Руководства, Инструкции, Бланки

письмо о дублировании документов образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Партнер оформление дубликатов утраченных документов Юридические услуги

Cложилась такая ситуация: пожар. Сгорели все документы, касающиеся кадров: приказы о приеме на работу сотрудников, приказы об увольнении, трудовые договора, личные карточки, должностные инструкции за 3 года.
Вопрос: чтобы восстановить документы мы должны на них писать дату восстановления, старую дату, которая была на документе или ставить дату восстановления и делать какую то преамбулу на документе, объясняющую суть дела (о пожаре)?


Ответ специалиста Консалтинговой группы "Партнер":

Согласно требований, установленных пунктом 6.8. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССП 29.07.1983г. № 105 в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия обязан издать приказ о назначении комиссии по расследованию причин гибели документов. Для участия в работе комиссии приглашаются представители государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Желательно, чтобы данный акт содержал перечень утраченных документов. Кроме того, для подтверждения причины утраты документов, необходимо получить справку противопожарной службы. Указанные документы будут являться основанием для оформления дубликатов утраченных документов.

С точки зрения существующей правовой традиции дубликат представляет собой второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Дубликат оформляется при утере подлинного документа. Дубликат изготавливается той организацией, который был издан основной документ.

Для изготовления дубликата используется соответствующий бланк или чистый лист, воспроизводящий все реквизиты ранее утерянного документа. В дубликате должны быть указаны: дата и номер подлинного документа; фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего подлинный документ; дата подписания дубликата; фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего дубликат. В верхнем правом углу проставляется отметка «дубликат». Дубликат удостоверяется печатью организации.

В случае, если в результате пожара были также утрачены трудовые книжки работников, то при оформлении дубликатов трудовых книжек следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. № 225 «О трудовых книжках» и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003г. № 69.

Трудовой стаж работников организации в этом случае устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

письмо о дублировании документов образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Потеря счета-фактуры и товарной накладной

    потеря счета-фактуры и товарной накладной

    НИКА Гуру (4607), закрыт 6 лет назад

    Добрый день!
    Прошу подсказать, к нам пришло письмо о просьбе предоставить потерянные тов. -нак. и счет-фактуру, как правильно и законно оформить предоставления повторных документов. Кто подписывал документы сейчас не работают.
    Заранее благодарна

    Елизавета Тихонова Мудрец (10116) 6 лет назад

    Если покупатель потерял счет-фактуру, он может использовать его копию (дубликат). заверенную в установленном порядке, то есть с пометкой «Копия» (письмо УМНС РФ по г. Москве от 01.08.2003 № 24-11/42672).
    Налоговое законодательство не содержит определений терминов «дубликат» и «копия документа». а также порядка их составления. В соответствии со статьей 11 НК РФ в этом случае следует руководствоваться нормами иных отраслей законодательства.
    ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (1) содержит следующие определения:
    -Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу (пункт 2.1.28);
    -Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы (пункт 2.1.29);
    -Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (пункт 2.1.30).
    Дубликат, являясь повторным экземпляром подлинника, оформляется с учетом требований, предъявляемых к оригиналу. Следовательно, дубликат счета-фактуры подписывается теми же лицами, которые на момент выдачи дубликата в соответствии с принятым в организации порядком подписывают текущие счета-фактуры: руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом или доверенностью от имени организации.
    Порядок выдачи и заверения копий документов регламентируется Государственной системой документационного обеспечения управления (далее – ГСДОУ) (3) и ГОСТ Р 6.30-2003 (4).
    Копия. Так как копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа, реквизиты и текст копии документа должны полностью соответствовать оригиналу.
    На копии документов в реквизитах «Подпись» и «Ф. И. О. » должны быть указаны подписи и расшифровки подписей тех должностных лиц, которые визировали оригинал документа.
    В отличие от дубликата в этом случае на счете-фактуре должен присутствовать дополнительный реквизит – заверительная надпись, свидетельствующая о соответствии копии подлиннику. Указанная надпись заверяется печатью организации.
    В соответствии с пунктами 3.24, 3.25 и 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 при заверении соответствия копий документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно» ; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию) ; дату заверения. Документы заверяют печатью организации.
    Согласно позиции налоговых органов, изложенной в Письме ФНС России от 2 августа 2005 года № 01-2-04/1087, под словами «заверенные должным образом копии» понимается удостоверение исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов (печати и росписи полномочного должностного лица). придающих им юридическую силу.

    Alex Anikeenko Мыслитель (6326) 6 лет назад

    Копию с ваших документов и заверить печатью.

    Письмо - Минобрнауки России от N АК-2861

    <Письмо> Минобрнауки России от 08.09.2014 N АК-2861/05 "О выдаче дубликатов документов установленного образца о высшем образовании и о квалификации"

    ОБРАЗОВАНИИ И О КВАЛИФИКАЦИИ

    В связи с поступающими запросами Минобрнауки России информирует по вопросу выдачи дубликатов документов о высшем образовании и о квалификации.

    Дубликат документа установленного в Российской Федерации образца о высшем образовании и о квалификации выдается в соответствии с Порядком заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов, утвержденным приказом Минобрнауки России от 13 февраля 2014 г. N 112 <1> (с изменениями, внесенными приказами Минобрнауки России от 12 мая 2014 г. N 481 <2> и от 16 мая 2014 г. N 546 <3>) (далее - Порядок заполнения и выдачи).

    <1> Зарегистрирован Минюстом России 7 марта 2014 г. регистрационный N 31540.

    <2> Зарегистрирован Минюстом России 29 мая 2014 г. регистрационный N 32477.

    <3> Зарегистрирован Минюстом России 29 мая 2014 г. регистрационный N 32478.

    Дубликат документа государственного образца СССР о высшем образовании также выдается в соответствии с Порядком заполнения и выдачи.

    При выдаче дубликата украинского документа о высшем образовании образца, установленного Кабинетом Министров Украины (далее - украинский документ установленного образца), организациям, осуществляющим образовательную деятельность, расположенным на территориях Республики Крым и города федерального значения Севастополя, необходимо руководствоваться следующим.

    Выдача дубликата документа иностранного государства об образовании не урегулирована законодательством Российской Федерации об образовании.

    Вместе с тем, согласно пункту 20 Порядка заполнения и выдачи в дубликат вносятся записи в соответствии с документами, имеющимися в личном деле выпускника. В соответствии с этим дубликат документа об образовании выдается организацией, осуществляющей образовательную деятельность, в которой хранится личное дело выпускника.

    Минобрнауки России полагает, что данное положение применимо, в том числе, к выдаче дубликата украинского документа установленного образца выпускникам, личные дела которых хранятся в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, расположенных на территориях Республики Крым и города федерального значения Севастополя. Учитывая изложенное, Минобрнауки России предлагает указанным организациям осуществлять выдачу дубликата украинского документа установленного образца лицам, личные дела которых хранятся в этих организациях, в целях обеспечения социальной защищенности таких лиц.

    Поскольку организации, осуществляющие образовательную деятельность, расположенные на территориях Республики Крым и города федерального значения Севастополя, не имеют правовых оснований использовать в своей деятельности бланки документов иностранных государств об образовании, дубликат украинского документа установленного образца заполняется на бланке документа установленного в Российской Федерации образца о высшем образовании и о квалификации.

    Дубликат заполняется на русском языке. При заполнении дубликата необходимо применять положения Порядка заполнения и выдачи, касающиеся заполнения дубликатов документов о высшем образовании и о квалификации, с учетом содержания документов, имеющихся в личном деле выпускника.

    Объединенный Фонд Электронных Ресурсов Наука и Образование

    Условия получения дубликата документа

    < Свидетельство о регистрации электронного ресурса >

    Для получения дубликата(ов) документа <Свидетельство о регистрации электронного ресурса> Объединенного фонда электронных ресурсов <Наука и образование> необходимо в адрес ОФЭРНиО выслать:

    1. письмо с запросом:

    - или на бланке организации-разработчика;

    - или за подписью автора/доверенного лица авторского коллектива

    с указанием причины запроса дубликата документа;

    2. копию Информационной карты алгоритмов и программ (ИКАП) на разработку, для которой необходимо оформить дубликат документа <Свидетельство об отраслевой регистрации электронного ресурса>;

    3. конверт формата А4 с обратным адресом и марками;

    4. копию квитанции (или платежного поручения с отметкой исполнения банком) оплаты оформления дубликата документа <Свидетельство о регистрации электронного ресурса>.

    Адрес получателя (куда): 119121, Москва, ул. Погодинская, д. 8, стр. 2. ФГБНУ ИУО РАО,

    Получатель (кому): А.И. Галкиной

    Образец заявки на оформление дубликата документа<Свидетельство о регистрации электронного ресурса>;

    копия ИКАП на зарегистрированную работу, страница 1;

    копия ИКАП на зарегистрированную работу, страница 2;

    Образец письма на запрос дубликатов документов - Образец письма-запроса

    ?Первичные учетные документы Но в о том, являемся ли мы. Произвольной форме Здравствуйте Как запросить Подскажите, пожалуйста, как правильнее будет. По эталону в согласовании с запроса дубликата свидетельства о гос. Имени ип в компанию мечел-сервис, луганска переехала в россию в летнюю пору. Задали составить письмо-запрос на имя 2014 г Подскажите, пожалуйста, как. Обстоятельстве, к примеру, пожар может быть с какими-или бумагами, в письме. Ситуации, и предоставить тех Письмо-запрос ценовой и ассортиментной политике клубов. Дубликаты утраченного документаЗдравствуйте Можно предоставить последующий список документов свидетельство. Которая фиксируется, во-первых, для доказательства поставили подпись на контракт Здравствуете. И печатью Здравствуйте, помогите написать постановке на учет в налоговом. О продлении срока предоставления документов института гардероб, мед пункт и. Пожалуйста, составить запрос либо заявление (код по каталогу скп-325-0942) в. Следует обратиться к адвокату, он инициируют и осуществляют все нужные.

    Образец письма на запрос дубликатов документов

    Autor:: admin Date: 15.12.2015, 20:07 Comments: 6 Views: 2169


    Образец письма о предоставлении дубликатов документов. Документоведение Письма Дупликация Письмо Образцы документов.

    Помогите, пожалуйста, написать письмо ректору института с требованиями, чтоб уделили место в институте мед. Согласно положению инициатор (организация либо группа лиц) должны подать ходатайство на установку мемориальной доски. Поэтому вам нужно поначалу ознакомиться с положением о порядке установки мемориальных досок в вашем регионе, собрать нужные документы и написать ходатайство в соответственный орган. Но следует учесть тот факт, что рост размера документооборота в каждой организации - процесс очень объективный. Добрый день, помогите, пожалуйста, написать письмо заказчику, ежели он не выполнил свои условия платежа и припоминать о последующем платеже, и как писать по пт 2 подпунктом 3? Здравствуйте! Можно написать напоминаем вам о необходимости оплатить платежное поручение от 21.

    Подскажите, как верно написать письмо компаниям клиентам о том, являемся ли мы зарегистрированными поставщиками в их базе данных. В тексте письма можно написать просим вас оказать финансовую помощь для закупки мед оборудования и медикаментов. Надо указать фио больного, дату либо хотя бы год госпитализации, заглавие отделения. В целях предотвращения вероятных спорных моментов прошу вас очень тщательно обрисовать функцию доставки макак-резусов с местности северного вьетнама. Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе методом документирования информация с реквизитами, позволяющими найти такую информацию либо в установленных законодательством русской федерации вариантах ее материальный носитель (федеральный закон от 27. Подскажите, пожалуйста, как написать письмо на имя китайского консула? Заранее благодарю! Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, составить запрос на выписку о операции в больницу. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается управляющим компании, учреждения. Здравствуйте! Мне необходимо запросить академическую справку из института, что я там обучалась до 4 курса, а позже отчислилась. Так как же верно хранить документы? Обязанность хранить документы определяется законодательством русской федерации, а список документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании в настоящее время при определении документов, подлежащих хранению, а также сроков их хранения употребляют последующие утвержденные типовые списки список типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности муниципальных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Здесь тоже может быть несколько вариантов действий в зависимости от видов утраченных документов.

    Письмо о предоставлении информации образец - Разные документы -.

    И если на такой запрос документы не будут предоставлены, то следует направить докладную записку руководителю. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Пример письма контрагенту с просьбой изготовить дубликаты утраченного документа.

    Письмо о предоставлении информации образец - Разные документы -.

    образец письма запроса документов. В ЗАГСе Оформление копии (дубликата) гербового свидетельства о смертиЧтобы получить дубликат (копию) гербового.

    Образец письма-запроса: как писать и в каких случаях - dezhur.com

    Письмо-просьба – образец оформления можно просмотреть или скачать в формате doc. Помогите, пожалуйста, составить запрос или заявление о возврате документов, поданных в связи с поступлением в ВУЗ, и прерванным. Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов. Образец письма о предоставлении дубликатов документов. Генеральному директору. ООО «ПЭК»*. данные, телефон). Письмо. Просим предоставить дубликаты следующих документов, подтверждающих оказание услуги.