Категория: Бланки/Образцы
Учет документации, свидетельствовавшей о факте производственных отношений человека с определенной компанией, ведется на каждом предприятии. Он является основанием для проведения восстановления записей в случае потери документа, свидетельствующего о трудовых отношениях с компанией. При его помощи можно легко найти данные о работнике. При смене ответственных кадровых работников, книга учета позволит новому сотруднику легко и быстро разобраться в делах предшественника.
Зачем нужна трудовая книгаКаждый человек, состоящий в трудовых отношениях с организациями, должен оформить трудовую книгу, которая официально подтверждает факт истории трудоустройства. При оформлении трудовых отношений с работодателем, работник обязан предоставить трудовую книжку в отдел кадров для таких манипуляций, как:
На предприятии обычно ко всей ответственной документации выдвигаются одинаковые требования, которые заключаются в аккуратности заполнения информации и в обеспечении безопасности документу от повреждений другими лицами. Трудовая книжка является важным документом, на основании которого впоследствии рассчитываются пенсионные начисления. По этой причине, в соответствии с законодательной нормативной документацией, необходимо обеспечить ее хранение на протяжении пятидесяти лет. Следует учесть, что срок хранения книги, свидетельствовавшей о факте производственных отношений с конкретным работником намного больше и составляет семьдесят пять лет.
Обратите внимание: на руки работникам такая документация выдается только в случае их увольнения. В некоторых ситуациях допустима выдача под расписку с обязательством вернуть документ в строго оговоренное время.
Образец заполнения формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним можно посмотреть на сайте по этой ссылке . Он незаменим при осуществлении процедуры оформления, для понятия которой проще работать по готовому аналогу.
Особенности прошивки и опломбирования книги учета
Необходимость прошивки книг учета движения трудовых книжек, обусловлена их защитой от неправомерного изъятия листов и осуществления их замены, как собственниками документа, так и другими людьми.
Прошивка документа осуществляется в 3 этапа:
Важно знать, как правильно прошить важный документ. Для этого следует сделать при помощи дырокола или шила, отверстия с левой боковой стороны книги. При этом проколы следует делать таким образом, чтобы они не оказывали негативного влияния на читабельность документа. Обычно выполняют 2 или 3 отверстия, расположенные строго по вертикальной линии, между которыми следует оставить расстояние в 3 сантиметра.
Для прошива документа можно использовать обыкновенные или капроновые нити, которые допускается складывать в несколько раз с целью обеспечения надежности крепления. Концы нитей после окончания процедуры крепления должны быть выпущены из центрального отверстия с тыльной стороны документа, и завязаны в узел, из которого должны выходить нити, длиной 7 сантиметров. Они приклеиваются с тыльной стороны документа листом бумаги.
Журнал должен быть правильно оформлен и сшит для дальнейшего пользования
Опломбирование документа проводится с целью увеличения степени защиты прошитого документа. Для лучшего понятия проведения процедуры, следует посмотреть готовый образец того, как правильно опломбировать документ и обязательно ознакомиться с правилами пломбирования. В нормативно-правовых актах государства предусмотрены правила для проведения мероприятия, таким образом оно идет по стандартной схеме пломбирования:
Обратите внимание: следует учесть, что самым ненадежным способом опломбирования является проведение процедуры с применением сургуча, который имеет свойство рассыпаться со временем.
Как заполнить журналТитульный лист книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заполняется работником организации, на которого оформлен приказ о соответствующей ответственности. На законодательном уровне предусмотрена смена ответственного за ведение документационного учета, подразумевающая оформлении изменений посредством приказа, и передачу книги учета новому лицу с использованием внутреннего документа по предприятию акта-передачи. Прежде чем приступить к оформлению первого листа документа следует удостовериться в соответствии законодательным нормам и правилам книги, в которой каждая страница должна иметь свой номер и быть опломбированной.
Утвержденные нормативной документацией правила заполнения и ведения книги учета не допускают совершения ошибок и помарок. При наличии таковых, при ближайшей проверке, на ответственное лицо обязательно выпишут штрафные санкции за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей. Для наглядного представления правил оформления документации, следует скачать образец журнала учета трудовых книжек на сайте .
На титульном листе обязательно должна находиться информация:
Журнал учета трудовых книг может помочь восстановить трудовой стаж при утере трудовой книжки ее владельцем
При самостоятельном оформлении книги учета предпринимателем в разделе формы собственности необходимо указать аббревиатуру ИП, подразумевающие деятельность индивидуального предпринимателя. При этом, в следующей графе, вместо названия предприятия, следует указать личные данные бизнесмена, совпадающие с регистрационной и с паспортной информацией. Скачать образец бланка книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно здесь .
В документе все графы обязательны для заполнения. В нем необходимо заполнить информацию о работнике:
Обратите внимание: обязательно следует заполнять данные в книге учета при передаче трудовой книжки в руки работнику после увольнения. Подпись при этом является гарантией отсутствия возможных претензий, в случае потери человеком. являющимся бывшим работником конкретной организации, личной документации.
Сложности в оформлении учетного журнала могут возникнуть по причине отсутствия единой базы законодательства, где прописана информация о правилах работы. Ввиду разрозненности данных, которые следует учитывать ответственному лицу при выполнении должностных обязанностей, лучшей помощью для него станет образец заполнения журнала учета трудовых книжек с примерами, в котором рассмотрены варианты различных случаев, включая некоторые нюансы и особенности.
Книга учета обязательна к оформлению и ведению на каждом предприятии. При ее отсутствии не только будет наблюдаться беспорядок в документации, подтверждающий наличие факта трудовых отношений между компанией и работниками, но и могут быть выписаны достаточно большие штрафы при проверках, выявивших нарушение.
Каждое предприятие или ИП, имеющие сотрудников, обязаны вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Данный журнал предназначен для отражения сведения о трудовых книжках всех сотрудников.
Несмотря на то, что документ обязателен для всех работодателей, до сих пор многие задаются вопросы, нужен ли он, для чего нужен. Многие не ведут журнал, думая уменьшить и без того немалый кадровый документооборот. Между тем, бланк нужно заполнять и отражать любые действия с трудовыми книжками персонала. Как заполняется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – образец данного бланка предлагаем скачать внизу статьи в формате word.
Книга имеет вполне определенную форму, утвержденную Министерством труда в России, а также определенные правила ее заполнения.
В отличие от трудовых книжек для трудовых договоров вести журнал регистрации не обязательно, но если организация решает для удобства ведения документооборота вести такой журнал, то скачать образец журнала регистрации трудовых договоров можно по ссылке .
Образец книги учета трудовых книжек и вкладышей в нихОчередная запись в книгу делается в момент принятия нового сотрудника на работу, в этом момент он предоставляет свою трудовую книжку, о чем делается соответствующая записи в бланке книги учета.
Кроме того, подлежат отражению любые движения, связанные с трудовыми книжками и их вкладышами – выдача на руки работникам временно или по факту увольнения.
Бланк книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них содержит следующие графы для заполнения:
Бланк книги должен быть прошит, все страницы пронумерованы, должна быть сургучная печать или пломба.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — скачать бланк .
Чего только кадровики непридумывали, пытаясь отыскать выход изэтой ситуации! Правила ведения и хранения трудовых книг по трудовым книжкам и кадровому.Основной документ, которым руководствуются коллеги при ведении трудовых книг.спец отдела кадров ведет серьезный контроль прибытиявыбытия этих документов средством наполнения книгиучетадвижениятрудовыхкнигивкладышей к ним.эталон наполнения книгиучетатрудовыхкниг. эталон правильного наполнения трудовойкниги можно поглядеть на нашем веб-сайте.Графа 11 отражает оплаченную принимаемым работником валютную сумму, которую нужно внести при оформлении нового бланка трудовой книги и вкладыша.
Тогда, оформив докладную записку на имя управляющего, чтоб высвободить себя от ответственности за отсутствие неотклонимого журнальчика в прошлых периодах, новый кадровик оформляет книжку с нуля. убеждены, что с записью об образовании в этой ситуации можно повременить, и вот почему. 
При наличии в организации обособленных подразделений кадровое делопроизводство может быть как централизованным, так и децентрализованным. Если документы не сохранлибось, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть доказан в судебном порядке.
не считая того, признать недействительной, в согласовании с правилами и аннотацией по наполнению трудовых книг, утв. Если формуляр был выдан на руки, то в журнальчике должна находиться подпись лица, получившего его. Правил ведения и хранения трудовых книг заверяется данная книжка подписью управляющего организации, а не работника кадровой службы либо другого уполномоченного лица). Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книг несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя. 
Форма книги учета движения трудовых книг и вкладышей в их, включающая 13 граф, утверждена постановлением минтруда.Книгаучетадвижениятрудовыхкнигивкладышей к ним (утверждена постановлением министерства труда и общественного развития 69 от г. Мы все сталкиваемся с трудностями и стрессами на рабочем месте.
4.5.1. Организация учета и хранения на предприятии
Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек. С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся:
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией предприятия. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой (иным аналогичным подразделением) предприятия, оформляющим прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы,
прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии - в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.
Выдача бланков сотруднику кадрового органа, ответственному за ведение трудовых книжек, производится бухгалтерией на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца сотрудник кадрового органа, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению - в том числе в связи с несоответствием установленной форме - подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Хранение трудовых книжек работников осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях кадрового органа - в шкафах или сейфах, обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо - в случае смерти работника - его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровом органе предприятия отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Пример.
Утверждаю Наименование должности руководителя предприятия подпись И.О. Фамилия 00.00.0000
Акт N 0
00 месяца 0000 года (наименование нас. пункта)
О списании трудовых книжек
Комиссией в составе: председатель - ,
члены:
составлен настоящий акт в том, что за период с 00.00.0000 по 00.00.0000 при оформлении оказалось испорчено
(цифрами и прописью)
бланков трудовых книжек и
(цифрами и прописью)
бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе:
а) бланки трудовой книжки: серия, номер - испорчен в результате
серия, номер - испорчен в результате
. (и т. д.)
б) бланки вкладыша в трудовую книжку: серия, номер - испорчен в результате
серия, номер - испорчен в результате
. (и т. д.)
Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем сожжения. И. О. Фамилия И. О. Фамилия И. О. Фамилия
подпись подпись подпись
Председатель комиссии: Члены комиссии: 4.5.2. Ответственность за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В свою очередь, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо.
О назначении такого лица - как правило, сотрудника кадрового органа предприятия - работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение). Пример приказа представлен ниже.
Пример.
Открытое акционерное общество "Вега" Приказ
7 ноября 2005 г. г. Екатеринбург N 792-п
О назначении ответственного за обращение с трудовыми книжками работников предприятия
В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности предприятия, обеспечения надлежащего порядка обращения с трудовыми книжками работников предприятия, руководствуясь предоставленными полномочиями и Правилами ведения и хранения трудовых книжек,
приказываю:
1. Назначить ответственным за обращение с трудовыми книжками работников предприятия. (указать наименование должности, фамилию, имя, отчество работника) и возложить на него на период до 00.00.0000 организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.
Утвердить проект инструкции ответственного за обращение с трудовыми книжками работников предприятия, прилагаемый к настоящему приказу.
В своей работе ответственному за обращение с трудовыми книжками работников предприятия руководствоваться инструкцией, утвержденной в соответствии с п. 2 настоящего приказа.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия.
Основание: п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, докладная записка заместителя генерального директора от 00.00.0000.
Приложение: инструкция ответственного за обращение с трудовыми книжками работников предприятия, в одном экз. на 2 л.
Генеральный директор личная подпись А.А. Агеев
Начальник юридического отдела личная подпись Б.В. Горина
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица предприятия несут ответственность, установленную законодательством РФ.
Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ.
Так, в соответствии со ст. 140 Уголовного кодекса РФ ("Отказ в предоставлении гражданину информации") неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя предприятия или руководителя кадрового органа предприятия) в предоставлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет. Таким образом, неправомерный отказ в своевременном предоставлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя предприятия (руководителя кадрового органа предприятия) привлечением к ответственности, предусмотренной указанной статьей Уголовного кодекса РФ.
Статья 292 Уголовного кодекса РФ ("Служебный подлог") устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательных работ на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительных работ на срок от одного года до двух лет, либо ареста на срок от трех до шести месяцев, либо лишения свободы на срок до двух лет. На практике применение указанной статьи становится возможным в случае, если будет доказано, что руководитель предприятия (должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников предприятия) совершил виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности - например, предложив работнику взятку за оформление в трудовой книжке записи с "удобной" для него формулировкой увольнения.
Согласно ст. 293 Уголовного кодекса РФ ("Халатность") совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом, - например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату, - наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста двадцати до ста восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев. То же деяние, повлекшее по неосторожности смерть человека или иные тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на срок до пяти лет.
Статья 324 Уголовного кодекса РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. Заметим, что порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Приказом Министерства финансов РФ от 22 декабря 2003 г. N 117н. Нарушение данного порядка по вине работодателя может повлечь за собой штраф в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительные работы на срок до одного года, либо арест на срок до трех месяцев.
Наконец, в соответствии со ст. 325 Уголовного кодекса РФ ("Похищение или повреждение документов, штампов, печатей. ") работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года. Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в т.ч. трудовой книжки) наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо его арестом на срок до трех месяцев.
В свою очередь, работник, виновный в подделке документов (изготовлении поддельных документов) либо их бланков, в соответствии со ст. 327 Уголовного кодекса РФ может быть наказан ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. В случае использования работником заведомо подложного документа, в том числе трудовой книжки (вкладыша в нее) или иных документов (например, при трудоустройстве), он может быть наказан штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.
Материальная ответственность работодателя и работника за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений вытекает из положений ст. ст. 165, 234 и 394 Трудового кодекса РФ. В случаях, предусмотренных законодательством, наступление материальной ответственности определяется по решению суда.
