Назначение реквизита «Резолюция», его место на документе

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

для формата А6: верхнее и нижнее — не менее 10 мм, левое — не менее 12 мм, правое — не менее 8 мм;

для формата А5: верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — 20 мм, правое — не менее 8 мм;

для формата А4: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм.

41. Требования к оформлению реквизитов «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения». Оформление приложений.

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

Например: Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений. Например:

Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2008

№ 12‑7/389 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.

Например: Приложение: на 5 л. в 1 экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «. представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Например:Приложение 2
к приказу директора института
18.11.2008 № 9

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

© studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам

Как писать резолюцию

Хотя большинство руководителей предпочитают писать резолюции так, как им это удобно, существует ряд формальных правил, четко регламентирующих оформление документов и, соответственно, написание на них резолюций. Если вы хотите, чтобы все делопроизводство в вашей организации соответствовало установленным стандартам, обращайте внимание и на написание резолюций, какими бы краткими они ни были.

В первую очередь запомните, что резолюция всегда накладывается на какой-либо документ, адресованный руководителю. Это может быть заявление, обращение, письмо или служебная записка. Если вы сами руководитель и принимаете решение по конкретному вопросу, оно должно быть изложено в виде резолюции на том же бланке, который содержит запрос.

Приняв решение, формулируйте его максимально кратко, но понятным для исполнителя образом. Поскольку любая резолюция – это, по сути, указание исполнителю, как поступить в данной ситуации. Пишите резолюцию в верхней левой части документа, там, где на бланке остается больше свободного места.

Кратко изложив свое указание, обязательно поставьте текущую дату и свою подпись. Эти данные необходимы делопроизводителям для оформления соответствующего приказа по организации. К примеру, если перед вами лежит заявление об увольнении работника, напишите «Уволить с такого-то числа», затем дату и подпись.

Если вы адресуете свое распоряжение не нижестоящим работникам вообще, а конкретному исполнителю, обязательно укажите его имя и фамилию, а также, какие действия он должен предпринять. К примеру, если вы пересылаете документ в какой-то отдел для рассмотрения, напишите: «Начальнику такого-то отдела, ФИО, для изучения и принятия решения».

Если в верхней части листа недостаточно свободного места, наложите резолюцию сбоку с левой стороны или внизу текста. В любом случае, позаботьтесь, чтобы ваше указание было легко читаемо, понятно и написано ручкой, а не карандашом, который может легко стереться.

От любого руководителя ежедневно требуют принятия огромного количества решений. Требования эти приходят как «сверху» так и «снизу» и, как правило, в письменной форме. А значит, и реагировать на эти требования тоже следует письменно, правильно оформляя на документах свою резолюцию .

Ознакомьтесь с присланным вам документом и уясните, что от вас требуется. Мысленно сформулируйте свое распоряжение, определив при этом конкретного исполнителя или группу исполнителей, которые непосредственно воплотят ваше решение в жизнь. То есть, определите человека, на которого вы возлагаете ответственность за решение возникшей проблемы. И который либо решит данную проблему самостоятельно, либо подберет соответствующих исполнителей для решения обозначенной проблемы.

Выберите на документе место, где вы поставите свою резолюцию. Как правило, резолюции пишутся в верхнем правом углу документа. Однако если места там недостаточно, то можно написать резолюцию на любом другом свободном участке лицевой стороны документа. Также можно оставить резолюцию на отдельном листе формата А6 и прикрепить его к документу скрепкой, указав при этом регистрационный номер и дату документа, к которому относится резолюция.

Укажите лицо, которому адресовано ваше распоряжение в первой строке резолюции. Указывать должность исполнителя необязательно, вполне хватит фамилии и инициалов (Например: « Сидорову А.А.»). Учтите, что если исполнителей несколько, то ответственным за исполнение будет признан тот сотрудник, чья фамилия в списке указана первой, вне зависимости от того, поставили вы перед ней пометку «ответственный за исполнение» или нет.

Укажите исполнителю предельно кратко и четко, что ему надо делать в повелительной форме. Например: «Принять к исполнению…», «Рассмотреть и согласовать…»и т.п. Если требуется указать сроки исполнения вашей резолюции, то их указывают конкретно и четко. Не следует писать «две недели» или «один месяц», укажите точную дату исполнения вашего распоряжения. Например: «до 25.09.2012.» Это сбережет не только нервы и время исполнителей, но и ваше, так как позволит избежать лишних уточнений и согласований.

Поставьте под резолюцией свою подпись и дату.

Бланк резолюции руководителя - Новое за сегодня

Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей на рабочие совещания для рассмотрения хода и результатов работы по выполнению поручения.

Нахожусь в самом наилучшем возрасте дурачься уже нет, маразма ещё нет. здрасти, коллеги!поделитесь и со мной, пожалуйста, бланком резолюции управляющего.

следующие резолюции управляющих нужны, когда в их детализируется порядок выполнения документа.комменты. эталон бланка резолюции управляющего федерального казначейства на документ приложение n 7 к п. В чем преимущество бегунка перед проставлением резолюции на оригинале письма?

Поручения управляющего в резолюции могут быть персональными (указана одна фамлибоя исполнителя) либо коллективными (перечислены несколько фамлибой). Резолюция является неотъемлемой частью документа, она может содержать важную для его следующего использования информацию, потому ни в коем случае не должна уничтожаться. Секретарь должен держать в голове о том, что из таких долгих и неизменных поручений могут быть сформированы новенькая функция, новенькая зона ответственности, которые подлежат неотклонимой регламентации.

эталон бланка резолюции управляющего федерального казначейства на документ. Со временем этот список также может быть включен в аннотацию по делопроизводству, в состав раздела, который устанавливает правила подготовительного рассмотрения документов, поступивших в компанию. Такие резолюции полностью допустимы и предусмотрены гостом, так что для их дизайна довольно только желания управляющего.

Это общее правило обычно закрепляется в аннотации по делопроизводству либо других внутрених нормативных документах компании. Как же верно составить лист резолюции? Если система делегирования возможностей выстроена верно, не смущяться направлять документ на выполнение на нижестоящие уровни управления. Также можно использовать бланки с текстами более нередко употребляемых управляющим поручений и фамлибой исполнителей проектами резолюций. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, конкретно им подчиненным. Оценивая полноту частей стандартной речевой модели резолюции кому что сделать когда, направить внимание на соответствующие особенности, в которых и появляются личные черты стиля управления.

Отдел кадров

по состоянию на 25 января 2005 года

Резолюции на документах: требования к содержанию и правила оформления

Каждому работнику отдела кадров при работе со служебными документами приходится иметь дело с таким реквизитом, как резолюция. Резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Резолюция указывается на внутренних или входящих документах, в первую очередь тех, которые требуют исполнения, поступают из вышестоящих органов. Кроме служебных документов резолюции накладываются на обращения граждан. Зачастую именно в зависимости от содержания резолюции решается тот или иной служебный вопрос, та или иная просьба, рассматривается заявление, жалоба человека.

Таким образом, резолюция появляется на документе после его рассмотрения руководителем. Она выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.

Требования к оформлению резолюции и ее составным элементам закреплены в нормативных актах: Государственном стандарте Республики Беларусь 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13.

В состав резолюции входят следующие элементы:

фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей);

задание (содержание действий);

срок его исполнения;

В зависимости от содержания резолюции некоторые из этих элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать.

В процессе деятельности организаций могут возникать самые разные управленческие ситуации, требующие принятия решений, не имеющих аналогов в прошлом. В других случаях при повторяющихся ситуациях управленческие решения могут быть типизированы и сведены к определенному набору возможных вариантов. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом: К руководству, К исполнению,

К сведению. Например:

Сенкевичу В.А.
К сведению
Подпись автора резолюции
Дата

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения. резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Зайченко И.В.
Подпись автора резолюции
Дата

Резолюции с конкретными указаниями выражаются глаголом в повелительном наклонении или в неопределенной форме и адресуются подчиненным лицам. Например:

Нигматову П.Н.
Срочно примите меры по обеспечению.
Подпись автора резолюции
Дата

Сидорчику В.Н.
Прошу подготовить ответ к 21.01.2004
Подпись автора резолюции
Дата

Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным, четким, конкретным. Резолюции должны содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим, например, такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Мы уже говорили» и т.д. Не допускаются и так называемые предварительные резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне», «Для ответа после разговора со мной» и т.п.

Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Например:

Илюмжиновой Э.Н.
Байкулову А.Е.
Прошу подготовить заключение до 03.02.2004
Подпись автора резолюции
Дата
Считаю, что проект требует доработки в части,
касающейся организации работы с документами
в отделе кадров

Если в резолюции определено несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение задания в целом.

Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов.

Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом, например: 29.01.2004.

Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением (ответственный за контроль). Например:

Сидоренко Т.В.
Подготовить предложения к 09.03.2004
Бурикову О.В.
Для контроля
Подпись автора резолюции
Дата

Если на контроль берется не весь документ, а его отдельные пункты, в резолюции следует указывать номера контролируемых пунктов.

Линнику П.А.
К исполнению
Бурикову О.В.
Для контроля пп. 3, 7
Подпись автора резолюции
Дата

Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле. Она включает в себя букву К либо слово Контроль, которые проставляются специальным штемпелем или от руки с использованием пасты или карандаша красного цвета. Оформляется отметка о контроле на левом поле документа на уровне заголовка или пункта, взятого на контроль.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей. Например:

Заболотису А.И.
Прошу подготовить бюджетную
заявку по науке до 15.07.2003
Подпись автора резолюции
Дата
(первая резолюция)
Нигматову П.Н.
Подготовить проект сводного плана НИР
на 2004 год до 01.07.2003
Заговорной Т.Г.
Подготовить финансовые расчеты
к бюджетной заявке до 14.07.2003
Подпись Заболотиса А.И.
Дата
(вторая резолюция)

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах, заявлениях и иных адресуемых документах – между реквизитами «адресат» и «текст». Например, резолюция, оформленная на заявлении работника о переводе на другую работу, будет расположена следующим образом:

Отдел документоведенияДиректору Белорусского научно-
ЗАЯВЛЕНИЕ исследовательского института
27.10.2003 № 9документоведения и архивного дела
Федорову В.В.
Тарасенко Е.Л.
Подготовить приказ о переводе с 03.11.2003
по трудовому договору на 2 года
Подпись Федорова В.В.
28.10.2003

Прошу перевести меня с 03.11.2003 на должность ведущего научного сотрудника отдела документоведения в связи с присвоением мне ученой степени кандидата исторических наук и рекомендацией аттестационной комиссии института (протокол от 17.10.2003 № 4).

Старший научный сотрудникПодписьЕ.П.Шпилевая

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции (содержащей два и более поручения), а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях). Чтобы выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.

Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа. При этом помимо подписи указываются инициалы и фамилия автора резолюции. Резолюцию, оформленную подобным образом, в разговорной речи иногда называют «рефераткой» (этот сленговый термин особенно популярен в органах государственного управления). Например:

А.Н.Михайлову
А.П.Петровой
Н.П.Корзун
Прошу рассмотреть и решить вопрос
При необходимости внести предложения в Совет Министров в установленном порядке

Подпись Инициалы, фамилия
Дата

Резолюция на отдельном листе может быть написана от руки или напечатана.

Содержание резолюции с документа обязательно переносится в регистрационную форму, в которой учтен документ (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Необходимо отметить, что рассмотрение документов руководителем и оформление резолюций – достаточно сложный вопрос, имеющий много нюансов как организационного, так и психологического плана.

Очень часто исполнение поступающих в организацию документов начинается именно с оформления резолюций. В связи с этим значение резолюции как средства управления в ряде случаев абсолютизируется. Во многих организациях основная масса поступающих документов, независимо от их содержания и степени важности, передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь вниз по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю.

Такой порядок работы с документами имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним, занимая подчас до 80 % от общего срока исполнения. С другой стороны, подсчитано, что на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю. В результате стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации. Из практики известен забавный случай, когда руководитель, будучи не в состоянии рассмотреть огромную массу документов, накопившихся у него на столе в течение нескольких месяцев, написал на каждом из них резолюцию одного содержания: «В корзину».

В связи с этим возникают вопросы: все ли документы следует представлять на рассмотрение руководителю и на всех ли документах должна быть резолюция? Как избежать появления на документах резолюций, подобных той, что приведена выше, сэкономить время и облегчить труд руководителя?

Решение этих вопросов зависит от действующей в организации системы документооборота, порядка приема, первичной обработки и предварительного рассмотрения документов.

Очень важным этапом здесь является предварительное рассмотрение поступивших документов. Знакомясь с содержанием поступивших документов, работник, ответственный за этот участок работы, определяет, кому и куда передать тот или иной документ. При этом следует исходить не столько из указания адресата на документе (т.к. в большинстве своем корреспонденция адресуется руководителю учреждения), сколько из содержания документа. Рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение. Например, непосредственно в кадровую службу следует направлять присылаемые органами статистики запросы и формы отчетности по кадрам, сведения от подведомственных организаций о наличии вакансий, документы, связанные с назначением пенсий работникам, бронированием военнообязанных и т.д.

Руководству должны передаваться наиболее важные по содержанию документы. Для регулирования этого вопроса можно составлять примерный перечень документов, подлежащих рассмотрению руководством. Такими, как правило, являются декреты, указы, постановления, распоряжения и другие документы высших органов власти и управления, документы из вышестоящих организаций по принципиальным вопросам деятельности, документы органов местного управления и самоуправления, документы из редакций газет и журналов, наиболее важные, в том числе коллективные, обращения граждан, документы из других учреждений, требующие решения на уровне руководителя организации, телеграммы, телефонограммы, электронные послания по экстремальным вопросам, требующим решения руководителя.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Поэтому для большей информированности руководителя организации можно составлять список с указанием, какая корреспонденция поступила за день, за неделю, кому передана, что по ней сделано, т.е. руководитель может ознакомиться с документами, которые представляют для него интерес. Кроме того, нужно иметь в виду, что руководитель будет иметь с ними дело, подписывая ответы на эти документы.

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

Можно формализовать наносимые резолюции, поскольку многие из них носят типизированный, повторяющийся характер и, за небольшим исключением, могут быть сведены к 10-15 определенным вариантам. Эти возможные варианты печатаются на листке бумаги. Руководитель подчеркивает нужный вариант, подписывает, и этот листок-резолюция следует дальше вместе с самим документом. Например:

Отказать в связи с отсутствием средств

Оплатить за счет внебюджетных средств

Подпись автора резолюции
Дата

Учитывая, что от содержания резолюции во многом зависит исполнение документа, положительное или отрицательное решение вопроса, многие руководители при оформлении резолюций используют различные системы условных обозначений, позволяющие им маневрировать в условиях официального характера работы с документами, прежде всего с обращениями граждан и при проведении личных приемов. Например, в одной из организаций положительная резолюция на документе, которая оформлялась непосредственно на глазах у посетителя, не выполнялась, если в конце ее не было приписано слово «Информируйте». В другой организации любая резолюция выполнялась только в том случае, когда она была оформлена чернилами черного, а не фиолетового цвета.

Подобных примеров можно привести немало. Возможно, эти тонкости, выработанные практикой, помогут и руководителям, оформляющим резолюции, и кадровикам при решении непростых вопросов работы с персоналом.

В заключение приведем несколько возможных вариантов текстов резолюций, встречающихся в деятельности кадровой службы:

Подготовить приказ о приеме на работу с 01.12.2003 по контракту на 2 года с трехмесячным предварительным испытанием…

Подготовить приказ о награждении Почетной грамотой…

Подготовьте приказ об объявлении Явлинской М.М. замечания…

Обеспечьте подготовку и проведение аттестации до…

Разработать программу и учебный план курсов повышения квалификации работников… до.

Для подготовки необходимых документов к заседанию коллегии Министерства…

Для подготовки ответа заявителю с учетом рекомендаций…

начальник отдела организационно-правовой,

кадровой работы и международных связей

Комитета по архивам и делопроизводству

при Совете Министров Республики Беларусь,

кандидат исторических наук