Руководства, Инструкции, Бланки

передача дел при смене главного бухгалтера пошаговая инструкция img-1

передача дел при смене главного бухгалтера пошаговая инструкция

Категория: Инструкции

Описание

Как принять дела у главного бухгалтера

Как принять дела у главного бухгалтера

Сначала вам необходимо получить информацию кто будет передавать документы. Бывают случаи, когда главный бухгалтер уже отсутствует на рабочем месте, тогда принимать все придется у руководителя или же заместителя главногобухгалтера . При отсутствии ранее работающего сотрудника, вы вправе не подписывать акт приема-передачи. Составляется он в произвольной форме.

После этого руководитель предприятия должен издать приказ о назначении нового главногобухгалтера. В приказе следует также уточнить, с какого времени вы приступите к обязанностям главногобухгалтера. например, будете иметь право подписи и т.п.

Также вам необходимо ознакомиться с данными в компьютере, сравнить некоторые из них с бумажными носителями, например, с книгой-продаж. После этого уточните, какие данные вам следует вносить.

Иногда случается такое, что в компьютерной базе имеются одни данные, а на бумажном носителе совсем другие. Баланс вовсе составлен с «потолка». В таком случае все это надо обговорить с руководителем, ведь восстановление базы очень трудоемкий и дорогой процесс. Может ваш руководитель согласится выплатить вам за это премию? Во всяком случае, о возможных проблемах с налоговой предупредить необходимо, в противном случае все «шишки» могут полететь на вас.

Отличным решением было бы, если перед тем как главный бухгалтер уволился – прошла аудиторская проверка, но, как правило, руководители не спешат ее проводить.

Документ, который применяется при передаче дел – это акт прием-передачи. В нем записываются все наименования документов, количество папок, регистров, журналов, состояние базы в компьютере и прочие.

Если кампания большая и имеет целый штат бухгалтеров, нецелесообразно передавать абсолютно все документы, например, если существует бухгалтер, который занимается лишь заработной платой, то и документацию по оплате не стоит передавать.

Обязанности главногобухгалтера – вести управленческий, налоговый и бухгалтерский учеты, сдавать отчетности. Из этого следует, что и передавать необходимо лишь те документы, которые являются обязанностью главногобухгалтера. Конечно, вы можете ознакомиться и с другими документами, так сказать, для собственного спокойствия.

Также обязательно следует ознакомиться с ведением денежной базы, а то есть проверить данные, убедиться в наличии и посмотреть состояние чековой книжки, расчетного счета. Помимо бухгалтеров акт по приему-передаче документов по денежным операциям должен подписать кассир.

Принимать нужно все документы за последние 5 лет. В том случае, если в организации не проводилась выездная проверка в течение 3 лет, вам необходимо предельно внимательно проверить документы за этот период. В случае выявления ошибок исправьте их, если понадобиться, сдайте уточненные декларации. Но все это делайте, уведомив руководителя организации о сложившейся ситуации.

Видео

Другие статьи

Передача дел при смене главного бухгалтера образец - Новое за день

Акт передачи дел главного бухгалтера образец акта передачи дел

Если это по тем либо другим причинам окажется нереально, то вновь назначенному сотруднику придется своими силами проверить состояние учета и отчетности.

Можно порекомендовать принимать дела только после проведения аудита, чтобы избежать вероятных проблем. Наличие кассира и действующего контракта на полную вещественную ответственность с ним.

Передача дел при смене главного бухгалтера пошаговая инструкция

В больших же компаниях это просит значимых временных и трудовых издержек. список первичных и учетных бухгалтерских документов, которые передаются,составлен в виде реестров и прилагается к истинному акту. Результаты проверки оформлены в акте про результати комплексної планової виїздної документальної перевірки дотримання вимог податкового та денежного законодавства україни тов за період з по р.

Образец акта приема-передачи дел между бухгалтерами

некие бухгалтеры требуют, чтоб все листы были пронумерованы и описаны. Проанализировав их каждый должен решить для себя в каком порядке он будет принимать дела и на что направит особенное внимание. Процедура приема и передачи дел головного бухгалтера нормативными документами не.Акт передачи дел головного бухгалтера документ. но, на наш взор, этого не довольно для предстоящей работы головного бухгалтера. потому в акте рациональнее указать информацию об остатках по счетам с расшифровкой.

СМЕНА ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА: ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

СМЕНА ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА: ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ Экономические науки

Смена главного бухгалтера в первую очередь предполагает оформление акта приема-передачи первичных документов, отчетности, приказов по учетной политике, а также передачу печати, ключей от системы банковского обслуживания «клиент-банк». Несмотря на то, что действующее законодательство не обязывает документально оформлять передачу дел от прежнего главного бухгалтера новому, эта процедура очень важна организации.

Похожие материалы

Смена главного бухгалтера в первую очередь предполагает оформление акта приема-передачи первичных документов, отчетности, приказов по учетной политике, а также передачу печати, ключей от системы банковского обслуживания «клиент-банк». Несмотря на то, что действующее законодательство не обязывает документально оформлять передачу дел от прежнего главного бухгалтера новому, эта процедура очень важна организации. Прежде всего, чтобы в будущем избежать негативных последствий.

У организации возникает необходимость переоформления права подписи финансовых документов новым лицом. Руководитель издает приказ о назначении нового главного бухгалтера, переоформляется карточка с образцами подписей в обслуживающем банке. [5]

Руководителю организации необходимо издать приказ о приеме-передаче дел, который может содержать: Ф.И.О. нового главного бухгалтера; дату оформления передачи дел; срок приема-передачи дел; состав комиссии по приему-передаче дел, состав привлеченных лиц; порядок смены банковских карточек с образцами подписей и оттиска печати.

Согласно ст. 80 ТК РФ любой работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом за две недели, поэтому целесообразно установить не более чем двухнедельный срок приема-передачи дел. [2]

Как правило, определение даты связывают с завершением учетных процессов за истекший период и исходят из сроков представления бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Это важно для разграничения ответственности между прежним и новым главным бухгалтером.

Далее проводится инвентаризация имущества и обязательств, инвентаризация расчетных операций; состояние учета и отчетности.

Формирование комиссии по приему-передаче дел необходимо в случае выявления массовых нарушений в работе бухгалтерии, более тщательной проверки состояния бухгалтерского учета, правильности исчисления и уплаты налогов и т. п.

Руководитель издает приказ о составе комиссии, ее полномочиях. В комиссию следует включать иных работников бухгалтерии (если имеются), сотрудников других подразделений организации и т. д. если же фирма малочисленна и невозможно создать комиссию из своих сотрудников, то могут быть привлечены третьи лица (например, аудиторы).

Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13. 06. 95 № 49. Проводить в обязательном порядке инвентаризацию имущества и обязательств при смене главного бухгалтера не обязательно. Между тем проводить инвентаризацию денежных средств в кассе целесообразно всегда при смене главных бухгалтеров.

С 1 января 2013г. формы первичных документов утверждает руководитель организации. Они должны содержать обязательные реквизиты и составляться при совершении факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Таким образом, в настоящее время налогоплательщики вправе сами разрабатывать формы первичных документов или пользоваться унифицированными формами, применяемыми до 1 января 2013 г. закрепив соответствующие положения в учетной политике. Поэтому при оформлении результатов инвентаризации с помощью указанных форм следует обратить внимание на то, утверждено ли их применение в учетной политике организации.

Все выявленные в ходе инвентаризации расхождения следует отразить на счетах бухгалтерского учета, а документы, составленные в ходе инвентаризации, приложить к акту приема-передачи дел.

Новому главному бухгалтеру для более полного понимания структуры организации, следует ознакомиться с учредительными документами организации, проверить регистрационные свидетельства, постановку на учет в налоговых органах и внебюджетных фондах, ознакомиться с актом последней выездной налоговой проверки. [4]

Кроме того, в случае если в собственности организации имеется ККТ, необходимо проверить соответствующие регистрационные документы.

Для понимания методов учета, которые использовала организация ранее и применяет сейчас, новому главному бухгалтеру следует проверить наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики и уточнить, какие первичные документы утверждены в качестве приложений к учетной политике; как распределяются обязанности между сотрудниками бухгалтерии.

Все передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

Правильность отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни проверяется выборочно или сплошным методом по какому-либо участку бухгалтерской работы за выбранный срок.

При проверке налогового учета, расчетов с бюджетом следует обратить особое внимание на правильность расчета налогов за текущий год, поскольку декларации по многим налогам составляются нарастающим итогом.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности исправляются на основании бухгалтерской справки за подписью прежнего и нового главных бухгалтеров.

После завершения проверки составляется акт приема-передачи дел, в котором фиксируются состояние учета, количество передаваемых документов. Документ составляется в произвольной форме в двух экземплярах и утверждается руководителем организации. Первый экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, а второй – остается в организации.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел, и утверждается руководителем организации.

Если передача дел при смене главного бухгалтера по каким-либо причинам не проводилась или не оформлена должным образом, привлечь нового главного бухгалтера к административной ответственности за ошибки предыдущего нельзя. Данная норма закреплена п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ: «Лицо подлежит административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина». [3]

Однако, если ошибки прежнего главного бухгалтера впоследствии при проведении проверок контролирующими органами приведут к установлению фактов грубого нарушения организацией правил учета доходов и/или расходов и/или объектов налогообложения и, как следствие, к занижению налогов и сборов, это приведет не только к штрафным санкциям в области налогового законодательства (ст.120 НК РФ), но и наложению административного штрафа на должностных лиц организации (ст.15.11 КоАП РФ). [1]

Список литературы
  1. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть 1. [Электронный ресурс]: [от 31.07.1998 № 146 ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.1998) (ред. от 04.10.2014)]. // - Режим доступа: [Консультант плюс].
  2. Трудовой кодекс Российской Федерации. [Электронный ресурс] [от 30.12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 30.06.2003)]. // - Режим доступа: [Консультант плюс].
  3. Германова В. С. Учетная политика в целях налогообложения: методический аспект. Современные технологии управления. 2012. № 24 (24). С. 1-9.
  4. Жуков, В. Н. Основы бухгалтерского учета. / В. Н. Жуков. - СПб. Питер, 2012. - 336 с.
  5. Кондраков, Н. П. Бухгалтерский учет. / Н. П. Кондраков. – М. Инфра-М, 2010. – 656 с.
  6. Костюкова Е. И. Фролов А. В. Фролова А. А. Бухгалтерский учет в коммерческих банках. Учебно-практическое пособие. Ростов н/Д: Феникс, 2015. - 296 с.
  7. Кулиш Н.В. Формирование эффективной учетной политики сельскохозяйственной организации в условиях совершенствования нормативной базы бухгалтерского учета // Вестник федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Московский государственный агроинженерный университет им. В.П. Горячкина". 2012. № 5 (56). С. 67-70.
  8. Пипко В. А. Костюкова Е. И. Кулиш Н. В. Пипко А. В. Кузнецова В. И. Трухачев В. И. Бухгалтерский учет в коммерческих организациях. Москва, 2008.
  9. Сытник О. Е. Методика формирования аспектов учетной политики, обеспечивающих эффективную стратегию деятельности хозяйствующего субъекта / Сытник О.Е. Бехтерева И.С. // Экономика и предпринимательство. - 2014. - № 11 (52).- С. 203-209.
  10. Тунин С. А. Роль профессионального суждения бухгалтера в современной бухгалтерии // Университетская наука – региону: сборник материалов 70-й юбилейной научно-практической конференции. – Ставрополь: АГРУС, 2006. – С. 131-135.
  11. Тунин С. А. Сытник О. Е. Кулиш Н. В. Формирование затрат и управление ими в условиях сельскохозяйственных организаций // Экономика и предпринимательство. – 2014. № 11. (Ч. 2) – С. 658-663.
  12. Фролов А. В. Фролова А. А. Формирование учетной политики в условиях совершенствования нормативной базы бухгалтерского учета. В сборнике: Финансово-экономические проблемы развития региона и учетно-аналитические аспекты функционирования предпринимательских структур Сборник научных трудов по материалам Ежегодной 77-й научно-практической конференции ФГБОУ ВПО «Ставропольский государственный аграрный университет» «Аграрная наука – Северо-Кавказскому федеральному округу». 2013. С. 111-117.
© NovaInfo.Ru, 2009–2016гг.

Статья Передача дел при смене главного бухгалтера организац

/ 999-Б / Основы бухгалтерского учета / Статья Передача дел при смене главного бухгалтера организац

"Бухгалтерский учет", 2006, N 16

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ

ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА ОРГАНИЗАЦИИ

Как правильно оформить эту процедуру? На что нужно обратить внимание прежнему и новому главному бухгалтеру, чтобы обезопасить себя в дальнейшем от претензий со стороны руководства организации и контролирующих органов? Ответы на эти вопросы даны в статье.

Кому можно передать дела

На практике существуют несколько вариантов приема-передачи дел главным бухгалтером.

Наиболее распространенным является вариант, когда прежний главный бухгалтер сдает дела новому главному бухгалтеру. Однако довольно часто возникает ситуация, когда новый главный бухгалтер еще не известен, а прежний главный бухгалтер на законных основаниях имеет право оставить старое место работы. В этой ситуации, если в организации работают несколько бухгалтеров, то один из них (например, заместитель главного бухгалтера) может временно принять дела.

Более сложной является ситуация, когда увольняется главный бухгалтер малого предприятия, представляющий бухгалтерию в единственном числе. В этом случае принять дела должен руководитель организации, поскольку он согласно п. 1 ст. 6 Закона "О бухгалтерском учете" несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации.

Если руководитель организации отказывается принять дела, прежнему главному бухгалтеру желательно этот отказ оформить документально. При нежелании руководителя запротоколировать свой отказ принимать дела, по нашему мнению, нужно поступить следующим образом: составить опись дел, подлежащих сдаче, в двух экземплярах; один экземпляр оставить у себя, а другой - передать в налоговую инспекцию, перед которой отчитывается организация, лично под расписку налоговому инспектору или заказным письмом по почте.

Могут иметь место ситуации, когда прежний главный бухгалтер по какой-либо причине (внезапная болезнь, смерть и т.п.) не имеет возможности сдать дела. В этом случае по приказу руководителя организации принять дела может другое лицо (новый главный бухгалтер, временно исполняющий обязанности главного бухгалтера, сам руководитель организации).

Как оформить прием-передачу дел

В настоящее время нет нормативного документа, который регулировал бы процесс приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.

В Положении о главных бухгалтерах, утвержденном Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, отмечалось, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности предприятия. Хотя этот документ уже является недействующим, им, на наш взгляд, можно воспользоваться при решении вопроса о порядке приема-передачи дел при увольнении прежнего и назначении нового главного бухгалтера.

Некоторые министерства и ведомства в определенной степени регламентировали этот порядок для подведомственных организаций. Например, Письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21.02.1992 N 11-13/575 "О порядке приема-сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера - начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации" (далее - Письмо ГТК) и Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденная Минздравом СССР от 28.05.1979 N 25-12/38.

Каждая организация, исходя из требований Закона "О бухгалтерском учете", вправе сама установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел.

Процедура приема-передачи дел может быть разделена на следующие этапы:

издание приказа о приеме-передаче дел;

инвентаризация имущества и обязательств;

инвентаризация расчетных операций;

проверка состояния учета и отчетности;

собственно прием-передача дел (первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и др.);

составление акта приема-передачи дел.

Издание приказа о приеме-передаче дел

Руководитель организации должен издать приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера и приеме им дел от прежнего бухгалтера. При этом в течение небольшого периода времени работают два главных бухгалтера. Поэтому возможны два варианта. При варианте 1 нового главного бухгалтера принимают на работу в другой должности, а после приема-передачи дел назначают главным. При варианте 2 оба бухгалтера (прежний и новый) работают в должности главного.

В приказе о назначении нового главного бухгалтера, по нашему мнению, должно быть указано:

фамилия, имя и отчество нового главного бухгалтера;

характер исполнения обязанностей - временный или постоянный;

момент (дата) оформления передачи дел;

срок приема-передачи дел;

состав комиссии по приему-передаче дел (если она будет образована);

состав привлеченных лиц (например, аудиторов) - при необходимости;

изменения в другие приказы, которыми определяется состав различных комиссий, куда включается главный бухгалтер (постоянно действующей инвентаризационной комиссии, по списанию основных средств, материально-производственных запасов и др.);

срок, в который каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства;

порядок смены банковских карточек с образцами подписей (руководителя организации и главного бухгалтера) и оттиска печати.

Наиболее удобной датой оформления приема-передачи дел, по нашему мнению, является первое число того месяца, когда началась эта процедура, поскольку на этот момент должны быть завершены все учетные записи по фактам хозяйственной жизни предыдущих периодов.

Срок приема-передачи дел устанавливается в зависимости от объема работы, но не может быть более двух недель, поскольку согласно ст. 80 ТК РФ любой работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом руководителя организации за две недели.

В Инструкции Минздрава СССР, например, было указано, что этот срок не должен превышать: для централизованных бухгалтерий и крупных бюджетных учреждений - семь дней, для промышленных предприятий, крупных организаций и учреждений - пять дней.

Комиссия по приему-передаче дел (кроме прежнего и нового главного бухгалтера) формируется при необходимости (в случае выявления массовых нарушений в работе бухгалтерии, плохих результатов последней налоговой проверки и т.п.). В эту комиссию могут входить иные работники бухгалтерии, сотрудники других подразделений организации, главный бухгалтер головной организации (при смене главного бухгалтера в филиале) и т.д. В приказе следует оговорить полномочия данной комиссии.

Третьи лица могут привлекаться к процессу приема-передачи дел в случае необходимости более тщательной проверки состояния бухгалтерского учета, правильности исчисления и уплаты налогов и т.п.

Время передачи ведения текущих дел, денежных и расчетных документов от прежнего главного бухгалтера к новому, смены банковских карточек может определяться по-разному: после проведения инвентаризации денежных средств в кассе, подписания акта приема-передачи дел и т.д.

В Инструкции Минздрава СССР, например, было указано, что после проведения инвентаризации денежных средств в кассе главный бухгалтер, сдающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. Одновременно оформляется право подписи платежных поручений, чеков и других банковских документов нового главного бухгалтера. До оформления этой подписи прежний главный бухгалтер подписывает банковские документы под контролем нового главного бухгалтера. В дальнейшем, наряду с проверкой состояния бухгалтерского учета и отчетности, новый главный бухгалтер руководит текущей работой бухгалтерии.

О смене главного бухгалтера следует уведомить налоговые органы.

обязательств и расчетных операций

При смене главного бухгалтера возникает вопрос: надо ли проводить инвентаризацию имущества и обязательств организации? Проведение инвентаризации всего имущества и обязательств организации в абсолютном большинстве случаев невозможно, поскольку, во-первых, потребует много времени и сил на эту работу, во-вторых, не предусмотрено нормативными документами, регулирующими порядок ведения бухгалтерского учета.

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона "О бухгалтерском учете" предприятие обязано проводить инвентаризацию, если происходит смена материально ответственных лиц. Таким образом, проведение инвентаризации того или иного имущества при смене главного бухгалтера обязательно только в том случае, если он является материально ответственным лицом за это имущество.

Согласно ст. 243 ТК РФ "материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с. главным бухгалтером". Как правило, полную материальную ответственность возлагают на бухгалтеров малых предприятий, одновременно работающих кассирами. В данном случае обязательно должна быть проведена инвентаризация имущества, в частности денежных средств в кассе, находящегося под ответственностью главного бухгалтера-кассира. При этом составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. N ИНВ-15), который подписывают, кроме кассира и представителя администрации, прежний и новый главный бухгалтер.

Инвентаризацию денежных средств в кассе целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главных бухгалтеров.

Особое внимание следует обратить на инвентаризацию расчетных операций: по дебиторской и кредиторской задолженности, расчетам с подотчетными лицами, расчетам по возмещению материального ущерба, расчетам с бюджетом и фондами, расчетам с учредителями (собственниками) и т.д.

Проверка состояния учета и отчетности

Идеальный вариант приема-передачи дел предполагает тщательную проверку состояния учета и отчетности хотя бы за несколько последних месяцев работы прежнего бухгалтера. Однако эта проверка требует много времени и сил на ее проведение, поэтому проводится не всегда.

Так, в Письме ГТК отмечено, что "прием-сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляется актом после проверки финансово-хозяйственной деятельности организации, состояния бухгалтерского и налогового учета и достоверности отчетности. По решению руководителя организации прием-сдача дел могут осуществляться без проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности".

Что и как нужно проверять, если проверка приказом предусмотрена?

Проверка состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности чаще всего проводится непосредственно новым бухгалтером. В случае необходимости (например, при запущенности учета, плохих результатах последней налоговой проверки и т.п.) для проверки может создаваться комиссия, в которую включают работников бухгалтерии самой организации и (или) специалистов со стороны (например, аудиторов). В этом случае проверке подвергаются:

- бухгалтерская и налоговая отчетность;

- выписки по счетам в банках, договоры, акты сверки расчетов с дебиторами и кредиторами;

- финансовые планы, сметы, штатные расписания и т.п.;

- регистры бухгалтерского и налогового учета;

- акты аудиторских, налоговых и иных проверок.

При этом проверяется:

а) правильность оформления первичных документов, служащих основанием для записей в учетных регистрах;

б) полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной жизни за выбранный период;

в) тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на ту или иную отчетную дату;

г) соответствие показателей бухгалтерской отчетности данным учетных регистров;

д) соответствие даты фактов хозяйственной жизни дате бухгалтерской записи, их отражающей.

Правильность отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни проверяют выборочно или сплошным методом по какому-либо участку бухгалтерской работы за выбранный срок.

При проверке налогового учета, расчетов с бюджетом следует обратить особое внимание на правильность расчета налогов за текущий год, поскольку декларации по многим налогам составляются нарастающим итогом.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности исправляются на основании бухгалтерской справки за подписью прежнего и нового главных бухгалтеров.

Под передаваемыми-принимаемыми делами понимаются первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерская и налоговая отчетность и др.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения конкретных документов приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Налоговые органы вправе проверить деятельность организации за три календарных года. Следовательно, для целей налогового учета должны быть обязательно в наличии документы, относящиеся к периоду последней налоговой проверки.

Документы, относящиеся к прошлым отчетным периодам, должны быть переплетены и храниться в архиве.

Документы текущего отчетного периода должны быть укомплектованы в дела согласно номенклатуре, разработанной в организации.

Кроме первичных документов, должны быть переданы книги и журналы регистрации: доверенностей, приходных и расходных кассовых документов, показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары, учета полученных и выданных счетов-фактур, покупок и продаж, банковских чековых книжек и т.п. Если некоторые из необходимых книг (журналов) отсутствуют, то об этом следует указать в акте приема-передачи дел, а сами эти книги (журналы) завести со дня приема-передачи дел.

Составление акта приема-передачи дел

После завершения указанных этапов процедуры передачи дел составляется Акт приема-передачи дел, в котором следует указать все существенные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи. Поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется, акт может быть составлен в произвольной форме.

Акт приема-передачи дел составляется для разграничения ответственности прежнего и нового главного бухгалтера. Исходя из этого в акте, по нашему мнению, следует отразить:

ф. и. о. лиц, сдающих и принимающих дела;

дату и номер приказа, на основании которого проведены прием-передача дел;

число переданных дел, хранящихся в архиве;

число переданных дел, хранящихся в бухгалтерии;

серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;

номер последней выданной доверенности на получение товарно-материальных ценностей;

число переданных печатей, штампов и т.п.

К акту следует приложить подробные описи переданных дел согласно их номенклатуре, разработанной в организации.

К акту приема-передачи дел также желательно приложить:

- акт об инвентаризации денежных средств в кассе;

- материалы с результатами последних инвентаризаций имущества и финансовых обязательств;

- последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту);

- справку о наличии в распоряжении главного бухгалтера положений, инструкций, приказов и других нормативных документов по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности;

- справку об обеспечении бухгалтерии средствами оргтехники.

Если утеряны или не велись какие-либо документы или учетные регистры, то это необходимо отразить в акте приема-передачи дел. При этом прежний главный бухгалтер должен написать на имя руководителя организации объяснительную записку с указанием причин нарушений. Со дня приемки дел необходимо завести недостающие учетные регистры.

Акт составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (как минимум, лицами, передающими и принимающими дела, а если для выполнения этой процедуры создавалась комиссия, то членами этой комиссии), и утверждается руководителем организации.

Санкт-Петербургский государственный университет

Санкт-Петербургский государственный университет

Подписано в печать