Категория: Инструкции
1.2. ВИДЫ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ 9
1.3. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 11
1.4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. 15
2. 1.ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОНННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ НАЗНАЧЕНИЕ 18
2.2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ: СТРУКТУРА ТЕКСТА, СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ. 21
3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ – ОФОРМИТЬ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ 36
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 42
1. ВОПРОС 1 1.1. ДОКУМЕНТООБОРОТ«Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» (ГОСТ Р 51141 – 98).
Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные акты и методические пособия, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.
Документооборот организации состоит из потоков документов,
циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.
Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения
(резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-
либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.
Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу. К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.
Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Их необходимо учитывать при планировании документооборота.
Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.
ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки документов и организации документооборота.
Рассмотрим некоторые этапы документооборота.
Прием и обработка входящих документов
Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал (компьютер). При поступлении срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и т. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты).Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.
При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).
Корреспонденция с пометкой «Лично» службой ДОУ не вскрывается. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтверждение невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо.
Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.
Рассмотрение документов руководством (резолюция)
После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по документу.
Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения. Если исполнение документа взято под контроль руководителем, то секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля
или в память компьютера. После этого документ передается исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. При необходимости определяется график очередности работы с документом. Важные или конфиденциальные документы передаются для исполнения под роспись.
Работа с исходящими документами
Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:
– составление проекта документа;
– проверка правильности оформления документа, печать;
– подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска
– отправка первого экземпляра документа адресату;
– подшивка второго экземпляра в дело.
Важный момент в делопроизводственном процессе – текущее хранение и использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются информационно-поисковые системы (ИПС), при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением
документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.
Анализ документооборота и методы его совершенствования
Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и
подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов. Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.
Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.
Структурная организация предприятия определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. Как правило, небольшая фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо или отдел (канцелярия). Предприятия со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке.
Структурная часть исследования для наглядности и удобства восприятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм.
Также существует особый порядок работы с конфиденциальными документами, содержащими государственную, служебную или коммерческую тайну Работа с конфиденциальными документами определяется инструкциями и положениями, определяющими правила их регистрации, ознакомления и хранения. На основании нормативных актов в организациях разрабатывается перечень соответствующих документов, который вводится в действие приказом директора. Сотрудники, работающие с этой категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с приказом и самим перечнем. Сохранность секретных документов обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.
Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении секретной информации. Инструкция о работе с конфиденциальной информацией составляется с учетом специфики организации и утверждается её руководителем. В качестве методической основы при разработке инструкции целесообразно использовать утвержденное Правительством 03.11.94 «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральных органах исполнительной власти».
Наименование организации, являющейся автором документа, должно оформления таблицы ознакомления с должностной инструкцией соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах. При наличии. Порядок ознакомления работника с должностной. Должностная инструкция. Ознакомление. 
При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения суда состоит из слова Утверждено оформления таблицы ознакомления с должностной инструкцией (кавычки не с). Как Оформить Лист Ознакомления С Должностной Инструкцией - nagatofans. Что такое должностная инструкция. Лист ознакомления с. И оформления должностных. Должностной инструкции. Порядок оформления таблицы ознакомления с должностной инструкцией составления и оформления должностной. Ознакомления с.
\ Кадровый вопрос\ 2012, N 8, должностные инструкции: нюансы оформления, в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой.
В том случае, если архив представляет из себя отдельное структурное подразделение, в его состав может входить копировально-множительное, маши).
Как Оформить Лист Ознакомления С Должностной Инструкцией - brutalteam.
Кадровик. Кадровое делопроизводство 2009, N 11. Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию. В статье.
Для оформления должностной инструкции. Слова С инструкцией. Ознакомления.
Основные требованиформлению должностной. Должностной инструкции. Ознакомлении с.
Оформление должностных инструкций. Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями разд. 2 госта включает: - наименование организации - автора (разработчика) документа; - наименование вида документа; - дату документа; - регистрационный номер документа; - место составления или издания документа; - гриф утверждения документа; - заголовок к тексту; - текст документа; - отметку о наличии приложения; - подпись; - гриф согласования документа; - визы согласования документа; - отметку о заверении копии документа; - отметку об исполнителе; - идентификатор электронной копии документа. Наименование организации - автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним.
Мы предлагаем Вам фрагмент книги Кадры предприятия. 300 образцов должностных инструкций, авторов-составителей Щур Д.Л. И.
Г. Дурановская, специалист высшего уровня
квалификации по вопросам труда и заработной платы
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
(по состоянию на 2015 г.)
Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот нормативный акт часто недооценивают и пренебрегают им. В связи с этим в данной теме речь пойдет о значении должностной инструкции и о том, как разработать и оформить ее.
1. Для чего нужна должностная инструкция?
В соответствии со статьей 125 Трудового кодекса квалификационные требования к работникам и сложность определенных видов работ устанавливаются на основе «Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, тарифно-квалификационных характеристик профессий рабочих» (далее - ЕТКС), «Квалификационного справочника должностей. руководителей, специалистов и других служащих», утвержденного приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 21 мая 2012 года № 201-п-м, а также Типовых квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций различных видов экономической деятельности.
Типовые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций различных видов экономической деятельности разрабатываются и утверждаются уполномоченными государственными органами соответствующих сфер деятельности по согласованию с уполномоченным государственным органом по труду.
Разумеется, определенную роль при формировании условий и оплаты труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста трудового договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и судебного разбирательства.
Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.
Государственные инспекторы по труду при проверках, а также суды при разрешении трудовых споров часто требуют представления должностных инструкций.
Должностная инструкция понадобится и при аттестации персонала, и при увольнении работника в период испытательного срока, и при проведении сокращения численности или штата работников. Этот акт относится к тем документам, которые лучше принять, чем проигнорировать. Если вы убедились в этом, следует смело вносить на обсуждение руководства предложение о разработке должностных инструкций.
2. Правила для инструкции
Прежде чем начать разработку инструкций нужно правильно организовать эту работу. В этом вам поможет специальный документ «Положение о должностной инструкции». В нем необходимо подробно оговорить правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, привести требования к содержанию инструкций, а также указать лиц, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих актов работодателем.
«Положение о должностной инструкции» - необязательный документ, но если вы хотите упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы, лучше не пренебрегать этим актом работодателя. Работа над проектом положения чаще всего ложится на плечи кадровиков. Разработанный проект следует представить на подпись руководителю организации. После утверждения он вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.
Положение о должностной инструкции каждая организация разрабатывает самостоятельно.
3. В чем заключаются преимущества и недостатки должностных инструкций?
1. Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности.
2. Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала.
3. При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов.
4. Инструкции помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями (например, между бухгалтером и главным бухгалтером, избегать дублирования обязанностей.)
5. Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.
В работе над должностными инструкциями специалистам по кадрам отводится роль куратора и консультанта.
Как правильно организовать этот процесс, начиная с написания проекта и заканчивая утверждением готового документа?
Прежде всего, необходимо знать, как выглядит должностная инструкция, из каких разделов она состоит и какая информация включается в каждый из этих разделов.
4. Чем следует руководствоваться при разработке должностных инструкций?
В разработке должностных инструкций неоценимую помощь вам окажут «Правила разработки, апробации, пересмотра, утверждения и применения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, тарифно-квалификационных характеристик профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также типовых квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций», утвержденные приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 19 июля 2007 года № 165-п (далее - Правила). В этом документе определен порядок применения ЕТКС и «Квалификационного справочника должностей, руководителей, специалистов и других служащих» непосредственно в работе кадровой службы, в том числе и для разработки должностных инструкций.
В соответствии с пунктом 9 Правил, приведенные в ЕТКС тарифно-квалификационные характеристики, а также характеристики в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих по разрядам, состоят из трех разделов: «Характеристика работ», «Должен знать», «Примеры работ».
В разделе «Характеристика работ» содержится описание основных, наиболее типичных для данной профессии и данного разряда работ, которые должен уметь выполнять рабочий. Описание этих работ дается в разделе выполняемых рабочим трудовых функций, из которых складывается процесс труда: подготовительных операций к непосредственному ведению технологического процесса, операций по уходу за оборудованием и обслуживанию рабочего места; действий рабочего по непосредственному ведению технологического процесса с указанием его параметров, стадий и кратких технических характеристик.
В разделе «Должен знать» излагаются основные требования к квалификации рабочего, необходимой для качественного выполнения работ, приведенных в разделе «Характеристика работ», то есть, знание свойств предметов труда, технологических и конструктивных особенностей орудий труда, последовательности и стадий технологического процесса, технической и технологической документации, а также требования к специальным знаниям рабочего, обусловленные спецификой и сложностью выполняемых работ. По отдельным профессиям рабочих, выполняющих работы повышенной сложности, соответствующие шестым и более разрядам, в разделе «Должен знать» приведены требования к уровню профессионального образования. Конкретные требования к профессиональной подготовке и профессиональному образованию рабочих могут быть определены при присвоении квалификационных разрядов.
В разделе «Примеры работ» приводится перечень работ, наиболее типичных для данной профессии и данного разряда работ. В тех случаях, когда в разделе «Характеристика работ» достаточно полно изложено описание выполняемых работ, раздел «Примеры работ» в квалификационной характеристике не приводится. Тарифно-квалификационные характеристики конкретных профессий рабочих разработаны с учетом того, что рабочий более высокой квалификации помимо работ, перечисленных в квалификационной характеристике присвоенного ему разряда, должен обладать знаниями, навыками и умением, необходимыми при выполнении работ, предусмотренных тарифно-квалификационными характеристиками рабочих более низкой квалификации этой же профессии.
Квалификационная характеристика каждой должности « Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» согласно пункту 24 Правил также состоит из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации». В разделе «Должностные обязанности» содержатся основные трудовые функции, которые могут быть полностью или частично поручены работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.
В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.
В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных обязанностей, и требования к стажу работы.
В квалификационных характеристиках должностей приведен перечень основных, наиболее распространенных работ. Конкретный перечень должностных обязанностей работников устанавливается должностными инструкциями, которые разрабатываются и утверждаются работодателем ( п. 25 Прави л).
Прежде чем составлять должностную инструкцию, рекомендуем разработать ее проект. Кто лучше всех знает обязанности сотрудников и служебные взаимосвязи в организации? Конечно непосредственные руководители работников - начальники структурных подразделений. Поэтому разработку проектов должностных инструкций можно доверить именно начальникам отделов. Чтобы они успешно справились с этой задачей, ознакомьте их с правилами разработки должностных инструкций, обеспечьте копиями вышеуказанных нормативных актов, объясните им, что инструкция должна быть написана простым и понятным языком, задачи и функции работника максимально конкретизированы, что следует избегать общих фраз и расплывчатых формулировок.
После того, как ваш совместный труд с руководителями структурных подразделений будет завершен, проекты инструкций нужно направить на визирование в юридической отдел организации или юрисконсульту. Юрист проверит должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также посмотрит, согласуются ли их положения с трудовыми договорами сотрудников. Ведь в случае спора суд отдаст приоритет не инструкции, а именно трудовому договору, как документу, обладающему большей юридической силой.
5. Какие ошибки допускаются при составлении должностных инструкций?
При составлении должностных инструкций нередко допускаются ошибки, за которые работодатель может впоследствии серьезно поплатиться.
При составлении должностных инструкций следует избегать:
- расплывчатых, некорректных формулировок;
- дублирования функций (закрепление одних и тех же функций в должностных инструкциях разных работников);
- ситуации, когда трудовые функции не закреплены ни за одним работником;
- нерационального подходы в определении объема обязательств («перегрузки» или «недогрузки работника»);
- дисбаланса прав и обязанностей (при множестве обязанностей и минимума прав работник устает и начинает проявлять интерес к более сбалансированной работе).
В заключение хочется напомнить, что чем подробнее будет должностная инструкция, тем больше пользы она принесет работодателю. Особенно четко нужно прописывать должностные обязанности, подчиненность.
6. Как оформить должностную инструкцию?
Какой-либо утвержденной на государственном уровне формы должностной инструкции не существует. Поэтому каждая отдельная организация вправе разработать и утвердить свою форму инструкции внутренними документами работодателя. Как правило, должностная инструкция состоит из таких разделов, как:
- Общие положения, включающие в себя квалификационные требования, требования к образованию, знаниям и умениям работника, порядок его подчиненности, и др.;
- Случаи наступления ответственности и ее меру.
Должностная инструкция визируется непосредственным руководителем работника, кадровой службой, юристом и утверждается первым руководителем организации. Стоит отметить, что должностная инструкция разрабатывается не на конкретного работника по-фамильно, а на отдельную должность.
7. Каков порядок ознакомления с должностной инструкцией?
После вступления инструкции в действие необходимо ознакомить с ней работника и проставить отметку об ознакомлении. Есть два варианта письменного ознакомления работника с должностной инструкцией.
Первый (основной) вариант. Работник расписывается в самой должностной инструкции после всех подписей и виз. При этом инструкция оформляется в двух экземплярах - один хранится у работодателя - другой у работника.
Оформить отметку об ознакомлении лучше всего таким образом:
Недостатком второго способа (т.е. когда работник подписывается не под самой инструкцией, а на листе ознакомления) является то, что в случае возникновения трудового спора работодателю необходимо будет доказывать, с какой именно инструкцией был ознакомлен работник. Поэтому, более предпочтителен способ подписи в самой должностной инструкции, которая остается и у работодателя, и у работника.
Утвержденную должностную инструкцию вместе с листом ознакомления (если он есть) нумеруют, шнуруют и заверяют печатью. На обороте последнего листа должностной инструкции (должность) пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью столько-то листов (количество листов прописью). Руководитель организации или уполномоченное им лицо подписывает запись и ставит дату.
Настоящий материал является объектом авторского права.
Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.
