Категория: Бланки/Образцы
Исправления в журнале регистрации приказов по личному составу корректором
ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! Уважаемые форумчане, перед созданием тем, пользуйтесь, пожалуйста, поиском. На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. Давайте жить дружно! (с).
Пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.
Журнал регистрации приказов по личному составу
Формы документов журнальчик регистрации приказов по личному составу. Но в таком случае ее номер нужно вписать в журнальчик, по другому без этого нереально считать журнальчик опломбированным. Журнальчик регистрации приказов по личному составу представляет собой журнальчик установленной формы, созданный для. Просто говоря, хотя рабочая сила продукт, ее обладатель, работник не продукт, а свободный человек.
Типографская книжка для журнальчика должна быть высококачественной с жесткой износоустойчивой обложкой, плотной бумагой, отлично проклеенными и прошитыми листами. При проверке гит может запросить у вас журнальчик регистрации приказов по личному составу. Мастерски, а главное не сухим языком юриста, изложенный материал заинтриговал не только лишь меня, да и моих коллег. Основная эталоны документов журнальчик регистрации приказов по личному. Коап рф за вербование к трудовой деятельности в рф зарубежного гражданина при отсутствии у него разрешения на работу.
Журнал регистрации приказов по личному составу оформлениеВ графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ. Например, николаева василия игоревича и его сотруднику николаева всеволода ивановича необходимо записывать николаев вас. 
Журнальчик учета приказов по личному составу должен быть прошнурован. 
Непременно вписать номер пломбы в подобающую строчку (без этого журнальчик не считается опломбированным). 
На титульном листе указывается заглавие организации, без логотипа и реквизитов, как и для всех внутренних документов, заглавие журнальчика с индексом, и начатокончен. К тому же это заглавие носит условный нрав, и зависимо от размера предприятия либо возложенных на нее функций может быть как общим отделом, так и канцелярией. Основного раздела журнальчика на примере приказов по личному составу.
Если все таки нужно сделать исправления, то неверно изготовленные либо некорректные записи зачеркиваются одной чертой так, чтоб ранее написанный текст верно читался. Навожу порядок в кадровой документации на новейшей работе, и - слава богу! Об увольнении либо расторжении трудового контракта по соглашению сторон либо по собственному желанию работника, либо по другим основаниям. Мне пришлось с нуля создавать положения и должностные аннотации и мне очень посодействовали эталоны документов. Обычно, она включает стандартные для учетной книжки по кадрам графы. К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся последующие приказы. Тогда как, согласно типовой аннотации по делопроизводству, которая утверждена приказом росархива от 27.
Упорядочение документов по личному составуЕ.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области
В статье «Подготовка документов по личному составу к архивному хранению» (см. «Вестник отдела кадров» № 2 за 2003 г. с. 46–49) были рассмотрены вопросы, связанные с определением состава данной категории документов, подлежащих длительному хранению;порядком формирования их в дела;оформлением дел;составлением внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела.
Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является нумерация листов в делах. Проведение этой работы требует соблюдения определенных требований, установленных Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. При этом все листы дела (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Запрещается применение авторучек и цветных карандашей. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, имеют свою собственную нумерацию, т.е. нумеруются по каждому тому отдельно.
Хотелось бы обратить внимание на то, что сложенные листы (например, формата А3 или формата А4, выполненного в альбомном варианте) разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в нем.
При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старый номер зачеркивается, а рядом проставляется новый. Запрещается исправлять старый номер на новый.
Если допущены незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т.д. Допускается также наличие в деле пропущенных номеров. Например: 25, 27, 28, 29 и т.д.
Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) указываются в листе-заверителе дела.
Например: последний номер листа дела — 122, но при этом в деле имеется два литерных номера листа: 25а, 25б и один пропущенный номер — 26.
В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом: «В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе: литерные номера листов — 25а, 25б;пропущенный номер листа — 26…».
После того как проведена нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела (пример оформления обложки дел дан в приложении).
В соответствии с Правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:
На обложке дела указывается полное наименование организации в соответствии с его учредительными документами, а в скобках — принятое сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду следующее. Если упорядочение документов по личному составу проводится спустя несколько лет после завершения их делопроизводством и за этот период произошли изменения в наименовании организации, то на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела.
То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела.
Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел.
Одним из важнейших реквизитов обложки дела является его заголовок. От того, насколько правильно он составлен, зависит использование содержащихся в нем документов.
Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Необходимо воздерживаться от неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:
К распорядительным документам и протоколам проставляются их номера.
Правильно: «Приказы с № 1 по № 25 генерального директора общества о приеме, перемещении и увольнении работников» или «Карточки по учету личного состава работников Тверского отделения «Сбербанка России» по алфавиту фамилий с буквы «А» по «В» за 2000 год».
Неправильно: «Приказы о приеме, перемещении и увольнении».
В заголовках личных дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело», например: «Личное дело Исаева Виктора Григорьевича, уволенного в 2000 году». Имя и отчество работника необходимо указывать полностью.
Возможно также применение термина «документы». Он применяется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В этом случае после слова «документы» в скобках указываются основные разновидности документов, включенных в дело. Например: «Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников Управления к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий».
Хотелось бы обратить внимание работников кадровых служб на оформление обложек дел, содержащих лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате. При составлении заголовка дела необходимо указывать полностью название структурного подразделения, работникам которого была начислена заработная плата. Запрещается применение различных аббревиатур (ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО и т.д.), так как это в дальнейшем затрудняет поиск необходимых сведений, содержащихся в документах. Неправильно: «Лицевые счета по заработной плате сотрудников ОПО». Правильно: «Лицевые счета по заработной плате сотрудников организационно-правового отдела».
На длительное хранение (75 лет) отбираются табели и наряды работников, занятых на работах с вредными условиями труда. При этом в заголовке дела необходимо указать цех, подразделение, в котором они работали.
На практике нередко встречаются такие заголовки дел на обложках, как: «Зарплата», «Травматизм», «Аттестация» и т.д. Подобные определения никакого отношения к заголовку дела не имеют, так как такого вида дела не существует, равно как и таких разновидностей документов. Применение подобных определений является грубейшим нарушением правил описания документов, подлежащих долговременному хранению.
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.
Например: «Приказы №№ 1–130 управляющего банком о премировании работников. Копии».
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
Обязательным реквизитом обложки дела является дата документов дела — год (годы), когда дело было заведено и окончено в делопроизводстве.
К распорядительным и информационно-справочным документам указываются крайние даты заведения и окончания дел.
К распорядительным документам, в том числе по личному составу, относятся приказы и распоряжения. К информационно-справочным — протоколы, акты, книги (журналы).
Крайними датами документов дела являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является книга (журнал) регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то датами дела будут точные календарные даты первой и последней записей в книге (журнале).
Датами дела, содержащего протоколы заседаний (например, аттестационной или квалификационной комиссии), являются даты составления первого и последнего протокола, составляющих дело.
Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Например: 5 июня 2003 г.
Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: 05.06.2003.
Следующий реквизит оформления обложки дела — количество листов в деле, который переносится из листа-заверителя дела.
Срок хранения дела проставляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. или номенклатурой дел организации после сверки его по Типовому перечню документов с указанием сроков хранения.
Архивный шифр дела включает в себя номер фонда, номер описи, номер дела, номер связки (коробки).
Номер фонда присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов 1. Если архив организации хранит только один архивный фонд, то необходимость в присвоении ему номера отпадает.
В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от
7 июля 1993 г. № 5341-1 в понятие архивного фонда входит совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. В соответствии со ст. 1 указанных Основ под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.
Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива).
Номер дела соответствует номеру дела по описи.
Номер коробки присваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.
Архивные шифры на обложках дел проставляются тушью (чернилами) после включения их в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией организации, согласованных с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (в случае если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации) и утвержденных руководителем организации. До этого архивный шифр проставляется карандашом.
Обложки дел оформляются светостойкими чернилами четким разборчивым почерком. Запрещено исправлять реквизиты обложки дел. Если допущена ошибка — запись пересоставляется заново. При оформлении обложки дел, как правило, применяется черная тушь, так как она более устойчива к воздействиям внешней окружающей среды и дольше сохраняет свои свойства. Не принято наклеивать на обложку дела лист бумаги с нанесенными на него реквизитами дела. Надписи наносятся непосредственно на твердую обложку (картон) дела.
Оформление дел проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи и под контролем заведующего архивом организации (ответственного за архив). В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения.
1 Список фондов является основным учетным документом архива организации. Он ведется в архиве организации, хранящем документы двух или более фондов.
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ)
Внесение изменений в нумерацию приказов по личному составуЧто делать, если нарушена нумерация приказов. Чем грозит, если нумерация неправильная?
Что делать, если нарушена нумерация приказов. Чем грозит, если нумерация неправильная?
Ситуация: обнаружила свой недочет ( оформила сотрудника на работу - приказ, тд. а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству - заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Как правильно внести изменения в документы при преобразовании из ЗАО в ООО?Наша организация будет реорганизована в форме преобразования из ЗАО в ООО в конце августа. Мне как кадровику в единственном лице предстоит внести изменения в документы: - штатное расписание;- личные карточки сотрудников;- трудовые договоры сотрудников;- трудовые книжки. Как правильно это сделать? - Трудовой договор - надо сделать к доп.соглашения или достаточно ознакомить всех работников с приказом считать всех работников ЗАО с ___ числа работающими в ООО. - Штатное расписание - просто в преамбуле написать сверху вместо ЗАО - ООО? или нужно составлять новое? - тоже самое по личным карточкам, заводить новые или достаточно сверху указать новое - ООО? Еще вопрос по приказам по личному составу и журналу регистрации приказов по л/с (прием. перевод, увольнение и т.д.). Приказы должны быть сданы в архив и заведены новые или можно продолжать старую нумерацию и продолжать формировать и дальше эти же дела? И по журналу - тоже самое, нужно заводить новый или продолжать записи в том же поядке?
Преобразование - вид реорганизации, при котором меняется организационно-правовая форма организации. При этом к вновь возникшей организации переходят все права и обязанности прежней организации (п. 5 ст. 58 ГК РФ).
Чтобы оформить кадровые изменения при реорганизации:
издайте приказ в свободной форме (образец см. ниже).
составьте штатное расписание. Для этого руководитель определяет структуру, штатный состав и штатную численность организации-правопреемника. В штатном расписании отразите введение и исключение новых структурных подразделений, должностей. Если реорганизация сопровождается сокращением численности сотрудников, не включайте в новое штатное расписание должности сотрудников, подлежащие сокращению.
Таким образом, в связи с реорганизацией внести изменения в штатное расписание необходимо путем оформления нового, с новым наименованием.
составьте дополнительные соглашения к трудовым договорам работников (образец см. ниже). В них укажите изменившиеся реквизиты работодателя и новые условия труда сотрудников, если они были изменены.
внесите в трудовую книжку запись, о реорганизации по аналогии с записью о переименовании организации (образец см. ниже).
Что касается приказов по личному составу, журналов по регистрации приказов и личным карточкам .
Законодательство не содержит четкого порядка действий в данном случае. При этом, сама по себе реорганизация не может являться основанием для расторжения трудового договора с сотрудниками организации. Следовательно, трудовые отношения продолжаются.
Таким образом, по нашему мнению, с целью удобства учета данных о сотрудниках, а также в случае необходимости быстрого поиска необходимых данных, документы по личному составу (т.е. личные карточки работников, приказы и т.д.) можно продолжать вести.
Следовательно, в данном случае необходимо поступить как при переименовании организации. То есть, внести изменения наименования организационной формы организации в шаблонах (бланках) кадровых документов. При этом, в приказах по личному составу нумерация будет продолжаться.
Также, отметим, что законодательство не запрещает вносить исправления в личную карточку работника. Поэтому, Вы можете продолжать вести личные карточки работников реорганизованной организации. При этом, наименование организации можно изменить путем зачеркивания старого названия, а также заверения данного исправления путем указания номера приказа о реорганизации
Подробности в материалах Системы:
Реорганизация регулируется нормами Гражданского кодекса РФ и может происходить в формах слияния. присоединения. разделения. выделения. преобразования ( п. 1 ст. 57 ГК РФ ). Независимо от формы реорганизации трудовые отношения с сотрудниками продолжаются ( ч. 5 ст. 75 ТК РФ ).
Процедуру оформления кадровых документов при реорганизации следует отличать от порядка оформления смены собственника имущества организации .
Порядок кадровых изменений при реорганизации
Чтобы оформить кадровые изменения при реорганизации:
Журналы регистрации приказов являются очень важным элементом кадрового делопроизводства. Именно этим журналам очень много внимания уделяют представители контролирующих органов во время проверок. Так же от журнала во многом зависит юридическая значимость документов, так как до тех пор, пока документ не прошел регистрацию, его практически не существует. Учитывая все вышесказанное, журнал регистрации приказов играет очень большую роль. Рассмотрим его образцы и правила ведения.
Из этой статьи вы узнаете:
Журнал регистрации имеет массу плюсов. Он помогает искать, группировать информацию и хранить ее в компактном виде. А при условии, что он правильно ведется, журнал будет прекрасным подспорьем при решении любых проблем.
На титульном листе журнала заглавными буквами должно быть указано полное название документа и дата его фактического оформления. Далее указывается название компании. Если компания большая, то журналов может быть столько, сколько служб или отделов.
Журнал в обязательном порядке нумеруют и прошивают, а после этого скрепляют подписью главы компании и печатью. Для дополнительной защиты от фальсификации, журнал можно опломбировать при помощи номерной пломбой. При этом номер пломбы должен быть в обязательном порядке вписан в журнал, так как без этого он не считается опломбированным.
Распоряжение не может выпускаться без порядковых номеров, которые указываются в первых графах. Для записи персональных данных используется второй столбец (указывается должность лица, которое отвечает за оформление бумаг).
В третьей графе, чаще всего, указываются номера, которые получили приказы при издании. Обозначение «ЛС» указывается для бумаг, которые связаны с личным составом, обозначение «ОД» - если бумаги касаются основной деятельности, «О» – если речь идет о документах об отпусках.
В четвертом столбеце, как правило, указывают даты составления приказов. В пятом столбеце указывают данные сотрудника, на которого составлялся приказ и его должность. В шестом краткое содержание, а в седьмом – должна быть подпись ответственного лица.
Стоит отметить, что порядок столбецов может быть другим, все зависит от того, какая форма журнала используется в компании.
Обязательные графы журнала регистрации приказовУтвержденной законом формы журнала регистрации нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно. Но несмотря на это, в журнале должны быть такие рекомендованные графы, как:
К вспомогательным колонкам относят такие как:
В некоторых случаях строки «Примечание» нет. Поэтому в случае исправлений делают отметку, как в трудовой книжке («запись № ___ в столбце №___ недействительна»), а затем указывают новую информацию.
Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:
При заполнении журнала нельзя допускать штриховок и аналогичных корректировок, зачеркивать записи или исправлять их. Кроме того, недопустимо наличие страниц без нумерации.
Для заполнения используется сплошной текст, а вносимые данные должны иметь сплошную нумерацию.
Образцы журналов регистрации приказовРассмотрим на примере заполнение журнала регистрации распоряжений о приеме на работу:
Рассмотрим на примере заполнение основного раздела журнала приказов по личному составу:
Рекомендуем материалы по теме:
Вложенные файлыДоступно только авторизованным пользователям
Доступно только подписчикам
