Руководства, Инструкции, Бланки

как пишется служебная записка на сотрудника образец img-1

как пишется служебная записка на сотрудника образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Как написать служебную записку грамотно образец

Как написать служебную записку грамотно образец

Основные цели написания служебных записок это решение текущих организационных проблем, связанных с хозяйственным управление, материальнотехнической базой, информационным обеспечением, дисциплинарном взысканием. Формальность, отнимающая время и силы, именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Ниже мы приведем пример написания служебной записки на бумаге, где субъект обращения и юридическое лицо, к которому адресована служебная записка, а также суть проблемы вымышлены. Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения какихлибо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела. Документ может быть написан в произвольной форме, поскольку законы россии не предусматривают никаких обязательных требований к его составлению или оформлению. Определенная специфика может быть закреплена в правилах делопроизводства конкретной организации, но в любом случае такие бумаги составляются примерно по одному типажу.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника, ее составляет руководитель отдела на имя вышестоящего руководства, в ней излагаются причины и основания для премирования, данные работника и составителя. Цель объяснительной записки проведение внутреннего служебного расследования мотивов происшедшего, принятие решения относительно написавшего и из сделанных выводов, упреждать нестандартные ситуации в будущем. Для того, чтобы сотрудниками правильно оформлялась служебная записка, образец такого документа желательно иметь в бухгалтерии или отделе кадров каждой организации.

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Предприятие любой формы собственности имеет собственный документооборот в виде совокупности бумаг различной направленности, систематизированных по определенному принципу.

В отличие от объяснительной и служебной записок докладная может использоваться внутри предприятия или же играть роль отчетного документа для вышестоящей инстанции.

Можно сказать, что это своего рода информационносправочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. В организациях для обеспечения дисциплины сотрудников и повышения производительности труда принято излагать имеющие отношение к рабочим процессам факты, предложения, жалобы в письменном виде.

Служебная записка также может быть двух видов в зависимости от предполагаемых последствий за совершение или не совершение действий, касаемых дисциплины или трудовых обязанностей конкретного человека. Если это внутри организации, то согласно утвержденной инструкции по делопроизводству вашей фирмы, если она отсутствует, то согласно стандарта, есть гост на это дело, а вообще в ворде есть мастер служебных записок. К оформлению документа не предъявляется строгих требований, однако, нужно понимать, что это официальный документ, предназначенный для руководителя организации, а потому следует изложить случившееся без излишних эмоций, стиль должен быть официальный и деловой. Кроме того, она является доказательством того, что работник передал информацию о проблеме другому работнику, то есть происходит снятие ответственности.

Служебная записка документ достаточно важный, посредством него в некоторых компаниях происходит взаимодействие всех отделов, а значит и жизнь самой организации.

Они составляются для освещения какихлибо вопросов, касающихся внутреннего распорядка компании, работы отдельного сотрудника или функционирования всего отдела, а также при необходимости принятия решения, от которого может зависеть дальнейшая судьба работника или самой организации.

В фирмах с четко отрегулированным делопроизводством в отделе кадров имеются уже готовые бланки заявлений, служебных записок и других официальных документов. При этом часть нормативной базы, на основании которой осуществляется премирование сотрудников, должна быть разработана непосредственно в самой организации.

Служебная записка представляет собой форму документооборота внутри предприятия, которая позволяет в короткие сроки оперативно решать текущие производственные ситуации.

Теперь рассмотрим пример составления рассматриваемого нами документа, и как мы говорили выше, специального бланка служебной записки не предусмотрено, но общепринятые требования к содержанию документа имеются.

Другие статьи

Докладная записка о нарушении дисциплины - скачать образец

Как написать докладную записку о нарушении дисциплины?

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется с целью проинформировать вышестоящее руководство о произошедшем. Ниже вы можете скачать образец написания такой докладной.

Докладная записка – это возможность в письменном виде сообщить начальству какие-либо сведения, высказать идеи, предложения, просьбы. В отличие от служебной записки докладная составляется работником предприятия для вышестоящего начальника. Служебная же направляется равнозначному по должности работнику.

В случае если какой-либо работник допустил нарушение трудовой дисциплины – опоздал, прогулял без уважительной причины или же нарушил другие правила, установленные внутренними локально-нормативными актами организации, то непосредственный начальник виновного сотрудника может написать на него докладную записку, в которой описать ситуацию и попросить принять меры по наказанию работника, нарушившего трудовую дисциплину. (Скачать образец докладной записки о прогуле )

Как написать докладную записку, можно почитать здесь .

Как оформить докладную о нарушении дисциплины?


Как и любая другая докладная записка (например, о невыполнении трудовых обязанностей – скачать образец. об оскорблении – скачать ), докладная при нарушении трудовой дисциплины должна иметь определенную структуру.

В верхней части бланка указываются сведения об адресате – ФИО, должность, название организации. Также вверху пишется название подразделения, работником которого допущено дисциплинарное нарушение, рядом ставится дата, пишется название документа и его заголовок. В данном случае заголовок будет иметь вид «о нарушении трудовой дисциплины».

После написания указанных реквизитов располагается основной текст докладной, содержащий описание ситуации с указанием даты, когда произошло нарушение дисциплины, и ФИО виновного работника.

Далее, как правило, высказывается просьба применить к работнику дисциплинарное наказание: выговор, штраф или иное. (Скачать образец приказа о дисциплинарном взыскании. приказ об объявлении выговора ).

Оформленная докладная записка подписывается автором с указанием должности и ФИО.

Скачать образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины – ссылка .

Как писать служебные записки

Как писать служебные записки Служебная записка

д. Формулировка такого документа может содержать просьбу, предложение или требование по существу изложенного вопроса, либо доносить до коллег информацию служебного характера.

При составлении записки сотруднику, находящемуся по должностной позиции выше, чем отправитель документа, необходимо соблюдать правила ведения деловой переписки, исходя из которых, написание обращения к руководителю составляется по образцу докладной записки, а обоснование действий профессионального характера, приведших, как пример, к негативным последствиям, оформляется в виде объяснительной.

Служебная записка (memo) на английском — оформление

Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес процессов, предоставления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников. Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.

При написании обычно используется неофициальный и дружественный стиль. Хотя Вам и не нужно быть слишком кратким, излишне официозным в тоже время лаконичность приветствуется.

Служебная записка

осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Хотя форма написания служебной записки – произвольная, следующие реквизиты следует учитывать при ее составлении:

Начальнику отдела информационных технологий ООО «Премиум» Сыроежкину М. В.

Служебная записка 05.

Образец служебной записки

Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма .

Написать служебную записку, объяснительную оформить докладную

Тем не менее мы имеем дело с разными видами документов, которые отличаются и по содержанию, и по адресатам. Давайте посмотрим, как правильно оформить каждый из них. Вначале напомним, что при оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, нужно руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Как писать служебные записки

взят со старых, советских времен.

Для понятия, служебная записка составляется работником руководителю подразделения, бригадиру с прошением, сообщением и передается по инстанциям к вышестоящему руководителю. На прямую или между руководителями равнозначных должностей служебная записка не пишется, это уже будет докладная.

На практике служебные записки используют как переписку внутри звена, бригады, структурного подразделения.

Как написать служебную записку

Во всех иных случаях достаточно будет вашего устного доклада.

Статьи по теме «Как написать служебную записку»

Формы служебных записок

Изменение структуры записки, текста, иформационных полей, указание не точной или не правильной информации может привести к увеличению срока ее обработки.)

(форма №1 для подразделений университета)

Начальнику Управления информационной и молодежной политики МГТУ им. Н.Э. Баумана Дермеру П.Б. От Заведующего кафедрой ИУ-15 Морозова Петра Ивановича

Прошу Вас зарегистрировать и разместить на главном интернетсервере МГТУ им.

Как правильно написать служебную записку - Все для любопытных

Служебная записка. Образец служебной записки

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Чем записки различаются между собой

Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

В налоговых целях записки всякие важны

В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходо вп. 1 ст. 252 НК РФ, например:

  • служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременн оПостановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498;
  • для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр аподп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, п. 1 ст. 252. На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показани йПисьмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848;
  • объяснительная записка может пригодиться:
  • <или>для получения вычета по НДФЛ на ребенк аподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычет ыПисьмо ФНС от 30.07.2009 № 3-5-04/1133@;
  • <или>для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документ ыПисьмо Минздравсоцразвития от 20.02.2009 № 194-13.

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документ ап. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Как правильно составлять записки

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Утверждена приказом по ООО «Альфа»
от 27.12.2011 № 123

Инструкция по делопроизводству ООО «Альфа»

4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

  1. Вверху, в левом углу, напишите название рабочего отдела, из которого поступает информация.
  2. В верхнем правом углу укажите адресата, его должность, фамилию, инициалы.
  3. В центре или около левой границы листа заглавными буквами напишите название документа.
  4. На следующей строке проставьте дату и индекс докладной. Дату пишите арабскими цифрами, например 31.07.13 г. тот день, когда документ был составлен и подписан.
  5. Кратко напишите суть докладной записки.
  6. Дальше идет, непосредственно, сама информация, которую необходимо донести руководителю.
  7. В заключение, проставьте свою должность, фамилию и инициалы, подпись (все на одной строке).
Бланк внешней докладной записки

Как уже было сказано, для составления внешней докладной используется специальный бланк. Форма докладной записки включает в себя:

  • название организации
  • наименование документа
  • номер документа и дата составления
  • город составления
  • адресат (должность, инициалы, фамилия)
  • заголовок к тексту (начинается словами «Касательно…», «О…»)
  • сам текст докладной записки
  • должность, фамилия, инициалы, подпись составителя

Fuzz Мыслитель (9192) 2 года назад

Блин! Скоро вопросы будете задавать типа "Как? ", "А", "А где? ". "Помогите". Люди пишите подробней вопрос.

Теперь по теме: Служебная записка, если подробная должна содержать - преамбулу, основную часть и вывод.

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер). чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности

Отглагольное существительное – имя существительное, образованное непосредственно от глагола.

Например: командирование (от направлять в командировку), компенсирование (от компенсировать), обеспечение (от обеспечивать), повышение (от повышать), заключение (от заключать), назначение (от назначать), изживание (от изживать), представление (от представлять), назначение (от назначать), комплектование (от комплектовать) и др.

Угловое расположение реквизитов заголовочной части докладной записки имеет два вида: фланговое и центрированное. При угловом фланговом расположении заголовочные строки бланка записки начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрированном расположении все реквизиты заголовочной части записки, расположенные в углу листа, выравниваются (центрируются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа. Угловой вариант считается более рациональным, так как позволяет экономнее использовать площадь листа бумаги: правый угол документа остается свободным для написания резолюции.

Внешняя докладная записка

Внешние докладные записки, т. е. направляемые в другие организации, составляются на бланке письма организации по правилам оформления этого документа (приложение 2 ).

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка как разновидность информационно-справочного документа хорошо знакома не только сотрудникам кадровой службы, но и другим работникам организации. В большинстве случаев она составляется при нарушении трудовой дисциплины, хотя может создаваться и по вопросам основной деятельности.

Объяснительная записка - это документ, составляемый с целью пояснить отдельные положения основного документа (плана, проекта, отчета, задания, разработки) либо объяснить причины какого-либо события, происшествия, факта, поступка или поведения отдельных лиц (например, при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях дисциплины труда, причинении материального ущерба работодателю).

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - как объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий». В Перечне документов с указанием сроков хранения объяснительная записка тоже упоминается всего один раз (табл. 2 ).

Согласно ст. 193 ТК РФ письменные объяснения работника обязательно сопровождают документирование привлечения его к дисциплинарной ответственности. На практике работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. Этот документ служит работодателю одним из оснований для оценки тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Содержание

Объяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:
• первый называет факты, послужившие поводом к ее написанию;
• второй излагает причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.


Служебная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога "о" и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: "о направлении Петрова В.К. в командировку ".


В тексте служебной записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст служебной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения с конкретных действиях; которые необходимо предпринять, по мнению составителя служебной записки.


Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Служебными записками линейных руководителей обосновывается экономическая необходимость или возможность заключения договоров. В служебной записке необходимо указать наименование работ, дату и время их проведения, а также сотрудника, который к ним привлекается приложение 1. А между тем этот элемент документооборота обладает недооцененным потенциалом для развития бизнеса. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес».

Начальнику Производственного отдела Иванову В.К. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 17.01.13 № ___ В связи с изменением производственных мощностей нового оборудования в помещении № ___. прошу направить специалиста для дальнейшего устранения неполадок.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Счет фактура скачать образец. Бланк нового счета фактуры Справка о доходах физического лица за 20 __ г. как сформулировать заявление в прокуратуру на проведенную экспертизу? Доверенность на получение посылки: как написать, образец, бланк На что обратить внимание при получении посылки с алиэкспресс?

Как правильно написать служебную записку

Служебная записка – это важный дополнительный документ, который является одним из оснований для принятия окончательного решения руководителем или работодателем в виде локального нормативного акта, соглашения, приказа (распоряжения). Служебная записка как дополнительный документ не является обязательной с точки зрения трудового права и делопроизводства, однако может быть установлена локальными нормативными актами организации. Следует отметить, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как "Служебная записка". Однако данный вид документа широко используется на практике.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Служебная записка руководителя структурного подразделения может быть основанием для принятия решения о служебной командировке.

При выявлении фактов изготовления продукции с браком или при постоянных жалобах покупателей на поведение продавца, руководитель подразделения может направить в аттестационную комиссию служебную записку о несоответствии работника требованиям, предъявляемым к занимаемой им должности, на основании которой может быть проведена досрочная аттестация сотрудника.

Служебными записками линейных руководителей обосновывается экономическая необходимость или возможность заключения договоров.

Но на практике служебные записки используют и для других целей. Так, на основании служебной записки непосредственного руководителя на имя генерального директора может быть сокращен срок испытания работнику.

Так, например, служебная записка руководителя отдела на имя генерального директора, отражающая производственные показатели, может служить основанием для приказа о премировании отдельного сотрудника или структурного подразделения.

Необходимо отметить, что служебные записки могут быть признаны надлежащими доказательствами Арбитражным судом (См. например, Постановление ФАС Поволжского округа от 15.06.2011 по делу N А72-6396/2010)

Как правило, служебная записка составляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых основных реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов". К таким реквизитам относятся:

наименование структурного подразделения;

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

заголовок к тексту;

подпись составителя (с указанием должности).

Согласно ГOCTy текст любого информационно - справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата оформляется арабскими цифрами, например, 02.02.2006 или буквенно-цифровым способом, например, 2 февраля 2006 г. Регистрационный номер на служебной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении служебной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения - резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения служебной записки.

Служебная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога "о" и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: "о направлении Петрова В.К. в командировку ".

В тексте служебной записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст служебной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения с конкретных действиях; которые необходимо предпринять, по мнению составителя служебной записки.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Служебная записка образец, пример оформления служебной записки:

В связи с отказом работы компьютерной техники в помещении № ___ прошу безотлагательно направить специалиста для устранения неполадок.