Руководства, Инструкции, Бланки

список на исключение объектов библиотечного фонда образец img-1

список на исключение объектов библиотечного фонда образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Выбытие объектов библиотечного фонда

Выбытие объектов библиотечного фонда

А как быть с коэффициентами переоценки для определения рыночной стоимости документов из состава библиотечного фонда?

В случае если имущество библиотечного фонда утеряно читателем, выбытие объектов библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда, в котором отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых объектов, а также причина их исключения. К Акту прилагается список исключаемых объектов, который включает определенные сведения, в том числе и коэффициент переоценки. Поскольку в рассматриваемой ситуации объект библиотечного фонда списывается по причине утраты, к Акту необходимо приложить пояснительную записку.

На основании оформленного Акта производится отметка о выбытии объекта библиотечного фонда в Инвентарной карточке.

Стоимость утерянных читателями книг устанавливается экспертной комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения.

Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации. Прием документов от читателей взамен утерянных, признанных равноценными утраченным, оформляется актом о приеме документов взамен утерянных.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

ПРИКАЗ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ ОТ 08.10.2012 № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда»

«V. Учет выбытия документов из библиотечного фонда

Документы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Выбывающие документы исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации.

5.1. Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.

Непрофильность документов устанавливается на основе Профиля комплектования фонда или иного нормативного документа, утверждаемого руководителем библиотеки.

По причине непрофильности могут исключаться из фонда документы, не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных категорий документов), излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями; по истечении срока хранения документов, при низком уровне читательского спроса, при несоответствии электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки.

5.1.1. Исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения.

5.1.2. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в Реестре книжных памятников.

5.2. Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной Приказом МинфинаРоссии от 15.12.2010 N 173н. зарегистрированным в Минюсте России от 01.02.2011 N 19658.В Акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указывается причина исключения и направление выбытия исключаемых документов.

5.3. К Акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда (далее - список), который включает следующие сведения: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки*, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.

Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами.

Для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.

5.4. К Акту о списании по причине утраты и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату (пояснительная записка, в случае кражи или хищения - протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба - финансовый документ о возмещении ущерба).*Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер, и читателю выдается квитанция установленного образца.

5.5. При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки*. При утере или хищении ценных и редких книг для определения их стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.

5.6. Акт о списании по одной из причин, указанных в п.5.1. с приложенным списком подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда, утверждается руководителем учреждения.»

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

Наталия Зорина эксперт БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден:
Ольгой Холиной ведущим экспертом БСС «Система Главбух»

Другие статьи

Учет библиотечного фонда (Сизонова О

Учет библиотечного фонда (Сизонова О.)

В государственных (муниципальных) учреждениях ведется учет библиотечного фонда двух видов: внутрибиблиотечный, который осуществляется непосредственно в библиотеке, и бухгалтерский, который ведется, соответственно, в бухгалтерии. Какими нормативными документами при этом следует руководствоваться? Как отражается поступление и выбытие объектов учета при осуществлении того или иного вида учета? В чем различие документального оформления данных операций?

Правовую основу библиотечного дела регулирует Федеральный закон от 29.12.1994 N 78-ФЗ "О библиотечном деле".

Согласно ст. 1 данного Закона под библиотечным фондом подразумевают совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения.

Правила учета библиотечного фонда в библиотеке, независимо от ее статуса, структуры фонда, организационно-технологических особенностей, определены Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 "Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда" (далее - Инструкция N 590). При этом также обращаем ваше внимание на то, что для библиотек образовательных учреждений (в том числе образовательных учреждений культуры) Приказом Минобразования России от 24.08.2000 N 2488 дополнительно разработаны Методические рекомендации по применению Инструкции N 590.

Бухгалтерский учет библиотечного фонда осуществляется в соответствии с Инструкциями N N 157н <1>, 162н <2>, 174н <3>, 183н <4> (в зависимости от типа учреждения).

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

<2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Сначала отметим общие положения, относящиеся к ведению как внутрибиблиотечного, так и бухгалтерского учета библиотечного фонда.

Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы (п. 4.1 Инструкции N 590). К ним относятся:

V печатные и неопубликованные издания (книги, брошюры, периодические

издания, нотные издания и пр.);

V аудиовизуальные документы (фонодокументы, видеодокументы,

кинодокументы, фотодокументы, документы на микроформах);

V электронные издания (оптические диски (CD-ROM и мультимедиа)).

Единицы учета документов фондов библиотек установлены ГОСТ 7.20-2000 <5>, который обязателен для применения всеми видами библиотек независимо от ведомственного подчинения.

<5> ГОСТ 7.20-2000 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечная статистика".

Учет особо ценных и редких изданий, отнесенных к книжным памятникам, осуществляется в соответствии с законодательством РФ об охране и использовании памятников истории и культуры, Инструкцией N 590 и нормативными документами о книжных памятниках РФ (п. 3.3 Инструкции N 590).

Библиотеки, имеющие в своих фондах документы государственной части Архивного фонда РФ, учитывают их в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Далее подробно рассмотрим особенности бухгалтерского и внутрибиблиотечного учета.

Учет фондов в библиотеке

Внутрибиблиотечный учет основан на сочетании обязательных и факультативных принципов (п. 5.1 Инструкции N 590).

Одним из обязательных принципов является то, что библиотека должна вести суммарный и индивидуальный учет поступающих и выбывающих из него документов в установленных единицах учета. Суммарный учет документов, составляющих библиотечный фонд, осуществляется в соответствии с п. 7 Инструкции N 590, по которому учет документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт). В случае отсутствия сопроводительного документа составляется Акт приема (Приложение 5 к Инструкции N 590). Индивидуальный учет документов библиотечного фонда ведется в соответствии с п. 8 Инструкции N 590, по которому учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера.

К факультативным принципам относится то, что библиотека имеет право:

- устанавливать свой порядок учета, учитывающий статус, особенности учреждения и структуры фонда и обеспечивающий достоверные результаты учета фонда, не противоречащие требованиям Инструкции N 590;

- вести записи в инвентарных книгах (листах, журналах), книгах суммарного учета фонда (книгах учета библиотечного фонда), на отдельных листах, в карточной форме, в виде распечаток, полученных на компьютере, а также в электронных файлах, записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение и воспроизведение учетной документации;

- вводить в учетные документы, наряду с обязательным, факультативный набор показателей с учетом специфики конкретной библиотеки;

- устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения (кроме документов, относящихся к книжным памятникам, Национальному и Архивному фондам);

- производить оценку стоимости документов, используя переоценочные коэффициенты, установленные Правительством РФ, и рыночные цены;

- вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов, утраченных по неустановленным причинам (недостача). Величина и порядок исчисления нормативов утверждаются учредителем в соответствии с уставом или положением о библиотеке;

- распоряжаться списанными из фонда библиотеки документами, кроме случаев, предусмотренных законодательством;

- в соответствии с действующим законодательством определять способы и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользователями фондов библиотеки.

Поступление, перемещение, выбытие библиотечных фондов и прочие операции, связанные с ними, оформляются в библиотеке соответствующими формами учетных документов, предусмотренными Инструкцией N 590.

При поступлении документов в библиотечный фонд они делятся на документы постоянного, длительного и временного хранения (п. 6.1 Инструкции N 590). Документам для постоянного и длительного хранения присваивается инвентарный номер и осуществляется их маркирование в установленном названной Инструкцией порядке. Документы для временного хранения (содержащие информацию краткосрочного значения) исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени, и поэтому их учет осуществляется без инвентарных номеров.

Выбытие объектов библиотечного фонда оформляется актом об исключении из библиотечного фонда документов по установленной форме (Приложения 8 - 10 к Инструкции N 590), в котором фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной из причин: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)). Данная информация отражается в книге суммарного учета и в формах индивидуального учета фонда. Также к акту должен быть приложен список объектов библиотечного фонда, подлежащих исключению (допускается замена списка книжными формулярами для документов, не состоящих на бухгалтерском учете). Для документов, обрабатываемых групповым способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид списываемых изданий, их количество.

При открытом доступе к фонду акты на списание изданий, утраченных в результате утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, утверждаются на основании соответствующих документов, подтверждающих утрату (протокол, акт, заключение и т.п.).

В случае невозможности взыскания задолженности с читателя в качестве основания для списания принимаются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате документов, направленные библиотекой в адрес читателя в виде заказного письма или открытки с уведомлением, а также справки из адресного стола, отказ на взыскание по исполнительному листу.

Книги, которые принимаются от читателей взамен утерянных, фиксируются в Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных (Приложение 4 к Инструкции N 590). На основании сделанных в ней записей составляются акты на поступление и выбытие. Кроме того, взамен утерянных книг или других документов от читателей учреждением могут приниматься денежные средства в размерах, установленных внутренним нормативным актом.

Книги (иные документы), исключаемые из библиотеки как непрофильные и дублетные, могут быть безвозмездно переданы в порядке книгообмена в другие библиотеки по акту (Приложение 11 к Инструкции N 590) через обменные фонды в библиотеки-депозитарии или непосредственно из библиотеки-фондодержателя в библиотеку-получатель.

Продажа списанных из фондов библиотеки документов производится в соответствии с правовыми нормативными актами, а также положением или уставом библиотеки (учреждения) (п. 9.9 Инструкции N 590).

В случае утери или хищения ценных и редких книг для определения их реальной стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается. Решение комиссии об оценке изданий и других материалов оформляется актом, который служит основным документом, удостоверяющим их стоимость при осуществлении дальнейших действий со стороны руководства учреждения по взысканию с виновного материального ущерба.

Бухгалтерский учет библиотечного фонда

Объекты, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования (п. 38 Инструкции N 157н). Для этих целей применяются следующие счета:

- 0 101 27 000 "Библиотечный фонд - особо ценное движимое имущество учреждения";

- 0 101 37 000 "Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения".

Принятие к бухгалтерскому учету объектов библиотечного фонда в составе основных средств при их приобретении, безвозмездном получении, в качестве возмещения ущерба осуществляется по сформированной первоначальной стоимости на основании первичных учетных документов (товарные накладные от поставщика, акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031), иные передаточные акты).

Первоначальная стоимость определяется:

- при приобретении объектов библиотечного фонда - в сумме фактических вложений, с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и (или) подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ (п. 23 Инструкции N 157н));

- по объектам, полученным учреждением по договору дарения (пожертвования), - признается их текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, увеличенная на стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением их в состояние, пригодное для использования (п. 25 Инструкции N 157н).

Обратите внимание! В бухгалтерском учете объектам библиотечного фонда инвентарный номер не присваивается (п. 46 Инструкции N 157н), инвентарные списки объектов библиотечных фондов не ведутся (п. 54 Инструкции N 157н). Инвентарный учет с присвоением инвентарных номеров единицам учета библиотечного фонда и ведение инвентарных списков осуществляются непосредственно в библиотеке при индивидуальном учете документов согласно Инструкции N 590.

В целях бухгалтерского учета при поступлении объектов библиотечных фондов оформляется инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032) (п. 54 Инструкции N 157н). Такая карточка открывается одна на весь фонд, и учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (п. 3 Методических указаний по применению форм первичных учетных документов государственными (муниципальными) учреждениями <6>).

<6> Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, утв. Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н.

При этом необходимо отметить, что, если стоимость объекта библиотечного фонда превышает 40 000 руб. такие объекты целесообразно учитывать обособленно (раздельно по каждой единице учета), так как по ним начисляется амортизация в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами исходя из срока полезного использования объекта (п. 92 Инструкции N 157н).

Амортизация библиотечного фонда. В соответствии с п. 92 Инструкции N 157н на объекты библиотечного фонда, учитываемые в составе основных средств, начисляется амортизация в следующем порядке:

- стоимостью до 40 000 руб. включительно - амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию;

- стоимостью свыше 40 000 руб. - амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.

Амортизация библиотечного фонда отражается на соответствующем счете (п. 89 Инструкции N 157н):

- 0 104 27 000 "Амортизация библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения";

- 0 104 37 000 "Амортизация библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения".

Стоимость объектов библиотечных фондов в большинстве случаев не превышает 40 000 руб. поэтому при передаче их со склада в библиотеку сразу начисляется 100% амортизации. В общую инвентарную карточку вносится соответствующая информация (отражается увеличение стоимости объекта и начисленной амортизации). В случае если объекты библиотечного фонда превышают указанный предел, по ним необходимо начислять амортизацию в установленном порядке и учитывать их раздельно (как амортизируемые объекты).

Пример 1. В библиотеку (автономное учреждение) поступили книги, приобретенные за счет приносящей доход деятельности, на общую сумму 10 000 руб.

Также учреждение получило в дар от другого юридического лица ценные книги (коллекция подписных изданий), рыночная стоимость которых составила 55 000 руб.

Как правильно оформить и отразить эти операции в бухгалтерском учете?

В данном учреждении движимое имущество стоимостью свыше 50 000 руб. относится к особо ценному движимому имуществу.

1. Книги, приобретенные учреждением за счет собственных средств, отражаются в бухгалтерском учете на основании Акта приема-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031) следующим образом:

2. Безвозмездное поступление книг целесообразно оформить договором пожертвования, а не дарения. В этом случае стоимость поступающей литературы не подлежит обложению налогом на прибыль (п. 2 ст. 251 НК РФ), в то время как стоимость имущества, поступившего по договору дарения, облагается налогом на прибыль. Заметим, что правовые положения договоров дарения и пожертвования похожи, несмотря на то что они несут разные последствия в налоговом учете. Поэтому в договоре пожертвования следует указать цель использования книг. Наличие данной информации исключит всякие сомнения со стороны налоговых органов в том, что данный договор является именно договором пожертвования, а не дарения. Помимо договора пожертвования, на поступающую литературу оформляется также акт приемки-передачи (в произвольной форме).

В нашем случае указанное имущество должно быть отнесено к особо ценному движимому имуществу, то есть должны быть соблюдены процедуры включения его в перечень такого имущества.

Данная коллекция книг принимается к учету как один объект, и, так как ее стоимость превышает 40 000 руб. амортизация будет начисляться в установленном порядке, начиная со следующего месяца принятия ее к учету.

Корреспонденция счетов по принятию объектов к учету будет следующей:

Принята к учету коллекция ценных

книг, поступившая по договору

Периодические издания (газеты, журналы и т.п.), приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, учитываются на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования" в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль. Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. п. 377, 378 Инструкции N 157н).

Пример 2. Библиотека (бюджетное учреждение) в целях пополнения библиотечного фонда осуществляет подписку на периодические издания за счет средств субсидии, выделенной учредителем на выполнение госзадания. Согласно учетной политике к учету принимается каждый экземпляр журнала ежемесячно, годовые комплекты газет - один раз в год (31 декабря), в условной оценке один журнал (комплект) - один рубль.

В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующим образом:

Стоимость приобретенных периодических

изданий (журналов, газет) отнесена на

расходы (на себестоимость услуг, работ)

Поступление периодических изданий

Выбытие объектов библиотечного фонда отражается в бухгалтерском учете, в рассмотренных выше случаях при ведении внутреннего библиотечного учета (за исключением объектов, включенных в Архивный фонд РФ и (или) Национальный библиотечный фонд, а также особо ценных и редких изданий, отнесенных к книжным памятникам) на основании решения, принятого комиссией учреждения о поступлении и выбытии активов и оформленного следующими документами:

- Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144), в котором указываются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов библиотечных фондов, и перечень мероприятий по исполнению решения о списании, отметка о результатах проведенных и документов, подтверждающих их утилизацию в качестве вторичного сырья, передачу, уничтожение и т.п. Списки устаревших по содержанию и пришедших в негодность по различным причинам объектов библиотечных фондов (книг, файлов, дисков и др.) составляются раздельно с указанием причин, послуживших основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда, с подведением промежуточных итогов по каждому виду исключаемых объектов библиотечного фонда;

- Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031) - оформляется в случаях выбытия библиотечного фонда при его передаче безвозмездно, в порядке книгообмена, при продаже и т.п. Одновременно со списанием с балансового учета стоимости объектов библиотечного фонда подлежит списанию сумма накопленных амортизационных отчислений по этим объектам.

Выбытие периодических изданий по любым основаниям также отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного указанными выше формами актов.

В таблице представлена типовая корреспонденция счетов по выбытию объектов библиотечного фонда в соответствии с Инструкциями N N 157н, 162н, 174н, 183н (операции по списанию амортизации в таблице не приводятся).

Списание объектов библиотечного фонда по

причине ветхости (физического износа),

дефектности, устарелости по содержанию

(морального износа), непрофильности и