Должностная инструкция главного бухгалтера централизованной бухгалтерии

Финансы и кредит / Бухгалтерское дело / 3.2 Организационная структура бухгалтерии, распределение обязанностей в бухгалтерии

Организация бухгалтерского дела предполагает :

· разработку организационно-распорядительных документов (положения о бухгалте­рии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписании);

· составление графика документооборота организации;

· создание номенклатуры дел и организацию хранения документов;

· формирование кадровой политики бухгалтерии (порядка аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала и повышения квалификации);

· создание технологии обработки получаемой информации (применяемой формы ведения учетного процесса).

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, ответственность за организа­цию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при соверше­нии фактов хозяйственной деятельности несет руководитель организации.

Руководители организации в зависимости от объема работы могут:

а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделе­ние, возглавляемое главным бухгалтером;

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной организации или бухгалтеру-специалисту;

г) вести бухгалтерский учет лично.

Как уже упоминалось, основополагающие признаки, характеризующие статус главного бухгалтера орга­низации, определены в статье 7 федерального закона «О бухгалтерском учете». Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководи­телем организации.

По российскому законодательству главный бухгалтер:

1) отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевре­менное представление достоверной бухгалтерской отчетности;

2) обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательств ор­ганизации, соответствие законодательству осуще­ствляемых фактов хозяйственной дея­тельности;

3) дает всем работникам организации обязательные для выполнения указания по до­кументальному оформлению фактов хозяйственной деятельности и представлению для учета необходимых документов, отчетов, иных сведений.

Более полный перечень должностных обязанностей главного бухгалтера представлен в приложении к постановлению Минтруда России № 75.

За невыполнение или недобросовестное выполнение своих обязанностей главный бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

При вступлении в должность главному бухгалтеру в первую оче­редь необходимо оз­накомиться под расписку с положением о бухгалтерии . а при его отсутствии создать данный доку­мент и утвердить у руководителя организации. В нем должны быть отражены цели, задачи и функции бухгалтерии, взаимоотно­шения с другими структурными подразделениями организации, а также организация учетного процесса.

Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения их полномочий, определения прав и обязанностей. Закреп­ление за работ­ником участков бухгалтерского учёта позволяет избежать дублиро­вания или сокрытия отдельных фактов хозяйственной деятельности.

Основные должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации работ­ников должны соответствовать тарифно-квалификационным характеристи­кам, преду­смотренным Постановлением Минтруда России № 32 от 6 июня 1996 г.

В должностной инструкции указывается перечень документов, получаемых работником для обра­ботки, дальнейшей передачи, и наличие права подписи. Структура инструкции соответ­ствует положению о бухгалтерии и отражает следующие разделы:

1) «Общие положения»;

2) «Функции работника»;

3) «Права и обязанности»;

4) «Взаимодействия с другими работниками бухгалтерии и организации»;

5) «Организация работы»;

6) «Правила оценки результатов работы».

Должностные инструкции составляются главным бухгалтером и утвержда­ются ру­ководителем организации. После ознакомления с инструкцией работник ставит отметку «ознакомлен», дату и подпись. Рекомендуется текст инструкции выдать бухгалтеру, что также фиксируется надписью «инструкция получена на руки», затем ставится дата и подпись.

Принятый на работу главный бухгалтер имеет право изменить должно­стные инструкции в соответствии со своими требованиями. После этого они утверждаются руководителем организации и доводятся до сведения работников бухгалтерии.

В штатном расписании должно быть указано: общее количество работников бухгал­терии, наименование должностей, основные обязанности работников, система оплаты труда и размер заработной платы. В дальнейшем прово­дится аттестация работников бухгалтерии, по результатам которой работник может быть уволен, переведён на другую долж­ность и т.п.

Главный бухгалтер должен обоснованно определить количество работников бухгалтерии и степень их квалификации. Требуемое количество бухгалтеров определяется в зависимости от объёмов обраба­тываемой информации по каждому из объектов учёта. Расчёты количества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых норм времени и норм обслу­живания на работы по бухгалтерскому учёту. В соответствии с расчётным коли­чеством работников бухгал­терии формируется её организационная структура.

Структура бухгалтерии зависит от условий организа­ции и технологии производства, объёма учётной работы и наличия технических средств учёта. В настоящее время сложи­лось три основных типа организации структуры бухгалтерии:

При линейной структуре организации бухгалтерии все её работники подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бух­галтерии характерна для небольших организаций с численностью 7 – 10 чело­век.

При организации бухгалтерии по вертикали создаются промежу­точные звенья управления (отделы, секторы, бюро, группы), возглавляемые старшими бухгал­терами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгал­терам соответствующих отделов, которые опреде­ляют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Вертикаль­ная структура бухгалтерской службы применя­ется в большинстве средних и части крупных организаций.

При применении комбинированного типа организации структуры бухгалте­рии в ней выделяются структурные подразделения (например, по производст­вам), выпол­няющие замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерской службы, кото­рые самостоятельно распо­ряжаются в пределах установленной компетенции. Такая форма организации аппарата бухгалтерии характерна для особо крупных организаций.

При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформ­ляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, ко­торый осуществляет руководство бухгалтерией. В соответствии с выделенными структурными подразделениями распределяются основные функции и должностные обязанности ра­ботников бухгалтерской службы (таблица 3.1).

Для большинства учётных систем в мировой практике характерно наличие двух бухгалтерий: финансовой (общей) и управленческой (аналитической, промышленной).

Финансовой бухгалтерией решаются проблемы взаимоотноше­ний организации с государст­вом, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и другими контрагентами. Организация финансовой бухгалтерии, соответствую­щая национальной учётной сис­теме, в той или иной степени регламентируется го­сударством, а во многих случаях и группой государств в лице межправительст­венных организаций. Работники финансовой бухгалтерии занимаются определе­нием финансового и имущественного положения фирмы, оценкой статей актива и пассива баланса, размеров прибыли, направлениями её использования. Финансо­вая бухгалтерия представляет информацию для опубликования в открытой печати.

Таблица 3.1 Функции и должностные обязанности работников бухгалтерской службы

Организация бухгалтерского учета в бюджетном учреждении (Волчкова М

Дата размещения статьи: 25.06.2015

Бухгалтерский учет - это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (начиная с даты государственной регистрации учреждения и заканчивая датой прекращения деятельности в результате реорганизации или ликвидации). Согласно нормам ст. 6 Закона о бухгалтерском учете <1> бюджетное учреждение, являясь экономическим субъектом, обязано вести бухгалтерский учет в соответствии с данным Законом. В статье автор рассматривает вопросы организации бухгалтерского учета в бюджетном учреждении.

<1> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

При организации бухгалтерского учета в бюджетном учреждении следует руководствоваться следующими документами:

- Законом о бухгалтерском учете;

- Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н);

- Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н).

Общие нормы организации бухгалтерского учета установлены ст. 7 Закона о бухгалтерском учете. Из положений этой статьи следует, что ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

От редакции. О порядке организации хранения и передачи для архивного хранения документов, образующихся в результате деятельности бухгалтерий бюджетных учреждений, читайте в статье А. Гусева "Хранение (сохранность) и передача бухгалтерских документов в архив" на с. 50 нашего журнала.

Возложение обязанностей по ведению бухгалтерского учета на главного бухгалтера

Руководитель бюджетного учреждения, опираясь на нормы ст. 7 Закона о бухгалтерском учете, возлагает обязанности по ведению бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо. По мнению департамента бюджетной методологии Минфина России, изложенному в Письме от 18.12.2013 N 02-06-010-54151, под должностным лицом понимается лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления (по аналогии с толкованием понятия должностного лица в ст. 2.4 КоАП РФ).

Для работников государственного сектора квалификационные требования к главному бухгалтеру и иному должностному лицу, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета, устанавливаются Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37. Из названных квалификационных справочников следует, что в должностные обязанности главного бухгалтера, в частности, входит:

- организация работы по постановке и ведению бухгалтерского учета в целях получения заинтересованными внутренними и внешними пользователями полной и достоверной информации о ее финансово-хозяйственной деятельности и финансовом положении;

- формирование в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетной политики исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации, позволяющей своевременно получать информацию для планирования, анализа, контроля, оценки финансового положения и результатов деятельности организации.

Возложение на главного бухгалтера обязанностей по ведению бухгалтерского учета может осуществляться посредством разработки должностной инструкции, содержащаяся в которой информация должна отвечать квалификационным требованиям. Должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности. При этом она может быть приложением к трудовому договору (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1). Должностная инструкция разрабатывается, как правило, на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках.

При отсутствии в учреждении должностных инструкций, в том числе должностной инструкции главного бухгалтера, возложение на главного бухгалтера обязанности по ведению бухгалтерского учета на время разработки должностных инструкций может быть произведено посредством приказа руководителя.

Разрешение разногласий между руководителем учреждения и главным бухгалтером

Согласно нормам п. 8 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете в случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем учреждения и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета:

1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период. Аналогичная норма содержится в п. 8 Инструкции N 157н.

Передача полномочий по ведению бухгалтерского учета сторонней организации (централизованной бухгалтерии)

Минфин России в своем Письме от 18.12.2013 N 02-06-010-54151 обращает внимание на то, что иногда может возникнуть ситуация, когда в функциях должностного лица одновременно объединяются функции внутреннего и внешнего финансового контроля и функции ведения учета, при этом возникает конфликт интересов. С одной стороны, работник обязан выполнять контрольные функции, с другой - вести бухгалтерский учет - в таком случае ведение контрольной функции невозможно. При возникновении подобной ситуации целесообразно ведение бухгалтерского учета передать сторонней организации.

Возможность ведения бухгалтерского учета сторонней организацией (централизованной бухгалтерией) установлена п. 3 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете, п. 5 Инструкции N 157н. При передаче руководителем учреждения при наличии у него таких полномочий, отраженных в уставе, ведения бухгалтерского учета по договору или соглашению другому учреждению, организации (централизованной бухгалтерии), в том числе на платной основе, заключается соответствующий договор. В нем следует предусмотреть ответственность организации (централизованной бухгалтерии), осуществляющей ведение учета, за невыполнение требований законодательства РФ по ведению бухгалтерского учета, а также неполную и (или) несвоевременную уплату налогов (обязательных сборов, платежей) в бюджеты бюджетной системы РФ, несвоевременный и (или) неправильный расчет вознаграждений работникам учреждения и иные нарушения порядка организации и ведения бухгалтерского учета (Письмо Минфина России от 01.04.2011 N 02-06-10/1205).

Обратите внимание! Согласно положениям законодательства РФ ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, своевременное предоставление учредителю, иным внешним пользователям бухгалтерской отчетности, в том числе органам, осуществляющим контроль в соответствии с законодательством РФ, судам и прокуратуре, полной, достоверной информации о наличии муниципального имущества и обязательств учреждения, а также о результатах его деятельности несет руководитель учреждения независимо от того, осуществляется ведение бухгалтерского учета самим учреждением или передано иному учреждению, организации (централизованной бухгалтерии) (Письмо Минфина России от 01.04.2011 N 02-06-10/1205).

Общие требования к ведению бухгалтерского учета

Общие нормы ведения бухгалтерского учета в бюджетном учреждении установлены п. 3 Инструкции N 157н. Из норм данного пункта следует, что:

- бухгалтерский учет государственного (муниципального) имущества, обязательств, операций, их изменяющих (фактов хозяйственной деятельности), финансовых результатов осуществляется методом двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов субъекта учета;

- бухгалтерский учет ведется методом начисления, согласно которому результаты операций признаются по факту их совершения, независимо от того, когда получены или выплачены денежные средства (или их эквиваленты) при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций;

- бухгалтерский учет ведется непрерывно исходя из предположения, что субъект учета будет осуществлять свою деятельность в обозримом будущем;

- информация в денежном выражении о состоянии активов и обязательств, об операциях, их изменяющих, и финансовых результатах указанных операций (доходах, расходах), отражаемая на соответствующих счетах рабочего плана счетов субъекта учета, должна быть полной, с учетом существенности;

- информация об имуществе, обязательствах и операциях, их изменяющих, а также о результатах исполнения бюджета и (или) хозяйственной деятельности субъекта учета, формируется субъектом учета на соответствующих счетах бухгалтерского учета с обеспечением аналитического учета (аналитики), в объеме показателей, предусмотренных для представления внешним пользователям (опубликования в средствах массовой информации) согласно законодательству РФ;

- данные бухгалтерского учета и сформированная на их основе отчетность учреждений должны быть сопоставимы у государственного (муниципального) учреждения вне зависимости от его типа, в том числе за различные финансовые (отчетные) периоды его деятельности;

- рабочий план счетов субъекта учета, а также требования к структуре аналитического учета, утвержденные в рамках формирования учетной политики субъектом учета, применяются непрерывно и изменяются при условии обеспечения сопоставимости показателей бухгалтерского учета и отчетности за отчетный, текущий и очередной финансовый годы (очередной финансовый год и плановый период);

- в бухгалтерском учете подлежит отражению информация, не содержащая существенных ошибок и искажений, позволяющая ее пользователям положиться на нее, как на правдивую. В целях применения Инструкции N 157н существенной информацией признается информация, пропуск или искажение которой может повлиять на экономическое решение учредителей учреждения (пользователей информации), принятое на основании данных бухгалтерского учета и (или) бухгалтерской отчетности субъекта учета;

- имущество, являющееся собственностью учредителя государственного (муниципального) учреждения, учитывается учреждением обособленно от иного имущества, находящегося у данного учреждения в пользовании (управлении, на хранении);

- обязательства, по которым учреждение отвечает имуществом, находящимся у него на праве оперативного управления, а также указанное имущество учитываются в бухгалтерском учете учреждений обособленно от иных объектов учета.

Для выполнения общих требований к ведению бухгалтерского учета, установленных п. 3 Инструкции N 157н, лицу, ответственному за ведение бухгалтерского учета, следует выполнить ряд мероприятий:

1. Разработать учетную политику. Она формируется исходя из особенностей структуры учреждения, его отраслевых и иных особенностей деятельности и выполняемых им в соответствии с законодательством РФ полномочий (п. 6 Инструкции N 157н). В состав учетной политики включаются:

а) рабочий план счетов бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, содержащий применяемые счета бухгалтерского учета для ведения синтетического и аналитического учета;

б) методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;

в) порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;

г) правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в бухгалтерском учете;

д) формы первичных (сводных) учетных документов, применяемых для отражения фактов хозяйственной жизни, по которым законодательством РФ не установлены обязательные для их отражения формы документов. При этом утвержденные субъектом учета формы документов должны содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные указанной Инструкцией;

е) порядок организации и обеспечения (осуществления) субъектом учета внутреннего финансового контроля;

ж) иные решения, необходимые для организации и ведения бухгалтерского учета.

2. Составить план (график) документооборота. Пример графика документооборота приведем ниже.

<*> В случае получения неправильно оформленных документов сотруднику бухгалтерии предоставляются копии полученных документов в сроки, установленные графиком документооборота.

3. Составить план проведения инвентаризации. В плане инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. План инвентаризации составляют с учетом того, чтобы проверка наличия ценностей не влияла на нормальную работу организации. Сроки проведения внеплановых инвентаризаций не должны быть известны материально ответственным лицам. Принять участие (утвердить) состав инвентаризационных комиссий по видам инвентаризуемого имущества.

4. Разработать (проверить наличие) должностных инструкций всех работников финансово-экономического отдела (бухгалтерии).

5. Разработать план мероприятий внутреннего контроля финансово-экономической службы учреждения и контролировать этапы выполнения плана.

6. Разработать (утвердить) порядок определения себестоимости выпускаемой продукции, оказываемых услуг, выполняемых работ в рамках приносящей доход деятельности, в том числе порядок распределения накладных расходов по видам продукции, работ, услуг.

В заключение отметим, что учреждение при ведении бухгалтерского учета обеспечивает формирование полной и достоверной информации:

- о наличии государственного (муниципального) имущества, его использовании;

- о принятых учреждением обязательствах;

- о полученных учреждением финансовых результатах;

- о формировании бухгалтерской отчетности, необходимой внутренним пользователям.

Следует заметить, что ст. 15.11 КоАП РФ устанавливает административную ответственность за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. Из норм данной статьи следует, что грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

- занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;

- искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Статьей 15.11 КоАП РФ установлены случаи, когда должностные лица освобождаются от административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные данной статьей. Так, если учреждение представит уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатит на основании такой налоговой декларации (расчета) неуплаченные суммы налогов и сборов, а также соответствующие пени с соблюдением условий, предусмотренных п. п. 3, 4 и 6 ст. 81 НК РФ, то административная ответственность за грубое нарушение ведения правил бухгалтерского учета к нему не применяется. При исправлении ошибок в формах бухгалтерской отчетности до их утверждения в установленном законодательством РФ порядке учреждение также не привлекается к административной ответственности.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту: