Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах, Басаков М

Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах, Басаков М.И. 2003.

Представляемое новое третье издание книги, оставаясь учебным пособием, значительно дополнено выверенными образцами всех видов управленческих документов, в том числе новыми формами первичных учетных документов по учету кадров, рекомендациями по оформлению корреспонденции по внешнеэкономической деятельности на трех языках и другими материалами.
Предназначена для студентов ВУЗов и колледжей и всем тем, что по роду своей деятельности сталкивается с разработкой и оформлением деловой документации.

Что такое документ и каковы его функции?
Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

СОДЕРЖАНИЕ
Предисловие
1. Исходные понятия делопроизводства
1.1. Что такое документ и каковы его функции?
1.2. Что такое делопроизводство?
1.3. Какие этапы становления пережило делопроизводство в России?
1.4. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации».
1.5. В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?
1.6. Какие виды деловых документов обращаются на предприятиях и в организациях?
2. Общие нормы и правила оформления документов
2.1. Какие размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве?
2.2. Какие размеры полей используются в документах?
2.3. Как нумеруют страницы в документах?
2.4. Какие способы применяются при оформлении дат?
2.5. Какие сокращения слов допускаются в документах?
2.6. Как оформляется в документах написание чисел? '
2.7. Как выполняется в документах написание физических величин?
2.8. Как выполняется в документах написание математических формул?
2.9. Как оформляются в документах таблицы и выводы?
2.10. Как оформляют в документах некоторые знаки препинания и символы?
2.11. Какие корректурные знаки используются при правке деловых документов?
3. Классификация и структура организационно-распорядительных документов
3.1. Какие виды организационно-распорядительной документации обращаются на предприятиях и в организациях?
3.2. Что представляет собой формуляр ОРД?
3.3. Каков состав реквизитов ОРД?
3.4. Что собой представляет бланк документа?
3.5. Каковы требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации?
3.6. Что такое табулирование реквизитов?
3.7. Какие межстрочные интервалы применяются при оформлении реквизитов?
4. Требования к оформлению реквизитов ОРД
4.1. Каковы требования к оформлению реквизитов на поле углового штампа?
4.2. Как оформляются реквизиты, размещаемые на рабочем поле документа?
4.3. Каковы требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа?
4.4. Каков примерный перечень документов, подлежащих утверждению?
4.5. Каков примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать?
5. Оформление распорядительных документов
5.1. Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности?
5.2. Как оформить выписку из приказа?
5.3. Как оформить распоряжение?
5.4. Как оформить указание?
5.5. Как оформить решение?
5.6. Как оформить постановление?
6. Оформление информационно-справочной документации
6.1. Как оформить служебное письмо?
6.2. Как оформить телеграмму, телетайпограмму, телефонограмму, факс?
6.3. Каковы требования к оформлению акта?
6.4. Какие требования предъявляются к оформлению протокола?
6.5. Как оформить докладную, служебную и объяснительную записку?
7. Оформление организационной документации
7.1. Что собой представляет Устав организации и каковы основные требования к его содержанию и оформлению?
7.2. Что такое Положение как организационный документ и как его оформить?
7.3. Штатное расписание. Как его оформить?
7.4. Что такое Инструкция, каково ее содержание и оформление?
7.5. Какие требования предъявляются к оформлению договора (контракта).
8. Оформление документации по личному составу
8.1. Что входит в состав кадровой документации?
8.2. Какая документация используется при приеме на работу?
8.3. Какими документами оформляется перевод работника?
8.4. Каков состав документации, используемый при увольнении работника?
9. Особенности оформления корреспонденции по внешнеэкономической деятельности
9.1. Особенности оформления деловой корреспонденции в англоязычных странах
9.1.1. Каковы структура формуляра и состав реквизитов делового письма?
9.1.2. Каковы требования к оформлению реквизитов?
9.1.3. Каковы требования к оформлению конвертов?
9.2. Особенности оформления деловой корреспонденции на французском языке
9.2.1. Каковы общие требования к оформлению деловой корреспонденции на французском языке?
9.2.2. Каковы требования к оформлению делового письма и состав его реквизитов?
9.2.3. Каковы требования к оформлению конвертов?
9.3. Основные представления об оформлении деловой корреспонденции на немецком языке
9.3.1. Каковы состав реквизитов и структура делового письма?
9.3.2. Каковы общие требования к оформлению реквизитов делового письма?
10. Организация делопроизводства
10.1. Каковы функции и структура службы делопроизводства?
10.2. Что такое «документооборот» и какие документы обращаются в организации?
10.3. Каковы общие правила и задачи регистрации документов?
10.4. Как организовать контроль исполнения документов?
10.5. Как осуществляется систематизация и хранение документов в организации?
10.6. Какие технические средства используются в делопроизводстве?
10.7. Каковы возможные недостатки работы и пути совершенствования службы делопроизводства?
11. Деловые и личные качества секретаря
11.1. Какие требования к секретарю устанавливает квалификационная характеристика?
11.2. Какие конкретно обязанности секретаря предусматриваются в должностной инструкции?
11.3. Как организуется рабочее место секретаря?
11.4. Какими деловыми и личными качествами должен обладать секретарь?
12. Этика секретарского труда
12.1. Каковы требования к внешнему виду секретаря?
12.2. В чем проявляется культура делового общения секретаря?
12.3. Каковы основные этические требования к ведению телефонных переговоров?
12.4. Каковы задачи секретаря в подготовке различных совещаний?
12.5. Какова роль секретаря в организации приема посетителей?
Приложение 1
Наименование и коды форм документов унифицированной системы организационно-распорядительной документации
Приложение 2
Первичные учетные формы по учету труда (Утверждены Постановлением Госкомстата России от 6.04.2001 г. № 26)
Приложение 3
Тесты для самооценки деловых и личных качеств секретаря, секретаря-референта, секретаря-машинистки
1. Тест для общей оценки вашего характера
2. Тест для оценки навыков чтения
3. Тест для оценки общительности секретаря
4. Тест на самоконтроль в общении
5. Тест на наличие у вас речевых барьеров общения
6. Тест на наличие в вашем характере доброжелательности
7. Тест для определения ваших качеств как психолога
8. Тест на понимание языка мимики
9. Тест на понимание языка жестов
10. Тест: поддаетесь ли вы внушению?
11. Тест на проверку вашей способности влиять на других
Приложение 4
Наиболее употребительные словосочетания в деловой переписке
Приложение 5
Основные термины, применяемые в делопроизводстве
Приложение 6
Краткий словарь коммерческих терминов RUSSIAN-ENGLISH
Приложение 7
Краткий словарь коммерческих терминов RUSSIAN-FRANCAIS
Приложение 8
Краткий словарь коммерческих терминов RUSSIAN-DEUTCH
Литература.

Бесплатно скачать электронную книгу в удобном формате и читать:

Что такое инструкция каково ее содержание и оформление

Электронными письмами называют документы, пере­даваемые по каналам электронной почты, которая позво­ляет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

Электронная почта используется как для пересылки со­общений между средствами ЭВТ внутри одной организа­ции, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется ин­дивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), ко­торому присваивается код пользователя. Обмен электрон­ными письмами осуществляется через эти почтовые ящики.

Подключившись к ЭП, пользователь получает возмож­ность переписываться с другими абонентами международ­ных сетей.

Электронная почта предоставляет абонентам следующие возможности:

взаимодействовать через электронные почтовые ящи­ки и доски объявлений с подразделениями организации, между собой и с другими абонентами сети ЭП;

иметь оперативный доступ к информации, хранящей­ся в базах данных различных организаций;

обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;

получать сообщения с телеконференций по интересу­ющим темам и отправлять сообщения на телеконференции.

Электронное письмо включает адрес или несколько ад­ресов получателей, заголовок, содержащий служебную ин­формацию, и текст.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, кото­рый описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разде­ляются знаком например:

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделен­ных точками.

В сети Интернет допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ — коммерческие организации;

EDU— учебные и научные заведения;

GOV— правительственные учреждения;

MIL— военные организации;

NET— сетевые узлы Интернет;

ORG— прочие организации.

Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное письмо, содержащее закодирован­ную информацию, разрешается в том случае, если у получа­теля информации есть возможность его раскодировать.

Адресат электронной почты получает изображение пись­ма на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носите­ле, полученной при помощи печатающего устройства.

Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны изложенным требовани­ям в отношении традиционной почтовой переписки.

Деловой этикет вообще — это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в ча­стности, проявляет себя в форме изложения текста пись­ма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах ар­гументации, формулировках указаний, в заключительных словах.

Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применять­ся и в служебных письмах, если письмо адресуется непос­редственно должностному лицу. Распространенными фор­мулами обращения являются, например, такие: «Уважае­мый господин (госпожа). » с указанием фамилии; «Уважаемые коллеги» (при обращении к группе лиц, свя­занных общим родом деятельности); «Уважаемый Сергей Иванович» (в письмах-приглашениях, обращениях к извес­тным лицам) и т. д. Обращение «товарищ» находит при­менение в деловой переписке в военном делопроизводстве.

В деловой переписке должны быть исключены местоиме­ния «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы». Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами пред­ложено». и т. д.

Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делово­го этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите адреса­ту об этом, а также о том, когда сможете дать окончатель­ный ответ. Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о не­предвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам».

Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ. Например:

«Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текуще­го года с запросом на. ».

Если к вам обратились с просьбой, которую вы не може­те выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адреса­ту обратиться в другую организацию или к вам же, но по­зднее. Не прибегайте к тому, что широко известно под назва­нием «отписка».

В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны. », «Не от­кажите в любезности сообщить. » и т. п.

Если требуется напомнить партнеру о необходимости вы­полнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: «На­поминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2005 № 25/42 истекает. ». В ответ на жесткое письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извинить­ся за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказ­чикам вследствие несвоевременной отправки груза. ».

При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «Адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — на имя дан­ного должностного лица.

Проявлением этикета является также употребление за­ключительных формул вежливости. Если текст письма начи­нается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная фор­мула вежливости: «С уважением. »; в отдельных случа­ях — «Ваш. », «ИскреннеВаш. ».

Каковы значение и функции организационно-правовых доку­ментов?

Устав организации и его структура.

Расскажите о назначении и содержании положения (на при­мере Типового положения о канцелярии организации).

Каковы требования к содержанию и оформлению инструк­ции? Должностная инструкция секретаря-референта, ее со­держание.

Что такое «штатное расписание». Его назначение в комп­лексе документации организации.

Каковы основные функции распорядительных документов?

Перечислите стадии подготовки распорядительных доку­ментов.

Дайте определение документам: постановление, решение, ука­зание, распоряжение. Дайте им краткую характеристику.

Приказ. Понятие и виды приказов.

Значение, структура и содержание приказа по основной дея­тельности.

Каково назначение информационно-справочных документов?

Охарактеризуйте основные информационно-справочные до­кументы (протокол, докладная записка, объяснительная за­писка, заявление).

Какие требования предъявляются к составлению и оформ­лению актов?

Что представляют собой справка, сводка, заключение?

Что такое «служебное письмо». Его место в переписке орга­низации.

Какие требования необходимо соблюдать при ведении пере­писки?

Классификация служебных писем.

Какова структура служебного письма?

Приведите примеры распространенных языковых формул служебного письма.

Каковы особенности оформления писем, передаваемых элек­тронной почтой?

Изложите основные положения об этикете в служебной пе­реписке.

Что такое инструкция каково ее содержание и оформление

В процессе освоения дисциплины «Документоведение» используются следующие образовательные технологии:

1. Стандартные методы обучения:

Семинарские занятия, на которых обсуждаются основные вопросы современного документоведения рассмотренных в лекциях, учебной литературе и раздаточном материале;

Письменные домашние работы;

Самостоятельная работа студентов;

Контроль за самостоятельной работой студентов;

2. Методы обучения с применением интерактивных форм образовательных технологий:

Анализ документоведческих ситуаций

1. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие.- Ростов- на-Дону. Издательство: Феникс, 2009 г.

2. Борискин В.В. Поликарпова Н.М. Тихомиров С.Г. Государственное управление, государственная служба и их документационное обеспечение: учебное пособие.- М. ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006.

3. Борискин В.В. Мухин Н.А. Поликарпова Н.М. Документационное обеспечение деятельности государственных органов и учреждений: Учебное пособие.- М: Изд-во РПА МЮ РФ, 2003.

Бобылева М.П. Электронный документооборот: от традиционного к электронному. - М. Изд-во МЭИ, 2004

Делопроизводство в Российской Федерации: Сборник нормативных документов. М. Гросс-Медиа, 2006

Делопроизводство в системе государственного управления. Учебно практическое пособие // В.М Анисимов, В.С. Абузова, Ю.З.Карлов и др.- М. РАГС. 2001.

«Делопроизводство": аннотированный указатель содержания журнала (1997 – 2007 гг.) / Сост. А.И. Исаченкова; науч. ред. Т.В. Кузнецова; Перм. гос. ин-т искусства и культуры. – Пермь, 2007.

Делопроизводство в судах.- М. «Издательство ПРИОР», 2002.

Дридзе Т.М. Текстовая деятельность в структуре социальной коммуникации. - М. Наука, 1984

Ильюшенко, М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства / М.П. Ильюшенко. // Делопроизводство.- 2004.-№4.- С.29-31.

Кожин А.Н. Крылова О.А. Одинцов В.В. Функциональные типы русской речи.- М. Высшая школа, 1982

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Уч. для вузов. - М: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.

Муравьева Н.В. Как правильно выбирать слова в трафаретах, анкетах и таблицах/Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006. №8. С.58-66

Муравьева Н.В. Правила и исключения делового языка: составляем приказ

Образцы договоров с комментариями. Международный коммерческий арбитраж (конвенции и регламенты). М. Финансы и статистика. Минск: Амалфея, 1997

Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. -М. Изд-во РИОР, 2005

Порядок и условия прохождения муниципальной службы: М, 1999.

Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб-практ. пособие. - М. ТК Велби, 2005

Рогожин М.Ю. Справочник кадровика. Оформление документов. - М. Бератор, 2004

Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство).- СПб: Питер, 2005

Указ Президента РФ от 15 мая 1997 года №484 «О представлении лицами, замещающими государственные должности Российской Федерации, и лицами, замещающими государственные должности государственной службы и должности в органах местного самоуправления, сведений о доходах и имуществе» с изменениями от 4 марта 1998 г. 31 мая 1999г. 25 июля 2000 г.

Федеральный закон от 27 июля 2004 г. №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Принят Государственной Думой 7 июля 2004 года. Одобрен советом Федерации 15 июля 2004 года.