Руководства, Инструкции, Бланки

инструкция по делопроизводству хмао

Категория: Инструкции

Описание

Постановление Губернатора ХМАО - Югры от N 176 Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

Постановление Губернатора ХМАО - Югры от 30.12.2012 N 176 "Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (вместе с "Перечнем корреспонденции, не подлежащей регистрации", "Перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота", "Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению проектов правовых актов Губернатора, Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, первых заместителей Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, заместителей Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры")

Показать редакцию, действующую на дату:

Отметьте 2 редакции, чтобы сравнить их

Постановление Губернатора ХМАО - Югры от 30.12.2012 N 176 "Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (вместе с "Перечнем корреспонденции, не подлежащей регистрации", "Перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и п.

Видео

инструкция по делопроизводству хмао:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от N 176 - Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автоном

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 декабря 2012 г. N 176 "Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (с изменениями и дополнениями)

    Документ отсутствует в свободном доступе.
    Вы можете заказать текст документа и получить его прямо сейчас.

    Если вы являетесь пользователем системы ГАРАНТ, то Вы можете открыть этот документ прямо сейчас, или запросить его через Горячую линию в системе.

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 декабря 2012 г. N 176 "Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры"

    Текст постановления опубликован в сборнике "Собрание Законодательства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" от 31 декабря 2012 г. N 12 (часть 2, том 1) (подписан в печать 31 декабря 2012 г.), ст. 1492

    В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 2 сентября 2016 г. N 107

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 22 июня 2016 г. N 73

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 16 мая 2016 г. N 53

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 25 марта 2016 г. N 32

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 11 декабря 2015 г. N 160

    Изменения вступают в силу с 1 февраля 2016 г.

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 28 октября 2015 г. N 135

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 22 июня 2015 г. N 62

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 8 мая 2015 г. N 45

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 24 февраля 2015 г. N 14

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 9 сентября 2014 г. N 102

    Изменения вступают в силу со дня подписания названного постановления

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 11 августа 2014 г. N 85

    Пункт 1 названного постановления вступает в силу с 1 сентября 2014 г.

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 6 июня 2014 г. N 68

    Изменения вступают в силу с 6 августа 2014 г.

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 16 мая 2014 г. N 57

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 19 марта 2014 г. N 28

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 21 февраля 2014 г. N 18

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 августа 2013 г. N 113

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 10 июня 2013 г. N 79

    Постановление Губернатора Ханты-Мансийского АО - Югры от 6 июня 2013 г. N 75

    Получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня!

    © ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2016. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

    Портал ГАРАНТ.РУ (Garant.ru) зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 г.

    О Росприроднадзоре

    О Росприроднадзоре

    Стратегическая цель Федеральной службы по надзору в сфере природопользования – обеспечение экологической и экономической безопасности РФ, соблюдение рационального, непрерывного, неистощительного, экологически безопасного природопользования, сохранение всех компонентов окружающей среды от деградации и уничтожения.

    Главными задачами государственного контроля и надзора в сфере природопользования и охраны окружающей среды являются выявление, пресечение и профилактика правонарушений, связанных с незаконным и нерациональным использованием природных ресурсов, с негативным воздействием на окружающую среду при осуществлении всех видов природопользования, в том числе экологически опасных.

    Прием входящей документации в Управление Росприроднадзора по ХМАО – Югре

    Прием входящей в Управление Росприроднадзора по ХМАО – Югре документации осуществляется в соответствии с федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», «Инструкцией по делопроизводству в Управлении Федеральной службы по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзора) по Ханты-Мансийскому автономному округу-Югре».

    Поступающая в Управления документация может быть направлена тремя способами: почтой, путем доставки в канцелярию, на адрес: nadzor@rpn-ugra.ru электронной почты.

    Регистрация каждого представленного документа производится в течение трех дней с момента поступления в государственный орган.

    Рассмотрение каждого представленного документа осуществляется в порядке, предусмотренном статьей 1 федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ.

    Порядок работы канцелярии Управления Росприроднадзора по ХМАО – Югре:

    С 09-00 до 11-30 – прием документов.

    С 11-30 до 13-00 – обработка документов.

    С 13-00 до 14-00 – обеденный перерыв.

    С 14-00 до 15-30 – прием документов.

    С 15-30 до 17-00 – обработка документов.

    Канцелярия Управления находится по адресу: г. Ханты-Мансийск, ул. Студенческая, д. 2, каб. № 308.

    Поиск информации на сайте










    Задать вопрос службе

    Инструкции по делопроизводству в государственных органов - У нас есть все

    Инструкции по делопроизводству в государственных органов

    ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ с изменениями на: 11. В используемой вами версии браузера сайт может работать некоректно. Для полнофункциональной работы сайта рекомендуемлибо установить любой из перечисленных ниже современных браузеров: ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ с изменениями на: 11. Признать утратившими силу постановления Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры: ; ;. Руководителям государственных органов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры: 3. В срок до 1 марта 2013 года организовать получение сертификатов ключей проверки электронной подписи для использования в системе автоматизации электронного документооборота и делопроизводства "Дело". Привести акты, регулирующие вопросы организации и ведения делопроизводства, в соответствие с настоящим постановлением. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ Губернатор Ханты-Мансийского автономного округа - Югры КОМАРОВА Приложение к постановлению Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 30 декабря 2012 года N 176 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ в редакции постановлений Губернатора ХМАО - ЮгрыРаздел Настоящая Инструкция по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры далее - Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры далее - автономный округ в сфере делопроизводства и архивного дела,Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Государственной архивной службы России от 2 декабря 2009 года N 76, Государственным стандартом ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" далее - ГОСТ Р 6. Инструкция устанавливает в государственных органах автономного округа исполнительных органах государственной власти автономного округа далее - органы государственной власти единые требования к подготовке, обработке, хранению использованию образующихся в деятельности органов государственной власти документов, организации и ведению делопроизводства, а также осуществлению контроля за исполнением документов в органах государственной власти, обязательные для исполнения всеми лицами, замещающими государственные должности автономного округа, должности государственной гражданской службы автономного округа и должности, не отнесенные к должностям гражданской службы, и осуществляющими техническое обеспечение деятельности органов государственной власти автономного округа далее - работники органов государственной власти автономного округа, работники, сотрудники, специалисты. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Для создания единого информационного пространства в части документационного обеспечения и обеспечения автоматизированной обработки и контроля исполнения документов в органах государственной власти используется единый программный продукт "Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело". Органы государственной власти вправе разрабатывать методические рекомендации, инструкции иные документы и материалы по отдельным вопросам организации делопроизводства, не противоречащие настоящей Инструкции, а также использовать в работе официальные методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с правилами инструкциями, порядком и т. Порядок работы с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляется на основании постановления Губернатора автономного округа. При работе с документами лица, работающие в органах государственной власти, несут ответственность за сохранность документов. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у служащего органа государственной власти автономного округа. При уходе в отпуск, в случае увольнения или перемещения по службе сотрудники обязаны передать находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя подразделения. Передача документов и дел осуществляется по акту, утверждаемому руководителем структурного подразделения органа государственной власти приложение 39 к настоящей Инструкции. При уходе сотрудников в отпуск, увольнении или перемещении по службе руководитель органа государственной власти, в случае необходимости, должен уведомить уполномоченный орган государственной власти по сопровождению и развитию программного обеспечения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота об изменении направления документопотоков или организации доступа к документам другим сотрудникам органа государственной власти. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия: делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах государственной власти автономного округа; конфиденциальное делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание конфиденциальных официальных документов и организацию работы с ними в органах государственной власти автономного округа; абзац введен документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы; система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота СЭД - информационная система, обеспечивающая сбор документов включение документов в системуих обработку, управление документами и доступ к ним; служба делопроизводства - подразделение органа государственной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа государственной власти; документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; конфиденциальный документ - зафиксированная на материальном носителе конфиденциальная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; абзац введен конфиденциальная информация - информация с ограниченным доступом, не содержащая сведений, составляющих государственную тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации; абзац введен подлинник официального документа - первый или единичный экземпляр официального документа; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель; электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах; электронная копия документа - электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе; сканирование документа - получение электронного образа документа; электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме подписываемой информации или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом; усиленная квалифицированная электронная подпись далее - квалифицированная электронная подпись - электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Создается с использованием средств электронной подписи, а также соответствует следующим признакам: ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным федеральным законодательством; бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа; оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; создание документа - работа с документом, включающая документирование информации на материальном носителе и ее оформление в соответствии с установленными правилами путем проставления необходимых реквизитов; вид документа письменного - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения; входящий поступивший документ - документ, поступивший в орган государственной власти автономного округа; исходящий отправляемый документ - официальный документ, отправляемый из органа государственной власти автономного округа; служебный документ письмо - официальный документ, используемый в текущей деятельности органов государственной власти автономного округа в процессе осуществления своих функций; регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; электронная регистрационная карточка ЭРК - запись базы данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, отображаемая в ее визуальных формах, содержащая все реквизиты документа, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки исполнения, включающая информацию в электронном виде, электронный документ, электронный образ документа или электронный документ, подписанный электронной подписью; участники системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота - органы государственной власти, подключенные к СЭД и участвующие в электронном документообороте далее - участники СЭД ; пользователь системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота - сотрудник участника системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, имеющий в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота учетную запись и персональный пароль, обращающийся к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота для получения необходимой ему информации и проведения различных операций с документами; резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение или указание по организации исполнения документа или поручения; поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, оперативных вопросов; внутренний контроль - контроль, осуществляемый в органах государственной власти автономного округа его руководителем, структурными подразделениями, должностными лицами органа государственной власти, на которых возложены функции контроля исполнения поручений; абзац введен заключение - документ, содержащий мнение, оценки, выводы органа государственной власти, подразделения органа государственной власти, комиссии, должностного лица по какому-либо документу или вопросу; доклад - документ, содержащий информацию о выполнении принятого решения поручения либо изложение определенных вопросов с выводами и предложениями; служебная информация - сведения служебного характера, содержащиеся в различных видах документов, а также получаемые в связи с выполнением служебных функций; юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления; дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в органе государственной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке; формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела; экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев; внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов; архивная опись дела - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания; печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу; штамп - устройство для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др. Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации и автономного округа. Документы, создаваемые в органах государственной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 210 x 297 мм либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. При продольном варианте посередине листа вдоль верхнего поля. Документы оформляются с применением текстового редактора Word for Windows версии 6. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: левое - 2,75 см; правое - 2,25 см; верхнее - 2,5 см; нижнее - 2 см. Первая строка абзаца оформляется с отступом в 1,25 мм. Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы слов не допускаются. Документы, направляемые в вышестоящие органы, печатаются через полтора - два межстрочных интервала. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Для таблиц возможно использование шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и столбцов или большого объема текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель. При подготовке документов оформляются реквизиты с учетом требований ГОСТ Р 6. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Герб автономного округа размещается на бланках документов в соответствии с ". Наименование органа государственной власти должно соответствовать наименованию, утвержденному положением об органе. Сокращенное наименование органа государственной власти размещается в скобках под полным наименованием. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается под наименованием органа государственной власти. Наименование вида издаваемого документа ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. Датой документа является дата подписания приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, актутверждения инструкция, положение, правила, регламент, план и др. Дата может оформляться: словесно-цифровым способом, например: 5 апреля 2010 года; цифровым способом арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифраминапример, дату 5 апреля 2010 года следует оформлять: 05. Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами государственной власти, является дата проставления последней подписи. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. В состав регистрационного номера входит порядковый номер, который может дополняться кодом органа государственной власти структурного подразделенияиндексом дела по номенклатуре дел, информацией об авторе документа, исполнителе. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более органами государственной власти, состоит из регистрационных номеров каждого из. В документе на бумажном носителе регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более органами государственной власти, проставляется под подписями должностных лиц или через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при подготовке письма-ответа, включается в состав реквизитов бланка письма либо оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" с использованием шрифта размером N 12. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к государственной, служебной или иной охраняемой законом тайне. Проставляется в верхнем правом углу первого листа документа либо входит в состав регистрационного номера документа. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы. Первая страница документа не нумеруется. Строку реквизита "Адресат" выравнивают относительно центра листа документа либо относительно края правого поля документа. Допускается центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке. При адресовании документа должностному лицу его инициалы указывают перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после. При адресовании документа организации, подразделению организации без указания должностного лица ее наименование пишется в именительном падеже здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. Например: Министерство регионального развития Российской Федерации При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например: Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент управления делами ведущему специалисту Петрову При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например: Генеральному директору ОАО "Заря" Сидорову При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию инициалы получателя, затем - почтовый адрес, например: Иванову Сургут Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, 628400 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишется. В случае направления документа большему числу адресатов исполнитель готовит указатель рассылки. Заголовок к служебным письмам составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема до 4 - 5 строквыражает краткое содержание документа, оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" с использованием шрифта размером N 12, начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится. Отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля с абзацным отступом и отделяется от основного текста одним межстрочным интервалом. Если приложение указано в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. Если письмо имеет приложение, не указанное в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом: Приложения: 1. Если приложения сброшюрованы, указывают только количество экземпляров. В случае приложения к письму документов в электронном виде на съемном носителе отметка о наличии приложения оформляется с указанием наименования файла, например: Приложение: файл "Проект распоряжения. Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, об этом также делается отметка: Приложение: на 5 л. В случае отправления электронной копии документа на адрес электронной почты получателя об этом делается отметка: Приложение: на 35 л. Одно приложение не нумеруется. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи инициалы, фамилия. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности в подписи не указывается. Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии, например: Председатель комиссии подпись расшифровка подписи Секретарь комиссии подпись расшифровка подписи Члены комиссии: подпись расшифровка подписи Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке их фамилий. Документы на бланке органа государственной власти подписываются его руководителем или лицом, его замещающим, если иное не установлено Положением об органе государственной власти. Руководители структурных подразделений Аппарата Губернатора автономного округа лица, их замещающие подписывают документы по вопросам, относящимся к компетенции соответствующего подразделения. Не допускается направление корреспонденции, подписанной руководителем органа государственной власти, в адрес должностного лица, направление писем на имя которого входит в полномочия Губернатора автономного округа, заместителя Губернатора автономного округа. Согласование проекта документа оформляется визой согласования документа далее - виза - реквизитом, указывающим на согласие должностного лица с содержанием документа. Согласование электронного документа осуществляется в СЭД должностным лицом - участником СЭД с применением электронной подписи. Срок рассмотрения проекта документа не должен превышать 3 рабочих дней со дня поступления документа должностному лицу. Отметка о заверении копии документа проставляется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Допускается заверять отметкой "Копия верна" "Верно" каждый лист многостраничной копии документа. Отметка об исполнителе располагается на лицевой либо оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и включает в себя фамилию, инициалы, номер служебного телефона исполнителя. Допускается указывать наименование органа государственной власти структурного подразделениядолжность исполнителя, адрес электронной почты. Данные об исполнителе оформляются печатным способом, шрифтом меньшего размера, чем шрифт текста письма. На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается основной исполнитель. Указания по исполнению документа резолюция вводятся в ЭРК документа или оформляются на учетной карточке документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе приложение 1 к настоящей Инструкции. Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения при необходимостисрок исполнения, подпись и дату. Прием, регистрация и учет служебной корреспонденции, в том числе конфиденциальных документов, адресованной Губернатору автономного округа, Правительству автономного округа, первым заместителям Губернатора автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, руководителю Аппарата Губернатора - заместителю Губернатора автономного округа, осуществляется Управлением документационного обеспечения Аппарата Губернатора автономного округа далее - Управление документационного обеспечения. Прием, регистрация и контроль рассмотрения писем и обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, адресованных Губернатору автономного округа, первым заместителям Губернатора автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, руководителю Аппарата Губернатора - заместителю Губернатора автономного округа, директору Департамента финансов - заместителю Губернатора автономного округа, руководителю Представительства при Правительстве Российской Федерации и в субъектах Российской Федерации - заместителю Губернатора автономного округа далее также - заместитель Губернатора автономного округав Правительство автономного округа, обращений, поступивших на рассмотрение в порядке переадресации с сопроводительным письмом, в котором содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, а также писем, содержащих указания поручения о рассмотрении обращения, поступившего в адрес Президента Российской Федерации, и поручений, данных по итогам личных приемов граждан, проведенных по поручению Президента Российской Федерации, осуществляется Управлением по работе с обращениями граждан Аппарата Губернатора автономного округа. Прием, регистрация и учет служебной корреспонденции, в том числе конфиденциальных документов, письменных и устных обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, адресованных органу государственной власти, осуществляется в соответствующем органе государственной власти службой делопроизводства. Прием, регистрация и учет документов персонального характера заявления, обращения лиц, замещающих государственные должности автономного округа, должности государственной гражданской службы автономного округа и должности, не отнесенные к должностям гражданской службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности органов государственной власти автономного округа, осуществляется подразделением органа государственной власти, осуществляющим ведение кадровой работы. Прием документов на регистрацию осуществляется до 16 часов 30 минут, в предпраздничные дни - до 15 часов 30 минут. Документы, поступившие после указанного времени, регистрируются следующим рабочим днем. Доставка и отправка документов в органах государственной власти осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, телефонной связи, электронной почтой, посредством СЭД. Электронный документооборот между органами государственной власти автономного округа осуществляется посредством обмена электронными регистрационными карточками далее - ЭРКзарегистрированными в СЭД. В органах государственной власти создаются используются: электронные документы, подписанные электронной подписью; электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов. Во внутреннем документообороте между участниками СЭД создаются используются электронные документы, подписанные электронной подписью. При регистрации документов, поступивших от корреспондентов, не являющихся участниками СЭД, а также направляемых адресатам, которые не являются участниками СЭД, создаются используются электронные образы документов, полученные в результате сканирования оригиналов документов, подписанных на бумажном носителе. Электронный документ, подписанный электронной подписью, оформляется по общим правилам делопроизводства и должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно, имеет одинаковую с ним юридическую силу при электронном документообороте между участниками СЭД. При работе в СЭД используются следующие форматы файлов: для электронных документов - doc, xls, при необходимости - rtf, txt; для электронных образов документов - pdf, а в случаях, когда создание указанного формата файла невозможно, - jpg, tiff, png; иные форматы, предварительно согласованные участниками СЭД. В состав электронных документов, созданных в СЭД, могут быть включены документы, имеющие, в основном, временный срок хранения. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в СЭД не регистрируются. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", регистрируются в СЭД без вложения текста документа или его электронного образа. Название таких документов не должно раскрывать полного содержания документа. Не допускается создание в СЭД электронного документа, подписанного электронной подписью, проекта электронного документа с информацией, имеющей гриф ограничения доступа "Совершенно секретно", "Секретно" и "Для служебного пользования". Не допускается хранение в СЭД электронного образа документа, имеющего гриф ограничения доступа "Совершенно секретно", "Секретно" и "Для служебного пользования". Не направляются по СЭД документы, прошитые и заверенные печатью, а также документы, имеющие приложения, превышающие формат листа бумаги А4 или объем более 200 листов. Документы, поступающие в орган государственной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям и после исполнения помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти. Первичная обработка поступивших документов включает в себя проверку правильности доставки документов, наличия документов и приложений к ним, возможность их прочтения, расшифровку и проверку подлинности электронной подписи при наличииа также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации приложение 2 к настоящей Инструкции. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется правильность доставки и сохранность упаковки. При отсутствии приложений к документу в случае их наличия или повреждении документа составляется акт приложение 3 к настоящей Инструкции в 3 экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства органа государственной власти, второй приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Ошибочно адресованные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа. Также сохраняются конверты, содержащие документы, поступившие из иностранных государств; из судов, следственных и правоохранительных органов; содержащие договоры или иные документы договорного характера; содержащие претензии, жалобы, обращения, исковые заявления граждан и организаций. Конверты с корреспонденцией, имеющей пометку "Лично", не вскрываются, входящий номер и дата проставляются на конверте. В СЭД вместо краткого содержания указывается: конверт "Лично". Регистрация входящих поступивших документов осуществляется в СЭД путем создания ЭРК. Работа в СЭД основывается на принципе однократного ввода информации в систему и многократного ее использования. Повторной регистрации не подлежат правовые акты автономного округа, зарегистрированные в СЭД одним из ее участников, а также документы, зарегистрированные Управлением документационного обеспечения и направленные участнику СЭД в виде поручений с резолюциями Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа. При пересылке документа от одного участника СЭД к другому участнику ЭРК поступает в папку "Поступившие", проходит первичную обработку и регистрируется в СЭД в соответствии с выделенными документопотоками соответствующей службой делопроизводства в день поступления. Проверка наличия новых ЭРК в папке "Поступившие" осуществляется в начале рабочего дня, в течение рабочего дня с интервалом не более 30 минут и в конце рабочего дня. Регистрация документа, поступившего посредством СЭД, осуществляется путем создания новой ЭРК с копированием реквизитов и файлов документа, прикрепленных к поступившей ЭРК документа. При этом новая и поступившая ЭРК должны быть связаны в СЭД. Документы, зарегистрированные в СЭД и по смыслу взаимосвязанные между собой, также должны быть связаны в СЭД. Регистрация документов в СЭД осуществляется также созданием ЭРК с прикреплением электронных образов документов, полученных путем сканирования. Каждый файл электронного документа, прикрепленный к ЭРК, подписывается квалифицированной электронной подписью с помощью СЭД или иного средства электронной подписи при невозможности использования СЭД. В этом случае электронная подпись создается отдельно от подписываемого файла, подписываемый файл при этом изменению не подлежит. В момент подписания пользователем СЭД электронных документов электронной подписью сертификат ключа проверки электронной подписи должен быть действительным. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов во внутреннем документообороте участника СЭД может использоваться простая электронная подпись на основе учетной записи и пароля доступа. Зарегистрированные документы направляются службой делопроизводства на рассмотрение должностному лицу, на имя которого поступил документ. Срок рассмотрения поступивших на рассмотрение должностного лица документов не должен превышать 3 рабочих дней. Поручения резолюции по исполнению документов вводятся в ЭРК документа: должностным лицом, давшим поручение; службой делопроизводства; должностными лицами категории "Помощник советник "; иными должностными лицами структурных подразделений органов государственной власти. Документы с указаниями по исполнению направляются должностному лицу, определенному в качестве исполнителя документа. Документы, поступившие в адрес Правительства автономного округа, а также без указания конкретного должностного лица или органа государственной власти автономного округа после регистрации направляются заместителям Губернатора автономного округа, исходя из анализа их содержания в соответствии с установленным распределением обязанностей. Документы, поступившие в ответ на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса, после регистрации направляются исполнителю. Документы, поступившие в дополнение к ранее направленным, после регистрации могут быть переданы исполнителям на основании резолюции уполномоченного должностного лица к первичному документу. Копии документов с указанием сроков исполнения до 3 рабочих дней после регистрации могут быть переданы исполнителям до получения резолюции. Доведение поручений резолюций до исполнителей осуществляется посредством СЭД в режиме реального времени. В случае направления документов на бумажном носителе доставка осуществляется в двухдневный срок, а срочных и оперативных - незамедлительно. При передаче документов на бумажном носителе формируется реестр, в котором проставляются дата, время передачи документа и подпись лица, принявшего документы. Должностное лицо, ответственное за исполнение документа, получает в СЭД информацию о документе, направленном для исполнения, и уведомление по электронной почте о направлении документа. Если поручение резолюция дано нескольким исполнителям, информацию об исполнении представляет исполнитель, указанный первым, если в резолюции должностного лица, давшего поручение, не определено иное. Сроки исполнения поручений резолюций определяются в порядке, установленном пунктами 8. Если сроки исполнения поручений резолюций носят периодический характер, то состояние исполнения поручения определяется промежуточным. Проект документа, разработанный в результате выполнения поручения, регистрируется исполнителем в СЭД путем создания ЭРК проекта документа в ЭРК входящего поступившего документа и направляется руководителю органа государственной власти структурного подразделения органа государственной власти на рассмотрение и согласование. Проект инициативного документа регистрируется исполнителем в СЭД путем создания новой ЭРК проекта документа и направляется руководителю органа государственной власти структурного подразделения органа государственной власти на рассмотрение и согласование. Согласование проектов документов осуществляется в СЭД должностным лицом - участником СЭД с применением электронной подписи в порядке, установленном в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Регистрация исходящих подписанных документов осуществляется в СЭД в день подписания либо на следующий рабочий день путем создания ЭРК с прикреплением электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, либо электронного образа документа. Регистрация исходящих документов, адресованных заместителям Губернатора автономного округа, органам государственной власти автономного округа, структурным подразделениям органов государственной власти автономного округа, осуществляется в СЭД с прикреплением электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью. Регистрация исходящего документа, подготовленного в результате выполнения поручения резолюцииосуществляется путем создания новой ЭРК в ЭРК входящего поступившего документа. При этом новая и поступившая ЭРК должны быть связаны в СЭД. При регистрации документа на бумажном носителе в службу делопроизводства передается подлинный экземпляр письма с оригиналом подписи, проект письма с визами согласования и копия письма с приложениями. Проект письма с визами согласования и копия письма с приложениями подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти автономного округа, осуществляющего регистрацию документа. Входящий документ передается на хранение вместе с документом-ответом. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа на бумажном носителе списку рассылки. Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются. Документы подлежат отправке адресату в день регистрации или на следующий рабочий день. Отправка документов, подписанных Губернатором автономного округа, заместителями Губернатора автономного округа, осуществляется Управлением документационного обеспечения. Служебная корреспонденция на бумажном носителе, направляемая в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу или Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральные министерства и ведомства, органы законодательной представительной исполнительной власти субъектов Российской Федерации, подписанная Губернатором автономного округа, заместителями Губернатора автономного округа, отправляется фельдъегерской почтой. Фельдъегерская почта отправляется в соответствии с графиком территориального отдела государственной фельдъегерской службы России и принимается на отправку не позднее дня, предшествующего дню отправки. Документы на бумажном носителе передаются на отправку с указанием почтового адреса получателя. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации, передаются на отправку с указанием адреса на соответствующем языке. При направлении документа на бумажном носителе нескольким адресатам в службу делопроизводства передается необходимое количество копий. Изготовление необходимого тиража документов обеспечивает исполнитель документа. Исходящая документация, направляемая почтовыми отправлениями в суды, правоохранительные органы, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, договорная переписка, а также ответы на обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, отправляются заказной почтой, с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и вручении документов. Направление адресатам посредством СЭД электронных образов документов и электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, осуществляется службой делопроизводства органа государственной власти, зарегистрировавшей документ, которая несет ответственность за своевременность рассылки документов, а также за соответствие содержания электронного образа документа содержанию подлинника документа. Отправка электронных образов документов и электронных документов посредством СЭД осуществляется согласно данным справочников, содержащихся в СЭД, в состав которых входят: справочник подразделений участников СЭД, который ведется оператором СЭД в соответствии с представленными участниками СЭД данными; справочники организаций и граждан, которые ведутся ответственными лицами участников СЭД. При отсутствии возможности передачи адресатам посредством СЭД электронных образов документов и электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, используются иные телекоммуникационные технологии. В случае необходимости направления электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, на бумажном носителе, направляется копия электронного документа, заверенная в установленном порядке и содержащая следующие реквизиты: оттиск штампа с текстом или собственноручной записью с текстом "Копия электронного документа, подписанного электронной подписью", наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения копии или подписываются уполномоченным пользователем СЭД. Допускается изготовление копии электронного документа на бумажном носителе, которая подписывается должностным лицом, ранее подписавшим электронный документ квалифицированной электронной подписью. Отправка копий документов по факсимильной связи, электронной почте осуществляется исполнителем. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает исполнитель. Ответственность за правильность оформления документа наличие точного и полного адреса, регистрационного номера, подписи, приложений, отметки об исполнителе, других обязательных реквизитов несет исполнитель документа. В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документах, которые вводятся в ЭКР документа приложение 4 к настоящей Инструкции. Оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции документы, конверты, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются. ПОДГОТОВКА И СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТОВ ПРАВОВЫХ АКТОВ АВТОНОМНОГО ОКРУГА 5. Подготовка, согласование и оформление проектов законов автономного округа осуществляется в соответствии савтономного округа, Правительства автономного округа, а также в соответствии с юридико-техническими требованиями к оформлению проектов законов и законов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, утвержденными. Подготовка, согласование и оформление проектов правовых актов Правительства автономного округа осуществляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией, Регламентом Правительства автономного округа, а также в соответствии с Правилами юридико-технического оформления проектов правовых актов Губернатора, Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, проектов распоряжений первых заместителей Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, заместителей Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры приложение 5 к настоящей Инструкции. Подготовка, оформление, рассылка и опубликование проектов приказов исполнительных органов государственной власти, имеющих статус нормативного правового характера, осуществляется в соответствии с, утвержденными. Подготовка, согласование и оформление проектов правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа далее - правовые акты, правовой акт. К проекту правового акта прилагаются: в ред. Пояснительная записка к проекту правового акта должна содержать: обоснование необходимости его рассмотрения и принятия; характеристику целей задач ; правовое обоснование; финансово-экономическое обоснование в случае, когда его реализация потребует материальных и других затрат ; ссылки на статьи положения правовых актов, подтверждающих, что принятие проекта правового акта относится к полномочиям Губернатора автономного округа; в ред. Проекты правовых актов подлежат обязательному согласованию с должностными лицами, органами государственной власти, поручения которым содержатся в проекте правового акта, а также с федеральными органами исполнительной власти или их территориальными органами в случаях, порядке и в сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации. Руководители органов государственной власти - инициаторы проектов правовых актов определяют из числа подчиненных им сотрудников лицо лицответственных за подготовку проектов правовых актов далее - исполнительобеспечение проведения антикоррупционной экспертизы, организацию согласования. Согласование проекта правового акта на бумажном носителе осуществляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра по установленной форме приложение 7 к настоящей Инструкции и оформляется в соответствии с пунктом 3. Оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Согласование проекта правового акта, созданного в форме электронного документа, осуществляется в СЭД с использованием электронной подписи. Проект правового акта согласовывается в следующей последовательности: 5. Исполнитель проекта правового акта полистно, включая приложения. Юридическая служба отдел органа государственной власти - инициатора проекта. Руководитель органа государственной власти - инициатора проекта. Заместитель Губернатора автономного округа, в ведении которого находится орган государственной власти - инициатор проекта правового акта. Должностное лицо, руководитель органа государственной власти или лицо, его замещающее, которому в проекте акта предусматриваются поручения, либо если к его компетенции относится совместное с инициатором проекта правового акта решение вопросов, в нем содержащихся. Члены Правительства автономного округа для проектов правовых актов Правительства автономного округа. Департамент финансов автономного округа в случае, если на реализацию проекта правового акта требуются расходы бюджета автономного округа. Руководитель Аппарата Губернатора - заместитель Губернатора автономного округа. Проекты правовых актов подлежат регистрации в СЭД. На согласование проекта правового акта должностными лицами отводится не более 3 рабочих дней, при этом: по вопросам, требующим дополнительной экспертизы, в том числе лингвистической, антикоррупционной, правовой, юридико-технической, по результатам которой готовится заключение, - до 10 рабочих дней; в ред. При оперативной подготовке проекта правового акта по поручению Губернатора автономного округа срок согласования может быть сокращен вплоть до незамедлительного исполнения в течение одного рабочего дня. При наличии замечаний согласование проекта правового акта может оформляться в виде заключения с изложением замечаний, предложений, текста изменений, дополнений либо предложений об исключении отдельных положений проекта далее - разногласияо чем делается отметка в листе согласования кроме Правового управления. Для устранения разногласий, возникших при согласовании проекта правового акта, заместитель Губернатора автономного округа в ведении которого находится орган государственной власти - инициатор проекта правового акта вместе с инициатором проекта правового акта обеспечивают обсуждение проекта правового акта с должностными лицами, органами государственной власти автономного округа, с которыми возникли разногласия. Проект правового акта, согласованный должностными лицами, органами государственной власти, указанными в подпунктах 5. После присвоения проекту правового акта регистрационного номера инициатор проекта правового акта направляет его в Правовое управление для осуществления правовой экспертизы. При этом к проекту правового акта прилагаются копии отрицательных заключений Правового управления на проект правового акта, полученные исполнителем ранее при направлении проекта правового акта на согласование в Правовое управление при их наличии. В случае отрицательного заключения проект правового акта с прилагаемыми к проекту документами возвращается Правовым управлением инициатору проекта. В случае положительного заключения Правовое управление передает согласованный проект правового акта в Организационное управление. Представление последней версии проекта правового акта в Организационное управление в электронном виде осуществляет инициатор проекта совместно с Правовым управлением. Проект правового акта после согласования руководителем Аппарата Губернатора - заместителем Губернатора автономного округа вместе с необходимыми документами передается помощнику Губернатора автономного округа для представления Губернатору автономного округа. Подготовка, согласование и оформление проектов распоряжений заместителей Губернатора автономного округа далее также - проект распоряжения, проекты распоряжений. Проекты распоряжений заместителей Губернатора автономного округа готовят по их поручению либо по собственной инициативе органы государственной власти, находящиеся в их ведении в соответствии с распределением обязанностей. К проекту распоряжения заместителя Губернатора автономного округа прилагаются: проект распоряжения, оформленный в соответствии с приложением 5 к настоящей Инструкции; письма, заключения, протоколы, поручения, а также иные документы, подтверждающие необходимость согласования и принятия проекта распоряжения; замечания органов государственной власти по проекту распоряжения, оформленные в виде отдельного документа при наличии ; указатель рассылки. Проекты распоряжений подлежат регистрации в СЭД. Согласование проекта распоряжения заместителя Губернатора автономного округа на бумажном носителе осуществляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра, оформляется в соответствии с пунктом 3. Согласование проекта распоряжения заместителя Губернатора автономного округа, созданного в форме электронного документа, осуществляется в СЭД с использованием электронной подписи. Проект распоряжения заместителя Губернатора автономного округа согласовывается в последовательности, указанной подпунктами 5. При необходимости или по поручению заместителя Губернатора автономного округа проект распоряжения согласовывается с Департаментом финансов автономного округа, руководителями территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по автономному округу. Проект распоряжения заместителя Губернатора автономного округа после согласования должностными лицами передается инициатором проекта на рассмотрение заместителю Губернатора автономного округа. Проект правового акта, подготовленный с нарушением порядка, установленного настоящей Инструкцией, возвращается Аппаратом Губернатора автономного округа инициатору проекта. ОФОРМЛЕНИЕ, РАССЫЛКА И ОПУБЛИКОВАНИЕ ПРАВОВЫХ АКТОВ АВТОНОМНОГО ОКРУГА 6. Проекты правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа редактируются Управлением документационного обеспечения в соответствии с правилами современного русского языка, требованиями официально-деловой стилистики и переносятся на бланк с воспроизведением герба автономного округа в соответствии с видом документа. Правовые акты оформляются в порядке, установленном пунктами 3. Регистрация правового акта осуществляется в СЭД в день подписания и предусматривает проставление на документе регистрационного номера и даты регистрации. Выпускаемым правовым актам присваивается порядковый номер соответствующего вида документа в пределах календарного года. К порядковому номеру закона автономного округа через черточку добавляется индекс "оз", к номеру постановления Правительства автономного округа - индекс "п", распоряжения Правительства автономного округа - индекс "рп", распоряжения Губернатора автономного округа - индекс "рг", распоряжения заместителя Губернатора автономного округа, Аппарата Губернатора автономного округа - индекс "р". Принятые законы автономного округа, правовые акты Губернатора, Правительства автономного округа, подписанные Губернатором автономного округа лицом, его замещающимскрепляются оттиском печати Губернатора с воспроизведением герба автономного округа. Копии правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа заверяются оттиском круглой не гербовой печати Губернатора автономного округа. Принятые правовые акты Правительства автономного округа, подписанные должностным лицом, на которое возложено исполнение отдельных обязанностей Губернатора автономного округа на подписание правовых актов Правительства автономного округа, скрепляются оттиском печати Правительства автономного округа с воспроизведением герба. Принятые распоряжения заместителей Губернатора автономного округа, Аппарата Губернатора автономного округа скрепляются оттиском печати Аппарата Губернатора автономного округа. Копии распоряжений заместителей Губернатора автономного округа, Аппарата Губернатора автономного округа заверяются оттиском печати Управления документационного обеспечения. В течение 3 рабочих дней после подписания копии законов автономного округа, правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа, распоряжений заместителей Губернатора автономного округа посредством СЭД рассылаются согласно указателю рассылки, составленному исполнителем документа. В случае необходимости направления копии правового акта на бумажном носителе доставка осуществляется в двухдневный срок, а срочных и оперативных - незамедлительно. Указатель рассылки копий законов автономного округа составляется Управлением документационного обеспечения. Опубликование нормативных правовых актов автономного округа в официальном печатном издании автономного округа "Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" обеспечивает Управление документационного обеспечения. Выпуск официального печатного издания "Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" осуществляется не реже 2 раз в месяц. Тиражирование официального печатного издания "Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" осуществляется по заявке Управления документационного обеспечения организацией, выбранной по результатам проведения Департаментом управления делами Губернатора автономного округа торгов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о размещении заказов. Официальное печатное издание "Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" рассылается в соответствии с указателем рассылки, ежегодно утверждаемым руководителем Аппарата Губернатора - заместителем Губернатора автономного округа, а также распространяется Управлением документационного обеспечения в электронном виде. Аппарат Губернатора автономного округа в течение 3 рабочих дней со дня подписания законов автономного округа, нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа осуществляет действия, необходимые для их размещения опубликования в официальном сетевом издании "Официальный интернет-портал правовой информации" www. Департамент общественных и внешних связей автономного округа в соответствии с пунктом 6. Размещение текстов правовых актов, принятых Губернатором, Правительством автономного округа, на едином официальном сайте государственных органов автономного округа осуществляет Управление документационного обеспечения в течение 3 рабочих дней со дня подписания правового акта. Размещение текстов правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа, приказов исполнительных органов государственной власти автономного округа, имеющих нормативный правовой характер, в информационно-поисковых правовых базах данных обеспечивает Департамент управления делами Губернатора автономного округа. Управление документационного обеспечения не реже 2 раз в неделю направляет в Департамент управления делами Губернатора автономного округа копии правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа в двух экземплярах на бумажном и электронном носителях, согласно указателю рассылки правового акта. Не подлежат размещению на едином официальном сайте государственных органов автономного округа и в информационно-поисковых правовых базах данных документы, содержащие сведения, составляющие государственную, служебную или иную охраняемую законом тайну, а также документы, содержащие персональные данные. Подлинники законов автономного округа, актов Губернатора, Правительства автономного округа, первых заместителей Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа после подписания с сопровождающими документами формируются в дела и хранятся в Управлении документационного обеспечения до передачи на постоянное хранение в казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры". ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 7. Договоры, контракты, соглашения, меморандумы, протоколы о намерениях далее - договоры. Подготовка, заключение, исполнение, прекращение, а также приостановление действий договоров, заключаемых органами государственной власти автономного округа, осуществляются в соответствии с 7. Договоры от имени автономного округа заключаются в пределах полномочий автономного округа, установленныхфедеральными конституционными законами, федеральными законами, Уставом Основным законом автономного округа, законами автономного округа иными правовыми актами автономного округа. Договоры от имени Правительства автономного округа заключаются в пределах полномочий Правительства автономного округа, установленныхфедеральными законами, Уставом Основным законом автономного округа, законами автономного округа иными правовыми актами автономного округа, а также соглашениями с федеральными органами государственной власти о передаче осуществления части полномочий. Решение о заключении договора от имени Правительства автономного округа принимается в форме распоряжения Правительства автономного округа. Проект договора вносится на рассмотрение Правительства автономного округа одновременно с проектом распоряжения Правительства о подписании договора. Подготовка, согласование и внесение на рассмотрение Правительства автономного округа проекта распоряжения о заключении договора, заключаемого от имени Правительства автономного округа, осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства автономного округа. Договор оформляется автором разработчиком проекта договора на стандартных листах бумаги формата А4 210 x 297 мм с применением текстового редактора Word for Windows версии 6. Договор должен содержать: учетные реквизиты договора номер, дату, место подписания ; преамбулу вводную частьв которой определяются субъекты, уполномоченные заключить договор; полное наименование контрагентов, под которым они внесены в Единый государственный реестр юридических лиц; предмет договора; права и обязанности сторон; способы и порядок обеспечения обязательств по договору; ответственность сторон; основания прекращения обязательств по договору; порядок разрешения споров; сроки и условия вступления договора в силу; срок действия договора; адреса и банковские реквизиты сторон; наименование должности, фамилию, имя, отчество уполномоченного лица, подписывающего договор; подписи сторон, заверенные оттиском печати юридического лица; сведения о регистрации договора. В случае необходимости договор может иметь приложения. В тексте договора должны быть ссылки на приложения как на неотъемлемую часть договора. Количество подлинников договора должно соответствовать числу подписывающих сторон. Изготовление необходимого количества подлинных экземпляров договора обеспечивает автор разработчик проекта. В случае поступления проекта договора в качестве оферты от контрагента проект направляется в орган государственной власти по принадлежности предмета договора для подготовки заключения. Согласование поступившего от контрагента договора осуществляется на копии договора. Ответственность за достоверность, полноту, качество подготовленного договора, за соблюдение сроков его согласования и соответствие внесенных изменений и дополнений согласующих органов в проект договора несет автор разработчик проекта договора. Договор от имени автономного округа подписывается Губернатором автономного округа, а в его отсутствие - лицом, его замещающим. Договор от имени Правительства автономного округа подписывается Губернатором автономного округа либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом Основным законом автономного округа иными правовыми актами автономного округа, другими должностными лицами. Регистрация договора осуществляется в СЭД в день подписания и предусматривает проставление на документе регистрационного номера и даты регистрации. Регистрационный номер присваивается в пределах календарного года с соответствующим индексом договор - "д", соглашение - "с", контракт - "к", меморандум - "м", протокол о намерениях - "п". Если договор содержит условия о конфиденциальности сведений, касающихся предмета договоров, исполнения и полученных результатов, при регистрации договора на первой странице экземпляра ставится пометка "Для служебного пользования". Договоры, заключаемые от имени автономного округа и Правительства автономного округа, подлежат регистрации в Управлении документационного обеспечения. Договоры по вопросам мобилизационной подготовки, в том числе отнесенные к государственной тайне, заключаемые от имени автономного округа и Правительства автономного округа, подлежат регистрации в органе государственной власти, ответственном за мобилизационную подготовку. Договор, подписанный Губернатором автономного округа лицом, его замещающимскрепляется оттиском печати Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа и направляется контрагенту. Подготовку сопроводительного письма к договору осуществляет орган государственной власти - автор разработчик договора. При возвращении контрагентом договора с протоколом разногласий проект договора вновь проходит согласование в соответствии с порядком, установленным пунктами 5. Рассылка копий заключенного договора, подписанного всеми сторонами, осуществляется на основании указателя рассылки, подготовленного органом государственной власти, являющимся автором разработчиком проекта договора. Подлинники договоров, заключаемых от имени автономного округа и Правительства автономного округа, хранятся в Управлении документационного обеспечения. Подлинники договоров по вопросам мобилизационной подготовки, в том числе отнесенные к государственной тайне, хранятся в мобилизационном производстве специального отдела Управления специальных мероприятий Аппарата Губернатора автономного округа. Если условиями договора предусматривается промежуточное в течение срока его действия подписание сторонами документов о выполнении его условий протоколы, акты и др. Доверенность от имени Губернатора, Правительства автономного округа. Проект доверенности от имени Губернатора, Правительства автономного округа далее - доверенность на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами, делегирование которых может осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа, готовится органами государственной власти далее - разработчик проекта доверенности по форме в соответствии с приложением 8 к настоящей Инструкции. Решение о выдаче доверенности от имени Правительства автономного округа принимается в форме распоряжения Правительства автономного округа. Проект доверенности вносится на рассмотрение Правительства автономного округа одновременно с проектом распоряжения Правительства автономного округа о выдаче доверенности. Подготовка, согласование и внесение на рассмотрение Правительства автономного округа проектов распоряжений Правительства автономного округа о выдаче доверенностей, заключаемых от имени Правительства автономного округа, осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства автономного округа. Доверенность оформляется на бланке Губернатора, Правительства автономного округа с цветным воспроизведением герба автономного округа либо на стандартном листе бумаги формата А4 210 x 297 мм с применением текстового редактора Word for Windows версии 6. Обязательными реквизитами доверенности являются: наименование документа ДОВЕРЕННОСТЬ ; дата выдачи доверенности и регистрационный номер; текст доверенности; подпись фамилия, имя, отчество, должность лица, которое будет подписывать доверенность ; оттиск гербовой печати. В тексте доверенности указываются: фамилия, имя, отчество полностью и должность уполномочивающего лица; фамилия, имя, отчество полностьюдолжность и паспортные данные уполномочиваемого лица; перечисление предоставляемых полномочий; срок действия доверенности. В состав документов, прилагаемых к проекту доверенности, входят: пояснительная записка, завизированная разработчиком проекта доверенности, которая содержит обоснование необходимости подписания доверенности; копии документов, являющихся основанием выдачи доверенности. Доверенность от имени Губернатора, Правительства автономного округа подписывается Губернатором автономного округа, а в его отсутствие - лицом, его замещающим, и скрепляется оттиском печати Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа. Регистрация доверенности осуществляется в СЭД в день подписания и предусматривает проставление регистрационного номера и даты регистрации. Датой регистрации доверенности является дата ее подписания. Доверенности присваивается порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года. Доверенность выдается на срок до 1 года с момента подписания до окончания текущего календарного годаесли иное не оговорено в тексте доверенности. Лицо, получившее доверенность, обязано вернуть доверенность в Управление документационного обеспечения при наступлении обстоятельств, влекущих невозможность использования, в частности, при истечении срока доверенности, прекращении служебного контракта и др. Поручения руководителей содержатся в резолюциях по рассмотренным документам или оформляются по установленной форме к Инструкции. Поручения могут оформляться в виде перечня поручений. Поручение резолюция включает следующие элементы: инициалы и фамилию фамилии исполнителя исполнителейсодержание поручения, срок исполнения поручения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату. Проекты поручений Губернатора автономного округа готовят по поручению Губернатора автономного округа либо по собственной инициативе помощники Губернатора автономного округа, заместители Губернатора автономного округа, руководители органов государственной власти автономного округа. Согласование проекта поручения Губернатора автономного округа осуществляется на оборотной стороне последнего листа и оформляется в порядке, установленном пунктом 3. Проект поручения Губернатора автономного округа согласовывается следующими должностными лицами: исполнитель проекта поручения; заместитель Губернатора автономного округа, руководитель органа государственной власти или лицо, его замещающее, которому в проекте предусматриваются поручения либо к компетенции которого относится решение вопросов, содержащихся в поручении. Поручения Губернатора автономного округа, данные по итогам рабочих поездок, совещаний, публичных мероприятий с участием Губернатора автономного округа, оформляются в течение 5 рабочих дней со дня соответствующей поездки, совещания, публичного мероприятия. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы в соответствии с порядком, установленным пунктами 3. Объем текста служебного документа письма не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объема информация оформляется приложением к письму. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в порядке, установленном пунктами 8. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем органа государственной власти структурного подразделения. Исполнитель представляет проект письма руководителю не менее чем за 2 рабочих дня до окончания срока исполнения поручения. Служебные письма проходят процедуру согласования заинтересованными должностными лицами в порядке, установленном пунктом 3. Служебные письма подписываются должностными лицами в порядке, установленном пунктом 3. Служебная телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации. Телеграммы печатаются по установленной форме приложение 10 к настоящей Инструкции. Телеграммы за подписью Губернатора автономного округа либо лица, его замещающего, оформляются категорией "Правительственная". Служебные телеграммы, подписанные Губернатором автономного округа, заместителями Губернатора автономного округа, а также лицами, имеющими доверенность, выданную Правительством автономного округа или Губернатором автономного округа, регистрируются в системе автоматизации электронного документооборота и делопроизводства Управлением документационного обеспечения. Текст телеграммы излагается кратко. Объем текста, как правило, не превышает 90 слов одна машинописная страница, включая реквизиты бланка. В состав реквизита "Адресат" входят: населенный пункт, улица, номер дома, полное наименование организации, фамилия инициалы получателя. Почтовый индекс не указывается. При отправке международной телеграммы адрес указывается латинскими буквами. Телеграмма должна содержать один адресат. При направлении телеграммы нескольким адресатам на отправку передаются телеграммы, оформленные на каждого адресата. Ответственность за наличие точного и полного адреса несет исполнитель. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, других формах работы коллегиальных и совещательных органов. Протоколы оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги А4, шрифтом черного цвета Times New Roman N 14, с использованием текстового редактора Word For Windows, имеют следующие реквизиты: полное официальное наименование органа государственной власти; вид документа - ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами насыщенным шрифтом и выравнивается по центру; вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита одним - двумя межстрочными интервалами и выравнивается по центру; место проведения заседания, совещания указывается при необходимости, печатается после наименования вида издаваемого документа, отделяется от него чертой и выравнивается по центру; дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля; номер протокола оформляется арабскими цифрами, может включать буквенные индексы, печатается на уровне реквизита "дата протокола" и ограничивается правым полем; текст протокола; подпись председательствующего. На протоколах заседаний, в случае необходимости, ставится пометка "Для служебного пользования", на секретных - соответствующий гриф секретности. Протоколы оформляются в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение. Протокол заседания Правительства автономного округа оформляется в краткой форме на бланке установленной формы. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части приводятся: фамилия, инициалы, должность председательствующего; список присутствовавших если состав присутствующих более 30 человек, состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка во вводной части протокола ; повестка дня. Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в этом случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. В основной части краткого протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Подпись отделяется от текста двумя - тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица председательствовавшего на совещании заседанииподпись и расшифровку подписи инициалы и фамилию. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов. Датой протокола является дата проведения совещания заседания. Подпись председательствующего на заседаниях координационных и совещательных органов, создаваемых при Губернаторе и Правительстве автономного округа, заверяется оттиском печати с воспроизведением герба автономного округа. Протокольные поручения оформляются в виде выписок из протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к вопросу повестки дня, по которому готовят выписку, и заверяется оттиском печати органа государственной власти, подготовившего выписку. Выписки из протоколов заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе автономного округа и Правительстве автономного округа заверяются печатью с соответствующим реквизитом "Губернатор Ханты-Мансийского автономного округа - Югры", "Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры". Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний совещанийосуществляется в соответствии с порядком, установленным разделом 8 настоящей Инструкции. Ведение записи, сбор исходных материалов, оформление, учет, регистрация, согласование протокольного поручения, подготовка выписки из протоколов заседаний координационных и совещательных органов, создаваемых при Губернаторе автономного округа и Правительстве автономного округа, осуществляется органами государственной власти, обеспечивающими деятельность соответствующих координационных или совещательных органов. Ведение записи, сбор исходных материалов, оформление, учет, регистрация, согласование протокольного поручения, подготовка выписки из протокола совещаний и заседаний, проводимых заместителями Губернатора автономного округа, осуществляется органами государственной власти, обеспечивающими подготовку совещания, заседания. Хранение подписанных протоколов заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе и Правительстве автономного округа до передачи на постоянное хранение в казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" осуществляется Управлением документационного обеспечения. Протоколы заседаний координационных, совещательных иных консультативных органов, образуемых при Губернаторе, Правительстве автономного округа, оформляются в течение 5 рабочих дней со дня соответствующего заседания. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ 8. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежит исполнение: поручений и указаний Президента Российской Федерации, которые содержатся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, в директивах Президента Российской Федерации, а также оформляются в установленном порядке на бланках со словом "Поручение" или в виде резолюций далее - поручения и указания Президента Российской Федерации ; в ред. С целью организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, поручений Администрации Президента Российской Федерации, федеральных министерств и ведомств, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе Губернатором автономного округа даются поручения, оформленные в виде резолюций или отдельных поручений заместителям Губернатора автономного округа, руководителям органов государственной власти автономного округа. В случае отсутствия Губернатора автономного округа поручения даются лицом, исполняющим его обязанности, либо руководителем Аппарата Губернатора - заместителем Губернатора автономного округа. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора, Правительства автономного округа, организуется заместителями Губернатора автономного округа в соответствии с установленным распределением обязанностей. Исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства автономного округа, координационных и совещательных органов при Губернаторе автономного округа и Правительстве автономного округа, а также отдельных поручений Губернатора автономного округа, организуется заместителями Губернатора автономного округа, руководителями органов государственной власти, структурных подразделений органов государственной власти, которым адресованы поручения. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах заместителей Губернатора автономного округа, протоколах заседаний координационных и совещательных органов при заместителях Губернатора автономного округа, а также отдельных поручений заместителей Губернатора автономного округа организуется руководителями органов государственной власти, структурных подразделений органов государственной власти, которым адресованы поручения. Доведение поручений до исполнителей осуществляется посредством СЭД в режиме реального времени. В случае необходимости направления документов на бумажном носителе доставка осуществляется в двухдневный срок, а срочных и оперативных - незамедлительно. Поручения, содержащиеся в правовых актах Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа, доводятся до исполнителей путем направления копии акта посредством СЭД. Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе, Правительстве автономного округа и заместителях Губернатора автономного округа, доводятся до исполнителей путем направления копий протоколов или выписок из протоколов посредством СЭД. Если поручение дано нескольким исполнителям, доклад об исполнении представляет исполнитель, указанный в поручении первым далее - основной исполнительесли в резолюции должностного лица, давшего поручение, не определено иное. При этом исполнитель несет персональную ответственность за своевременное исполнение поручения. Если поручение дано органам местного самоуправления автономного округа, доклад об исполнении представляет орган государственной власти автономного округа, который осуществляет контроль в соответствии с пунктом 8. В поручении, состоящем из отдельных пунктов с разными сроками выполнения, основной исполнитель определяется из числа заместителей Губернатора автономного округа, руководителей органов государственной власти по каждому пункту, в соответствии с распределением, временным исполнением обязанностей или утвержденными полномочиями. В случае если исполнителями соисполнителями поручения являются органы местного самоуправления автономного округа, контроль за их исполнением осуществляет орган государственной власти автономного округа, к сфере деятельности которого относится поручение, подлежащее исполнению органами местного самоуправления. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки основной исполнитель организует исполнение в оперативном порядке, используя согласительные мероприятия. В целях исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации основной исполнитель при необходимости разрабатывает план мероприятий по реализации поручения, утверждаемый распоряжением Губернатора автономного округа. План мероприятий разрабатывается в случае долгосрочности мероприятий год и болеенеобходимости разработки и принятия правовых актов автономного округа, совместного исполнения мероприятий органами государственной власти, а также исполнения мероприятий с участием территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований автономного округа. Вопросы, касающиеся исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, рассматриваются Правительством автономного округа. Поручение исполняется в соответствии с содержанием резолюции руководителя в установленные в резолюции сроки, на основании имеющихся сроков в запросе или по решению автора резолюции. Поручения, указанные в абзацах 2 - 7 пункта 8. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты, следующей за датой его подписания. Сроки исполнения поручений, содержащие указания "срочно", "оперативно", "в короткие сроки" исчисляются в календарных днях с даты подписания резолюции по исполнению поручения. Срок исполнения поручений, содержащихся в правовых актах, исчисляется в календарных днях со дня вступления этих актов в силу. Если срок исполнения не установлен, поручение подлежит исполнению в течение 30 календарных дней с даты его подписания. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий рабочий день. Поручения, указанные в абзацах втором - седьмом пункта 8. Документы резолюции, поручения подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - не позднее указанного срока; с указанием "Весьма срочно" - незамедлительно в течение рабочего дня; с указанием "Срочно" - в течение 3 дней; с указанием "Оперативно", "В короткие сроки" - в течение 10 дней; с указанием "Ежемесячно" - до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, если иные сроки не указаны в поручении; с указанием "Ежеквартально" - до 10-го числа месяца, следующего за отчетным, если иные сроки не указаны в поручении; с указанием "Ежегодно", "Постоянно" - до 28 января года, следующего за отчетным, если иные сроки не указаны в поручении; с указанием "1 раз в полугодие" - до 20-го числа месяца, следующего за отчетным, если иные сроки не указаны в поручении. Если срок исполнения поручения превышает 3 календарных месяца, основной исполнитель до истечения половины срока представляет промежуточную информацию о ходе исполнения должностному лицу, давшему поручение либо лицу, его замещающему. Аппарат Губернатора автономного округа устанавливает для ответственных исполнителей промежуточные контрольные сроки представления информации об исполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации на имя Губернатора автономного округа лица, его замещающего. Соисполнители представляют основному исполнителю информацию по исполнению поручения за 5 дней до истечения установленного срока. Соисполнители и основные исполнители несут ответственность за качество подготовки и своевременность представления предложений по исполнению поручения. Проекты ответов, направленные исполнителю на доработку, корректируются в течение 2 рабочих дней. В случае, если в ходе исполнения поручения возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель представляет на имя должностного лица, давшего поручение либо лица, его замещающегодоклад с указанием обстоятельств, конкретных мер, принимаемых для обеспечения исполнения поручения и предложений о продлении срока исполнения. Предложение об изменении основного исполнителя поручения вносится на имя должностного лица, давшего поручение либо лица, его замещающего. Переадресация исполнения поручения другому исполнителю допускается при наличии согласования с должностным лицом, которому предусматривается передать поручение на исполнение, и оформляется не позднее истечения половины установленного для исполнения срока. Не допускается переадресация поручений, срок исполнения которых истек. Изменение или продление срока исполнения поручения производится при наличии объективных причин отсутствие реальных условий выполнения, которые невозможно было предусмотреть при постановке документа на контроль; необходимость получения дополнительных материалов, проведения соответствующих расчетов и другой работы. Предложения о продлении срока исполнения поручения представляются не позднее чем за 3 дня до истечения срока, отведенного на исполнение поручения. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения о продлении представляются не позднее чем за 10 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручений или указаний Президента Российской Федерации в установленный срок, основной исполнитель докладывает об этом Губернатору автономного округа для принятия решения о подготовке письма в адрес Президента Российской Федерации от имени Губернатора автономного округа с указанием причин, конкретных мер, принимаемых для обеспечения исполнения поручения, и обоснованных предложений по корректировке срока исполнения. Письмо с предложением о корректировке срока исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации должно быть направлено не позднее чем по истечении половины установленного срока на имя Президента Российской Федерации и в Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе или основному исполнителю в случаях, если Губернатор автономного округа или Правительство автономного округа являются соисполнителями поручения. Доклад об исполнении поручений, указаний Президента Российской Федерации, адресованных федеральным органам исполнительной власти к исполнению совместно с Губернатором автономного округа или Правительством автономного округа, направляется в федеральный орган исполнительной власти, назначенный ответственным исполнителем, за подписью Губернатора автономного округа либо лица, его замещающего не менее чем за 10 дней до наступления установленного Президентом Российской Федерации срока или в срок, установленный ответственным исполнителем. Доклад об исполнении поручений или указаний Президента Российской Федерации, адресованных Губернатору автономного округа или Правительству автономного округа, направляется за подписью Губернатора автономного округа лица, его замещающего Президенту Российской Федерации и в Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе в установленный срок. К докладу прилагаются копии принятых во исполнение поручения документов. Информация о результатах выполнения поручений Президента Российской Федерации размещается на едином официальном сайте государственных органов автономного округа органами государственной власти, являющимися основными исполнителями поручений. Органы государственной власти автономного округа, являющиеся основными исполнителями поручений Президента Российской Федерации, исполнение которых возложено на высших должностных лиц субъектов Российской Федерации, в течение 3 дней с установленной даты исполнения представляют в Аппарат Губернатора автономного округа информационную справку об исполнении поручений Президента Российской Федерации, которая должна содержать конкретные результаты. Органы государственной власти, являющиеся исполнителями поручений и указаний Президента Российской Федерации, ежеквартально направляют в Управление контроля исполнения поручений и нормативных правовых актов Аппарата Губернатора автономного округа информацию о рассмотренных Правительством автономного округа вопросах, касающихся исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, и сведения о размещении информации о результатах выполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации на едином официальном сайте государственных органов автономного округа. Доклад о выполнении поручений, представленный для снятия с контроля или продления срока исполнения, объяснение причин неисполнения поручения в установленный срок направляются исполнителем в Управление контроля исполнения поручений и нормативных правовых актов для передачи помощнику Губернатора автономного округа и последующего доклада Губернатору автономного округа лицу, его замещающему. В докладе об исполнении поручений, указанных в абзаце десятом пункта 8. Информация о ходе и результатах исполнения поручений, указанных в абзаце десятом пункта 8. Если по представленным материалам Губернатором автономного округа даны новые поручения, дальнейший контроль осуществляется на основании новых поручений. Если во исполнение поручения издан правовой акт автономного округа, в Управление контроля исполнения поручений и нормативных правовых актов исполнителем не позднее 3 дней после выхода правового акта представляется копия принятого правового акта. При направлении информации о выполнении поручения в электронном виде исполнитель представляет документированное подтверждение исполнения. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех пунктов поручения и сообщения результатов заинтересованным и контролирующим органам. Если представленная информация не содержит необходимых сведений или не позволяет сделать вывод о полном исполнении поручения, поручение возвращается исполнителю на доработку. Снятие с контроля в этом случае не происходит. Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с контроля. Решение о снятии поручения с контроля или продлении срока исполнения поручения принимает должностное лицо, давшее поручение, или лицо, его замещающее. Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации принимает Президент Российской Федерации либо Руководитель Администрации Президента Российской Федерации, либо помощник Президента Российской Федерации - начальник Контрольного управления Президента Российской Федерации. Поручения и указания Президента Российской Федерации снимаются с контроля на основании информационного письма Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе. До снятия с контроля поручения и указания Президента Российской Федерации находятся на контроле в Аппарате Губернатора автономного округа и в исполнительном органе государственной власти, ответственном за исполнение поручения. Решение о снятии с контроля поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, принимается Губернатором автономного округа лицом, его замещающим. Решение о снятии с контроля поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе, Правительстве автономного округа, принимается координационными и совещательными органами. Решение о снятии с контроля поручений, в результате выполнения которых было заключено соглашение от имени автономного округа или Правительства автономного округа, принимается Губернатором автономного округа лицом, его замещающим после подписания соглашения всеми заинтересованными сторонами. До подписания соглашения договора всеми сторонами поручение находится на контроле в Аппарате Губернатора автономного округа в течение 1 месяца с момента подписания соглашения договора Губернатором автономного округа. При наличии объективных причин, препятствующих подписанию соглашения договора контрагентом, срок исполнения поручения продлевается на 1 месяц. Автором разработчиком соглашения договора руководителю Аппарата Губернатора - заместителю Губернатора автономного округа направляется информация о причинах, препятствующих подписанию соглашения договорасогласованная с заместителем Губернатора автономного округа, в ведении которого находится орган государственной власти, являющийся автором разработчиком соглашения договора. Причинами неисполнения или ненадлежащего исполнения поручений является выполнение поручения не в полном объеме, а также нарушение сроков исполнения поручения без объективной причины. В случае выявления фактов нарушения сроков исполнения поручений Аппарат Губернатора автономного округа информирует ответственных исполнителей, а также заместителя Губернатора автономного округа, в ведении которого в соответствии с утвержденным распределением обязанностей находится орган государственной власти, об истечении сроков выполнения поручения. Ответственный исполнитель в течение 1 рабочего дня со дня истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет в Аппарат Губернатора автономного округа информацию о ходе исполнения поручения, причинах неисполнения в установленный срок и мерах ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения должностных лиц. Руководитель Аппарата Губернатора - заместитель Губернатора автономного округа вносит Губернатору автономного округа предложения о проведении служебных проверок по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений, мерах дисциплинарного воздействия, а также мерах снижения ежемесячного денежного поощрения в отношении должностных лиц, в отношении которых Губернатор автономного округа является представителем нанимателя, допустивших указанные нарушения. По фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, а также несвоевременного направления докладов об их исполнении Президенту Российской Федерации проводятся служебные проверки. При наличии оснований виновные должностные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности. Аппаратом Губернатора автономного округа в адрес руководителей органов государственной власти направляются предложения по применению аналогичных мер в отношении исполнителей поручений. Контроль исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, поручений федеральных министерств и ведомств, поручений полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, а также Губернатора автономного округа осуществляется Аппаратом Губернатора автономного округа. Аппарат Губернатора автономного округа проводит проверки организации работы по исполнению поручений в исполнительных органах государственной власти автономного округа в порядке, установленном Аппаратом Губернатора автономного округа. Контроль исполнения правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа осуществляется заместителями Губернатора автономного округа в соответствии с установленным распределением обязанностей. Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе, Правительстве автономного округа, осуществляется руководителями органов государственной власти, обеспечивающими деятельность соответствующих координационных и совещательных органов. Контроль исполнения распоряжений заместителей Губернатора автономного округа, поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при заместителях Губернатора автономного округа, а также отдельных поручений заместителей Губернатора автономного округа осуществляется помощниками советниками заместителей Губернатора автономного округа. Контроль исполнения поручений, указанных в абзацах шестом - восьмом пункта 8. В случае надлежащего осуществления мониторинга исполнителем в течение сроков, указанных в настоящем пункте, он снимается с контроля в Аппарате Губернатора автономного округа в соответствии с пунктом 8. В случае передачи осуществления мониторинга на внутренний контроль исполнитель направляет в Аппарат Губернатора автономного округа в течение 3 дней копию приказа распоряжения об организации осуществления мониторинга, предусматривающего назначение должностных лиц, ответственных за его исполнение и контроль. Заместители Губернатора автономного округа, руководители органов государственной власти автономного округа несут персональную ответственность за реализацию поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, а также поручений и резолюций Губернатора автономного округа и обеспечивают контроль за их своевременным и надлежащим исполнением. Руководитель Аппарата Губернатора - заместитель Губернатора автономного округа осуществляет общий контроль исполнения поручений. По результатам внутреннего контроля: структурные подразделения, должностные лица, органы государственной власти, на которые возложены функции контроля исполнения поручений, не реже 1 раза в месяц до 25 числа представляют руководителю органа государственной власти отчет об исполнительской дисциплине, предложения о проведении служебных проверок по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений, мерах ответственности в отношении виновных в неисполнении поручений должностных лиц; руководитель органа государственной власти автономного округа ежемесячно до 5 числа представляет в Аппарат Губернатора автономного округа информацию о проведенных служебных проверках по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений, мерах ответственности, принятых в отношении виновных в неисполнении поручений должностных лиц. В целях обеспечения исполнения поручений органами государственной власти автономного округа Аппарат Губернатора автономного округа принимает следующие меры упреждающего контроля: осуществляет анализ состояния исполнительской дисциплины и систематический контроль за сроками исполнения поручений; направляет основным исполнителям напоминания о поручениях, до окончания срока рассмотрения которых осталось 10 дней; еженедельно представляет Губернатору автономного округа сведения о состоянии исполнительской дисциплины, фактах несвоевременного или ненадлежащего исполнения либо неисполнения поручений. В целях упреждающего контроля в органах государственной власти применяются меры, аналогичные применяемым Аппаратом Губернатора автономного округа. В случае поступления в органы государственной власти автономного округа итоговых документов, подготовленных по результатам общественного контроля исполнения поручений, указанных в абзаце десятом пункта 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 9. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и передачу в государственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству. Организация документов в делопроизводстве в органах государственной власти осуществляется службами делопроизводства соответствующих органов или специально уполномоченными на то лицами. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе государственной власти и его структурных подразделений, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным уполномоченным органом, номенклатурами дел за предшествующие годы, документами, образующимися в деятельности органа государственной власти, их видами, составом и содержанием. В органе государственной власти составляются номенклатуры дел подразделений приложение 11 к настоящей Инструкции и сводная номенклатура дел органа государственной власти приложение 12 к настоящей Инструкции. Номенклатура дел подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства подразделения, представляется в службу делопроизводства органа государственной власти, согласовывается с центральной экспертной комиссией органа государственной власти и подписывается руководителем подразделения. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить в службу делопроизводства соответствующего органа, ответственную за составление сводной номенклатуры дел органа государственной власти автономного округа. Сводная номенклатура дел органа государственной власти составляется службой делопроизводства органа государственной власти на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел Аппарата Губернатора автономного округа составляется архивным отделом Ведомственным архивом Управления документационного обеспечения Аппарата Губернатора автономного округа далее - Ведомственный архив. Сводная номенклатура дел органа государственной власти согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры далее - ЭПМК и утверждается руководителем органа государственной власти автономного округа. Сводная номенклатура дел органа государственной власти согласовывается со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры далее - Архивная служба Югры один раз в пять лет. После утверждения сводной номенклатуры дел органа государственной власти подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. Сводная номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Подразделения Аппарата Губернатора автономного округа представляют номенклатуры дел в Ведомственный архив не позднее 1 октября текущего года. В случае изменения функций или структуры органа государственной власти автономного округа сводная номенклатура дел подлежит переработке, согласованию и утверждению. Названиями разделов сводной номенклатуры являются названия подразделений органов государственной власти. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа государственной власти автономного округа. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом: В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения подразделения органа государственной власти направления деятельности и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения в целом. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел томов, частей. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, далее - плановую, отчетную, затем другую документацию по степени важности, в конце располагаются дела переписки, книг, журналов учета и регистрации. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок "разные материалы", "общая переписка" и т. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела переписка, журнал и т. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле планы, списки, доклады и т. Если дело состоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома частиуточняющие содержание заголовка дела. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, также можно использовать типовую или примерную номенклатуру. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел в том числе в электронном видео переходящих делах например, переходящее с 2000 г. Документы коллегиальных и совещательных органов комиссий, советов, коллегий, штабов и др. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел томов. Подразделения органов государственной власти представляют итоговую запись в службу делопроизводства соответствующего органа. Подразделения Аппарата Губернатора автономного округа представляют итоговые записи в Ведомственный архив. На основании итоговых записей составляется сводная итоговая запись о количестве и категориях дел, заведенных в органах государственной власти автономного округа за год, которая представляется в Архивную службу Югры. Формирование и оформление дел. Формирование документов в дела осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства соответствующих подразделений органа государственной власти, в соответствии с номенклатурами дел органа государственной власти автономного округа. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; в дело помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, копии документов, черновики; дело должно содержать не более 250 листов; документы объемом свыше 250 листов формируются в несколько томов, в этом случае индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы, в хронологическом порядке входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления. Распорядительные документы постановления, распоряжения, приказы группируются в дела по видам и хронологии. Распоряжения приказы по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений приказов по личному составу. Отдельно группируются распоряжения приказы о командировках. Протоколы группируются в хронологическом порядке. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Личное дело каждого уволенного служащего группируется в отдельный. Лицевые счета сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в алфавитном порядке. Обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, и документы по их рассмотрению исполнению группируются в дела по фамилиям граждан в алфавитном порядке. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Включает в себя комплекс работ по брошюровке, нумерации листов дела, описанию дела на обложке и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками органа государственной власти структурного подразделенияв обязанности которых входит заведение и формирование дел. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; подшивку и переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя; составление в необходимых случаях внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Сложенный лист формата А3, А2 разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующей последовательности: конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Лист-заверитель составляется по установленной форме приложение 13 к настоящей Инструкции и подписывается составителем. Обложка дела оформляется по установленной форме приложение 14 к настоящей Инструкции. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" далее - Государственный архив Югрыв который будут передаваться дела. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел органа государственной власти. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов частейна обложку каждого тома части выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома части. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным уполномоченным органом. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год ы заведения и окончания дела. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме к Инструкциисодержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Если дело переплетено и подшито, внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы переплет позволял свободно читать текст документов дела. Металлические скрепления булавки, скрепкизакладки иные не относящиеся к содержанию дела вложения удаляются. Выявленные недостатки в оформлении документов и дел устраняются органом государственной власти автономного округа, сдающим документы. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы". Электронные документы с сохранением всех реквизитов, включая заверяющие электронные подписи, хранятся в течение сроков, предусмотренных номенклатурами дел участников СЭД. Создаваемые в СЭД электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью уполномоченного пользователя СЭД, которые согласно номенклатуре дел участника СЭД имеют постоянный срок хранения или срок хранения более 10 лет, изготавливаются в виде документов на бумажном носителе, которые собственноручно подписываются тем же уполномоченным пользователем СЭД. Для подтверждения соответствия документа электронному документу пользователь СЭД, изготовивший данный документ, визирует его собственноручной подписью. В иных случаях при необходимости копии электронных документов, электронных образов документов, электронных документов, заверенных электронными подписями, заверенные ответственным должностным лицом участника СЭД, могут также храниться на бумажных носителях. Электронные документы временного срока хранения, подписанные электронной подписью, уничтожаются, что подтверждается соответствующим актом, подписанным ответственным должностным лицом участника СЭД. Хранение электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей проверки электронной подписи. Для сертификатов ключей проверки электронной подписи хранимых электронных документов оформляются и хранятся документы, подтверждающие статус сертификатов ключей проверки электронной подписи. Экспертиза ценности документов, подготовка описей и актов об уничтожении дел. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе государственной власти создается центральная экспертная комиссия далее - ЦЭК и, при необходимости, экспертные комиссии далее - ЭК в подразделениях органа государственной власти, работающие под методическим руководством ЦЭК органа государственной власти и возглавляемые руководителями подразделений. Функции, права и организация работы ЦЭК ЭК определяется положением, которое утверждается руководителем соответствующего органа государственной власти автономного округа одновременно с утверждением состава ЦЭК ЭК. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК ЭК. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор дел постоянного хранения для передачи в Государственный архив Югры структурными подразделениями Аппарата Губернатора автономного округа в Ведомственный архив ; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в органе государственной власти автономного округа; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании типовых перечней документов с указанием сроков хранения и сводной номенклатуры дел органа государственной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики. По результатам экспертизы ценности документов составляются архивные описи дел постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Архивные описи дел далее - опись составляются отдельно на дела: временного свыше 10 лет хранения приложение 16 к настоящей Инструкции ; по личному составу приложение 17 к настоящей Инструкции ; постоянного хранения приложение 18 к настоящей Инструкции. На дела временного до 10 лет хранения описи не составляются. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером если дело состоит из нескольких томов частейто каждый том часть вносится в опись под самостоятельным номером ; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью ; графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. В подразделениях Аппарата Губернатора автономного округа описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством Ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в Ведомственный архив. Опись дел подразделения Аппарата Губернатора автономного округа подписывается составителем, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения и Ведомственным архивом, после чего подписывается руководителем подразделения. Опись дел подразделения Аппарата Губернатора автономного округа составляется в двух экземплярах, один передается вместе с делами в Ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении. Описи дел, подготовленные подразделениями органа государственной власти, служат основой для подготовки годового раздела сводной описи дел далее - сводная опись дел постоянного хранения органа государственной власти автономного округа. Сводные описи дел рассматриваются на заседании ЦЭК органа государственной власти. Одобренные протоколом ЦЭК сводные описи направляются на рассмотрение ЭПМК Архивной службы Югры. Согласованные протоколом ЭПМК Архивной службы Югры сводные описи дел утверждаются руководителем органа государственной власти автономного округа. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел документовна основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа государственной власти структурного подразделенияуказанные электронные дела документы подлежат уничтожению. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению приложение 19 к Инструкции производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Согласованные ЦЭК акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем органа государственной власти после утверждения ЭПМК Архивной службы Югры сводных описей дел постоянного хранения. Оперативное хранение документов и дел. Руководители подразделений органа государственной власти и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел, находящихся в текущем делопроизводстве и поставленных на государственный учет путем внесения заголовков и других данных в опись, утвержденную ЭПМК Архивной службы Югры. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по сводной номенклатуре дел. Выдача документов и дел структурным подразделениям органа государственной власти производится с регистрацией в книге выдачи копий документов, книге выдачи дел работникам организации на основании заказа требования на выдачу дел приложение 20 к настоящей Инструкции на срок не более 1 месяца. Выдача дел во временное пользование другим органам государственной власти оформляется актом приложение 21 к настоящей Инструкциикоторый составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем органа государственной власти, передающего дела, и руководителем органа государственной власти - получателя. Подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дела в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка, проверяется нумерация листов и состояние документов выданного дела. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с разрешения руководителя органа государственной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Подготовка и передача документов в архив. Предельный срок временного хранения архивных документов постоянного хранения в органах государственной власти 10 лет. Дела постоянного хранения органа государственной власти передаются на постоянное хранение в Государственный архив Югры по графику, составленному Государственным архивом Югры, согласованному с руководителями органов государственной власти, по утвержденным ЭПМК Архивной службы Югры описям дел. Прием дел оформляется актом приема-передачи дел. Дела постоянного хранения структурных подразделений Аппарата Губернатора автономного округа передаются в Ведомственный архив Аппарата Губернатора автономного округа после истечения двухлетнего срока хранения в конце первого квартала текущего года. Дела временного до 10 лет включительно хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В период подготовки дел к передаче в архив проверяются правильность формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти структурного подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники органа государственной власти структурного подразделения обязаны устранить. Прием каждого дела производится в присутствии сотрудника органа государственной власти. На обоих экземплярах описи дел напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел и подписи специалиста, ответственного за архив, и лица, передавшего дела. При ликвидации органа государственной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства в органе государственной власти, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в Государственный архив Югры, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел. При реорганизации органа государственной власти документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемнику реорганизуемого органа государственной власти по акту в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 10. Для удостоверения подлинности документов в органах государственной власти используются соответственно требуемому документу гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении исполнении документов, других отметок справочного характера в органах государственной власти применяются соответствующие мастичные штампы. Образцы печатей и штампов Губернатора автономного округа утверждаются распоряжением Губернатора автономного округа. Образцы печатей и штампов Правительства автономного округа утверждаются постановлением Правительства автономного округа. Образцы печатей и штампов органа государственной власти утверждаются положением об органе государственной власти. Образцы печатей и штампов структурного подразделения Аппарата Губернатора автономного округа утверждаются положением о структурном подразделении. Герб автономного округа помещается на печати органов государственной власти в соответствии с 10. Кроме печати с изображением герба автономного округа в органах государственной власти используются печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов "Для пакетов", "Для копий" и. Оттиск печати проставляется на документе в установленном месте, таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были читаемы. Оттиск должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП". Не заверяется оттиском печати подпись должностных лиц на служебных письмах. Изготовление печатей и штампов Губернатора, Правительства автономного округа, Аппарата Губернатора автономного округа и его структурных подразделений производится Департаментом управления делами Губернатора автономного округа. Изготовление печатей и штампов органов государственной власти производится самостоятельно. Учет печатей и штампов, необходимых для ведения секретного делопроизводства, их выдачу уполномоченным должностным лицам, прием на хранение и последующее уничтожение пришедших в негодность утративших значение печатей и штампов осуществляет специальный отдел Управления специальных мероприятий Аппарата Губернатора автономного округа. Учет печатей и штампов, имеющихся в органе государственной власти, их выдачу уполномоченным должностным лицам, прием на хранение и последующее уничтожение пришедших в негодность утративших значение печатей и штампов осуществляют ответственные должностные лица, назначенные руководителем органа государственной власти. Учет и выдача печатей и штампов уполномоченным должностным лицам производится под расписку в журнале учета и выдачи печатей и штампов приложение 22 к настоящей Инструкции. Учет и хранение гербовых печатей Губернатора, Правительства автономного округа, Аппарата Губернатора автономного округа осуществляется начальником Управления документационного обеспечения его заместителем. Учет и хранение печатей и штампов, имеющихся в структурном подразделении Аппарата Губернатора автономного округа, осуществляют ответственные должностные лица, назначенные руководителем соответствующего структурного подразделения. Хранение печатей с изображением герба автономного округа осуществляется в опечатываемых сейфах металлических шкафахисключающих допуск к ним посторонних лиц. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений, занимаемых органами государственной власти, без письменного разрешения руководителя органа государственной власти не допускается. Проверка наличия печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем органа государственной власти, с оформлением акта приложение 23 к настоящей Инструкции. Отметка о проведенных проверках проставляется в журнале учета и выдачи печатей и штампов после последней записи. После минования надобности в случае реорганизации, смены наименования, организационно-кадровых измененийа также пришедшие в негодность печати и штампы аннулируются и сдаются для уничтожения по месту выдачи, где они уничтожаются по акту приложение 24 к настоящей Инструкции с соответствующей отметкой в журнале учета. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Мастичные печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются, металлические опиливаются двумя перекрестными линиями. Отметка об уничтожении печати или штампа проставляется в графе "Примечание" журнала учета и выдачи печатей и штампов. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением герба автономного округа возлагается на руководителя органа государственной власти автономного округа. Ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на ответственных должностных лиц. Герб автономного округа воспроизводится на бланках документов органов государственной власти автономного округа в соответствии с 10. Образцы бланков Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа утверждаются распоряжением Губернатора автономного округа. Образцы бланков Правительства автономного округа утверждаются постановлением Правительства автономного округа. Образцы бланков органа государственной власти утверждаются положением об органе государственной власти. Образцы бланков структурных подразделений Аппарата Губернатора автономного округа утверждаются положением о структурном подразделении. Бланки Губернатора, Правительства автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа с цветным воспроизведением герба автономного округа изготавливаются полиграфической организацией, выбранной по результатам проведения торгов Департаментом Управления делами Губернатора автономного округа в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о размещении заказов, по заявке Управления документационного обеспечения, оформленной на бланке установленной формы приложение 25 к настоящей Инструкции. Бланки с воспроизведением герба автономного округа подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме журнале. Учет бланков Губернатора, Правительства автономного округа, первых заместителей Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа осуществляет Управление документационного обеспечения. Тексты документов на бланках Губернатора, Правительства автономного округа, распоряжений заместителей Губернатора автономного округа с цветным воспроизведением герба автономного округа распечатываются Управлением документационного обеспечения. Допускается ведение внутренней переписки без использования бланков между подразделениями органа государственной власти по вопросам информационного, материально-технического, хозяйственного обеспечения деятельности соответствующего органа власти. Бланки документов используются строго по назначению. Передача бланков другим органам государственной власти, организациям и лицам не допускается. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков, для списания и уничтожения по акту. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ введен 11. Прием, регистрация и учет конфиденциальных документов осуществляется отдельно от иной документации. Размещение опубликование документов с пометкой "Для служебного пользования" в том числе их проектов на официальных сайтах органов государственной власти, иных сайтах сети Интернет, а также в средствах массовой информации запрещается. Конфиденциальные документы передаются для исполнения только работникам, которым они отписаны руководителем органа государственной власти начальником структурного подразделенияпод подпись в соответствующих учетных формах. Особенности оформления конфиденциальных документов. Конфиденциальные документы, независимо от их формы представления, должны включать реквизиты согласно к Инструкции: пометка конфиденциальности "Для служебного пользования"; номер экземпляра; регистрационный номер, присвоенный по журналу учета в системе конфиденциального делопроизводства; сведения об исполнителе. Пометка конфиденциальности "Для служебного пользования" проставляется на первом листе конфиденциального документа в правом верхнем углу, на обложке и титульном листе издания, дела, а также на первой странице сопроводительного письма, без кавычек и сокращений: Для служебного пользования Если в тексте сопроводительного письма к конфиденциальным документам не содержится конфиденциальная информация, на нем под пометкой "Для служебного пользования" в скобках указывается: "Без приложения не конфиденциально", например: Для служебного пользования без приложения 1 не конфиденциально Экз. В органах государственной власти не допускается использование иных пометок конфиденциальности, кроме как "Для служебного пользования". На входящем поступившем конфиденциальном документе регистрационные данные о поступлении в орган государственной власти содержат: индекс "Вх"; порядковый учетный номер, присвоенный по журналу учета входящих поступивших конфиденциальных документов; пометку конфиденциальности "Для служебного пользования"; дату поступления и количество листов. При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество его листов, а также знаком "+" общее количество листов в приложении. Количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации, указывается отдельно. Отметки о поступлении данных документов проставляются в правом нижнем углу первого листа, например: Вх. В в правом нижнем углу документа первого листа проставляется штампом или от руки отметка: приложение к вх. Регистрационный номер исходящего отправляемого конфиденциального документа проставляется на первом листе и последнем листе документа в реквизите "Отметка об исполнителе". На остальных листах регистрационный номер проставляется в середине нижнего поля нижний колонтитул. На всех листах, кроме первого, рядом с номером проставляется пометка конфиденциальности аббревиатурой "дсп"например: N 173дсп, где 173 - номер по журналу учета подготовленных документов, "дсп" - аббревиатура пометки конфиденциальности документа. Номер экземпляра конфиденциального документа. Номер экземпляра конфиденциального документа оформляется без кавычек и указывается на первом листе документа ниже пометки конфиденциальности, например: Для служебного пользования Экз. Если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы, то они перечисляются в конце текста сопроводительного письма в реквизите "Приложения" с указанием краткого наименования, номера, номера экземпляра, количества листов по каждому приложению отдельно, в том числе и не содержащему конфиденциальной информациинапример: Приложения: 1. В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в деле отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: "только в адрес", например: Приложение: Сведения о запасах. Отметка об исполнителе проставляется на последней странице конфиденциального документа в левом нижнем углу либо на оборотной стороне. Указанная отметка включает в себя: учетный номер; количество изготовленных экземпляров с указанием краткого перечня рассылки; отметку об уничтожении чернового документа; должность, ФИО, контактный телефон работника, исполнившего документ; должность, ФИО, контактный телефон работника, отпечатавшего документ; дату подготовки документа, например: Уч. N 173дсп исполнено 2 экз. N 1 - в адрес, экз. Исполнил: должность, ФИО, тел. N 173дсп исполнено 23 экз. N 1 - в дело, экз. Исполнил: должность, ФИО, тел. N 173дсп исполнено 23 экз. N 1 - в дело, экз. Снятие пометки "Для служебного пользования" осуществляется руководителем органа государственной власти или лицом, его замещающим. Входящие поступившие исходящие отправляемые конфиденциальные документы подлежат учету путем присвоения и проставления на них регистрационных номеров, а также внесения учетных данных в журналы учета конфиденциальных документов согласнок Инструкции далее - журнал, журналы. Журналы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью органа государственной власти. Регистрация конфиденциальных документов начинается в журналах с первого номера ежегодно, а по окончании календарного года делается итоговая запись. В учетных формах отражаются данные о движении конфиденциальных документов с момента их получения создания до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации. В формах учета конфиденциальных документов запрещается осуществлять исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства. Журналы заполняются разборчивым почерком с расшифровкой подписей работников, которым был передан конфиденциальный документ. Исправления в журналах заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью органа государственной власти. Конфиденциальные документы учитываются по количеству листов, издания - поэкземплярно. Носители конфиденциальной информации фото- кино- видео- и аудиопленкимашинные носители конфиденциальной информации винчестеры, дискеты, DVD CD диски, USB-флэш накопители - поштучно. При регистрации конфиденциальных документов в СЭД в электронных регистрационных карточках документов в поле "Содержание" делается пометка конфиденциальности "ДСП", содержание текста не указывается. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение электронных образов конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам запрещается. Допускается присоединение сканированных конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам, если система электронного документооборота установленным порядком аттестована на соответствие требованиям по безопасности информации. Исходящие отправляемые конфиденциальные документы учитываются в журнале учета исходящих отправляемых конфиденциальных документов к Инструкции. Поступившие в орган государственной власти документы, имеющие пометку конфиденциальности "Для служебного пользования", в том числе "Коммерческая тайна", "Служебная тайна", "Конфиденциально", "Строго конфиденциально" подлежат учету в журнале учета входящих поступивших конфиденциальных документов к Инструкции. После вскрытия конверта и проверки правильности вложений входящему поступившему конфиденциальному документу присваивается очередной входящий номер по журналу учета входящих поступивших конфиденциальных документов. При регистрации конфиденциального документа заполняются графы 1 - 7 журнала учета входящих поступивших конфиденциальных документов. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер, присвоенный конфиденциальному документу, с аббревиатурой конфиденциальности документа "дсп". В графе 5 указываются номер, присвоенный конфиденциальному документу в органе государственной власти, издавшем конфиденциальный документ, и дата его подписания утверждения. Если конфиденциальный документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк. При наличии в конфиденциальном документе сопроводительного письма, в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 - количество листов приложений. При этом, если все приложения имеют пометку конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, в случае если часть приложений не имеет пометки конфиденциальности, то количество их листов проставляется знаком "+" отдельно, например: Вх. При поступлении конфиденциального документа в двух и более экземплярах проставляется количество листов каждого экземпляра. При учете конфиденциальных документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления и подлежащих возврату адресату, отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного конфиденциального документа и каждого приложения. Графа 8 журнала учета входящих поступивших конфиденциальных документов заполняется после возврата конфиденциального документа с резолюцией руководителя органа государственной власти лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства. Учет конфиденциальных документов выделенного хранения. К конфиденциальным документам выделенного хранения относятся фото- кино- видео- и аудиопленки, а также текстовые и чертежно-графические документы, которые по производственным условиям, режиму доступа к ним или их внешним особенностям вид носителя, формат, сброшюрованность и т. Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале учета конфиденциальных документов выделенного хранения к Инструкции. Перед учетным номером конфиденциального документа выделенного хранения дополнительно проставляется индекс "Инв. В журнале учета конфиденциальных документов выделенного хранения индекс не проставляется. При регистрации конфиденциальных документов выделенного хранения заполняются графы 1 - 7 журнала учета конфиденциальных документов выделенного хранения. Поступивший конфиденциальный документ, подлежащий переводу на выделенное хранение, переводится на данный вид учета без сопроводительного письма. Сопроводительное письмо к конфиденциальному документу выделенного хранения подшивается в. В деле напротив каждого приложения, подлежащего переводу на учет выделенного хранения, проставляется индекс "Инв. Конфиденциальный документ, изданный другим органом государственной власти и подлежащий выделенному хранению, регистрируется в журнале учета документов выделенного хранения. При регистрации конфиденциального документа в журнале учета документов выделенного хранения, ранее учтенного в журнале учета входящих поступивших конфиденциальных документов, в графе 4 указывается, откуда поступил конфиденциальный документ, в графе 5 - его учетный номер по журналу учета входящих поступивших конфиденциальных документов, в графе 13 журнала учета входящих поступивших конфиденциальных документов проставляются номер, присвоенный конфиденциальному документу по журналу учета конфиденциальных документов выделенного хранения, и количество листов, переведенных на выделенное хранение. При регистрации конфиденциального документа в журнале учета документов выделенного хранения, ранее учтенного в журнале учета исходящих отправленных конфиденциальных документов, в графе 4 указывается структурное подразделение данного органа государственной власти, разработавшее конфиденциальный документ, в графе 5 - учетный номер конфиденциального документа по журналу учета подготовленных исходящих отправляемых конфиденциальных документов, в графе 17 журнала учета подготовленных исходящих конфиденциальных документов проставляется номер, присвоенный конфиденциальному документу по журналу учета конфиденциальных документов выделенного хранения, и количество переведенных на выделенное хранение экземпляров. При регистрации машинного носителя конфиденциальной информации в журнале учета документов выделенного хранения, ранее учтенного в журнале учета машинных носителей конфиденциальной информации, в графе 4 указывается орган государственной власти, в графе 5 - учетный номер машинного носителя конфиденциальной информации по журналу учета машинных носителей конфиденциальной информации, в графе 9 журнала учета машинных носителей конфиденциальной информации проставляется номер, присвоенный машинному носителю конфиденциальной информации по журналу учета конфиденциальных документов выделенного хранения. При постановке на учет выделенного хранения машинного носителя конфиденциальной информации без регистрации его в журнале учета машинных носителей конфиденциальной информации в графе 5 делается прочерк. Учтенные текстовые конфиденциальные документы выделенного хранения помещаются в обложку и брошюруются. Лист с заверительной надписью располагается отдельно. В нем указывается прописью количество листов в конфиденциальном документе и заверяется подписью с расшифровкой работника, составившего заверительную надпись, с проставлением даты. Литерные номера или вклеенные на листы документа фотоотпечатки отражаются в заверительной надписи. Индексы и учетные номера, присвоенные конфиденциальным документам по журналу учета конфиденциальных документов выделенного хранения, проставляются на текстовых документах в нижнем правом углу обложки и титульного листа при его наличии. На чертежно-графических конфиденциальных документах индекс и номер проставляются на каждом листе в местах, отведенных соответствующими стандартами. Учет машинных носителей конфиденциальной информации. Машинные носители конфиденциальной информации винчестеры, дискеты, DVD CD диски, USB-флэш накопители с пометкой "ДСП" учитываются в журнале учета машинных носителей конфиденциальной информации к Инструкции. Конфиденциальные документы должны быть зарегистрированы в журнале учета исходящих подготовленных конфиденциальных документов. Отправка конфиденциальных документов осуществляется в законвертованном виде фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями. Допускается отправка передача конфиденциальных документов в законвертованном виде непосредственно адресату представителю адресата с регистрацией факта передачи-получения в разносной книге к Инструкции. Пересылка конфиденциальных документов с использованием средств факсимильной связи или посредством электронных почтовых служб открытого доступа запрещается. Передача конфиденциальных документов исполнителям осуществляется под подпись в журнале учета выдачи конфиденциальных документов к Инструкции или в карточке учета выдачи конфиденциальных материалов дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации к Инструкции. Машинные носители конфиденциальной информации винчестеры, дискеты, DVD CD диски, USB-флэш накопителиа также фото- кино- видео- и аудиопленки направляются с сопроводительными письмами, зарегистрированными в журнале учета подготовленных исходящих конфиденциальных документов. Копирование и тиражирование конфиденциальных документов. Конфиденциальные документы не подлежат распространению передаче без согласия руководителя органа государственной власти. Копирование и тиражирование конфиденциальных документов должно осуществляться с соблюдением действующих требований по защите информации. Копирование и тиражирование конфиденциальных документов в связи со служебной необходимостью, а также изготовление выписок из них осуществляется с письменного разрешения руководителя органа государственной власти, в адрес которого поступили данные документы, или уполномоченного им руководителя структурного подразделения, в адрес которого они поступили для исполнения. В этом случае на свободном месте или на оборотной стороне сопроводительного письма или на свободном месте или на оборотной стороне титульного или последнего листа конфиденциального документа ставится виза руководителя органа государственной власти с поручением уполномоченному лицу: снять копии или сделать выписки с указанием конкретных пунктов документа ; выполнить копирование тиражирование в необходимом количестве; указать адреса получателей и дату, например: Ивановой Снять две копии и направить в администрации Белоярского района, Березовского района. Сделать выписку пунктов 1 - 4, 7 и направить в Департамент культуры автономного округа. Подпись расшифровка подписи руководителя и дата. После копирования тиражирования конфиденциальных документов лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, учитывает копии выписки и на оборотной стороне оригинального документа сопроводительного письма осуществляет запись о количестве снятых копий или сделанных выписок с указанием конкретных пунктов документаза какими номерами они учтены, и указывает дату, например: Дополнительно размножено 2 экз. Сделана одна выписка с пунктов 1 - 4, 7. Дополнительно размноженные конфиденциальные документы учитываются за этим же номером. При этом порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например: экз. Выписки из конфиденциальных документов учитываются за новыми учетными номерами. На копиях конфиденциальных документов в правом верхнем углу первой страницы проставляется отметка "Копия". На выписках из конфиденциальных документов после наименования документа проставляется отметка "Выписка". Формирование конфиденциальных документов в дела. Конфиденциальные документы формируются в дела отдельно от других документов. В номенклатуру дел органа государственной власти включаются дела "Для служебного пользования" и журналы учета конфиденциальных документов. В номенклатуре дел в графе "Индекс дела" добавляется пометка конфиденциальности "Для служебного пользования". Делу с конфиденциальными документами присваивается пометка "Для служебного пользования", которая проставляется в правом верхнем углу обложки. Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела - дате последнего подшитого конфиденциального документа. На подшитые в дело конфиденциальные документы составляется внутренняя опись к Инструкции. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Листы ознакомления с конфиденциальными документами подшиваются в дела вместе с данными документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются. Подшитые в дело конфиденциальные документы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа. По окончании дела в конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество внесенных в нее конфиденциальных документов, должность и фамилия лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства. При изъятии конфиденциального документа на его место подшивается справка-заместитель к Инструкциикоторая подписывается руководителем службы делопроизводства или лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Исправление общего количества листов в этом случае не осуществляется, на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела, об изъятии конфиденциальных документов делается отметка во внутренней описи дела. Временное изъятие конфиденциальных документов из текущих дел осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. По возвращении конфиденциального документа в дело справка-заместитель уничтожается. Прием дел с пометкой конфиденциальности "Для служебного пользования" на постоянное хранение в архив оформляется актом приема-передачи конфиденциальных дел документов к Инструкции. Дела передаются в архив органа государственной власти с полистной проверкой включенных в них конфиденциальных документов. Выдача дел осуществляется под подпись в "Карточке учета выдачи конфиденциальных документов дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации ". Конфиденциальные документы хранятся в служебных запираемых помещениях или архиве органа государственной власти. Помещения, в которых ведется конфиденциальное делопроизводство и находятся на хранении конфиденциальные документы, должны быть оборудованы системами пожарной и охранной сигнализации. За сохранность конфиденциальных документов, находящихся в конфиденциальном делопроизводстве, отвечает лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства. За сохранность конфиденциальных документов, переданных для работы, отвечает работник, получивший их под подпись. Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в структурном подразделении органа государственной власти осуществляется через лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства в данном органе государственной власти, с обязательной отметкой в журнале учета выдачи конфиденциальных документов. При смене или увольнении лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приема-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый руководителем органа государственной власти. Вынос конфиденциальных документов за пределы служебных помещений административных зданий осуществляется с согласия руководителя соответствующего органа государственной власти. Уничтожение конфиденциальных документов, в том числе их магнитных носителей. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, а также с истекшими сроками хранения, уничтожаются путем их механической переработки на шредерах либо сжигаются. Магнитные, оптические носители конфиденциальной информации уничтожаются механическим путем разбиваются или разрезаются на части размером не более 1 x 1 сма жесткие магнитные диски винчестеры и USB-флэш накопители - путем механического воздействия до полного разрушения или в специализированных устройствах для уничтожения информации, путем воздействия электромагнитного поля. Уничтожать конфиденциальные документы их магнитные носители каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается. Контроль состояния конфиденциального делопроизводства. Контроль сохранности конфиденциальных документов осуществляется комиссией, созданной по распоряжению приказу руководителя органа государственной власти далее - Комиссия. Персональный состав Комиссии не менее 3 человек определяет руководитель органа государственной власти. В состав Комиссии включаются заместитель руководителя органа государственной власти, ответственный за организацию работ по безопасности информации в органе государственной власти, а также наиболее квалифицированные работники службы делопроизводства и лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства. Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется ежегодно в первом квартале года, следующего за отчетным. В архиве, где хранятся издания, дела и другие документы с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия осуществляется не реже одного раза в 5 лет. Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется путем сверки записей в учетных журналах с фактическим наличием конфиденциальных документов, а также отметок об уничтожении или отправке конфиденциальных документов в этих журналах с соответствующими актами на уничтожение. В журналах все отметки об отправке, уничтожении и переучете конфиденциальных документов заверяются проставлением записи "Проверено" с датой и подписью председателя Комиссии. По результатам работы Комиссии составляется акт проверки наличия и состояния конфиденциальных документов к Инструкциикоторый утверждается руководителем органа государственной власти. В указанном акте содержатся результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации. Копия акта проверки наличия и состояния конфиденциальных документов направляется в Аппарат Губернатора автономного округа. В случае установления факта утраты конфиденциальных документов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность непосредственный руководитель структурного подразделения, в котором допущен этот факт, руководитель органа государственной власти и Управление специальных мероприятий Аппарата Губернатора автономного округа. По факту утраты конфиденциальных документов или разглашения содержащихся в них сведений органом государственной власти в течение 30 дней с момента обнаружения осуществляется служебная проверка, по результатам которой составляется заключение. Копия заключения по результатам служебной проверки направляется руководителю Аппарата Губернатора - заместителю Губернатора автономного округа. В учетных журналах делается отметка о списании утраченных конфиденциальных документов со ссылкой на соответствующее заключение по результатам служебной проверки. ПЕРЕЧЕНЬ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ Приложение 2 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры ПЕРЕЧЕНЬ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ в редакции 1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодические издания. Поздравительные открытки и пригласительные билеты. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний и заседаний, другие справочно-информационные материалы. Статистические сборники, документы и формы статистической отчетности, поступившие без сопроводительного письма. Счета, квитанции, накладные, сметы. Документы на иностранных языках без перевода. Документы, не возможные к прочтению, а также оформленные без обязательных реквизитов, установленных правилами документирования и настоящей Инструкцией дата регистрации, регистрационный номер документа, отметка об исполнителе документа, подпись руководителя организации и др. ПЕРЕЧЕНЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Приложение 4 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры ПЕРЕЧЕНЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Входящие документы: 1. Плановая дата исполнения документа. Фактическая дата исполнения документа. Должность, фамилия инициалы лица, подписавшего документ. ПРАВИЛА ЮРИДИКО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА, ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ, ПРОЕКТОВ РАСПОРЯЖЕНИЙ ПЕРВЫХ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГУБЕРНАТОРА ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ. Приложение 5 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры ПРАВИЛА ЮРИДИКО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА, ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ, ПРОЕКТОВ РАСПОРЯЖЕНИЙ ПЕРВЫХ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГУБЕРНАТОРА ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ, ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГУБЕРНАТОРА ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ ДАЛЕЕ - ПРАВИЛА в редакции постановлений Губернатора ХМАО - Югры, Настоящие Правила рассчитаны на практическое применение органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры далее также - автономный округобладающими правом вносить проекты постановлений, распоряжений на рассмотрение Губернатора, Правительства автономного округа, а также органами государственной власти автономного округа, наделенными правом инициировать указанные проекты, при их подготовке, в целях обеспечения высокого качества подготовки правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа далее в настоящих Правилах - правовые акты, правовой акт путем соблюдения единообразия в их оформлении использовании средств, правил и приемов юридической техники. Настоящие Правила также применяются при подготовке проектов распоряжений первых заместителей Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа. Структура проекта правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Проект правового акта содержит текст и следующие реквизиты: титул Ханты-Мансийский автономный округ - Югранаименование правотворческого органа; наименование вида правового акта постановление, распоряжение ; заголовок, обозначающий предмет регулирования; подпись инициалы, фамилия и должность лица, которым будет подписан акт ; отметка об исполнителе; визы согласования. Проект правового акта должен быть разделен на структурные элементы, которые упрощают пользование им, улучшают его внутреннее построение и систематизацию, осуществление ссылок, помогают быстро ориентироваться в нормативном материале. Употребляются следующие структурные элементы: преамбула; разделы; главы; статьи или пункты; подпункты; абзацы. Заголовок проекта правового акта должен быть точным, четким и максимально информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования. Заголовок должен отвечать на вопрос "О чем издан правовой акт? Заголовок в кавычки не заключается, в конце заголовка точка не ставится. Если содержанием проекта правового акта является одновременно утверждение положения, порядка, правил, программы, регламента, плана, таблицы, графика, карты, схемы, изображения, образца документа и т. Текст проекта правового акта должен быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования, не противоречащим федеральному законодательству и законодательству автономного округа. Текст проекта правового акта делится на 2 части: констатирующую преамбулу и постановляющую распорядительную. В преамбуле проекта правового акта кратко излагаются цели, основания, задачи, факты и события, мотивы, послужившие основанием для принятия правового акта. Она может начинаться устойчивыми формулировками "В целях", "В соответствии", "В связи", "Во исполнение", "На основании" и т. Если правовой акт издается на основании другого документа, то в преамбуле проекта правового акта указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула: не делится на статьи; не содержит легальные дефиниции определение понятий, терминов ; не содержит ссылки на другие правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу изменению в связи с изданием правового акта; не нумеруется; располагается непосредственно после наименования проекта правового акта. Преамбула в тексте проекта постановления завершается словом "постановляю" или "постановляет", которое печатается целиком на одной строке строчными буквами вразрядку насыщенным шрифтом. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В основном это приемлемо для распоряжений, имеющих оперативный характер и потому не требующих особых пояснений. Тексты проектов правовых актов излагаются в соответствии с нормами официально-делового стиля современного русского языка. При подготовке текста следует соблюдать следующие общие правила: а использование общепринятых, понятных словосочетаний, стандартных языковых оборотов, традиционно употребляемых в письменной речи имеющих строго определенное истолкование; б применение только общепринятых или официально установленных сокращений; в использование терминов в прямом общеизвестном значении. Иное их понимание должно быть специально оговорено в проекте; г однозначное толкование термина; д недопустимость использования двусмысленных и нечетко сформулированных терминов, допускающих разное истолкование, образных языковых средств, вызывающих множество индивидуальных смысловых ассоциаций; е недопустимость использования законодательных определений дефиниций в случаях, если понятия созданы в процессе переосмысления общеупотребительных слов с использованием специальной лексики; понятия оформлены с помощью слов, которые вследствие частого употребления в речи вызывают множественные смысловые ассоциации; понятия по-разному трактуются юридической наукой и правоприменительной практикой; ж если названия органов, учреждений, объектов упоминаются в проекте несколько раз, то первый раз следует давать полное наименование в случае необходимостиа затем в скобках формулируется сокращенный вариант по форме: "далее. Например: "Ханты-Мансийский автономный округ - Югра далее - автономный округ ". Проекты правовых актов должны содержать: а полные наименования органов государственной власти и организаций в соответствии с их положениями и учредительными документами, наименование должностей и фамилий должностных лиц, которым поручается исполнение задания; пп. Проекты правовых актов оформляются с применением текстового редактора Word for Windows версии 6. Поля должны иметь следующие параметры: левое - 2,75 см; правое - 2,25 см; верхнее - 2,5 см; нижнее - 2 см. При оформлении текста проекта правового акта на двух и более листах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются сверху по центру арабскими цифрами. При подготовке проектов о внесении изменений в ранее принятые правовые акты всех видов, содержащие табличный материал, исполнителем используется электронная версия действующей редакции правового акта. Основным структурным элементом текста проекта правового акта является пункт, содержащий одно или несколько нормативных или индивидуальных предписаний. Пункты значительных по объему проектов правовых актов могут объединяться в разделы, которые подразделяются не менее чем на два структурных элемента. Разделы, при большом объеме текста, могут включать главы. Разделы и главы должны иметь порядковые номера в виде римских цифр. Заголовок раздела или главы включает соответственно слово "раздел" или "глава" с заглавной буквы, затем порядковый номер и наименование раздела или главы. Пункты правового акта могут иметь порядковые номера в виде арабских цифр с точками после. Если проект правового акта содержит один пункт, то он не нумеруется. Пункты, разделы в пределах всего проекта правового акта должны иметь сквозную нумерацию. В исключительных случаях пункты каждого раздела проекта правового акта могут иметь отдельную нумерацию в десятичной системе с точками между цифрами, составляющими номер, и после последней цифры, составляющей номер, согласно порядковому номеру раздела проекта правового акта. Разделы и главы проекта правового акта должны иметь заголовки. Пункт проекта правового акта может иметь подпункты, образуемые абзацами, отделяемыми друг от друга точкой с запятой кроме последнегои обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой либо арабскими цифрами в десятичной системе с точками между цифрами, составляющими номер, и после последней цифры, составляющей номер, либо строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Абзацы пункта подпункта не нумеруются. При необходимости для полноты изложения вопроса в проектах правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения правовых актов федерального законодательства и законодательства автономного округа с указанием ссылок на наименование этих документов. Ссылки в пунктах на другие пункты, а также на ранее изданные правовые акты применяются лишь в случае, когда необходимо показать взаимную связь или избежать повторений. Ссылаться возможно только на действующее законодательство, договоры, соглашения иные документы. При этом указываются следующие реквизиты в последовательности: вид правового акта, дата подписания, регистрационный номер и заголовок. Ссылки даются на правовые акты высшей или равной юридической силы. Ссылки на правовые акты низшей юридической силы или их отдельные структурные элементы не допускаются. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме и дополняются обозначением объекта действия. Создать рабочую группу в составе. В качестве исполнителей в проектах правовых актов указываются органы государственной власти автономного округа или конкретные должностные лица. Если поручение возлагается на орган государственной власти автономного округа, то его наименование указывается в дательном падеже. Департаменту строительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в срок до 10 июня 2015 года внести на рассмотрение Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры проект постановления Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "О внесении изменений в "О государственной программе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Обеспечение доступным и комфортным жильем жителей Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в 2014 - 2020 годах". Если поручение возлагается на конкретное должностное лицо, то указывается полностью наименование должности соответствующего должностного лица, фамилия с инициалами инициалы ставятся перед фамилией в дательном падеже. Директору Департамента финансов - заместителю Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Дюдиной обеспечить своевременное финансирование субсидий из бюджета Ханты-Мансийского автономного округа - Югры. В пунктах о вступлении в силу правового акта должны употребляться понятия: "вступление в силу", "распространяет свое действие на правоотношения". Пункт о порядке вступления в силу вводится в случае, если необходимо установить особый порядок вступления в силу данного правового акта, отличный от определенного действующим законодательством автономного округа. Если проект правового акта изменяет, дополняет или признает утратившим силу ранее изданный правовой акт или его отдельные структурные элементы, то один из пунктов проекта правового акта должен содержать ссылку на правовой акт, признаваемый утратившим силу структурный элемент правового актас указанием его вида, даты, номера и заголовка. В случае признания утратившим силу правового акта его структурного элемента в тексте проекта правового акта должен быть пункт, который начинается словами "Признать утратившим силу". В случаях, установленных законодательством автономного округа, проект правового акта должен содержать указание на его официальное опубликование. Приложением к правовому акту является: положение, порядок, правила, программа, регламент, план, таблица, график, карта, схема, изображение, образец документа, состав комиссии рабочей группы и т. Пункт проекта правового акта при наличии приложения должен иметь ссылку на. Ссылки в тексте на приложения к данному акту оформляются словом "прилагаемое" или "приложение" в случае наличия нескольких приложенийнапример: 1. Утвердить прилагаемую государственную программу Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Обеспечение доступным и комфортным жильем жителей Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в 2014 - 2020 годах". Если правовой акт имеет несколько приложений, то каждому приложению присваивается порядковый номер арабскими цифрами по возрастанию. Если приложение 1, то порядковый номер не указывается, например: Утвердить: 1. Положение об Аппарате Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры. Структуру Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры. Образцы бланков, штампов, печати Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры. Приложение 1 к постановлению Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 17 мая 2010 года N 87 Положение об Аппарате Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Приложение 2 к постановлению Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 17 мая 2010 года N 87 Структура Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Приложение 3 к постановлению Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 17 мая 2010 года N 87 Образцы бланков, штампов, печати Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Заголовок приложения в постановляющей распорядительной части проекта правового акта должен быть идентичен заголовку, указанному в самом приложении. Заголовок приложения печатается центрованным способом, точка в конце заголовка приложения не ставится. Приложение к правовому акту является неотъемлемой его частью и оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к правовому акту Губернатора, Правительства автономного округа. При наличии в приложениях к проектам правовых актов таблиц, образцов, форм документов и т. В положении правилах, инструкции и т. Разделы подразделяются на пункты, подпункты и абзацы при их наличии. Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами, подпункты могут иметь буквенную или цифровую нумерацию, а также делиться на абзацы, не имеющие обозначений. В положении правилах, инструкции и т. В разделе "Общие положения" указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения. При наличии в тексте проекта правового акта информации, характеризующей несколько объектов по ряду признаков, указанная информация оформляется в форме таблицы. Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и др. Таблицы имеют два уровня деления: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф, а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы. Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах заголовочная часть таблицы или номера граф не проставляются. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках строк не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф употребляются только общепринятые условные обозначения. При оформлении проектов правовых актов применяется следующий порядок употребления буквы "ё": имена собственные фамилии, имена, отчества, географические названия, названия предприятий и организаций и т. Внесение изменений в ранее принятые правовые акты 19. Внесение изменений в правовой акт осуществляется путем принятия другого правового акта того же вида, если иное не установлено федеральным законодательством или законодательством автономного округа. Изменения вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо. Внесением изменений считается: а замена слов, цифр; б исключение слов, цифр, предложений; в признание утратившими силу структурных элементов; г новая редакция структурного элемента правового акта; д дополнение структурного элемента правового акта новыми словами, цифрами или предложениями; е дополнение структурными элементами правового акта; ж приостановление действия правового акта или его структурных элементов; з продление действия правового акта или его структурных элементов. Проект правового акта о внесении изменений в правовой акт или приложение к нему имеют особую структуру текста. В случае внесения изменений в правовой акт наименование проекта правового акта должно содержать наименование вида документа, в который вносятся изменения, дату, номер и заголовок правового акта, в который вносятся изменения, например: "О внесении изменений в в ред. При внесении изменений в несколько правовых актов заголовок проекта правового акта излагается в следующей редакции: "О внесении изменений в некоторые постановления распоряжения Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" в ред. Изменения оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Недопустимо изменять нумерацию разделов, глав, пунктов, буквенное или цифровое обозначение подпунктов правового акта при внесении в него изменений о признании утратившими силу структурных элементов правового акта. Дополняемым структурным элементам, которые включаются в текст правового акта до последнего структурного элемента того же вида, присваиваются порядковые номера предшествующих им структурных элементов того же вида с добавлением через точку дополнительных порядковых номеров, начиная с первого, например: "5. После пункта 2 дополнить пунктом 2. При внесении изменений в структурные элементы правового акта либо признании их утратившими силу изменение внутренней нумерации в правовом акте недопустимо. При внесении изменений в структурные элементы правового акта подсчет ведется с учетом исключенных и признанных утратившими юридическую силу структурных элементов данного правового акта. При одновременном внесении в правовой акт изменений и признании утратившими силу структурных единиц данного правового акта вносимые изменения и признание утратившими силу должны быть изложены последовательно с указанием конкретного структурного элемента, в который вносятся изменения и признаются утратившими силу, например: "1. В пункте 7: 1. Пункт 8 признать утратившим силу; 1. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно постатейно с указанием конкретного структурного элемента, в который вносятся изменения. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какой структурный элемент изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшего структурного элемента. Наименование структурного элемента указывается полностью без сокращениянапример: "абзац второй подпункта 1. При внесении дополнений в структурный элемент указываются слова, после которых это дополнение должно находиться, например: "пункт 1. Структурный элемент правового акта излагается в новой редакции в случаях, если: а необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу; б неоднократно вносились изменения в текст структурной единицы правового акта. Изложение структурного элемента правового акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данного структурного элемента. При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения включается в текст изменяющего правового акта, а не является приложением к нему, например: "1. При внесении изменений в приложение к правовому акту применяются правила о внесении изменений в правовой акт. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа", например: цифры "12, 14, 125" заменить соответственно цифрами "13, 15, 126". При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова", например: слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз". Перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу 34. Для приведения правовых актов в соответствие с федеральным законодательством, законодательством автономного округа, в целях систематизации нормативных правовых актов автономного округа, в связи с изданием новых правовых актов и признанием утратившими силу отдельных правовых актов, отдельных положений готовится перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу. В перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются: а правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу полностью. При этом отдельными пунктами указывается как сам правовой акт, подлежащий признанию утратившим силу, так и все правовые акты, которыми в текст основного правового акта ранее вносились изменения; б правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу частично, то есть, если утрачивает силу не весь правовой акт, а только его отдельные структурные элементы. Перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, может быть отдельным пунктом в проекте правового акта, устанавливающем новое правовое регулирование, а также может быть самостоятельным проектом правового акта. Перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, должен быть юридически обоснованным исчерпывающе полным с тем, чтобы не был упущен ни один правовой акт, не соответствующий действующему федеральному законодательству и законодательству автономного округа, и не были включены для признания утратившими силу ни один правовой акт или его часть, сохраняющие свое действие. При включении каждого правового акта в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, должны быть указаны вид правового акта, дата его подписания, номер, наименование правового акта. При признании утратившими силу правового акта в перечень правовых актов включаются в виде отдельных пунктов все правовые акты, которыми в разное время в основной правовой акт вносились изменения. Каждый правовой акт включается в перечень правовых актов одного вида, подлежащих признанию утратившими силу, в виде отдельного пункта. Правовые акты в перечне правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, в том числе при внесении изменений, располагаются в хронологическом порядке по дате их подписания. В пределах одной и той же даты регистрации правовые акты располагаются в соответствии с их номерами в возрастающем порядке. В перечни правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, следует включать не только правовые акты, которые действовали до принятия нового правового акта, но также правовые акты, которые ранее фактически утратили силу либо дублируют некоторые нормы последующих правовых актов, принятых по этому же вопросу, но не были признаны утратившими силу в установленном порядке. В перечни правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, не включаются правовые акты нормы временного характера, срок действия которых истек. Правовые акты нормы временного характера в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются только в том случае, если срок их действия не истек. Если подлежащий признанию утратившим силу структурный элемент содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу, то в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включается только этот структурный элемент, а приложение отдельно не указывается, хотя оно тоже считается утратившим силу. Преамбула констатирующая часть - изложение целей, мотивов, оснований для принятия правового акта, его законодательная основа. Составляет с постановляющей распорядительной частью единое предложение, в некоторых случаях может отсутствовать. В проектах постановлений преамбула заканчивается словами: "постановляю:". Постановляющая решающая часть - что сделать, кому сделать, когда сделать обеспечить, организовать, утвердить, поручить, установить, создать и т. Состоит из частей - пунктов: 1. Составляет с постановляющей распорядительной частью единое предложение, в некоторых случаях может отсутствовать. В проектах постановлений преамбула заканчивается словом: "постановляет:". Постановляющая решающая часть - что сделать, кому сделать, когда сделать обеспечить, организовать, утвердить, поручить, установить, создать и т. Состоит из частей - пунктов: 1. Преамбула констатирующая часть - изложение целей, мотивов, оснований для принятия документа, его законодательная основа. Составляет с распорядительной частью единое предложение. В некоторых случаях может отсутствовать. Распорядительная решающая часть - что сделать, кому сделать, когда сделать обеспечить, организовать, утвердить, поручить, установить, создать и т. Первый заместитель заместитель Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры инициалы, фамилия". Ханты-Мансийск Подпись Приложение 10. ТЕЛЕГРАММА Приложение 10 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Образец ТЕЛЕГРАММА Москва Охотный ряд 1 Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации депутату Государственной Думы Губернатор автономного округа Подпись исполнитель: должность, К выписке из сводной номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 8, и делается отметка о передаче итоговых сведений в Ведомственный архив. Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. Форма обложки дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения Приложение 14 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Форма обложки дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения Код гос. Внутренняя опись документов Приложение 15 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Внутренняя опись документов ед. Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями. Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела. Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок. Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел. Дела возвращены в полном объеме и сохранности. Сдал по поручению руководства организации-получателя. Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела. Приложение 24Акт об отборе и уничтожении печатей и штампов Приложение 24 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в редакции постановления Губернатора ХМАО - Югры от 08. Должность руководителя Подпись Инициалы, фамили Уч. N 173дсп, исполнено 23 экз. Журнал учета исходящих отправляемых конфиденциальных документов Приложение 28 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры введен Журнал учета исходящих отправляемых конфиденциальных документов Порядковый номер Вид и краткое содержание Подразделение и фамилия исполнителя Отпечатано Номер реестра расписка или порядковый номер по разносной книге кол-во экз. Журнал учета входящих поступивших конфиденциальных документов Приложение 29 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры введен Журнал учета входящих поступивших конфиденциальных документов Учетный номер документа Дата поступления Вид и краткое содержание документа Откуда поступил Номер и дата издания документа Количество листов основного документа 1 2 3 4 5 6 7 Кому выдан Подпись за получение и дата Подпись за возврат и дата Индекс номер дела, номера листов дела, куда подшит документ, номер и дата акта об уничтожении документа Отметки о проверке наличия документов Примечание 8 9 10 11 12 13 Приложение 30. Журнал учета конфиденциальных документов выделенного хранения Приложение 30 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры введен Журнал учета конфиденциальных документов выделенного хранения Учетный номер документа Дата регистрации Вид и заголовок документа Откуда поступил или какой службой разработан С каких учетных номеров переведен Номера экземпляров Кол-во листов в экземпляре Сведения о тиражировании номер и дата наряда на размножение количество и номера размноженных экземпляров 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Отправление Отметка о возврате Уничтожение Передача на архивное хранение куда отправлен номера экземпляров наименование, номер и дата сопроводительного документа номера экземпляров номер и дата акта об уничтожении номер экземпляра архивный шифр Приложение 31. Журнал учета машинных носителей конфиденциальной информации Приложение 31 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры введен Журнал учета машинных носителей конфиденциальной информации Учетный номер носителя Дата учета Тип, емкость носителя Серийный номер носителя Отметка о постановке на учет ФИО, подпись, дата Местонахождение носителя адрес, N кабинета Отметка о снятии с учета ФИО и подпись ответственного лица, дата Сведения об уничтожении носителя реквизиты Акта об уничтожении 1 2 3 4 5 6 7 8 Приложение 32. Журнал учета выдачи конфиденциальных документов Приложение 33 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры введен Журнал учета выдачи конфиденциальных документов Порядковый номер документа Дата передачи документа Вид и краткое содержание документа Количество листов и номера экземпляров Кому передан документ на исполнение или кем исполнен документ Расписка в получении документа Расписка принявшего документ обратно и дата Примечание Основного документа Приложения 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Приложение 34. Карточка учета выдачи конфиденциальных материалов дел, книг, журналов, чертежей машинных носителей информации Приложение 34 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры введена Карточка учета выдачи конфиденциальных материалов дел, книг, журналов, чертежей машинных носителей информации Дата Инв. N Наименование вид конфиденциального материала Номер экземпляра Кому выдано должность, ФИО Отметка о получении роспись и дата Отметка о возврате ФИО ответственного лица, роспись и дата 1 2 3 4 5 6 7 Приложение 35. Регистрация полученных документов сверена с соответствующим журналом учета, реестрами на полученную корреспонденцию. Рассылка их сверена с расчетами рассылки, реестрами на отправленную корреспонденцию, разносной книгой. Регистрация полученных документов сверена с соответствующим журналом учета, реестрами на полученную корреспонденцию. Регистрация полученных документов сверена с соответствующим журналом учета, реестрами на полученную корреспонденцию. Учет и хранение конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры исполнительных органах государственной власти, утвержденной постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 30 декабря 2012 года N 176. ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ с изменениями на: 11. Приложение «Техэксперт» Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда. Введите e-mail, указанный вами при регистрации, в поле ниже. Мы отправим на него новый пароль для доступа к сайту.

    В других проектах
    • Последнее изменение этой страницы: 26.07.2016