Должностная инструкция зав

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Заведующий архивом осуществляет руководство архивом ___ООО «Инстрой»____________________ (наименование организации).

1.2. Заведующий архивом является лицом, ответственным за обеспечение отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, образующихся в деятельности __________________ООО «Инстрой» _____________________________ (наименование организации).

1.3. Заведующий архивом подчинен непосредственно руководителю службы ДОУ__ ООО «Инстрой» ___________________ (наименование организации) и выполняет свою работу в соответствии с утвержденной должностной инструкцией и планом работы.

1.4. Заведующий архивом назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем______________ ООО «Инстрой» ____________________(наименование организации) по представлению руководителя службы ДОУ (наименование службы ДОУ).

1.5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется актами законодательства Республики Беларусь, уставом (положением) организации _____ ООО «Инстрой» ________________________ (наименование организации), положением об архиве, методическими документами по архивному делу и делопроизводству, приказами (распоряжениями), указаниями руководства организации, инструкцией по делопроизводству организации, настоящей должностной инструкцией.

1.6. Заведующий архивом должен знать:

1.6.1. перспективы развития организации, ее финансово-хозяйственной деятельности;

1.6.2. структуру организации и ее подведомственной сети;

1.6.3. нормативные правовые акты и методические документы Государственной архивной службы Республики Беларусь, относящиеся к деятельности ведомственных архивов;

1.6.4. организацию работы с документами, составление и оформление документов;

1.6.5. применение средств вычислительной и организационной техники;

1.6.6. правила охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2.1. Руководство деятельностью архива, обеспечение сохранности документов, поступивших в архив.

2.2. Методическое руководство и практическая помощь структурным подразделениям организации по оформлению документов, подлежащих сдаче в архив.

2.3. Прием документов структурных подразделений организации ___ ООО «Инстрой» ____________________ (наименование организации), их учет в архиве.

2.4. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов (отбор дел на хранение и уничтожение), оформление ее результатов.

2.5. Передача дел постоянного хранения в государственный архив.

2.6. Участие в работе экспертной комиссии (ЭК) организации ________ ООО «Инстрой» _________________ (наименование организации).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Принимает участие в разработке методических пособий, инструкций, рекомендаций по архивному делу и делопроизводству.

3.2. Участвует совместно со службой ДОУ_____ ООО «Инстрой» _________________ (наименование службы ДОУ) в составлении номенклатуры дел __________ ООО «Инстрой» ______________________ (наименование организации).

3.3. Оказывает помощь структурным подразделениям организации в проведении экспертизы ценности документов, оформлении дел и их подготовке к передаче в архив ________ ООО «Инстрой» __________ (наименование организации).

3.4. Участвует в работе ЭК организации, устанавливает совместно с ЭК порядок проведения экспертизы ценности документов в организации и подведомственной сети;

3.5. Осуществляет прием документов структурных подразделений в архив, обеспечивает учет принятых на хранение дел.

3.6. Составляет годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет) хранения.

3.7. Составляет ежегодно по структурным подразделениям организации график передачи дел в архив.

3.8. Составляет акт на уничтожение документов с истекшими сроками хранения согласно проведенной экспертизе.

3.9. Обеспечивает учет принятых на хранение дел, создание, совершенствование и пополнение научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве делам и документам.

3.10. Составляет план работы архива.

3.11. Участвует в проведении проверок работы с документами и архивов в организации и подведомственной сети.

3.12. Организует использование документов, хранящихся в архиве организации.

3.13. Участвует в организации и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников службы ДОУ и архивов ___ ООО «Инстрой» ______________ (наименование организации) и подведомственной сети.

3.14. Осуществляет контроль за соблюдением инструкций и правил по организации работы с документами в структурных подразделениях.

3.15. Выдает документы архива во временное пользование работникам организации в соответствии с действующими требованиями.

3.16. Организует проверки наличия хранящихся в архиве дел.

3.17. Совместно с другими структурными подразделениями организации внедряет в практику работы архива современные средства хранения, размножения и использования документов.

3.18. Представляет в государственный архив паспорт архива _______ ООО «Инстрой» _____________ (наименование организации) по форме, установленной органами Государственной архивной службы.

3.19. Организует передачу по описям, утвержденным ЭПК (ЭМК) архивного учреждения, документов и дел на государственное хранение6.

3.20. Участвует в работе ЭПК (ЭМК) государственного архива, осуществляющего контроль за работой архива организации.

4.1. Контролировать выполнение в организации установленных правил работы архивов.

4.2. Давать указания структурным подразделениям организации __ ООО «Инстрой» _________________ (наименование организации) и подведомственной сети по вопросам подготовки документов к передаче в архив.

4.3. Запрашивать от руководителей структурных подразделений организации и подве-домственной сети сведения, необходимые для работы архива.

4.4. Проверять в структурных подразделениях соблюдение требований к документам, подлежащим передаче в архив.

4.5. Не принимать на хранение в архив документы, формирование и оформление которых не соответствует требованиям правил работы архивов.

4.6. Требовать от структурных подразделений организации передачи в архив документов, законченных делопроизводством, согласно графику.

4.7. Докладывать руководителю организации по вопросам деятельности архива.

4.8. Проводить совещания в организации и подведомственной сети по вопросам работы архивов.

4.9. Давать консультации и разъяснения работникам организации и подведомственной сети по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.10. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов организации _____ ООО «Инстрой» ____________________ (наименование организации) и подведомственной сети.

4.11. Осуществлять обмен опытом в архивной работе с родственными службами других организаций.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)

Выполняет возложенные на него функции как непосредственно, так и во взаимодействии с функциональными службами организации __ ООО «Инстрой» _____________________ (наименование организации):

5.1. с руководством службы ДОУ_______ ООО «Инстрой» _____________________________________ (наименование службы ДОУ) по вопросам планирования, отчетности работы архива, хранения и использования информации, содержащейся в документах архива организации и подведомственной сети; консультационно-методической помощи и контроля за деятельностью архивов подведом-ственной сети; обмена опытом работы в области архивного дела; осуществления деловых связей с родственными службами других организаций;

5.2. с руководителями структурных подразделений организации _ ООО «Инстрой» _____________________ (наименование организации) по вопросам формирования и оформления дел, экспертизы документов, своевременной передачи дел из структурных подразделений в архив организации; внедрения в практику новых форм и методов работы в области архивного дела, повышения квалификации;

5.3. со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания по вопросам обеспечения архива организации средствами оргтехники, бланками документов и канцелярскими товарами;

5.4. с руководством государственного архива, осуществляющего контроль по вопросам, связанным с экспертизой, учетом, сохранностью, качеством обработки, использованием и передачей документов из архива организации на государственное хранение, участием в работе ЭПК государственного архивного учреждения, повышением квалификации работников архива организации.

Заведующий архивом в пределах своих прав осуществляет связь с представителями других организаций по вопросам архивного дела.

Несет ответственность за:

6.1. своевременное и качественное выполнение предусмотренных настоящей инструкцией обязанностей;

6.2. соблюдение в работе установленных требований, выполнение плана работы архива, указаний и поручений руководства организации, поддержание в надлежащем порядке помещений архива _______________________ (наименование организации);

6.3. соблюдение трудовой и производственной дисциплины.

Должностная инструкция ведущего архивиста: образец, бланк, шаблон

1.1. Ведущий архивист относится к категории специалистов.

1.2. На должность ведущего архивиста принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 1 года, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 2 лет либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) "Историко-архивоведение", "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Документоведение и архивоведение", "История" и стаж работы по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) "магистр" и "специалист" - не менее 2 лет, при квалификации (степени) "бакалавр" - не менее 3 лет.

1.3. Ведущий архивист должен знать:

- законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;

- нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;

- состав и содержание комплекса документов архива, системы хранения и классификации архивных документов, хранящихся в архиве;

- нормативы условий и режимов хранения документов;

- виды справочно-поисковых средств архива;

- основы организации труда;

- порядок составления планово-отчетной документации;

- отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения, документоведения;

- основы документационного обеспечения управления;

- основы применения компьютерной техники;

- основы трудового законодательства;

- Правила внутреннего трудового распорядка организации;

- правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Ведущий архивист в своей деятельности руководствуется:

- настоящей должностной инструкцией;

1.6. В период отсутствия ведущего архивиста (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2.1. Контроль за соблюдением нормативных условий и режимов хранения документов.

2.2. Обеспечение работников архива научно-технической информацией.

Ведущий архивист исполняет следующие обязанности:

3.1. Участвует в подготовке предложений к проектам планов работы структурного подразделения архива, в их реализации.

3.2. Составляет отчеты о проделанной работе.

3.3. Участвует в проведении научных исследований и подготовке методических разработок по направлению деятельности структурного подразделения архива.

3.4. Консультирует по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.5. Участвует в выявлении, экспертизе ценности и отборе уникальных и особо ценных документов.

3.6. Участвует в работе по проверке наличия и физического состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, переплетных работ, а также документов с угасающими текстами для создания страхового фонда.

3.7. Участвует в учете и розыске необнаруженных дел.

3.8. Участвует в ведении основных учетных документов архива.

3.9. Выполняет работы по контролю соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов.

3.10. Участвует в составлении списков организаций и физических лиц, являющихся источниками комплектования архива.

3.11. Участвует в работах по приему документов на постоянное и временное хранение.

3.12. Ведет переговоры с негосударственными организациями и физическими лицами - потенциальными источниками комплектования.

3.13. Оказывает методическую и практическую помощь специалистам архивов и служб делопроизводства организаций - источников комплектования.

3.14. Участвует в ведении государственного учета документов профиля архива, временно хранящихся в организациях - источниках комплектования, в передаче документов на постоянное хранение, в работе по паспортизации архивов организаций - источников комплектования.

3.15. Ведет работу по упорядочению документов организаций и оказанию им других услуг.

- в выявлении документов российского происхождения и по истории России, находящихся за рубежом;

- в работе по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей;

- в работе по созданию и ведению каталогов и баз данных по документам архива;

- в тематической разработке фондов, подготовке справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива;

- в подготовке материалов для рассекречивания архивных документов;

- во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий;

- в работе по анализу и учету состояния справочно-поисковых средств архива;

- в работе по проведению исследований в области использования архивных документов, изучению интенсивности и эффективности использования документов архива;

- в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации.

3.17. Готовит в целях инициативного информирования письма об имеющихся в архиве документах по определенной тематике.

3.18. Исполняет поступающие в архив запросы различного характера.

3.19. Обеспечивает обслуживание пользователей в читальном зале архива, осуществляет копирование документов по их запросам.

3.20. Осуществляет выявление и отбор документов для документальных публикаций, археографическое оформление и комментирование документов.

3.21. Составляет научно-справочный аппарат к документальным публикациям.

3.22. Осуществляет чтение, датировку и описание архивных документов.

3.23. Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности.

3.24. Участвует в подготовке к изданию древних документов, в разработке методических документов и контроле их внедрения.

3.25. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям архива в выполнении плановых заданий и программ, в подготовке предложений по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива.

3.26. Обеспечивает работников архива научно-технической информацией.

- в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях;

- в обеспечении работы экспертной, методической (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссий, контроле выполнения их решений.

Ведущий архивист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5.1. Ведущий архивист привлекается к ответственности:

- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

- за нарушение Устава (Положения) организации;

- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

- за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Должностные инструкции

1. Архивариус относится к категории технических специалистов.
2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
4. Архивариус должен знать:
4.1. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
4.3. Единую государственную систему делопроизводства.
4.4 Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
4.5. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
4.6. Порядок ведения учета и составления отчетности.
4.7. Структуру предприятия.
4.8. основы организации труда.
4.9. Правила эксплуатации технических средств.
4.10. Законодательство о труде.
4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.12. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.
5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
5.1. Положением об архиве.
5.2. Настоящей должностной инструкцией.
6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1. Основными задачами архивариуса являются:
1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
1.2. Создание справочного аппарата к ним.
1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.
1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Архивариус несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.