Категория: Инструкции
К числу документов по личному составу относятся:
1. -заявление и приказы (распоряжения) о приёме на работу, переводе на другую работу, увольнении;
2. -приказы о переводе на контрактную форму найма;
3. -заявления и приказы о предоставлении отпусков, присвоении разрядов, классов;
4. -личные карточки формы Т-2, личные дела и другие документы.
Изучила оформление личных дел работников Молодечненского районного исполнительного комитета.
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел в осуществляет специалист организационно-кадрового отдела. Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждённой Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26. 03. 2004 №2 .
Личные дела работников формируются после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа о приёме на работу. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
1. внутренняя опись документов личного дела;
2. дополнение к личному листку по учёту кадров;
3. личный листок по учёту кадров;
5. копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
6. заявление о приёме на работу;
7. копия (выписка) приказа (распоряжения) о приёме на работу (назначении на должность).
Личные дела работников составлены в точном соответствии с вышеуказанной Инструкцией.
Ознакомилась с личными карточками формы Т-2 работников Молодечненского районного исполнительного комитета (Приложение 4) .
Личная карточка формы Т-2 является основным документом по учёту служащих исполкома, которая заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.
Личная карточка формы Т-2 состоит из следующих разделов:
ü -Общие сведения;
ü -Сведения о воинском учёте;
ü -Стаж государственной службы до назначения;
ü -Дополнительные сведения;
ü -Назначение и перемещение;
ü -Заключение контракта(трудового договора);
ü -Повышение квалификации;
Все записи в личную карточку формы Т-2 вносятся рукописным способом специалистом организационно-кадрового отдела и хранятся в отделе организационно-кадровой работы.
Участие в оформлении трудового договора, контракта, отработка умений по их составлению. Анализ практики заключения и продления трудовых договоров, контрактов. Изучила порядок оформления трудовых договоров, контрактов в Молодечненском районном исполнительном комитете.
Когда между сторонами достигнуто соглашения по всем существенным условиям трудового договора и работник предъявляет все необходимые документы, следует непосредственное заключение трудового договора.
Трудовой договор - соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определённой одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату.
Трудовой договор заключается только в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. Все условия трудового договора фиксируются документально, это позволяет сторонам контролировать выполнение достигнутых соглашений.
Контракт - это вид трудового договора, заключенный в письменной форме на определенный срок, предусматривающий минимальную компенсацию за ухудшение правового положения работника. При заключении контракта следует иметь в виду, что контракт заключается при взаимном согласии сторон оформить трудовые отношения в такой форме. Контракт может заключаться при приёме работника на работу, а также с работником, работающего у данного нанимателя по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок. Контракт заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, которые подписываются работником и нанимателям и хранятся у каждой из сторон. Контракт заключается на срок не менее 1 года и не более 5 лет.
Заключение трудовых договоров (контрактов) было произведено в полном соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Отработка умений по составлению проектов приказов (постановлений, распоряжений). о приеме на работу; об изменении трудового договора, контракта; о прекращении и расторжении трудового договора, контракта; о продлении и перезаключении контракта.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично председателем райисполкома для решения оперативных вопросов основной деятельности. Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.
Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящего органа констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты и заголовка. Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.
В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.
Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже.
В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.) (Приложения 5-8) .
Распорядительная часть заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан.
Изучение практики ведения трудовых книжек, оформление вкладышей. Ведение журнала учета движения трудовых книжек
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Без неё не допускается приём на работу.
Порядок ведения трудовых книжек установлен Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. № 1635 «О трудовых книжках работников» и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утверждённой постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30.
Трудовые книжки заводятся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в является для работника основной. Трудовая книжка на работника, впервые поступившего на работу, заполняется инспектором по кадрам в присутствии этого работка не позднее недельного срока со дня приёма на работу.
В трудовую книжку вносятся сведения о:
1) работнике (его фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);
3) подготовке, повышении квалификации и переподготовке;
4) о наградах и поощрениях за успехи в работе;
Взыскания (за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) в трудовую книжку не записываются. Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или акта законодательства. При прекращении трудового договора в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию по возрасту, зачислением на дневное отделение учебного заведения либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных гарантий и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы).
Научилась составлять копии и выписки из трудовых книжек.
Ознакомилась с журналом (книгой) учёта движения трудовых книжек.Журналучёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним хранится в отделе организационно-кадровой работы, данную книгу ведёт специалист отдела организационно-кадровой работы. В книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним указывается следующая информация: дата приёма или заполнение трудовой книжки или вкладыша к ней (число, месяц, год); фамилия, имя отчество владельца трудовой книжки; профессия, специальность рабочего или служащего, который сдал или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш к ней, а также указывается наименование цеха отдела, куда зачислен рабочий или служащий, дата и номер приказа, на основании которого произведён приём рабочего или служащего; дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении; расписка рабочего или служащего о получении трудовой книжки при увольнении.
Научилась оформлять вкладыши трудовых книжек.
Трудовая книжка дополняется вкладышем, когда в ней заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них.Вкладыш вклеивается между последним листом и правой обложкой трудовой книжки. На титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
mydocx.ru - 2015-2016 year. (0.079 sec.)
После того, как новый работник поступил на работу, на него заводят личное дело, в котором копятся информационные данные о нем, то есть сведения о его характере, личностных чертах, персональных данных и трудовых особенностях. Это необходимо с целью обеспечения формирования общего представления о нем, а также для простоты процесса его дальнейшего трудоустройства. Рассмотрим, что такое личное дело работника, а так же порядок формирования его состава и тонкости контроля за этим процессом.
Для чего ведут личное делоПутем ведения личного дела работодатель проводит объективную оценку и анализ труда работника, а сам сотрудник имеет возможность знать о собственных трудовых достижениях. Таким образом, личное дело содержит отрезки информации и биографии персонала, собирая их в единое целое. Оно представлено рядом документационных данных, отражающих четкие сведения трудового плана. Ведение таких дел актуально для административных сотрудников, рядовых специалистов и представителей руководящих должностей.
Обратите внимание: сохранность документации находится под ответственностью служб, несущих функционирование по выполнению всех операций, связанных с архивной работой.
Руководитель фирмы – лицо, обеспечивающее сотрудника работой и формирующий дело на него, ведет контроль правильности составления всех необходимых для этого бумаг. В той или иной компании действует определенная инструкция, на основании которой устанавливается порядок данной процедуры. Личное дело включает в себя все бумаги, имеющие важность для работодателя и для сотрудника. Закладывание этого «фундамента» в формирование личного дела стартует с момента подписания сотрудником трудовых отношений с работодателем и издания приказа.
Подробности и особенности составления инструкции
Далее мы рассмотрим, что такое ведение личных дел сотрудников, порядок формирования, оформления и работы с ними. В инструкции детально рассмотрен порядок, в котором формируются и хранятся личные дела сотрудников, а также определены тонкости. Положения данной инструкции распространены на порядок, установленный для рабочего процесса. Есть определенные пункты, включенные в инструктаж, соблюдение и своевременность выполнения которых приведет к качественной работе в рамках фирмы, а также к оптимизации времени и использования ресурсов персонала.
Общие положенияВ этом пункте указываются базовые понятия, которые имеют отношение к ведению дел личного характера. Представлены основные особенности инструкции и требований к ее соблюдению. Данная инструкция – это перечень требований в плане дел, связанных с выполнением работниками определенного труда. Она имеет место быть при трудоустройстве в совершенно любой сфере, не зависимо от специфики занятости.
Обратите внимание: личное дело представлено набором документационных сведений, в которых отражена информация не только о сотруднике как о личности, но и об особенностях труда – заслугах, особых достижениях, изобретениях. Эти достижения распространяются на все сферы деятельности работника.
Делами с данным типом документации занимается служба, которая функционирует на каждом предприятии относительно крупного масштаба. Занимается ведением таких дел квалифицированный специалист.
После рассмотрения общих понятий необходимо перейти к оперированию ими с практической точки зрения. Рассмотрим данные о составе документации и о требованиях, которые традиционно предъявлены к ее хранению.
Ведение личных дел занимаются специалисты кадровой службы
Состав документацииМы уже говорили, личное дело – это перечень сведений о том или ином сотруднике. Оно, в первую очередь, содержит определенный список документации, которую важно принять во внимание. Далее, рассмотрим, какие документы должны участвовать в составлении личного дела сотрудника. Для их сбора проводится несколько мероприятий, направленных на упорядочивание информации. Они связаны непосредственно с описью и другими элементами ведения документации. Если дело ведется для представителей специфических должностей, а также в некоторых определенных ситуациях, то есть новый перечень документов, который можно принять во внимание в ходе формирования личного дела.
Документы, которые должны быть в личном деле сотрудника:
Обратите внимание: есть определенная хронологическая последовательность, в которой и включаются документы в состав личного дела работника.
При составлении личного дела работника важно понимать, что есть перечень сведений, не имеющих отношение к общему делу работника:
Список документов, казалось бы, прост и понятен, но стоит уделить внимание требованиям, предъявляемым к хранению и оформлению документационных сведений.
Документы в личное дело работника включают постепенно, по мере их появления
Требования к ведению документацииВ рамках формирования общих данных, имеющих отношение к личному делу сотрудника, происходит формирование некоторых информационных сведений, отраженных в бумагах. Она имеет в себе сведения о том, какие у документации названия. Листы формируются и нумеруются по отдельности от включенных в личное дело элементов.
Личный листокЛичный листок — это один из главных документов, участвующих в личном деле. Он оформляется по Приложению 2. Заполняет его сотрудник, который поступает на службу в компанию. Важно знать, что в документе не должно быть ошибочных данных и исправлений. Специалист по работе с кадрами осуществляет контроль заполнения личного листка.
Перечень требований к личному листку:
Обратите внимание: типичный бланк описи документов в личном деле работника можно скачать в этой статье по ссылке и заполнить в соответствии с вышеуказанным образцом.
АнкетированиеЭтот процесс в рамках работы предприятия требуется для получения работником других сведений, не содержавшихся в прочих источниках. Рассматривая основные требования, можно отметить, что они представлены аналогичными элементами имеющимся при оформлении листков. Специалист в области кадровой службы оставляет и свою подпись, что означает его знакомство со спецификой.
Опись документов производят по стандартной определенной форме
Автобиография работникаОна представлена документом, в котором кратко изложены этапы из жизни автора. Традиционно данный тип документации содержит определенный набор сведений:
Это официальная документация, в которой четко отражены сведения о той или иной деятельности работника. Оформление документа может осуществляться в бланке. Объективно документация содержит краткую или подробную оценку деятельности сотрудника со стороны особо компетентных лиц. Здесь описываются заслуги служебного плана и другие информационные данные.
Кроме того, к общему личному делу и конкретно к описываемому нами документу могут быть запросто приложены определенные сведения – копии документов об образовании, а также пройденные курсы на повышение квалификационных навыков. Отражаются сведения, имеющие отношение к переводу сотрудника, его увольнению и так далее.
Ведение учета и хранения личных делРазмещение документа проводится в специальную обложку, оформленную в формате А4. На данном элементе отмечаются базовые сведения о сотруднике, такие как краткая информация о нем, а также другие данные о заслугах работника разного масштаба и характера. Чтобы учесть и обеспечить сохранность данных, уполномоченный сотрудник занимается ведением специального журнала учета. При увольнении сотрудника данные для учета передаются другому лицу.
Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить документ, можно заметить, что на основании законодательства личные дела могу быть переданы работникам в личное пользование, а также отданы сторонним фирмам в законодательном порядке. На то имеется соответствующее разрешение руководителя фирмы. При пользовании запрещается вносить новые данные и убирать старые.
Таким образом, составление и хранение личного дела – ответственный процесс, от которого во многом зависит карьера работника. Правильность составления этого документа влияет на общее представление о сотруднике, поэтому заниматься оформлением должно компетентное лицо.
ВЫДЕРЖКИ ИЗ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРО-ВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.
Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).
Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности: внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы: декларация о доходах; обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, контракт; справка-объективка; анкета; копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом); копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации; договор о материальной ответственности; направление на работу.
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы; списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.; иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
В личное дело не включаются: копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания); справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы; другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.
Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 11.0.
Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.
Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:
ПЛИИИЗЗЗЗ…. Помогите… Понимаю, что для опытных работников вопрос очень глупый, но мне не хватает опыта. Так как не хватает работников в связи с кризисом, пришлось заниматься отделом кадров. Подскажите пожалуйста, как что входит в личное дело. (кроме личныго листка и дополнения к нему. )
По-мойму все документы на руках, но не знаю, как его сформировать правильно в описи личного дела. И важен ли порядок формирования дел…
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
26 марта 2004 г. N 2
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.
2. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.
3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).
4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.
Глава 2
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА
5. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
6. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:
декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г. N 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
контракт (государственных служащих);
справка-объективка;
анкета;
копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
характеристики и аттестационные листы;
списки научных трудов и изобретений;
заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.
В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
9. В личное дело не включаются:
копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
Глава 3
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
ЛИЧНОГО ДЕЛА
10. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".
11. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:
на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет";
не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;
фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;
в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;
место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";
если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных трудов (изобретений) прилагается";
в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
в графе "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена - Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын - Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь - Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать - Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;
в графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
12. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.
Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).
13. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.
14. Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения:
фамилия, имя, отчество;
дата и место рождения;
полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
трудовая деятельность;
профессия;
общественная работа, участие в выборных органах;
отношение к воинской службе и воинское звание;
наличие правительственных и других наград и поощрений;
сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
15. Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.
16. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке.
В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
17. Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:
название вида документа (характеристика);
имя, отчество, фамилия характеризуемого;
текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.
Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.
Глава 4
УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
18. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.
19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.
20. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5.
При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.
21. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 6. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.
22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.
23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
