Руководства, Инструкции, Бланки

оформление конфиденциальных документов образец img-1

оформление конфиденциальных документов образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Оформление конфиденциальных дел - Студопедия

Оформление конфиденциальных дел

Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление завершительной надписи, прошивку и опечатывание дела. Обложка дела имеет следующую форму.

При заведении дела на обложке указываются:

• гриф конфиденциальности дела;

• название структурного подразделения (если в дело помещаются документы одного структурного подразделения);

• индекс (номер) дела;

• год заведения дела на обложках дел с планами и отчетами (вместо крайних дат документов дела);

• срок хранения и номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения. Эти же данные проставляются на обложках учетных журналов или (при карточном способе учета) на отдельном листе, наклеиваемом на картотеку. Кроме того, на обложках учетных журналов при заведении проставляется количество имеющихся в них листов.

В течение года на обложке могут проставляться:

номер тома (при заведении второго тома номер тома проставляется и на втором, и на первом томах дела; если оно однотомное, номер тома не указывается); новое название предприятия или структурного подразделения при изменении их названий или в случае получения дела из другого предприятия, при этом новое название пишется ниже прежнего, а прежнее наименование берется в скобки.

Рисунок 32 – Обложка дела

При закрытии дела на обложке проставляются:

· крайние даты документов дела, которые должны соответствовать датам издания (подписания, утверждения) или поступления самого раннего и самого позднего документов, вне зависимости от расположения этих документов в деле;

· расхождение между дата-ми, проставляемыми в номенклатуре и на обложках дел, обусловлено тем, что даты, проставляемые в номенклатуре, в случае утраты дела позволяют определить, когда оно было заведено или когда закрыто, что облегчает поиск дела, а даты, проставляемые на обложке, показывают, к какому периоду относятся документы, находящиеся в деле, эти даты ускоряют поиск необходимых документов и переносятся в опись дел, подлежащих передаче на архивное хранение;

· количество листов (с учетом литерных и пропущенных номеров листов, но без листов описи документов дела). При закрытии учетной картотеки проставляется количество карточек. Кроме того, при закрытии дела уточняются заголовок и срок хранения дела с внесением состоявшихся изменений на обложку дела и в номенклатуру дел. Надписи на обложках должны производиться четко, светостойкими чернилами или тушью.

Перед заведением каждого конфиденциального дела любого срока хранения в него подшивается приблизительно необходимое количество листов описи документов дела, имеющей следующую форму.

Рисунок 33 – Опись документов дела

Данные о документах вносятся в опись в момент подшивки документов. При подшивке в конфиденциальные дела открытых документов в графах 3 или 4 производится отметка "н/с". Если в дело подшивается документ, имеющий приложения, в том числе открытые, то запись в графах 3 или 4 производится одной позицией за номером основного документа без отметок о наличии приложений, с проставлением в графе 6 номеров общего количества листов, включая листы приложений. Если документ внутренний, то в графе 5 указывается только его краткое содержание. В описи документов дел временного срока хранения при небольшом объеме справочной работы по документам графа 5 может не заполняться. При заведении дела на внутреннюю сторону обложки дела переносятся из номенклатуры инициалы и фамилии лиц, которым представлено право пользования делом. Список заверяется подписью работника подразделения конфиденциального делопроизводства. Это позволяет при определении правомерности выдачи дела пользователю не обращаться к номенклатуре дел. Одновременно заводится карточка учета выдачи дела, которая имеет следующую форму.

Рисунок 34 – Карточка учета выдачи дела

Графа 2 необходима потому, что в процессе формирования дела меняется его количество листов. Карточка помещается в бумажный карман, приклеенный к внутренней стороне обложки дела. Листы дела нумеруются (за исключением листа с заверительной надписью). Листы описи документов дела нумеруются отдельно при начале заполнения каждого листа, оставшиеся чистые листы не нумеруются. Нумерация листов дела производится при подшивке документа арабскими цифрами черным графитовым карандашом в правом верхнем углу листа без затрагивания текста документа. Если дело имеет несколько томов, нумерация листов производится по каждому тому отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, сложенный и подшитый за середину - как два листа. Подклеенные к листу одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.д.) нумеруются отдельно вслед за листом основного документа; лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист, в этом случае наклеенные документы оговариваются в завершительной надписи. Подшитые в дело как самостоятельные листы фотографии и другие иллюстрированные документы нумеруются при наличии свободного поля на лицевой стороне в правом верхнем углу, при отсутствии такового - на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются, при этом каждое вложение нумеруется очередным номером вслед за конвертом. На лицевой стороне конверта пишется опись вложенных документов с указанием их учетных номеров, краткого названия и номеров листов дела. При изъятии документов из дел старая нумерация листов сохраняется. При нумерации листов необходимо строго следить за ее правильностью. Однако если все же один номер окажется повторенным на нескольких листах, то следом за основным номером проставляются литерные номера, например: 12,12а, 126 и т.д. которые оговариваются в завершительной надписи. В заверительной надписи оговариваются и пропущенные номера. Заверительная надпись составляется при закрытии дела на отдельном чистом листе по следующей форме.

При незаполнении каких-либо позиций заверительной надписи в них делается прочерк. Незаполненные листы описи документов дела не учитываются. Листы каждого тома дела при закрытии тома проверяются, прошиваются плотной ниткой в четыре прокола и опечатываются или пломбируются таким образом, чтобы захватывались оба конца нити прошивки. Дела могут переплетаться, в этом случае их опечатывание не производится.

Рисунок 35 – Заверительная надпись дела

Другие статьи

Оформление конфиденциальных документов образец

Организация конфиденциального делопроизводства — начало обеспечения безопасности информации в фирме.

Об авторе: Сабынин В.Н.
независимый экcперт, кандидат наук, доцент


Информост-радиоэлектроника
и телекоммуникации, № 5(18), 2001

В предыдущей статье было отмечено, что правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты. Как известно, специалисты, занимающиеся в области информационной безопасности утверждают, что порядка 80% конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Поэтому вопросы конфиденциального документооборота в фирме несомненно играют важную роль в достижении ею экономических успехов. В данной статье даны некоторые рекомендации, позволяющие упорядочить работу в фирме с конфиденциальными документами.

Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы:

  • открытую;
  • с ограниченным доступом.
В свою очередь информация с ограниченным доступом (Рис.1.) может быть:
  • государственной тайной;
  • конфиденциальной информацией.

    Рис.1. Виды информации и документов


    А, следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности". Конфиденциальные документы соответственно с грифами "Коммерческая тайна", "Банковская тайна" и т.д. В настоящее время видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.

    По своей природе (Рис. 2.) конфиденциальные документы бывают:
    • нормативно-методические (НМД);
    • руководящие (РД);
    • распорядительные (РПД);
    • информационно-справочные (ИСД);
    • организационные (ОД);
    • финансово-бухгалтерские (ФБД);
    • кадровые (по личному составу) КД.

    Рис.2. Виды конфиденциальных документов


    Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". (ГОСТ Р 6.30-97). Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу, например: коммерческая тайна (или сокращенно КТ). Дополняется гриф номером экземпляра, например, экз. №1.

    Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.

    В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на:
  • входящие;
  • исходящие;
  • внутренние.

    Прием входящих конфиденциальных документов (рис. 3) осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.

    Рис. 3. Порядок работы с входящими конфиденциальными документами


    При этом проверяется:
  • количество листов;
  • количество экземпляров;
  • наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).

    В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов - составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.

    Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах регистрации (рис. 4), либо на карточках.

    Рис. 4. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов


    На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается:
  • наименование;
  • регистрационный номер;
  • дата поступления.

    После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции.

    С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (рис. 4).

    По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.

    Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут:
  • использоваться в дальнейшем;
  • передаваться в архив на хранение;
  • уничтожаться.
    Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.

    Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы (рис. 5):
    • разработка проекта документа;
    • согласование документа;
    • подписание документа;
    • регистрация документа;
    • отправка документа.

    Рис. 5. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами


    Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами показан на рис. 6.

    Рис. 6. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами


    Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов (рис. 7).

    Рис.7. Журнал учета выдачи конфиденциальных документов


    При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.

    Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.

    По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна:
  • проверить наличие конфиденциальных документов;
  • определить конфиденциальные документы для архивного хранения;
  • определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.

    Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.

    В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.

    Таким образом, представленный в статье материал в очень сокращенном виде дает некоторые рекомендации по организации конфиденциального делопроизводства в фирме, что несомненно поможет сотрудникам службы безопасности в обеспечении безопасности конфиденциальной информации в целом в фирме.


  • Статьи на эту тему

    Оформление конфиденциальных документов часть 1

    Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

    Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, текстовые документы - по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. Излагать правила оформления всех систем документации нет возможности в силу того, что это заняло бы слишком много места, а, главным образом, нет и большой необходимости, потому что ни одно из коммерческих предприятий не создает документы по каждой из всех систем документации.

    Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям и предприятиям независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций и предприятий.

    С учетом этого обстоятельства, а также того, что порядок оформления организационно-распорядительных документов, по сравнению с порядком оформления документов, входящих в другие системы управленческой документации, с одной стороны, является наиболее сложным, а, с другой стороны, в значительной мере применим к этим системам, в данном подразделе рассматривается именно этот порядок.

    Состав организационно-распорядительных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД-93).

    К ним отнесены следующие документы, имеющие отношение к коммерческой деятельности:

    Документация по созданию организации, предприятия

    Договор об аренде

    Заявление на государственную регистрацию

    Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета

    Письмо об изготовлении печати, штампа

    Положение о структурном подразделении

    Приказ о создании предприятия

    Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании

    Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава

    Распоряжение Главы администрации территории о предоставлении земельного участка

    Свидетельство о регистрации

    Документация по реорганизации организации, предприятия

    Приказ о реорганизации

    Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации

    Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации

    Документация по ликвидации организации, предприятия

    Акт о ликвидации

    Письмо с сообщением о ликвидации

    Письмо участника о выходе из совместного предприятия

    Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии

    Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации

    Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации

    Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий

    Заявка на участие в конкурсе

    Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия

    Свидетельство о регистрации

    Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия

    Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности

    Приказ по вопросам основной деятельности

    Приказ о распределении обязанностей между руководством

    Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности

    Указание по вопросам основной деятельности

    Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия

    Договор на производство работ (оказание услуг)

    Положение о структурном подразделении

    Правила внутреннего трудового распорядка

    Структура и штатная численность

    Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия

    Акт по вопросам основной деятельности

    Письмо по вопросам основной деятельности

    Справка по вопросам основной и кадровой деятельности

    Документация по приему на работу

    Заявление о приеме на работу

    Контракт о назначении на должность

    Приказ о приеме на работу

    Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу

    Документация по переводу на другую работу

    Заявление о переводе на другую работу

    Представление о переводе на другую работу

    Приказ о переводе на другую работу

    Документация по увольнению с работы

    Заявление об увольнении

    Приказ об увольнении

    Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении

    Документация по оформлению отпусков

    Заявление о представлении отпуска

    Приказ о предоставлении отпуска

    Документация по оформлению поощрений

    Представление о поощрении

    Приказ о поощрении

    Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении

    Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

    Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

    Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

    Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

    Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания

    Правила оформления организационно-распорядительных документов установлены ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и «Изменением № 1» данного ГОСТа, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-СТ. (См. раздел Литература [1]).

    Эти требования в целом применимы и для конфиденциальных документов, однако специфика конфиденциальных документов вызывает необходимость частичного уточнения некоторых положений стандарта.

    1. состав реквизитов организационно-распорядительных документов, которыми являются элементы оформления официального документа,
    2. требования к оформлению реквизитов,
    3. требования к бланкам документов и оформлению документов,
    4. требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.


    Согласно ГОСТ, при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов могут использоваться следующие реквизиты:

    01 - Государственный герб Российской Федерации;

    02 - герб субъекта Российской Федерации;

    03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    04 - код организации;

    05 - код формы документа;

    06 - наименование организации;

    07 - справочные данные об организации;

    08 - наименование вида документа;

    09 - дата документа;

    10 - регистрационный номер документа;

    11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

    12 - место составления или издания документа;

    13 - гриф ограничения доступа к документу;

    15 - гриф утверждения документа;

    17 - заголовок к тексту;

    18 - отметка о контроле;

    19 - текст документа;

    20 - отметка о наличии приложения;

    22 - гриф согласования документа;

    23 - визы согласования документа;

    25 - отметка о заверении копии;

    26 - отметка об исполнителе;

    27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    28 - отметка о поступлении документа в организацию;

    29 - идентификатор электронной копии документа.

    ГОСТом установлены места расположения реквизитов на документе и границы зон для одного или нескольких реквизитов. При этом допускаются два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. Схемы расположения реквизитов представлены в приложении А к ГОСТу (рисунки А.1 иА.2).

    ГОСТом установлены и размеры полей документа: верхнего не менее 15 мм, левого и нижнего не менее 20 мм, правого не менее 10 мм. Следует иметь в виду, что при размере левого поля в 20 мм после подшивки документа в дело текст, примыкающий к границе поля, или зашивается, или становится неудобным для чтения, поэтому размер поля должен быть увеличен. В приложенных к ГОСТу схемах расположения реквизитов документов размер левого поля составляет 35 мм, и это следует рассматривать как оптимальный вариант.

    Состав реквизитов конкретных документов определяется видом этих документов, а также организационно-правовой формой предприятия (организации). Набор установленных для конкретных видов документов реквизитов, расположенных в определенной последовательности, называется типовым формуляром вида документа. Отсутствие или не­правильное оформление того или другого реквизита нередко приводит к лишению документа юридической силы. Поэтому ГОСТом, помимо состава реквизитов, установлены и обязательные требования к оформлению каждого реквизита.

    Часть реквизитов документов воспроизводится на бланках, которые являются обязательными для организационно-распорядительных документов, за исключением отдельных видов внутренних документов (докладные и объяснительные записки, справки, заявления), составляемых не на бланке.

    ГОСТом установлены три вида бланков: общий бланк для изготовления любого вида документа, кроме письма, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма. При этом наряду с бланками предприятий и организаций допускается создание бланков структурного подразделения и должностного лица, которые могут проектироваться в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.

    Бланки бывают двух типов: с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) и без изображения гербов (простые бланки). Воспроизводить герб на бланке имеют право органы государственной власти, иные государственные органы и организации, определенные Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации изложены в разделе 5 ГОСТа.

    Другие организации и предприятия должны издавать документы на простых бланках. Простые бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

    Гербовые и простые бланки могут иметь два основных формата - А4 (210х297мм) и А5 (148х 210мм) и два варианта расположения реквизитов на них - угловой и продольный. Допускается также использование бланков форматов A3 (297 х 420мм) и А6 (105 х 148мм). Бланки следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

    На всех видах гербовых бланков в зависимости от учредительных документов организации воспроизводятся реквизиты 01 и 02. При этом реквизит 03 (при его наличии) не воспроизводится.

    На всех видах простых бланков воспроизводится реквизит 03 (при наличии).

    Кроме того, на гербовых и простых бланках воспроизводятся:

    1. на общем бланке - реквизит 06;
    2. на бланке письма - реквизиты 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19;
    3. на бланке конкретного вида документа, кроме письма, - реквизиты 05, 06, 08, 12 и ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18.

    На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 воспроизводятся на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного варианта.

    Образец бланков представлены в Приложении Б к ГОСТу (рисунки Б1-Б6).

    Реквизиты 01, 02, 03 должны быть расположены над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

    Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются или центрованным способом, при котором начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов, или флаговым способом, при котором каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

    Из реквизитов, не входящих в бланк документа, часть воспроизводится в процессе печатания проектов документов, часть - в процессе оформления проектов документов, часть - на стадии обработки изданных и поступивших документов.

    При оформлении включенных и не включенных в бланк реквизитов должны соблюдаться следующие требования.

    Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится в соответствии с уставом предприятия. Эмблема представляет собой символическое изображение, отражающее направление деятельности организации (предприятия). На бланках документов коммерческих предприятий в качестве эмблемы обычно воспроизводятся обозначения, отличающие товары и услуги одних юридических лиц от товаров и услуг других юридических лиц.

    Право на товарный знак (знак обслуживания) установлено Законом «Об акционерных обществах», порядок их использования определен Законом «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

    Код организации (предприятия) должен проставляться по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

    Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

    Наименование организации (предприятия) - автора документа, должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (уставе, положении, свидетельстве о регистрации). Если предприятие по учредительным документам имеет и сокращенное наименование, то оно помещается ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится, если оно закреплено в уставе предприятия, и располагается ниже наименования на русском языке.

    При наличии вышестоящей организации она указывается над наименованием предприятия в сокращенном, а при его отсутствии - в полном виде.

    Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения предприятия указывается в том случае, если они являются автором документа, и располагается ниже наименования предприятия.

    Справочные данные об организации включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).