Руководства, Инструкции, Бланки

инструкция по архивированию документов img-1

инструкция по архивированию документов

Категория: Инструкции

Описание

Порядок архивации документов

Порядок архивации документов Основные этапы архивирования документов

Для работы любой компании важен процесс сохранения документации. Он заключается в архивном хранении образцов, которые должным образом описаны и учтены. Основой всего документопроизводства компании является архивация дел.

В свою очередь порядок архивации документов подразумевает:

  • Архивацию документации для постоянного хранения. Эта категория включает в себя личные дела сотрудников, бумаги, относящиеся к госслужбам и муниципалитету
  • Архивацию документации для временного хранения. Эта категория бумаг хранится 10 лет
  • Отбор документации, не требующей хранения. Такие бумаги уничтожаются

Сам процесс проведения оценки документации для архивации сложен, требует предельной ответственности и профильной подготовки.

Для того чтобы разделить документацию на соответствующие архивные классы, необходимо тщательно изучить номенклатуру компании. Документация временного хранения – дублирующие экземпляры, черновики, копии. Они и формируют тот пакет бумаг, который хранится ровно 10 лет.

Если конкретизировать порядок архивации документов. то стоит выделить такие этапы:

  • Подготовка
  • Сортировка и систематизация документации.
  • Опись бумаг и сведение в каталог.

Хранение документации подразумевает обязательный переплет, чтобы избежать извлечения, утери бумаг, помещение их в коробки и систематизированное размещение на стеллажах.

Так же необходимо обеспечить полную безопасность месту, в котором хранится документация. Содержащаяся в ней информация является конфиденциальной, потому допуск посторонних лиц в помещение архива недопустим. Эти требования соблюдаются неукоснительно, поскольку разглашение содержания документов может повлечь серьезные последствия.

Сегодня все чаще прибегают к услугам профильных компаний для архивации документаций. Это обеспечивает ряд преимуществ. Например, экономию средств на аренду помещения, обеспечение охраны, так же стоит отметить, что компаниями, возлагающими на себя архивацию, обеспечиваются должные условия хранения бумаг, постоянный контроль за их сохранностью.

Другие статьи

Правила архивирования для бухгалтерской документации

Правила архивирования для бухгалтерской документации

Согласно нормативным актам РФ, все бухгалтерские документы подлежат хранению в строго установленном порядке в течение конкретного промежутка времени. Ответственность за выполнение данного требования возлагается на руководство организации.

В ходе отчетного периода документация располагается в помещении бухгалтерии, при этом обязательно к ней предоставляется удобный доступ. Затем осуществляется ее передача в архив.

Требования, предъявляемые к хранению бухгалтерских документов
  • Правила хранения и архивирования должны соблюдаться максимально четко, благодаря чему обеспечивается оперативный поиск нужного документа.
  • Необходимость регулярного архивирования, что направлено на упорядочивание организации рабочего места бухгалтера. Архивирование является обязательной процедурой по истечении отчетного периода.
  • Сроком хранения первичных бухгалтерских документов является 5 лет.
  • Длительность хранения лицевых счетов персонала равняется 75 годам.
  • На годовые отчеты распространяются правила о вечном хранении.
Есть ли необходимость в привлечении для архивирования специалистов?

Задача правильного архивирования относится к наиболее сложным, ведь вследствие постоянно изменяющегося законодательства трудно всегда быть в курсе последних требований. В результате этого в процессе архивирования могут появляться непредумышленные ошибки.

Всего этого можно избежать, если обратиться за помощью к специалистам, которые в совершенстве владеют своей профессией. Специалисты по архивированию предварительно выясняют объем документации, предназначенной для систематизации.

Для этого производится удаление копий, черновиков, дубликатов и иной ненужной информации. Одновременно осуществляется сбор наиболее важных документов (сертификатов, лицензий и т. п. ), хранение которых обеспечивается на особых условиях, в частности, запрещается их подшивка.

Документы с однородной информацией разбираются на стопки для формирования дел, после чего производится их сшивание в брошюры и переплет. Все номера страниц непременно нумеруются, а к делу прилагается подробная опись содержащихся в нем документов.

Для облегчения работы с делом на его обложку наносятся данные о его номере, названии, отчетном периоде, особом архивном индексе. Как только будет завершено создание всех дел, начинается составление их общей описи.

Очевидно, что соблюсти такое множество нюансов своими силами действительно трудно. Поэтому есть проверенный вариант — обращение к специалистам, которые сделают Ваш архив поистине безупречным.

Правила архивирования документации

Архивная обработка дел (прошивка документов)

Архивная обработка дел – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве, который включает в себя: экспертизу ценности документов, сортировку документов, формирование пачек, шнуровку, нумерацию и составление описи дел.
Документы по срокам хранения подразделяются на оперативные, длительного и постоянного хранения. Перед тем как попасть в архив документы в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях для справочной работы. Затем документы, предназначенные для хранения, направляются в архив или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены такие функции.

Полное оформление дела включает в себя:
-сквозную нумерацию листов;
-составление описи документов;
-переплет или подшивку (шнуровку);
-составление заверительной надписи.

1. СКВОЗНАЯ НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи. Нумеруют не каждую страницу, а только лист в правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитовым карандашом ставится номер листа по порядку, начиная с первого разворота папки. При этом документы подшиваются в хронологическом порядке таким образом чтобы более старые документы находились вначале, а более новые в конце подшивки.
Листы большего формата, подшитые за один край нумеруют в развернутом виде в правом верхнем углу. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.
Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.
Лист-заверитель дела может быть заранее вложен в дело последним листом, перед переплетом и подшивкой.
Если дело было переплетено (прошнуровано) или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе .
Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.

2. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ

Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:

-наименование организации;
-наименование структурного подразделения;
-индекс дела;
-номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
-заголовок дела;
-аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
-дата дела (тома, части);
-количество листов в деле;
-срок хранения дела;
-архивный шифр дела.

3. ПРОШИВКА (ШНУРОВКА) ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с правилами необходимо подшивать документы на четыре прокола в твердую обложку из картона.
Перед прошивкой (шнуровкой) из документов необходимо удалить все металлические скрепления.
К документам, имеющим маленькое поле для подшивки, слева нужно подклеить полоску бумаги в качестве поля документа.
Если в деле имеются личные документы (свидетельства, аттестаты, паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), их необходимо вложить в конверт, либо в полиэтиленовый «файл», а затем подшить в дело.
Пачку документов, составляющих дело зажимают в струбцине и прокалывают шилом либо сверлят специальнымустройством для прошивки документов (УПД). который позволяет сшить документы автоматически нитками. Затем, не вынимая из струбцины, пачку документов прошивают длинной иглой (цыганской) суровой нитью (шпагатом или лентой) следующим образом: с тыльной стороны продевают иглу во второе снизу отверстие, затем игла продевается в нижнее отверстие с лицевой стороны, далее нить ведется по тыльной стороне вновь ко второму снизу отверстию затем выводится на лицевую сторону и прошивает второе сверху отверстие, далее по тыльной стороне нить ведется к верхнему отверстию - проходит через него, потом по лицевой стороне возвращается ко второму сверху отверстию - продевается сквозь него и выводится на тыльную сторону, далее два конца нити связываются таким образом чтобы можно было «опечатать» свободный конец нити (наклеить кусок бумаги с печатью).

4. СОСТАВЛЕНИЕ ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСИ

В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________________________________________________

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы ________________________

+ листов внутренней описи_________________________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов

Наименование должности лица, Расшифровка

составившего заверительную надпись Подпись подписи

Формат А4 (210 х 297 мм)

В заверительной надписи указывают:

-номер дела, к которому составлена надпись;
-количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;
-количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдель-но, через знак «+»;
-номера литерных листов и пропущенные номера;
-номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
-номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
-номера листов-чертежей, фото и т.п.;
-номера конвертов с вложениями и количество вложений;
-номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;
-должность составителя с расшифровкой подписи;
-дата составления.

Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.

Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.

Дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) необходимо подготовить к оформлению, оформить и учесть.

Подготовка дел и документов к передаче в архив включает в себя:

-систематизацию документов в делах;
-проведение экспертизы ценности документов в делах;
-оформление дел;
-составление описи дел структурного подразделения.

Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными* за ведение делопроизводства. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.
Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.
В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).

*Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что«Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации» .

1.Как организовать делопроизводство на предприятии. – М. Инфра-М, 2001
2.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М. 1998.
3.ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М. Издательство стандартов, 1989.
4.ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».
5.Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб. Герда, 2001. пронумеровано и прошнуровано.
6.Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М. Приор, 2001 – 348 с. как сшивать документы.
7.Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М. МИФИ, 1996 г. как правильно сшивать документы.
8.Управление документацией и новые информационные технологии. — М. Научная книга, 1998, 137 с. система хранения документов.
9.Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2002. документы постоянного хранения.
10.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М. 1991. порядок и сроки хранения документов.
11.Делопроизводство. – М. Русская Деловая Литература, 1990. сколько хранятся документы.
12.Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000 г. сшивание документов .
13.Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М. ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с. делопроизводство и архивное дело.
14.«Делопроизводство» № 34 от 08.1999, С.45. хранение документов в архиве.

Архивирование документов от компании - Архивный Центр - Москва

Архивирование документов

Архивирование документов сводится для любого юридического лица к выполнению следующих основных задач, стоящих перед любым архивом.

Задачи архивирования документов
  1. Обеспечение сохранности и режима хранения документов.
  2. Комплектование архива документами.
  3. Создание научно-справочного и учетного аппарата к документам архива.
  4. Создание условий, обеспечивающих оперативное использование документов архива.
Архивирование документов в положении об архиве

Эти задачи подразделяются на ряд функций, которые должны найти отражение в любом Положении об архиве.

Раздел 1 «Общие положения» данного документа должен быть четко зафиксирован правовой статус архива, его место в структуре юридического лица, четкое наименование должности работника, ответственного за архивирование документов организации.

В небольших организациях с малым документооборотом и небольшим объемом документов, передаваемых на хранение в архив, возможно совмещение функций работника, ведущего другой участок работы, с исполнением обязанностей сотрудника, отвечающего за архивирование документов организации. Существуют расчеты, проведенные на основе анализа затрат времени на все виды архивирование документов и существующих норм. Они показывают, что имеется «критическая масса» документов, по достижении которой необходимо вводить штатную должность архивиста отвечающего за архивирование документов. Она составляет пять тысяч дел.

Раздел 2 Положения об архиве – «Состав документов архива». Архив любого юридического лица обязан хранить только делопроизводственные документы, образовавшиеся в деятельности организации, а именно – документы постоянного хранения, документы по личному составу, документы временного срока хранения. В ряде случаев помещение архива используется для хранения справочных пособий, периодических изданий, бланков и других бумаг, что не имеет никакого отношения к архивированию документов. Подобное использование архива совершенно недопустимо.

Раздел 3 Положения – «Задачи и функции архива». Первостепенной задачей любого архива является обеспечение сохранности и режима хранения документов, находящихся в архиве. С правовой точки зрения это означает, что архив и его работники несут ответственность за документы, принятые в архив в установленном порядке. За документы, утраченные в структурных подразделениях, архив ответственности не несет.

Нормативы по архивированию документов в организации

Существуют совершенно четкие и нормативно-методические основы комплектования любого архива, и, следовательно, нормативы по архивированию документов организации.

1.Каждая учетная единица (дело, документ) должна поступать в архив только в соответствии с описью или другим учетным документом, фиксирующим ее поступление в архив.

2.Каждая учетная единица (как правило, дело) должна по своему составу и оформлению соответствовать требованиям основных нормативно-методических документов, регламентирующих архивирование документов организации – утвержденных руководством инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел.

3.Каждое структурное подразделение обязано в установленном порядке передавать в архив комплекс документов, определяемых номенклатурой дел на данный год. В случае отсутствия тех или иных документов, структурное подразделение должно дать исчерпывающие объяснения об отсутствии или не заведении соответствующих дел.

4.В случае не передачи на хранение структурным подразделением дел, обозначенных в номенклатуре, архив обязан подать необходимые сведения руководству организации.

Архивирования документов, которые содержится на электронных носителях

Данный вид архивирования сведений предусматривает проведение процесса перевода информации с бумаги; книг, каких-либо старых документов, фотографий и прочих носителей сведений на электронные носители. Иными словами происходит создание электронного вида хранения информации.

Какая цель всегда у архивирования документов?

Цель у архивирования всегда одна, оптимизировать организацию хранение документов. Самый лучший вариант это сделать обратиться к специалистам в этом деле.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или заполнив форму обратной связи.

Комплексное решение
поставленных задач

Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

Опыт работы с иностранными и
отечественными организациями

Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Как грамотно организовать порядок в архиве предприятия - Работа - Дважды два

Как грамотно организовать порядок в архиве предприятия

О некоторых вопросах правильного хранения документов рассказала начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области Елена Шилова

После Кадрового клуба, который прошел в газете «Работай!» в минувший четверг, участникам стало ясно, кадровик или архивариус предприятия - это великий человек. Именно от них зависит порядок документооборота организации, в котором порой разобраться крайне сложно.

Как оказалось, говорить о том, как правильно вести архив в организации, можно вечно, такого большого количества нюансов сложно найти еще где-либо. О некоторых вопросах правильного хранения документов нам рассказала наш приглашенный эксперт Елена Шилова, начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области.

Настольные документы архивариуса

1. Самым главным законодательным актом, который регулирует все движение архивных документов, является Федеральный закон «Об архивном деле». Он распространяет свое действие на любые организации и их архивные документы и все его требования обязательны к исполнению.

2. В вопросе, как вести любые архивные документы от нумерации до обложки, помогут основные правила работы ведомственных архивов 1985 г.

3. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

4. Для тех организаций, у которых существует научно-техническая документация, - «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Инструкция по работе с документами

Для эффективной работы с документами необходима инструкция по делопроизводству. К сожалению, не в каждой организации они есть. В ней должны быть установлены правила работы со всеми документами предприятия - правила оформления, единообразие. Бывает так, что в одной организации реквизиты на бланках в разных местах, сами бланки разные. И работать неудобно, и найти ничего потом нельзя. В инструкции должно быть прописано не только то, как составляются описи и номенклатуры, но и кто ответственный за работу архива. Лучше, чтобы это был не один человек, на которого скинут все дела, а поручать некоторые архивные функции отделам. Чтобы по прошествии определенного времени ответственный человек из отдела подготовил все документы и сдал ответственному за архив. И только потом архивариус делает сводную работу. Вопросов и проблем не будет с документами, если в инструкции будет все пошагово прописано.

Состав документов, подлежащих передаче в архив

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:

  • документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);
  • документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
  • документы постоянного (вечного) хранения.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное