Категория: Бланки/Образцы
Споры практиков-кадровиков и обсуждения на тему: «как правильно отразить время отсутствия работника, взявшего отгул» весьма актуальны в настоящее время. Как быть, если в трудовом законодательстве термин упразднён, а «отпрашиваться» с работы регулярно приходится большинству работников.
Ответ — в нашей статье.
Кому предоставляется отгул?Донорам свободный день оформляется в день забора крови, и ещё один неявочный — в удобное для работника время.
Где фиксируется отгул?
Существует практика, когда никаких отклонений от нормального рабочего графика кадровики не фиксируют.
Данные в худшем случае запоминаются непосредственным руководителем, в лучшем — заносятся во внутренний регистр предприятия, журнал регистрации выходов или другой локальный документ. 
Табель выглядит так, как будто никаких отклонений от графика не происходило. Подобный подход плох тем, что в случае нестандартных ситуаций (авария, выявление хищения, травма) через некоторое время будет трудно доказать присутствие или отсутствие человека на рабочем месте именно в этот день. Поэтому стоит обязательно оформлять отгулы документально!
При выявлении потребности в переработке составляется приказ с указанием причин и способа оплаты, с которым работник должен высказать своё письменное согласие. Невыход оформляется на основании подписанного заявления работника.
Документом, по которому бухгалтерия начислит заработную плату (и, после подачи сведений в ПФР — пенсионный стаж ) служит табель учета рабочего времени.
Как оплачивается отгул?По закону работники в большинстве случаев (кроме ликвидации последствий аварий и чрезвычайных ситуаций) сами выбирают способ компенсации переработки — двойная оплата или оплата в одинарном размере плюс дополнительный день отдыха (Статья №153). Данное условие оговаривается на стадии составления приказа о привлечении к сверхурочным. Донорские дни, время медосмотра и дежурств оплачиваются в одинарном размере.
Если работник увольняется, не получив накопленные отгулы, нужно или предоставить их до даты расторжения трудового договора, или компенсировать переработку по новому отдельному заявлению.
Важная информация для беременных — это, безусловно, сведения о сроке выплаты пособий. Узнайте их в нашей статье !
На какой размер пенсии может рассчитывать бывший госслужащий, вы узнаете тут.
Отражение в унифицированных формах Т-12 и Т-13В настоящее время в качестве регистров учёта рабочего времени на основании распоряжения Госкомстата (Постановление №1 от 05.01.2004 года) используются унифицированные формы:
В отделе трудятся технологи:
Пример заполнения табеля Т-12 можно скачать здесь. а Т-13 — здесь .
Верно оформить кадровые документы при понимании вопроса — не слишком сложно. Надеемся, наша статья помогла вам в этом.
Как отмечается отгул в табеле?
В любой организации может возникать аврал, справляться с которым сотрудникам приходится в выходные.
На выбор работника оплата труда нерабочего дня может заменяться другим выходным днем – отгулом.
Нормативная базаТрудовой кодекс регулирует оплату труда в выходные и нерабочие праздники:
По своему усмотрению работник может выбрать форму оплаты за свой труд в нерабочее время.
“Навязать” ему форму компенсации работодатель не имеет права.
Исключение составляют сотрудники, работающие по срочному трудовому договору. продолжительность которого меньше, чем 2 месяца. В таком случае, согласно трудовому кодексу, работу в выходные и нерабочие праздники компенсируют только оплатой не меньше, чем в двукратном размере.
Трудовое законодательство разрешает привлекать к работе в нерабочие дни только в экстренных случаях — например, когда необходимо решить заранее незапланированные вопросы, от которых зависит дальнейшее нормальное функционирование организации.
Варианты отгуловОтгул, или, говоря официальным языком, дополнительный день отдыха выделяется работодателем за ранее отработанное время сотруднику, выполнявшему работу в праздничный или собственный выходной день.
Основаниями для предоставления отгула, согласно следующим статьям Трудового Кодекса, являются:
Отгулы делятся на оплачиваемые и неоплачиваемые.
ОплачиваемыеДень, в который работник-донор сдает кровь, компенсируется отгулом и оплачивается с сохранением его средней зарплаты.
Другой выходной день, на выбор специалиста, может быть использован в день, следующий после донорской сдачи крови, или присоединен к очередному ежегодному отпуску .
Как оформить отгул в счет отпуска? Читайте тут .
НеоплачиваемыеЕсли работник выполнял свои должностные обязанности в свой выходной или общегосударственный праздник, а в качестве компенсации выбрал дополнительный выходной день, то рабочий выходной оплачивается одинарно, а день отгула не оплачивается.
Неоплачиваемым отгулом компенсируется работнику время, потраченное на направление к месту командировки, либо на возвращение из нее, если это время выпадает на выходные дни или общегосударственные праздничные дни.
Если работника отправляют в командировку именно для работы в нерабочие дни, то денежное вознаграждение за каждый отработанный подобный день предоставляется на его усмотрение (повышенная оплата или одинарная оплата с предоставлением отгула).
Отгул в табелеТрудовой Кодекс РФ обязует работодателя вести строгий учет фактически отработанных сотрудниками часов.
Табель рабочего времени систематизирует данные о трудовом режиме сотрудников, их пропусках по той или иной причине (больничный. отпуск. отгул), работе во внеурочное время.
На основании табеля начисляется заработная плата, составляется отчет в органы статистики, может проводиться проверка налоговыми службами, ФСС, трудовыми инспекторами.
Для введения данных в табель учета отработанного времени принято использовать буквенные либо цифровые коды.
Список всех основных кодов можно увидеть на титуле Формы Т-12.
Положен ли отгул на 1 сентября? Узнайте тут .
Сколько отгулов положено на похороны? Смотрите здесь .
Как отмечается в унифицированной форме?Госкомстатом утверждены 2 формы для ведения учета отработанного специалистами времени:
Их можно применять в исходном виде или в доработанном под особенности конкретного предприятия.
Бланки форм можно скачать тут:
У каждой конкретной организации могут быть свои особенности порядка заполнения формы, которые стоит отразить в соответствующем документе (руководстве или инструкции).
Для обозначения в табеле работы в выходной день и отгулов обычно используются общепринятые коды:
Если возникает необходимость выводить работника в нерабочий день, обязательно получается его письменное согласие и составляется соответствующий приказ.
Пример такого приказа:
В табеле указывается отработанное время в нерабочий день строго в соответствии с приказом.
Как поставить в форме, применяемой в данной организации?Если организацией применяется разработанная специально для себя форма табеля учета времени, отработанного сотрудниками, то для отражения отгула она может применять как общепринятый код, так и обозначить собственный код (ФЗ №402 от 06.12.2011).
Трудовым кодексом регулируется работа в нерабочие дни и компенсации за отработанное в эти дни время. Правильно заполненный табель позволит верно произвести расчеты с сотрудниками за фактически отработанные часы.
Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12 и Т-13). Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль:
· За своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявлением всех неявившихся и опоздавших.
· За нахождением работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также за своевременным уходом и приходом работников во время обеденного перерыва.
· За своевременностью ухода работников с работы по окончании рабочего дня.
· За фактически отработанным временем, временем простоя, временем болезни, отпусков и другими формами использования рабочего времени.
· Для расчета заработной платы и составлением статистической отчетности по труду для органов статистики.
При ведении табеля учета использования рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами:
1. Учет явок на работу и ухода с нее ведется по организации в целом или отдельно по структурным подразделениям.
2. Включение в табель и исключение из него работников производятся на основании первичных документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, трудовых договоров, приказов о расторжении трудового договора).
3. Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листков временной нетрудоспособности, приказов на отпуск, приказов на отзыв из отпуска и др.).
Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.
Если вы запланировали уволить работника за прогул, помните, что одним из основных документов, доказывающих факт прогула, является табель учета рабочего времени. Нужно обязательно проследить, чтобы в день отсутствия сотрудника на рабочем месте в табеле стояло обозначение неявки по невыясненным причинам или прогула. Очень часто кадровики акцентируют внимание только на процедуре увольнения и совсем забывают о табеле. В результате получается, что в день опоздания или прогула у работника обозначена явка и указано полное количество «отработанных» часов. Суд всегда обращает внимание на подобные несоответствия и в таких случаях решает дело в пользу работника.
Как отражать в табеле использование рабочего времени? Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов. Рассмотрим на примере формы Т-12, а точнее, ее первого раздела, который называется «учет использования рабочего времени». Образец заполнения табеля приведен ниже.
Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение – явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.).
В графах «4» и «6» формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней - записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим «Я» - явка и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить «К» - командировка и часы, за которые за работником сохраняется средний заработок. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится «В» - выходной, а в нижней – ноль, если работник не работал в этот день и «РВ» и количество отработанных часов, если работник был привлечен к работе в выходной день. Для того, чтобы проставить тот или иной код, должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности, то есть после его фактического предъявления к оплате. Ниже приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у работодателя нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то можно отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам («НН»).
Документы, на основании которых можно делать соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени
Отклонения от установленного режима
Время приостановки работы при задержке заработной платы
заявление работника о приостановке работы в связи с задержкой зарплаты
Если работник находится в отпуске, то выходные дни у него в табеле не отмечаются, так как они входят в состав отпуска (отпуск предоставляется в календарных днях). А вот праздничные дни не входят в количество дней очередного ежегодного отпуска, и должны быть проставлены отдельно (выделены внутри опускного периода). Если работник находился на больничном листе, то дни болезни проставляются подряд, выходные и праздничные дни не выделяются.
В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, отпуска без сохранения заработной платы, дни больничных – в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф «4» и «6», а результаты занести в графу «5» (за первую половину месяца), графу «7» (за вторую половину месяца) и графы «8-13» (в целом за месяц).
Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы «14-16». В графе «15» ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска – 09, а неявки по невыясненным причинам – 30. И, наконец, необходимо определить общее количество выходных и праздничных дней у каждого работника за месяц и вписать его в графу «17».
Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должен подписать ответственное лицо (с указанием его должности) и должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты. Ответственность за корректность простановки фактических часов работы в табеле учета рабочего времени несет ответственное лицо назначаемое приказом.
Дополнительные коды, используемые для кодирования в табеле учета рабочего времени:
Действующее законодательство требует, чтобы организации вели строгий учёт трудовой деятельности сотрудников. По этой причине работодатели обязаны отмечать каждый отгул в табеле учёта рабочего времени. Данная операция имеет ряд специфических особенностей, о которых мы поговорим в статье.
Из статьи вы узнаете:
Соблюдение ТК РФ предполагает, что работодатели должны учитывать общее количество часов, которые отработали сотрудники предприятия. Для облегчения процесса существует так называемый "табель рабочего времени". Правильно составленный документ систематизирует следующие сведения:
Именно на основе табеля учёта рабочего времени исчисляется зарплата. Плюс выполняется проверка госорганами на предмет нарушения трудового законодательства. Для правильного введения информации в документ применяются буквенные или цифровые коды. Перечень последних приводится на титульном листе Формы Т-12.
Ведение табеля в унифицированной формеВ настоящее время Государственный комитет статистики утвердил 2 формы ведения учёта отработанного сотрудниками предприятий времени. Речь идёт о Т-12 (I раздел) и Т-13. Документы разрешается применять, как в исходном виде, так и дорабатывать под специфические особенности деятельности организации.
Работающие на территории РФ предприятия имеют право вводить собственный порядок заполнения формы Т-12 или Т-13. Его особенности описываются в предваряющей документ инструкции или руководстве. Перед тем как отразить отгул в табеле учёта рабочего времени, нужно также выбрать коды. В число общепринятых входят:
В случае привлечения к исполнению должностных обязанностей в нерабочий день нужно обязательно получить согласие сотрудника. В этих целях издаётся специальный приказ, который включает следующие разделы:
Внимание! Исходя из принятого приказа, в табеле следует указать время, отработанное сотрудниками в нерабочий день.
Ведение табеля в форме, которая используется конкретной организациейКогда предприятие применяет индивидуальную форму, отгул в табеле учёта рабочего времени можно отмечать общепринятым или собственным кодом. Подобное правило регламентируется ФЗ № 402 (дата принятия – 06.12.11).
В целом работа в нерабочие дни и возмещения за отработанное в них время устанавливают нормы ТК РФ. Правильное заполнение табеля позволит точно произвести расчёты с сотрудниками за фактически отработанные часы.
Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:
Сотрудникам любого предприятия периодически приходится работать в выходные дни. Происходит это по разным причинам. От срочной отгрузки товаров до подготовки годового отчёта о деятельности организации.
Работник имеет право выбрать форму оплаты за трудовую деятельность в нерабочее время. Во-первых, потребовать возмещение в двукратном размере. Во-вторых, взять компенсацию в размере однократном, но с условием предоставления выходного дня. Работодателю категорически запрещается оказывать влияние на решение сотрудников.
В категорию работников, которые не подпадают под приведенное правило, входят лица, заключившие с организацией срочный трудовой договор на срок не менее 2 месяцев. Согласно ТК, их работа в выходные или праздники возмещается лишь двойной оплатой.
ТК РФ разрешает привлекать сотрудников к исполнению должностных обязанностей в выходные дни исключительно в экстренных случаях. К примеру, когда нужно решить срочные задачи, от которых зависит успешная работа предприятия. Несоблюдение этого требования грубо нарушает действующее трудовое законодательство и может стать причиной больших проблем при проверке контролирующими органами.
Отгул в табеле учета рабочего времени: образецНиже вы можете изучить образец документа, который показывает, как отразить отгул в табеле учёта рабочего времени.
Организация применяет унифицированные формы кадровых документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Как следует отразить в табеле учета рабочего времени работу в выходной день, за которую предоставлен другой день отдыха? Каким образом нужно отразить в табеле предоставленный день отдыха?
Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя и при наличии в необходимых случаях письменного согласия работников (ст. 113 ТК РФ). При этом в соответствии с ч. 3 ст. 153 ТК РФ по желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного дня, в который сотрудник привлекался к работе. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 для учета рабочего времени утверждены унифицированные формы № Т-12 и № Т-13. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени представлены на титульном листе формы № Т-12:
