При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от командирования.

В служебные командировки на основании распоряжения руководителя могут быть направлены только работники, состоящие с работодателем в трудовых отношениях.

Если в поездку направляется лицо, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор, это не командировка.

При направлении сотрудника в командировку, оформляются:

В служебном задании подробно описывается цель командировки. Служебное задание оформляется по форме Т-10а, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Оформленное служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения и руководитель организации.

В графе "Краткий отчет о выполнении задания" работник по возвращению из командировки описывают проделанную работу.

Командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания в командировке. Оно выписывается в одном экземпляре по форме Т-10 и выдается работнику. В каждом месте назначения указывается время прибытия и отъезда, отметки заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Командировочное удостоверение не оформляется, если работник направляется в командировку за пределы территории РФ, кроме случаев командирования в государства СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения.

Учет командируемых работников ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

Должность (место работы) и зарплата согласно ст. 167 ТК РФ сохраняются за сотрудником, который направлен в командировку. Кроме того, работнику возмещаются расходы, связанные с командировкой.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (статья 168 ТК РФ):

Остальные процедуры и документы смотрите в разделе: кадровое делопроизводство .

Наиболее популярные шаблоны кадровых документов, используемые с данной процедурой:

Правовые основы: ТК РФ, ст. 166-168, ст. 259, ст. 264, ст.268

Документальное оформление командировки начинается с подготовки служебного задания. Этот документ оформляется по унифицированной форме Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Служебное задание заполняется руководителем структурного подразделения, из которого командируется работник, и утверждается руководителем организации.

В служебном задании необходимо указать наименование организации-плательщика, т.к. финансировать командировку может как сторона, направляющая работника в командировку, так и сторона, принимающая его.

На основании служебного задания с визой руководителя организации издается приказ по унифицированной форме № Т-9 (о направлении работника в командировку) или № Т-9а (о направлении работников в командировку).

Приказ подписывается руководителем организации. Служебное задание подшивается в папку с основаниями к приказам на командировку.

Если в организации в командировку направляется большое количество сотрудников, то целесообразнее завести отдельный журнал регистрации приказов на командировку. Если же командировка – явление редкое, можно зарегистрировать приказ в журнале регистрации приказов по личному составу, срок хранения которых составляет 5 лет.

Командировочное удостоверение оформляется по унифицированной форме № Т-10 и подписывается руководителем организации.

На оборотней стороне формы № Т-10 необходимо оформить первую отметку о выбывании работника и проставить оттиск печати организации.

Если в командировку направляется одновременно несколько человек, удостоверение оформляется каждому работнику.

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, оформляется по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 №739н.

Если в организацию прибывают работники в командировку, на них также необходимо вести Журнал учета работников, прибывших в организацию. в которую они командированы.

Срок хранения журналов выбытия и прибытия составляет 5 лет.

По возвращении из командировки работнику необходимо на служебном задании написать краткий отчет о выполнении цели командировки и подписать его.

На командировочном удостоверении проставляется отметка о прибытии работника путем прописывания даты возвращения, должности и подписи лица, удостоверяющего прибытие работника, и оттиска печати.

Служебное задание, командировочное удостоверение и авансовый отчет передаются работником в бухгалтерию.

примерная пошаговая процедура 1. Определяются:

• цель служебной командировки (в соответствии с п. 6 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем) ;

• работник, который будет направлен в служебную командировку.

Когда Вы выберите работника, которого хотите направить в служебную командировку, выясните, можно ли его направлять в командировку вообще и для выполнения Вашего задания в частности.

Не всякого работника можно направить в командировку. Некоторых работников запрещено направлять в служебные командировки (ст. ст. 259, 268, 203 ТК РФ и др.). А некоторых работников можно направлять в служебные командировки только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний (ст. ст. 259, 264 ТК РФ).

Если работник, которого планируется направить в служебную командировку, входит в число лиц, которые могут быть направлены в командировку только с письменного согласия, то нужно взять у работника письменное согласие о направлении его в командировку и выяснить, не запрещена ли работнику командировка в соответствии с медицинским заключением. Кроме того, такие работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ст.259 ТК РФ).

Оформляется это обычно следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в служебную командировку и сообщается, что он вправе от нее отказаться или согласиться. Уведомление оформляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). Уведомление регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.

Один экземпляр уведомления вручается работнику под роспись. На уведомлении (экземпляре) работник пишет, что он с ним ознакомлен и либо согласен на командировку, и командировка не запрещена ему в соответствии с медицинским заключением (тогда процедура продолжается), ставит дату и подпись, либо не согласен (и тогда процедура прекращается), ставит дату и подпись.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, а также руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Если у работодателя принято регистрировать служебные задания в специальном журнале (например, в журнале регистрации служебных заданий), то его регистрируют в установленном порядке.

Работника знакомят со служебным заданием.

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

Обычно командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем.

Если у работодателя принято регистрировать командировочные удостоверения в соответствующем журнале (например, в журнале регистрации командировочных удостоверений), то командировочное удостоверение регистрируют в установленном порядке.

Затем оно вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Согласно п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта г. № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". « Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату ».

Согласно п.1 «Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н, учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, форма которого предусмотрена приложением № 2, утвержденным данным приказом.

В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

Дни служебной командировки работника необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.

Работник по возвращении из служебной командировки предоставляет работодателю в течение 3 рабочих дней:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировокой.

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Краткий отчет о выполнении служебного задания пишется работникам в специальной графе служебного задания. Ниже расписываются работник и руководитель его структурного подразделения.

Доступ к полному тексту статьи осуществляется по подписке. Информацию по подписке можно получить здесь. Вот список подписок, которые позволяют просматривать эту статью:

В вашей ситуации имеется целый ряд нарушений направления сотрудника в командировку:

1. Сотрудник не ознакомлен с локальным документом о командировках и, как следствие, нарушил порядок документооборота, принятый в вашей организации. Следовательно, к нему не могут быть применены никакие дисциплинарные меры.
2. Не издан приказ о направлении сотрудника в командировку (он необходим не только для учета рабочего времени, но и для признания командировочных расходов при расчете налоговой базы по налогу на прибыль как доказательство служебной необходимости поездки, а не личных нужд сотрудника). Вследствие чего был неправомерно издан акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте, в то время как он выполнял распоряжение руководства.
3. Сотруднику не выданы денежные средства под отчет перед командировкой (для приобретения билетов, суточные и т.д.).
4. Не внесена запись в Журнал по учету командированных сотрудников, выбывающих и прибывающих в организацию.

Все это грозит организации и должностным лицам немалыми штрафами.

Обратите внимание: командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ), т.е. в интересах организации. поэтому она носит не заявительный, а распорядительный характер (т.е. инициируется не заявлением работника, а приказом руководства). Если сотрудник пишет заявление на учебу, то в данном случае поездка не может трактоваться как служебная командировка, т.к. получается, что в учебе заинтересован только сотрудник, а не организация.

Исправить вашу ситуацию так, чтобы не осталось никаких нарушений, достаточно проблематично, если не издавать документы «задним числом». Для того, чтобы не нарушать хронологию приказов, можно издать приложение к существующему приказу о направлении второго сотрудника в командировку с текстом: «Дополнить текст приказа №…» или «Внести изменения в пункт…приказа №…» и внести туда распоряжение о направлении «потерявшегося» сотрудника.

Но правильнее всего приказом создать комиссию по расследованию ситуации, и на основании ее решения издать приказ о возмещении сотруднику расходов, отмене акта об отсутствии его на рабочем месте, о дисциплинарном наказании выявленных виновных лиц.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Кадры

1. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку.

Положение о командировках

Как оформить Положение о командировках

Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках. Документ составьте в произвольной форме и утвердите приказом (распоряжением) руководителя организации.

Как любой локальный нормативный акт, Положение начните с преамбулы (общей части, введения). В этом разделе укажите цель создания документа, а также нормативные акты, которые легли в его основу.

В основной части Положения пропишите общий порядок направления сотрудников в командировку, правила документального оформления, а также последовательность действий в ситуациях, прямо не регламентированных законодательством (например, при оплате командировочных расходов полностью или частично за счет средств принимающей стороны, при направлении сотрудника в командировку с последующим возмещением ему командировочных расходов, вопросы явки в организацию в день прибытия из командировки и т. п.).

Помимо этого, включите в Положение нормы расходов, упомянутых в статье 168 Трудового кодекса РФ. Речь идет о порядке и нормах компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых как с предварительным, так и без предварительного согласия работодателя. В отношении разных категорий сотрудников (например, рабочих и руководства) могут быть установлены разные пределы компенсационных выплат.*

Документы для командировки

Какие документы нужно оформить для командировки сотрудника

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить соответствующий приказ (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ). Приказ можно составить по формам № Т-9 или № Т-9а либо по самостоятельно разработанной форме. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например, заместитель.*

Следует учесть, что самостоятельно разработанную форму приказа могут использовать не только коммерческие организации, но и организации госсектора. Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Совет редактора: оформлять для командированного сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение с 8 января года стало не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря г. № 1595 ). Однако спешить отказываться от служебного задания мы бы не рекомендовали.

Служебное задание полезно не столько для проверяющих, сколько для самого бизнеса, чтобы через полгода не пришлось вспоминать, чем закончилась поездка и какие решения по ней были приняты. При необходимости унифицированную форму служебного задания, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. можно доработать, удалив из нее лишние графы и добавив необходимые, или вовсе переделать эту форму в отчет в произвольной форме, где сотрудник по-прежнему будет кратко фиксировать итоги служебной поездки. Для оформления служебного задания и командировочного удостоверения можно также руководствоваться ранее действовавшими правилами.*

Пример направления сотрудника в командировку

Менеджер коммерческого отдела А.С. Кондратьев направлен в командировку с целью проведения переговоров по заключению договора поставки оборудования.

На основании решения руководителя организации сотрудник службы персонала оформил приказ.

Как указать начало и окончание командировки в документах. Поезд сотрудника отправляется 13 февраля года в 1 час ночи и прибывает обратно 16 февраля года в 23 часа

Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. При этом если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Об этом говорится в пункте 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

В приведенном случае если железнодорожный вокзал находится в черте населенного пункта, датой начала командировки будет 13 февраля года, а датой окончания - 16 февраля года. Если же вокзал находится за чертой населенного пункта, необходимо учесть время проезда до вокзала и скорректировать даты командировки, если это время составляет более часа.

Журнал учета командированных сотрудников

Как оформлять журнал учета командированных сотрудников

Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н ). В нем указывают:

Об этом сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. Командировочные удостоверения необходимо было оформлять в соответствии с ранее действовавшим законодательством. Однако в указанный приказ Минздравсоцразвития пока не внесены аналогичные изменения. Тем не менее представляется, что вместо реквизитов командировочного удостоверения в журнале следует указывать реквизиты решения о направлении сотрудника в командировку.

Сотрудника, ответственного за ведение, назначьте приказом руководителя организации (п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н ). Ответственным может быть назначен специалист отела кадров, бухгалтер или секретарь.

Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н ).*

Нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

В общем случае не нужно.

По общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять служебную записку не нужно. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

Составление служебной записки предусмотрено также, если сотрудник следует к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте: легковом автомобиле, мотоцикле. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке. которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др. Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

Нужно ли оформлять журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировку

Законодательством предусмотрена обязанность организации вести журнал выбытия сотрудников в командировку (п. 1 Порядка. утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н ). В то же время обязанности вести журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировку законодательство не предусматривает. Поэтому каждая организация решает вопрос о необходимости ведения такого журнала по своему усмотрению.

Если работодатель решит вести журнал учета приказов о командировках, то составить его он может в произвольной форме. Все вопросы, касающиеся ведения журнала, необходимо закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках.

Как оформить командировку внутреннего совместителя. Служебная поездка связана с основным местом работы

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Вместе с тем, исходя из положений действующего законодательства можно прийти к следующим выводам. Поскольку служебная поездка связана с основным местом работы (т. е. в период командировки сотрудник не будет выполнять работу по совместительству), представляется логичным оформить неоплачиваемый отпуск в части работы по совместительству (ст. 21. 60.1. 166 ТК РФ). По основной работе следует оформить общий пакет документов. необходимый для направления сотрудника в командировку.

В табеле учета рабочего времени за время командировки по строке «совместитель» проставьте буквенный код «ДО» или цифровой «16». По основному месту работу сотрудника укажите буквенный код «К» или цифровой «06».

Следует отметить, что сотрудник, работающий по совместительству, при командировании сохраняет средний заработок по той работе, по которой он направлен в командировку (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ). Таким образом, в рассматриваемой ситуации за сотрудником сохраняется средний заработок только по основному месту работы. Правомерность этой позиции подтверждена и судом (см. например, кассационное определение Вологодского областного суда от 23 марта г. № 33-1246 ).

Вместе с тем, вероятна ситуация, когда внутренний совместитель направлен в командировку и по основному месту работы, и по совместительству. В таком случае заработок за сотрудником сохраняется и по основному месту работы, и по работе по совместительству. Документы для командировки следует оформить по обеим работам. При этом возмещение расходов по командировке работодатель вправе распределить между основной работой и работой по совместительству по своему усмотрению. Такой вывод следует из абзаца 2 пункта 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

Какие документы нужно оформить при направлении в командировку сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору

Трудовое законодательство не распространяется на граждан, работающих по гражданско-правовым договорам (ст. 11 ТК РФ ). Поэтому их поездки, связанные с исполнением заключенных договоров, командировками не являются. Это следует из положений статьи 166 Трудового кодекса РФ.

Если для выполнения задания человека нужно направить в другую местность, условия поездки следует обязательно прописать в договоре. И самое главное - в нем нужно оговорить порядок возмещения затрат, связанных с такой поездкой. Если заранее предусмотреть поездку нельзя, необходимые условия нужно внести в договор после того, как он заключен (ст. 450 ГК РФ ). Дополнения оформите в виде письменного соглашения и приложите к договору.

Нужно ли оплачивать в повышенном размере выходные дни, если сотрудник в эти дни выезжает или возвращается из командировки

При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с поездкой (ст. 167 ТК РФ ).

День выезда в командировку и день возвращения из нее считаются днями командировки (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ). Следовательно, такие дни оплачиваются по тем же правилам, что и все полные дни командировки (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ).

При этом, если выезд в командировку или возвращение из нее попадают на выходной, это приравнивается к работе в выходной день. В таких случаях сотруднику по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке (п. 8 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 ). А если сотрудник не желает воспользоваться другим днем отдыха, то ему производится оплата труда как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни в соответствии с требованиями трудового законодательства, то есть не менее чем в двойном размере (п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. ст. 153 ТК РФ. письмо Минфина России от 27 марта 2008 г. № 03-03-06/1/206 ).

Следует отметить, что работодателю необходимо получить согласие сотрудника на выезд или возвращение из командировки в выходной день (ст. 113 ТК РФ ).

Нужно ли возмещать работнику стоимость билета, если дата окончания командировки не совпадает с датой проезда из места командирования. Работник задержался в месте командирования по личным обстоятельствам

Ответ на этот вопрос зависит от срока пребывания работника в месте командировки по личным обстоятельствам.

Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ. п. 11. 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 252. подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:

При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для оплаты и учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата прибытия в место командировки, указанная в решении или приказе о направлении в командировку, с датой фактического прибытия сотрудника в место командировки (по билету).

Таким образом, дата окончания командировки в решении или приказе о направлении в командировку может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя (например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку). Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.

Данный подход следует применять и в том случае, если работник решил выехать в место командирования заранее. Главное, чтобы разница в датах не превышала разумных пределов и сохранялась связь между поездкой и командировкой. Если срок пребывания сотрудника в месте командирования значительно превышает срок, установленный в решении или приказе о направлении в командировку, например, если после командировки работнику предоставлен отпуск, который он проводит в месте командирования, то оплата проезда уже не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому возместить расходы на поездку именно как на командировочные расходы уже не получится.

Как оформить поездки водителей-дальнобойщиков - как командировки или как разъездную работу. Коммерческая организация занимается грузовыми перевозками

Ответ на этот вопрос зависит от того, носят поездки водителей-дальнобойщиков постоянный или временный характер.

Командировкой признается разовая поездка сотрудника по распоряжению руководителя на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ ).

Разъездной характер носят работы, при которых:

Это следует из положений статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Служебные поездки сотрудников, работа которых носит разъездной характер, нельзя относить к командировкам (ст. 166 ТК РФ. п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ). При этом оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ ). Соответственно, основное отличие разъездной работы от командировок состоит в том, что разъездная работа непосредственно входит в составную часть трудовой функции сотрудника.

Действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих руководителю организации оформлять рейсы водителей-дальнобойщиков в виде командировок, но также в нем нет и регламентированного перечня категорий сотрудников, чья работа носит разъездной характер. Поэтому, если водители постоянно находятся в рейсах, то такие поездки можно оформить как разъездную работу (если отсутствует такая оговорка, в трудовые договоры с сотрудниками нужно внести изменения - ст. 74 ТК РФ ). В этом случае оформлять поездки сотрудников как командировки нельзя. Если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки.

Какой документ является основанием для направления сотрудника в служебную поездку при разъездном характере работы

Служебные поездки сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, не признаются служебными командировками (ч. 1 ст. 166 ТК РФ ). Поэтому командировочные документы в рассматриваемой ситуации не оформляют.

В локальном нормативном акте (коллективном договоре, соглашении) работодатель должен установить перечень работ, профессий, должностей сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ ). Помимо этого работодатель обязан вести учет времени, отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ ). В связи с чем у работодателя возникает необходимость документального оформления направления сотрудника в служебную поездку.

Единого документа для оформления направления сотрудника в служебную поездку при разъездном характере работ трудовое законодательство не содержит. У отдельных категорий сотрудников (например, водителей) такими документами являются путевые листы. утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. В отношении сотрудников других профессий по аналогии может быть также применен путевой (маршрутный) лист, дневное (путевое) задание и т. п. Конкретный вид (форму) указанного документа с соблюдением требований о наличии обязательных реквизитов следует закрепить в локальном акте организации (п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря г. № 402-ФЗ. п. 3 Обязательных реквизитов, утвержденных постановлением Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 ).

Как внести изменения в документы о направлении в командировку. Фактический срок командировки меньше (больше) срока, указанного в документах

В этом случае необходимо внести исправления в записи о сроках в первичные учетные документы для оформления командировки. а также решение о направлении сотрудника в командировку.

Изменения в учетные документы вносит уполномоченный сотрудник в следующем порядке:

Такой порядок внесения исправлений установлен в пунктах 4.2. 4.3 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 .

Как оформить направление сотрудника на краткосрочный семинар в другой город

За сотрудником, которого направляют на краткосрочный семинар или курсы повышения квалификации с отрывом от производства в другую местность, сохраните должность и средний заработок. Кроме того, оплатите ему командировочные расходы. Об этом говорится в статье 187 Трудового кодекса РФ. Для документального оформления поездки, как правило, составляют приказ в произвольной форме о направлении сотрудника на обучение (посещение семинара), а также весь пакет документов, необходимых для командировки.

Если организация использует типовые формы № Т-12 или № Т-13. утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. то в табеле в эти дни укажите буквенный код «ПМ» или цифровой код «08». Данные коды специально введены для отображения времени повышения квалификации в другой местности с отрывом от работы, и их следует отличать от кодов обычной командировки. Если же организация использует самостоятельно разработанную форму табеля учета рабочего времени, то она вправе использовать как данные коды, так и собственные для обозначения времени нахождения на краткосрочном семинаре (ст. 7. 9 Закона от 6 декабря г. № 402-ФЗ).*

В государственных и муниципальных учреждениях

Бюджетные организации могут вести учет рабочего времени в форме 0504421. утвержденной приказом Минфина России от 15 декабря г. № 173н. где отражаются лишь отклонения от нормы. Специальное обозначение для фиксирования обучения с отрывом от производства для данной формы табеля не предусмотрено. Поэтому можно рекомендовать отмечать время краткосрочных семинаров буквенным кодом «К» (командировки), чтобы бухгалтерия могла ориентироваться на особую отметку и был сигнал, что этот день оплате не подлежит. Дополнительным основанием для особой оплаты дней обучения станет приказ о направлении на семинар или курсы.

Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № 0504421. утвержденной приказом Минфина России от 15 декабря г. № 173н .

Подробнее о том, как направить сотрудника на краткосрочный семинар в той же местности, см. Как оформить направление работника на краткосрочный семинар в той же местности.

Как оформить направление работника на краткосрочный семинар в той же местности

При направлении сотрудника на краткосрочный семинар с отрывом от работы в той же местности за ним сохраняют место работы (должность) и среднюю заработную плату (ст. 187 ТК РФ ). Оформить такое направление можно приказом руководителя организации в произвольной форме.

День пребывания на семинаре отметьте в табеле. Если организация использует типовые формы № Т-12 или № Т-13. утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. то укажите буквенный код «ПК» или цифровой код «07». Эти коды специально введены для отображения времени повышения квалификации с отрывом от работы в той же местности. Если же организация использует самостоятельно разработанную форму табеля учета рабочего времени, то она вправе как использовать указанные выше коды, так и собственные для обозначения времени прохождения краткосрочного семинара (ст. 7. 9 Закона от 6 декабря г. № 402-ФЗ).

В государственных и муниципальных учреждениях

Бюджетные организации могут вести учет рабочего времени в форме 0504421. утвержденной приказом Минфина России от 15 декабря г. № 173н. где отражаются лишь отклонения от нормы. Специальное обозначение для фиксирования обучения с отрывом от производства для данной формы табеля не предусмотрено. Поэтому можно рекомендовать отмечать время краткосрочных семинаров в той же местности буквенным кодом «Ф» (фактически отработанные часы), чтобы бухгалтерия могла ориентироваться на особую отметку и был сигнал, что этот день подлежит оплате. Дополнительным основанием для оплаты дней обучения станет приказ о направлении на семинар или курсы.

Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № 0504421. утвержденной приказом Минфина России от 15 декабря г. № 173н .

Подробнее от том, как направить сотрудника на краткосрочный семинар в другой город, см. Как оформить направление работника на краткосрочный семинар в другой город.

Какие документы нужно оформить для отмены командировки. Необходимость в служебной поездке отпала

Порядок документального оформления отмены командировки законодательством не установлен. На практике работодатели поступают следующим образом.

Руководитель организации издает приказ об отмене командировки, аннулировании ранее составленных решения и приказа о направлении в командировку. Форма приказа законодательно не утверждена, поэтому составить его можно в произвольной форме. В приказе следует указать причины отмены командировки и приложить к нему документы, которые подлежат аннулированию.

Если запись о командировке сотрудника была внесена в журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки. форма которого утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. то такую запись также необходимо признать недействительной. Для этого ранее внесенную в журнал запись о командировке следует зачеркнуть и рядом указать реквизиты приказа об ее отмене. Внесенные исправления заверьте подписью ответственного лица с указанием его фамилии и укажите дату внесения исправлений.

Если командированный сотрудник получил денежные средства на командировочные нужды, то ему необходимо вернуть эти средства в кассу или на текущий счет организации.

Как вести учет сотрудников, прибывших в командировку из другой организации

Учет сотрудников других организаций, прибывших в организацию в служебную командировку, ведите в журнале учета сотрудников, прибывших в организацию, в которую они командированы, по форме. утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н .

Журнал учета сотрудников, прибывших в организацию, в которую они командированы, заполняйте на основании решения и приказа о направлении в командировку.

В графах журнала укажите:

Об этом сказано в пункте 4 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. Командировочные удостоверения необходимо было оформлять по ранее действовавшему законодательству.