Категория: Инструкции
6. Контроль исполнения документов
6.1. Организация контроля исполнения документов
6.1.1. Контроль исполнения документов Учреждения включает в себя: постановку документа на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование должностных лиц в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль исполнения документов возлагается на заведующего Учреждения.
6.1.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, для которых решением заведующего установлен срок исполнения. При постановке документа на контроль на его левом поле делается отметка, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
6.1.3. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная карта систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов.
6.1.4. Сроки исполнения документов определяются заведующим Учреждения исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством РФ. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях: для поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних документов – начиная с даты их подписания (утверждения); для документов, поступивших из других организаций, а также от отдельных граждан, - начиная с даты их поступления в Учреждение.
6.1.5.Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; - без указания конкретной даты исполнения с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок; - с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок; - прочие - в срок не более месяца; - по обращениям граждан, поступившим в Учреждение и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
6.1.6. Дата исполнения указывается в резолюции заведующим Учреждения.
6.2. Особенности осуществления контроля над исполнением документов
6.2.1. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения ранее установленного срока представляет на имя заведующего Учреждения мотивированную просьбу о его продлении.
6.2.2. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: - задания последующих лет - не реже одного раза в год; - задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; - задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
6.2.3. Снятие документа с контроля осуществляет заведующий Учреждения. При этом делается пометка об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения Учреждения, в котором исполнен документ.
6.2.4. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
7. Организация документов в делопроизводстве
7.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, и их передачу в архив в соответствии с установленными требованиями. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и оформление дел.
7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел Учреждения с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.1.2. При составлении номенклатуры дел руководствуются Уставом Учреждения, положениями о различной деятельности Учреждения, его службах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Учреждения, их виды, состав и содержание.
7.1.3. Вновь созданная служба Учреждения обязана в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее заведующему.
7.1.4. В Учреждении составляются номенклатуры дел каждой службы и сводная номенклатура дел.
7.1.5. Сводная номенклатура дел службы Учреждения составляется заведующий.
7.1.6. Сводная номенклатура дел утверждается заведующим Учреждения. После утверждения сводной номенклатуры дел службы Учреждения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
7.1.7. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел "Локальные акты".
7.1.8. Сводная номенклатура дел Учреждения ежегодно уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.
7.2. Порядок оформления сводной номенклатуры дел Учреждения.
7.2.1. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия служб (структурных подразделений). В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой Учреждения.
7.2.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
7.2.3. Графы сводной номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного условного цифрового обозначения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре данной службы.
7.2.4. Индекс дела пишется арабскими цифрами, например: 01-05, где 01 - условное обозначение службы Учреждения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре 17 данной службы. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных служб. Для переходящих дел индекс сохраняется.
7.2.5. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
7.2.6. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.), например: "Документы о проведении тематических проверок" (планы, графики, справки).
7.2.7. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
7.2.8. При переписке с однородными корреспондентами последние не указываются, а пишется их общее видовое название, например: "Переписка Учреждения с архивными учреждениями города. ".
7.2.9. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка по комплектованию Учреждения молодыми специалистами".
7.2.10. В заголовке дела называется конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, полугодие, год), "на" или "за" который составлены планы (отчеты), например: "Годовой статистический отчет о деятельности Учреждения (Ф 85-К) в отдел образования".
7.2.11. В графе 3 указываются срок хранения дела.
7.2.12. В графе 4 указываются ответственные за хранение дел.
7.2.13. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные номенклатурой дел, то они вносятся в номенклатуру дополнительно. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера, которые им присваиваются.
7.2.14. По окончании года в номенклатуру дел вносят итоговую запись о количестве заведенных дел (томов).
7.3. Формирование и оформление дел
7.3.1. Формирование дел - это процедура группировки исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и одновременно - систематизация документов внутри дела.
7.3.2. Дела формируются, как правило, децентрализовано, т. е. в службах.
7.3.3. Исполненные документы должны в 5-дневый срок сдаваться исполнителем в места их постоянного хранения для формирования в дела. При сдаче документа на лицевой стороне его первой страницы исполнитель ставит отметку о помещении документа в соответствующее дело, например: "В дело № 01 -05", заверяет ее подписью. Далее проставляется дата помещения документа в дело.
7.3.4. Общий контроль за правильным формированием дел осуществляется ответственными за делопроизводство Учреждения.
7.3.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1) разрешается помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; 2) допускается группировать в дело документы одного календарного года (за исключением переходящих дел); 3) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; 4) объем дела не должен превышать 250 листов. Если количество документов в течение года превышает указанную цифру, заводят дополнительные тома дела; 5) при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляют на каждом томе с добавлением отметки "т. 1", "т. 2" и т. д. 18
7.3.6. Документы внутри дела располагают в обратной хронологической, вопросно- логической последовательности или их сочетании.
7.3.7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и обратной хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от видов документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, актов Правительства РФ или его Президиума, приказы Минобрнауки России, региональные законы и акты и т.д. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
7.3.8. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу в обратном хронологическом порядке и по номерам. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела с приложениями. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
7.3.9. Протоколы располагаются в обратном хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
7.3.10. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
7.3.11. Служебная переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.
7.3.12. Дела Учреждения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела представляет собой его подготовку к хранению, которая заключается в заполнении обложки, брошюровке, нумерации листов и составлении заверительной надписи. Подготовку дел проводят сотрудники, ответственные за делопроизводство в соответствующих службах, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива.
7.3.13. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
7.3.14. Полное оформление дел предусматривает: 1) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; 2) нумерацию листов в деле; 3) составление листа - заверителя дела; 4) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; 5) подшивку дела; 6) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
7.3.15. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляется по определенной форме. При этом на обложке дела указываются реквизиты; 1) наименование предприятия и структурного подразделения; 2) индекс дела; 3) заголовок дела; 4) дата дела (том, части); 5) количество листов в деле; 6) срок хранения дела.
7.3.16. Наименование предприятия и структурного подразделения приводится полностью, в именительном падеже, с указанием его официально принятого сокращенного наименования, которое пишется в скобках после полного наименования. 19 7.
3.17. Индекс дела проставляется при помощи установленного цифрового обозначения дела по номенклатуре дел Учреждения.
7.3.18. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел.
7.3.19. В качестве даты дела указывается год (ы) заведения (начала) и окончания дела.
7.3.20. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу.
7.3.21. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне карандашом, в левом верхнем углу.
7.3.22. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в строгой последовательности: сначала конверт, а затем очередным номером - каждое вложение этого конверта.
7.3.23. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела, на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле.
7.3.24. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
7.3.25. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Учреждения. На делах постоянного хранения делается отметка: "Хранить постоянно".
7.3.26. По окончании года в надпись на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения. При несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
7.3.27. Для документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых связан со спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела.
7.3.28. Внутренняя опись составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания.
7.3.29. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Внутреннюю опись завершает итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
7.3.30.Внутренняя опись документов дела подписывается заведующим Учреждения с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой об ложки дела.
7.3.31. Документы, составляющие дело, подшиваются на три прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
7.3.32. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить непосредственно в скоросшивателях, не производить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи в конце дела не оформлять.
7.4. Организация оперативного хранения документов
7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Учреждения дела хранятся по месту их формирования, т. е. состоят на оперативном хранении.
7.4.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли, сырости и воздействия солнечного света.
7.4.3. Сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов и дел.
7.4.4. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в строгом соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
7.4.5. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в течение двух лет хранятся по месту их формирования, а затем сдаются в архив предприятия или уничтожаются по акту.
7.4.6. Выдача дел сотрудникам для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, в ней указывается индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дело выдается во временное пользование на срок не более одного месяца, после чего оно должно быть возвращено на место хранения.
7.4.7. Передача дел сторонним организациям допускается в исключительных случаях только по акту и с письменного разрешения заведующего Учреждения.
7.4.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с письменного разрешения заведующей с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах временного изъятия подлинника.
7.4.9. По истечении срока оперативного хранения дела переводятся на постоянное хранение. При этом из дел, снятых с оперативного учета, может быть выделена некоторая часть документов, не представляющая практической и исторической ценности и подлежащая уничтожению.
8. Порядок передачи документов на хранение в архив.
8.1. Общие положения
8.1.1. Для хранения документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое или историческое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Учреждения образует архив. Архив Учреждения функционирует на правах службы Учреждения и находится в оперативном подчинении у заведующего.
8.1.2. Документы, представляющие особую практическую или историческую ценность, после проведения экспертизы в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат передаче на хранение в ведомственный архив.
8.1.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив предполагает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление архивных дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих практической или исторической ценности.
8.2. Экспертиза ценности документов
8.2.1. Экспертиза ценности документов - это процедура отбора документов на архивное хранение.
8.2.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: - при составлении номенклатуры дел; - в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; - при подготовке дел к передаче в архив Учреждения и ведомственный архив.
8.2.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
8.2.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится в Учреждении ежегодно с 5 по 20 декабря лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК.
8.2.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, а также отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению. Одновременно выделяются дела и документы, сроки хранения которых истекли.
8.2.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел.
8.2.7. В делах постоянного хранения подлежат изъятию вторые и последующие (дублетные) экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Учреждения.
8.2.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются отдельные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.2.9. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией и включает в себя следующие графы: - порядковый номер дела (тома, части) по описи; - индекс дела (тома, части); - заголовок дела (тома, части); - дата дела (тома, части); - количество листов в деле (томе, части); - срок хранения дела (тома, части).
8.2.10. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть): - вносит в опись под самостоятельным номером; - в описи соблюдается сквозной порядок нумерации дел; - графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью, графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим службам Учреждения со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.
8.2.11. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
8.2.12. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы и утверждается заведующим Учреждения и председателем ЭК. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй хранится в качестве контрольного экземпляра у ответственного делопроизводителя.
8.2.13.Отбор документов за соответствующий период и подготовка акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты рассматриваются ЭК Учреждения и утверждаются заведующим Учреждения. После этого Учреждение имеет право уничтожить дела и документы, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
8.3. Подготовка и передача документов в архив
8.3.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.3.2. Дела с использованными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в службе Учреждения.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.3.3. Передача дел в архив осуществляется ежегодно в течение января по заранее утвержденному заведующим Учреждения и согласованному с ответственным за архив графиком.
8.3.4. В период подготовки дел структурными подразделениями к передаче в архив сотрудником, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Учреждения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению до момента передачи дел в архив ответственными за делопроизводство.
8.3.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии работника, отвечающего за делопроизводство. Прием каждого дела фиксируется отметкой в обоих экземплярах описи. По завершении процедуры в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел. После этого описи заверяются подписями сотрудника, ответственного за архив, и лицом, отвечающим за делопроизводство службы Учреждения.
8.3.6. Вместе с делами в архив поступают регистрационные картотеки, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки включается в опись после дел, передаваемых на хранение.
8.3.7. В случае ликвидации или реорганизации службы Учреждения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данной службы или ответственный делопроизводитель, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в архив независимо от сроков хранения. Передача осуществляется по описям и номенклатуре дел.
