Регламент: структура и пример

1.1. Область применения

Если регламент распространяется не на все подразделения, документы и т.п.

1.2. Термины и сокращенные наименования, используемые в настоящем Регламенте

Определение значимых и непонятных терминов (не всех, используемых в регламенте, а только тех, что непонятны читающему), а также расшифровка сокращений, кроме кодовых обозначений должностей.

Если у Вас несколько процессов, векомендуем завести глоссарий, и не вписывать названия и определения в каждый регламент.

Сокращения терминов можно вводить в тексте регламента в скобках по следующему образцу: «Полное наименование (далее – сокращенное наименование)». Второй вариант – делать сноски внизу той страницы, где впервые использован термин, так лучше читается.

Этот раздел представляет собой сокращенное Положение о процессе (без воды).

2.1. Цель и результат процесса, требования к результату и показатели его эффективности

Этот раздел заполняется на основании карточки процесса. Например:

2.1.1. Цели процесса ремонта оборудования:
- поддержание оборудования в рабочем состоянии с минимальными затратами,
- продление срока службы оборудования.

Требования к результату:
• Отремонтированное оборудование работает исправно;
• Время простоя оборудования не превышает установленного регламентом срока;
• Себестоимость ремонта в пределах запланированных средств;
• Заинтересованные сотрудники проинформированы о начале ремонта (не менее чем за 1 сутки) и окончании ремонта (немедленно по окончании).

Показатели эффективности:
• Время простоев;
• Срок службы оборудования;
• Затраты на ремонт и обслуживание.

2.2. Входы и выходы процесса, условия начала процесса

Этот раздел описывает условия начала и окончания процесса. Например:

Вход: служебная записка от РП о начале тендера
Выход: подписанный договор передан в бухгалтерию, материалы тендера переданы в архив.
Срок: …

Условия:
Если есть какие-либо ограничения или условия, например:
Тендеры проводятся на все внутренние и внешние работы на сумму свыше 100 000 рублей. Работы на сумму менее 100 000 рублей заказываются РП самостоятельно без тендера. Порядок заключения договоров описан в регламенте "Заключение договора".

Либо если для начала процесса помимо основного входа (условия начала) нужны дополнительные входы: документы, информация и т.п.

2.2.1. Владелец процесса – (кто отвечает за результат и ход процесса, см. в глоссарии ).

2.2.1. Ответственные за элементы процесса:

2.3. Процедуры процесса

Здесь изображается последовательность и взаимосвязь процедур процесса, например:

2.7. Сферы ответственности участников

Здесь перечислено, кто из участников за что отвечает, например так, либо в форме матрицы распределения ответственности:

В данный раздел включаются правила, связанные с данным процессом.
Например (пример кусочка правил из регламента документооборота):

Сюда сотрудники смогут добавлять и новые правила, о которых они договорились. Сюда же должна быть включена информация из всех приказов, относящихся к данному процессу.

Этот раздел представляет собой описание каждой процедуры процесса в виде: схема + таблица операций + результат + требования к промежуточным результатам. Например:

Далее идёт описание каждой процедуры в виде таблицы: каждая операция описывается одной строкой таблицы.

Также в регламенте описываются документы. Они либо описываются после каждой процедуры (пишем требования к каждому документу, который упоминается в процедуре), либо выносятся в одтильный раздел.

Кроме требований к документам, в качестве приложений к регламенту идут бланки документов (приложения, бланки, формы и т.п. предоставляются Заказчиком).

Как написать регламент бизнес-процесса за 9 шагов

Из этой статьи вы узнаете, как написать регламент бизнес-процесса. А если вы хотите его нарисовать — используйте бесплатный, браузерный «Процессник».

Часто в организациях, которые начинают расти или трансформироваться, появляется неразбериха в обязанностях, забытые клиенты, неоплаченные счета поставщиков и грустные лица загруженного персонала. А иногда такое происходит на протяжении всей жизни компании. Бизнес-процесс работает бесконтрольно.

Естественно, и рабочий персонал, и менеджеры, и собственники ощущают «проблемность» из-за этих факторов. Сотрудники работают слишком много, менеджеры требуют дополнительных фондов на ЗП или выжимают из персонала все соки. А собственники получают не так много прибыли, как хотелось бы.

Избавиться от проблем поможет формализация бизнес-процессов, или написание документа, в котором указано: кто, что, когда, как, почему и с какой скоростью делает. Сами документы Вам не помогут — поможет выполнение закреплённых правил и контроль за выполнением.

Под бизнес-процессом понимается совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Это определение с Википедии, и оно нам подойдет.

Единственное дополнение к определению — что названые мероприятия или задачи выполнять больше одного сотрудника.

Возьмем за основу проблему, которая существует в организациях — медленная подготовка коммерческих предложений для клиентов. Клиенты ждать не любят, а потому можно смело утверждать, что чем быстрее организация готовит коммерческие предложения — тем чаще клиенты их принимают.

Для тренировочного примера отбросим причины проблем, которые в прямом смысле не относятся к процессу, например — недостаток квалификации у человека, который оценивает КП, слабые компьютеры, медленный интернет и т.д. Считаем, что причина проблемы в том, что не все сотрудники знают, что, когда и как делать.

Таким образом мы выполнили первый пункт — определили место появления причины возникающих проблем.

Второй пункт — однозначно определяем начало и завершение бизнес-процесса.

• Процесс — мероприятия, направленные на создание продукта для потребителя. Потребитель в нашем случае — клиент. Он потребляет коммерческое предложение, т.е. описание «Что», «В какие сроки», и «За какие деньги» он получит, обратившись в Вашу компанию.

Таким образом, процесс не может закончиться в соседнем отделе с задачей «Оценить КП». Это бессмысленно — продукт не готов, клиентом не получен, а компании от таких процессов нет никакой пользы.

При составлении регламента бизнес-процесса вы в первую очередь должны учитывать интересы потребителя, во вторую очередь — вашей компании, и только в третью — интересы отдельных ролей или должностей в процессе.

Еще одно важное замечание:

• Процесс всегда должен заканчиваться тем, что продукт потребителем получен, а нами проконтролировано это получение. Мы тут говорим о продуктах в самом широком смысле — это могут быть документы, оказанные услуги, файлы, принятые решения и т.д. Потребители точно так же могут быть разные — департаменты, конкретные сотрудники, клиенты, информационные системы и т.д.

Таким образом, определяемся с выходом процесса. — КП клиентом получено, а нами получено его решение по данному КП (Готов покупать, не готов, думает и т.д.). В выходах процесса так же следует указать продукт, полезный для компании — а именно решение клиента по КП.

Перейдем к входу процесса — вариаций может быть много, но как правило кто-то из нашей компании должен понять потребность клиента до такой степени, чтобы её можно было оценить. Потребности, от отрасли к отрасли, формируются по разному:

• «Мне 2 UPS на 2.4kW с доставкой на завтра до м. Белорусская»
• «У меня есть квартира — двушка, 60 кв. м, хочу обменять на трёшку в Зеленограде»
• «Вот ТЗ на козловой кран, необходимо выполнить его в кооперации с Минским Автомобильным Заводом»
• » Дайте 2 американо» и так далее.

Но независимо от отрасли, мы всегда принимаем запрос клиента. Поэтому давайте так и запишем — на вход процесса приходит «Запрос клиента».

Третий пункт — это ответ на вопрос — а что нужно сделать, чтобы запрос клиента обработать? На этом пункте мы должны решить только «ЧТО» надо сделать, но не «кто». Для выше перечисленных примеров сделать нужно разное:

• Узнать, есть ли товар на складе или когда он будет, уточнить условия и стоимость доставки, созвониться с клиентом и назвать ему сроки, стоимость и получить от него информацию о том, какое решение он принял.
• Выяснить подробности текущей квартиры, поискать подходящие квартиры, созвониться и договориться о встрече, показать квартиры и озвучить цены, получить информацию о том, какое решение принял клиент.
• Выехать на объект, сделать исследование грунта, найти контакты в МАЗе, запросить дополнительные материалы от Заказчика, осметить поставку, осметить работу, просчитать план-график проекта, получить информацию о том, какое решение принял клиент.
• Сказать, что стоит 400 рублей, после того, как клиент кивнул головой — перейти к процессу «Реализация заказа».

Как видите, деятельность внутри процесса совершенно разная, но идея у неё одна и та же- собрать достаточно информации, сформулировать сроки, стоимость и получить ответ клиента.

Частный вопрос — что взять за одну задачу? Выехать на объект и сделать исследование? или заказать транспорт для выезда на объект? Здесь есть несколько важных моментов, которые помогут вам ответить на заданный вопрос:

Во-первых, чем больше у вас организация, тем сильнее такая раздроблённость задач. Возможно, у вас есть департамент по заказу транспорта?

Во-вторых, в данный момент вы, очевидно, как-то выезжаете на объекты. Кто в реальности, а не на бумаге. Именно эту реальность и занесите в будущий регламент.

Таким образом, в третьем пункте определитесь, ЧТО нужно сделать, чтобы от входа процесса прийти к его выходу.

Ничего суперсекретного — продумайте, в какой последовательности необходимо выполнять задачи бизнес-процесса. Уже с этого шага можно начинать рисовать схему бизнес-процесса. Кроме того, обычно именно здесь появляются идеи об оптимизации или автоматизации бизнес-процессов, т.к. визуальная схема позволяет взглянуть на процесс целиком, чтобы понять, где и как «подвигать» задачи, а где от них можно вообще отказаться.

За каждой задачей должен быть закреплён ответственный. При этом ответственным может быть не только конкретный человек или должность, но и роль или даже информационная система. Так же на этом шаге нужно найти такую роль или человека, который отвечает за весь процесс целиком. Назовём его Владельцем Процесса. Важный момент — если вы определили, что некоторые задачи из четвёртого пункта делает один и тот же человек последовательно, без задержек, то их можно объединить в одну. Это улучшит вашу схему, но не убавит в ней смысла.

Это глубокая и самая сложная ваша задача. На эту часть регламента тратится большая часть времени, но именно она способна обеспечить качество процесса. На этом шаге мы должны написать, что конкретно делает человек и какие использует для этого ресурсы. Не стоит очень сильно увлекаться детализацией («Берет кружку в левую руку, держа при этом правую ногу в позиции номер 2, согнув корпус на 12% к клиенту»). Достаточно описать по такому шаблону «Что делает»+ «С чем делает» +»Где делает»+ «как делает». Например, для первого примера:

1. Заходит в базу 1с, расположенную по адресу http://bash.org.ru, нажимает на кнопку «Проверить остатки» и ищет требуемый товар.

Отмечу, что регламент бизнес-процесса — это бизнес-документ, которые могут читать совершенно не знакомые с техникой люди. Поэтому я не рекомендую описывать здесь детали технических реализаций, если ответственным за какой-то шаг является информационная система.

Самый ключевой пункт для компании. Варианты также меняются от отрасли к отрасли даже в процессе «Оценка КП», но начать можно с «Длительности выполнения всего процесса», а так же «Длительности выполнения задачи». Уже эти измерения дадут богатую почту для размышлений о том, как усовершенствовать Ваш бизнес-процесс. Дальше — больше: можно измерять не только показатели одного процесса (т.е. обработки одного КП), а показатели всех запущенных процессов (их еще называют экземплярами). Измеряя такую информацию, мы еще на старте процесса сможем +/- достоверно определять, когда клиент получит КП. А обладая такой информацией, мы можем совершенствовать наш процесс и отслеживать динамику его улучшения.

Тут довольно просто — необходимо предусмотреть меры по контролю за показателями. Иногда бывает так, что контроль одного бизнес-процесса — это на самом деле другой бизнес-процесс. Для начала можно не погружаться в такие дебри, просто сформулируйте нечто подобное:

«Владелец процесса должен 1 раз в неделю, в пятницу в 15:00 отчитываться о показателях в согласованной форме».

Этот раздел требует существенной проработки, если вы не планируете в ближайшее время автоматизировать свои процессы. Дело в том, что ручной контроль за процессами больше, чем из 8-10 шагов очень трудозатратен, и может только усложнить сам процесс.

Это тоже важная часть — не всегда всё бывает по схеме. Необходимо предусмотреть пути «отступления» для наших исполнителей процессов, если что-то пойдет не так. Клиент не готов предоставить больше информации? Ставим его на паузу и звоним раз в 2 недели. Клиент хочет чего-то странного? Обратимся к менеджеру. Здесь тоже не рекомендую тратить много сил — практика лучше покажет, какие исключительные случаи стоит внести в основную часть регламента. Главное — чтобы у исполнителя всегда был вариант действий.

1. Находим проблему и бизнес-процесс, её содержащий.

2. Определяем входы и выходы процесса.

3. Определяем перечень задач, которые нужно выполнить, чтобы превратить входы в выходы.

4. Определяем последовательность и взаимосвязь задач.

5. Назначаем исполнителей задач и ответственного за процесс.

6. Описываем, как задачи должны выполняться.

7. Разбираемся с показателями процесса.

8. Формируем правила контроля за показателями.

9. Обрабатываем исключительные случаи.

Как вы видите, процедура не очень сложная, но требует определённого навыка. Сначала опишите пару простых процессов, отработайте появившиеся мысли и идеи. А затем принимайтесь за ключевые процессы — ведь максимального результата можно добиться, описав именно их.

Разрабатываем регламенты для казначейства компании

Ошибки в работе казначейства могут дорого стоить компании. Даже малейшая задержка с оплатой заставит кредиторов усомниться в ее финансовой устойчивости. Во избежание всевозможных рисков необходимо регламентировать работу казначейства. Необходимый минимум - положение о казначействе и регламент осуществления платежей.

Прежде чем начать детально прорабатывать последовательность осуществления платежей, формы отчетности и реестров, нужно создать положение о работе казначейства. Этот документ призван закрепить цели и задачи этого подразделения, функции, выполняемые им, а также принципы взаимодействия с другими структурными единицами компании. Несмотря на кажущуюся формальность положения о работе казначейства, оно решит многие проблемы и избавит компанию от внутренних конфликтов (образец Положения о казначействе компании см. ниже).

ОПЫТ ПРАКТИКА
Ирина Харисова, вице-президент и финансовый директор «АБС Холдингс»:
«Создавая положение о казначействе для нашей дочерней компании ОАО «Всероссийский научно-исследовательский, проектно-конструкторский и технологический институт релестроения с опытным производством», мы руководствовались простым правилом: деятельность любого подразделения должна быть регламентирована, чтобы можно было четко разграничить полномочия и ответственность, а таго холдинга. Несмотря на традиционную активную научно-исследовательскую работу ВНИИРа в области релкже упорядочить все процессы, связанные с управлением деньгами. Данное положение стандартно для всех предприятий нашеестроения, компания также достаточно успешно ведет производственную деятельность. По прошлому году их выручка составила более 120 млн долларов.

Каких-то серьезных проблем в работе до введения Положения о казначействе не возникало, во многом благодаря тому, что этот документ появился одновременно с созданием казначейской службы. В противном случае прецеденты не заставили бы себя ждать, конфликты между подразделениями стали бы нормой. Например, казначейство имеет право требовать санкции или предлагать поощрить менеджеров по продажам. Дело в том, что в качестве одного из критериев мотивации для них является своевременное получение денежных средств от заказчиков, чтобы дебиторская задолженность не превращалась в хроническую, тем самым «проедая» всю заложенную в цену прибыль.Так вот, если после отгрузки покупатель задерживает платежи, казначейство предоставляет необходимые данные для снижения бонуса продавца. Почва для конфликта и дальнейшего выяснения отношений на тему, у кого и какие права есть, была бы обеспечена. Положение о казначействе сразу снимает эти и многие другие вопросы».

Другой не менее важный документ, который должен быть разработан для казначейства, – регламент исполнения платежей. Обеспечить контроль над всеми платежами – одна из основных задач любого финансового директора (образец Регламента взаимодействия подразделений при проведении безналичных платежей в компании см. далее).

ОПЫТ ПРАКТИКА
Андрей Демидов, начальник отдела корпоративных финансов компании «Евросеть»:
«У нас матричная структура подчинения. Все филиалы функционально подчиняются головному офису. Отдел корпоративных финансов головного офиса, который в принципе можно называть департаментом казначейства – в этом не будет ошибки – включает следующие подразделения: группа по работе с финансовыми институтами (получение кредитов и эквайринг), группа по обслуживанию кредитных организаций (организация и контроль инкассации, открытие/закрытие р/с),группа казначейства (распределение всех платежей между филиалами и банками), группа по страхованию имущества, группа банк-клиент (отправка платежей, разнесение выписок) и касса.

В филиалах все проще. У финансового директора филиала есть в подчинении финансовый менеджер и операционистки, которые отправляют все платежи и разносят выписки. Все платежи у нас в обязательном порядке согласовываются в головном офисе. Схема прохождения платежей, на мой взгляд, достаточно простая и понятная. У нас есть бюджет движения денежных средств, из которого понятны все предстоящие платежи. Помимо него составляется еженедельный прогноз движения денежных средств в разрезе ЦФО. Каждому подразделению выделяется определенная сумма на неделю в соответствии с бюджетом. Все филиалы с утра собирают данные о выручке, остатках на счетах и присылают в головной офис до 13.00 (отчет называется Daily Cash Flow ). Мы видим их предстоящие расходы и знаем, сколько денег они перечислят в головной офис (все свободные средства они направляют в ПО).

Что касается авторизации платежей, то все это происходит в модуле SAP в режиме онлайн. То есть филиалы выставляют заявки, просят их оплатить, мы согласовываем, после чего ставим статус «к оплате». Дальше остается выбрать, с какого расчетного счета мы можем платить (грубо говоря, выбрать, где есть деньги), и выгрузить готовую платежку в систему «банк-клиент». Внедрять SAP мы начали в 2005 году, закончили создание системы электронного визирования платежей во всех филиалах в конце 2007 года.

ДОКУМЕНТ С КОММЕНТАРИЯМИ ИРИНЫ ХАРИСОВОЙ, ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТА И ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА «АБС ХОЛДИНГС»

Генеральный директор ОАО «ВНИИР»
________________ Г.С. Нудельман
«____» ________________2009 г.

ПОЛОЖЕНИЕ О КАЗНАЧЕЙСТВЕ

I. Общие положения
Казначейство является структурным подразделением и подчиняется финансовому директору института.
В своей деятельности казначейство руководствуется Политикой ОАО «ВНИИР» в области качества на текущий момент и на перспективу. настоящим Положением, требованиями государственных нормативных документов.

Компания сертифицирована на соответствие требованиям качества по стандартам ISO. Оговорка о соответствии работы казначейства стандартам качества сделана в том числе для того, чтобы соответствовать правилам сертификации. Более того, один из наших очень крупных клиентов требовал продемонстрировать Положение о казначействе, чтобы быть уверенным в качестве исполнения платежей.

II. Задачи
Организация финансовой деятельности института, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных средств, трудовых и финансовых ресурсов института. своевременности платежей по обязательствам в государственный бюджет, поставщикам и учреждениям банков.

Конечно, казначейство в первую очередь отвечает за сохранность и эффективность использования оборотных средств, а именно денег и дебиторской задолженности. Задача обеспечения сохранности и эффективности использования основных фондов, а также трудовых ресурсов, как бы странно ни выглядела, если вдуматься, тоже понятна. Например, произойдет по вине казначейства задержка с выплатой заработной платы, и ни о какой сохранности трудовых ресурсов, а точнее кадров, не будет и речи.

III. Структура
Структуру и штат отдела утверждает генеральный директор по представлению финансового директора.
Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляется руководителем казначейства в соответствии с должностными инструкциями и настоящим Положением.

IV. Функции
1. В области финансово-кредитного планирования
1.1. Составление в установленные сроки проектов финансовых планов института со всеми необходимыми расчетами с учетом максимальной мобилизации внутрихозяйственных резервов, наиболее рационального использования основных и оборотных фондов.
1.2. Участие в составлении и представление в установленные сроки кредитных заявок в учреждения банков.

Казначейство именно участвует в составлении и представлении в установленные сроки кредитных заявок в учреждения банков, но не договаривается о кредитах. Весь переговорный процесс с кредитными организациями возложен на головной офис компании «АБС Холдингс». Поэтому задача казначейства – подготовить весь необходимый пакет документации, в срок согласовать его и передать банку.

1.3. Участие в определении потребности собственных оборотных средств по элементам и расчет нормативов оборотных средств.
1.4. Составление плана финансирования централизованных капитальных вложений и плана финансирования капитального ремонта основных фондов.
1.5. Осуществление расчетов по предъявлению претензий поставщикам и подрядчикам и по перечислению экспортной премии.
1.6. Доведение показателей утвержденного финансового плана и вытекающих из него заданий, лимитов, норм и нормативов оборотных средств до отделов, служб, цехов института и осуществление систематического контроля за их соблюдением и выполнением.
1.7. Составление на предстоящий месяц и на внутримесячные периоды оперативных финансовых планов.
1.8. Обеспечение выполнения финансового, кредитного и кассового планов.
2. В области финансово-оперативной работы
2.1. Обеспечение в установленные сроки: платежей в государственный бюджет; уплаты процентов за кредит по краткосрочным и долгосрочным ссудам; выдачи заработной платы работникам института и осуществления других кассовых операций; оплаты счетов поставщиков и подрядчиков за отгруженные материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы в соответствии с заключенными договорами.
2.2. Обеспечение финансированием затрат, предусмотренных планом.
2.3. Оформление испрашиваемых кредитов в соответствии с действующими правилами кредитования и обеспечения возврата полученных ссуд в установленные сроки.
2.4. Предъявление в учреждения банков оформленных в установленном порядке платежных требований, других расчетных документов за отгруженную продукцию, оказанные услуги и выполненные работы; обеспечение своевременного получения документов на отгрузку продукции, выписки счетов и принятия мер к своевременному получению причитающихся с покупателей средств.

Ситуацию с дебиторской задолженностью, помимо менеджеров по продажам, контролирует казначейство. Поэтому для этого подразделения предусмотрены такие функции. И именно казначейство может остановить отгрузки клиентам, если те не платят по своим долгам. Подобная ситуация не так давно имела место. Казначей напрямую связался с вице-президентом и сообщил о несогласии с применяемой политикой отгрузки, которая не соответствовала кризисным условиям. Руководство предприятия не спешило принимать решение об ее изменении. Дальше проблему решала уже головная компания «АБС Холдингс».

2.5. Ведение ежедневного оперативного учета выполнения показателей финансового плана.
2.6. Составление и представление руководству института сведений и справок о ходе выполнения основных показателей финансового плана и о финансовом состоянии.
2.7. Составление и своевременное представление вышестоящей организации, финансовым органам и учреждениям банков установленной оперативной финансовой отчетности.
2.8. Осуществление мероприятий, способствующих ускорению оборачиваемости средств в расчетах.

Предприятия «АБС Холдингс» расположены в разных регионах, что может несколько увеличить время с момента оплаты до зачисления денег на расчетный счет контрагента. Чтобы этого не происходило, казначейство может заранее перечислить деньги на счета московского филиала банка, в котором обслуживается то или иное предприятие, чтобы ускорить расчеты, например, с московскими поставщиками.

2.9. Совместно с отделами и службами института: рассмотрение претензий и санкций, предъявленных покупателями и заказчиками, и разработка предложений по устранению недостатков, вызывающих эти претензии; предъявление претензий (совместно с юридическим отделом) и применение санкций к покупателям, поставщикам и заказчикам; принятие мер (совместно с юридическим департаментом и главной бухгалтерией) по своевременному и полному взысканию дебиторской задолженности с покупателей и других дебиторов.
2.10. Внедрение наиболее целесообразных форм расчетов с покупателями и поставщиками, способствующих своевременности платежей, и обеспечение соблюдения правил ведения этих расчетов.
2.11. Получение, хранение, оперативный учет и выдача наличных денег, ценных бумаг и бланков строгой отчетности в соответствии с Положением о ведении кассовых операций.
2.12. Соблюдение установленного соответствующим банком лимита остатка наличных денег в кассах института и обеспечения полной сохранности денежных знаков.
3. В области контрольно-аналитической работы
3.1. Осуществление контроля: за выполнением показателей финансового, кассового и кредитного планов; за состоянием отгрузки и реализация продукции; за использованием по целевому назначению собственных и заемных оборотных средств в целом по предприятию; за получением наличных денег в учреждениях банков на выплату заработной платы и другие расходы строго в пределах причитающихся сумм, определенных исходя из установленных правил и кассовых планов, утвержденных предприятием, и за соблюдением кассовой дисциплины. По всем вопросам, связанным с осуществлением перечисленных функций, финансовый отдел вносит свои предложения руководству института.
3.2. Осуществление систематического анализа бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности по вопросам, связанным с выполнением финансового, кассового и кредитного планов, соблюдением финансовой и платежной дисциплины; прогнозирование результатов хозяйственно-финансовой деятельности; улучшение использования основных фондов и оборотных средств; выявление и мобилизация внутрипромышленных резервов и дополнительных источников финансирования.
3.3. Участие в организации работы по анализу производственно-хозяйственной деятельности института и определение влияния этой деятельности на финансовые показатели.
3.4. Участие в заключении хозяйственных договоров и принятие финансовых условий.
3.5. Участие в работе по совершенствованию организации и планирования оборотных средств и в осуществлении мероприятий, направленных на ускорение оборачиваемости оборотных средств института.

V. Взаимоотношения казначейства с другими подразделениями и дочерними институтами
1. С руководством института
Получает: планы по корректировке стратегии института, согласованные и утвержденные бюджеты. Предоставляет: оперативные данные управленческого учета, проекты регламентов и бюджетов, результаты финансового анализа и прогнозирования.
2. С департаментами
Порядок получения счетов и прохождения заявок на оплату подробно изложен в регламенте осуществления платежей.

VI. Права
1. Требовать от подразделений института представления материалов (данных анализа хозяйственной деятельности бухгалтерского, статистического и оперативного учета и т. д.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию казначейства.
2. Контролировать финансовую деятельность подразделений института и давать их руководителям рекомендации по организации и ведению финансовой работы.
3. По результатам хозяйственной деятельности давать предложения руководству института о применении санкций и о поощрениях по отношению к отдельным работникам и подразделениям института.

Казначейство не принимает единоличных решений о премировании или депремировании менеджеров по продажам, допустивших возникновение просроченной дебиторской задолженности. Тем не менее именно это подразделение может наложить свое вето на выделение премий «нерадивым продажникам». Бывают и обратные ситуации, когда казначейство инициирует выплату дополнительных бонусов тем специалистам отдела продаж, клиенты которых платят регулярно и точно в срок.

4. По уполномочию руководства института распоряжаться финансовыми ресурсами и подписывать (первой подписью) денежные, платежные, расчетные, кредитные и другие финансовые документы, с соблюдением действующего законодательства, правил договоров, инструкций, а также утвержденных планов, смет и согласованных реестров на оплату.
5. Представлять предприятие в финансовых, кредитных и других организациях по финансовым вопросам.
6. Визировать все документы, связанные с финансовой деятельностью института (планы, сметы, отчеты, договоры, приказы, распоряжения и др.).

Любой значимый контракт или иной документ, с которым в будущем будут связаны денежные потоки компании, должен пройти согласование в отделе казначейства. Без этого не будет полноценного контроля над расходованием средств.

7. Указания финансового отдела в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями института.

Здесь, конечно, вместо финансового отдела следовало бы написать «казначейство». Просто финансовый директор подстраховался. Дело в том, что казначейство входит в финансовый отдел, подконтрольный финансовому директору.

VII. Ответственность
1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел казначейства задач и функций, а также за реализацию Политики ОАО «ВНИИР» в области качества несет начальник казначейства.
2. Ответственность за обеспечение выполнения документально оформленных требований системы менеджмента качества ОАО «ВНИИР», Руководства по качеству несет начальник казначейства.
3. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

ДОКУМЕНТ С КОММЕНТАРИЯМИ АНДРЕЯ ДЕМИДОВА, НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА КОРПОРАТИВНЫХ ФИНАНСОВ КОМПАНИИ «ЕВРОСЕТЬ »

Исполнитель: Редакция: от 28.02.08
Страниц всего: 10 Утверждено: Приказ № О-0261 от 28.02.2008
Статус: Действующий

1. Термины и определения и сокращения
1.1. Поставщик товара – поставщик телефонов, аксессуаров и портативной техники.
1.2. Заявка – заявка на безналичный платеж или заявка на получение денежных средств на командировку.
1.3. ГО – Головной офис.
1.4. СГБ – служба главного бухгалтера.

2. Назначение
2.1. Настоящий Регламент определяет сроки, порядок действий и ответственность сотрудников Компании при проведении безналичных платежей.

3. Применение
3.1. Регламент обязателен для применения всеми сотрудниками Компании.

4. Оформление и подача заявки на безналичный платеж
Для проведения безналичного платежа инициатор платежа в ГО/в Филиале:
4.1. Оформляет зая вку на безналичный платеж (далее заявка) (Приложение 1).

Форму Заявки на платеж можно также скачать в разделе Библиотека регламентов .

4.2. Прикладывает к заявке копии первичных документов, подтверждающих необходимость проведения платежа:
– предоплата – счет;
– оплата по факту выполненных работ, услуг – акт выполненных работ, услуг/накладная;
– при первом платеже по новому договору дополнительно необходима копия договора, а при первой оплате строительно-ремонтных работ – смета.
4.3. Передает заявку с первичными документами бюджетному контролеру в Головном Офисе/ответственному лицу в Филиале в соответствии с Приказом об утверждении списка ответственных лиц Компании.
4.4. Сроки передачи и прохождения всех заявок на безналичный платеж, кроме заявок по платежам поставщикам товара указаны в (Приложении 2).

Если говорить в самых общих чертах, то в среднем на прохождение платежа отводится два дня максимум. В отношении поставщиков мы стараемся действовать более оперативно, чтобы не испортить партнерские отношения. Платеж уходит в тот же день, когда подана заявка. Стоит отметить, что в головном офисе в день оплачивается порядка 500 заявок.

4.5. Сроки подачи и прохождение заявок на безналичный платеж по оплате поставщикам товаров указаны в Приложении 3.

5. Этапы утверждения заявки на безналичный платеж
5.1. После получения заявки от инициатора бюджетный контролер в ГО/ответственное лицо в Филиале:
5.1.1. Проверяет правильность оформления заявки.

Довольно часто встречаются ошибки в реквизитах контрагентов – где-то около 1–3 процентов от всех поданных заявок на платеж. Также на начальной стадии отсеиваются заявки, неверно заведенные по бюджетным статьям.

5.1.2. Проверяет наличие первичных документов к заявке.
5.1.3. Проверяет соответствие реквизитов контрагента в первичных документах и в учетной системе.
5.1.4. Проверяет возможность оплаты поданной заявки из средств бюджета.
5.1.5. Возвращает инициатору платежа заявку и первичную документацию и информирует его о причинах, если:
– заявка оформлена неправильно;
– к заявке приложена не вся первичная документация;
– если реквизиты контрагента в первичной документации не соответствуют реквизитам контрагента, указанным в учетной системе;
– в бюджете нет денежных средств для оплаты поданной заявки.

Оплата блокируется до следующего месяца, но бывают и исключения, в зависимости от важности платежа. И если выплата критически важна, то есть несколько вариантов действий: первый – взять деньги из бюджета следующего периода, а второй – по согласованию с вице-президентами соответствующих подразделений перекинуть средства из другой статьи бюджета.

5.1.6. Визирует полученную заявку.
5.1.7. Отражает в бюджете данные, указанные в заявке.
5.1.8. Передает заявку с первичными документами сотруднику Группы Казначейство ГО/бюджетному контролеру Филиала.
5.1.9. По российским поставщикам товара – организует хранение заявок с приложенными копиями первичных документов.
5.2. После получения заявки от бюджетного контролера в ГО/ответственного лица в Филиале сотрудник Группы Казначейство ГО / бюджетный контролер Филиала:
5.2.1. Проверяет правильность внесения данных заявки в бюджет.
5.2.2. При обнаружении ошибок информирует об этом бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале.
5.2.3. В случае недостатка денежных средств в бюджете блокирует платеж и информирует инициатора платежа и бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале о причине блокировки.
5.2.4. Передает заявки, кроме заявок по платежам, поставщикам товара, по реестру на подпись главному бухгалтеру юридического лица в ГО/в Филиале.
5.2.5. Забирает завизированную или заблокированную заявку с первичными документами у главного бухгалтера юридического лица в ГО/в Филиале по реестру. Факт блокировки заявки указывается в реестре.
5.2.6. В случае отклонения заявки главным бухгалтером юридического лица в ГО/в Филиале информирует инициатора и бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале о причине отклонения.

Случаи отклонения заявки главным бухгалтером в последнее время большая редкость, и все же бывают. Как правило, это происходит из-за того, что к заявке не приложена необходимая первичная документация, например оригинал договора.

5.2.7. Организует хранение заблокированных заявок до возможности совершения оплаты, но не дольше 1 рабочего дня. По истечении указанного срока возвращает заблокированную заявку бюджетному контролеру в ГО/ ответственному лицу в Филиале.
5.2.8. Передает заявки, в том числе по иностранным поставщикам товара, по которым возможно совершить оплату, с первичными документами начальнику Группы Казначейство ГО/Финансовому директору Филиала.
5.3. Начальник Группы Казначейство ГО/Финансовый директор Филиала:
5.3.1. Проверяет заявку на соответствие требованиям Положения о контрактной политике Компании.
5.3.2. Информирует бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале и возвращает инициатору заявку с первичной документацией, если заявка не соответствует требованиям Положения о контрактной политике Компании.
5.3.3. Ранжирует по приоритету платежей заявки, поступившие за день.

Приоритет платежа зависит от важности и срочности. Жестко формализованной процедуры определения приоритета нет.

5.3.4. Определяет заявки, подлежащие оплате в ближайший рабочий день. Остальные заявки оплачиваются на следующий рабочий день при наличии денежных средств.
5.3.5. Передает заявки, подлежащие оплате, с первичной документацией сотруднику Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала.
5.4. После получения заявок на оплату сотрудник Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала:
5.4.1. Для каждой заявки определяет банк оплаты.

Банк, из которого будет осуществлен платеж, определяется довольно просто. Утром в головном офисе уже есть сведения об остатках средств на всех счетах. Соответственно платеж уходит с того расчетного счета, на котором достаточно средств.

5.4.2. Передает заявки с первичной документацией в Группу Банк ГО/Филиала.

6. Оплата заявки на безналичный платеж
Сотрудник Группы «Банк» ГО/Филиала:
6.1.1. Проводит платежи на оплату по заявкам, полученным из Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала.
6.1.2. Организует хранение оплаченных заявок и первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.

7. Особенности проведения безналичных платежей в ГО и в Филиалах, работающих в системе SAP R/3
7.1. Бюджетный контролер в ГО/ответственное лицо в Филиале дополнительно к п. 2.1. заносит заявку, полученную от инициатора, в систему SAP R/3 согласно Инструкции «Заявки на оплату».
7.2. Все этапы утверждения заявки фиксируются в системе SAP R/3 согласно Инструкции «Работа с отчетом ZZLSPR».
7.3. Конечным этапом прохождения бумажных заявок являются:
7.3.1. Все заявки, кроме заявок по платежам поставщикам товара – утверждение заявки главным бухгалтером юридического лица. Главный бухгалтер юридического лица организует хранение заявок и первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.
7.3.2. Заявки по платежам российским поставщикам товара – утверждение заявки бюджетным контролером ГО/Ответственное лицо Филиала. Бюджетный контролер в ГО/ Ответственное лицо в Филиале организует хранение заявок по российским поставщикам товара с копиями первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.
7.3.3. Заявки по платежам иностранным поставщикам товара – проходят все этапы утверждения: от бюджетного контролера в ГО/ответственного лица в Филиале до Группы банк ГО/Филиала, кроме п. 5.2.4. 5.2.5. Все филиалы с утра собирают данные о выручке, остатках на счетах и присылают в головной офис до 13.00 (отчет называется Daily Cash Flow).