Инвентарная карточка учета основных средств (код формы 0504031) Приказ Минфина РФ от N 173н Об утверждении форм первичных учетных документов и регистр

Инвентарная карточка учета основных средств

Инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031) (далее - Инвентарная карточка (ф. 0504031)) применяется для индивидуального учета объектов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов.

Инвентарная карточка (ф. 0504031) открывается учреждением на каждый инвентарный объект, заполняется на основании Акта приема-передачи здания (сооружения) (ф. 0306030). Акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001). Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031). паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации, характеризующий объект, принимаемый к учету.

В соответствии с прилагаемой к объекту основных средств документацией в Инвентарной карточке (ф. 0504031) указываются признаки объекта: инвентарный номер объекта, чертеж, проект, модель, тип, марка, заводской (или иной) номер, дата выпуска (изготовления) (для животных, многолетних насаждений, земельных участков - соответственно дата рождения, дата закладки, дата регистрации); дата ввода в эксплуатацию, дата и номер акта ввода основных средств в эксплуатацию, при его наличии (для животных, многолетних насаждений, земельных участков - дата и номер акта приемки); первоначальная (восстановительная), кадастровая (иная) стоимость объекта; сведения о начисленной на дату принятия к учету амортизации, содержащиеся в документах приобретения, по переоценке.

В случаях, когда в составе оборудования, приборов, вычислительной техники, музейных ценностей и т.д. имеются драгоценные металлы, указывается перечень деталей, в составе которых имеется драгоценный металл, наименование детали и масса металла, указанные в паспорте.

В Инвентарной карточке (ф. 0504031) отражается годовая сумма начисленной амортизации (в рублях, с двумя десятичными знаками) на основании Журналов операций по прочим операциям (ф. 0504071) .

В Инвентарной карточке (ф. 0504031) производятся записи о завершенных работах по реконструкции, модернизации, достройке, дооборудованию, частичной ликвидации существующего объекта (на основании Акта о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002) ), результатом которых будет изменение первоначальной (восстановительной, кадастровой) стоимости объекта (графа 6).

На оборотной стороне Инвентарной карточки (ф. 0504031) приводятся сведения о поступлении (на основании Акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001) ), перемещении (на основании Накладной на внутреннее перемещение объекта основных средств (ф. 0306032) ), выбытии объектов учета (в том числе на основании Акта о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003). Акта о списании групп объектов основных средств (ф. 0306033) или Акта о списании автотранспортных средств (ф. 0306004) ); краткая индивидуальная характеристика объекта, перечень составляющих его предметов и его основные качественные и количественные показатели, а также важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности на основании данных актов и прилагаемой технической документации (для животных и многолетних насаждений указываются следующие признаки: порода (породность), кличка, масть, приметы, количество деревьев (кустов), номер участка (полосы), площадь в квадратных метрах).

Заполнения инвентарной карточки учета группы основных средств в рк образец

В соответствии с пунктом 4 статьи 116 Бюджетного Кодекса Республики Казахстан, приказываю: 1. Утвердить Альбом форм бухгалтерской документации для заполнения инвентарной карточки учета группы основных средств в рк государственных учреждений согласно приложениям 1-124 к настоящему приказу. Сноска. Пункт 1 в редакции приказа Министра финансов РК от 578. 2. Департаменту методологии бухгалтерского учета и финансовой отчетности, аудиторской деятельности Министерства финансов Республики Казахстан (Тулеуов А.О.) обеспечить государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан и его официальное опубликование в средствах массовой информации в установленном законодательством порядке. 3. Настоящий приказ вводится в действие с года. И.о. Министра Б. Шолпанкулов, приложение 1 к приказу и.о. Министра финансов, республики Казахстан от года 390. Форма. Деловые бумаги. Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032) (для автономного учреждения) (образец заполнения) Деловые бумаги России - для руководителей, экономистов, бухгалтеров и юристов. Образцы инструкций, бланков, актов, деловых документов.
Указания по заполнению акта приемки-передачи основных средств. Инвентарная карточка учета объекта основных средств. Акт о списании автотранспортных средств. Главная Отчетность бюджетных организаций, аналитический учет основных отец средств осуществляется в инвентарных карточках: учета основных средств. ОС-13). В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, данные о выбытии (перемещении) - дату и номер документа и причину выбытия. Разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписываются в двух экземплярах и второй экземпляр передается по месту нахождения объекта. Учет объектов основных средств по месту нахождения осуществляется в разрезе лиц, ответственных за сохранность этих средств. На арендованные основные средства в бухгалтерии арендатора инвентарные карточки не открываются. Для аналитического учета поступивших основных средств используют копию инвентарных карточек арендодателя или же выписки из инвентарной книги. В. Популярные бланки, новые бланки, список бланков.

Для малых предприятий разработана упрощенная форма ОС-6а, именуемая инвентарная книга. Образец заполнения инвентарной карточки учета основных средств.группе, к которой он принадлежит, заводской, инвентарный и паспортный номера основного средства.

Унифицированная форма N ОС-6а, утверждена Постановлением Госкомстата России от N, код, форма по окуд. ООО Аврора по окпо наименование организации склад N наименование структурного подразделения, счет, субсчет, код аналитического учета, номер амортизационной группы, номер Дата, инвентарная карточка документа составления, группового учета. Объектов основных 1, средств, склад N 1, структурное подразделение получателя наименование 10. Акимова Т.Н. Материально ответственное лицо Табельный номер фамилия, инициалы, номер по порядку, наименование объекта основных средств, инвентарный номер. Код по окоф, дата выпуска (постройки поступил в организацию. Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, руб. Срок полезного использования, сумма начисленной амортизации (износа руб. Остаточная стоимость, руб.

Деловые бумаги. Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств. Унифицированная форма ОС-6а (образец заполнения) Инвентарный номер. Лицо, ответственное за ведение инвентарной карточки гл. Бухгалтер Филиппова Л.П. Филиппова.

Приложение N 4 к Приказу Министерства финансов Российской Федерации от N 173н 10, инвентарная карточка группового учета основных средств N, кОДЫ, форма по окуд марта от - г. Дата. Государственное автономное учреждение \ Санаторий \ Родник\. учреждение по окпо, структурное подразделение _, стол письменный. Наименование объекта (полное) по окоф Сидоров Лев Борисович, материально ответственное лицо, номер амортизационной 4 Срок полезного 7 лет Номер счета группы использования TT. Первоначальная (восстано- Результаты переоценки Амортизация (дата вительная) стоимость, руб. Окончания начисления) за единицу на группу дата номер сумма, руб. Норма, сумма, руб. Начислено дата (месяц объектов ж/о с начала и год) за.

В показателях граф Сумма начисленной амортизации (износа указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации. Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки объектов основных средств, отражаются: - в разделе 3 Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания (форма N ОС-4 - в разделе 5 Сведения о затратах, связанных со списани).

Массовый инвентарь (парты, инструменты и другой массовый инвентарь) можно записывать общими суммами с указанием количества и инвентарных номеров. Для сценическо-постановочных средств Инвентарные карточки формы ОС-9 открываются по материально.

Формирование инвентарной карточки происходит на основании журнала документов. Для удобства ведения учета инвентарных карточек документ имеет следующие поля. Для этого в справочник «Основные средства» добавлено поле «Номер инвентарной карточки».

Многолетние насаждения учитываются по инвентарным объектам с указанием вида насаждения, количества высаженных единиц и площади. Для аналитического учета поступивших основных средств используют копию инвентарных карточек арендодателя или же выписки из инвентарной книги.

Документальное оформление операций по учету основных средств

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет .

Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации, в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах», должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

Постановлением от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» Госкомстат Российской Федерации утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. Данные формы первичной учетной документации распространяются на организации всех форм собственности, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные учреждения.

Итак, в настоящее время действуют следующие формы по учету основных средств:

Акт о выявленных дефектах оборудования

Следует обратить внимание. что на практике может возникнуть ситуация, когда ни одна из вышеперечисленных унифицированных форм не подходит. В качестве примера можно привести ситуацию, когда к организации-лизингополучателю по договору лизинга поступает основное средство, учет которого ведется на балансе лизингодателя. Поступление такого основного средства нельзя оформить ни одной из унифицированных форм по учету основных средств. Не подходит для этих целей и Акт приемки-передачи по форме №ОС-1, поскольку, выписав такой акт, организация должна принять к учету основное средство по счету 01 «Основные средства » и поставить его на баланс, но, по условиям примера, учет основного средства осуществляется лизингодателем. В данном случае, приемку основного средства, полученного по договору лизинга, следует осуществить на основании документа, составленного в произвольной форме с указанием в нем всех необходимых реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

ПОСТУПЛЕНИЕ И ВЫБЫТИЕ ОБЪЕКТОВ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

· Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1);

· Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма №ОС-1а);

· Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б).

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту должна быть приложена техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств.

Первый раздел заполняется на основании данных передающей стороны. Для объектов основных средств, бывших в эксплуатации, в нем указываются дата ввода в эксплуатацию, фактический срок полезного использования, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость объекта. В том случае, если объект основных средств приобретается через розничную сеть, этот раздел не заполняется.

Второй раздел заполняет организация – получатель основного средства только в своем экземпляре и указывает в нем первоначальную стоимость объекта, срок полезного использования, установленный организацией, способ начисления амортизации, норму амортизационных отчислений.

Третий раздел содержит краткую характеристику объекта основных средств.

В акте предусмотрен раздел для отражения данных об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций. Такие данные записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности, при этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности с указанием их доли в праве общей собственности. Если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте, в этом разделе указываются сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.

Данные приема и исключения объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).

ВНУТРЕННЕЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ОБЪЕКТОВ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Очень часто объекты основных средств перемещаются внутри организации из одного структурного подразделения в другое. Для оформления и учета таких перемещений применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств формы №ОС-2.

Накладная выписывается передающим подразделением в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально-ответственного лица подразделения, передающего основное средство, а третий экземпляр передается в подразделение, получающее основное средство.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).

Акт состоит из двух разделов. В первом указываются сведения о состоянии объекта основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию, во втором разделе указываются сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств.

Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств. Если ремонт выполнялся сторонней организацией, то акт должен быть подписан представителем этой организации, если же ремонт был произведен структурным подразделением организации, то свою подпись должен поставить в акте представитель структурного подразделения, проводившего ремонт, реконструкцию, модернизацию, утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом акт сдается в бухгалтерию.

Следует отметить, что если ремонт, реконструкция и модернизация проводится силами сторонней организации, акт составляется в двух экземплярах, первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма №ОС-6).

В соответствии с пунктом 68 Методических указаний №91н, в целях организации контроля за своевременным получением основных средств из ремонта, инвентарные карточки по этим объектам в картотеке рекомендуется переставлять в группу «Основные средства в ремонте». При поступлении объекта основных средств из ремонта производится соответствующее перемещение инвентарной карточки.

СПИСАНИЕ ОБЪЕКТОВ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Списание пришедших в негодность объектов основных средств также оформляется документально. Для этих целей применяются следующие документы:

· Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма №ОС-4);

· Акт о списании автотранспортных средств (форма №ОС-4а);

· Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма №ОС-4б).

Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию, вместе с актом, также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации.

Учет оборудования, поступившего на склад, с целью его последующего использования в качестве объекта основных средств, оформляется Актом о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14). Акт составляется в двух экземплярах комиссией, уполномоченной на прием основных средств, и утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

В том случае, если при поступлении на склад невозможно провести качественную приемку оборудования, акт составляется по наружному осмотру и является предварительным.

Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Передача оборудования в монтаж оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15). Если монтажные работы проводятся подрядным способом, в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае, отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма №ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма №ОС-16).

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется по формам №ОС-1 или №ОС-1б.

УЧЕТ НАЛИЧИЯ И ДВИЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Учет основных средств по объектам ведется бухгалтерской службой с использованием следующих документов:

· Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма №ОС-6);

· Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма №ОС-6а);

· Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС-6б).

Данные документы ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре на каждый инвентарный объект, записи в них при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и других документов). Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке в соответствии с классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением №1, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов - по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).

Организация, насчитывающая небольшое количество объектов основных средств, учет объектов может осуществлять в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объектах основных средствах, по их видам и местам нахождения.

В инвентарной карточке (инвентарной книге) должны быть приведены:

· основные данные об объекте основных средств, сроке его полезного использования;

· способ начисления амортизации;

· отметка о неначислении амортизации, если она имеет место;

· сведения об индивидуальных особенностях объекта.

Для учета арендованных основных средств рекомендуется также открывать инвентарную карточку, причем учет таких объектов может вестись арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

Если в организации насчитывается большое количество объектов основных средств по месту их нахождения в структурных подразделениях, их учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе. В инвентарном списке должны содержаться сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта основных средств, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии либо перемещении объекта.

Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также на выбывшие объекты основных средств, в течение месяца могут находиться (до конца месяца) обособленно от инвентарных карточек остальных основных средств.

Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

Учет объектов основных средств в инвентарных карточках ведется в рублях. Допускается ведение учета объектов основных средств в инвентарных карточках в тысячах рублей.

По объектам основных средств, стоимость которых при приобретении выражена в иностранной валюте, в инвентарных карточках указывается также контрактная стоимость в иностранной валюте.

В инвентарной карточке отражается также корректировка первоначальной стоимости объекта основных средств, если по результатам достройки, дооборудования, реконструкции и модернизации объекта принято решение об увеличении его первоначальной стоимости. В том случае, если отражение корректировок затруднено, взамен открывается новая инвентарная карточка, в которой отражаются новые показатели, характеризующие этот объект, однако, ранее присвоенный инвентарный номер сохраняется.

При применении унифицированных форм первичной учетной документации необходимо руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

В соответствии с этим порядком в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Однако, все реквизиты утвержденных Госкомстатом Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавления строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА

Если форма документа для отражения каких-либо фактов хозяйственной деятельности не предусмотрена альбомом унифицированных форм, первичный учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При разработке документа необходимо учитывать требования пункта 13 Положения №34н, а также статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», которые устанавливают определенные требования к составлению документа. В частности первичный учетный документ будет принят к учету только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа . В наименовании заключается содержание хозяйственной операции, которая подлежит отражению в учете и бухгалтер организации не должен принимать к учету документы с нечетким наименованием либо вовсе без наименования, а также сам составлять подобные документы. Унифицированные формы первичных учетных документов содержат «Код формы», представляющий собой семизначный номер документа по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности, который печатается в правом верхнем углу документа. В самостоятельно разработанном документе может не содержаться реквизита «Код формы», однако, в случае обработки документа с помощью средств вычислительной техники, наличие данного реквизита необходимо и система кодировки разрабатывается организацией самостоятельно.

Дату составления документа . Этот реквизит позволяет определить конкретную дату совершения хозяйственной операции, указанной в наименовании документа или в самом документе. Дата оформляется арабскими цифрами следующим образом: в начале указываются день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем четырьмя цифрами указывается год, например дата 4 июня 2005 года будет записана следующим образом: 04.06.2005.

Наименование организации . от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации.

Содержание хозяйственной операции . вытекающее из названия документа, например, накладной на внутреннее перемещение материалов оформляется только передача товарно-материальных ценностей из одного структурного подразделения организации в другое и данным документом нельзя оформить никакую другую хозяйственную операцию.

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении . Вообще в учете применяется натуральные, трудовые и денежные измерители. С помощью натуральных измерителей получают сведения об объектах учета в натуральных показателях, таких как меры длины, веса, площади, объема и других. С помощью трудовых измерителей:

- устанавливается количество труда, затраченного на производство продукции, работ и услуг;

- определяются такие показатели, как производительность труда, выполнение норм выработки;

- начисляется заработная плата.

Денежный измеритель является обобщающим, в нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации.

Наименование должностей лиц . ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Как правило, конкретный работник организации совершает тот или иной вид хозяйственных операций на основании установленной должностной инструкции и указания должности лица, совершившего операцию, служит для контроля над правомерностью совершения операции.

Личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Обратите внимание. в расшифровке подписи вначале следует ставить инициалы, и лишь затем фамилию, например: И.С.Петров. Если отсутствует лицо, подпись которого должна стоять в документе, вместо него документ может подписать его заместитель либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Следует также обратить внимание. что в первичных учетных документах не допускается факсимильное воспроизведение подписи лиц. ответственных за правильность оформление документов и совершение хозяйственных операций.

Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, такие как номер документа, адрес организации, основание совершения хозяйственной операции и другие.

Самостоятельно созданные документы должны достоверно описывать хозяйственные операции, обеспечивать пользователей необходимой и достоверной информацией, должны быть удобны для обработки и хранения и не должны дублировать другие первичные документы.

Руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером, должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, при этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции. Если же составить документ сразу невозможно, его следует составить непосредственно после завершения хозяйственной операции.

Правила заполнения первичных документов содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 года №105. В пункте 2.8 указанного Положения содержатся требования о том, что записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечивали сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичный учетный документ считается окончательно оформленным только в том случае, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации.

Более подробно с вопросами, касающимисяособенностей учета основных средств, Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Основные средства».