Категория: Инструкции
Название работы: Вход и регистрация в ИСЭД. Подготовка внутреннего документа. Подготовка исходящего документа. Продление срока исполнения поручений в ИСЭД
Предметная область: Архивоведение и делопроизводство
Описание: Подготовка внутреннего документа. Подготовка исходящего документа. Подготовка внутреннего документа на основании регламента процесса СПД. Подготовка внутреннего документа Начальные условия процесса: возникла необходимость в подготовке внутреннего документа.
Дата добавления: 2015-03-17
Размер файла: 36.19 KB
Работу скачали: 11 чел.
Вход и регистрация в ИСЭД. Подготовка внутреннего документа. Подготовка исходящего документа. Продление срока исполнения поручений в ИСЭД.
Регистрация в ИСЭД ПК.
Регистрация уполномоченного представителя Участника ИСЭД ПК осуществляется уполномоченным лицом Оператора ИСЭД ПК на основании заявления на регистрацию. Заявление на регистрацию оформляется по форме согласно и направляется Оператору ИСЭД ПК уполномоченным представителем Участника ИСЭД ПК лично либо по электронной почте. В заявлении должно быть указано наименование роли в ИСЭД ПК (ролей), осуществляемой уполномоченным представителем Участника ИСЭД ПК, в соответствии с перечнем ролей.
После представления заявления на регистрацию уполномоченное лицо Оператора ИСЭД ПК осуществляет его рассмотрение и обработку в течение трех рабочих дней после дня принятия заявления.
В случае отказа в регистрации уполномоченное лицо Оператора ИСЭД ПК уведомляет уполномоченного представителя Участника ИСЭД ПК с обязательным указанием причин отклонения заявления.
В случае принятия положительного решения по заявлению уполномоченное лицо Оператора ИСЭД ПК регистрирует уполномоченного представителя Участника ИСЭД ПК в качестве Пользователя ИСЭД ПК с представлением Пользователю ИСЭД ПК идентификатора пользователя (login) и первичного пароля доступа (password) к ИСЭД ПК. Представление идентификационной информации (login и password) Пользователю ИСЭД ПК осуществляется при личном прибытии Пользователя ИСЭД ПК к уполномоченному лицу Оператора ИСЭД ПК, а также посредством электронной почты.
После первого входа в ИСЭД ПК Пользователь ИСЭД ПК обязан изменить представленный ему при регистрации первичный пароль доступа.
Подготовка внутреннего документа на основании регламента процесса СПД19.12 «Подготовка внутреннего документа»
Начальные условия процесса: возникла необходимость в подготовке внутреннего документа.
Результат выполнения процесса: внутренний документ подписан и передан на рассмотрение адресатам.
Перечень этапов в процессе:
Подготовка исходящего документа на основании регламента процесса СПД19.11 «Подготовка исходящего документа»
Начальные условия процесса: возникла необходимость в подготовке внутреннего документа.
При необходимости продления срока исполнения поручения исполнитель инициирует процесс «СПД20.13 Продление срока», работа с которым описана в регламенте процесса СПД20.13.
9. Инструкция по настройке ЭЦП находится в ИСЭД по адресу:
«Ящики/Библиотека материалов/Эксплуатационная документация/Изменения ИСЭД после релиза 2.4/Руководства и инструкции»
10. Инструкция по различным ситуациям, возникающим в процессе эксплуатации ЭЦП (изменилась должность, принят новый руководитель, сменилась фамилия, сломался рутокен и т.д. и т.п.) находится в ИСЭД по адресу:
«Ящики/Библиотека материалов/Учебные материалы/Информация по ЭЦП»
12. Указ губернатора Пермского края от 19.08.2011 № 67 «О внесении изменений в отдельные указы губернатора Пермского края»
13. Указ губернатора Пермского края от 10.12.2008 № 73 «Об утверждении Регламента применения ЭЦП в интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ в Администрации губернатора, Аппарате Правительства и исполнительных органах государственной власти Пермского края».
14. Указ губернатора Пермского края от 10.04.2009 № 16 «Об интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края и исполнительных органах государственной власти Пермского края».
15. Федеральный закон от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
16. Инсталляционный пакет Open Office можно скачать из Интернет: http://ru.openoffice.org/
или данный пакет размещён в ИСЭД: Ящики/Библиотека материалов/Техническое сопровождение/OpenOffice
OOo_3.3.0_Win_x86_install-wJRE_ru.rar, 146,78 Мб
18. Для будущих и настоящих ИТ-специалистов, тьюторов и для всех интересующихся, что такое ИСЭД, как с ней работать, что есть интересного и полезного на портале Правительства края размещены документы об ИСЭД.
Ссылка: http://permkrai.ru/ised/
19. ПО для ИСЭД (неофициально). Нормативный акт о рекомендуемом ПО и ИТ ещё формируется
Понравилось это: Навигация по записям Добавить комментарий Отменить ответпо п.1. — так и действуют «старое» перечисление средств ПО? нас интересует применение каких новых версий не вызывает осложнений при работе с ИСЭД. Например — версия IE, Мозиллы, Projects, Приложения Офиса, Acrobat и т.д.
Спасибо.
Елена Владимировна! Дал задание проработать Ваш вопрос на 2-ю и 3-ю линии поддержки. Пока дополнительных нормативных актов о требованиях к обрудованию не предполагается. Со всеми программмами, упомянутыми Вами, я работал и проблем нет. Но жду ответ от инженеров.
Указ губернатора Пермского края от 10 апреля 2009 г. № 16 «Об интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ».
Указ губернатора Пермского края от 10 декабря 2008 г. № 73 «Об утверждении Регламента применения ЭЦП в ИСЭД»
Постановление Правительства Пермского края от 22 декабря 2006 г. № 103-п «Об утверждении Регламента удостоверяющего центра, обеспечивающего использование средств электронной цифровой подписи».
Постановление Правительства Пермского края от 21 марта 2008 г. № 54-п «Об утверждении Перечня базовых средств аппаратного и программного обеспечения типовых рабочих мест».
Хабарова Эльвира Асхатовна,
начальник управления документационного обеспечения Аппарата Правительства Пермского краяТел. (342) 217 69 19 E-mail: [email protected]
В соответствии с федеральными законами от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Перми, в связи с внедрением интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ, в целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, сокращения количества документов, упорядочения и оптимизации документооборота в администрации города Перми:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми.
2. Руководителям функциональных и территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми довести требования утвержденной Инструкции по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми до всех работников и обеспечить неукоснительное соблюдение установленных требований.
3. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента подписания.
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя аппарата администрации города Перми Анисимову Е.Л.
Глава администрации города Перми А.Ю.МАХОВИКОВ
УТВЕРЖДЕНА распоряжением администрации города Перми от 31.05.2012 N 15-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ВЕДЕНИЮ АРХИВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕРМИI. Общие положения
1.1. Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, упорядочения и оптимизации документооборота.
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие правила и единый порядок документирования и организации работы со служебными документами и обязательна для исполнения всеми функциональными и территориальными органами, функциональными подразделениями администрации города Перми (далее - подразделения администрации города <*>) и муниципальными служащими администрации города Перми.
<*> По всему тексту документа в случаях, если функции касаются территориальных, функциональных органов и функциональных подразделений администрации города Перми, в остальных случаях употребляются термины "территориальный орган администрации города Перми", "функциональный орган администрации города Перми", "функциональное подразделение администрации города Перми".
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения и хранение, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Документы, поступившие в администрацию города Перми или должностным лицам администрации города Перми в электронном виде, равнозначны документам на бумажном носителе.
1.4. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных информационных технологий в работе с документами, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации города осуществляются управлением по общим вопросам администрации города Перми.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства и ведение архива, соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований в подразделениях администрации города возлагается на руководителей подразделений администрации города. Организация работы и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации города осуществляются делопроизводственной службой подразделения администрации города в соответствии с приложением 1 к настоящей Инструкции.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и проектах документов, используется только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц.
1.7. Передача копий документов в сторонние организации осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
1.8. Организация, правила и порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную к государственной тайне, информацию ограниченного распространения, по контролю за исполнением правовых актов и поручений главы администрации города Перми, с устными и письменными обращениями граждан осуществляются в установленном порядке.
1.9. Работники администрации города Перми несут ответственность за несоблюдение требований Инструкции, несвоевременное или некачественное рассмотрение и исполнение документов, их неправильное оформление и сохранность. Об утрате служебных документов руководитель подразделения администрации города незамедлительно информирует управление по общим вопросам администрации города Перми.
За неисполнение или ненадлежащее исполнение требований настоящей Инструкции к работникам администрации города Перми применяются меры дисциплинарного воздействия по инициативе руководителей администрации города в соответствии с действующим законодательством в пределах установленных должностных обязанностей.
1.10. При работе в интегрированной системе электронного документооборота все работники администрации города Перми обязаны использовать электронную цифровую подпись.
1.11. При временном отсутствии руководителей и работников администрации города Перми, увольнении или перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя подразделения администрации города передаются другому работнику. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник обязан самостоятельно делегировать работу в интегрированной системе электронного документооборота лицу, его замещающему. При невозможности самостоятельного перевода работы в интегрированной системе электронного документооборота переключение осуществляет помощник руководителя либо делопроизводственная служба подразделения администрации города.
II. Термины и определения, используемые в настоящей Инструкции
Виза документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности подразделения администрации города.
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации города Перми.
Делопроизводственная служба - структурное подразделение функционального, территориального органа, функционального подразделения администрации города Перми, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях функциональных, территориальных органов, функциональных подразделениях администрации города Перми.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документ - официальный документ, созданный подразделением или должностным лицом администрации города, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Инициатор документа - функциональный или территориальный орган, функциональное подразделение администрации города Перми, муниципальное учреждение (предприятие) города Перми, муниципальный служащий (работник) которого является исполнителем документа.
Интегрированная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ (далее - ИСЭД) - автоматизированная государственная информационная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ, созданная в целях реализации полномочий и обеспечения обмена информацией между администрацией губернатора Пермского края, аппаратом Правительства Пермского края, исполнительными органами государственной власти Пермского края, органами местного самоуправления Пермского края, а также иными органами и организациями.
Исполнитель документа - муниципальный служащий администрации города Перми, руководитель (сотрудник) муниципального учреждения, осуществляющий подготовку проекта документа, несущий ответственность за оформление и осуществляющий контроль за прохождением всех этапов подготовки проекта документа в соответствии с регламентами процессов ИСЭД.
Использование документов архива - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Оператор ИСЭД - аппарат Правительства Пермского края, обеспечивающий деятельность по эксплуатации, регистрации пользователей, организации архивного хранения электронных документов ИСЭД.
Подлинник документа - первый или единичный экземпляр официального документа.
Подразделения администрации города - функциональные и территориальные органы, функциональные подразделения администрации города Перми.
Пользователь ИСЭД - государственный гражданский служащий Пермского края, муниципальный служащий администрации города Перми, а также иное лицо, являющееся уполномоченным представителем участника ИСЭД, наделенное полномочиями по совершению действий в рамках ИСЭД и зарегистрированное в ИСЭД.
Регламент процесса ИСЭД - документ, предназначенный для пользователей ИСЭД, задействованных в выполнении процессов, определяющий начальные условия и результат выполнения процессов, последовательность выполнения этапов процессов и исполнителей этапов, задачи лиц, участвующих в процессах, и принципы их взаимодействия, начальные условия, содержание и результат выполнения каждого этапа, нормативное обеспечение каждого этапа процессов, основные правила работы в ИСЭД по выполнению задач в рамках процесса.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.
Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
Сканирование документа - получение электронного образа документа.
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативными актами или резолюцией.
Участник ИСЭД - администрация губернатора Пермского края, аппарат Правительства Пермского края, исполнительные органы государственной власти Пермского края, действующие в ИСЭД в соответствии с утвержденным порядком, а также иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, юридические лица и лица, наделенные полномочиями по совершению действий в рамках ИСЭД и зарегистрированные в ИСЭД, заключившие с оператором ИСЭД соглашение об участии в ИСЭД.
Экспертиза ценности документов - отбор документов на муниципальное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Электронный документ - это документ, подготовленный с использованием системы электронного документооборота, зафиксированный на материальном носителе в виде объекта ИСЭД и снабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать место, время создания и исполнителя документа.
Электронный документооборот - документооборот с применением ИСЭД.
Электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией администрации города Перми, ее должностных лиц и установленным порядком оформления.
Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III. Нормативные ссылки
Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Постановлением Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", государственным стандартом Российской Федерации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", Законом Пермского края от 6 марта 2007 г. N 11-ПК "Об архивном деле в Пермском крае", Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее - Основные правила работы архивов организаций), Уставом города Перми, другими нормативными и методическими документами по документационному обеспечению управления.
Работа в ИСЭД осуществляется в соответствии с Порядком эксплуатации интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (ИСЭД ПК), утвержденным Указом губернатора Пермского края от 10 апреля 2009 г. N 16 "Об интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (ИСЭД ПК)", и регламентами процессов, утвержденными аппаратом Правительства Пермского края.
Перечни процессов, по которым осуществляется промышленная эксплуатация ИСЭД в администрации города Перми, утверждены распоряжениями администрации города Перми от 23 ноября 2010 г. N 184-р, от 3 апреля 2012 г. N 28.
Участие администрации города Перми в ИСЭД осуществляется на основе Соглашения об участии администрации города Перми в интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ в администрации губернатора Пермского края, аппарате Правительства Пермского края и исполнительных органов Пермского края от 13 октября 2009 г. N 496.
Применение ЭЦП регламентируется Постановлением Правительства Пермского края от 22 декабря 2006 г. N 103-П "Об утверждении Регламента удостоверяющего центра, обеспечивающего использование средств электронной цифровой подписи в государственных информационных автоматизированных системах исполнительных органов государственной власти Пермского края", Указом губернатора Пермского края от 10 декабря 2008 г. N 73 "Об утверждении Регламента применения электронной подписи в "Интегрированной системе электронного документооборота, архива и управления потоками работ Пермского края (ИСЭД ПК)".
Перечень минимальных базовых средств аппаратного и программного обеспечения рабочих мест для функционирования ИСЭД определяется Постановлением Правительства Пермского края от 21 марта 2008 г. N 54-п "Об утверждении Перечня базовых средств аппаратного и программного обеспечения типовых рабочих мест работников исполнительных органов государственной власти Пермского края, администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края".
IV. Организация электронного документооборота
4.1. Для организации электронного документооборота и управления потоками работ в администрации города Перми используется ИСЭД.
Работа в ИСЭД основывается на принципе однократной регистрации документов. Документы, подготовленные и зарегистрированные в ИСЭД, повторно не регистрируются.
Программное обеспечение ИСЭД позволяет организовать и автоматизировать процессы работы с документами. ИСЭД предназначена для автоматической отправки (маршрутизации документа) от одного работника к другому, в процессе работы с ним от этапа создания до этапа согласования, подписания и так далее.
Автоматическая маршрутизация документов обеспечивается наличием в ИСЭД определенного количества заданных процессов (маршрутов), прохождение по которым позволяет передавать документ от одного исполнителя другому в соответствии с реальным процессом работы с документом.
Документ передается в электронном виде и вся работа с ним ведется в электронном виде в ИСЭД: создание документа, его просмотр, редактирование, создание новой версии документа, поиск по атрибутам и так далее.
4.2. Основные принципы работы ИСЭД:
ИСЭД предназначена для автоматизации процессов создания, обмена, обработки и хранения электронных документов, архивного хранения электронных документов и организации потоков работ в администрации губернатора Пермского края, аппарате Правительства Пермского края и исполнительных органах государственной власти Пермского края;
ИСЭД предназначена для обработки и хранения общедоступной информации;
в ИСЭД запрещена обработка и хранение информации ограниченного доступа, информации, содержащей сведения, относящиеся к государственной тайне Российской Федерации, информации, распространение которой в Российской Федерации запрещено.
4.3. Порядок подключения работников к ИСЭД.
Все работники администрации города Перми включаются в число пользователей ИСЭД на основании заявок установленной формы, направленных в аппарат Правительства Пермского края. Права пользователей в ИСЭД определяются в соответствии с должностными обязанностями.
Подключение к ИСЭД производит уполномоченное лицо оператора ИСЭД на основании соответствующей заявки на подключение к ИСЭД.
При изменении организационной структуры подразделений администрации города, перемещении, увольнении, замещении работников информация об этом направляется уполномоченному лицу оператора ИСЭД посредством заявки или пакета заявок.
4.4. Права доступа для работы в ИСЭД устанавливаются уполномоченным лицом оператора ИСЭД. Могут устанавливаться как типовые права доступа для пользователей, так и осуществляться индивидуальная настройка прав доступа к отдельным документам, типам документов и так далее путем определения бизнес-групп пользователей ИСЭД и присвоения им определенных ролей.
4.5. Работа в ИСЭД в администрации города Перми осуществляется в соответствии с регламентами процессов:
СПД19.3 "Подготовка правовых актов";
СПД19.5 "Подготовка приказа руководителя";
СПД19.11 "Подготовка исходящего документа";
СПД19.12 "Подготовка внутреннего документа";
СПД19.16 "Регистрация входящего документа";
СПД19.22 "Прикрепление приложения к входящему документу";
СПД20.2 "Контроль исполнения нормативных правовых и распорядительных документов";
СПД20.11 "Исполнение документа, резолюции или поручения";
СПД20.13 "Продление срока";
СПД21.1 "Подготовка договора";
СПД22.1 "Работа с письменными и устными обращениями граждан".
4.6. ИСЭД предназначена для создания единого хранилища документов.
4.7. Электронный документ, сформированный в ИСЭД с применением ЭЦП, имеет юридическую силу, равную силе аналогичного документа на бумажном носителе, и влечет для данного документа правовые последствия.
V. Документирование управленческой деятельности администрации города Перми
5.1. Состав документов:
5.1.1. состав издаваемых документов определяется действующим законодательством и компетенцией администрации города Перми или должностного лица. Наиболее применяемые в администрации города Перми виды документов содержатся в примерном перечне (приложение 2 к настоящей Инструкции);
5.1.2. в администрации города Перми издаются:
постановления администрации города Перми по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Пермского края (области), вопросам местного значения;
распоряжения администрации города Перми по вопросам организации работы администрации города Перми;
распоряжения и приказы руководителя аппарата администрации города Перми по вопросам компетенции аппарата администрации города Перми;
распоряжения руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Пермского края (области);
распоряжения руководителей функциональных подразделений администрации города Перми, выполняющих функции уполномоченных органов в соответствии с действующим законодательством и утвержденными положениями об указанных подразделениях;
приказы руководителей функциональных и территориальных органов администрации города Перми по вопросам организации работы функциональных и территориальных органов администрации города Перми;
5.1.3. в деятельности коллегиальных органов администрации города Перми создаются регламенты, планы работ, отчеты о работе, протоколы заседаний, решения, документы служебной переписки и другие документы, установленные положением о коллегиальном органе. Оформление документов коллегиальных органов, их регистрация и ведение делопроизводства осуществляются секретарем коллегиального органа. Примерный перечень обязанностей секретаря коллегиального органа приведен в приложении 3 к настоящей Инструкции;
5.1.4. результаты планирования деятельности администрации города Перми фиксируются в плановой документации: планах, перспективных планах, программах. Плановые документы составляются на определенный срок, который устанавливается распорядительным документом или договором;
5.1.5. установление отношений администрации города Перми с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов (далее - договор);
5.1.6. осуществление оперативных связей с законодательными (представительными) и исполнительными органами государственной власти Российской Федерации и Пермского края, органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями, организациями, гражданами документируется перепиской. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, просьбы, рекомендации и так далее.
Вид деловой переписки и наименование документов (письмо, телеграмма, факсограмма и другое) определяются способом передачи информации: почтовой и электрической связью.
Письма составляются в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и другое.
5.2. Бланки документов администрации города Перми:
5.2.1. документы, создаваемые в администрации города Перми, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов на бланках установленной формы и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения;
5.2.2. бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов;
5.2.3. каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20 мм - верхнее (на бланках с изображением герба города - 0,64 мм);
бланк конкретного вида документа.
Перечень бланков документов администрации города Перми приведен в приложении 4 к настоящей Инструкции;
5.2.5. в зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой и продольный.
Продольный бланк применяется в ИСЭД при подготовке доверенностей.
Угловой бланк применяется для служебной переписки.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов);
5.2.6. бланки документов, применяемые в администрации города Перми, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям или лицам;
5.2.7. в администрации города Перми применяются бланки с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте и бланки с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте.
Бланки документов с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте изготавливаются типографским способом и подлежат учету, подписываются главой администрации города Перми, используются только управлением по общим вопросам администрации города Перми.
Бланки документов с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте вводятся в память персональных компьютеров и ИСЭД и автоматически выводятся при распечатке конкретного документа;
5.2.8. в состав реквизитов бланков администрации города Перми включаются:
герб города Перми;
наименование инициатора документа;
код формы документа;
отметка об исполнении и направлении в дело;
отметка о поступлении документа;
идентификатор электронной копии.
Состав реквизитов определяется видом и назначением документа.
5.3. Общий бланк администрации города Перми используется для создания любых видов документов, кроме письма. При оформлении документов на общих бланках в заголовочную часть бланка прописными буквами вносится наименование соответствующего вида документа.
5.4. Бланки конкретных видов документов используются для оформления распорядительных документов.
Распорядительные документы в администрации города Перми оформляются на бланках установленного образца.
Постановления и распоряжения администрации города Перми оформляются на бланках с воспроизведением герба города Перми в полноцветном варианте, подписываются главой администрации города Перми, используются только отделом протокола управления по общим вопросам администрации города Перми.
Распоряжения руководителя аппарата администрации города Перми оформляются на бланках с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителем аппарата администрации города Перми, введены в ИСЭД.
Приказы руководителя аппарата администрации города Перми оформляются на бланках с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителем аппарата администрации города Перми, используются только отделом протокола управления по общим вопросам администрации города Перми.
Распоряжения и приказы руководителей подразделений администрации города оформляются на бланках с воспроизведением герба города Перми в черно-белом варианте, подписываются руководителями подразделений администрации города в соответствии с полномочиями, введены в ИСЭД.
Наименование "Администрация города Перми", наименование вида акта и наименование подразделения администрации города печатается прописными буквами размером шрифта N 14 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование вида акта оформляется прописными буквами вразрядку размером шрифта N 14, выравнивается по центру.
5.5. Документы коллегиальных органов оформляются на бланках коллегиальных органов, утвержденных в установленном порядке. Наименование коллегиального органа на бланке оформляется в соответствии с наименованием, закрепленным в положении о коллегиальном органе, утвержденном в установленном порядке.
5.6. Бланки писем применяются при направлении документов в сторонние организации.
Для переписки с законодательными (представительными) и исполнительными органами государственной власти Российской Федерации используются бланки писем с полноцветным воспроизведением герба города Перми, подписываются главой администрации города Перми.
Использовать бланк письма при внутренней переписке информационного характера между должностными лицами, подразделениями администрации города по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документирования, не рекомендуется. Следует практиковать бездокументный способ обмена информацией.
5.7. Учет бланков с полноцветным изображением герба города Перми осуществляется управлением по общим вопросам администрации города Перми посредством проставления нумератором на оборотной стороне учетных порядковых номеров.
Бланки с полноцветным изображением герба города Перми хранятся в управлении по общим вопросам администрации города Перми, уничтожаются по акту в установленном порядке.
Проверка наличия, использования и хранения бланков с полноцветным изображением герба города Перми проводится не реже 1 раза в год комиссионно.
В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении бланков с полноцветным изображением герба города Перми комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя аппарата администрации города Перми.
5.8. Порядок работы с электронными бланками:
электронные варианты бланков разрабатываются (корректируются) специалистами управления информационных технологий администрации города Перми;
электронные шаблоны бланков вводятся в ИСЭД;
включение в документооборот новых бланков, их проектирование и изготовление осуществляются по согласованию с управлением по общим вопросам администрации города Перми. Соответствующие предложения вносятся руководителем делопроизводственной службы подразделения администрации города начальнику управления по общим вопросам администрации города Перми вместе с образцами предлагаемых бланков;
запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки документов.
5.9. Порядок печатания проектов документов и выполнения множительных работ в администрации города Перми:
5.9.1. печатание проектов документов в администрации города Перми осуществляется децентрализованно.
Проекты документов заместителей главы администрации города Перми оформляются специалистами курируемых подразделений администрации города либо специалистами приемных по поручению заместителей главы администрации города Перми.
Подразделения администрации города организуют печатание и оформление проектов документов непосредственно в подразделениях администрации города в ИСЭД.
Проекты документов, подготовленные сторонними организациями, печатаются непосредственно в организациях;
5.9.2. множительные работы для подразделений администрации города выполняются в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города Перми на основании заявки. Количество экземпляров документов определяется практической необходимостью. Документы представляются в разброшюрованном виде;
5.9.3. время выполнения множительных работ - не более двух рабочих дней. Срочные документы (срочность определяется главой администрации города Перми, заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми) оформляются незамедлительно.
VI. Правила оформления основных реквизитов при подготовке документов
6.1. Герб города Перми.
Герб города Перми - реквизит, используемый в соответствии с действующим законодательством.
6.2. Наименование инициатора документа.
На бланках подразделений администрации города и должностных лиц ниже наименования - АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПЕРМИ - размещается наименование инициатора документа. Инициатором документа может выступить подразделение администрации города либо должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки подразделений администрации города или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения администрации города или должностное лицо наделены правом подписи.
Наименование инициатора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении о подразделении администрации города. Сокращенное наименование, закрепленное в положении, помещают ниже полного в скобках. Вышестоящая инстанция указывается в бланках подразделений администрации города или учреждений, которые имеют прямое или административное подчинение.
6.3. Справочные данные.
Справочные данные обязательно включают почтовый адрес с почтовым индексом (указывается в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи), справочный номер телефона (приемная, делопроизводственная служба) и другие сведения (номер факса, адрес электронной почты и так далее). В бланках писем для международной переписки почтовый адрес содержит наименование страны - Российская Федерация.
6.4. Код формы документа.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций/Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКПО/ОКОГУ).
6.5. Основной государственный регистрационный номер.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
6.6. Идентификационный номер налогоплательщика.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
6.7. Наименование вида документа.
Наименование вида документа располагается в заголовочной части документа после реквизита "наименование организации" и печатается прописными буквами, проставляется на всех видах документов, кроме писем.
6.8. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (правовой акт, письмо, заявление), утверждения (регламент, положение, план, инструкция), заседания (протокол), события (акт).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим/утверждающим документ, или делопроизводственной службой подразделения администрации города.
При подготовке документов в ИСЭД дата проставляется автоматически в момент подписания документа ЭЦП.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы вступают в силу с момента их подписания или утверждения, если в тексте не предусмотрена иная дата. Документы, подготовленные администрацией города Перми совместно с другими организациями, как правило, должны иметь одну (единую) дату.
Дата оформляется как цифровым, так и словесно-цифровым способом.
Цифровой способ предполагает обозначение даты тремя группами цифр, разделенных точками, в следующей последовательности: 01.10.2012 (число, месяц - двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами). Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку. Указанным способом оформляются даты подписания, утверждения, согласования документа. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документа.
Словесно-цифровой способ применяется в финансовых документах и в текстах документов - "31 июля 2012 г.".
6.9. Регистрационный номер (индекс) документа.
Регистрационный номер (индекс) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Проставляется на отправляемых документах рядом с реквизитом "Дата", на поступающих - в правом нижнем углу документа.
В ИСЭД номер документу присваивается:
при регистрации входящих документов в соответствии с регламентом процесса ИСЭД СПД19.16 "Регистрация входящих документов";
при подписании исходящих и внутренних документов ЭЦП в соответствии с регламентами процессов ИСЭД СПД19.11 "Подготовка исходящего документа", СПД19.12 "Подготовка внутреннего документа".
Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в соответствии с номенклатурой дел в пределах календарного года.
Регистрационный номер распорядительного документа оформляется арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера (при необходимости может добавляться буквенный индекс) от правой границы текстового поля, проставляется после подписания.
При подготовке документов в ИСЭД регистрационный номер проставляется автоматически в момент подписания документа ЭЦП.
Регистрационный номер письма состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре, индексом подразделения администрации города. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга точкой или дефисом.
Например: 01-06-321, где 01 - индекс подразделения администрации города, 06 - индекс дела по номенклатуре, 321 - порядковый номер документа.
6.10. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
Ссылка на исходящий номер и дату документа проставляется на документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение). Данный реквизит полностью переписывается из бланка запроса.
Например: На N 12/08-14 от 03.05.2012.
Наличие данного реквизита исключает необходимость упоминания индекса, даты и заголовка поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.
6.11. Место составления (издания) документа.
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения. Например: г. Пермь.
Адресат определяет получателей документа. Адресат указывается как на документах, направляемых в сторонние организации, так и на внутренних документах.
Адресатом может быть организация, подразделение, должностное или физическое лицо.
В случае подготовки письма одновременно адресатам, являющимся и не являющимся пользователями ИСЭД, осуществляется запуск процесса в ИСЭД по подготовке внутреннего документа, при этом устанавливается статус "Хранится и подписывается в бумажном виде".
Максимально реквизит "Адресат" может состоять из следующих составных частей:
наименования организации, учреждения (в именительном падеже);
наименования подразделения (в именительном падеже);
указания должности получателя (в дательном падеже);
инициалов и фамилии (в дательном падеже, при адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее);
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:
наименование улицы, номер дома, номер квартиры;
наименование населенного пункта (города, поселка и так далее);
наименование области, края, автономного округа (области), республики;
наименование страны (для международных почтовых отправлений);
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки.
В документах, оформляемых на бланках, реквизит "Адресат" печатается в границах, отведенных для данного реквизита.
В документах, оформляемых не на бланках (пояснительная, служебная записка, заявление и так далее), реквизит "Адресат" печатается от границы верхнего поля в правом верхнем углу на расстоянии 10 см от границы левого поля.
Если в реквизите "Адресат" несколько адресов, каждый адрес отделяется от предыдущего 2 интервалами (внутри одного адреса интервалы не проставляются).
При адресовании руководителю наименование организации (подразделения) входит в состав наименования должности адресата:
При адресовании руководителям однородных организаций в оформлении внутренних документов в целях определения круга исполнителей фамилии не указываются, а должности указываются обобщенно.
Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки, на основании которого на каждом документе оформляется отдельный адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан руководителем.
При адресовании документа физическому лицу адрес оформляется в следующей последовательности: фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес:
6.13. Утверждение документа.
Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, является утверждение документа.
Документ утверждается другим документом или должностным лицом, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемом документе. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа, на нем проставляется гриф утверждения.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. В этом случае гриф утверждения оформляется следующим образом:
При утверждении документа распорядительным документом (постановление, распоряжение, приказ) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:
Реквизит располагается в правом верхнем углу документа.
Утверждению в обязательном порядке подлежат документы в соответствии с приложением 5 к настоящей Инструкции.
Резолюция является основой организации исполнения документа, при этом в обязательном порядке вносятся:
фамилия (или фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), которому дается поручение, в дательном падеже;
срок исполнения поручения;
электронная цифровая подпись - в ИСЭД.
Оформляется руководителем в день поступления входящих или внутренних документов для организации их исполнения.
Резолюция должна быть лаконичной и нацеленной на результат. От ее конкретности зависит качество и оперативность исполнения документа.
В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право координации работы соисполнителей.
Документы могут иметь несколько резолюций соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируется порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.
Требования по работе со служебными документами в ИСЭД определяются регламентом процесса "СПД20.11. Исполнение документа, резолюции или поручения".
Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
6.15. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях. Заголовок к тексту - реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа, позволяющий быстро определить степень его информативности, важность или срочность, помогающий ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документа и позволяет идентифицировать (индивидуализировать) документ в числе аналогичных.
Заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа, быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопросы:
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт (два интервала) и печатается через один интервал. Пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов, отдельно стоящих союзов и предлогов в заголовке не допускаются.
Заголовок к письму, оформленному на угловом бланке, печатается в специально отведенном месте.
При подготовке документа в ИСЭД заголовок в бланке оформляется в специальном поле автоматически при заполнении исполнителем документа обязательных полей в регламенте процесса выбранного документа.
6.16. Отметка о контроле.
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в целях исполнения его в установленные резолюцией сроки. Отметка о контроле проставляется делопроизводственной службой при регистрации документа в ИСЭД.
6.17. Требования к текстам документов:
6.17.1. текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий и решений. Текст документа содержит достоверную, точную, аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную последовательно, убедительно и кратко.
Текст документа излагается в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, официально-деловым стилем. Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется:
использованием устойчивых словосочетаний, стандартизованных языковых формул;
нейтральным тоном изложения;
определенным порядком (последовательностью) изложения информации.
Текст рекомендуется разделять на две основные части. В первой указываются основание, цели составления документа. Во второй (заключительной) излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
В тексте документа, подготовленного на основании ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование автора документа, наименование документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, служебные записки - оценку фактов, выводы).
Сплошной связный текст документа может составляться на основе трафарета, содержащего унифицированную постоянную информацию и дополняемого переменной информацией. Трафареты разрабатываются при наличии достаточного объема повторяющихся документов, содержащих типовые управленческие действия.
Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержать один вопрос) и сложными (содержать несколько вопросов).
Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется подготавливать по одному вопросу.
Тексты документов оформляются в виде связного текста, таблицы или в виде их сочетания. Построение и оформление текстов документов в табличной форме осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в приложении 6 к настоящей Инструкции.
Объемные тексты документов, содержащие несколько решений, выводов, следует делить на разделы, главы, пункты и подпункты:
В положениях, инструкциях, программах, уставах и других подобных документах разделы нумеруются римскими цифрами, главы, пункты, подпункты - арабскими цифрами. Главы нумеруются в пределах раздела. Номер главы должен состоять из номера раздела и номера главы, разделенных точкой, без пробела (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, главы и пункта, разделенных точками, без пробела (например, 1.2.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.1.1).
Разделы, главы должны иметь заголовки, четко и кратко отражающие их содержание. При наличии в тексте нескольких разделов и глав их заголовки печатаются с прописной буквы центрованным способом. Точка в конце заголовка не ставится.
Пункты могут иметь заголовки, печатаются с прописной буквы, с абзаца.
Тексты разделов, глав, пунктов заканчиваются точкой.
Подпункты заголовков не имеют, оформляются с абзаца, начинаются со строчной буквы, заканчиваются точкой с запятой.
Сноски в тексте документа должны быть оформлены одинаково - знаками (в случае если сносок не более трех) или цифрами. Текст сноски после знака всегда должен начинаться с прописной буквы (печатается с абзаца в конце соответствующей страницы), например:
* Информация корректируется ежеквартально.
1. Информация корректируется ежеквартально.
При наличии примечания к тексту слово "Примечание" печатается ниже текста документа (через один межстрочный интервал) от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие. Если примечаний несколько, то печатается слово "Примечание", ставится двоеточие, а пункты примечания нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться с прописной буквы). Все строки самого примечания располагаются справа от двоеточия.
Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:
в распорядительных документах, а также в документах, адресованных руководству, - от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу", "считаю");
в совместных документах - от первого лица множественного числа ("решили", "предлагаем", "просим");
в протоколах - от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили");
в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках и тому подобном - от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "начальник отдела имеет право");
в письмах используются следующие формы изложения:
на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа ("направляю", "предлагаю");
на остальных бланках - от первого лица множественного числа ("направляем на рассмотрение", "просим выделить"), от третьего лица единственного числа ("администрация города Перми считает возможным");
6.17.2. проекты правовых актов и писем до представления на подпись главе администрации города Перми подлежат обязательному редактированию в отделе протокола управления по общим вопросам администрации города Перми. Срок редактирования проектов правовых актов составляет 5 рабочих дней, проектов писем - 2 рабочих дня.
Проекты иных служебных документов подлежат обязательному редактированию в делопроизводственной службе подразделения администрации города.
В ИСЭД требования по подготовке и редактированию писем определяются регламентами процессов СПД19.11 "Подготовка исходящего документа" и ПД19.12 "Подготовка внутреннего документа", по подготовке и редактированию правовых актов - СПД19.3 "Подготовка правовых актов" и СПД19.5 "Подготовка приказа руководителя".
6.18. Отметка о наличии приложения.
Отметка о наличии приложения предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект.
Документы-приложения могут быть трех видов:
направляемые с письмом в другие организации;
утверждаемые или вводимые в действие правовым актом;
поясняющие или дополняющие содержание основного документа.
Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется словом Приложение, которое печатается с прописной буквы, без кавычек, после текста через два интервала (24 пт) выше реквизита "Подпись" от границы левого поля документа:
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывается их наименование, количество листов в каждом приложении и число их экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют:
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Документы перечисляются либо в порядке важности (начиная с главного документа), либо в порядке убывания объема документов при определенной однородности их содержания (например, статистические сводные таблицы), либо в алфавитном порядке.
Если приложения имеют неодинаковую степень ознакомления, то есть если часть из них содержит информацию конфиденциального характера, следует указать это, чтобы получатель после ознакомления мог лично определить круг лиц, имеющих право изучить те или иные документы из числа приложений.
Сведения о документах, высланных в качестве приложений, должны полностью совпадать с их фактическими наименованиями, объемом.
При отправлении документа в несколько адресов, а приложения - только в один адрес отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.
Приложения к правовым актам оформляются в соответствии с Правилами оформления правовых актов в администрации города Перми, утвержденными в установленном порядке.
Страницы приложения нумеруются отдельно от основного документа начиная со второго листа.
В ИСЭД при необходимости сохранения приложений к письму после завершения процесса подготовки документа основной документ преобразовывается в виртуальный, а приложения добавляются как потомки.
6.19. Подпись должностного лица.
Подпись - обязательный реквизит, придающий документу юридическую силу.
В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности лица, подписавшего документ, оформляется следующим образом:
на бланке администрации города Перми - полное наименование должности;
на бланке подразделения администрации города - сокращенное наименование должности;
на бланке должностного лица - только расшифровка подписи без указания должности.
Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции.
Право подписи документов главой администрации города Перми, заместителями главы администрации города Перми, руководителем аппарата администрации города Перми устанавливается правовым актом администрации города Перми о распределении обязанностей между главой администрации города Перми и заместителями главы администрации города Перми.
Право подписи документов руководителями подразделений администрации города устанавливается в положениях о подразделениях администрации города, в которых также должен быть предусмотрен порядок подписания документов в отсутствие руководителя.
В администрации города Перми устанавливается следующий порядок подписания служебных писем:
6.19.1. от имени администрации города Перми:
6.19.1.1. глава администрации города Перми подписывает документы:
в законодательные (представительные) и исполнительные органы государственной власти Российской Федерации;
первым руководителям Законодательного Собрания Пермского края;
губернатору Пермского края;
руководителю администрации губернатора Пермского края;
председателю Правительства Пермского края;
председателю Контрольно-счетной палаты Пермского края, председателю Контрольно-счетной палаты города Перми;
председателю Избирательной комиссии Пермского края, председателю Избирательной комиссии города Перми;
в Региональную общественную приемную Председателя Партии "Единая Россия" в Пермском крае;
начальнику ГУ МВД России по Пермскому краю;
прокурору Пермского края, прокурору города Перми;
прокурору Пермской межрайонной природоохранной прокуратуры;
прокурору Пермской транспортной прокуратуры;
руководителю управления Федеральной антимонопольной службы по Пермскому краю;
Уполномоченному по правам человека в Пермском крае, Уполномоченному по правам ребенка в Пермском крае;
в аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе;
Главному федеральному инспектору по Пермскому краю;
депутатам Государственной Думы Российской Федерации, Законодательного Собрания Пермского края, Пермской городской Думы;
Главе города Перми - председателю Пермской городской Думы;
руководителям органов местного самоуправления;
6.19.1.2. заместители главы администрации города Перми, руководитель аппарата администрации города Перми:
депутатам Пермской городской Думы по поручению главы администрации города Перми;
заместителям руководителя администрации губернатора Пермского края;
заместителям председателя Правительства Пермского края;
в министерства, агентства, инспекции Пермского края;
заместителю начальника ГУ МВД России по Пермскому краю;
начальнику Управления МВД России по городу Перми;
заместителям прокурора Пермского края, заместителям прокурора города Перми;
инициативные письма и ответы на обращения организаций и граждан, адресованные администрации города Перми, в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации города Перми и заместителями главы администрации города Перми либо в соответствии с резолюцией главы администрации города Перми.
Руководитель аппарата администрации города Перми:
руководителю аппарата Правительства Пермского края;
руководителю аппарата Пермской городской Думы;
председателю Избирательной комиссии Пермского края, председателю Избирательной комиссии города Перми;
6.19.1.3. руководители подразделений администрации города подписывают инициативные письма и ответы на обращения организаций и граждан, адресованные администрации города Перми, в соответствии с резолюцией главы администрации города Перми или заместителя главы администрации города Перми, курирующего данное подразделение администрации города;
6.19.2. от имени подразделений администрации города руководители подразделений администрации города:
подписывают документы, направляемые сторонним организациям, гражданам, в соответствии с их компетенцией, либо ответы на письма, поступившие непосредственно в подразделения администрации города;
Все страницы документа:
Похожие документы:
