Новые правила составления доверенности

Право

Составление доверенностей практически в каждой организации поставлено на поток. Следовательно, и оформляются они по единому шаблону. Однако с сентября 2013 года начали действовать поправки к Гражданскому кодексу РФ, которые внесли существенные изменения в порядок оформления доверенности. Рассмотрим их, а также вспомним все нюансы составления этого документа.

Наверняка большинство бухгалтеров сталкивались с таким документом, как доверенность. Этот документ нередко оформляется самой организацией. Кроме того с этой бумагой приходится сталкиваться в работе с контрагентами.

В оформлении доверенности, казалось бы, нет ничего сложного. Тем более, что во многих компаниях создание этого вида документа поставлено «на поток». Тем полезнее будет узнать о поправках в Гражданский кодекс, вступивших в силу с сентября 2014 года (подробнее см. «Практическая бухгалтерия», № 9, 2013), которые коснулись требований предъявляемых к доверенности.

Во-первых, отменен трехгодичный период действия доверенности. Теперь ее можно выписывать на любой срок. При этом период действия в обязательном порядке должен быть указан в доверенности. Поскольку при отсутствии указания на срок действия, доверенность будет сохранят свою силу только в течение года со дня ее выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Во-вторых, юрлица теперь не обязаны заверять доверенность печатью, так как для заверения достаточно подписи руководителя организации (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

В-третьих, отменено правило об обязательном нотариальном удостоверении доверенностей, которые выдаются в порядке передоверия юрлицами, руководителями филиалов и представительств организаций (п. 3 ст. 187 ГК РФ).

В-четвертых, помимо доверенности, которую доверитель имеет право отозвать в любой момент, теперь можно выписывать безотзывную доверенность (ст. 188.1 ГК РФ), обладающую некоторыми особенностями:

• выдается только юрлицами или предпринимателями;
• в доверенности указывается, что она является безотзывной;
• всегда удостоверяется у нотариуса;
• нельзя совершать передоверие, если иное не предусмотрено в доверенности.

Выдача такой доверенности не означает, что ее нельзя отозвать. Так, в самой доверенности можно перечислить основания для ее отмены. Также аннулировать безотзывную доверенность можно после прекращения обязательства, для исполнения которого она выдавалась или в случае злоупотребления представителем своими полномочиями (возникновения обстоятельств, свидетельствующих о том, что такое злоупотребление возможно в будущем).

Что касается самого порядка оформления доверенности, он не изменился.

По-прежнему без доверенности от имен и организации может действовать только директор, так как его полномочия подтверждаются уставом юрлица и протоколом общего собрания (решением единственного участника), на котором был избран управленец.

Не нужна доверенность и индивидуальному предпринимателю, если он действует самостоятельно, но он должен будет подтвердить свои полномочия и статус (например, представить договор и свидетельство о регистрации в качестве предпринимателя).

Во всех остальных случаях представителю необходимо выписать доверенность. При этом представителем может быть не только работник юрлица (коммерсанта), но и любой другой гражданин, единственное условие это его полная дееспособность.

Организовывать учет выписанных доверенностей не обязательно. Однако если объем выдаваемых доверенностей большой, журнал учета все же лучше вести, так как он поможет отследить кому, когда, на какой срок и сколько экземпляров доверенностей было выдано.

Прежде чем выдать доверенность необходимо определится какой объем и характер полномочий в ней будет содержаться и для каких целей она выдается. Таким образом различают генеральную, специальную и разовую доверенности.

Генеральная доверенность — доверенность, которая выдается на совершение действий, которые охватывают всю сферу деятельности юрлица или бизнесмена. Например, распоряжение имуществом, подписание документов, заключение договоров и т. д. Чаще всего она выдается руководителям филиалов или представительств, а также заместителям руководителей;

Специальная доверенность выписывается для совершения комплекса связанных между собой действий. Например, выдается юрисконсульту для ведения всех дел в арбитраже или секретарю для получения корреспонденцию на почте и т. д.;

Разовая доверенность выдается для совершения конкретного действия или сделки и после выполнения она прекращает свое действие. Например, получение определенной партии товара, подписание договора, составление акта и т. д.

Доверенность всегда оформляется в письменном виде. При этом она может быть написана от руки или напечатана на компьютере, также не запрещено составлять доверенность совмещая оба способа написания.

В большинстве случает данный документ составляется в произвольной форме. Однако существуют и унифицированные формы. Так, доверенность на получение материальных ценностей составляется по формам № М-2 и М-2а (утв. постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). Отличаются они только тем, что в форме № М-2 есть корешок, который используется для учета выданных доверенностей. Данные корешки заполняется и подшиваются, образуя журнал регистрации доверенностей.

На данный момент на организации и предпринимателей не возлагается обязанность по учету выписанных доверенностей. Однако если объем выдаваемых доверенностей большой журнал учета все же лучше вести, так как он поможет отследить, кому, когда, на какой срок и сколько экземпляров доверенностей было выдано.

Если доверенность оформляется в произвольной форме, то в ней должны присутствовать следующие данные (скачать форму доверенности ):

Данные для доверенности

• название документа — «Доверенность». Вид доверенности (генеральная, специальная, разовая) не указывается;
• дата и место составления. Без указания данного реквизита доверенность будет считаться ничтожной;
• данные доверителя (обязательный реквизит). Организации указывают название, адрес, телефон, ИНН, КПП и банковские реквизиты. Индивидуальные предпринимателя — ФИО, адрес и ИНН;
• данные поверенного (обязательный реквизит). Если поверенным является физлицо, то указывают его ФИО и паспортные данные. В случае с организацией указываются название, адрес, телефон, ИНН, КПП и банковские реквизиты;
• перечень полномочий представителя, который должен быть конкретным. Если доверенность является безотзывной, то указать на это. Также перечислить в каких случаях возможно отозвать документ;
• срок действия. Без указания срока доверенность будет действительна в течение года с даты ее выдачи;
• образец подписи поверенного;
• подпись руководителя организации (предпринимателя). Если необходимо, то также проставляется подпись главного бухгалтера. Отметим, что подпись руководителя в доверенности должна быть подлинной. В письме МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042 указано, что не допускается использование факсимильной подписи на доверенности. Следовательно должно проставляться только подлинная подпись.

Напомним, что с сентября 2013 года юрлица могут не проставлять на доверенности печать организации. Однако никто и не запрещает этого делать. Касаемо предпринимателей, то при наличии печати они обязаны ее проставить.

Доверенность оформляется на фирменном бланке организации или просто на обычном листе формата А4.

Перечень оснований отмены доверенности содержится в статье 188 Гражданского кодекса и является исчерпывающим. Так, доверенность отзывается в случаях: истечения срока, на который она выдана; отмены доверенности доверителем; отказа поверенного от полномочий; смерти (признания недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим) доверителя или поверенного; ликвидации юрлица (как доверителя, так и представителя); введения в отношении представляемого или представителя такой процедуры банкротства, при которой соответствующее лицо утрачивает право самостоятельно выдавать доверенности. После отмены доверенности, представитель обязан ее вернуть.

Основания отмены безотзывной доверенности указываются в самом документе. Также, как говорилось выше, она прекращает свое действие после совершения обозначенных в ней обязательств (сделок) или при злоупотреблении поверенным своими полномочиями.

Если совершалось передоверие, то оно прекращает действовать при аннулировании основной доверенности.

После отмены доверенности доверитель обязан сообщить об этом поверенному, а также всем известным лицам, для представительства перед которыми выдана доверенность.

Для отмены нотариально оформленной доверенности, необходимо подать письменное заявление нотариусу.

Не является основаниями прекращения действия доверенности увольнение, смерть или отстранение от должности руководителя организации. Доверенность будет действовать пока ее не отзовут. Поэтому в данном случае для избежания спорных ситуаций лучше всего обновить все данные в ранее выданных доверенностях.

Универсальная энциклопедия, где собрана полная и достоверная информация о правилах учета. Исечрпывающая информация о работе фирмы от создания до распределения прибыли.
Узнайте больше >>

Читайте также по теме:

Что такое фирменный бланк организации

Главная » Статьи » Что такое фирменный бланк организации

Стандартный вид такого документа включает в себя один и тот же текст, который не изменяется, а так же отведены места для внесения изменяемых данных, все это изображено на формате А4.

Неизменяемыми блоками фирменного бланка являются:
1) полное название организации;
2) логотип;
3) все контактные данные: юридический адрес, телефон, электронная почта;
4) платежные реквизиты.

Любой компании, с первых дней ее основания стоит обязательно разработать фирменный бланк организации и визитные карточки всем ее сотрудникам. Ведь именно на таких бланках ведется внутренняя документация, заполняются деловые письма, подписываются договора и отчеты.

Фирменный бланк – это визитная карточка всей организации. Поэтому от ее внешнего вида и оформления зависит многое, а значит ее дизайн крайне важное мероприятие.

Фирменный бланк по своему внешнему виду должен соответствовать бренду и фирменному стилю компании. В общем разработанные такого плана инструменты конечно будут плюсом для компании, но даже если их нет, создать бланк не так уж и сложно. Любые декоративные элементы на бланке не приветствуются, так как это деловой документ и он обязан быть строго формата.

Если вы все же решили создать бланк самостоятельно, то обязательно стоит придерживаться правил элементарного стиля и типографики, ведь от этого будет зависеть имидж вашей фирмы. Не используйте разновидности шрифтов и их видоизменений.

Так как бланк будет вам необходим практически каждый день следует помнить следующее:
1) бланк не должен содержать фоновых изображений, ведь иногда его придется отправлять факсом;
2) обязательно наличие отступа по левому краю, так как бланки могут подшиваться;3) информация, неизменно находящаяся на бланке, то есть контакты и реквизиты, должна быть в колонтитулах, что бы случайно не изменить ее.
4) не стоит использовать глянцевую и мелованную бумагу для бланка, ведь печати и подписи должны хорошо впитываться и четко просматриваться.

Если вы все же заказываете фирменный бланк в профессионально типографской студии, стоит сообщить следующую информацию:
1) фирменный стиль компании;
2) название;
3) логотип;
4) контактные данные;
5) все реквизиты для платежей;
6) и все что вы считаете, должно находится на бланке.

Существует несколько способов изготовления фирменных бланков типографскими организациями: офсетная или цифровая печать. Вам стоит лишь определится какой подходит именно вам, указать сроки, в которые вам они необходимы, а так же количество экземпляров.

Если вам необходимо срочное изготовление бланков в небольших количествах, например в течении часа, то лучше выбрать цифровую печать, но при этом придется заплатить больше. При больших тиражах стоит все же заказать офсетную печать, она обойдется на порядок дешевле, но изготавливать их будут в течении пары дней и больше.
Бумагу для бланков можно выбрать обычную либо дизайнерскую. Дизайнерская бумага отличается зачастую плотностью, фактурой, цветовыми решениями, а так же может включать в себя водяные знаки. Все что вы пожелаете, вначале можно попросить предоставить исполнителя фирменный бланк организации образец, что бы вы могли внести коррективы и на исходе получить именно то что желали.

Разработанный бланк вы можете распечатать и у себя в офисе на обычном принтере. Главное его презентабельный внешний вид, который представит вашу компанию в лучшем свете.

Оформление бланка организации, печать от 7 руб

Любая фирма, в конце концов, сталкивается с тем, что возникает необходимость написания одного письма или организовать целую рассылку деловых писем. По сути, бланк для письма – это официальный, юридический значимый документ. Поэтому и оформление бланка организации должно подразумевать соблюдение некоторых правил.

Чтобы простой листок бумаги стал фирменным бланком, необходимо поместить на него «шапку» с блоком информации о фирме. Как правило, такой информацией становится герб РФ, логотип предприятия, его название, реквизиты и контакты. Оформление фирменного бланка организации, образец которого можно посмотреть на страницах сайта типографии, первый раз следует делать по стандарту, без излишеств. Эффективнее дизайн бланка организации доверить разрабатывать профессиональному дизайну. Это не будет стоить дорого, а работать на вас будет всегда. Производитель учтет все требования к бланку организации при составлении шаблона и печати продукта.

Как правило, для разработки дизайна бланка берет лист в формате А4. Правила оформления бланков организации предлагают необходимую информацию размещать продольно или в одном из уголков листа. Обязательно следует оставлять место, куда будет вписываться номер письма. Если хотите выразить настоящее уважение адресату, то указываете номер и его письма, на которое вы и пишите ответ. В принципе, это все моменты, которые следует учитывать, отвечая на вопрос, бланк организации как составить. Далее бланк нужно напечатать.
Правила оформления фирменного бланка организации одинаковы для любых организаций, а вот тираж продукта каждая компания сама выбирает для себя. Если у вас маленькая фирмы, и объем переписки исчисляется несколькими десятками писем в год, можно просто иметь готовый шаблон бланка и хранить его в компьютере. Как только возникает надобность в печати, макет бланка организации передает на флеш карте типографии и заказывается необходимый тираж.

Для крупных предприятий требуется оформление бланка письма организации постоянно, поэтому готовые бланки нужно иметь в наличии всегда. Бумага для простых бланков может быть простая, не дорогая, но и не слишком тонкая.

Оформление фирменного бланка организации лучше всего делать на качественной плотной бумаге, можно дизайнерской. Такой бланк – это деловое лицо вашей фирмы, это приятное впечатление о вашей организации и самореклама. Поэтому на фирменных бланках не экономят. Можно разработать бланк организации на цветном расходном материале, если того позволяет фирменный стиль. Но нельзя переборщить и получить в результате безвкусицу.

Разработка бланка организации в черно-белом стиле небольшим тиражом может быть выполнена самостоятельно. Для этого в документе Word напечатайте необходимую информацию, поместите логотип и напечатайте по средствам цифрового принтера. Для объема свыше 1000 экземпляров необходимо обращаться за помощью к специалистам. Но помните разработать стильный и красивый бланк организации способен только профессионал на высокотехнологичном оборудовании.

Мы возьмемся создать для вас качественный продукт и выполнить все требования к фирменному бланку организации. В результате вы станете обладателем оригинального и изысканного продукта для саморекламы организации. Гарантируем срочность изготовления и доставку в ЮЗАО.

Особенности оформления и хранения приказов по основной деятельности - Энциклопедия начинающего предпринимателя

Напомню, что в предыдущей статье мы разобрались, какие вопросы регулируют приказы по основной деятельности.

Правила оформления распорядительных документов, к которым относятся и приказы, установлены нормативным актом:

Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003. №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Именно в этом ГОСТе нам показали, как правильно оформлять все реквизиты приказа. И хотя для обычных коммерческих компаний эти правила являются рекомендательными, познакомиться с ними все-таки стоит. Например, не мешает знать, что приказы рекомендуется оформлять на простом листе формата А4, сверху указав только полное и краткое название организации.

В принципе, те специалисты, которые оформляют приказы на фирменных бланках (сверху красивая «шапка» с указанием логотипа, адреса, статистических кодов, ИНН, расчетного счета и проч.), не делают ошибки, ведь ГОСТ — только ориентир.

Я, например, сторонница использования фирменного бланка только для составления писем. В приказах (любых) я такой бланк не использую.

Обязательными в приказе по ОД должны быть следующие реквизиты:

• наименование компании (полное и краткое для организаций или ФИО предпринимателя);
• дата издания (правильный формат – 8 цифр, например: 15.08.2016);
• регистрационный номер (правильно – вписывать от руки при регистрации в журнале);
• место (населенный пункт) составления;
• вид (слово «Приказ») и наименование (о чем);
• основное содержание приказа (если текст большой, то разбиваем на пункты);
• список приложений (если приказ утверждает какой-либо локальный акт, то этот ЛА и будет приложением к приказу);
• подпись руководителя (или ИП);
• визы согласования (если нужны);
• отметка об исполнении (в какое дело помещен документ и подпись исполнителя).

Приказам присваивают регистрационные номера, начиная от №1 каждый календарный год и продолжая нумерацию по порядку до окончания года. Так сложилось в делопроизводстве (не буду утомлять вас историей), что буквенные индексы к номерам приказов по ОД не добавляются. А чтобы не путать их с приказами других типов, буквенные индексы добавляются к приказам по личному составу и к приказам по АХД.

На сегодняшний день нет действующего документа, который бы устанавливал обязательный порядок присвоения рег.номеров. Каждая компания придерживается своего порядка. И если вы регистрируете приказы по ОД «с буковками» (например, №25-ОД, 26-ОД), то это не является ошибкой. Кстати буквенный индекс может быть любой, какой вам удобно использовать.

Замечу еще, что приказы с разными сроками хранения нужно помещать в разные папки – «дела». Поэтому не стоит вместе хранить и регистрировать приказы по ОД и приказы по АХД, даже если ваша компания совсем маленькая и приказов очень мало.

У нас в стране действую специальные правила, которые определяют порядок работы всех уровней архива, начиная с архива маленькой организации до Госфонда РФ:

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830).

Как мы уже знаем, хранить приказы по ОД нужно «постоянно». Что это значит? Уж точно эти документы не обладают ценностью, чтобы хранить их «вечно». Срок хранения «постоянно» означает, что эти приказы хранятся столько же, сколько существует сама организация, т.е. выкидывать их нельзя до самой ликвидации компании. Если компания реорганизуется (а не ликвидируется), то архив документов передается на хранение организации- преемнику.

Но даже если организация ликвидируется, то документы не уничтожаются автоматически. Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения. Этот отбор называется «экспертиза ценности документов».

Есть 2 статьи за нарушение хранения документов. Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает просто смешной штраф — до 500 руб. — за нарушение правил хранения документов. По этой статье могут наказать директора организации или ИП за отсутствие архивных документов или их неправильное хранение. А вот статья 13.25 КоАП РФ уже более серьезная, штраф по ней — от 200 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Эту статью применяют в отношении ООО или акционерных обществ, если у них отсутствуют документы по основной деятельности, предусмотренные законом.

Так что, храните приказы правильно и столько, сколько нужно ?? Почитать другие статьи об архивном хранении документов в компании можно здесь.