Трудовая книжка: порядок оформления, ведения, учета и хранения

ТРУДОВАЯ КНИЖКА: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ, ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

Предоставление трудовой книжки является обязательным при заключении трудового договора с работодателем, лишь за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Об этом говорится в статье 65 Трудового кодекса (ТК).

В соответствии со статьей 66 ТК и п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. №225) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Оформление и ведение трудовых книжек и вкладышей в нее

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. При этом в трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

• фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.

В трудовой книжке не допускаются какие-либо сокращения. Записи должны иметь в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК или иного федерального закона.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

• о времени военной службы;
• о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовую книжку вносятся также и сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, а именно:

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

В соответствии с п. 38 Правил в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер.

Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Минфином. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Учет и хранение трудовых книжек, бланков трудовых книжек и вкладышей в нее

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приходно-расходная книга);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (книга учета).

В приходно-расходную книгу, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Приходно-расходная книга и книга учета движения должны быть:

• пронумерованы;
• прошнурованы;
• заверены подписью руководителя организации;
• скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет, в котором указываются сведения о:

• наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить не полученный за время задержки заработок. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки.

В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Смотрите также:
Трудовая книжка: порядок внесения изменений и исправлений и выдачи дубликата

© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на "Субсчет.ру: теория и практика бухгалтерского учета и налогообложения " при цитировании (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)

Образец заполнения приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек - Скачать в разных форматах: txt jar fb2 doc rtf

Скачать Образец заполнения приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек

Все права на все книги на этом сайте безусловно принадлежат их правообладателям. Если публикация книги на сайте нарушает чьи-либо авторские права, сообщите нам об этом и она будет немедленно убрана из публичного доступа

Добро пожаловать на наш портал. У нас имеется много книг разных жанров. У нас вы можете скачать книгу "Образец заполнения приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек" в форматах fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf себе на android, iPhone, iPad, а так же читать онлайн и без регистрации. Ниже вы можете оставить отзыв о прочитанной или интересующей вас книге.

В местном любительском театре городка ставится пьеса известного драматурга Стенхоупа. Главную роль в пьесе играет местная красавица Адель, в которую тайно влюблен пожилой историк Уэнтворт. Ее постоянно преследует мистический страх, с которым ей помогаю справиться бабушка Паулины и Стенхоуп.

Комментарии к Книге Образец заполнения приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек:

Учёт и хранение трудовых книжек - Студопедия

Учёт и хранение трудовых книжек

В организации ведется следующая документация по учёту бланков тр удовых книжек и заполненных трудовых книжек:

-приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

-журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом персонала или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих. В этом журнале регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и
служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки, дубликаты и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь. При выдаче трудовой книжки (дубликата, вкладыша) бухгалтерия организации взимает с работника денежный взнос.

Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списываются по акту.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации как документы строгой отчётности и выдаются по заявке в подотчёт лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчёта о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с приложением приходного ордера кассы организации.

Приходно-расходная книга и книга учёта движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.

Трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации. Невостребованные после двух лет хранения трудовые книжки (их дубликаты) передаются на хранение в течение 50 лет в архив, а по истечении данного срока могут быть уничтожены.

8.2. Состав документов, предъявляемых при поступлении на работу

Выше была приведена технологическая цепочка отбора кандидатов для приёма на работу, заканчивающаяся заключением трудового договора. Непосредственно приём на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя (руководителя организации или уполномоченного им лица), издаваемым на основании заключённого трудового договора.

При подготовке приказа (распоряжения) о приёме на работу инспектор отдела персонала организации тщательно перепроверяет весь комплект документов, предъявленный поступающим работником на этапе отбора и заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ), а также дополнительные документы, учитывающие специфику работы различных организаций и предусматриваемые ТК РФ, указами Президента РФ и постановлениями Правительства Российской Федерации, из которых после издания приказа о приёме на работу будет оформлено личное дело работника.

Сведём воедино весь комплект документов, представляемых при приёме на работу, с примерами оформления дополнительных документов, подготавливаемых лицом, прошедшим процедуру отбора и заключения трудового договора.

·паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

·трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключен впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

·страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

·документы воинского учёта - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

·документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

·Личное заявление о приёме на работу как обязательный документ ТК РФ не предусмотрен. Однако согласно закону «Об основах государственной службы Российской Федерации» от 31.07.1995 г. № 119-Ф3 при поступлении на государственную службу гражданин такое заявление представляет. Кроме того, традиция подачи заявления о приёме на работу настолько укоренилась, что её продолжают соблюдать повсеместно. В этом акте есть практический резон. Дело в том, что в унифицированных формах трудового договора и приказа (распоряжения) о приёме на работу виза согласования непосредственного руководителя работника не предусмотрена, что лишает его самостоятельности, ответственности за подбор персонала своего подразделения. Сложившаяся форма заявления представлена ниже.

от __________(фамилия, имя, отчество)

Прошу принять меня на работу на должность___________________________________

Виза руководителя подразделения о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда

Дата Подпись И.О.Фамилия

·Автобиография как обязательный документ для оформления на работу ТК РФ не предусмотрен. Необходимость её предъявления оговорена в ряде случаев, в частности, при поступлении на службу в таможенные органы (см. п. 2 статьи 6 Закона от 21.07.1997 г. «О службе в таможенных органах Российской Федерации» ). Макет оформления автобиографии приводился ранее (см.рис. 3.4).

·Анкета как обязательный документ конкретно не назван в числе документов, представляемых при приёме на работу по трудовому договору. В то же время при поступлении, например, на службу в таможенные органы от гражданина, согласно упомянутому выше закону, требуется представление подробных данных о месте рождения, местах работы (учебы) и месте жительства отца (матери), мужа (жены), сына (дочери), родного брата (родной сестры) или лица, на воспитании которого поступающий на службу находился. Из известных документов документом, в котором излагаются расширенные биографические данные вплоть до указания сведений о бывшем муже (жене), девичьей фамилии супруги и т. д. является анкета.

Юридический статус анкеты высок: приводимые в ней данные перепроверяются; анкета подписывается не только работником, но и инспектором отдела персонала; анкета заверяется печатью организации.

Форма анкеты ниже.

12.Имеются у Вас или жены(мужа) родственники, постоянно проживающие за границей( укажите их фамилию, имя. отчество, год рождения, степень родства, местожительство, с какого времени они проживают за границей_____________________________________________________

13. Отношение к воинской обязанности и воинское звание_______________________________

14.Домашний адрес и номер телефона_________________________________________________

15.Паспорт или документ его заменяющий_____________________________________________

(номер, серия, кем и когда выдан)

16.Дополните6льные сведения( государственные награды, участие в выборных представительных органах, а также другая информация, которую оформляемый желает сообщить о себе)_____________________________________________________________________________

Дата заполнения Подпис

Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе.

Подпись, фамилия работника кадровой службы

При отсутствии необходимости в подробных биографических сведениях можно ограничиться составлением личного листка по учету кадров.

Личный листок по учёту кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера только о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняется необходимость его оформления при поступлении на работу. Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и другие данные.

Поступающий на работу обязан в период работы в организации обо всех последующих изменениях в данных, внесённых в личный листок, сообщать в отдел кадров организации для фиксирования этих изменений в дополнении к личному листку по учёту кадров.

© studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам

Проблемная книжка

Проблемная книжка

Нередко бухгалтерам приходится не только учитывать покупку бланков трудовых книжек, но и самим их заполнять. При всей простоте бланка трудовой книжки грамотно заполнить его непросто. О распространенных ошибках и о том, как заполнить документ в нетипичных ситуациях, читайте в статье.

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника. Поэтому очень важно, чтобы этот документ был правильно оформлен. Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила). Инструкция заполнения этого документа утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Инструкция). Но бухгалтеры зачастую пренебрегают требованиями данных нормативных актов и проявляют «творческий» подход в заполнении трудовой книжки. Итак, в чем чаще всего ошибаются бухгалтеры, вынужденные исполнять обязанности кадровика?

Лишние записи не нужны
Работодатель обязан вести трудовые книжки на сотрудников только в том случае, если они трудятся свыше пяти дней по основному месту работы. Причем если ваше учреждение является стартовой площадкой для трудовой деятельности сотрудника, то обязанность завести книжку ложится именно на вас.
Как оформить титульный лист книжки, подробно рассказано в разделе 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Здесь, как правило, вопросов не возникает, а вот раздел «Сведения о работе» изобилует ляпами. Например, прежде чем оформить первую запись о приеме на работу, бухгалтеры зачастую пишут такую фразу «Стажа до поступления на работу не имел». Такую запись делать не нужно.
Согласно пункту 21 Правил, в трудовую книжку вносятся записи, если работник до поступления на работу:
– состоял на военной службе;
– служил в органах внутренних дел, таможенных органах;
– обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров (если при этом он получал заработную плату и с нее производились отчисления в Пенсионный фонд РФ). Период учебы в вузе в трудовой книжке не указывается.
С записями, сделанными в трудовой книжке при увольнении, работник должен быть ознакомлен под расписку (п. 35 Правил). Подпись работника ставится рядом (или на следующей строке) с подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации. В данном случае обращаем ваше внимание на то, что расшифровывать подпись работника и писать «с записью ознакомлен» не надо.
Как показывает практика, в трудовую книжку часто вносят лишние записи. Указывают сведения об испытательном сроке при приеме на работу, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок. Этого делать не нужно.
Дополнительная информация при внесении записи о приеме на работу указывается лишь в том случае, если сотрудник принят в порядке перевода из другого учреждения или по конкурсу.

Обратите внимание! Самая распространенная ошибка: печатью учреждения заверяют подпись сотрудника отдела кадров. Если у вас нет печати отдела кадров, записи работника при увольнении должны заверяться подписью руководителя учреждения.

Не сокращайте и не зачеркивайте
При оформлении раздела «Сведения о работе» бухгалтеры грешат использованием сокращений, забывая, что Правилами установлено, что в трудовой книжке они не допустимы. То есть нельзя писать «Пр.» вместо слово «Приказ». Также нельзя писать сокращенно название организации, например, НИЦ «Авангард», а нужно писать полностью Научно-исследовательский центр «Авангард», и только ниже можно указать его сокращенное название.
Каждый бухгалтер знает, что неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. Но вот как правильно сделать исправления, помнят далеко не все, поэтому ошибок здесь делают очень много.
Помните, что в содержательной части трудовой книжки зачеркивать неправильную запись нельзя. Исправлять ошибку нужно так: после последней в соответствующем разделе («Сведения о работе» или «Сведения о награждении») записи под очередным порядковым номером, указывая дату внесения исправления, в графе 3 пишется: «Запись под таким-то номером недействительна». Далее производится правильная запись, а в графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ руководителя.
В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них, вносить изменения в трудовые книжки должно то учреждение, в котором сделали неправильную запись. Но в то же время ошибку можно исправить и по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ляп. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме и увольнении работника, справки или иные документы, в которых упоминаются эти приказы (например, личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и др.).
В споре о том, какую статью 77 или 80 Трудового кодекса следует указывать в трудовой книжке при увольнении работника по собственному желанию, поставлена точка. В соответствии с пунктом 15 Правил указано, что при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Кодекса, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. К тому же в пункте 5.2 Инструкции дан пример оформлений записи в трудовой книжке.
Несмотря на то, что ситуация прояснилась, отголоски этой неразберихи еще портят жизнь бухгалтерам. А именно возникает вопрос, что делать с записью об увольнении со ссылкой на статью 80? Ответ однозначный: запись необходимо исправлять. Как это сделать, мы говорили чуть выше.

Дубликат «трудовой» – не ваша проблема
Бывают случаи, когда при оформлении на работу нового сотрудника он заявляет о том, что его трудовая книжка утеряна и просит завести ему дубликат. В данной ситуации бухгалтер должен вспомнить о пункте 31 Правил. В этом пункте указано, что дубликат трудового документа выдается работодателем по последнему месту работы. Так что оформлять дубликат новому сотруднику не придется.
Чтобы получить новую книжку, сотрудник должен заявить о потере трудовой книжки работодателю в письменной форме. Тот в свою очередь обязан в течение 15 дней выдать ему дубликат трудовой книжки.
Дубликат оформляется по общим правилам заполнения трудовой книжки. В него вносятся подтвержденные документами сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данное учреждение, а также имеющиеся в трудовой книжке сведения о работе и награждении (поощрении) по последнему месту работы.
Общий стаж трудовой деятельности записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Эта запись делается на основании данных, содержащихся в форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Затем общий и (или непрерывный) трудовой стаж работы, подтвержденный документами, записывается по отдельным периодам работы. Подтверждающими бумагами являются справки с прошлых мест работы, копии приказов и т.д.

Как правильно оформить трудовые отношения со студентами, пришедшими на производственную практику? Нужно ли заводить на них трудовые книжки?

При наличии вакантных мест (должностей), соответствующих профилю прохождения производственной практики, студенты могут быть зачислены на них в обычном порядке. Рабочие места (штатные должности) должны соответствовать требованиям учебных программ и квалификационным характеристикам получаемой практикантом специальности. В данном случае учащиеся принимаются на работу по трудовому договору, заключенному на определенный срок (ст. 59 Трудового кодекса РФ). При этом на студентов оформляется трудовая книжка в соответствии с требованиями статьи 66 Кодекса, если она не была оформлена ранее.

Учтем и сохраним
Хранить трудовые книжки лучше в алфавитном порядке в ящичках и обязательно в сейфе. При этом не востребованные уволенными работниками трудовые книжки хранятся отдельно от книжек работающих сотрудников.

Каждое учреждение для учета трудовых книжек и вкладышей обязано вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В приходно-расходную книгу вносятся сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием таких бланков (с обязательным указанием серии и номера каждого бланка). Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. Также следует вести и Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, которые выдаются работникам вновь (в том числе и дубликаты трудовых книжек). Формы этих книг даны в пункте 40 Правил.
Бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся учреждением как документы строгой отчетности. Бланки выдаются бухгалтерией лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Обеспечить нигде ранее не работавшего сотрудника бланком трудовой книжки, а также вкладышами к этому документу – прямая обязанность работодателя (п. 46 Правил). Поэтому учреждению время от времени приходится приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей. Однако при выдаче сотруднику бланка книжки или вкладыша в нее учреждение обязано взимать с него плату, размер которой определяется суммой расходов на их приобретение (п. 47 Правил). В связи с этим перед бухгалтером встает актуальный вопрос, как правильно отразить в учете выдачу бланков, а также денег, внесенных сотрудником в кассу? Рассмотрим ситуацию детально.

Пример
Учреждение за счет федеральных средств приобрело бланки трудовых книжек. При приеме на работу нового сотрудника, не имеющего трудового стажа бухгалтер оформил ему трудовую книжку. Стоимость бланка сотрудник внес в кассу учреждения. После этого наличные были сданы на лицевой счет, открытый в органах Федерального казначейства. При оформлении данных операций бухгалтер сделает следующие записи.

Дебет 1 205 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж товаров, работ, услуг»
Кредит 1 401 01 130
«Доходы от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг»
– выдан бланк трудовой книжки сотруднику;

Дебет 1 201 04 510
«Поступления в кассу»
Кредит 1 205 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг»
– поступили денежные средства в кассу за бланк трудовой книжки (документ ПКО);

Дебет 1 304 05 226
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг»
Кредит 1 201 04 610
«Выбытия из кассы»
– отражены указанные средства на лицевом счете учреждения;

Дебет 1 210 02 130
«Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступившим в бюджет доходам от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг»
Кредит 1 304 05 226
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг»
– средства перечислены в доход федерального бюджета;

Примечание:
Бланки трудовых книжек являются бланками строгой отчетности и подлежат учету на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Также Инструкцией № 25н определено, что учет бланков строгой отчетности осуществляется в условной оценке один рубль за один бланк. Списание израсходованных, а также испорченных бланков трудовой книжки производится по акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

О. В. ГОРШЕНИНА, редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»