Руководства, Инструкции, Бланки

приказ об изменении паспортных данных работника образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

С в соответствии со ст

Новости и аналитика Правовые консультации (практика) Трудовое право С 01.01.2016 в соответствии со ст. 126.1 НК РФ установлена ответственность за представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, в виде штрафа в размере 500 руб. за каждый документ с недостоверными сведениями. Определенная часть сведений, предоставляемых организацией налоговому органу, - это персональные данные работника. При этом не всегда работники своевременно сообщают об изменении своих персональных данных (например, о смене места жительства, регистрации, о составе семьи, изменении паспортных данных и т.п.). Более того, у организации много обособленных подразделений в субъектах РФ, что усложняет вопросы проверки данных работников. Для исключения вероятности предоставления недостоверной информации в налоговые органы работодатель планирует издать приказ, в котором хочет закрепить: 1) необходимость ежегодной актуализации персональных данных работников; 2) проведение актуализации путем направления анкет и скан-копий паспортов на определенную дату удалённым участкам; 3) обязанность работников при запросе справок по форме 2-НДФЛ предъявлять паспорт для сверки данных, а работнику удалённого участка направить скан-копию паспорта. Вправе ли работодатель устанавливать подобные требования, а также требовать представления скан-копий паспортов и хранить их?

С 01.01.2016 в соответствии со ст. 126.1 НК РФ установлена ответственность за представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, в виде штрафа в размере 500 руб. за каждый документ с недостоверными сведениями.
Определенная часть сведений, предоставляемых организацией налоговому органу, - это персональные данные работника. При этом не всегда работники своевременно сообщают об изменении своих персональных данных (например, о смене места жительства, регистрации, о составе семьи, изменении паспортных данных и т.п.). Более того, у организации много обособленных подразделений в субъектах РФ, что усложняет вопросы проверки данных работников.
Для исключения вероятности предоставления недостоверной информации в налоговые органы работодатель планирует издать приказ, в котором хочет закрепить:
1) необходимость ежегодной актуализации персональных данных работников;
2) проведение актуализации путем направления анкет и скан-копий паспортов на определенную дату удалённым участкам;
3) обязанность работников при запросе справок по форме 2-НДФЛ предъявлять паспорт для сверки данных, а работнику удалённого участка направить скан-копию паспорта.
Вправе ли работодатель устанавливать подобные требования, а также требовать представления скан-копий паспортов и хранить их?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодатель вправе установить в локальном нормативном акте организации порядок предоставления работниками сведений об изменении их паспортных данных, семейного положения, сведений о детях и адресе места жительства путем заполнения ими анкет, высылаемых работодателем. Незаполнение анкеты, как и неуказание тех или иных сведений в анкете, не может повлечь за собой негативные последствия для работника. Требование о представлении копий паспортов неправомерно. Снятие копий с представленных работниками паспортов и их передача между подразделениями организации возможны с согласия работников, если это предусмотрено утвержденным работодателем порядком обработки персональных данных. Уведомление Роскомнадзора не требуется.

Обоснование вывода:
Согласно статье 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника и сведения о документах, удостоверяющих его личность. Обязанность указывать в нем сведения об адресах сторон договора, их семейном положении и наличии детей в законе отсутствует. Однако по усмотрению сторон трудовых отношений данные сведения могут быть внесены в трудовой договор. Сведения о паспортных данных, семейном положении и наличии детей, адресе работника (по паспорту и фактическом) указываются в личной карточке работника. Форма личной карточки работника утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (смотрите пункты 9-12)*(1).
Действующее трудовое законодательство не предусматривает обязанности работника предоставлять работодателю сведения об изменении указанных данных. В то же время такая обязанность установлена, например, пенсионным законодательством: работники обязаны предоставлять сведения работодателю и заполнять необходимые документы в случае изменения сведений, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете (ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"). Работник (застрахованное лицо) обязан предъявить работодателю (страхователю) документы, подтверждающие сведения о новом адресе, и заполнить соответствующие формы (абзацы второй и четвертый п. 2 ст. 9, п. 2 ст. 6 указанного Закона).
Поэтому в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов (например, в области пенсионного, налогового законодательства, законодательства о воинском учете, законодательства о социальном обеспечении и т.п.) работодатель может установить в локальном нормативном акте порядок обработки персональных данных, включающий в себя также способы сообщения работником об изменении тех сведений, которые необходимы работодателю для соблюдения законодательства, в том числе путем ежегодного заполнения анкет, переданных работодателем работнику, а также при обращении за выдачей документов, связанных с работой, в которых указываются соответствующие персональные данные. Порядок должен быть разработан с учетом общих требований при обработке персональных данных работника и гарантий их защиты, установленных ст. 86 ТК РФ; работник должен быть ознакомлен с ним под роспись (п. 8 части первой ст. 86 ТК РФ). Работодателю следует иметь в виду, что невыполнение этой обязанности не может повлечь для работника негативные последствия (например, его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности), поскольку такая обязанность не вытекает из требований трудового законодательства. Законодатель установил для работника только право требования об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных (часть первая ст. 89 ТК РФ), а обязанность по предоставлению актуальных данных на работника законом не возложена.
Поэтому мы полагаем, что установление описанного в вопросе порядка в локальном нормативном акте само по себе не решит проблему своевременного изменения работодателем сведений о персональных данных, содержащихся в документах, используемых в деятельности организации, поскольку для работников установление обязанности по заполнению анкет, по сути, будет являться установлением способа реализации ими своего права требования к работодателю об изменении неактуальных данных. Но такой документ, по нашему мнению, может помочь работодателю избежать претензии к нему со стороны работников или контролирующих органов при возникновении тех или иных негативных последствий использования неактуальных сведений при заполнении документов в целях предоставления их в различные государственные органы.
Относительно обязанности работника представлять скан-копию документов, содержащих его персональные данные, отметим следующее.
Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) персональные данные - это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), а обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Законодателем не установлено, в каких конкретно формах работодателю надлежит обрабатывать персональные данные работника. Полагаем, что работодатель при обработке персональных данных работника вправе снимать копии (в том числе электронные копии, скан-копии) с соответствующих документов, предоставляемых работником, только с согласия работника. Хранить и передавать такие копии необходимо с соблюдением требований законодательства об обработке первоначальных данных и установленного им самим порядка обработки персональных данных внутри организации. Соответственно, если установленный работодателем порядок предусматривает передачу скан-копий паспортов работников между подразделениями организации, а работники, передающие и принимающие данные копии, надлежащим образом уполномочены на обработку персональных данных, такая ситуация не противоречит трудовому законодательству. Однако обязать самого работника предоставлять вместе с оригиналами документов их скан-копии работодатель не вправе.
По общему правилу оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку (ч. 1 ст. 22 Закона N 152-ФЗ). При этом оператор вправе не уведомлять Роскомнадзор о начале обработки персональных данных, если такая обработка осуществляется в соответствии с трудовым законодательством (п. 1 ч. 2 ст. 22 Закона N 152-ФЗ).
Учитывая, что в предыдущей редакции, действовавшей до 01.07.2011, Закон N 152-ФЗ позволял не направлять уведомление в Роскомнадзор при обработке персональных данных, относящихся к субъектам персональных данных, которых связывают с оператором трудовые отношения, однако Федеральным законом от 25.07.2011 N 261-ФЗ такая формулировка была изменена на текущую, а также исходя из того, что норма п. 1 ч. 2 ст. 22 Закона N 152-ФЗ является исключением из общего правила ч. 1 ст. 22 Закона N 152-ФЗ, мы полагаем, что ныне действующая норма п. 1 ч. 2 ст. 22 Закона N 152-ФЗ должна толковаться буквально и позволяет обрабатывать персональные данные без уведомления Роскомнадзора не в связи с наличием трудовых отношений как таковых, а только в случаях, предусмотренных трудовым законодательством.
Отметим при этом, что согласно ч. 1 ст. 5 ТК РФ трудовое законодательство состоит из ТК РФ, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права. Случаи обработки персональных данных, предусмотренные трудовым законодательством, поименованы в п. 1 ст. 86 ТК РФ, к ним относится в том числе обработка персональных данных работника в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов. Поэтому мы полагаем, что уведомление Роскомнадзора в рассматриваемой ситуации не требуется.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

10 февраля 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) С 1 января 2013 года на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" унифицированные формы не являются обязательными для использования в коммерческих организациях (письма Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1. от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1. письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617). Эти организации вправе как пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно, так и продолжать использовать унифицированные формы.

приказ об изменении паспортных данных работника образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Смена паспорта сотрудником - обязанности работодателя

    При увольнении выдали справку 2 НДФЛ, справку о зарплате за два года для расчета пособия. Через некоторое время бывший сотрудник пришел и говорит, что у него новый паспорт, а в справках старые данные. Говорит, мы виноваты, что не запросили у него данные когда он менял паспорт по возрасту. Я считаю работник сам должен информировать работодателя о замене документов, или работодатель должен следить когда сотрудникам исполнилось 20 лет, 45 лет? На кого возлагается ответственность? Скачайте формы по теме

    При наступлении определенных условий (достижение определенного возраста) гражданин обязан произвести замену паспорта. При этом сотрудник должен сам позаботиться о своевременности проведения данной процедуры и о сообщении данных нового паспорта в бухгалтерию организации. Так как данные паспорта являются персональными данными (сведения, конфиденциальность которых защищена законом), то у работодателя нет ни обязанности, ни права истребовать какую-либо иную информацию, помимо той, которую сотрудник предоставил в добровольном порядке. Работнику, сменившему паспорт, следует подать заявление о внесении изменений в документы, их содержащие. Таким образом работодатель (бухгалтерия/кадровая служба) вправе внести изменения в паспортные данные только на основании заявления, поданного сотрудником самостоятельно.

    1. Из рекомендации Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

    Как оформить кадровые документы при изменении фамилии сотрудника

    Изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) в России фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ .

    Личные данные сотрудника могут измениться в связи с заключением брака, разводом или решением самого сотрудника об их смене.

    Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать работодателю письменное заявление с просьбой внести такие изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, разводе, паспорт).

    Далее сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. Законодательно форма приказа не установлена, поэтому составить его можно в произвольной форме .

    Затем на основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:

    трудовой договор по правилам внесения недостающих сведений (ст. 57 ТК РФ );

    документы воинского учета – для военнообязанных (п. 27 Методических рекомендаций, утвержденных Генштабом Вооруженных сил России );

    пенсионное страховое свидетельство путем направления в территориальный орган ПФР заявления об обмене страхового свидетельства (п. 27 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н ).

    Кроме того, если фамилию меняет руководитель организации, уведомьте об этом налоговую инспекцию по месту регистрации организации и замените банковскую карточку организации (п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ. п. 7.14 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И ). Если при этом он же является учредителем, внесите изменения в учредительные документы.

    2. Из статьиРаботник изменил фамилию

    Журнала «Зарплата» № 2, февраль 2008

    Любой гражданин может изменить свое имя, фамилию и отчество, в том числе и кто-то из ваших работников. В статье мы расскажем о том, как правильно внести эти изменения в кадровые и бухгалтерские документы.

    Фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия и другая информация о гражданине относятся к его персональным данным. Это установлено в пункте 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда они меняются, в документы также необходимо вносить изменения.

    Гражданин, переменивший имя, должен сам позаботиться о внесении изменений в оформленные на его прежнее имя паспорт, диплом об образовании, военный билет и т. д. (п. 2 ст. 19 ГК РФ). В кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные гражданина (трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка и др.), изменения вносит работодатель.

    ОСНОВАНИЯ ДЛЯ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

    Работнику, изменившему фамилию или персональные данные, следует подать заявление о внесении изменений в документы, их содержащие. Заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений. К заявлению сотрудник прилагает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники документов достаточно предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

    Персональные консультации по учету и налогам

    Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.

    Как правильно оформить внесение изменений в персональные данные работника, в связи с получением им нового паспорта?

    Как правильно оформить внесение изменений в персональные данные работника, в связи с получением им нового паспорта?

    Как правильно оформить документы, связанные с заменой паспорта и это не связанно с изменением фамилии. Представьте, пожалуйста, образцы документов?

    Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ в договоре должны быть указаны фамилия, имя и отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих его личность. Как именно сведения об изменившихся паспортных данных нужно отразить в договоре, законодательство четко не прописывает. Поэтому работодатель вправе действовать самостоятельно.

    Работник должен написать заявление на имя руководителя с просьбой внести изменения в персональные данные в связи с получением нового паспорта и приложить копию нового паспорта. Нужно издать приказ: внести изменения в персональные данные работника такого-то на основании заявления и нового паспорта. С приказом ознакомьте работника под роспись.

    Так же нужно заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. в котором указать новые данные – серию, номер паспорта. Обязательно сделайте копию нового паспорта работника и вложите в личное дело.

    После этого внесите необходимые записи в учетные документы – личную карточку, трудовую книжку и свидетельство о пенсионном страховании. В форму № Т-2 изменения вносятся путем зачеркивания старых сведений, указания новых и подписи лица который внес изменения.

    ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2

    к трудовому договору от 14 мая 2007 г. № 475

    г. Москва 22.10.2012

    «Альфа», именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании устава, с одной стороны и помощник бухгалтера Зайцева Виктория Николаевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г. № 475 (далее – Трудовой договор) следующие изменения.

    1. В связи с получением нового паспорта по достижении Работником возраста 45 лет изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора паспортные данные Работника на «паспорт серии 46 02 № 545177 выдан УВД Воскресенского р-на
    Московской обл. 22.10.2012».

    2. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

    3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 октября 2012 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

    «Альфа»
    Адрес: 125008, г. Москва,
    ул. Михалковская, д. 20
    ИНН 7708123456, КПП770801001
    р/с 4070281040000001111
    вАКБ «Надежный»
    к/с30101810400000000222
    БИК044583222

    Зайцева Виктория Николаевна
    паспорт серии 46 02 № 545177
    выдан УВД Воскресенского р-на
    Московской обл. 22.10.2012
    Адрес регистрации: 125373,
    г. Москва, бул. Яна Райниса,
    д. 24, корп. 2, кв. 474

    Образец приказа об изменении паспортных данных работника - Каталог файлов

    Правильное оформление кадровой документации при изменении

    Личному составу об изменении паспортных данных с. Ведь условием трудового контракта неможет быть закреплено, что попятницам фамлибоя уработника будет иванов, а попонедельникам сидоров. Можно издать приказ о внесении конфигураций в ранее изданный приказ внести изменение в п.

    Вы отыщите эталон приказа об изменении. Если заявления (устного либо письменного) от сотрудника нет, как мы узнаем что он сменил фамлибою. Другие ситуации, требующие внесения конфигураций вкадровую документацию, будут рассмотрены вследующей статье.

    Оформляем кадровые документы при изменении личных данных

    Напрактике сложлибось два варианта отражения втрудовых контрактах сведений оработнике (номера паспорта, места жительства итп. Данных, об изменении паспортных данных.

    Приказ на изменение паспортных данных образец

    Так какправо первой подписи нужнокументах организации имеет ее управляющий, нужно непременно поменять банковскую карточку собразцами подписей иоттиска печати. А собственный вопрос задайте, пожалуйста, на нашем форуме, в новейшей теме и в соответственном разделе. Мм-3-09536, содержит графу фактическая дата выдачи паспорта, таким образом никаких справок из паспортного стола получать не нужно.

    Образец приказа об изменении приказа делопроизводство

    Ткрф, всрочном трудовом договоре должны быть указаны срок его деяния иобстоятельства, послужившие основанием дляего заключения. Ткрф, а приего прекращении ей должно быть ориентировано извещение неменее чем затри денекка, чтоопределено частью 1 ст. В возражениях на кассационную жалобу управляющий муп э показывает на законность принятого решения суда, т. Принужности следует сказать обизменениях втерриториальные отделения поместу регистрации пфр, фомс, фсс. Насегоденеккашний денек конкретного ответа законодательство дать неможет. N 96 ей был предоставлен отпуск по уходу за ребенком до полутора лет, а приказом от 11.

    Образец приказа об изменении паспортных данных работника - Портал информации

    Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

    И уже на основании этого приказа вносятся конфигурации в кадровые документы. дальше, в течение месяца после получения свидетельства страхователь должен вернуть сопроводительную ведомость в территориальный орган пфр. Благодаря ему не только сумел восстановиться на работе, получил компенсацию, но и сберег на адвокате.

    Как верно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Да, фамилия, имя, отчество работника (как иего адресокок ипаспортные данные) неотклонимые сведения, которые. индивидуальные (личные) данныеработников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах.

    Правильное оформление кадровой документации при изменении личных данных

    аннотации о порядке ведения личного (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв.

    Оформляем изменение личных данных сотрудника

    Впринципе, дляначала процедуры занесения конфигураций вкадровый учет, довольно просто получить отсотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии новый паспорт, свидетельство озаключении брака. (фамилию, имя, отчество, дату рождения, паспортныеданные). Для передачи модифицированных индивидуальных данных работника впенсионный фонд рф работодателю нужно оформить заявление обобмене страхового свидетельства поформе адв2иопись документов поформе адв6-1.

    В форму т-2 конфигурации вносятся методом зачеркивания старенькых сведений, указания новых и подписи лица который занес конфигурации. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адресокок и паспортные.).

    книжка гострудинспекция на пороге оказалась вообщем неподменна, так как на меня упал большой объем работ такового плана. Пока знаю точно 10 больших компаний санкт-петербурга, где отделы кадров пользуются вашими материалами. Проект приказа об изменении личных данных в.

    В связи с бракосочетанием и конфигурацией паспортных данных работника стороны контрактились на основании приказа. Таким образом, изменившиеся личные данные просто вносятся вэкземпляры трудовых контрактов (старенькые сведения зачеркиваются, новые дописываются, как вличной карточке работника формы т-2). Гражданско-правовой контракт с работником (эталон).

    Соглашения в связи с конфигурациими паспортных данных работника. Общий порядок занесения каких-или новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и разглядим. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, выставленные самим работником. Внем перечисляются те деяния, которые нужно совершить дляотражения конфигураций вкадровой ипрочей документации.