стандартам, к основным средствам предприятия относят материальные активы, которые используются как средства труда. При помощи ОС предприятие осуществляет свою основную деятельность, так как они применяются на производстве, при оказании услуг, а также при выполнении административных функций.

Государственные стандарты используют классификацию ОС. которая подразделяет активы на функциональные группы:

• помещения, сооружения, корпуса и прочие строительные объекты;
• транспорт;
• машины и оборудование (станки, вычислительная техника, измерительные приборы, лабораторное оборудование);
• инвентарь и инструменты;
• животные и растения (в том числе и насаждения);
• земельные участки.

Обе стороны, участвующие в приеме-передаче нового объекта, обязаны удостовериться в его исправности.

Если основные средства не используются в производстве или в управлении, они устаревают и изнашиваются, или даже портятся. А значит, стоимость актива снижается. Однако при постановке на учет указывается его первоначальная стоимость, которая не совпадет с оценкой объекта в конце срока полезного использования. Поэтому, в отношении ОС применяется такое понятие, как амортизация.

Амортизация – это способ погашения стоимости актива за счет ее распределения в течение всего срока использования. Благодаря ей, в конце периода эксплуатации бухгалтер получает остаточную стоимость актива, с учетом степени износа.

Амортизировать объект можно только после ввода в работу. Процедура выявит саму возможность использования актива, а также определит его амортизационную группу, срок морального и физического износа.

Итак, пока основные средства не введены в эксплуатацию, их нельзя амортизировать. При этом свойства объекта уже начинают ухудшаться, а сам он начинает морально устаревать, и его стоимость снижается. По этой причине процедура и акт ввода в работу столь значимы для бухгалтерского учета.

Гарантийный срок оборудования вступает в силу только после полноценного ввода объекта в эксплуатацию.

Необходимость амортизации – не единственная причина, по которой нельзя недооценивать процедуру передачи оборудования и прочих активов в работу. Для чего проводят экспертизу с участием комиссии?

Обе стороны, участвующие в приеме-передаче нового объекта, обязаны удостовериться в его исправности. Характеристики и свойства ОС должны соответствовать требуемым нормам безопасности. Акт подтверждает, что объекты не представляют угрозы жизни и здоровью сотрудников.

При возникновении непредвиденных обстоятельств отсутствие акта повлечет массу неприятностей для руководства и ответственных лиц организации, включающих уголовное преследование.

По условиям некоторых контрагентов, осуществляющих поставку оборудования или техники, гарантийный срок вступает в силу только после полноценного ввода объекта в эксплуатацию.

Иногда в процессе эксплуатации оборудования или иного объекта происходят неполадки, требующие ремонта. После реконструкции или иных работ активы также принимаются к учету на основании акта ввода в эксплуатацию, так как бухгалтеру необходимы основания для простоя.

Итак, на предприятие поступают активы как объекты основных средств. Когда именно стоит приступить к процедуре ввода в эксплуатацию и оформить соответствующую документацию?

Вопрос о сроках ввода решается исходя из состояния готовности активов. Если поступившее оборудование, инструмент или прочие объекты ОС не требуют предварительных работ в виде монтажа, установки, сборки, наладочных работ, то составлять акт необходимо сразу после постановки на учет.

Если же новые объекты ОС не готовы к эксплуатации и требуют проведения подготовительных этапов в виде сборки и прочих действий, то процедура ввода в эксплуатацию осуществляется после их проведения.

Стоит учитывать и тот факт, что акт может стать дополнением к договору поставки от контрагентов.

Перейдем к главному вопросу. Как оформляется ввод объекта основных средств в эксплуатацию?

Порядок осуществления процедуры определяется исходя из типа актива и его характеристик. Если объект не относится к технике и прочему оборудованию, представляющему собой опасность жизни и здоровья сотрудников, тогда процедура упрощается.

Это относится и к тем активам, которые не используют в производстве и применяют преимущественно в бытовом плане. К ним можно отнести мебель, элементарную офисную технику, инвентарь.

Для передачи в эксплуатацию этих ОС достаточно визуального осмотра и составления акта с участием:

• административного сотрудника, в подразделение которого передается объект;
• бухгалтера;
• сотрудника, ответственного за прием ОС в работу или на хранение;
• сотрудника склада или кладовщика, если объект консервируется или сдается на хранение.

В данном случае можно обойтись без привычного акта, поставив отметку о начале эксплуатации объекта в документе приема-передачи.

Иным образом выглядят ситуации, когда в работу передают сложную технику, здания или иные объекты, представляющие опасность в неисправном состоянии или при неправильной эксплуатации. Тогда процедура ввода ОС в работу осуществляется при участии полноценной комиссии, которой предстоит выполнить следующие действия:

1. Оценить общее состояние объекта.
2. Произвести визуальный осмотр на предмет выявления неполадок и неисправностей.
3. Оценить монтаж.
4. Произвести тестовый запуск.
5. Убедиться, что объект не представляет опасности.
6. Проверить на соответствие заявленным характеристикам.
7. Убедиться в наличии сопроводительной документации.
8. Оценить качество условий, необходимых для правильной эксплуатации.

Сам факт передачи объекта в работу оформляется типовым документом. Существует несколько форм актов, каждый из которых предназначен для особой ситуации:

• ОС-1. Предназначается для любого объекта основных средств, за исключением сооружений, помещений и прочих построек;
• ОС-1а. Данная форма используется для оформления в эксплуатацию зданий;
• ОС-1б. Предназначается для нескольких объектов, объединенных в группы.

Использование типовых бланков – рекомендуемая, но не обязательная мера. Разработанные Госкомстатом, формы отображают всю необходимую информацию об активах, включая дату принятия к учету. Это значительно упрощает работу бухгалтера, поэтому в организациях предпочитают именно унифицированные бланки.

Если бухгалтер организации использует произвольно составленные акты для введения ОС в работу, он обязан указывать в них следующую информацию:

• дату принятия объектов к учету;
• место, где проводилось мероприятие;
• характеристики объекта, идентифицирующие его. К таковым относится номер модели, артикул, прочие данные;
• характеристики, выявленные при осмотре оборудования комиссией – особенности монтажа, наличие неисправностей, важные технические данные;
• результаты тестирования, если речь идет о технике или оборудовании;
• заключение комиссии о безопасности объекта, соответствии нормам СанПиН;
• разрешение на ввод в эксплуатацию.

Применение унифицированного бланка серьезно облегчает задачу организации, так как членам комиссии остается лишь заполнить пустующие графы в форме.

Необходимо учитывать следующие требования:

• Акт составляется и подписывается в 3 экземплярах. Одна копия передается в органы Росимущества, остальные две остаются у сторон, участвовавших в приеме-передаче объекта.
• К акту прикладывают сопроводительные бумаги. К таковым относится инструкция к эксплуатации, акт о техническом состоянии и так далее.
• Акт визирует каждая из двух сторон. участвующих в экспертизе. Например – представитель организации, сдающей объект, и представитель принимающей фирмы.
• Основанием к составлению акта и проведению самой процедуры является приказ о вводе в эксплуатацию оборудования. Единого образца приказа не предусмотрено, так как особых требований к его форме не предъявляют. Составить приказ можно в произвольной форме.
• Вторую часть унифицированного бланка акта (раздел №2) заполняет только принимающая сторона в своей копии акта.
• В разделе «справочно» отмечаются владельцы актива. если он приобретался в совместную собственность.

Важно! Если актив приобретался за валюту, то в акте отмечают данный факт. При этом указывают наименование валюты и курс обмена по Центробанку на дату составления акта.

После того, как все стороны составили и подписали акт, на предприятии заводят инвентарную карточку. Для инвентарных карточек специалисты Госстандарта разработали типовые формы ОС-6, ОС-6а и ОС-6б. которые заполняются по аналогии с соответствующими актами. Бухгалтер организации вправе использовать инвентарную книгу вместо карточек.

Расходы на покупку основных средств

В 2015 году лимит по стоимости основных средств для налогового учета и бухгалтерского составлял 40 000 рублей.

С 1 января 2016 года данный показатель для налогового учетаповышен до 100 000рублей. То есть все основные средства приобретенные и введенные в эксплуатацию после 01.01.2016 года со стоимостью менее 100 000 рублей — будут признаваться для налогового учета в качестве материалов. Но для признания ОС для бухгалтерского учетав 2016 году сумма лимита осталась прежней (т.е. 40 000 руб.) .

Таким образом, и зменение 2016 года коснется только налогового учета тех основных средств, которые купленны в 2015 году, но введены в эксплуатацию после 01.01.2016 или уже и куплены и введены в эксплуатацию после 01.01.2016 года.

Также, чтобы отнести купленное имущество в состав основных средств в налоговом и бухгалтерском учете, оно должно одновременно соответствовать следующим требованиям:

1. Предназначено для использования в течение длительного времени. Т.е. срок его полезного использования должен быть более 12 месяцев. Как правило, он указывается в технических данных, приобретаемого имущества.
2. Предназначено для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд либо для предоставления за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.
3. Не предназначено для перепродажи.
4. Способно приносить доход (экономические выгоды) в будущем.

Дополнительно о критериях ОС см. в видео-новостях.

Например, к основным средствам могут быть отнесены:

• здания, сооружения;
• оборудование;
• вычислительная техника (например, компьютеры для работы);
• транспортные средства;
• земельные участки и другое имущество.

Не относятся к основным средствам:

• машины, оборудование и иные аналогичные предметы, числящиеся как готовые изделия на складах организаций (ИП) — изготовителей или как товары на складах организаций, осуществляющих торговую деятельность;
• объекты, сданные в монтаж или подлежащие монтажу (находящиеся в пути);
• капитальные и финансовые вложения.

2. Ввод основного средства в эксплуатацию (документы).

После определение первоначальной стоимости полученного в собственностьимущества, которое относится к основным средствам, необходимо его поставить на учет (на баланс ООО), для этого следует оформить:

• акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1 );
• приказ о вводе ОС в эксплуатацию (образец );
• инвентарную карточку учета объектов основных средств (форма ОС-6 ).

Имущество, не являющееся основным средством ставить на баланс не требуется, достаточно иметь документы, подтверждающие его покупку (кассовые чеки/платежные поручения) и передачу от продавца (накладную, товарный чек).Заводить отдельные документы для его использования не нужно. В данном случае указанное имущество будет списано в расходы для бухгалтерского и налогового учета в момент его приобретения единовременно в полной сумме.

О постановке основного средства на учет предпринимателя см. здесь.

3. Когда и какие основные средства можно учитывать в УСН

3.1. Общие момента учета в УСН расходов по ОС.

Стоимость основного средства включается в расходы по УСН, только когда по нему выполнены все условия учета, в частности:

• имущество получено,
• оплачено,
• введено в эксплуатацию,
• приобретено для деятельности и оправдано с точки зрения именно Вашего вида деятельности (т.е. экономически обосновано). При этом затраты на приобретение для офиса бытовой техники стоимостью свыше 100 000 руб. в 2016 году или свыше 40 000 до конца 2015 года (например: холодильника, электрочайника, кофеварки, микроволновой печи, соковыжималки, тостера, электропечи, электроварки и т.п.) нельзя учитывать при расчете налога по УСН. Поскольку они будут являться расходами на обеспечение нормальных условий труда в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ для учета в УСН не поименованы.

При этом затраты, понесенные в связи с получением основного средства в собственность, учитываются в УСН в особом порядке.

• в УСН учитывается не ежемесячная амортизация в течение срока полезного использования, а вся стоимость основного средства в течение отчетного года.
• первоначальная стоимость для УСН определяется в порядке, установленном законодательством о бухгалтерском учете.
• стоимость основного средства включается в расходы по УСН, только когда по нему выполнены все условия.
• расходы следует признавать в УСН в течение года, начиная с того квартала, в котором выполнены все условия и определена первоначальная стоимость для учета ОС. Такие затраты признаются на последнее число каждого отчетного периода (квартала).

Рассмотрим эти моменты подробнее на стандартных ситуациях, чаще всего, встречающихся на практике.

Имущество куплено (получено и оплачено) и введено в эксплуатацию в 1 квартале.

В таком случае вся потраченная сумма делится на 4 части и каждый квартал, на последнее число квартала учитывается в расходах 1/4 стоимости ОС.

Имущество куплено во 2 квартале и все документы относятся ко 2 кварталу.

Тогда стоимость ОС делится на 3 части (по числу оставшихся кварталов, учитывая квартал ввода в эксплуатацию). На последнее число 2, 3 и 4 кварталов включается в расходы 1/3 стоимости ОС.

Имущество куплено и введено в эксплуатацию в 4 квартале.

Тогда вся сумма единовременно включается в расходы на последнее число 4 квартала

Имущество оплачено и получено от поставщика в одном квартале (предположим, во 2-м квартале), но оно требовало сборки, установки, в результате введено в эксплуатацию только в 3 квартале (есть соответствующий приказ о вводе в эксплуатацию).

В таком случае, расходы учитываются в расчете налога по УСН начиная с 3 квартала (то есть стоимость ОС делится на две части и учитывается по завершении 3 и 4 кварталов), т.к. именно в 3 квартале возникла обоснованная возможность для учета данных затрат.

3.2. Учет расходов по ОС в зависимости от способа их получения.

Важно учитывать что возможность учета стоимости ОС в затратах по УСН, зависит прежде всего от того были ли понесены ООО или ИП расходы на их получение. Поскольку ОС могут поступать в собственность организации (ИП) различными способами, о сновными, из которых являются:

В таком случае расходы, понесенные по данному договору при приобретении основных средств, организация (ИП) признает в УСН в полном объеме.

А) Если договором не предусмотрен выкуп предмета лизинга, то в связи с отсутствием расходов, связанных с приобретением основного средства стоимость полученного в лизинг имущества в налоговую базу при УСН не включается. Однако в таком случае лизинговые платежи, понесенные по договору за полученное основное средство учитываются в УСН в размере ежемесячных лизинговых платежей как обычные хоз. расходы (Письмо Минфина России № 03-03-02-04/1/88 от 25 марта 2005 г. ).

Б) Если договором предусмотрен выкуп предмета лизинга и лизинговые платежи идут в зачет выкупной цены ОС (выкупная цена из лизингового платежа не выделена в договоре), то они учитываться в расходах по мере отнесения их на первоначальную стоимость ОС, которую они формируют.

Т.е лизинговые платежи, зачитываемые в счет выкупной цены, формируют первоначальную стоимость ОС, которая списывается на расходы (равными долями в течение года) после одновременного соблюдения следующих условий:

• ОС оплачено;
• ОС введено в эксплуатацию.

В) Если договором предусмотрен выкуп предмета лизинга и лизинговые платежи не идут в зачет выкупной цены ОС (выкупная цена из лизингового платежа выделена отдельна в договоре), то в расходах учитываются сперва лизинговые платежи по мере их фактической уплаты. А по окончанию договора лизинга оформляется договор купли-продажи, которым определяется первоначальная стоимость полученного имущества для последующего ее учета в УСН.

В таком случае расходы, понесенные по данному договору при приобретении основных средств, организация (ИП) вправе учесть в УСН при выполнении всех остальных условий по данным затратам. Т.к. на ОС, полученные по договору мены, распространяются правила о купле-продаже (ч. 2 ст. 567 Гражданского кодекса РФ ).

В таком случае стоимость полученного ОС не учитываются в составе расходов по УСН из-за отсутствия фактических затрат организации (ИП) на его получение.

Однако следует отметить, что если ОС получено от стороннего лица или учредителя ООО, который дает материальную (финансовую) помощь в виде ОС (доля которого в уставном капитале 50% и менее), то организация обязана уплатить УСН со стоимости полученного ОС (стоимость ОС в таком случае признается его текущая рыночной стоимость).

1. Для учета в УСН расходов по приобретенному недвижимому имуществу, являющегося объектом основных средств, Вам необходимо иметь документальное подтверждение факта подачи документов для регистрации прав на объект основных средств. Т.е. стоимость недвижимости можно учитывать в налоговых расходах только после того, как у Вас на руках будет расписка Росреестра в получении документов на госрегистрацию. Подтверждение: п. 3 ст. 346.16. пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Письма ФНС от 31.03.2011 № КЕ-3-3/1003. Минфина от 24.06.2013 N 03-11-11/23684.

2. Если организация или ИП на УСН доходы минус расходы продает (передает) ОС может возникнуть обязать по корректировки ранее учтенных затрат в УСН. В частности такая обязанность возникает, если организация (ИП) реализовал (передал) основное средство до истечения 3 лет (10 лет – в отношении основных средств со сроком полезного использования свыше 15 лет) с момента его приобретения (создания). Подтверждение: абз. 11 п. 3 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ. В этом случае надо:

• Установить период, когда были учтены расходы на приобретение основного средства.
• Начислить по ОС ежемесячную амортизацию по правилам, установленным для целей налогообложения прибыли согласно сроку полезного использования ОС (т.е. амортизацию для указанных целей нужно будет определять с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект был введен в эксплуатацию, по месяц его реализации включительно).
• Исключить из налоговой базы по УСН сумму расходов в виде стоимости приобретенного основного средства, которая превышает сумму амортизации, начисленную по данному объекту. Т.е. фактически признать в расходах по УСН только сумму рассчитанной ежемесячной амортизации в п. 2, а не сумму ежеквартальных платежей которые были учтены ранее по правилам УСН.
• Доплатить налог по УСН и пени за год (годы), когда расходы на приобретение ОС были учтены по правилам УСН;
• Представить уточненные декларации за год (годы), а также за все остальные годы, в которых в расходы была включена амортизация.

3. При частичной оплате, расходы по оплаченному и введенному в эксплуатацию основному средству признаются в размере оплаченных сумм.

4. Основные средства в бухгалтерском учете организации.

К бухгалтерскому учету основные средства принимаются по первоначальной стоимости, которой признается сумма фактических затрат на приобретение. Поэтому в большинстве случаев первоначальную стоимость приобретенного основного средства будут формировать суммы, уплачиваемые в соответствии с договором продавцу.

После того, как ОС получено в собственность и по нему сформирована первоначальная стоимость, организация может приступить начислять по нему амортизацию.

При этом начислять амортизацию в бухгалтерском учете нужно ежемесячно, начиная с месяца, следующего за тем, в котором имущество было принято к учету в качестве основного средства ( п. 21 ПБУ 6/01 ).

А прекращать начисление амортизации, нужно начиная с месяца, следующего за тем, в котором стоимость основного средства была полностью погашена либо объект был списан с учета (п. 22 ПБУ 6/01 ).

1. Прекратить начислять амортизацию ОС надо с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло одно из следующих событий:

• полностью списана первоначальная стоимость ОС;
• ОС выбыло (продано, подарено, уничтожено в аварии и т.п.);
• ОС переведено приказом руководителя на консервацию на срок более трех месяцев;
• начаты работы по модернизации или реконструкции ОС, которые продлятся дольше 12 месяцев.

2. С тоимость ОС нужно отражать в российской валюте (рублях) не зависимо от валюты его приобретения, в частности:

• если ОС, купленное за валюту, то его стоимость следует отразить в учете в рублях по курсу ЦБ, действующему на дату принятия ОС к бухгалтерскому учету (т.е. на дату фактического получения ОС по акту приема-передачи).
• если в счет получения основного средства перечислен аванс, первоначальная стоимость ОС в этой части формируется по курсу, действующему на дату перечисления аванса.

3. Пересчет первоначальной стоимости основных средств, в связи с изменением курса валюты не производится.

4. При оплате могут возникнуть курсовые разницы. Однако такие курсовые разницы в первоначальной стоимости ОС не учитываются, а подлежат зачислению на финансовый результат организации (прибыль или убыток).

5. Какие санкции за не постановку ОС на баланс.

Прямых санкций за преднамеренную не постановку основных средств на учет (баланс) нет. Однако если в ходе проверки будет установлено, что подобное основное средство использовалось в деятельности, но не было поставлено на учет (баланс), то есть риски претензий, которые влекут за собой для организации следующие последствия:

1. Штраф на организацию до 3000 руб. (в связи занижением расходов по не поставленному на учет (баланс) ОС и как следствие формирование недостоверной бух. отчетности).

2. Сдача корректировочной (пересмотренной) бухгалтерской отчетности.

3. Доначисление страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС (с суммы ранее выплаченных дивидендов, которая образовались сверх чистой прибыли после корректировки бух. отчетности).

(^ Вернуться в начало)

Ведите учет и сдавайте отчетность без бухгалтера
с помощью электронного помощника

Регистрируясь, Вы подтверждаете своё согласие с договором-офертой.