Журнал регистрации приказов по личному составу: оформление, образец, ведение, ошибки

Один из обязательных кадровых документов, используемых для фиксации документооборота – журнал регистрации приказов по личному составу. Он нужен для оформления отчетности, связанной с движением кадров – принятии на работу, увольнении или переводе. За заполнение журнала отвечает специально назначенный сотрудник.

6 сентября 2000 года вышло постановление Росархива. Так, согласно ст. 358 кадровые приказы должны фиксироваться отдельно в специальном журнале регистрации приказов по личному составу. Регистрация приказов может осуществляться как в бумажном журнале, так и в программе 1С.

В журнале фиксируются следующие виды приказов:

• о приеме на работу (также фиксируются данные о том, основная это работа или по совместительству, работа с неполным рабочим днем, вахтовый метод работ);
• о переводе на другую должность (фиксируются приказы о повышении, изменении заработной платы, о премировании);
• об увольнении (сюда также относятся длительные командировки, декретный отпуск).

Журнал необходим при решении трудовых споров, анализе движения рабочей силы. Но основной его функцией является урегулирование действий согласно трудовому законодательству на предприятии.

Законодательно форма журнала не утверждена. Именно поэтому, руководители организации сами выбирают, как им будет удобнее вести данные записи.

Зачастую для этого используются специальные бумажные журналы, которые состоят из титульной страницы, страницы с информацией о журнале и, непосредственно, полями для записи информации. Реже используются компьютерные программы, к примеру, 1С. Связано это с тем, что электронную документацию легче исправить, нежели бумажную.

Несмотря на то, что единой формы оформления не существует, к документу выдвигается ряд требований.

1. Обложка журнала должна быть твердой или полутвердой. Желательно – ламинированной. На ней указывается индекс организации, ее название.

1. На втором листе журнала указывается имя организации, название документа и дата начала ведения записей и их окончания.
2. Третья страница содержит данные о лицах, ответственных за ведение документа. При этом прописывается не только фамилия и инициалы сотрудника, но и его должности, реквизиты документа, которым сотрудник был назначен на данную должность. Обязателен также образец подписи ответственного за документ лица.
3. Документ должен быть пронумерован для сохранения целостности.
4. Страницы журнала должны быть надежно сшиты и опломбированы. На пломбе указывается количество страниц. Данная цифра должна совпадать с фактическими данными. Информация закрепляется подписью и печатью начальника предприятия.
5. Последний лист содержит дату окончания ведения и отметку о том, почему и кем журнал был закрыт.

Закрыть документ можно только после того, как все его страницы будут заполнены.

Основные страницы журнала регистрации состоят из столбцов и строк, в которые вносятся данные.

Рассмотрим основные столбцы и приведем примеры для заполнения каждого из них.

1. Номер издаваемого документа. Например: 304
2. Дата документа. Например: 20.07.2016.
3. Номер приказа. Например: 489-ЛС.
4. Информация о документе, приказе о приеме или переводе, увольнении, отпуске. Например: принятие на работу, перевод на старшего продавца.
5. Данные о сотруднике. Например: Иванов И.И. При наличии в организации двух сотрудников с одинаковой фамилией и инициалами имя и отчество пишется полностью.
6. Закон или документ, на основании которого был вынесен приказ. Например: заявление работника от 15.07.2016.
7. Подпись сотрудника, которого касается приказ. Ставится после ознакомления сотрудника с приказом.
8. Данные о том, кто составил документ и внес данные в журнал. Например: Свиродов П.Р.
9. Подпись сотрудника отдела кадров, которая подтверждает правильность заполнения.
10. Дополнительные сведения. Например: Изменение графика работы.

Как уже отмечалось, журнал ведется с первого дня работы организации. Его заполнением обязан заниматься назначенный руководством человек. Это может быть секретарь-референт, сотрудник отдела кадров.

В случае если ответственный за журнал уходит в отпуск или декрет, начальство обязано назначить нового ответственного на срок отсутствия работника.

Заполняется журнал ежедневно. В него вносятся все кадровые изменения, перечисленные нами выше.

Отметим, что не отмечаются в журнале приказы о назначении должностных лиц, упоминаемых в уставе организации – директор предприятия, руководитель того или иного отдела, начальник филиала и т.д. Данные сведения относятся к приказам по основной деятельности и фиксируются в другом документе.

После закрытия журнала он сдается в архив, где хранится на протяжении 75 лет.

В некоторых случаях при заполнении журнала могут быть допущены ошибки. В таком случае следует помнить несколько общих правил:

1. Страницы из книги вырывать запрещено.
2. Использовать корректирующие средства, подтирать с помощью терки или лезвия неправильные данные запрещено.
3. Для исправления необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом вписать правильные данные.
4. Все исправления вносятся сразу же после обнаружения ошибки.

Предлагаем ознакомиться с видео-уроком по созданию и оформлению журнала в программе 1С. С его помощью вы сможете создать собственный журнал, при этом самостоятельно определив количество необходимых колонок для заполнения. Информация дается в простом и доступном виде.

Все приказы, которые относятся к личному составу, должны быть записаны в специальный журнал. Благодаря этому, руководство компании при необходимости сможет доказать свою правоту в спорах трудового характера.

Ведение журнала регистрации приказов по ок Заполнение журнала приказов Образцы приказов

Должностные обязанности: - ежемесячная подготовка отчетов для РЦ по движению персонала филиала;

- ведение Табеля учета рабочего времени сотрудников филиала;

- оформление, ведение и выдача трудовых книжек, ведение Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, предоставление в бухгалтерию отчетов о выдаче трудовых книжек сотрудников филиала;

- оформление Приказов по личному составу, трудовых договоров, ведение Журнала регистрации приказов, Журнала регистрации трудовых договоров;

- формирование личных дел сотрудников филиала подготовка к сдаче в архив личных дел, документов по личному составу;

- оформление листков нетрудоспособности сотрудников филиала для дальнейшего предоставления их в бухгалтерию;

- внесение персональных данных сотрудников филиала в Кадровую программу (смена фамилии, изменение паспортных данных и т.д.);

- осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

- прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения;

- ведение делопроизводства, прием документов и личных заявлений на подпись директору филиала, подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;

- организация проведения телефонных переговоров директора, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание;

- выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;

- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;

- организация прием посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранность, сдача в архив.

Зарплата не менее: 14000 рублей

График работы: полный рабочий день

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме на закрепленном участке

- Прием (Проверка предоставленных документов, занесение личных данных сотрудника в базу данных, оформление личного дела карточки Т-2, приказа о приеме на работу, трудового договора, дополнительных соглашений, запись в трудовую книжку).

- Перевод (оформление приказов, дополнительных соглашений к договору, запись в трудовую книжку).

- Увольнение (оформление приказов, подготовка личного дела для передачи в архив, запись в трудовой книжке, ознакомление с документами об увольнении, отправка писем с просьбой явиться в отдел кадров для получения трудовой книжки заказным письмом с уведомлением и описью).

- Отпуска сотрудников (оформление ежегодных отпусков согласно графика, отпусков без сохранения заработной платы, отпусков по уходу за ребенком).

- Командировки (оформление приказов, командировочных удостоверений, служебных заданий).

- Полиса (подготовка списков работников для оформления полисов, подготовка списков уволенных сотрудников).

- Ведение и хранение трудовых книжек (ведение журнала регистрации и хранения трудовых книжек)

- Оформление приказов по основной деятельности предприятия.

- Оформление приказов на выплату единовременных пособий на рождение ребенка.

- Оформление приказов на выплату единовременных пособий в связи со смертью сотрудников или родственников сотрудников.

- Ведение журнала регистрации приказов.

- Ведение журналов регистрации приема заявлений сотрудников.

- Первичный осмотр медицинских книжек.

- Прием, регистрация, проверка листов по нетрудоспособности, расчет стажа сотрудников.

- Выдача заверенных копий трудовых книжек, справок с места работы.

-Адаптация персонала на предприятии (получение спецодежды для сотрудника, сопровождение сотрудника до рабочего места, сопровождение сотрудника на первичный инструктаж по технике безопасности).

1 год и 4 месяца

ООО ЧОП "Флагман", ООО "Активные коммуникации", АНО "Учебный центр", г. Алдан.

Должностные обязанности и достижения:

Общая численность работников в подразделениях -

Руководство кадровой службой: ведение кадрового учета (оформление приема, отпусков, переводов и увольнения работников, составление и оформление трудовых договоров, заполнение и учет трудовых книжек, оформление больничных листов; формирование личных дел сотрудников; ведение табельного учета рабочего времени, журналов регистрации приказов по личному составу, отпускам, трудовым договорам, трудовым книжкам и производственным приказам)

Составление должностных инструкций, штатного расписания, разработка правил внутреннего трудового распорядка, положений по отделам, оформление медицинских полисов, ведение учета военнообязанных.

Подбор персонала всех уровней, проведение аттестации, организация обучения и повышения квалификации персонала, изучение и анализ ротации кадрового состава.• Навык ведения делопроизводства (в.т.ч. архивного делопроизводства).;

- контроль над выполнением требований законодательных и других нормативных, правовых, нормативно-технических актов по охране труда и промышленной безопасности

- контроль над выполнением мероприятий, актов-предписаний

- организация своевременного обучения по ОТ работников; проведение вводного инструктажа по ОТ со всеми лицами, поступающими на работу; участие в работе комиссии по проверке знаний требований промышленной, пожарной безопасности и охраны труда у работников подразделения

- методическая помощь по действующим инструкциям и разработка новых инструкций по охране труда, промышленной безопасности и производственной деятельности

• Навык договорной работы в части оформления договоров о материальной ответственности, дополнительных соглашений, договоров о конфиденциальности и неразглашении персональных данных;

• Навык взаимодействия с государственными структурами (пенсионный фонд, банки, ЦЗ);

• Готовность к ненормированному рабочему дню (в отчетный период)

Работа в программе "1С Предприятие 8.2", MS Office Word, MS Office Excel, AutoCAD, MS Visio, MS Outlook, Internet.

Вы читаете 17-ю страницу из 19 страниц серии "кадровая служба с нуля "

Вы получили в распоряжение кадровую документацию предприятия. Но в ваши обязанности теперь будет входить не только ее хранение, но и ведение кадровой документации в дальнейшем. Что же делать и как быть со всеми этими бумагами дальне? Попробуем разобраться вместе.

Далее я хочу описать общую схему действий ведения кадровой документации. в наиболее часто встречающихся ситуациях для инспектора ОК (или менеджера по персоналу, который совмещает в себе все функции кадровой службы).

И так, прием на работу. Сейчас нас не интересуют все подробности того, как вы нашли этого человека, и как отобрали. Решение уже принято, и мы оформляем его на работу. Для этого наш потенциальный сотрудник должен предоставить вам копии следующих документов:

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2009, N 6

Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

Далеко не всегда, поступая на новое место работы, кадровик находит "наследие" предшественника в идеальном порядке. Путаница в кадровой документации, ошибки в ее содержании, оформлении, регистрации, хранении, отсутствие ряда необходимых документов не только усложняют работу приступившего к обязанностям кадровика, но и возлагают на него дополнительную ответственность. Проведенная при смене кадрового работника проверка и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволят устранить вопросы об ответственности за уже допущенные ошибки и минимизировать риски работодателя, связанные с неправильным ведением кадровой документации.

Процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В данную процедуру следует включить несколько этапов: создание комиссии; проверку наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; составление актов приема-передачи дел.

В состав комиссии могут входить руководитель организации, бухгалтер, специалист службы документационного обеспечения или секретарь-делопроизводитель, юрисконсульт, специалист IT-службы и другие сотрудники компании. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот. Именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению деятельности предприятия. Состав и полномочия комиссии утверждаются соответствующим приказом руководителя (см. пример 1).

Общество с ограниченной ответственностью "Луч" (ООО "Луч")

О назначении комиссии

по проверке и приему-передаче

В связи с введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам и необходимостью передачи обязанностей по ведению, регистрации, хранению кадровой документации специалисту по кадрам Петровой П.П. принятой на работу 19.05.2009,

1. Назначить рабочую комиссию по проверке и приему-передаче кадровой документации ООО "Луч" в составе:

- Председатель - директор Иванов И.И.

Главный бухгалтер Игнатова А.П.

Юрисконсульт Сомов С.О.

Секретарь Филина О.С.

Бухгалтер Смирнова С.С.

Специалист по кадрам Петрова П.П.

2. Проверке подлежит имеющаяся по состоянию на 20.05.2009 в ООО "Луч" кадровая документация.

3. Сроки проверки: с 20.05.2009 по 30.05.2009.

4. По результатам проверки оформить прием-передачу кадровой документации ООО "Луч" специалисту по кадрам Петровой П.П. соответствующими актами.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Иванов И.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова

Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов

Секретарь Филина О.С. Филина

Бухгалтер Смирнова С.С. Смирнова

Специалист по кадрам Петрова П.П. Петрова

Проверка кадровой документации

В данном случае под проверкой следует понимать комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству. Цель работ по проведению проверки заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиске возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). Проверка может быть проведена как собственными силами организации, так и с привлечением внешних аудиторов - специалистов консалтинговых компаний.

В ходе данного процесса рекомендуется провести оценку:

- полноты состава и правильности оформления кадровой документации;

- системы регистрации кадровой документации;

- системы хранения кадровой документации и подготовки дел к архивному хранению;

- программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации.

Для начала необходимо проверить наличие в компании локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, вы сможете составить целостную картину организации и ведения кадрового делопроизводства в компании, увидеть "узкие места" и возможные проблемные зоны. Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации придется восстанавливать "по кусочкам", определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе взаимодействия с сотрудниками, принимавшими участие в их подготовке.

В ходе проверки кадровой документации предприятия следует провести проверку ее состава, а также анализ содержания и оформления на предмет соответствия действующему законодательству. Единого перечня документов, обязательного для каждой организации, не существует: различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов, обязательность которых варьируется в зависимости от сферы и специфики деятельности компании.

К кадровой документации относятся:

1. Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя:

- устав организации (копия);

- лицензии, специальные разрешения (копии).

2. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности:

- штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ);

- правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ);

- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

- положение об оплате труда и премировании работников - документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

- документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных, - положение о защите персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);

- документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

3. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности, а также если этого требуют условия труда:

- перечень должностей с ненормированным рабочим днем;

- документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни;

- документы, устанавливающие нормы труда;

- документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

4. Дополнительные локальные нормативные акты:

- должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

- положение об охране коммерческой тайны;

- положение о подборе и адаптации сотрудников;

- положение о порядке прохождения испытательного срока;

- положение о проведении аттестации работников и др.

5. Договорные документы:

- коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);

- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ);

- ученические договоры (ст. ст. 198 - 208 ТК РФ);

- гражданско-правовые договоры (если в организации существует практика заключения с работниками договоров подряда, возмездного оказания услуг, поручения и пр.);

- договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);

- договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).

6. Распорядительные документы:

- приказы по основной деятельности (об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам, о вступлении в должность генерального директора и др.);

- приказы по личному составу (приказы о приеме на работу, о прекращении (расторжении) трудового договора, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении и др.).

7. Информационно-справочные документы:

- заявления работников (ст. ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ);

- документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки-вызовы на сессию и др.);

- личные дела сотрудников.

8. Учетные документы:

- личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек));

- табели учета рабочего времени (ст. ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

- записки-расчеты при предоставлении отпусков (составляются работниками кадровой службы, хранятся в бухгалтерии);

- записки-расчеты при увольнении (хранятся в бухгалтерии).

9. Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).

Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом условий труда работников и организационных особенностей компании список обязательных кадровых документов может быть расширен.

Необходимым свойством каждого документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.

Во-первых, от того, насколько его создателями соблюдены требования как к форме в целом, так и к отдельным элементам (реквизитам) этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003)" <1> (далее - УСОРД). Важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индексом приказа является его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание, что, если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 13-а между приказами N N 13 и 14 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. За фальсификацию документов действующим законодательством предусмотрена ответственность вплоть до уголовной в зависимости от целей и последствий совершенного деяния. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

<1> ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие с 01.07.2003 Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

Во-вторых, при создании ряда кадровых документов необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление Госкомстата России N 1). В эти формы при необходимости могут быть внесены дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами компании (приказами, распоряжениями).

В-третьих, особенность кадровых документов заключается в том, что помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое законодательство также содержит определенные требования к их содержанию. Критерии, по которым осуществляется проверка содержания документа, зависят от его вида. Например, важнейшим критерием при проверке содержания приказов об увольнении работников будет указание причины и основания увольнения в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек, поскольку они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки должны быть заведены на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если данная работа является для сотрудника основной. Записи в трудовых книжках должны быть внесены своевременно и на основании соответствующих распорядительных документов. Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В наличии документов-оснований необходимо удостовериться и при проверке распорядительной документации. Нередко многие из упоминаемых в различных приказах документов существуют лишь виртуально - ссылка на них в приказе есть, а самих документов в организации нет. Например, в приказе о вступлении в должность генерального директора в качестве основания может быть указан протокол собрания учредителей, который на самом деле никогда не существовал.

Проверка системы регистрации

В рамках проверки системы регистрации документов организации могут быть проведены:

- анализ действующего порядка систематизации кадровой документации;

- анализ системы регистрации и используемых регистрационных форм;

- проверка корректности отражения создаваемой документации в системе регистрации.

Наиболее часто в кадровом документообороте используется журнальная форма регистрации. Регистрация документа является дополнительным доказательством самого факта его существования. При наличии системы регистрации достаточно легко доказать сотрудникам любого проверяющего органа, что тот или иной документ не составлен задним числом, поскольку журнал ведется последовательно с начала года, прошивается и нумеруется и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

В организации рекомендуется вести следующие журналы:

- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;

- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- журнал ознакомления с локальными нормативными актами;

- журнал ознакомления с правилами пожарной безопасности и охраны труда;

- журнал учета приказов по личному составу;

- журнал учета мероприятий по контролю <2>.

<2> Обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по ведению журнала учета мероприятий по контролю установлена Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)".

Кроме того, возможно ведение журналов регистрации приказов по основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности, журналов учета личных дел, трудовых договоров, отпусков, направлений в командировки и выдачи командировочных удостоверений, листов нетрудоспособности, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи медицинских полисов и свидетельств пенсионного страхования и др.

Особого внимания требуют Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них (ведется бухгалтерией организации) и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Обязательность, а также порядок ведения данных книг прописаны в разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. Формы книг утверждены Приложениями 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (например, бумажной наклейкой). При приеме-передаче книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним необходимо убедиться в том, что все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, зарегистрированы в ней. Помните, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге, недопустимо.

В целом при приеме-передаче кадровой документации рекомендуется проверить, все ли документы организации реально отражены в имеющихся журналах регистрации. Для этого можно провести выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы.

Проведение сверки документов

После того как определен список документов, необходимых организации для полноценного кадрового учета, следует произвести сверку - процесс сопоставления требуемых и имеющихся в организации документов. Для наглядности результаты сверки удобно свести в таблицу, содержащую сведения обо всех проверенных документах (см. таблицу 1).

23 декабря 2016 года

Комментариев пока нет!