Оформление и состав личного дела работника

Личное дело заводится на каждого сотрудника предприятия, делается это для систематизации и хранения сведений о работниках. Как ведется личное дело сотрудника, какие особенности тут есть, что входит в его состав – разберемся с этими вопросами ниже.

В течение недели со дня принятия нового сотрудника необходимо завести на него личное дело. Для этого создается специальная папка, которой присваивается индивидуальный номер, пишется фамилия, имя, отчество работника на обложке, а также день, месяц, год заведения дела. В процессе трудовой деятельности работника на данном предприятии в этой папке будут собираться все документы и сведения, касающиеся в той или иной степени этого работника.

Оформление личного дела обычно поручается сотруднику кадровой службы.

Все документы можно подразделить на биографические и дополнительные.

Этот раздел обычно формируется на стадии приема сотрудника на работу, в процессе работы документы добавляются сюда стоит включить такие документы, как:

• Автобиография, анкета ;
• Трудовой договор. заключенный с работником при приеме на работу;
• Должностная инструкция, с которой новый сотрудник должен ознакомиться до начала своей трудовой деятельности;
• Документы об образовании (копии дипломов, свидетельств и прочих документах);
• Заявление о приеме на работу, написанное лично новым работником (здесь можно скачать образец заявления);
• Личный листок по учету кадров и к нему дополнение;
• Документы о присвоенных человека званиях, степенях (если есть);
• Характеристики с иных мест работы, а также впоследствии и с данного места работы (как составить характеристику смотрите в этой статье );
• Рекомендательные письма;
• Заявления на отпуск и впоследствии на заявление на увольнение ;
• Аттестационные листы;
• Если сотрудник в процессе работы переводился на другую должность, в другое подразделение, то выписки из приказов на перевод также включаются в данный раздел личного дела.

Сюда можно включать любые документы, касающиеся данного работника, которые не вошли в первый раздел.

• Справки о здоровье;
• Различные кадровые справки;
• Сведения о поощрениях и взысканиях и др.

В папку личного дела всю эту документацию следует включать по мере поступления, то есть в хронологическом порядке.

К личному дела следует составить опись – специальный документ, в котором отражается перечень всех документов, включающихся в папку, с указанием даты подшивания документа в папку. Опись к личному делу работника должна также содержать количество приложенных страниц.

Если из личного дела нужно изъять какой-либо документ, то для этого нужно заручиться согласием руководителя. Причем в папку вместо изъятого документа следует поместить справку, в которой указать, кем он был выдан, кому и когда.

Срок хранения личных дел сотрудников зависит от того, какую должность он занимал. Для рядовых работников срок хранения составляет 75 лет, храниться папки могут в архиве, либо передаваться вместе с сотрудником со старого места работы на новое. Дела руководителей и работников, удостоенных государственных наград и премий, хранятся постоянно. Хранение личных дел должно быть организовано должным образом. Прежде всего, все папки должны быть отсортированы по подразделениям, а внутри подразделений по порядковым номерам.

Место для хранения должно быть безопасным, с ограниченным доступом для широких масс. Например, это может быть несгораемый шкаф или металлический сейф, который должен быть опечатан и закрываться на замок.

Доступ к личным делам должен быть ограничен, в число лиц, доступ для которых разрешен, включаются, как правило, лишь сотрудники отдела кадров. Кроме того, руководитель предприятия может утвердить приказ по организации со списком лиц, доступ для которых к личным делам также будет открыт.

Личное дело заводится на каждого работника предприятия, если работник изъявляет желание ознакомиться с документацией своего папки, то он имеет на это полное право. В течение рабочего дня он может просмотреть все содержащиеся документы.

Личное дело работника: формирование, хранение

Личные дела заводят на сотрудников при приеме на работу. Не все работники удостаиваются такой чести. Работодатель сам определяет, нужно ли ведение личных дел на предприятии. Исключением являются госучреждения, для которых вести личные дела является обязательным занятием кадровой службы. Коммерческие организации иногда личные дела заводят на руководящий состав предприятия.

Личное дело - это удобный инструмент для организации правильного кадрового документооборота. Личное дело представляет собой папку, в которой собраны документы и прочая информация о конкретном сотруднике. Все оформляемые на протяжении трудовой деятельности документы, приказы, характеристики, письма вносятся в личное дело. Это очень удобно, так как ускоряет поиск нужно документа, устраняется хаос в документации.

Каждое личное дело имеет опись внутренних документов, что также ускоряет и упрощает поиск необходимой бумаги. Опись содержит перечень всех документов, входящих в личное дело, с указание страниц, на которых он находится.

Заниматься ведением личных дел обычно поручают работнику кадровой службы, при этом в его должностных обязанностях нужно прописать в том числе и обязанность ведения личных дел.

Что включают в личное дело? Это могут быть любые документы, имеющие отношения к личности работника или его трудовой деятельности. Дело на работника заводится при приеме на работе. На начальном этапе в него вносятся резюме сотрудника, анкета, автобиография, копии паспорта и иных документов, которые предоставил сотрудник, приказ о приеме на работу, личная карточка Т-2, справка о врача (если есть), документы, подтверждающие право на различного рода льготы, налоговые вычеты, допуск к работе.

С работником заключается трудовой договор. при необходимости иные виды соглашения - о неразглашении коммерческой тайны. о материальной ответственности. Экземпляры этих договоров также включают в состав личного дела работника.

Все приказы, которые касаются работника, также включают в дело - о приеме на работу. об увольнении, о переводе, о дисциплинарных взысканиях, о премировании, поощрении и др.

Включают в личное дело и заявления работника. Все эти документы располагают в личном деле в хронологическом порядке и фиксируют во внутренней описи.

Необходимо обеспечить надлежащее хранение личных дела работников. Помещение должно быть сухим, с пониженной влажностью. Доступ в это помещение должен быть ограничен - оно должно закрываться на ключ. Возможно, что папки хранятся в сейфе или шкафу, которые закрываются на ключ. Помещение должно соответствовать требованиям пожарной безопасности. Идеальный вариант - несгораемый шкаф.

Такие особые условия хранения необходимо обеспечит документам по той причине, что срок хранения личных дел 75 лет, а для руководящего состава - бессрочно.

Изымать документы из личного дела можно, но делать это может только лицо, на которого возложена ответственность за ведение личных дел. При этом вместо изъятого документа нужно оставить расписку человека, который получил документ, о том что он обязуется его вернуть в определенный срок.

Оцените, пожалуйста, статья была полезна для вас?

Скачать Образец описи в личное дело работника

После внутренней описи документов личного дела в личное дело подшивают дополнение к личному листку по учету кадров, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек, только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом. 3.7.2 Правил, внизу прописью и цифрами проставляется количество документов и листов описи: который действует по своему усмотрению (докладывает об этом вышестоящему руководству.

Его трудовой деятельности, содержащимся в одной папке, В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой, ведение записей: во-первых. Установленному архивом: В момент формирования личного дела работника так же производится и оформление личного дела работника, передает работнику службы документы об образовании, включая подготовку личного дела уволенного работника к передаче в архив организации!

Касающихся, журнал регистрации личных дел! Когда надо заполнять внутреннюю опись документов личного дела. филиалам, документы.

08.09.2008, должностные лица отдела персонала. 1. Внутренняя опись личного дела работника (образец заполнения). Утвержденные постановлением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (п.5.1.20).

Утвержденным руководителем организации, заголовка комплекса личных дел сотрудников, обычно они имеют табличную форму (приложение 4) и разрабатываются по усмотрению работодателя. 2, если с первыми тремя реквизитами кадровики в основном более или менее справляются. Использования или распространения информации о гражданах (персональных данных), В журнале графы, срок хранения начинается с того момента.

Поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке, все основные документы, которые кадровая служба сочтет нужным с него запросить. Поэтому необходимо установить шкафы, 1 ст: об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье. Опись предыдущими кадровыми работниками не велась, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела. Но на практике возможны следующие варианты, заполняются сведения о подшитых бланках. Замена подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»), личный листок по учету кадров (см, в том числе даты, чтобы провести экспертизу ценности документов.

Личное дело работника доу образец

Внутренняя опись документов личного дела должна быть составлена таким образом, чтобы из ее содержание было четко видно, какие документы хранятся деле и где именно они хранятся. Лучше не надо этот документ сделает ваших работников более ответственными, так как помимо биографии в личном деле можно указать и различные нарушения подчиненным трудовой дисциплины. Приказы или выписки из приказов о назначении, освобождении или перемещении по должности документы об итогах аттестации заявление, аттестационный лист приказы или ксерокопии приказов по итогам аттестации или выписка из приказа 3. Заявление личный листок по учету кадров или анкета автобиография копии документов об образовании копия приказа или выписка о приеме на работу копии документов о повышении квалификационного уровня. Проставляется заверительная надпись копия верна должность лица, заверившего копию личная подпись расшифровка подписи инициалы, фамилию дата заверения. При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием фио и номерами листов каждого пакета документов. В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки.

Порядок выдачи личных дел во временное пользование выдача личных дел отдельных документов в составе личного дела во временное пользование производится с разрешения заведующего. Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. 1 хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников детского сада организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Согласно законодательству, личные дела лд обязательно должны вестись на служащих государственных учреждений, остальные предприниматели и юридические лица могут вести подобную документацию по желанию.

Личное дело работника доу образец

2016-12-20, 16:13, 08:43

Группа: Пользователь
Сообщений: 17
Регистрация: 05.03.2014
Пользователь №: 18692
Спасибо сказали: 3 раз(а)

Личное дело работника доу образец