Категория: Бланки/Образцы
Отдел кадров часто занимается не только решением текущих вопросов кадрового делопроизводства, но и хранением завершенных документов по личному составу — по сути, выполняет функции архива организации. В каком порядке должна осуществляться выдача архивных справок? Как правильно оформить сопутствующие документы?
Из этой статьи вы узнаете:
Время от времени кадровикам приходится заниматься обработкой поступающих от бывших сотрудников или других организаций запросов о выдаче копий документов, выписок или архивных справок (ч. 3 ст. 26 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Как правило, выдача архивных справок осуществляется только после получения соответствующего запроса, общая схема обработки которого выглядит следующим образом:
Работодателю рекомендуется разработать и утвердить единый регламент выдачи архивных справок, копий и выписок — локальный акт, оставляемый в произвольной письменной форме и содержащий полный перечень действующих в рамках организации правил выдачи и оформления документов такого рода. Регламент обязательно должен содержать следующие реквизиты:
Если руководство организации считает нецелесообразным утверждение отдельного регламента, можно закрепить правила выдачи архивной документации в других локальных актах, например в положении о кадровой службе или инструкции по делопроизводству. Скачать образец регламента можно здесь .
Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:
Хранение всех архивных документов, образующихся в результате управленческой деятельности, в течение установленных законодателем сроков — прямая обязанность работодателей (ч. 3 ст. 6. ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ ). По письменному запросу бывшего сотрудника, обратившегося с целью получения справки о зарплате за два календарных года, предшествующих увольнению, необходимо в течение трех рабочих дней выдать ему соответствующий документ (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ ). Если за справкой обращается новый работодатель бывшего сотрудника, необходимо убедиться, что запрос отправлен с его письменного согласия (п. 3 ст. 86 ТК РФ ). Запрашивая данные в обход сотрудника, компания совершает правонарушение, подпадающее под действие статьи 13.11 КоАП РФ .
Запрос составляется в произвольной форме, в письменном виде: указывается полное наименование организации-адресата, суть запроса, паспортные данные лица, информацию о котором запрашивают, а также контактные телефоны или адрес, по которому следует направить ответ. Обязательно проставляется дата создания запроса и личная подпись обратившегося за сведениями лица (абз. 5 п. 8.2.1 Правил работы архивов ). Только на основании должным образом оформленного запроса выдается справка, выписка или копия (п. 8.2.1 Правил, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Организация, занимающаяся выдачей архивных справок, ведет учет использования всех архивных документов (абз. 6 п. 1.3.3 Правил работы архивов ). Обычно поступившие запросы фиксируются в специальном регистрационном журнале или на отдельных карточках, которые в дальнейшем перемещаются в общую картотеку. Делая новую запись в регистрационном журнале, нужно указать:
Регистрационный номер запроса может состоять из буквенного индекса (первых букв фамилии работника, о котором запрашивается информация) и делопроизводственного номера, например «ОК-11/Сем».
Образец журнала представлен в нашей базе кадровых документов.
Общий порядок выдачи архивных справок предполагает направление документа в адрес заявителя по почте вместе с сопроводительным письмом, заверенным подписью руководителя учреждения или отдела, в котором находится архив (п. 8.2.4 Правил работы архивов ). Если в течение запрашиваемого периода наименование организации изменилось, в справке обязательно нужно указать все переименования, не нарушая их хронологическую последовательность.
Оформляя справку, нужно дословно переносить содержание документа (даже если в нем замечены расхождения и неточности) в форму, установленную приложением 42 к пункту 8.2.2 Правил работы архивов. Справка печатается на общем бланке организации или на специальном бланке архивной справки. Не забывайте указывать:
Информационные документы (справки, выписки, копии) отправляются обычным письмом, подлинные документы — ценным. Кроме того, допускается выдача архивных справок лично в руки заявителям, под подпись, но только при условии предъявления документа, удостоверяющего личность. Практикуется и выдача справок по нотариально заверенной доверенности (п. 8.2.4 Правил работы архивов ) родственникам лица, отправившего запрос.
Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами). Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу? Примеры заполнения сопроводительных документов и нюансы работы с ними приведены в статье.
Кому и для чего выдаются архивные документы?Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила) предполагают следующие случаи выдачи дел из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1):
Конечно, из предложенного перечня для обычной негосударственной компании самыми актуальными будут выдачи для использования собственными работниками, реже – в другие организации, а также, возможно, для использования гражданами. В последнем случае, если специфика деятельности организации предполагает подобные обращения граждан, следует позаботиться об оборудовании при архиве читального зала: места, где человек сможет спокойно сесть и ознакомиться с делом и при необходимости сделать копии документов
Позволять посетителям «с улицы» выносить дела за пределы организации нельзя!
Сроки использования документовВ Основных правилах указаны следующие сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):
Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.
Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о гарантии сохранности документов.
В очень крупных организациях с большим архивом целесообразно начинать процесс использования документов архива с заказов работников на выдачу дел (Приложение 17 к Основным правилам).
Обратите внимание: в форме, предложенной Росархивом, требуется указать цель исследования. Но в негосударственной организации работники редко приходят в архив с научно-исследовательскими целями, поэтому в соответствующем поле можно попросить указать «цель заказа документов». Кроме того, желательно попросить работника назвать структурное или обособленное подразделение, в котором он работает: особенно это актуально для организаций с широкой сетью филиалов.
В условиях архива предприятия ценность этой формы состоит в том, что, частично заполненная, она может быть направлена работникам архива по электронной почте, и у них будет время на поиск дела. На своем рабочем месте, собираясь сделать заказ, работник заполнит графы 1–4 (источник информации для их заполнения – научно-справочный аппарат к документам архива) и отправит заявку в архив.
Когда работник приедет получать заказанное дело, заявка будет распечатана и зарегистрирована работниками архива. При получении документов сотрудник-заказчик распишется в графе 5, а при возврате работник архива поставит подпись в графе 6.
Исполненная заявка остается в архиве и хранится до проведения проверки состояния и наличия дел.
Приведем пример заполненной заявки (требования) на выдачу документов.
Форму заявки, подробную инструкцию по ее заполнению и образец целесообразно предложить для ознакомления работникам в инструкции по делопроизводству, положении об архиве или в другом локальном нормативном акте, регулирующем работу архива. В более «камерных» случаях, когда и организация, и ее архив невелики, можно обойтись и без письменного заказа. Факт выдачи документа итак будет зафиксирован в формах, о которых мы поговорим далее.
Книга выдачи документов во временное пользованиеВыдача документов из архива фиксируется в Книге выдачи документов (Приложение 19 к Основным правилам). Особенность этого документа в том, что ведется он исключительно в бумажном виде, так как его форма предполагает личные «живые» подписи как получателя дел, так и работника архива, принимающего дела обратно.
Книга выдачи документов каждый год начинается заново. Завершенная в прошедшем году книга снабжается итоговой записью и отправляется на хранение. Срок хранения книги – три года с момента возвращения всех дел.
Приведем пример титульного листа Книги выдачи документов.
Открытое акционерное общество
«Всероссийский промышленный холдинг»
Итого в _______ году выдано из хранилища № _______________________
(цифрами и прописью)
__________________________________________________________ ед. хр.
Наименование должности работника,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Обратите внимание: порой может быть недостаточно указать лишь фамилию работника, получившего дело. Ведь документы может получать и посторонняя организация, и физическое лицо, пришедшее с запросом. В графе «Кому выдано» следует указать максимум информации. Если выдача дел сопровождается еще каким-либо документом (например, актом), его данные вносятся в графу «Примечание».
В начале января прошлогодняя книга закрывается. Ответственный за ее ведение работник или начальник архива составляет итоговую запись и заверяет ее своей подписью:
Итого в 2014 году выдано из архива открытого акционерного общества «Всероссийский промышленный холдинг» 826 (восемьсот двадцать шесть) ед. хр.
Как и лист использования, карта-заместитель заводится в случае необходимости и впредь хранится в деле. Перечень не определяет сроков хранения для карт-заместителей, но логичным было бы хранить завершенные карты столько же, сколько и Книгу выдачи документов, и лист использования – три года с момента возвращения дела.
Передача документов архива в другую организациюЕсли документы передаются в другую организацию, оформляется специальный акт о выдаче дел во временное пользование (Приложение 18 к Основным правилам). В акте нужно указать, помимо перечня передаваемых дел, адрес организации, которая их получает, с какой целью и на каком основании. Основанием для выдачи дел в другую организацию может быть письмо-запрос (как в нашем примере), но на этом письме обязательно должна стоять положительная резолюция руководителя компании, в архив которой обращаются.
Само по себе письмо не является основанием для выдачи дел. Кроме того, дела могут быть выданы на основании приказа генерального директора, во исполнение приказа вышестоящего ведомства и т.д.
Срок возврата документов прописывается на акте. Согласно пункту 4.5.2. Основных правил, процитированному нами выше, этот срок не должен превышать трех месяцев.
Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:
В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.
Подписывают акт руководители двух организаций, после чего подписи скрепляются печатями организации(п. 4.5.6. Основных правил). Непосредственный прием-передача документов, а также возврат их на место фиксируются работниками архива двух организаций.
Приведем пример заполненного акта о выдаче дел во временное пользование.
Всего выдается 2 (две)____________ ед. хр. срок возвращения 15.12.2014 .
(цифрами и прописью)
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
открытого акционерного общества
«Всероссийский промышленный холдинг»
Волков П.Р. Волков
Светланова С.М. Светланова
Выдал дела по поручению руководства открытого акционерного общества
«Всероссийский промышленный холдинг»
Принял дела по поручению руководства ООО «РПН-Экология»
Помощник генерального директора
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Помощник генерального директора
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела
Акт о выдаче дел во временное пользование составляется в двух экземплярах: один остается в выдавшем документы архиве, другой организация-заказчик забирает себе.
Мы рассмотрели порядок выдачи документов из архива организации во временное пользование как собственным сотрудникам, так и по запросам других компаний. Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в Основных правилах, обеспечит не только эффективное хранение документов, но и постоянный контроль за их использованием.
Кожанова Е.Н. специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
17 октября 2016
10 октября 2016
Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!
Журнал учета выданных доверенностей применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки в их получении. При использовании доверенностей по форме М-2 журнал не ведётся.
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию
Как правильно заполнить журнал выданных доверенностейЖурнал учета выданных доверенностей хранится у сотрудника организации, который отвечает за регистрацию доверенностей. Журнал имеет следующие графы:
Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:
Журнал учета выданных доверенностей – это документ, в который вносится информация о выданных доверенностей. Скачать бланк журнала учета. а также его заполненный образец можно внизу статьи.
Каждая выданная доверенность заносится в журнал учета. Доверенность на получение ТМЦ форма М-2а регистрации в журнале не требует, так как имеет отрывной корешок, который подшивается для хранения.
Записи журнала позволяют понять, кому и когда были выданы доверенности, а также на какой срок.
Образец заполнения журнала учета выданных доверенностейБланк содержит таблицу с восемью графами:
1 – номер, указанный на выписанном бланке
2 – дата, когда документ был выписан
3 – срок действия (напомним, что по закону на сегодня срок действия может быть указан любым, верхней границы нет, документ без конкретного срока окончания ее действия, имеет силу в течение года)
4 – должность и ФИО лица, которому выдан бланк доверенности
5 – поставщик, у которого она будет предъявлена
6 – номер и дата договора или другого документа
7 – подпись лица, которому выдан документ
8 – ставится отметка о том, что доверенное лицо выполнил поручения, указанные в бланке.
Данный журнал позволяется систематизировать информацию о выданных доверенностей, что является важным принципом грамотного документооборота в организации.
Скачать бланк журнала учета выданных доверенностей – ссылка.
Скачать образец журнала учета доверенностей – ссылка.
Журнал учета выдачи доверенностей для представления интересов организацииПосмотреть образец бланка Скачать бланк
Журнал учета выдачи доверенностей для представления интересов организации - это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения о доверенностях, выданных лицам, представляющим интересы организации.
Правила заполнения журнала учета выдачи доверенностей для представления интересов организацииРегистрация и факт выдачи доверенностей для представления интересов организации осуществляется структурным подразделением, определенным локальным нормативным актом. Журнал должен быть внесен в номенклатуру дел структурного подразделения (например, службы ДОУ, юридического отдела, бухгалтерии или др.).
В локальном нормативном акте организации должна быть разработана форма журнала и правила регистрации и выдачи доверенностей на представление интересов организации.
Журнал прошивается, страницы нумеруются до внесения в них записей, на последней странице журнала делается запись о количестве страниц в журнале. Подчистки, приписки и исправления в Журнале не допускаются.
Поверенный расписывается в журнале учета доверенностей при получении доверенности. В случае невозможности выдать доверенность поверенному под роспись в журнале расписывается должностное лицо, которое направляет или передает доверенность поверенному (о чем указывается в Журнале, можно в примечании).
Срок хранения Журнала учета и выдачи доверенностей – 5 лет (ст. 459 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока хранения, 2010 год).
Регистрационный номер доверенности присваивается в порядке возрастания номеров (сквозная нумерация) в течение года.
Дата выдачи доверенности – день, месяц, года переписываются из текста доверенности.
В графе 4 указываются наименования всех организаций, отраженных в доверенности.
В графе 5 указываются полномочия, отмеченные в тексте доверенности, если представителю выдана доверенность на совершение всех действий, делается запись Генеральная.
В графе 6 отмечается срок действия доверенности, напечатанный в тексте доверенности, если такой записи нет, то доверенность действительна не более трех лет от даты выдачи доверенности.
Написание дат производится буквенно-цифровым способом (например 14 марта 2012 г.).
Допускается в Журнале добавлять колонки, если в организации считают необходимым внести дополнительную информацию о выданных доверенностях.
Оставить комментарий к документуЗдесь вы можете оставить комментарий к документу Образец. Журнал учета выданных доверенностей. Форма № м-3, а также задать вопросы. связанные с ним.
Если вы хотите оставить комментарий с оценкой. то вам необходимо оценить документ вверху страницы
Комментарии к документу Образец. Журнал учета выданных доверенностей. Форма № м-3 Не смогли найти документ?После добавления заявки наш юрист-менеджер проверит наличие этого образца договора в нашей базе. И в случае его отсутствия обязательно добавит его и известит вас об этом по электронной почте.
В процессе ведения кадрового делопроизводства используется большое количество кадровых документов. В этом разделе нашего магазина можно купить кадровые журналы для документирования необходимых сведений. Мы располагаем обширной коллекцией готовых форм, необходимых в ежедневной работе кадровика.
Для чего нужна регистрация уже существующих документов в кадровых журналах? Такие записи являются подтверждением факта создания и существования того или иного договора, распоряжения, справки и прочих письменных материалов. Такой документации присваивается определенный номер или индекс, а реквизиты дублируются в журнале.
В результате вышеперечисленных манипуляций обеспечивается надежный учет документации и ее сохранность. Документ зарегистрированный в журнале нельзя просто потерять или испортить и забыть о его существовании. Таким образом, упрощается и функция контроля кадрового делопроизводства.
Ведение кадрового делопроизводства предполагает большую ответственность, внимательность к оформлению, знания законодательной базы в этой области и соблюдения всех требований. Главное назначение кадровых документов – придание прозрачности отношениям работодателя и сотрудника, гарантирование стабильности работникам и упрощения управления для руководителя.
Важность своевременного и правильного ведения кадровых документов связана также с отчетностью перед контролирующими организациями. Кадровые журналы могут быть предметом для проверок со стороны инспекции по труду. При разрешении спорных ситуаций документация будет иметь юридический вес и использоваться в качестве доказательств в споре.
У нас можно купить кадровые журналы регламентированных и нерегламентированных форм, а также обучающую и справочную литературу для кадровика и сотрудников секретариата. Унифицированные журналы мы печатаем в соответствии с формой. Документы свободной формы могут модифицироваться под требования покупателя.
Выбирая необходимый журнал обратите внимание на возможность модификаций. Вы можете добавить или убавить количество листов, сменить или модифицировать обложку. Изменить обложку можно такими способами: заказать ламинацию мягкого переплета, заказать тиснение по заменителю кожи (твердый переплет). Также у нас возможно выполнение опечатывания и прошивки журнала.
В нашем каталоге кадровых журналов собрано огромное количество форм для сопровождения самых разных операций и осуществления делопроизводства. Несмотря на это, всегда существует возможность возникновения потребности в индивидуальной разработке под нужды конкретного предприятия.
В типографии Сити Бланк вы имеете возможность заказать такую индивидуальную разработку. Для более детальной информации необходимо связаться с менеджерами нашего магазина. Позвонить можно в рабочее время с 9:00 до 18:00 по будням. Также у нас работает форма заказа обратного звонка. Просто оставьте ваши контактные данные и мы обязательно с вами свяжемся.
