Категория: Бланки/Образцы
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.
Для определения оптимального состава описей следует проконсультироваться в соответствующем архиве, так как при описании документов следует учитывать сложившуюся систему научно-справочного аппарата архива. Если документы организации ранее описывались, следует продолжать имеющиеся описи и нумерацию дел в них.
Чаще всего заголовки в описи располагаются по хронологически - функциональному или хронологически - номинальному признакам, т.е. первоначально документы располагаются по году их создания, а затем - в следующей последовательности:
При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, полностью указывается заголовок первого дела, а остальные могут обозначаться словами "То же". При переносе на новую страницу заголовок дела повторяется полностью. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
Если в дело сформированы документы за несколько лет, такое дело включается в опись по дате заведения. При этом следует неукоснительно соблюдать следующее требование: в годовые разделы за последующие годы заголовок такого дела вносится без номера и делается ссылка «см. дело № ___».
Даты и количество листов переносятся в опись с обложки дел.
Итоговая запись к описи составляется обязательно.
Следует обратить внимание на правильное оформление грифов утверждения и согласования.
К описи составляется титульный лист. На титульном листе указывается название архива, в который передаются документы, название фонда и его номер, а также номер и название описи, которое включает указание категории документов (постоянного хранения, по личному составу) и может дополняться указанием вида документов (личные дела уволенных, карточки формы № Т-2 и т.д.).
Кроме того, указываются крайние даты дел, включенных в данную опись. Если имеются незадокументированные периоды, это должно найти отражение в дате 1986 - 1998, 1980,1993 - 2010 гг.
После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.
В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме № Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их Сохранности и выдачу необходимых сведений.
Описи оформляются на стандартной бумаге формата А-4. Необходимо соблюдать следующие требования ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации": верхнее и нижнее поля - не менее 20 мм, левое - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм. Шрифт выбирается максимально приближенный к машинописному (Times New Roman обычный, 14 размера). При оформлении описи на двух г и более листах, второй и последующие листы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, черточек и других знаков.
Начиная со второй страницы, на каждой последующей воспроизводится графление описи с цифровым обозначением граф. Текст печатается на одной стороне листа. Не допускается оформление грифов утверждения и согласования на отдельных от текста листах. Следует либо перенести на следующий лист последний заголовок документа, либо расположить грифы на оборотной стороне листа. Не следует допускать переноса части заголовка с одной страницы на другую, то есть заголовок должен располагаться на одной странице.
Описи дел делятся на 2 вида :
-опись дел постоянного хранения,
-опись дел временного хранения (к делам временного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет ).
Опись дел постоянного хранения - это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а так же их учет и систематизация.
В каждом структурном подразделении компании описи дел составляются сотрудниками отдела документооборота. Ответственность же за их своевременное и качественное составление несут руководители подразделений.
Опись является необходимым учетным документом, а так же обеспечивает возможность оперативного поиска информации среди большого количества документации.
Опись дел постоянного хранения составляется по установленной норме и включает в себя ряд обязательных элементов. Их совокупность в описании каждого дела называется «описательной статьей».
Описательная статья, которая сопровождает опись дел постоянного хранения, должна включать в себя следующие пункты:
- порядковый номер дела по описи,
- заголовок дела, который должен быть идентичен заголовку, указанному на обложке дела,
- число листов в деле,
- примечание (если таковое существует).
В соответствии с нормативными положениями, опись дел постоянного хранения ежегодно, в установленные сроки, должна передаваться либо в архив фирмы, либо в государственный архив.
При необходимости передачи описи в государственный архив, она составляется в четырех экземплярах. Для её передачи в государственный архив необходимо утверждение описи руководителем организации и специальной архивной комиссией.
Опись дел постоянного хранения облегчает работу с большим объемом архивной документации и является необходимым, нормативно-закрепленным, процессом.
Опись дел временного хранения – учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций.
Она включает в себя:
Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.
© studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам
Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.
Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.
Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.
После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.
Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.
Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.
Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.
Составление описей делНа дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.
В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.
Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:
• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• дату дела (тома, части);
• число листов в деле (томе, части);
В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.
В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.
В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.
Мы уже разбирались, что такое описи дел и как они составляются. Но опись это не просто папка с набором разрозненных файлов. В таком виде она не хранится. Опись сама по себе является документом постоянного хранения, а значит, и требования к ее оформлению предъявляются довольно строгие. Нужно оформить титульный лист, предисловие к описи дел, может быть – список сокращений или предметный указатель… Если с титульным листом проблем не возникнет, то над предисловием предстоит поработать.
Что говорят правила работы архивовВместо того, чтобы страдать перед чистым вордовским файлом, на котором должен появиться стройный текст предисловия к описи дел, нужно заглянуть в нормативный и методический документы по архивному делу. В них, по крайней мере, написано, что должно быть в предисловии.
Нормативный документ: Правила работы архивов-2015Правила работы архивов от 2015 года гласят следующее (п. 5.5.):
«В справочный аппарат к описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, графический).
Состав справочного аппарата к описи зависит от срока хранения включенных в нее документов и их видов.
К описям дел, документов постоянного хранения и по личному составу составляются титульный лист. предисловие, оглавление, при необходимости – список сокращений, указатели.
В предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления».
Методический документ: Основные правила работы архивов организаций (п. 3.7.11.):«В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив)».
1. Предисловие составляется только к описям дел постоянного хранения и описям дел по личному составу.
2. Предисловие представляет собой всего лишь справочную информацию о компании в период, к которому относятся дела, включенные в опись. Если было переименование – пишем о переименовании. Коротко описываем основные направления деятельности, описываем оргструктуру. Затем даем характеристику документам, включенным в эту опись (к какой системе документации принадлежат, как и на основании чего они скомпонованы).
Предисловие к описи дел: скачать образецПредлагаю ознакомиться с примером предисловия. Только не нужно бездумно переписывать его: у каждой компании своя история и структура. Но в качестве образца это предисловие к описи дел вполне годится.
Image by cuteimage // www.freedigitalphotos.net
Похожие статьиСоставление сводной описи дел по личному составу
Галина Кудрякова.
архивист
Одним из обязательных итоговых документов, которые составляются ежегодно, как правило, в конце года, является годовой или годовые разделы сводной описи дел по личному составу. Он составляется на основании годовых разделов сдаточных описей дел структурных подразделений. В данную опись включаются все дела по личному составу, имеющие срок хранения выше 10 лет (45, 50, 75 лет). Сводная опись дел по личному составу составляется во всех без исключения организациях независимо от их статуса и к формы собственности.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме, которая предусмотрена приложением 21 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, которые являются на сегодняшний день основным нормативным документом для работников архивов организаций.
Несколько слов о нумерации описи. Напоминаю, что поскольку вопросы нумерации описей дел в нормативных документах ранее не рассматривались, общепринятой в архивной практике долгие годы (более 80 лет) являлась следующая нумерация описей дел:
· для документов постоянного хранения — № 1;
· для документов по личному составу (75 лет хранения) — № 2;
· для документов временного (свыше 10 лет) хранения — № 3.
Такая нумерация описей применялась для организаций Списка № 1 (организации, передающие свои документы на постоянное хранение в государственные архивы) и для организаций негосударственной формы собственности.
Организации Списка № 2, то есть государственные организации, которые не передают свои документы на хранение в государственные архивы, имели другую нумерацию описей дел. Поскольку в организациях Списка № 2 не создаются документы постоянного хранения, наиболее долгосрочными по срокам хранения и наиболее значимыми документами являются документы по личному составу (75 лет хранения). На этом основании в организациях Списка № 2 использовалась следующая нумерация описей дел:
· для документов по личному составу (75 лет хранения) — № 1;
· для документов временного (свыше 10 лет) хранения — № 2.
Однако в Правилах работы архивов впервые рассмотрены вопросы нумерации сводных описей дел. Рекомендуется все первые годовые разделы сводных описей дел обозначить номером 1 с той разницей, что к сводной описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», для описи дел временного (свыше 10 лет хранения) — буквенное обозначение «в». Не будем дискутировать по этому поводу, поскольку вопрос не основополагающий. Естественно, если в вашей организации уже давно ведется работа по упорядочению документов, и вы составляли годовые разделы описей дел с ранее принятой нумерацией, то вы и продолжаете работать, соблюдая ранее принятую нумерацию, чтобы не вносить сумятицу в учет документов. Однако если вы только начинаете работу по приведению документов в порядок и впервые начинаете составлять годовые разделы сводных описей, нужно следовать требованиям ныне действующих нормативных документов. В любом случае, важна суть работы, а не ее формальная сторона.
Принятая в организации нумерация должна быть обязательной для всех структурных подразделений, чтобы не вносить разнобой в учетные документы, каковыми являются описи дел.
Но поскольку мы уже не новички и проводили упорядочение документов значительно раньше даты принятия Правил работы архивов, то составим в качестве примера годовой раздел сводной описи дел по личному составу в организации негосударственной формы собственности, используя ранее принятую нумерацию описей дел. Следовательно, в нашем примере, поскольку речь идет об организации негосударственной формы собственности, сводная опись дел по личному составу будет иметь № 2.
В сводной описи дел по личному составу дела должны располагаться в следующем порядке:
1. Приказы по личному составу;
2. Личные карточки уволенных работников;
3. Лицевые счета по зарплате работников;
4. Личные дела уволенных работников;
5. Акты о несчастных случаях на производстве (при наличии);
6. Невостребованные трудовые книжки.
И далее все документы с 75-летним сроком хранения: алфавитные списки и т.д.
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ (утв- ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05-09-85 263) (2016) Актуально в 2017 году
7.4. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел и законченной описи дел по личному составу7.4.1. В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются заголовки дел временного хранения, отложившиеся в течение года в деятельности структурных подразделений и общественных организаций.
Документы по личному составу постоянного хранения включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения (см. п. 7.1.1).
7.4.2. Порядок внесения заголовков дел по личному составу в годовой раздел сводной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 7.1.2 - 7.1.4 раздела.
7.4.3. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме (Приложение 26). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составление итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 7.1.6 - 7.1.8 и 7.1.14 раздела.
7.4.4. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- списки личного состава;
- карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
- личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
- невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
- акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
7.4.5. При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов, порядок составления которых аналогичен порядку, указанному в пп. 7.1.11 - 7.1.13, 7.2.8, 7.2.10 и 7.2.11.
7.4.6. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.
7.4.7. Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 7.2.1 - 7.2.6, 7.2.11 - 7.2.12 раздела. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (Приложение 24).
7.4.8. Годовые разделы сводных описей дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу организаций, не передающих документы на государственное хранение, печатаются в двух экземплярах, при этом годовые разделы сводных описей дел по личному составу визируются начальником отдела кадров (инспектором по кадрам), и подлежат рассмотрению ЭК организации. После одобрения их ЭК они утверждаются руководителями организаций.
7.4.9. Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов (рационализаторские дела, научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения, указанным в подразделах 7.1 и 7.2 раздела. Дела систематизируются в данных годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.
Описание служебных ведомственных изданий проводится в соответствии с действующими правилами описания печатных изданий.
