Журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений

При оформлении нового сотрудника формируется его личное дело. А начало трудовых отношений закрепляется подписями в трудовом договоре. Если требуется изменить какие-то условия договора, оформляется допсоглашение к нему. И допсоглашение, и договор должны храниться 75 лет, но перед тем, как отправить личное дело в архив, эти документы должны храниться в кадровых делах. Чтобы быстро найти, в какой папке находится тот или иной документ, незаменимым помощником будет журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Ни одним нормативным актом не вменяется организациям обязанность ведения журналов регистрации документов. Одним лишь исключением является книга учёта трудовых книжек.

Но по общим правилам делопроизводства заводить журналы нужно, ведь регистрировать надо все документы, носящие справочный характер. Да и в перечне ФТС есть журнал регистрации, то есть в номенклатуру их вносить всё же нужно.

Кроме этого, журнал регистрации – вещь полезная и для самого кадровика.

По требованию ФТС документы, касающиеся трудоустройства, к коим относятся и договора, и допсоглашения к ним, хранить нужно не меньше 75 лет. После увольнения сотрудника его личное дело передаётся либо в архив фирмы, либо в архив города. И передача должна производиться строго по описи.

Вот тут-то и пригодится журнал – его можно использовать в качестве описи. Иначе придётся расшивать всё дело и переписывать все документы из дела вручную.

Ещё один плюс. по инструкции делопроизводители (а к ним относятся и кадровики) должны вкладывать в папку с делом не больше 250 листов. Если считать постранично, то договоров, состоящих из 2 листов в среднем, в деле помещается всего 125. И это не считая приложений и допсоглашений. Очевидно, что одной папкой тут не обойдёшься.

А если затребуют, например, проверяющие или инспекторы пенсионного фонда копию договора на работника, работающего у вас уже лет 5? По дате на деле можно найти саму папку, ну, а договор отыщется с помощью журнала.

Во-первых, его нужно обязательно внести в номенклатуру, если ещё не внесли. Бланк журнала можно либо в магазине или типографии купить, либо сделать самостоятельно, что дешевле. Если хотите сами распечатать, вот вам инструкция.

Титульную страницу можно оформить по образцу ( скачать образец ). На странице обязательно должно быть указано название фирмы, заголовок, срок хранения, дата заведения и окончания журнала. Окончание вы, естественно, впишете вручную.

Далее нужно распечатать таблицу. Сколько страниц вам нужно – сами решайте, всё зависит от того, из скольких страниц состоит проект трудового договора. Если двухстраничных документов в папку помещается 125, то примерно столько строчек будет и в журнале.

Таблица будет состоять из шести столбцов:

Так как допсоглашение – это часть договора, то и хранить их следует вместе. Поэтому в столбце с примечанием вы вписываете, что приложено допсоглашение, которое и подколете к договору .

Нюанс. если договоры у вас под номерами, нужно добавить столбик и для этого реквизита.

После того, как распечатаете страницы, пронумеруйте их и прошейте. Прошивку нужно закрепить печатью, подписать, написать, сколько листов прошнуровано .

Есть множество кадровых программ, в которых есть функция регистрации трудовых договоров. Применять её можно, но помните, что все программы в вашем компьютере должны быть легальными по закону о защите персональных данных .

Оптимально, если вместе с электронным журналом вы будете вести и рукописный. ведь от сбоя системы никто не застрахован. Да и если возникнут расхождения, то предпочтение всегда отдаётся бумажному варианту.

Преимущества электронного журнала такие:

• быстро можно найти любой договор;
• облегчение работы;
• возможность распечатать журнал в любой момент и прикрепить его к закрытому делу;
• можно работать и в Ворде, и в табличном редакторе;
• быстро можно сформировать выписку.

Ещё одно удобство – программа самостоятельно присваивает номера к договорам. поэтому перед оформлением нового сотрудника не нужно искать последний регистрационный номер.

Не обязательно с нового года заводить новый журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. можно продолжать его до закрытия дела.

Когда один том заполнится, к другому тому нужно заводить свой журнал, тогда нумерация начнётся сначала.

Если в журнале обнаружится ошибка, его нужно досрочно закрывать и заводить новый. ведь исправления и приписки в регистрирующих документах недопустимы.

Как расчертить журналы регистрации приказов, договоров и входящих документов - Энциклопедия начинающего предпринимателя

13:00, 08 октября 2013 1 11 130

Давайте разберемся, какие графы целесообразно включать в различные журналы регистрации, чем отличаются регистрационные формы приказов, договоров и входящих документов.

В этом журнале регистрируются не только договоры, но и доп. соглашения к ним. Графы, которые целесообразно включить:

• Номер договора или соглашения
• Дата регистрации
• Фамилия, имя, отчество работника
• Структурное подразделение
• Должность
• Срок договора
• Сведения об изменениях (краткое содержание соглашения о вносимых изменениях в трудовой договор)
• Расписка работника в получении договора (соглашения).
• Примечание

В бланочных магазинах данные журналы регистрации продаются уже готовыми. Но в них отсутствует графа «Срок договора». Если в вашей компании принято заключать срочные трудовые договоры, то такая графа будет очень кстати, т.к. позволит отслеживать сроки окончания договора и вовремя готовить уведомления работникам.

Графа «расписка работника в получении » является обязательной, так как Трудовой кодекс требует письменного подтверждения того, что работник получил договор на руки.

Графа «Структурное подразделение» не является обязательной, если в вашей фирме нет деления на структурные подразделения.

Кроме того, можно еще включить графу «вид работы », в которой отмечать, на каких условиях принят работник: по совместительству или нет.

В прошлой статье мы уже писали, что таких журналов должно быть два, но наименование и количество граф у них может быть одинаковое:

• Регистрационный номер
• Дата регистрации
• Краткое содержание приказа
• Примечание

Если этого описания Вам недостаточно, то можно включить и другие графы с информацией о работниках или структурных подразделениях, в отношении которых приказ издан.

Если исполнителей приказа несколько, то можно добавить графу «исполнитель» .

Но, как правило, в маленьких организациях приказов немного, поэтому очень подробное описание в регистрационном журнале не требуется.

Мы уже говорили, что в этом журнале можно регистрировать и заявления работников, и служебные записки. Какие же графы необходимы в этом журнале?

• Регистрационный номер (входящий)
• Дата поступления документа
• Название документа, его реквизиты
• Отправитель
• Краткое содержание документа
• Примечание

Можно добавить еще графу, фиксирующую, кому был направлен документ на рассмотрение или согласование. Очень полезна графа, в которой записывается результат исполнения документа (издан приказ, отправлен ответ, создана комиссия, отказано в просьбе и т.п.).

Законодательство России позволяет работодателю самостоятельно разработать для себя порядок регистрации приказов, заявлений и другой кадровой документации. И лучше этим воспользоваться, описав все правила в каком-либо локальном акте.

В этом акте вы можете не только выделить массив документов, которые не подлежат регистрации в журналах, но и закрепить автоматическое присвоение номеров приказам, которые формируются в программе 1С. Хотя, на мой взгляд, эта программа совсем не подходит для регистрации приказов по личному составу. Ведь она не делит их на две категории и не присваивает приказам индексы.

Анна Славинская, эксперт по кадровому делопроизводству. Личный сайт www.slavianna.ru с бесплатными материалами и обратной связью. Почта: expert-annaS@yandex.ru.

Аня, хочу уточнить: журналов регистрации приказов по личному составу два. А в названии они как-то должны еще отличаться? В один мы пишем приказы на прием, увольнение (храним 75лет), в другом — отпуска (храним 5лет).
Второй вопрос: а как вносят исправления в этих журналах (описка, ошибка в дате и т.д.)?
3. Хочется увидеть статью об уничтожении документов (в Ип 2-5 человек, не хочется масштабных процедур…)
4. Куда в дальнейшем сдавать документы на хранение (при хранении их 75лет)?
Спасибо

1. Названия не отличаются. Отличия будут в сроке хранения и номере дела по номенклатуре дел. Эти данные тоже записываются на обложке.
2. Как делать исправления нет специальных указаний. Выберите любой способ:
— зачеркнуть неправильную запись, рядом написать правильную, сделать пометку «исправленному верить» и подпись.
— После неправильной записи написать «запись №. считать недействительной», следом сделать правильную запись.
3-4. Статью об архивном хранении подготовлю в декабре, не пропустите.

Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним, форма и образец заполнения

Для подтверждения факта создания, получения или отправления различных документов необходима их регистрация.

Внутренние документы организации фиксируются в день их подписания или утверждения в отдельном от входящих и исходящих документов журнале.

Организация сама определяет форму журнала регистрации, расположение реквизитов, так как нет установленных законом форм и правил. Поэтому журнал регистрации трудовых договоров может содержать следующие графы:

• Регистрационный номер договора,
• ФИО работника и его должность,
• Структурное подразделение (отдел), куда принят сотрудник,
• Дата регистрации,
• Примечания и т.п.

Срок хранения журнала учета регистрации трудовых договоров – 75 лет.

Файлы для скачивания

© taav.ru, 2012 - Бланки, формы, образцы и шаблоны документов
При использовании материалов с сайта ссылка на источник обязательна.

Дизайн от студии Galaktika

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Хотите оформлять пенсию, пришло время? Весь список необходимых вам документов вы найдете здесь .

О повышении пенсионного возраста и связанных с этим изменениях в выплатах читайте в этой статье. У нас — самая подробная информация!

Листы в журнале нужно пронумеровать (вручную или датером). Сам журнал необходимо прошить, скрепить пломбиром, в котором указать:

• количество листов;
• должность и ФИО исполнителя.

На пломбире нужно расписаться кадровику и подпись скрепить печатью.

Не нужно распечатывать много листов таблицы, к учёту можно принять: сколько документов поместится в деле, столько строчек и должно быть в журнале (максимум 250).

Если договоры у вас под номерами, в таблицу нужно внести столбец «№ договора».

Существуют компьютерные кадровые программы с функцией формирования электронного журнала регистрации. Вместе с электронным журналом нужно вести и бумажный по таким причинам:

• от сбоя системы никто не застрахован;
• при расхождении сведений в электронном и рукописном журналах предпочтение отдаётся информации, содержащейся в бумажном варианте.

Если в журнале обнаружится ошибка, он закрывается вместе с делом.

Хранится журнал 75 лет.