Руководства, Инструкции, Бланки

бланк конкретного вида документа образец img-1

бланк конкретного вида документа образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Бланк конкретного вида документа образец

2.2. Требования к бланкам документов

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими и не могут одновременно входит в состав документа данного вида (например, не используются одновременно реквизиты «Адресат» и «Гриф утверждения» ).
Наряду с этим отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.
К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.
ГОСТом 6.38-90 установлены два вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов в зависимости от состава реквизитов в них: бланк для писем и общий бланк (для всех остальных ОРД).
Особое выделение письма, как вида документа, и разработка специального бланка для писем связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.
В бланк для писем входят реквизиты: «Эмблема организации» (при наличии), коды по ОКПО и ОКУД, «Наименование министерства или ведомства» (при наличии ведомственной подчиненности), «Наименование организации», «Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке», «Дата», «Индекс», «Ссылка на индекс и дату входящего документа». Образец бланка для писем дан в при л. 2.
В общий бланк входят реквизиты: код по ОКПО, «Наименование министерства или ведомства» (при наличии ведомственной подчиненности), «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата», «Индекс», «Место составления или издания».

Образец общего бланка дан в прил.З.
Оба вида бланков могут иметь угловое (в левом верхнем углу документа) и продольное (вдоль верхнего поля документа) расположения реквизитов. Для писем более рациональным является угловое расположение реквизитов бланка, т.к. правый верхний угол письма удобно использовать для адресования писем, что позволяет максимально использовать рабочее поле документа.
По аналогии угловое расположение реквизитов предпочтительнее для тех видов документов, которые требуют утверждения, т.к. гриф утверждения также располагается в правом верхнем углу документа (например, в актах, должностных инструкциях, в графике отпусков и т.д.).
При изготовлении служебных бланков используют два стандартных формата бумаг А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Бланки документов должны иметь поля, мм:
левое - 20;
верхнее - не менее 10; правое и нижнее - не менее 8.
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.
Бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк акта, бланк справки и т.д.) изготавливают при составлении документов данного вида более 200 раз в год. При отсутствии такого количества документов одного вида специальные бланки по видам документов не изготавливаются, а используется общий бланк, в который машинописным способом вносится реквизит «Название вида документа».
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Другие статьи

Бланк конкретного вида документа

Бланк конкретного вида документа

Бланк конкретного вида документа. кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты (рис. 9):

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа,

а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа

и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле.

Рис. 9. Пример бланка конкретного вида документа

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

[1] Не меняются вообще (наименование вида документа) или длительное время (наименование организации, справочные данные об организации).

[2] Меняются полностью или частично (дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе).

[3] В системе размеров бумаги ISO каждый лист бумаги имеет ширину, равную результату деления его длины на корень квадратный из двух (1:1,4142).

[4] Меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов.

[5] Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД / сост. М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов [и др.]; общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М. 2003.

mylektsii.ru - Мои Лекции - 2015-2016 год. (0.006 сек.)

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

В справочной и научно-методической литературе дано несколько определений бланка документа.

Бланк –набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк – стандартный лист бумаги, содержащий справочные данные об организации или должностном лице-авторе документа.

ГОСТом Р 6.30-2003 установлено три вида бланков: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма. Для каждого вида бланков установлен индивидуальный набор реквизитов.

Общий бланк (ОБ) в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты:

01 (02 или 03 ) - Государственный герб Российской Федерации (Герб субъекта Российской Федерации или товарный знак);

08 - наименование организаций;

14- место составления или издания документа.

Бланк письма (БП) в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 (02 или 03) - Государственный герб Российской Федерации (Герб субъект Российской Федерации или товарный знак);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации.

При необходимости на бланке письма проставляются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа.

Бланк конкретного вида документа (БКВД), кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 (02 или 03) - Государственный герб Российской Федерации (Герб субъекта Российской Федерации или товарный знак);

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа.

При необходимости на бланке конкретного вида документа,- кроме письма, могут проставляться ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

18 - заголовок к тексту документа;

19 - отметка о контроле.

Установлено два стандартных формата бланков документов А 4(210x297) и А 5 (148x210). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поле не менее :

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или светлых тонов.

Бланки документов могут изготавливаться типографским способом (в том случае, если используется более 200 штук бланков каждого вида), средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. В последнем случае достаточно иметь электронный шаблон бланка и использовать его при изготовлении документа.

При создании бланков с помощью компьютера в наименовании вышестоящей организации используется более мелкий шрифт, чем в наименовании организации-авторе документа. Допускается в бланках и в тексте документа использовать жирный или наклонный шрифт.

Однако надо иметь в виду, что шрифт и общий дизайн бланка должен соответствовать как месту и имиджу организации и должностного лица в служебной иерархии, так и виду документа (например, служебное и рекламное письма визуально могут во многом отличаться друг от друга; на рекламных письмах допускается своеобразная стилистика, цветовое оформление некоторых реквизитов.

Требования к форматированию бланков могут быть жесткими (регламентируемыми) и мягкими (эстетическими).

К жёстким требованиям относятся:

§ функциональные (место организации в ведомственной иерархии);

§ конструкционные (использование твердых форматов бумаги);

§ юридические (достаточность состава реквизитов).

Мягкие эстетические требования включают:

§ дизайн эмблемы или товарного знака;

§ графическое и цветовое решение;

§ продольное (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или угловое (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) расположение реквизитов. При угловом расположении реквизитов длина машинописной строки равняется 28 печатным знакам (± 2 п.з)

Бланки сокращают временные и трудовые затраты на оформление документа, повышают культуру документационного обеспечения управления.

Тема 12

Тема 12. Бланки документов

1. Понятие бланка документа

3. Реквизиты бланков

4. Варианты расположения реквизитов

1. Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

Бланки документов предназначены для сокращения трудоза­трат при составлении документов, а также для быстрого уста­новления предприятия-автора при работе с документом.

основные, к которым относятся:

дополнительные, к которым можно отнести:

• бланк конкретного вида документа;

• бланк структурного подразделения;

• бланк для работы с зарубежными партнерами.

3. Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов.

Реквизиты общего бланка документа :

• герб (для организаций, имеющих на это право);

• эмблема организации (при наличии герба не проставляется);

• наименование вышестоящей организации (если она имеется);

• трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).

• Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа :

• гриф утверждения; • заголовок к тексту.

Общий бланк используется для составления любых видов до­кументов, кроме писем.

Бланк письма содержит реквизиты :

• герб (для организаций, имеющих на это право);

• эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

• наименование вышестоящей организации (если она имеется);

• наименование организации (структурного подразделения);

• справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии);

• код организации (предприятия) по ОКПО;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа);

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

• заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же рекви­зиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа.

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наимено­вания организации указывается должность ее руководителя, например: "Директор Федеральной пограничной службы Рос­сийской Федерации", "Президент ЗАО "Дизель" и т. п. Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных струк­турных подразделениях предприятия. На таком бланке после на­именования предприятия указывается наименование структур­ного подразделения.

4. При разработке бланков документов рекомендуются два вари­ анта расположения реквизитов :

Продольное расположение реквизитов предполагает их разме­щение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.

Для бланков документов применяют бумагу .

- формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм);

- плотности от 80 до 200 г/м 2 ;

- со степенью яркости — от 90% и выше.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позво­ляющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

Все бланки должны иметь поля (не менее):

Лекции по делопроизводству - Тема №

Лекции по делопроизводству - файл Тема № 4.doc

ТЕМА № 4 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом – ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Положения стандарта определяют:

- требования к оформлению реквизитов документов

- требования к бланкам документов.

ГОСТом установлены следующие реквизиты:
1 – Герб Российской Федерации

2 – Герб субъекта Российской Федерации

3 – Эмблема организации или товарный знак

4 – Код организации по ОКПО

5 – Основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица

6 – Идентификационный номер налогоплательщика \

код причины постановки на учет (ИНН\КПП)

7 – Код формы документа по ОКУД

8 – Наименование организации

9 – Справочные данные об организации

10 – Наименование вида документа

11 – Дата документа

12 – Регистрационный номер документа

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 – Место составления или издания документа

16 – Гриф утверждения документа

18 – Заголовок к тексту

19 – Отметка о контроле

20 – Текст документа

21 – Отметка о наличии приложения

23 – Гриф согласования документа

24 – Визы согласования документа

25 – Оттиск печати

26 – Отметка о заверении копии

27 – Отметка об исполнителе

28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в

29 – Отметка о поступлении документа в организацию

30 – Отметка для автоматического поиска документа

Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того, применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом.
^ Бланки документов предприятия, дизайн, назначение
Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой.

Документ на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии.

Резиновый штемпель оттиск, которого проставляется, на листе бумаги вышел из практики Запада и все меньше применяется в России.

Современный дизайн оформления бланка, «свой» фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правильное их расположение

на листе, особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланки предприятия изготовляются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для изготовления бланков в основном используются два формата А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм), редко А3(297х420 мм).

А4 – документы предприятия

А5 – небольшие письма, справки

А3 – бизнес планы, графики, отчеты.

Устанавливаются следующие виды бланков:

- бланк конкретного вида документа

Бланки каждого вида могут изготовляться с угловым и продольным расположением реквизитов.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида:

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами,

необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке.

При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа на иностранном.

При продольном расположении реквизитов сначала на русском, ниже на иностранном.

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

ВНИИДАТ
_______________ №______________
Москва


Образец № 1 Общий бланк организации.

институт документоведения и архивного

Профсоюзная ул. д. 82, Москва, 117393

Тел.\факс (095) 718-78-74

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

^ ИНН\КПП 7708033140\771001001
____________ №____________
На №_______ от____________

Образец № 2 Угловой бланк письма организации,

оформленный центрованным способом.

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул. д. 82 Москва, 117393

Тел.\факс (095) 718-78-74.

^ ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН\КПП 7708033140\771001001
_____________ №____________

На №________ от____________

Образец № 3 Бланк письма организации,

оформленный продольным способом.
РОСАРХИВ

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

^ ВНИИДАД
ПРИКАЗ
____________ №____________
Москва


Образец № 4 Бланк конкретного вида документа.

РЕКВИЗИТЫ БЛАНКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк включает реквизиты:

1 – Государственный герб РФ

2 – Герб субъекта РФ

3 – Эмблема организации

8 – Наименование организации

^ Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:

1 – Государственный герб РФ

2 – Герб субъекта РФ

3 – Эмблема организации

4 – Код организации

5 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

8 – Наименование организации

9 – Справочные данные об организации

12 – Регистрационный номер документа

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа

18 – Заголовок к тексту

19 – Отметка о контроле

^ Бланк конкретного вида документа. кроме письма, в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

1 – Государственный герб РФ

2 – Герб субъекта РФ

3 – Эмблема организации

8 – Наименование организации

10 – Наименование вида документа

14 – Место составления

11 – Дата документа

12 – Регистрационный номер документа

18 – Заголовок к тексту

19 – Отметка о контроле

На бланках субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного языка язык субъекта Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках – русском (слева) и национальном (справа).

Документы могут изготовляться любым способом: на ПМ или при помощи печатающих устройств персональных компьютеров. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и др.) допускается писать от руки пастой или чернилами черного или синего цвета.

При изготовлении документов более чем на двух страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля листа без проставления дополнительных знаков (точек, дефисов и пр.).

При изготовлении документов может использоваться и оборотная сторона листа.
^ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

  1. Государственный герб РФ – помещают на верхнем поле распорядительных документов и писем.

2 – Герб субъекта РФ - на верхнем поле на том же месте.

3 – Эмблема организации или товарный знак – не

воспроизводят, если есть герб РФ или герб субъекта РФ.

4 – Код организации – оформляется в виде цифр в правой

верхней части первой страницы документа на верхнем поле

во всех документах кроме письма. В письмах ОКПО

оформляется под бланком.

ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и


5 – Основной государственный регистрационный номер ОГРН

юридического лица – оформляется под бланком на одной

6 – Индентификационный номер налогоплательщика\код

причины постановки на учет ИНН\КПП – оформляется под

7 – Код документа ОКУД – общероссийский классификатор

управленческой деятельности – оформляется в правом

верхнем углу на верхнем поле документа под чертой во

всех документах кроме письма. В письмах УКУД

оформляется под бланком.

8 – Наименование организации – автора документа. Под

наименованием указывают сокращенное название

9 – Справочные данные об организации:

- номера телефонов, факсов, счет в банке.

10 – Наименование вида документа – оформляется прописными

11 – Дата документа – является дата подписания или

утверждения, для протокола дата заседания, для акта – дата

события. Оформляется числовым или буквенно-цифровым

05.10.2007 или 5 октября 2007 г.

12 – регистрационный номер документа – состоит из

6 – индекс структурного подразделения

10 – индекс дела

14 – порядковый номер исходящего документа

Пишется на одной строке с датой.

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа –

включает регистрационный номер и дату документа на

который дается ответ. Оформляется под датой и номером.

14 – Место составления или издания документа. Оформляется

под датой. Пример:

15 – Адресат – в качестве адреса могут быть организации, их

структурные подразделения, должностные или физические

лица. При адресовании документа должностному лицу

инициалы указываются перед фамилией.

Наименования организации и ее структурного

Подразделения в именительном падеже. Должность в

Начальнику отдела № 1

Пишется в правом верхнем углу.
16 – Гриф утверждения документа – документ утверждается

должностным лицом или специально издаваемым

_________ В.С. Бец

От 01.02.2007 № 82

17 – Резолюция пишется на документе соответствующим

должностным лицом и включает фамилии исполнителей,

содержание документа, срок исполнения, подпись, дату.

Пишется под адресатом

18 – Заголовок к тексту – включает краткое содержание

документа. Пишут перед текстом, от границы левого поля в

пять строк через один интервал. Заголовок отвечает на

вопрос «о чем?». Длина заголовка 28 ударов. В конце

заголовка точка не ставится. Заголовок отделяют сверху и

снизу 3 интервалами. Если заголовок такой большой и не

помещается в 5 строк, то его можно продлить до границы

19 – Отметка о контроле за исполнением документа –

обозначают буквой «К» или штампом «Контроль».

Проставляется в правом верхнем углу на верхнем поле.

20 – Текст – является основным реквизитом документа.

Тексты документов разделяются на две основные части:

В первой указывается основание составления документа,

во второй излагаются выводы, предложения, решения,

В отдельных случаях текст может содержать одну

Если текст содержит несколько решений, то его следует

разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты:

Текст должен быть точным, не допускающим различных

21 – Отметка о наличии приложения.

Приложения к документу могут быть трех видов:

1 – приложения, утверждаемые или вводимые в действие

соответствующими распорядительными документами.

2 – приложения, поясняющие или дополняющие

содержание основного документа.

3 – приложения, являющиеся самостоятельными

документами, направляемые с сопроводительным

При наличии нескольких приложений к

распорядительному документу на них проставляется

Если документ имеет приложения, упомянутые в

тексте, то отметку о наличии приложения оформляют

по следующей форме:

Приложение: на 2-х л. в 2-х экз.

Если документ имеет приложения не упомянутые в

тексте, то их наименования необходимо перечислить с

указанием количества листов в каждом приложении и

числа их экземпляров:

Приложения: 1. Справка о ………..на 5-и л. в 1 экз.
2. Отзывы о ……..на 3-х л. в 1 экз.

22 – Подпись – входят следующие составляющие:

- наименование должностного лица подписавшего

Исполнительный директор подпись Н.А. Федоров
При подписании документа лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:
Зам. министра Зам. министра

юстиции РФ финансов РФ ___________В.М. Степанов __________А.П.Миронов
23 – Гриф согласования – состоит:
СОГЛАСОВАНО

Зам начальника ЦСУ РФ

00.00.0000
Располагается ниже реквизита подпись.

24 – Визы (это слово не пишется) – состоит:
Начальник юридического отдела

При наличии замечаний к документу визы оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются

Визы проставляются на последнем листе подлинника.

25 – Печать – заверяет подлинность подписи должностного

лица на документах.

Печать ставится так, чтобы она захватывала часть слов

наименования должности лица, подписавшего документ.

26 – отметка о заверении копии

Ниже реквизита подпись проставляют заверительную

Инспектор отдела кадров подпись В.И. Силина

00.00.0000
Слово копия пишется в правом верхнем углу от 7

27 – Отметка об исполнителе – располагается на лицевой или

оборотной стороне последнего листа документа в левом

нижнем углу, например:

28 – отметка от исполнении документа и направлении его в дело

оформляется над нижним полем и включает:


20 мм
В дело № 206-5


20 мм

29 – Отметка о поступлении документа в организацию –

Содержит порядковый номер и дату поступления

документа. Проставляется над нижним полем в правом


30 – Отметка для автоматического поиска документа,

- файл, код оператора, а также другие поисковые

данные, устанавливаемые в организации.

^ ТАБУЛЯЦИЯ
ФОРМУЛЯР – ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА
Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называют формуляром .

Формуляр, который строится на основе стандартной конструкционной сетки с шагом, связанным с печатающими устройствами, представляет собой модель документа, называется формуляром – образцом .

ГОСТ 6.30-2003 устанавливает для ОРД два формата документов – А4 и А5 с угловым и продольным расположением реквизитов.

Формуляр – образец делит площадь формата на три зоны:

- служебное поле документа

- поле для размещения углового штампа

- рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения.

Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа.

Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

Площадь формата заполняется информационными элементами документа.

Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами.

Различают реквизиты постоянные и переменные.

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах.

Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.


Единые требования и правила оформления документов управления, установленные государственными нормативными актами (стандарты), их назначение в совершенствовании управленческого труда
Делопроизводство основывается на требованиях, нормах и рекомендациях по работе с документами.

Нормативно-правовая база устанавливает правила оформления и технологию работы с документами, требования к обеспечению сохранности документов, порядок передачи документов в архив, регулирует работу службы ДОУ и вопросы внедрения информационных технологий.

  1. Федеральный закон «Об информации, информации и защите информации» (20.12.95) - регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

  2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»(10.01.2001) – определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись (ЭЦП) признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

  3. Федеральный закон «О государственной тайне» (21.07.93) – регулирует отношения, возникающие в связи отнесением сведений к государственной тайне и защитой интересов РФ.

  4. Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» (04.07.96) – создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене и защите интересов РФ.

  5. Федеральный закон «Об авторском праве и смежных правах» (09.07.93) – регулирует отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений науки, литературы и искусства (авторское право), фонограмм, исполнений, постановок, передач.

  6. Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» (29.12.94) – определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ. Примеры обязательного экземпляра документов: художественная книга, автореферат диссертации, энциклопедия.

  7. Документ- «Государственная система документационного обеспечение управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельностью и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях.

  8. ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (27.02.98) – устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

  9. « Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (27.11.2000 № 68) – совершенствование ДОУ и повышение его эффективности.

  10. « Положение о Федеральной архивной службе РФ (28.12.98) № 1562 – определило статус и основные функции службы.

  11. Постановление «О федеральных государственных архивах» (15.03.99 № 283) – требования к организации архивной работы.

  12. ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система ОРД. Требование к оформлению документов» (01.07.03) – устанавливает состав реквизитов документов и требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов.