Категория: Бланки/Образцы
У многих организаций возникает необходимость отправить своего работника в командировку, это может быть командировка в пределах страны либо за границу, длительная или не очень. Независимо от вида командировки необходимо правильно её оформить, заполнить все командировочные документы, в бухгалтерском учете совершить необходимые проводки, правильно учесть командировочные расходы в целях налогообложения.
Разберемся, как оформить командировку, и какие необходимо заполнить документы (актуально на 2013 год).
Командировка — это отъезд работника из организации для выполнения служебного задания за пределы населенного пункта, в котором располагается данная организация. Продолжительность командировки может быть от одного дня и более, это зависит от сложности поручения, его объема и других особенностей. Длительность командировки никакими документами не ограничивается.
Первым днем командировки считается день отъезда из места постоянной работы (до 00.00 по местному времени), последний день — день прибытия в место постоянной работы.
Ст.167 Трудового кодекса РФ гарантирует сотруднику, направленному в командировку:
Также в качестве командировочных документов может выступать отчет о командировке, составленный работником по его возвращении, а также служебное задание, составленное руководителем подразделения (скачать образец служебного задания).
Авансовый отчет и командировочное удостоверения являются обязательными документами при оформлении командировки, к ним прилагаются также документы, подтверждающие произведенные расходы. При неправильном и ненадлежащем оформлении данных документов затраты нельзя будет принять к учету в качестве командировочных расходов и, соответственно, впоследствии нельзя учитывать при определении налоговой базы при налогообложении.
Приказ на командировку, служебное задание, отчет о командировке — это внутренние документы, они не обязательны для признания понесенных командировочных затрат.
Учет командировочных расходов:
Порядок оформления командировки регламентируется ТК РФ, НК РФ, также действуют другие подзаконные акты и документы, в частности, Положение об особенностях направления сотрудников в служебные командировки.
Работодатель возмещает работнику расходы, произведенные им в процессе выполнения порученного ему задания, к этим расходам относятся, так называемые, суточные (фиксированная величина денежных средств в сутки, которые выплачиваются в связи с проживанием вне постоянного места жительства и компенсируют дополнительные расходы, связанные с командировкой), а также все прочие расходы, произведенные работником и подтвержденные соответствующими документами (оплата проживания, транспортные расходы и прочие расходы, разрешенные работодателем). Об этом гласит ст.168 ТК РФ.
Порядок и размер возмещения командировочных расходов регулируется либо коллективным договором, либо другим локальным нормативным актом.
При направлении сотрудника в командировку ему выдается авансом определенная сумма денег, при возвращении сотрудник предоставляет авансовый отчет о реально потраченных суммах с подтверждающими документами, остаток аванса сдается в кассу, если же была потрачена сумма свыше выданного аванса, то сотруднику доплачиваются денежные средства, потраченные сверх выданного аванса.
Принять к учету командировочные затраты можно только при наличии подтверждающих документов.
Суточные: в качестве подтверждающего документа выступает командировочное удостоверение. Фактический размер суточных, которые организация будет выплачивать, определяется локальными актами организации или коллективным договором, их минимальная и максимальная величина не ограничена и устанавливается организацией самостоятельно. Суточные НДФЛ не облагаются в пределах допустимых норм. Допустимые нормы — 700 руб. в сутки для командировок по России и 2500 руб. в сутки для командировок за границу. Если организация своим внутренним локальным актом устанавливает суточные свыше указанных предельных величин, то величина свыше 700 и 2500 руб. облагается НДФЛ.
Стоит отметить, что в п.11 Положения об особенностях направления в командировку оговорено, что если сотрудник по какой-либо причине имеет возможность каждый день возвращаться в место своего жительства, то суточные ему не выплачиваются.
Командировочные расходы на транспорт: сюда включаются оплата проезда на общественном транспорте и такси до места посадки для отбытия в командировку, непосредственно сам проезд до назначенного места и обратно, и расходы на общественный транспорт в месте командировки. Также минфином предусмотрена возможность учитывать в качестве затрат на командировку и аренду транспорта для перемещения до места командировки, в месте командировки и обратно. Подтверждающими документами здесь выступают билеты, проездные документы, в случае аренды транспорта — договор аренды и документы, подтверждающие факт оплаты наличными или безналичными.
Командировочные расходы на проживание. если оплата гостиницы происходит безналичными, то в качестве подтверждающих документов выступает акт, счет-фактура, гостиничный чек, если наличными, то гостиничный чек и фискальный чек. В случае, если номер бронируется заранее, и эта услуга платная, то стоимость брони также включается в командировочные расходы. Дополнительные же услуги гостиницы, связанные с обслуживанием номера, питанием в ресторане, оздоровительными процедурами, которыми воспользовался командируемый, в качестве затрат на командировку не учитываются (сауна, спортзал, бассейн, обслуживание номера, услуги носильщика и прочее).
Если же для проживания снимается жилое помещение, квартира, то подтверждающим документом может выступить составленный договор аренды, в котором оговорена стоимость всех услуг по проживанию, а также все документы, подтверждающие оплату.
Проводки по учету командировочных расходов можно посмотреть в этой статье.
Налоговый учет командировочных расходов:
Согласно НК РФ в налоговом учете командировочные расходы отражаются в составе прочих расходов (ст.253 НК РФ). Эти расходы признаются в том отчетном периоде, в котором была командировка. Датой подтверждения командировочных расходов признается дата авансового отчета.
На сумму командировочных расходов может быть уменьшена налоговая база при расчете налога на прибыль.
Расходы, которые могут быть учтены для целей налогообложения (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ):
Дополнительные расходы в гостинице, связанные с обслуживанием номера (уборка, химчистка, услуги носильщика), питанием в ресторане, баре, посещением оздоровительных заведений (бассейн, спортзал, сауна) в качестве командировочных расходов не признаются и не уменьшаются налоговую базу при расчете налога на прибыль.
Командировочные расходы и НДС:
Для того, чтобы направить НДС к вычету, нужно, чтобы этот НДС был выделен отдельной строкой в подтверждающих документах: в счетах-фактурах и документах, подтверждающих уплату, и документах строгой отчетности.
Рубрика: Учет расчетов с персоналом.
Правительство РФ приняло постановление от 29 декабря 2014 г. № 1595 с поправками в порядок направления работников в служебные командировки. Документ исключает норму, согласно которой при направлении сотрудника в командировку работодатель оформляет командировочное удостоверение. Теперь фактический срок пребывания работника в командировке подтверждают проездные билеты, представленные по возвращении из поездки.
Если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то срок пребывания в командировке он должен будет указать в служебной записке. Она подается вместе с документами, подтверждающими использование указанного транспорта во время командировки (счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Кроме того, чиновники отменили требование составлять служебное задание и отчет командированного о выполненной работе.
Статьи по теме Будьте в курсе!Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.
Порядок оформления командировок изменился. Причем произошло это в два этапа. Сначала Правительство выпустило Постановление от 29.12.2014 № 1595, которым отменило командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты по командировкам. Отметим, что это было сделано во исполнение пункта 10 раздела IV мероприятий дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р). Следующее Постановление Правительства – от 29.07.2015 № 771 отменило журналы регистрации командированных сотрудников и уточнило список документов, подтверждающих сроки командировки. Как с учетом поправок оформлять служебную поездку? Можно ли продолжать использовать привычные формы документов? И как учитывать командировочные расходы в свете новых правил? Ответы на эти вопросы в нашем материале.
Правила оформления командировок менялись поэтапно. Первый документ, который принес кардинальные изменения – Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 (далее - Постановление № 1595). Им были внесены поправки в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, которым регулируется порядок выплаты суточных сотрудникам бюджетной сферы.
Постановление № 1595 существенно изменило порядок оформления командировочных документов. Главное новшество, которое позволяет сэкономить миллионы человеко-часов по стране – отменено обязательное применение командировочных удостоверений. Новый порядок применяется с 8 января 2015 года.
Следующий документ вступил в силу с 8 августа 2015 г. Это Постановление Правительства РФ от от 29.07.2015 № 771
(далее – Постановление № 771), которым определен перечень документов, подтверждающих срок нахождения работника в командировке. Кроме того, с этой же даты отменена обязанность ведения журналов учета работников, которые убывают в командировки и пребывают из них.
В конце январе мы провели интернет-конференцию, в ходе которой эксперты 1С отвечали на вопросы посетителей сайта о новых правилах оформления командировок. В материале собраны наиболее частые вопросы, заданные в ходе интернет-конференции на форуме сайта BUH.RU. Кроме того, эта тема была подробно освещена 19 февраля в 1С:Лектории. Видеозапись лекции вы можете посмотреть на сайте ИС 1С:ИТС. Видеозапись состоит из нескольких частей:
Какие документы нужны для правильного оформления командировок?С 8 января 2015 года перестали быть обязательными командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе. По-прежнему нужно издавать решение (приказ, распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку.
Кроме того, с 8 августа 2015 года Постановлением № 771 отменена обязанность вести журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки, и прибывших в организацию, в которую они командированы.
Помимо старых и знакомых есть и новые документы. Так, еще с 8 января можно для указания сроков нахождения в командировке, которая совершена на личном транспорте, использовать служебную записку с приложением подтверждающих документов. А с 8 августа этот документ можно применять и в случаях, когда сотрудник передвигался на служебном автомобиле или ездил по доверенности.
Как оформить приказ (решение, распоряжение)?Форма приказа о направлении в командировку может быть как унифицированная № Т-9 (№ Т-9а), так и самостоятельно разработанная организацией. В случае использования формы №Т-9 встает вопрос о заполнении поля Основание _________ .
Если организация продолжает использовать такой документ, как служебное задание, в поле Основание _________ можно указать номер и дату служебного задания.
Если служебное задание не оформляется, то в приказе можно указать другой документ, на основании которого работник направляется в командировку (например, служебную записку непосредственного руководителя о направлении в командировку и пр.)
Поле Основание _________ можно оставить незаполненным, если работодатель не оформляет никаких иных документов.
Можно ли продолжать использовать командировочное удостоверение?В связи с изменениями, внесенными с 08.01.2015 в Постановление Правительства РФ от 13.10.2014 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работодатели больше не должны оформлять такие документы как командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о проделанной в командировке работе. Однако при этом закон не устанавливает запрет на использование этих документов. Таким образом, работодатели были освобождены от обязательного оформления указанных документов, но не потеряли права на их использование.
Статья 252 НК РФ позволяет подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. К ним относятся, в том числе, приказ о командировке, проездные документы и др.
Возможность применения командировочного удостоверения может быть предусмотрена как в кадровых локальных нормативных актах организации (например, в Положении о командировках), так и в учетной политике организации. При этом форма командировочного удостоверения при необходимости может быть изменена или дополнена.
Как подтвердить фактический срок командировки?Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:
Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.
Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.
Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.
Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.
Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.
Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.
Служебные командировки - это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
От командировок нужно отличать служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер (например, стюардессы, проводники поездов, курьеры). Такие условия труда являются для них нормальными, так как изначально отражены в трудовом договоре. Считать ли командировкой поездку сотрудника не в другой город, а в другой район того же города?
По смыслу закона местом постоянной работы считается фирма (структурное подразделение), в которой сотрудник выполняет свою трудовую функцию постоянно. Поэтому поездку сотрудника в другую фирму (другое структурное подразделение), расположенную в этой же местности, можно считать командировкой. Однако, если у сотрудника есть возможность ежедневно возвращаться из командировки к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) ему не выплачиваются (п. 15 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».
В законодательстве срок командировки четко не определен. Минимальный срок не установлен вообще. Что же касается максимальной продолжительности поездки, то в пункте 4 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС «О служебных командировках в пределах СССР» указан срок до 40 дней, а для строителей, монтажников, наладчиков - до 1 года (без учета времени, проведенного в дороге). Однако ныне действующий Трудовой кодекс не содержит по срокам каких-либо ограничений, так что при необходимости служебные командировки могут продолжаться и более 40 дней. Каков максимальный срок загранкомандировки?
Максимальный срок загранкомандировки законодательно не установлен. По командировкам за рубеж утверждены лишь нормы суточных, которые можно включать в расходы при налогообложении прибыли. Эти нормы разграничены по продолжительности пребывания в командировке: до 60 дней и свыше 60 дней (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93).
Кого нельзя направлять в командировкуСотрудника, который без уважительных причин отказался ехать в командировку, вы можете привлечь к дисциплинарной ответственности - сделать ему замечание или объявить выговор. Однако есть сотрудники, которых вообще нельзя направлять в командировки или можно командировать только с их письменного согласия. Последних вы обязаны письменно оповестить о возможности отказаться от предложенной поездки (ст. 259 ТК РФ). За нарушение правил направления сотрудников в командировку фирму могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (от 300 до 500 МРОТ). А руководителя фирмы - на сумму от 500 до 5000 рублей (от 5 до 50 МРОТ). Данное нарушение может повлечь за собой и иное наказание-административное приостановление деятельности фирмы на срок до 90 суток. Основание -статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Сотрудники, которых запрещается направлять в командировку
Сотрудники, которых разрешается направлять в командировку только с их письменного согласия
Беременные женщины (ст. 259 ТК РФ)
Женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, и лица, воспитывающие таких детей без матери (ст. 259, 264 ТК РФ)
Несовершеннолетние в возрасте до 18 лет, за исключением творческих сотрудников (ст. 268 ТК РФ)
Сотрудники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до 18 лет (ст. 259, 264 ТК РФ)
Сотрудники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 Ж РФ)
Главному технологу ЗАО «Альфа» М.И. Дудниковой предстоит командировка. Сотрудница имеет право отказаться от поездки, поскольку является матерью малолетнего ребенка. Инспектор по кадрам направила М.И. Дудниковой такое уведомление.
Оплата командировок. Посмотреть образец. Пример оформления документов.
Решение о направлении сотрудника в командировку принимает руководитель фирмы. О необходимости командировки он обычно узнает из докладной записки руководителя структурного подразделения, в котором трудится сотрудник. Если директор фирмы ставит на ней положительную резолюцию, для сотрудника готовится соответствующий пакет документов. Командировочные документы оформляются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Сначала оформляется служебное задание по форме № 10-а, в котором подробно излагается цель командировки. Его составляет и подписывает руководитель структурного подразделения, а также подписывает руководитель фирмы.
На основании служебного задания готовится приказ о направлении сотрудника в командировку по унифицированной форме № Т-9. Если в командировку едет сразу несколько сотрудников, используйте списочную форму № Т-9а. Приказ подписывает руководитель фирмы. С этим документом нужно ознакомить сотрудника под расписку.
После издания приказа нужно выписать сотруднику командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10. В удостоверении указывается время прибытия сотрудника к месту назначения и время отъезда оттуда. По этим отметкам вы сможете определить фактическое время пребывания в командировке, а бухгалтерия - размеры денежной компенсации (командировочные ). Если сотруднику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются дата и время прибытия и отъезда. Эти отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью фирмы, в которую был направлен сотрудник.
По возвращении из командировки сотрудник в служебном задании должен заполнить графу «Краткий отчет о выполнении задания» и расписаться под ней. В этой графе можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Руководитель структурного подразделения проверяет отчет сотрудника, делает отметку о том, выполнено ли задание, и ставит свою подпись и дату.
В бухгалтерии сотрудник заполняет авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 (форма авансового отчета и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет командировочные расходы. понесенные за период поездки (включая суточные ), и указывает реквизиты оправдательных документов.
Учет командировок ведите в специальных ЖУРНАЛАХ. Формы журналов учета сотрудников, выбывающих и прибывающих в командировки, вы найдете в приложениях 2 и 3 к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Текст командировочного удостоверения практически совпадает с текстом приказа о направлении в командировку. Можно ли не оформлять оба этих документа, а выбрать один из них?
Вы можете оформить только приказ или только командировочное удостоверение. Например, если сотрудник направляется не в конкретную фирму, а с целью собрать информацию, найти клиентов, создать сеть точек сбыта товара, то командировочное удостоверение теряет смысл. Учитывая эту ситуацию, Минфин России выпустил письмо от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158, в котором пояснил, что работодатель может и не оформлять оба документа сразу, а ограничиться одним из них.
Представительствам и филиалам иностранных фирм не обязательно оформлять командировочное удостоверение, вполне достаточно приказа (письмо Минфина России от 29 июля 2003 г. № 16-00-25/04).
Размеры командировочных расходовТрудовой кодекс предусматривает для сотрудника, который направляется в командировку, определенные гарантии - сохранение места работы (должности), среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). В настоящее время для командировок по России действуют нормы суточных. установленные постановлением Правительства РФ от 2 февраля 2002 г. № 729. В коммерческих организациях размер суточных должны быть не ниже установленных этим актом.
Размеры выплат при зарубежных командировках определены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812.
Командировка приказ. Образец. Примеры оформления документов. Скачать (169 Kb)
Судя по их контенту, этому тексту релевантны статьи:Кому предоставлять основной оплачиваемый отпуск Ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК РФ) фирма обязана предоставить только сотрудникам, с которыми она заключила трудовой договор, в том числе: совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК РФ); сезонным работникам (ст.
Обязательно ли вести личную карточку Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм.
Процедура сокращения численности или штата Сокращение штата сотрудников (п. 2 ч. первой ст. 81 ТК РФ) проводится, чтобы оптимизировать структуру фирмы, исключить штатные единицы, в которых отпала необходимость. Эта процедура может понадобиться администрации, например, в связи с уменьшением объема работ и фонда заработной платы, когда отдельные штатные единицы становятся нерентабельными.
Комментарии к этой заметке больше не принимаются.
