ПОВЕСТКА - это

ПОВЕСТКА это:

1. Краткое письменное извещение с предложением явиться куда-нибудь или с каким-нибудь напоминанием, предупреждением. Повестка на заседание. Судебная повестка. Повестка из библиотеки.

2. Предварительный сигнал, подаваемый горнистом за четверть часа до вечерней зори (воен.).

|| Предупредительный сигнал. «Порой раздается (на станции) звонок - повестка к поезду.»Максим Горький .

? Повестка дня (неол. офиц.) - перечень вопросов, которые будут обсуждаться на собрании, заседании. Обсудить всю повестку дня. Исчерпать повестку дня. В повестке дня или на повестке дня (неол. разг. ) - перен. на очереди, в качестве очередной задачи.

Толковый словарь Ушакова. Д.Н. Ушаков. 1935-1940 .

Смотреть что такое "ПОВЕСТКА" в других словарях:

повестка — См. известие. Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М. Русские словари, 1999. повестка весть, известие; извещение, уведомление, оповещение; повестка дня, агенда, план, вызов Сло … Словарь синонимов

Повестка — в военкомат образца 1986 года Повестка документ об официальном обязательном либо необязательном вызове в какой либо официальный орган (например … Википедия

ПОВЕСТКА — ПОВЕСТКА, и, жен. 1. Письменное официальное извещение с вызовом, приглашением куда н. П. в суд. 2. Перечень вопросов, подлежащих обсуждению на собрании, заседании. На повестке три вопроса. Повестка дня (повестка данного собрания, заседания). На… … Толковый словарь Ожегова

ПОВЕСТКА — особый сигнал, исполняемый на горне за 15 мин. до подъема и спуска флага. Самойлов К. И. Морской словарь. М. Л. Государственное Военно морское Издательство НКВМФ Союза ССР, 1941 Повестка специальный протяжный, мелодичный сигнал, исполняемый на… … Морской словарь

Повестка — А. Письменное официальное извещение с вызовом, приглашением. Б. Перечень вопросов, подлежащих обсуждению. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

повестка —. и, ж. * Повестка дня. Вопросы, подлежащие обсуждению на собрании, заседании. ** На повестке дня. На очереди. • Встал на повестку дня коренной крестьянский вопрос коллективизация (Калинин). МАС, т. 3, 158. На повестке дня два вопроса … Толковый словарь языка Совдепии

повестка — ПОВЕСТКА1, и, мн род. ток, дат. ткам, ж Текст, представляющий собой перечень вопросов, выносимых на общественное обсуждение на собрании, совещании. В повестке дня среди прочих вопросов значился доклад Онисимова… (А. Бек). ПОВЕСТКА2, и, мн род.… … Толковый словарь русских существительных

Повестка — документ, посредством которого уполномоченные на то органы судебной власти (коллегиальные суды, единоличные судьи, судебные следователи) извещают тяжущихся, обвиняемых, свидетелей, сведущих людей, переводчиков и присяжных засдателей о вызове их к … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

Повестка — ж. 1. Краткое письменное извещение с вызовом куда либо, напоминанием о чем либо. отт. Извещение, посылаемое почтовым отделением, почтамтом адресату о получении на его имя денег, посылки, письма и т.п. 2. Предупредительный сигнал. отт.… … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

повестка — повестка, повестки, повестки, повесток, повестке, повесткам, повестку, повестки, повесткой, повесткою, повестками, повестке, повестках (Источник: «Полная акцентуированная парадигма по А. А. Зализняку») … Формы слов

• Повестка. Д. Гришэм. Официальная повестка с указанием времени и места разбирательства дела… Что в этом необычного для Рэя Этли, профессионального юриста, хорошо известного на американском Юге? Всего лишь — то,… Подробнее Купить за 176 руб
• Повестка. Д. Гришэм. Официальная повестка с указанием времени и места разбирательства дела… Что в этом необычного для Рэя Этли, профессионального юриста, хорошо известного на американском Юге? Всего лишь — то,… Подробнее Купить за 168 руб
• Повестка. Д. Гришэм, Ю. Кирьяк. Официальная повестка с указанием времени и места разбирательства дела. Что в этом необычного для Рэя Этли, профессионального юриста, хорошо известного на американском Юге? Всего лишь -… Подробнее Купить за 159 руб

Другие книги по запросу «ПОВЕСТКА» >>

Простые правила эффективных совещаний

Простые правила эффективных совещаний

Что делать, если ежедневное обсуждение текущих вопросов отнимает не менее 15 часов рабочего времени? Александр Смирнов считает, что не все совещания одинаково полезны, и предлагает несколько простых правил, как сделать эти встречи эффективнее.

Александр Смирнов,
директор по закупкам холдинга в ABI Product

Тайм-менеджмент содержит большое количество инструментов для максимально эффективного использования времени. Однако сложность состоит в том, что не всегда грамотное использование времени полностью находится в наших руках. Как бы качественно вы ни планировали день, если другие сотрудники компании не утруждают себя тайм-менеджментом. эффективность использования вашего времени будет низкой. В данной статье описан один из самых простых, но эффективных инструментов тайм-менеджмента, позволяющий сэкономить сотни и даже тысячи человеко-часов в год без особого труда.

Речь пойдет о совещаниях (также их называют в зависимости от предпочтений руководства встречами, митингами, конференциями и другими словами, вызывающими дрожь у опытных офисных работников). Причем следует понимать, что формальные правила проведения совещаний в виде толстых регламентов – не работают. Я видел один такой – 54 страницы убористого текста, даже самый сознательный менеджер эту макулатуру читать не будет, не то чтобы исполнять.

Пробовали ли вы подсчитать, сколько времени вы проводите на совещаниях. А какие результаты получены в результате этих совещаний? Они соответствуют затраченному времени? Кстати, самый простой способ оценить эффективность совещаний (подходит не для всех встреч) – сравнить две величины: стоимость обсуждаемого вопроса и стоимость времени сотрудников, участвующих в данном мероприятии. Думаю, каждый без труда вспомнит встречу, посвященную обсуждению копеечного вопроса, на которой присутствовало человек десять топ-менеджеров компании.

Я давно подозревал, что «не все совещания одинаково полезны», а подсчитав, убедился в этом окончательно. Мне, например, вспоминается ряд совещаний, на которых обсуждался вопрос списания старых автомобилей и приобретения новых. Вопрос по одному из автомобилей «списывать или не списывать, продавать-не продавать и т.д.» поднимался трижды в течение квартала, и со всеми положенными вводными частями, отступлениями, рассуждениями и обсуждениями на данный вопрос было потрачено в сумме за три встречи более часа. Учитывая количество присутствующих на совещании (более 15 руководителей), это превысило возможный дополнительный доход от решения, по какой стоимости продавать эту несчастную десятилетнюю «Газель»…

Другой эксперимент я однажды вынужден был провести, когда начал хронически не успевать выполнять свою работу, заметив, что большую часть рабочего дня провожу на совещаниях. Подсчитав общее количество часов в приглашениях на встречи в течение недели, оказалось, что в среднем меня приглашают участвовать в совещаниях общей длительностью… 15,5 часов в день. Если же добавить мои собственные работы и относительно немногочисленные встречи, в сумме получилось 25 часов в день. Понятно, что по факту, даже работая по 10-12 и даже 14 часов в день, все равно часть работ оставалась невыполненной и часть совещаний я «прогуливал».

Первое, что я сделал – распределил все совещания, которые позволяли делегирование, по подчиненным, исключив свое участие. Затем отправил запросы некоторым приглашающим с просьбой пояснить, насколько обязательно мое участие в их встречах. В-третьих, предложил сократить время тем, кто присылал мне приглашения на встречи длительностью три-четыре часа и даже без внятной повестки. И наконец, подготовил «Правила организации и проведения совещаний», которые внедрил в своем подразделении и поручил помощнику использовать эти Правила для тех встреч, которые «прилетают» из других подразделений компании.

В результате данных действий средняя длительность ежедневных совещаний снизилась сначала до семи с половиной часов, а в течение следующего месяца – до шести часов, и затем зафиксировалась на уровне четырех-пяти часов в день.

Итак, разработанные правила уместились на одном листе формата А4. Туда же я добавил оценку качества проведения совещаний, чтобы видеть прогресс. До внедрения системы замеры показали средний балл по совещаниям – 18. Спустя месяц совещания в моем подразделении уже набирали минимум 40 баллов, потому что в противном случае встречи просто отклонялись большинством приглашенных, а средний балл составил 71.

Правила проведения совещаний

(В скобках баллы для оценки качества проведения совещания).

1. Приглашение прислано участникам через Outlook не позднее, чем за сутки до начала (10).

2. Приглашение содержит повестку и документы к обсуждению, упомянутые в повестке встречи (20).

3. Каждый из приглашенных участников имеет отношение хотя бы к одному из обсуждаемых вопросов (является экспертом либо имеет право принимать решение по данному вопросу) (10).

4. При планировании встречи учтена загрузка участников (10).

5. Встреча началась и закончилась вовремя (10).

6. Участники обеспечены необходимыми дополнительными материалами к совещанию (5).

7. По результатам встречи подготовлен протокол, который содержит хотя бы одно решение или поручение с указанием ФИО ответственного и срока выполнения (30).

8. Протокол отправлен не позднее одного рабочего дня всем приглашенным участникам на согласование (5).

Инициатор совещанияимеет право отменить встречу, если большинство участников (либо ключевые участники, без которых обсуждение вопросов, указанных в повестке, невозможно) не прислали подтверждения намерений через Outlook.

В рамках совещания поручения могут быть выданы:

а) присутствующим на совещании сотрудникам и отсутствующим сотрудникам, находящимся в их прямом подчинении;

б) приглашенным на совещание, но отсутствующим без уважительных причин.

• Приглашенный на совещание обязан принять, либо отклонить приглашение, либо предложить новое время.
• Приглашенныйимеет право предложить новое время встречи, если в указанное время у него в календаре имеется назначенная ранее встреча с другими участниками.
• Приглашенный имеет право отклонить встречу, если не выполняются пункты №1-4 вышеуказанной таблицы с объяснением причины инициатору, выбрав пункт «Отклонить и изменить ответ перед отправкой», указав причину отклонения приглашения.

Чем данные правила отличаются от объемных регламентов? Во-первых, простотой, а во-вторых, в самих Правилах зашита мотивация на их исполнение. То есть не нужно контролировать соблюдение Правил участниками. Встречи, назначенные с нарушением Правил, приглашенный имеет право отклонить и заняться более полезными делами – это ли не лучшая мотивация!

Для своего помощника, заведующего моим календарем и организующего встречи, я добавил несколько дополнительных правил/рекомендаций в целях повышения качества проводимых совещаний:

Инструкция для организатора встреч

1. Планировать в течение дня не более четырех встреч общей длительностью не более четырех часов, длительность одной встречи не должна составлять более полутора часов (за исключением воркшопов в проектах), перерыв между встречами должен составлять не менее 30 минут.

2. Не назначать встречи на 9:00 и после 17:00, в обеденное время (12:00-13:00), а также на утро понедельника и вторую половину дня пятницы.

3. За 5-10 минут до встречи приготовить необходимые материалы, при необходимости включить проектор/ноутбук.

4. В начале встречи рассказать о цели, представить новых участников. Затем зачитать протокол прошлой встречи (если проводилась), зафиксировать исполнение поручений с прошлой встречи.

5. Пройтись последовательно по повестке, фиксируя ключевые моменты в протоколе. Не обсуждать вопросы, отсутствующие в повестке.

6. В завершение встречи проверить, все ли пункты повестки пройдены, зачитать основные решения и поручения.

7. После согласования участниками подписать протокол, выслать подписанный скан всем участникам, выложить протокол на сетевой ресурс.

Желаю всем руководителям не тратить впустую свое и чужое время и проводить совещания с максимальной пользой и удовольствием!

Сергей Капустянский Директор по продажам, Санкт-Петербург 30 января 2015, 15:06

Всегда перед совещанием делаю рассылку по Outlook со следующей информацией:1. Повестка совещания (стараюсь подробно детализировать темы обсуждений)2. Регламент по времени3. Что ждем по результатам совещания.Это сильно экономит время и делает совещания эффективным инструментом в дополнении к CRM и Project Management.Впрочем, я какие-то банальные банальности говорю :) Впрочем, как и автор статьи :) Но прочитать все равно было полезно. Спасибо!

Безусловно в инструкции описаны самые банальные вещи - но, как это ни странно, мало кто использует даже половину содержащихся в ней правил. Главным 'ноу-хау' считаю то, что подобные правила мотивируют организаторов встреч их исполнять, т.к. в противном случае участники получают право отклонять приглашения.

Спасибо. Нашла для себя интересные моменты, которые непременно использую.

Сергей Капустянский Директор по продажам, Санкт-Петербург 30 января 2015, 15:06

Всегда перед совещанием делаю рассылку по Outlook со следующей информацией:

1. Повестка совещания (стараюсь подробно детализировать темы обсуждений)

2. Регламент по времени

3. Что ждем по результатам совещания.

Это сильно экономит время и делает совещания эффективным инструментом в дополнении к CRM и Project Management.

Впрочем, я какие-то банальные банальности говорю :) Впрочем, как и автор статьи :) Но прочитать все равно было полезно. Спасибо!

Безусловно в инструкции описаны самые банальные вещи - но, как это ни странно, мало кто использует даже половину содержащихся в ней правил. Главным ''ноу-хау'' считаю то, что подобные правила мотивируют организаторов встреч их исполнять, т.к. в противном случае участники получают право отклонять приглашения.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи

Как написать повестку дня для собрания

Как написать повестку дня для собрания Создание повестки дня с нуля Править

Начните с заголовка. Почти каждому важному документу требуется заголовок, начиная от изысканного литературного произведения и заканчивая сухой таблицей с данными. И повестка дня для собраний не исключение. Ваш заголовок должен отображать для читателя два важных момента: первое –повестка дня; и второе – тема собрания. Придумав заголовок, разместите его вверху чистого листа. Заголовок не должен быть витиеватым или сложным – с точки зрения бизнес контекста; лучший выход – это простые и прямолинейные заголовки.

• Удержитесь от соблазна использовать излишне крупный и витиеватый шрифт. В большинстве случаев вы с легкостью можете обойтись стандартным шрифтом, к примеру, Times New Roman или Calibri. Для заголовка используйте тот же размер шрифта, что и для остального текста вашего документа (шрифт заголовка может быть несколько больше). Помните, что цель вашего заголовка – проинформировать читателей о теме документа, а не отвлечь или развлечь.

Ваш заголовок должен отвечать на вопросы: “кто?”, “где?” и “когда?”. Обычно после заголовка следует подзаголовок, который может отличаться в зависимости от степени формальности, приемлемой на вашем рабочем месте. Обычно подзаголовок размещают сразу же под основным заголовком. Как правило, подзаголовок включает фактическую информацию о самом собрании и не имеет ничего общего с вопросами повестки дня. Это необходимо для того, чтобы отсутствующие были в курсе, когда и где проводилось собрание, и кто присутствовал. Ниже приведены примеры того, что вы можете внести в свою повестку дня; что бы вы не выбрали, не забудьте чётко выделить каждую часть приведённой информации (в этом случае вам поможет использование жирного шрифта):

• Дата и время. Их можно объединить, или разместить отдельно.
• Место проведения собрания. Если у вас несколько офисов, лучше указать точный адрес проведения мероприятия; если же офис один, то можно указать комнату, где состоится собрание (например, Конференц-зал №3).
• Участники собрания. Должность указывать не обязательно.
• Специальные приглашенные. Это могут быть специальные гости, спикеры или руководители собрания.

Кратко сформулируйте цель совещания. Собрания без четко поставленной цели рискуют стать пустой тратой времени, так как участники должны будут решать, что именно обсуждать. Пропустите строку после подзаголовка, назовите эту часть вашей повестки “Задача” или “Цель”, выделите текст с помощью подчеркивания или жирного шрифта; поставьте двоеточие или просто начните писать дальше с новой строки. Затем в нескольких кратких и конкретных предложениях опишите моменты, которые хотите обсудить на собрании. Постарайтесь ограничиться 1-4 предложениями.

• К примеру, если нам необходимо описать цели собрания касательно бюджета, можно попробовать следующее: ““Цель:” Сформулировать основные бюджетные цели на 2014-2015 фискальный год и обсудить долгосрочные меры по сокращению расходов. Кроме того, директор R&D Маркус Фельдман представит недавние исследования по конкурентоспособности. ”
• Если вам когда-либо приходилось писать научные работы, рассматривайте описание целей как конспект собрания, или резюме. Грубо говоря, вы составляете план того, что будет обсуждаться на собрании, не вдаваясь при этом в детали.

Составьте расписание для основных моментов собрания. Расписания помогают преодолеть главный недостаток деловых встреч, которые длятся черезчур долго. Пропустите строку после описания целей, задайте жирный шрифт, или используйте подчеркивание, и начните вносить записи (которые должны соответствовать основным пунктам обсуждения) в ваше расписание. Для удобства, советуем начинать каждую запись с новой строки.

• Советуем указывать в каждой записи “либо” время, когда вы планируете начать и закончить данный вопрос, “либо” количество времени, которое вы планируете затратить на обсуждение каждого вопроса. Выберите одну систему и придерживайтесь ее – смешивание и сопоставление выглядят непрофессионально.
• Другими словами, вам необходимо указывать в каждой записи вашего расписания либо начало и окончание временного отрезка для обсуждения той или иной темы, либо попросту указывать длительность самого обсуждения. К примеру, одна из записей может выглядеть так: “”2:00 - 2:05”: Введение и перекличка”. Либо так: “”5 минут”: Введение и перекличка”. Советуем выбрать один из вариантов и придерживаться его.

Выделите время для специальных гостей. Если на вашем собрании планируются какие-либо гости с целью обсудить важные темы, вам необходимо выделить для них часть общего времени. Постарайтесь уделить каждому гостю отдельную запись в вашем расписании, даже если он/она собирается обсуждать не одну тему. Таким образом, каждый сможет организовать свое собственное время для обсуждения как он/она посчитает нужным.

• Чтобы избежать неловких ситуаций с расписанием, предварительно свяжитесь с гостями, чтобы уточнить время, которое им понадобится для обсуждения той или иной темы.

Не забудьте зарезервировать дополнительное время в конце собрания для вопросов и ответов. Таким образом вы дадите людям возможность задавать вопросы для разъяснения спорных моментов собрания, вносить свои предложения, высказывать пожелания касательно будущих собраний и оставлять комментарии. Вы можете уделить большее внимание этой части собрания, если внесете его в виде последней записи в своем расписании, или же просто начнете обсуждение вопросов самостоятельно после окончания основной части собрания.

• Если по окончанию собрания ни у кого не возникло дополнительных вопросов или замечаний, можете смело завершать встречу. Многие из присутствующих будут вам точно благодарны!

Как вариант, можете набросать план тем для обсуждения. Как правило, расписание – это “сердцевина” повестки дня для собрания – т.е. та часть, по которой люди ориентируются и ведут обсуждения. Однако, это совсем не обязательный шаг, но дополнительный набросок ключевых моментов может стать весьма полезным для замешкавшихся участников. Такой набросок является для участников своего рода ориентиром в потоке тем обсуждения во время собрания, и помогает сфокусироваться тем людям, которым достаточно сложно отслеживать каждую тему отдельно. Ниже приведен пример организационного наброска, который вы можете использовать (для детальной информации см. статью “Как написать план-конспект”):

• I. Первоочередные статьи бюджета
  • A. Командировочный бюджет B. Дилерский взнос
    • i. Ведение переговоров для заключения выгодной сделки?
    C. Расходы по лоббированию
  II. Меры по увеличению доходов
  • A. Альтернативные виды сделок в сфере услуг
    • i. Предоставление вариантов для клиентов ii. Запрос обратной связи
    B. Повторные инвестиции в мобильные технологии
  . и так далее.

Проверьте повестку на наличие ошибок перед тем, как распространять ее. Очень важно проверить все до мельчайших деталей, так как некоторые участники могут строго придерживаться именно ее. Таким образом вы не только проявите свое уважение по отношению к другим участникам, но и покажете свое внимание к деталям и докажете важность вашей должности для вас.

• Кроме того, дополнительная проверка повестки сэкономит вам время и убережет от путаницы в распределении правильного порядка пунктов, так как излишние объяснения не только превратят ваше собрание в пустую трату времени, но и заставят вас ударить в грязь лицом, что не очень приятно, особенно в присутствии важных людей.

Использование шаблона для написания повестки Править

Используйте стандартный шаблон в любом текстовом редакторе. Многие текстовые редакторы, к примеру, Microsoft Office, Pages for Mac и пр. предлагают широкий выбор шаблонов для создания личных и профессиональных документов. Среди них могут находиться и повестки дня для собраний. С помощью этих шаблонов вы сможете невероятно быстро и просто создать профессиональный документ. Обычно, такие типы шаблонов предварительно разбиты на удобные секции – и все, что вам остается – это внести нужную информацию в отведенные секции и ваша повестка готова!

• Несмотря на то, что все текстовые редакторы немного различны между собой, большинство тех, которые предоставляют возможность использовать шаблоны, предлагают доступ к шаблонам с помощью панели меню вверху окна программы.
• Если в вашем текстовом редакторе есть опция использования шаблонов, но среди них нет подходящего для написания повестки дня для собраний, вы можете скачать нужный с сайта производителя программы. Например, шаблоны для Microsoft Word доступны здесь: office.microsoft.com [1]. а шаблоны для Pages for Mac можно найти он-лайн в Apple App Store.

Вы также можете скачать необходимые шаблоны с других сайтов. Если в вашем текстовом редакторе нет никаких шаблонов для создания повестки дня для собраний и вы не можете найти таковые на официальном сайте, не переживайте – так как вы можете найти огромное количество бесплатных шаблонов он-лайн. Простой поиск в удобном для вас поисковике по запросу “шаблон повестки дня для собраний” выдаст вам не одну дюжину подходящих результатов. Однако, многие из выданных результатов не будут относиться к официальным и надежным ресурсам, поэтому необходимо крайне осторожно делать свой выбор. Ниже приведены неофициальные сайты, где вы можете найти необходимые вам шаблоны:

• Save Word Templates [2] - на этом профессиональном сайте вы найдете много качественных шаблонов для Microsoft Word.
• Word Templates Online [3] – еще один полезный ресурс для шаблонов под Word. Однако, у этого ресурса ограниченный выбор.
• iWorkCommunity [4] – качественный ресурс с шаблонами для Pages. Однако, эти шаблоны совместимы с ранними (до 2009-го года) версиями Pages.
• Немало шаблонов можно найти в App Store. К сожалению, не все из них бесплатны. [5]

Заполните поля вашего шаблона. Как только вы нашли подходящий шаблон в своем текстовом редакторе, или скачали подходящий, все что вам нужно – это заполнить шаблон нужной информацией. Большинство шаблонов уже снабжены четко структурированными секциями, куда необходимо вписать имена, время, темы обсуждений, названия секций и так далее. Заполните все нужные поля, чтобы создать свою повестку, а затем проверьте ее на наличие ошибок. Несмотря на всю свою простоту и удобство в использовании, шаблоны повесток не защищают вас от опечаток, грамматических и фактических ошибок.

• Не оставляйте ни одно поле пустым. Ничто не выглядит так безалаберно, как, к примеру, запись в расписании “Заполните здесь”. Если, по какой-либо причине, вам не нужно заполнять ту или иную часть шаблона, попросту удалите ее, а не оставляйте незаполненной.

Внесите небольшие изменения, чтобы придать вашей повестке завершенный вид. Шаблоны повесток дня для собраний чрезвычайно удобны, но это не значит, что вам необходимо придерживаться изначального стиля и формата на все 100%. Спокойно вносите изменения в содержание и оформление повестки на ваше усмотрение, чтобы в итоге ваша повестка соответствовала стандартам вашей сферы деятельности и общим нормам собрания.

• Например, если вам понравился определенный шаблон, но секция для заголовка такая длинная, что попросту отвлекает читателя, можете спокойно удалять чрезмерные части заголовка по собственному усмотрению до тех пор, пока это не начнет выбиваться из общего формата документа или обезобразит стиль вашей повестки.

Часть 2 из 2: Правильное использование повестки дня Править

Расстановка приоритетов. При планировании собрания хорошей практикой считается выносить наиболее важные темы обсуждений в начало встречи. Таким образом вы сразу “убиваете двух зайцев”. Во-первых, все присутствующие смогут обсудить эти важные темы до того, как успеют устать в ходе собрания. Во-вторых, в случае если собрание должно закончится рано или некоторым участникам нужно будет уйти раньше, все важные темы уже будут рассмотрены к тому времени.

• Встречи не всегда проходят полностью так, как вы их планировали. В лучшем случае, некоторые менее важные темы могут не вписаться в общее расписание собрания, и вам придется самим решать эти вопросы, или же назначать другое собрание. Однако, если в ходе собрания вам не удастся рассмотреть наиболее глобальные темы, ваша встреча не достигнет своей изначальной цели, что может, в свою очередь, раздосадовать и расстроить вас. Уделяя внимание важным вопросам в самом начале собрания, зачастую, вы избегаете вышеупомянутой проблемы.

Придерживайтесь плана повестки, но проявляйте гибкость. При планировании и проведении собрания, одной из наибольших опасностей является “выпадение” самого собрания из времени, отведенного на встречу. Обычно, сотрудники “ненавидят” длительные собрания, и на то есть разумные причины, так как они могут быть чрезмерно скучными и отвлекают людей от важных дел. Чтобы избежать этой проблемы, вам необходимо следить за временем и, по возможности, плавно переходить к следующей теме обсуждения. К примеру, вы можете сказать: “Нам нужно двигаться дальше, если мы хотим разойтись побыстрее.”

• Поскольку собрания часто отклоняются от плана, вам необходимо быть готовым как-то компенсировать ту часть встречи, которая слишком затянулась. Будьте гибким, при этом постарайтесь рассмотреть как можно больше запланированных тем. К примеру, если какая-то часть собрания затянулась, возможно вам придется сократить время обсуждения других тем, или вычеркнуть из списка относительно неважные части собрания, чтобы уложиться в отведенные временные рамки.

Начните составление повестки дня заранее. И хотя повестки не являются равноценно важными, как другие деловые документы (к примеру, отчеты, таблицы данных, презентации и т.д.), все же советуем вам не упускать возможности придать вашей повестке профессиональный и законченный вид, особенно если вы планируете распространить ее во время собрания среди сотрудников. Чтобы убедиться, что у вас достаточно времени для создания качественного документа, начните готовиться как можно раньше.

• Подготовка заранее также дает вам возможность получить отзыв о составленной повестке задолго до самого собрания. Распространение черновика вашей повестки среди коллег или руководства и просьба внести коррективы, поможет вам улучшить структуру повестки и добавить недостающие моменты, которые вы, возможно, упустили изначально. Если вы будете тянуть с написанием повестки до последнего, у вас не будет возможности получить такой отзыв.
• Возможно, для обычных, ежедневных собраний вам хватит и дня накануне самого собрания для написания повестки. Важные собрания, в свою очередь, могут потребовать нескольких недель для подготовки.

Распространите повестку среди участников перед собранием. Чтобы все прибыли на собрание во время с четким пониманием того, что будет обсуждаться, вам необходимо разослать повестку дня заранее. В зависимости от внутренней организации вашей компании, возможно, вам понадобится огромное количество копий с последующим вручением их “лично в руки”, или же вы сможете обойтись обычной электронной почтой, отправив повестку приложением к письму. Что бы вы не выбрали, перед отправкой убедитесь, что в повестке отсутствуют какие-либо ошибки.

• В зависимости от важности собрания, советуем вам раздать повестку участникам как минимум за час или два до самого собрания. Для крупных и важных встреч вам, возможно, придется разослать повестку за день, или несколько дней до собрания.
• Так как люди часто заняты и забывчивы, советуем вам принести с собой несколько дополнительных копий повестки, в случае если кто-то из присутствующих забудет свою.

Советы Править

• Предлагаем вам отличный метод для “продуктивного” собрания: ЦПРО – цели, повестка, роли, обязанности. Во-первых, у вашего собрания должна быть цель. Если вы всего лишь хотите поделиться информацией, не тратьте время других людей. Отправьте им лучше письмо. Цель должна включать активную задачу и, по возможности, результат ее выполнения: “Обозначить цели команды на квартал”. Повестка – это список того, как достичь цели, с временным ограничением, чтобы не “выпасть” из заданного расписания. Например, “1. Обзор статуса целей прошлого квартала (15 минут), 2. Общие предложения по целям (20 минут), 3. Выбрать 5 первоочередных целей (10 минут), и т.д. Роли и обязанности обозначают тех, кто проводит собрание, кто ведет записи и кто что выполняет для достижения целей.
• В зависимости от внутренних правил вашей компании, установите крайний срок внесения предложений в повестку для всех желающих. Обозначьте конечную дату и время, и строго придерживайтесь ее. Вносите изменения в том случае, если в результате повестка выбивается из общего времени, или же новые предложения повторяют упомянутые ранее темы повестки дня.
• Если кто-то не может присутствовать на собрании, создайте специальную секцию “Предварительное извинение” в начале повестки, или оставьте дополнительное место и просто извинитесь от лица отсутствующих во время собрания.
• Если у вашей компании есть специальный формат повестки дня, используйте его как образец. В некоторых случаях, крайне важно придерживаться установленных стандартов.

Дополнительные статьи

Как узнать социопата

Как напечатать смайлик

Как распознать социопата

Как знакомиться с новыми людьми

Как убедить человека бросить курить

Как распознать социально адаптированного психопата

Как присоединиться к Корпусу мира

Как уменьшить загрязнение воды

Как перестать быть социально неловким

Как быть феминисткой