Скачать Номенклатура дел

Сообщите, пожалуйста, автору сайта. если Вы обнаружили ошибочную ссылку или документ скачивается с ошибкой

Составление индивидуальной номенклатуры дел - трудоемкая кропотливая работа, требующая постоянной корректировки, изучения и применения нормативных документов. Наличие номенклатуры дел учреждения не усложняет его работу, а наоборот, упорядочивает ведение делопроизводства, исключает путаницу в делах, неучтенные дела, разные версии отчетов, дублирование документов и пр. При составлении индивидуальной номенклатуры дел, происходит количественная и качественная оценка дел, ведущих каждым специалистом учреждения.

Индивидуальная номенклатура дел упрощает работу проверяющих и проверяемых – это важный момент при прохождении процедуры лицензирования и аккредитации общеобразовательного учреждения.

Номенклатура дел (далее - НД) – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

— систематизация и закрепление индексов дел;

— распределение исполненных документов в дела;

— ускоренный поиск документов в деле;

— установление сроков хранения дел;

— для учета ведения дел сотрудниками учреждения.

Виды НД. типовая, примерная, индивидуальная (составляется для конкретного учреждения с учетом специфики его работы).

НД составляется в конце календарного года и корректируется с учетом ежегодной ревизии дел. НД утверждается и вводится в действие приказом директора школы с 01 января нового календарного года ‹Приложение1›. Номенклатура дел является обязательной для исполнения всеми сотрудниками учреждения.

Индивидуальная номенклатура дел Муниципального общеобразовательного бюджетного учреждения средней общеобразовательной школы № 3 р.п. Октябрьский представлена в ‹Приложение2›.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Под “делом” понимают группу документов, систематизированную по определенному признаку, а также книгу учета, журнал.

Срок хранения дела

Срок хранения дела определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003) (Делопроизводители этот документ называют – “Перечень Козлова”) ‹Приложение3›.

Работа с “Перечнем Козлова” заключается в следующем:

— по указателю вида документов определяются номера статей перечня;

— затем по номеру статьи из перечня, состоящего из 12 разделов, определяется срок хранения документов;

— срок хранения документа с указанием статьи вносится в номенклатуру дел.

1. Законы, постановления, инструктивные письма (вышестоящих региональных, федеральных организаций);
2. Устав, локальные акты (положения) учреждения;
3. Коллективный договор;
4. Лицензия, свидетельство о регистрации, об аккредитации, о постановке на учет в налоговом органе и др.;
5. Приказы, распоряжения (вышестоящей районной организации);
6. Приказы, распоряжения учреждения;
7. Протоколы учреждения;
8. Штатное расписание;
9. Должностные инструкции;
10. Планы;
11. Отчёты, сведения;
12. Договоры;
13. Акты;
14. Списки;
15. Документы;
16. Переписка;
17. Журналы, книги.

В номенклатуру дел вносятся дела, имеющие заголовки и обозначенные индексами дела 01 – 01, 01 – 02, 01 – 03. 02 – 01, 02 – 02, 02 – 03 и т.д.

Первые две цифры обозначают, индекс раздела номенклатуры дел учреждения, вторые две цифры – порядковый номер дела, которое заведено в данном разделе.

Номенклатурой дел МОБУ СОШ № 3 р.п. Октябрьский предусмотрены следующие разделы: 01 - организация управления, 02 – канцелярия, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – кадры, 05 – безопасность жизнедеятельности, обеспечение безопасности образовательного процесса и условий труда, 06 – библиотека, 07 – социально-психологическая служба, 08 – медицинская часть, 09 – финансово-хозяйственная деятельность.

Заголовок дела составляется по следующим признакам:

номинальный признак (приказы по личному составу, приказы по основной деятельности, должностные инструкции работников и др.);

предметно-вопросный признак (переписка с МКУ “Отдел образования администрации Чунского района” и др.);

корреспондирующий признак (входящая, исходящая корреспонденция);

авторский признак (указание автора);

хронологический признак (отчет школы за /12 учебный год);

географический признак (переписка со школами со школами Чунского района).

В заголовке дела не используются:

— Термины “разное”, “общая переписка”, “черновики”, “документация” и др.;

— Одно слово “списки”, “акты”, “отчеты”, “справки” (необходимо уточнение – “списки многодетных и малообеспеченных семей”; “акты по приемке готовности школы к учебному году”; “отчеты по движению обучающихся” и пр.).

Если в дело помещена копия документа, то на копии документа указывается слово “копия”, подлинник в деле № 02-15.

Этикеткадела должна соответствовать заголовку дела в номенклатуре дел учреждения, что облегчает учет дел. Примеры этикеток представлены в ‹Приложение4›.

Экспертиза ценности документов определяется экспертной комиссией, которая создается на основании школьного положения об экспертной комиссии и приказа директора школы.

Список используемой литературы

1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003);

2. Письмо Министерства образования Российской Федерации “Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях” от 20.12.2000 № 03-51/64;

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.);

4. Рабочая книга школьного администратора. Делопроизводство в школе. Выпуск 3. Издательство “Аркти”, Москва: 2008 г.

5. Фильшина И.В. Конспект устной лекции “Формирование номенклатуры дел ОУ”. ОГАОУ ДПО “Институт развития образования Иркутской области”, г.

Архивное делопроизводство на предприятии подразумевает ведение номенклатуры дел, которая ежегодно уточняется и согласовывается с ключевыми фигурами компании.

Номенклатура дел организации представляет собой утвержденный перечень подшиваемых документов, которые должны храниться на предприятии. Ее составление регламентируется нормами инструкций и правил, утвержденных на государственном уровне. Благодаря созданию такого перечня появляется возможность систематизации всех имеющихся документов бухгалтерии и отдела кадров, а также других подразделений путем присвоения отдельным категориям индексов в соответствии с уровнем их ценности.

Номенклатура может быть примерной, типовой и индивидуальной. Образец типового бланка есть в соответствующих нормативных актах, он подходит для однотипных предприятий.

Примерной номенклатурой вводится рекомендованный перечень дел, который при необходимости может быть видоизменен. Это хороший вариант для учреждений с несколькими подведомственными отделами, так как он позволяет учитывать все нюансы их работы. Так, номенклатура дел образовательного учреждения должна быть строго регламентированной, но в то же время документация каждой школы носит специфичный характер. В данном случае есть смысл ввести в перечень дел такие категории, как личные дела учеников, информацию о классных журналах или итогах педсоветов.

Целью индивидуальной номенклатуры является отображение ключевых моментов уставных и учредительных документов с учетом стратегических планов и опыта прошлых периодов.

В первой ячейке бланка проставляется порядковый номер дела, который состоит из цифровых обозначений подразделения и заголовка.

Вторая графа – заголовок, который должен быть емким и четко отражать суть документов. Допускается указание адресата, типа документации, временных периодов и количества копий.

Располагаются дела в описи, исходя из их степени важности. Первыми идут документы, содержащие распоряжения от вышестоящих органов, вторыми – приказы руководителей на местах, далее – бухгалтерская, отчетная и плановая документация, переписка в алфавитном порядке.

В третьей ячейке указывается количество томов, в четвертой – сроки хранения. Пятая графа содержит особые примечания.

Бланк номенклатуры должен быть подписан руководителем архива и службы, отвечающей за делопроизводство, представителем экспертной комиссии. Последней проставляется подпись директора организации.

Бланк номенклатуры дел: nomenklatura-del-organizacii.doc [87,4 Kb] (cкачиваний: 3095)

Бланк итоговой записи: itogovaya-zapis-k-nomenklature.doc [32,65 Kb] (cкачиваний: 1189)

Образец для образовательного учреждения (школы): nomenklatura-del-v-shkole.doc [155,5 Kb] (cкачиваний: 1692)

Тема 8. Номенклатура дел. Подготовка документов для архивного хранения

Документооборот организации заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизации документов и, следовательно, содержащейся в них информации - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, предоставить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения. Обеспечение установленного порядка хранения документом в делопроизводстве - гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Согласно ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.

Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Номенклатура дел организации составляется по форме, опреде­ленной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатуры дел структурных подразделений и утверждается руководите­лем организации.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме от­ражать основное содержание и состав документов дела. Не допус­кается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные ма­териалы», «Общая переписка» и т.д.

Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия ви­да дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структур­ного подразделения и краткого содержания документов дела.

Дела формируются в организации децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают ру­ководители структурных подразделений. Контроль за правильно­стью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формиро­вании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответст­вии с заголовком дела по номенклатуре дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, опреде­ляет исполнитель. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдель­ное дело. Протоколы располагаются в хронологическом порядке по но­мерам. Обращения граждан по вопросам работы организации и все до­кументы по их рассмотрению формируются отдельно от обраще­ний граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: доку­мент-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При во­зобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Деятельность по отбору документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению. Деятельность по отбору документов на государственное хранение и установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов.

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы документационного обеспечения управления, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива, и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом.

Экспертиза ценности документа, оформление дел, состав­ление описей дел, оперативное хранение документов и дел, пере­дача дел на архивное хранение осуществляются согласно прави­лам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.

1. Дайте определение номенклатуры дел. Что такое сводная номенклатура дел, как она составляется? Как вы понимаете индексацию дел? Кто составляет номенклатуру дел, кем она утверждается?

2. Как формируются документы в дела? Каков порядок оформления дела?

3. Составьте опись дела. Объясните необходимость заверительной надписи.

4. Дайте понятие примерной и типовой номенклатуры дел.

5. Расскажите о существующих критериях экспертизы ценности документов. Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.

6. Составьте формуляр-образец сводной номенклатуры, номенклатуры структурного подразделения.

1. Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российс­кой Федерации и Положения о Государственной архивной службе России».

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. № 191 «О порядке ведомственного хранения доку­ментов и организация их в делопроизводстве».

3. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 N 1562 «Об утверждении Положения о Феде­ральной архивной службе России»

4. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19.

5. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управ­ления): Учебное пособие. - 2-е изд. испр. и доп. - М. ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. - 328 с.

6. Пшенко А. В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учебное пособие. - М. Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994. - 85 с.

Сколько вам потребуется времени, чтобы найти, допустим, приказ о приеме на работу сотрудника, принятого три года назад? Минут 5, 10, 15? А скажем, приказ о направлении работника в командировку в феврале прошлого года? И помните ли вы, в какой папке хранятся трудовые договоры?

Документы кадровой службы содержат персональные данные работников, поэтому имеют особое значение и беспорядка не терпят. Причем разложены «по полочкам» они должны быть и в прямом, и в переносном смысле. Не каждый специалист может найти любой документ «с закрытыми глазами». Согласитесь, ситуация, когда поиск нужного приказа, акта, докладной записки занимает минимум времени, - высший пилотаж работы кадровика. О том, как этого достичь, т. е. рационально организовать систему кадровых документов, мы сегодня и поговорим.

Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, содержат персональные данные работников и имеют особое значение. Например, такие документы подтверждают трудовой стаж со всеми его особенностями, включая вредные, тяжелые или опасные условия труда. Учитывая большую ценность содержащихся в них сведений, кадровые документы должны храниться в определенных условиях, обеспечивающих их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. При этом документы хранятся в соответствии с определенной системой, сформированные в дела.

Значительная часть кадровых документов имеет длительные сроки хранения и в случае, например, ликвидации организации подлежит передаче на хранение в архив. К кадровым документам периодически приходится обращаться для наведения справок социально-правового характера. Следовательно, документы по личному составу должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться в текущей работе, а при передаче на архивное хранение не приходилось проводить серьезную работу по их упорядочению.

Все документы, созданные кадровой службой, либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся в течение краткого срока и затем выделяются к уничтожению. Документы отбираются на длительное хранение или выделяются к уничтожению в результате экспертизы их ценности.

В делопроизводстве организации экспертиза ценности документов проводится:

• при составлении номенклатуры дел;

• в процессе формирования дел;

• при подготовке дел к передаче в архив.

Потребность в удобном и быстром поиске кадровых документов прошлых лет обуславливает необходимость распределения их по определенным группам. Их называют первичными комплексами, или делами.

Для правильного формирования документов в дела в каждой компании должен быть разрабатан специальный документ - номенклатура дел. В ней определяется состав дел, формируемых в подразделениях организации, и устанавливаются сроки их хранения.

В компании, насчитывающей чуть более 20 человек, кадровых документов создается мало. Текучести практически нет - семейный бизнес. Да и распорядительные документы издаются только в крайнем случае. Функции кадровика выполняет помощник директора. У него же в папках хранятся документы по кадрам. Есть ли смысл создавать номенклатуру дел по личному составу? Как хранить дела, если в организации не создан архив и не утверждена номенклатура дел?

Статья 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» предусматривает право (но не обязанность) организаций и граждан создавать архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности. Однако ст. 17 этого же Федерального закона говорит, что организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных нормативными правовыми актами. Обеспечить же сохранность документов по личному составу без организации их оперативного и архивного хранения невозможно.

Для последующего хранения и использования документов в справочных целях в первую очередь необходимо их систематизировать. В дела документы формируются в соответствии с номенклатурой. Если такой документ в организации еще не утвержден, его следует издать.

23 декабря 2016 года

Комментариев пока нет!