Должностная инструкция по ведению электронного журнала

«СОГЛАСОВАНО»
Председатель профкома школы
__________________ Л.А. Еремина
«20» июня 2012 года

«УТВЕРЖДАЮ»
Директор МБОУ «Кокинская основная общеобразовательная школа»
____________________ Н.И. Воробьев
«20» июня 2012 года

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СИСТЕМНОГО АДМИНИСТРАТОРА ШКОЛЫ
ПО ВЕДЕНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО ЖУРНАЛА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Системный администратор школы назначается и освобождается от должности директором школы. На период отпуска и временной нетрудоспособности системного администратора его обязанности могут быть возложены на заместителя директора по УВР или учителей из числа более опытных педагогов. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа директора школы, изданного с соблюдением требованием законодательства о труде.
Системный администратор школы непосредственно подчиняется директору школы.
Системный администратор школы должен знать:
? постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающихся эксплуатации и электронной вычислительной техники;
? технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы оборудования, правила его технической эксплуатации; Системы организации комплексной защиты информации, способы предупреждения несанкционированного доступа к информации;
? порядок оформления документации;
? правила внутреннего трудового распорядка; законодательство о труде и охране труда РФ, о персональных данных, об информации, информационных технологиях и о защите информации;
? правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной и антитеррористической защиты.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Системный администратор при работе с электронным журналом и электронными дневниками выполняет следующие должностные обязанности:
? системный администратор отвечает и обеспечивает ввод информации в Систему;
? Ведет списки сотрудников, учащихся школы, родителей (лиц, их заменяющих) и поддерживает их в актуальном состоянии на основании приказов;
? Составляет общее расписание уроков класса на учебный период (без учета замены учителей по болезни;
? Создает отчет по активности пользователей при работе с Электронным журналом один раз в месяц;
? Осуществляет начало нового учебного года и закрытие учебного года, электронный перевод учащихся из класса в класс по приказу директора;
? Осуществляет информирование учителей, классных руководителей, обучение по работе с Системой, а также оказывает консультативную помощь в случае возникновения неполадок в работе электронного журнала;
? Осуществляет резервное копирование базы ЭЖ\ЭД на внешние носители информации не реже 1 раза месяц.

3. Права
Системный администратор имеет право:
? получать от администрации школы, учителей, классных руководителей информацию, необходимую для осуществления своей деятельности;
? знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей;
? представлять на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями;
? требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

Системный администратор несет ответственность за:
? за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
? за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
? за причинение материального ущерба института — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Инструкция разработана зам.директора по УВР: Е.В.Назаркина

«СОГЛАСОВАНО»
Председатель профкома школы
__________________ Л.А. Еремина
«20» июня 2012 года «УТВЕРЖДАЮ»
Директор МБОУ «Кокинская основная общеобразовательная школа»
____________________ Н.И. Воробьев
«20» июня 2012 года

ДОПОЛНЕНИЯ
К ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО УВР
(приказ по школе №11 § 6 от 20 июня 2012года)

4. Должностные обязанности:
Заместитель директора по УВР при работе с электронным журналом и электронными дневниками выполняет следующие должностные обязанности:
4.15. Заместитель директора школы осуществляют периодический контроль (1 раз в месяц) над ведением электронных журналов и электронных дневников.
4.16. Ежемесячно и по окончании учебного периода зам. директора составляет отчеты по работе учителей и классных руководителей с электронными журналами и дневниками, проверяет отчеты по успеваемости и качеству ЗУН.
4.17.По результатам проведенной работы зам. директора составляет справку ВШК.
4.18. Все печатные формы отчета зам. директора по УВР формирует в «Папку ВШК по электронному журналу».
4.19. По окончании каждого учебного года распечатывает журналы на бумажном носителе, прошнуровывает, опечатывает, подписывает и хранит в архивах в порядке, утвержденном органами управления образованием для журналов образовательных учреждений.

Составил директор школы: Н.И. Воробьев

«СОГЛАСОВАНО»
Председатель профкома школы
__________________ Л.А. Еремина
«20» июня 2012 года «УТВЕРЖДАЮ»
Директор МБОУ «Кокинская основная общеобразовательная школа»
____________________ Н.И. Воробьев
«20» июня 2012 года

ДОПОЛНЕНИЯ
К ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ КЛАССНОГО РУКОВОДИТЕЛЯ
(приказ по школе №11 § 6 от 20 июня 2012года)
3. Должностные обязанности:
Классный руководитель при работе с электронным журналом и электронными дневниками выполняет следующие должностные обязанности:
3.11. Заполняет анкетные данные об учениках и их родителях. Регулярно, не реже одного раза в месяц, проверяет изменение фактических данных и при наличии таких изменений вносит соответствующие поправки.
3.12. Еженедельно отслеживает заполнение электронного журнала и электронных дневников учащихся класса учителями-предметниками и по необходимости (при возникновении неуспешной ситуации) информировать родителей о состоянии успеваемости и посещаемости их детей через отчеты, сформированные на основе данных электронного журнала.
3.13. Не реже одного раза в неделю просматривает информацию о посещении родителями (лицами, их заменяющими) учащихся электронного журнала и электронных дневников, с целью своевременного информирования родителей по вопросам успеваемости и посещаемости их детей.
3.14. В случае болезни учителя-предметника заполняет электронный журнал в установленном порядке.
3.15. Знакомит родителей с Положением по электронному журналу и электронному дневнику и обязанностями учителей-предметников.
3.16. Знакомит с возможными рисками при работе с электронным журналом и электронным дневником.

Составила зам.директора по УВР: Е.В.Назаркина

«СОГЛАСОВАНО»
Председатель профкома школы
__________________ Л.А. Еремина
«20» июня 2012 года «УТВЕРЖДАЮ»
Директор МБОУ «Кокинская основная общеобразовательная школа»
____________________ Н.И. Воробьев
«20» июня 2012 года

ДОПОЛНЕНИЯ
К ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ УЧИТЕЛЯ
(приказ по школе №11 § 6 от 20 июня 2012года)

4. Должностные обязанности:
Учитель при работе с электронным журналом и электронными дневниками выполняет следующие должностные обзанности:
4.12. Электронный журнал и электронные дневники заполняются учителем в день проведения урока. В случае отсутствия технической возможности заполнения журнала (по независящим от учителя причинам) допускается 3-х дневный срок выставления оценки по предмету
4.13. Учитель обязан систематически проверять и оценивать знания учащихся, а также отмечать посещаемость в электронном журнале и электронных дневниках.
4.14. В случае длительной болезни учителя оценки, полученные учащимися, передаются классному руководителю для выставления их в электронный журнал и электронные дневники.
4.15. На странице домашних заданий учитель размещает информацию после каждого урока.
4.16. При технической невозможности выставления оценок и записи домашних заданий ставит в известность классного руководителя или системного администратора школы.

Составила зам.директора по УВР: Е.В.Назаркина

«СОГЛАСОВАНО»
Председатель профкома школы
__________________ Л.А. Еремина
«20» июня 2012 года «УТВЕРЖДАЮ»
Директор МБОУ «Кокинская основная общеобразовательная школа»
____________________ Н.И. Воробьев
«20» июня 2012 года

ДОПОЛНЕНИЯ
К ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ УЧИТЕЛЯ НАЧАЛЬНЫХ КЛАССОВ
(приказ по школе №11 § 6 от 20 июня 2012года)

4. Должностные обязанности:
Учитель при работе с электронным журналом и электронными дневниками выполняет следующие должностные обзанности:
4.26. Электронный журнал и электронные дневники заполняются учителем в день проведения урока. В случае отсутствия технической возможности заполнения журнала (по независящим от учителя причинам) допускается 3-х дневный срок выставления оценки по предмету
4.27. Учитель обязан систематически проверять и оценивать знания учащихся, а также отмечать посещаемость в электронном журнале и электронных дневниках.
4.28. В случае длительной болезни учителя оценки, полученные учащимися, передаются классному руководителю для выставления их в электронный журнал и электронные дневники.
4.29. На странице домашних заданий учитель размещает информацию после каждого урока.
4.30. При технической невозможности выставления оценок и записи домашних заданий ставит в известность классного руководителя или системного администратора школы.

Составила зам.директора по УВР: Е.В.Назаркина

Журнал по должностным инструкциям

Должностные инструкции для сотрудников компании - большая и больная тема. С одной стороны - всеми подчеркивается их нужность и полезность. С другой - очень часто должностные инструкции остаются странной прихотью главного начальника, и, в нелегких трудах составленные, они оседают в недрах каких-то канцелярий и бухгалтерий, неспешно покрываясь пылью времен. Зачем же нужны должностные инструкции и как они «работают»?

Вопрос столь же простой, сколько и сложный. Ответ первый - должностные инструкции вовсе не нужны. Действительно, ДИ являются обязательным документом для государственных организаций, а в коммерческих компаниях введение должностных инструкций - свободная воля руководителя. Можно и не заводить, никто не заставляет.

Ответ второй - без правильных и грамотно составленных ДИ просто невозможно эффективное управление персоналом, причем, вне зависимости от размеров организации. Разберем этот пункт подробнее.

Бизнес «на коленке» вполне обходится устными указаниями «ты, это, делай тут вот это! Приду - проверю.» Но и в более продвинутых компаниях описание должностных обязанностей работника все же часто исчерпывается названием его должности. Дизайнер - значит, рисует, чего скажут. Программист - программирует. Дворник - метет. Однако, далеко не всегда такой подход является достаточным. И появляется большое количество конфликтов, связанных с тем, что работодатель расходится с работником в определении обязанностей последнего. В самом деле, должен ли дизайнер-верстальщик печатного издания, за те же деньги разрабатывать дизайн интернет-сайта своей газеты? Или, скажем, должен ли менеджер по продажам проводить маркетинговое исследование емкости рынка закрепленного за ним региона? Как говорится, возможны варианты. Ограничить количество подобных «вариантов» и призваны должностные инструкции.

Однако, это далеко не все. Основной смысл должностных инструкций - в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть, должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем как, например, адаптация и мотивация персонала.

Первая задача ДИ - облегчение адаптации нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет - процесс адаптации пойдет значительно легче! Гораздо меньше будет и опасливой пассивности и ненужной инициативы.

Задача номер два - установление сферы ответственности и компетентности. Должностные инструкции могут (и должны!) включать в себя «пошаговое» описание обязанностей сотрудника. Т.е. описывать практически каждый участок его работы (Менеджер по активным продажам - осуществляет первичный телефонный поиск клиентов;. проводит переговоры и презентации с потенциальными клиентами;. контролирует наличие товара на складе;. отслеживает прохождение платежей; и т.д.) Причем, чем более детально будут описаны все ключевые обязаности сотрудника, тем меньше будет «белых пятен» в представлениях о том, что входит и что не входит в его обязанности.

Это играет важную роль, во-первых, на этапе подбора нового сотрудника, когда ДИ дает ему возможность заранее точно узнать, что от него потребуется и принять более взвешенное и ответственное решение. Кроме того и специалист по подбору, ознакомившись с инструкцией сможет организовать работу с кандидатами более эффективно. Во-вторых, «пошаговое» описание должностных обязанностей дает большие возможности как контроля за работой сотрудника, так и его собственного самоконтроля. В случае каких-либо неудач всегда имеется возможность, опираясь на ДИ, вычленить наиболее проблемный участок и скорректировать его. И, в-третьих, подробные должностные инструкции выполняют своеобразные образовательные функции, задают стандарты и технологии выполнения поставленных задач.

Третья задача должностных инструкций - предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Так же этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы.

Однако, для того, чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи, реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать действительности.

И еще одно замечание. После того, как специалист ознакомился и подписал ДИ, один экземпляр этого документа должен быть обязательно вручен ему, а не прятаться «в архив»! Только в этом случае можно ожидать какого-либо эффекта от данного документа!

Должностные инструкции, действительно, часто не любят. Их называют «бюрократическими излишествами», считают некой причудой тех начальников, для которых «бумажка» важнее человека и т.д. Самое интересное, что в подавляющем большинстве случаев все это совершенно справедливо.

Обычная практика составления должностных инструкций - вписание в них всяческих «прекрасных» формулировок типа «сотрудник обязан прилагать максимальные усилия для приумножения доходов компании и ее процветания», что превращает нормальный инструмент в веселую пародию. Однако, заслуживают внимания и причины, побуждающие к этому. Действительно, раз должностные инструкции представляют собой один из внутренних «законов» компании, почему бы не составлять их так же, как и положено составлять законы - четко, без возможностей двойного и тройного толкования, ответственно? А дело в том, что составленные подобным образом, ДИ требуют соблюдения их не только от работника, но и в той же степени - от работодателя. То есть, если прописаны в инструкции должностные обязанности - все, что кроме них, придется дополнительно оплачивать. Если закреплены какие-то права за сотрудником - хочешь-не хочешь, придется их обеспечивать. Несоблюдение работодателем своей стороны должностных инструкций неизбежно приводит к его дискредитации как руководителя в глазах подчиненных. Кому этого захочется?

Фактически, «нелюбовь» руководителей к должностным инструкциям есть одно из проявлений инфантилизма в бизнесе, желание свести все управление к межличностному общению, где основное значение имеют харизма и авторитет.

В общем-то, любовь к составлению различных бумажек - такое же проявление инфантилизма, поскольку пытается подменить живое взаимодействие с сотрудниками предписаниями и циркулярам.

Истина же, как обычно, лежит посередине - как государству необходимы и четкие правильные законы, и механизмы их реализации, так и компании равно требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.

Данную статью мы не планировали превращать в «инструкцию по составлению должностных инструкций», тем более, что подобных описаний существует много. Однако, на некоторых особо принципиальных моментах следует остановиться.

1. Все пункты должностных инструкций должны быть сформулированы максимально конкретно. Если вы ловите себя на формулировках типа «должен способствовать развитию» или «прилагать все усилия для. » - это не должнстная инструкция, а сладкие грезы, реализовать которые по определению невозможно. В самом деле, как предполагают авторы подобных документов измерить и проконтролировать - способствовал или нет сотрудник развитию? Все ли усилия прилагал? А вдруг - не все? Вдруг чего-то для себя оставил? ;)

2. Пункты ДИ должны быть максимально подробными. Если в ДИ маркетолога вы пишете только «разрабатывает маркетинговую стратегию и тактику компании», это все равно, что не сказать ничего. Описывайте подробно - проводит исследования рынка? Ездит ли для этого в командировки? Составляет ли медиапланы? Ведет ли переговоры с рекламно-производственными компаниями? Занимается ли мониторингом активности конкурентов? Что для этого делает - смотрит интернет, СМИ, ходит по чужим «точкам»? Кому и в каком виде представляет отчет о проделанной работе? И так далее, и тому подобное.

3. Все изложенное в должностных инструкциях должно быть правдой и только правдой. Нет никакого смысла делать ДИ, в которых желаемое будет выдаваться за действительное. Такие инструкции не действуют.

4. Пункты должностных инструкций не должны противоречить друг другу. но должны друг друга дополнять и обеспечивать.

Подробная должностная инструкция содержит, обычно, следующие пункты:

а) Общие положения (описывает, что это за документ, что за должность, кем назначается и пр.).

б) Требования к квалификации (описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности). Этот пункт имеет смысл только при четком соблюдении заданного стандарта, если квалификационные требования не принципиальны - пункт лучше опустить.

в) Должностные обязанности (подробное и пошаговое описание всего того, что специалист должен делать).

г) Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей (заранее описываются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей). Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие сильно помогает в дальнейшем.

д) Права специалиста (например - своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение обратной связи от руководителя и пр.)

е) Права и обязанности руководителя специалиста (этот пункт является дополнительным по отношению к предыдущему и разъясняет специалисту обязанности и полномочия его руководителя)

ж) Ответственность специалиста (описание зоны ответственности)

В итоге получается довольно длинный и подробный документ, однако, эти «подробности», в дальнейшем дают возможность строить взаимоотношения с сотрудниками на совершенно новом уровне. По взрослому.