Должностная инструкция администратора офиса (ресепшиониста) - IнтерКОЛО, Учебный центр

1. Администратор офиса (Ресепшионист) относится к категории технических исполнителей.
2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее 1 года.
3. Администратор офиса должен знать:

• Структуру управления предприятием.
• Расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия.
• Основы делового этикета и протокола.
• Техническое оснащение офиса.
• Маршрутизацию, принятую на предприятии.
• Инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия.
• Иностранный язык.
• Стандарты делопроизводства.
• Использовать современные технические средства (ПЭВМ) для создания, сохранения и передачи данных.
• Основные правила пользования оргтехникой.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.
2. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________.
3. На время отсутствия администратора офиса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1. Принимает телефонные звонки и посетителей в приемной офиса (предприятия).
2. Выясняет потребности звонящих и посетителей.
3. Перенаправляет запросы надлежащим работникам предприятия.
4. Регистрирует время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (координаты лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.).
5. Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции.
6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри предприятия.
7. Организует эскорт посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику предприятия.
8. Сообщает соответствующим подразделениям и работникам о предстоящем визите, о его переносе или отмене.
9. Выполняет смежные функции.

Администратор офиса имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности согласно занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Украины.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

© Все права защищены. Перепечатка материалов сайта разрешается только со ссылкой на первоисточник.

Должностная инструкция секретаря-администратора (офис-менеджера): образец, бланк, шаблон

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).

1.2. Администратор относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.4. Администратор назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.5. В своей работе администратор должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по обеспечению офисной деятельности.

1.5.3. Положением об аппарате управления предприятия.

1.5.4. Регламентом работы офиса.

1.5.5. (иное - указать конкретно)

1.6. Администратор должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам обеспечения офисной деятельности.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Функции и задачи офиса.

1.6.4. Полномочия работников офиса, график (режим) их работы.

1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.6. Основы организации работы офиса.

1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации (в части, относящейся к организации работы офиса).

1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в офисе.

1.6.9. Правила и нормы охраны труда.

1.6.10. (иное - указать конкретно)

1.7. Администратор должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе. (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Администратор подчиняется заместителю директора по управлению.

1.9. Администратору подчиняются все работники офиса.

1.10. На время отсутствия администратора его замещает секретарь (иной работник - указать конкретно).

2.1. Администратор обязан:

2.1.1. Руководить в соответствии с локальными актами предприятия, приказами директора и распоряжениями заместителя директора по управлению организацией работы офиса, неся ответственность за последствия принимаемых решений.

2.1.2. Организовывать эффективное взаимодействие работников офиса, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации работы офиса.

2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением работниками офиса своих должностных обязанностей.

2.1.4. Организовывать работу офиса на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.5. Принимать участие в разработке проектов бизнес-планов предприятия, обеспечивать их согласование по вопросам организации работы офиса.

2.1.6. Руководить планированием работы офиса, ежемесячно представлять проект плана работы офиса на рассмотрение заместителя директора по управлению.

2.1.7. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в офисе.

2.1.8. Осуществлять контроль за сохранностью офисного имущества и материальных ценностей.

2.1.9. Руководить соответствующим оформлением офисных помещений, следить за размещением, обновлением и состоянием информационных досок (стендов, баннеров, табличек с наименованием предприятия) внутри помещений и на здании, в котором расположен офис.

2.1.10. Обеспечивать чистоту и порядок в офисных помещениях и на прилегающей к ним и зданию территории.

2.1.11. Следить за надлежащей организацией доступа в офисные помещения, вести журнал учета посетителей.

2.1.12. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы офиса.

2.1.13. Поддерживать взаимодействие с коллегами по аппарату управления в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.14. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.

2.1.15. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.16. Консультировать заместителя директора по вопросам организации работы офиса.

2.1.17. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное представление заместителю директора аналитических материалов по вопросам организации работы офиса.

2.1.18. (иное - указать конкретно)

3.1. Администратор имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы офиса.

3.1.2. Давать работникам офиса указания и поручения по вопросам организации работы офиса, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. Подписывать служебные (деловые) документы по вопросам организации работы офиса.

3.1.4. Обращаться к заместителю директору по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организации работы офиса.

3.1.5. По распоряжению заместителя директора по управлению представлять офис предприятия в других предприятиях, организациях и учреждениях.

3.1.6. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы офиса.

3.1.7. Требовать от работников офиса своевременного, полного и качественного предоставления достоверной информации, в том числе документированной, о состоянии порученной им работы.

3.1.8. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы офиса, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.9. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении работников офиса мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими своих должностных обязанностей.

3.1.10. (иное - указать конкретно)

4.1. Администратор осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С заместителем директора по управлению - по вопросам организации работы офиса.

4.1.2. С работниками офиса - по вопросам организации работы офиса, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками подразделений - по вопросам взаимодействия офиса с соответствующими подразделениями.

4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений - по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений).

4.2. Администратор обеспечивает согласование проектов документов, издаваемых в интересах надлежащей организации работы офиса. Конкретный перечень лиц, с которыми производится согласование, определяется в зависимости от функционального назначения и содержания документа.

4.3. (иное - указать конкретно)

5.1 Администратор несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы офиса.

5.1.2. Невыполнение решений заместителя директора по управлению.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. (иное - указать конкретно)

Должностная инструкция администратора офиса

Re: должностная инструкция администратора офиса

Как-то у Вас все задним числом получается. Сначала переводят на другую должность, а что входит в обязанности неизвестно. Согласно Квалификационному справочнику вообще нет такого "администратор офиса". Если в Вашей кадровой службе имеется должностная на офис-менеджера, переделайте ее с учетом изменений или дополнений.

Наименование документа ИНСТРУКЦИЯ "АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА"
Должностная инструкция АДМИНИСТРАТОР ОФИСА
Оглавление УПРАВЛЕНИЕ И ПЛАНИРОВАНИЕ
Авторы Д.Л. Щур, Л.В. Труханович
Издательство "Дело и Сервис"

УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации)
(директор; иное должностное лицо)
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000

I. Общие положения

1. Администратор офиса относится к категории специалистов.
2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее
профессиональное образование,
(высшее; среднее)
опыт хозяйственной и административной работы не менее
.
(1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Администратор офиса должен знать:
3.1. Расположение офисных помещений.
3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
3.3. Правила и методы организации работы офиса.
3.4. Сферу деятельности работников офиса.
3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Принципы организации снабжения офиса.
3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
3.9. Техническое оснащение офиса.
3.10. Правила пользования оргтехникой.
3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.14. Основы трудового законодательства.
3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
3.16.

4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.
6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
7.

II. Должностные обязанности

Администратор офиса:
1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
13. Ведет учет посетителей.
14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
17.

Администратор офиса имеет право:
1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6.

Администратор офиса несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.

(составитель должностной инструкции) (подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000

(лицо, визирующее должностную инструкцию)

(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000

С инструкцией ознакомлен:
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000

Администратор офиса - Должностная инструкция администратора офиса

1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает ответственность, права и должностные обязанности администратора офиса _____________________ (далее – «предприятие»).

1.2.На должность администратора офиса принимается лицо с профессиональным образованием (высшим; средним), опытом хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.).

1.3.Администратор офиса назначается на должность и освобождается от нее по приказу руководителя организации.

1.4.Администратор офиса находится в подчинении у __________________________________.

1.5.В период временного отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются налицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.

1.6.Администратор офиса должен знать:

-этику взаимоотношений в рабочей группе;

-расположение офисных помещений;

-принципы планировки и оформления помещений офиса;

-правила и методы организации работы офиса;

-сферу деятельности работников офиса;

-принципы организации снабжения офиса;

-основы эстетики, этики и социальной психологии;

-правила внутреннего трудового распорядка;

-основы трудового законодательства;

-требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;

-техническое оснащение офиса;

-правила пользования оргтехникой;

-принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения;

-правила и нормы охраны труда;

-правила техники безопасности, противопожарной защиты и производственной санитарии.

2. Должностные обязанности

Администратор офиса обязан:

2.1.Оформлять необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и прочих товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

2.2.Обеспечивать подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовку ее к эксплуатации).

2.3.Обеспечивать офис канцтоварами и расходными материалами.

2.4.Составлять сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

2.5.Контролировать правильность эксплуатацией оргтехники и рациональное использование расходных материалов и канцтоваров в офисе.

2.6.Устанавливать контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

2.7.Обеспечивать должное содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с нормами и правилами производственной санитарии и противопожарной защиты.

2.8.Организовать заказ железнодорожных и авиабилетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

2.9.Контролировать оформление помещений.

2.10.Следить за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

2.11.Обеспечивать порядок и чистоту в помещениях офиса.

2.12.Организовать делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

2.13.Выполнять отдельные служебные поручения своего руководителя.

2.14.Подготавливать офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

2.15.Организовать культурное и эффективное обслуживание посетителей, обеспечивать создание для них комфортных условий, консультировать их по административным вопросам, предоставлять информационные и прочие материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

2.16.Подготавливать материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, другими категориями посетителей.

2.17.Вести учет посетителей.

2.18.Принимать меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Администратор офиса обязан:

3.1.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, а также критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3.2.Визировать и подписывать документы только в рамках своей компетенции.

3.3.Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделяемыми для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

3.4.Вносить на рассмотрение руководителя предприятия свои предложения, направленные на улучшение работы офиса и предприятия в целом.

3.5.Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

Администратор офиса ответственен за:

4.1.Недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.

4.2.Правовые нарушения, совершенные в процессе своей деятельности в установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.

4.3.Причинение материального вреда предприятию в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,