Руководства, Инструкции, Бланки

как вести приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности img-1

как вести приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности

Категория: Бланки/Образцы

Описание

О книге учета БСО

Как должна выглядеть книга учета БСО. меня интересует именно книга, она и должна состоять из одного листа? тогла при чем тут нумерация? или их потом сшивают? или заранее формируют? тогда это будет ЛИСт книги учета БСО.Есть ли штраф и какой за отсутствие Книги учета БСО?"На основании данных по приходу и расходу БСО отразите остаток в книге учета по БСО на конец периода" ВОПРОС: на конец КАКОГО периода? Скачайте формы по теме

Нет, книга не должна состоять из одного листа. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:

Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.

То есть Вам заранее нужно распечатать сразу несколько листов книги учета БСО и сразу их сшить, пронумеровать, подписать руководителем и главным бухгалтером организации, а также скрепить печатью. Записи во всех приходно-расходных строках вносите вручную.

На основании данных по приходу и расходу БСО отразите остаток в книге учета по БСО на конец периода. О том какой это период в законодательстве ничего не сказано. Никаких правил заполнения в этом отношении не прописано. Вы можете подводить итог каждой страницы, т.е. выводить остаток, за период который вместился на одну страницу. Можно ежемесячно (ежегодно) подводить итого внизу заполняемой страницы, а на следующий месяц (год) открывать очередную страницу.

В случае если книга учета бланков строгой отчетности не ведется то при проверке туристической фирме может грозить как налоговая, так и административная ответственность за нарушение порядка учета и сроков хранения бланков строгой отчетности (гл. 16 Налогового кодекса РФ. ст. 2.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях ).

Налоговая инспекция может применить статью 120 Налогового кодекса РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Штраф по этой статье составляет от 10 000 до 30 000 руб.

Кроме того, по представлению налоговой инспекции суд может применить к сотруднику турфирмы, ответственному за хранение документов, или к руководителю административную ответственность в виде штрафа на сумму от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения документов (ч. 1 ст. 23.1. ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Как учитывать бланки строгой отчетности

Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:

Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.

Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:

  • автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;
  • при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Из статьи журнала «Учет в туристической деятельности» № 12, Декабрь 2013

Как вести книгу учета бланков строгой отчетности

Н.А. Басалаева, аудитор

В случае оказания услуг населению организация может не применять кассовую технику, если при наличных расчетах оформляются бланки строгой отчетности*. При этом нужно организовать учет таких бланков.

Необходимость ведения книги

Организации и предприниматели, работающие в сфере туризма, чаще всего ведут расчеты за проданные туры наличными. Если же ККТ не применяется, то получение оплаты нужно оформлять с помощью бланка строгой отчетности «Туристская путевка».

В связи с тем, что туристские путевки являются бланками строгой отчетности, турфирмы обязаны организовать их хранение, учет и выбытие.

Порядок учета, хранения, инвентаризации, контроль за использованием бланков строгой отчетности «Туристская путевка» осуществляются в соответствии с Положением о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В пункте 13 этого Положения сказано: «Учет бланков документов, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью (штампом)».

В налоговых органах книгу учета БСО заверять не нужно.

Вместе с оформлением книги нужно издать локальный акт, в котором утвердить порядок учета и хранения бланков БСО, а также назначить сотрудника, ответственного за учет бланков и ведение книги их учета. Рядом с печатью (штампом) на журнале учета желательно указать фамилию этого ответственного сотрудника. Даже если фирма имеет несколько обособленных подразделений, то книга учета ведется одна, а бланки строгой отчетности передаются материально ответственным лицам в этих подразделениях по требованиям-накладным с указанием названий и номеров переданных бланков.

Форму книги учета БСО турфирма может разработать самостоятельно, так как законодательно утвержденной формы нет. В качестве примера книги учета можно использовать форму 0504045. утвержденную для бюджетников приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н .

Книга учета бланков строгой отчетности по форме 0504045 содержит следующие графы:

  • дата (число, месяц, год);
  • от кого получено или кому отпущено;
  • основание (наименование документа, номер и дата);
  • приход;
  • количество (по приходу);
  • серия и номер бланка по приходу;
  • расход (списание);
  • количество (по расходу);
  • серия и номер бланка (по расходу);
  • подпись лица, получившего бланки;
  • остаток (количество, серия и номер бланка (вкладыша)).

В любом случае выбранная форма книги учета утверждается приказом руководителя туристической компании.

При заполнении книги в ней указываются все бланки строгой отчетности, номера, серии, названия. Указывается наличие бланков, их прием и передача. Каждая операция заверяется подписью ответственного лица.

На основании остатка на начало, прихода и расхода выводится остаток на конец периода.

Проверка бланков строгой отчетности проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.

В электронном виде книга учета бланков строгой отчетности не ведется. Такой вывод следует из требований пункта 13 Положения, что все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью во избежание их исправления или замены. Соблюсти эти требования Положения возможно, только если книга ведется на бумажном носителе.

В случае если книга учета бланков строгой отчетности не ведется совсем или ведется с нарушениями, то при проверке туристической фирме может грозить как налоговая, так и административная ответственность за нарушение порядка учета и сроков хранения бланков строгой отчетности (гл. 16 Налогового кодекса РФ. ст. 2.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях ).

Налоговая инспекция может применить статью 120 Налогового кодекса РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Штраф по этой статье составляет от 10 000 до 30 000 руб.

Кроме того, по представлению налоговой инспекции суд может применить к сотруднику турфирмы, ответственному за хранение документов, или к руководителю административную ответственность в виде штрафа на сумму от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения документов (ч. 1 ст. 23.1. ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.

Другие статьи

При оформлении БСО нужно вести кассовый журнал?

При оформлении БСО нужно вести кассовый журнал?

При оформлении БСО нужно вести кассовый журнал? Или его аналог? Как правильно его вести и оформлять? Налоговые проверки коснутся журналов последних 3 лет?

В обязательном порядке необходимо вести кассовую книгу.
Журнал кассира-операциониста не ведется.
Сведения о движении наличных денежных средств нужно отражать в кассовой книге по форме № КО-4 (п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Это требование распространяется на все организации независимо от применяемой ими системы налогообложения, а так же от способа предъявления документа по наличному расчету (п. 1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 и п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК РФ).
Основание для заполнения граф формы № КМ-4 (журнала кассира-операциониста) является Z-отчет, снятый с ККТ в конце смены кассира. Такой порядок приведен в письме УФНС России по г. Москве от 20 января 2011 г. № 17-15/4707. Следовательно, при отсутствии ККТ, журнал кассира-операциониста не ведется.
По вопросу о порядке ведения кассовой книги см. Как вести кассовую книгу (форма № КО-4)

Кроме того, бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и в статье журнала «Упрощенка», которую Вы можете найти в закладке «Журналы» «Системы Главбух» для Упрощенной системы налогообложения

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности

При оказании платных услуг населению организация может вместо применения ККТ оформлять расчеты бланком строгой отчетности (БСО) (п.2 ст.2 Закона от 22мая 2003г. №54-ФЗ ).

Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем (п.4 Положения, утвержденного постановлением ПравительстваРФ от 6мая 2008г. №359 ).*

Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:*

  • форму книги по учету документов строгой отчетности ОКУД 0504819 ;
  • форму книги учета бланков строгой отчетности ОКУД 0504045 .

Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.

Это следует из пункта 13 Положения, утвержденного постановлением ПравительстваРФ от 6мая 2008г. №359 . и письма Минфина России от 31августа 2010г. №03-01-15/7-198 .

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2. Статья:«Журнал кассира-операциониста ведут при наличии ККТ, а вот кассовая книга необходима абсолютно всем…»

Как вести и заполнять кассовую книгу

— Теперь давайте поговорим о другом не менее важном документе — кассовой книге. Вот такой вопрос. При оказании услуг населению фирма выдает бланки строгой отчетности. Обязана ли она вести кассовую книгу?

Вести кассовую книгу нужно абсолютно всем предпринимателям и фирмам, в том числе и тем, которые освобождены от применения ККТ

— Конечно. Независимо от того, что фирма и индивидуальный предприниматель используют бланки строгой отчетности или ККТ, они обязаны вести кассовую книгу при поступлении наличных денег. Это четко прописано в Положении Центробанка от 12.10.2011 № 373-П .

— То есть кассовая книга — это обязательный регистр для фирм и индивидуальных предпринимателей, учитывающий все поступления денег?

— Не только поступление, но и расходование денежных средств. Значит, кроме кассовой книги, нужны еще первичные кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордера.

Еще раз напоминаю, вести кассовую книгу необходимо, даже если компания или предприниматель вообще освобождены от применения ККТ, например при ЕНВД или патенте.*

На вопросы отвечает Анатолий Кленовский. советник государственной гражданской службы Российской Федерации 1-го класса
Журнал «Упрощенка», № 6, июнь 2013

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Книга учета БСО (ф

Книга учета БСО (ф.0504045)

Требуется ли вести книгу учета БСО (ф.0504045), если заполняем приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее?

Отвечает Елена Павленко, эксперт

Книга учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) предназначена для ведения аналитического учета по забалансовому счету 03 – это регламентировано Инструкцией № 157н.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Таким образом, законодательством установлена обязанность учреждения вести и Книгу учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) – в целях бухгалтерского учета, и приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее – в целях порядка ведения и хранения трудовых книжек.

1. Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности

Книга учета выписанных БСО

Книга учета БСО

Доброго времени суток! Сегодня мы поговорим снова про БСО (бланки строгой отчетности). А именно темой статьи будет учет бланков БСО.

Я не буду рассматривать варианты самодельных бланков БСО, а расскажу именно о бланках отпечатанных в типографии (настоятельно рекомендую заказать БСО именно в типографии).

Напомню всем, что бланки БСО регистрировать в налоговой не надо.

Книга учета выписанных БСО
  • Все поступления регистрировать в акте приемке;
  • Регистрировать БСО нужно в книге учета бланков строгой отчетности.

Книга для учета бланков строгой отчетности (БСО) не имеет специальной формы и предприниматель может ее сделать по своему усмотрению.

Как вести книгу учета БСО

В случае типографских вариантов которые я изначально рекомендовал, бланки БСО необходимо вести по нумерации которая есть у каждого бланка БСО.

Страницы книги учета БСО должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора или предпринимателя, в случае если у Вас есть печать то и скреплены печатью.

Обычно книга БСО имеет следующие графы:

  1. Дата поступления бланков БСО;
  2. Количество поступивших бланков БСО;
  3. Данные о лице предоставившем бланки БСО;
  4. Сумма поступления денег по данным БСО.

Так же фиксируются еще не заполненные бланки, в нашем случае – это нумерация БСО.

Данные необходимо фиксировать в кассовой книге.

Книга КУДиР и БСО

Но тут все проще, находясь на ОСНО, УСН и ПСН данные фиксируется в КУДиР, так как бланк БСО является первичным документом.

Как правильно вести книгу КУДИР читайте в статье “Книга КУДиР ”.

Суммы полученные от клиентов на основании БСО вносятся в книгу КУДиР. Вносятся данные кассовым методом.

Тут все зависит от налогообложения и формы собственности. Так на ЕНВД ничего вести не надо так как величина налога не зависит от фактической деятельности, на ПСН – вести отчетность необходимо, хотя патент и заменяет все налоги, по УСН понятно, что вести отчетность обязательно ведь именно на основании нее формируется налоговая база с которой платятся налоги. Что качается ОСНО то тут даже и комментировать нечего.

Я сам не веду книгу учета БСО, только в электронном варианте и каждый бланк БСО у меня приложен к договору и акту выполненных работ.

Никаких вопросов у налоговиков при проверке ко мне не было. Так что тут уже и не поймёшь налоговиков, что им надо.

Смешно даже, книгу делай сам как хочешь и предоставляй в налоговую на проверку (в случае запроса), а так сдавать ее не обязательно.

Скачать бесплатно образец книги учета БСО: скачать книгу БСО .

На этом все! Главное, чтобы Вы заказали БСО в типографии и не сбиться с нумерации испортив какой-нибудь экземпляр (его нужно сохранить), чтобы потом доказать, что Вы добросовестно платите все налоги.

На этом все! Удачного бизнеса! С вопросами как всегда в комментарии или группу ВКОНТАКТЕ.

Статья: Бланки строгой отчетности: бухгалтерский и налоговый учет ( - Новая бухгалтерия, 2006, N 1)

Бухгалтерская пресса и публикации 2008 Вопросы бухгалтеров - ответы специалистов 2008 Бухгалтерские статьи и публикации 2007 Вопросы бухгалтеров, ответы специалистов по налогам и финансам 2007 Публикации из бухгалтерских изданий 2006 Вопросы бухгалтеров - ответы специалистов по финансам 2006 Публикации из бухгалтерских изданий Вопросы бухгалтеров - Ответы специалистов Статья: Бланки строгой отчетности: бухгалтерский и налоговый учет ("Новая бухгалтерия", 2006, N 1)

"Новая бухгалтерия", 2006, N 1

БЛАНКИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ:

БУХГАЛТЕРСКИЙ И НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ

Организации сложно обойтись в работе без различных бланков. Формы многих из них унифицированы. Большинство применяемых бланков - это обычные канцелярские товары. Но есть особая категория бланков - это бланки строгой отчетности. О них и пойдет речь в этой статье.

Каждая организация в своей работе использует большое количество различных бланков. Они применяются для оформления кассовых операций, поступления товаров и материалов, проведения инвентаризации и т.д. Но среди всего многообразия бланков есть группа, которая требует особого учета - это бланки строгой отчетности (БСО). Основное их отличие от других бланков состоит в том, что они должны обязательно изготавливаться типографским способом. Такие бланки учитываются по специальным правилам.

Общие правила учета БСО

Отдельных правил по учету БСО на данный момент законодательством не предусмотрено. Поэтому можно лишь порекомендовать организациям руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105) и Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием пластиковых карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171), где изложен порядок поступления, учета и хранения бланков строгой отчетности в организациях.

Приобретенные бланки поступают в организацию вместе с копией сопроводительного документа (накладной, квитанции и т.д.) с указанием наименования бланков, их серии, номеров и стоимости.

Приказом руководителя создается комиссия для принятия БСО в организацию. Руководитель назначает также работника, ответственного за хранение бланков (обычно это кассир организации).

Бланки принимает работник, ответственный за их хранение, в присутствии комиссии. Проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах, и составляется акт о поступлении в организацию БСО.

Этот акт утверждается руководителем организации и является основанием для принятия бланков на учет. Форма акта не установлена, поэтому она может быть любой, например такой, как приведена на с. 17.

Степанов Степанов А.Н. (подпись) (расшифровка подписи)

"16" января 06 Комиссия, назначенная приказом N 135 от 14.01.2006, в составе: главный бухгалтер - Лазутикова Л.П. бухгалтер - Артемова Т.Н. кассир - Ветрова И.А. произвела осмотр принимаемых в организацию бланков строгой отчетности. Наименование, количество, серия, номера бланков, отраженных в накладной N 1350 от 16.01.2006, соответствуют их фактическому наименованию, количеству, серии и номерам. Десять штук трудовых книжек Общее количество БСО прописью ------------------------------ ————

Главный бухгалтер Лазутикова Лазутикова Л.П. (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Бухгалтер Артемова Артемова Т.Н. (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Кассир Ветрова Ветрова И.А. (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Бланки строгой отчетности переданы на хранение ответственному

лицу - кассиру Ветровой И.А. назначенной приказом N 101 от

2 февраля 2005 г.

Кассир Ветрова Ветрова И.А. (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах или металлических шкафах.

Если в организации бланков немного, то они обычно хранятся в кассе организации, поскольку она уже оборудована для хранения ценностей. Если организация получает бланки в большом количестве, то они могут храниться в специально оборудованных помещениях, в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или опломбировываются.

Ответственность за хранение бланков строгой отчетности несет работник, отвечающий за их хранение, с которым руководитель обязан заключить договор о полной материальной ответственности.

Учет БСО ведется в Книге по учету бланков. Записи в Книгу учета производятся при любом движении бланков. Листы в ней должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. На каждый вид бланков строгой отчетности должна быть заведена отдельная Книга.

Если в организации бланков немного, то на основании решения руководителя организации можно вести единую Книгу учета. В таком случае в Книге выделяется необходимое количество страниц для учета каждого вида бланков отдельно от других бланков.

Форма Книги законодательно не установлена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно.

Рассмотрим порядок заполнения Книги на примере талонов на ГСМ. которые являются бланками строгой отчетности (см. с. 18). Об особенностях учета таких БСО см. в статье И. Чвыкова "Деньги - талон - бензин" в журнале "Новая бухгалтерия" N 6(12) за 2003 г.

ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Все хозяйственные операции по движению БСО оформляются первичными учетными документами. При поступлении бланков заполняется приходный ордер по форме N М-4 с указанием серий и номеров бланков. Выдавать бланки под отчет материально-ответственным лицам следует по требованию-накладной (форма N М-11), также указывая их серии и номера. Формы этих бланков утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Подотчетное лицо, которому выданы бланки для работы, представляет в бухгалтерию организации отчет об их использовании (в произвольной форме). Если при использовании бланков в организации остаются корешки бланков, то они прикладываются к отчету. Если какие-то бланки испорчены, то они перечеркиваются и также прилагаются к отчету. Периодичность представления отчетов устанавливается руководителем организации, но, на наш взгляд, она должна быть не реже, чем раз в месяц.

БСО, как и все другие объекты бухгалтерского учета, подлежат инвентаризации, которая в силу п. 20 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов проводится одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств и кассовых документов. Для инвентаризации бланков используют унифицированную форму N ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности", утвержденную Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Копии использованных бланков (либо корешки) хранятся в организации не менее пяти лет. После того как установленный срок хранения закончится и пройдет один месяц со дня последней инвентаризации, использованные бланки уничтожают. При этом составляют акт на списание и уничтожение документов строгой отчетности. Его подписывает руководитель организации.

Испорченные, а также изъятые из обращения бланки списывают и уничтожают по акту. Форму такого акта организация также разрабатывает самостоятельно.

Правила бухгалтерского учета БСО

На сегодняшний день нет единых правил порядка учета расходов на изготовление или приобретение БСО в бухгалтерском учете.

Одни организации учитывают бланки строгой отчетности на счете 10 "Материалы" (по стоимости их приобретения или изготовления), а затем списывают их стоимость с этого счета на расходы по мере выдачи для использования.

Другие организации расходы на приобретение бланков сразу относят в дебет счетов учета затрат (20, 25, 26, 44), поскольку эти расходы несущественны. А затем учет бланков ведут на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".

Способ учета бланков (на балансе организации или за балансом) зависит в первую очередь от вида бланков. Стоимость бланков, предназначенных для отражения отдельных хозяйственных операций (например, бланков квитанций и т.п.), можно сразу списывать на расходы и в дальнейшем учитывать за балансом.

А вот бланки, представляющие собой денежные документы, например оплаченные талоны на ГСМ, учитывать за балансом нельзя. Их нужно обязательно учитывать на балансе.

Нельзя учитывать за балансом и бланки трудовых книжек (вкладышей). Ведь при оформлении их работникам за них взимается плата. Такие бланки нужно учитывать на счете 10 "Материалы" и списывать их стоимость на расходы по мере фактического использования.

Рассмотрим подробнее порядок учета некоторых видов бланков строгой отчетности, наиболее часто применяемых организациями.

Бланки трудовых книжек

Учет и хранение трудовых книжек в организации осуществляются в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Согласно Правилам организация обязана постоянно иметь запас бланков трудовых книжек, вести их количественный учет, а также знать их стоимость (расходы на приобретение).

Организация должна вести две книги:

1) Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в них, которая ведется в бухгалтерии. В этой Книге отражаются все операции, связанные с приобретением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей с указанием серии и номера каждого бланка;

2) Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, принятых от работников. Ее ведет специалист отдела кадров.

Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 и обязательны для всех организаций. Отсутствие этих книг или неправильное их оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф, наложенный на должностное лицо организации, может составить от 500 до 5000 руб. а на организацию - от 30 000 до 50 000 руб.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены печатью организации.

В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек.

В Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ответственный работник записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были получены трудовые книжки и вкладыши, а также когда, кому (Ф.И.О. должность и подразделение), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки.

Покажем порядок заполнения этой Книги на примере.

Пример 1. ООО "Дельта" на 16 ноября 2005 г. бланков трудовых книжек и вкладышей в остатке не имело. По накладной N 1350 от 16.11.2005 были получены 10 бланков трудовых книжек от ООО "Спецбланк" стоимостью 82 руб. каждый (в том числе НДС - 12,51 руб.). Бланки имеют серию КР и номера с 0707007 по 0707016.

1 декабря 2005 г. инспектору отдела кадров Ивановой А.А. по накладной N 60 от 01.12.2005 были выданы два бланка трудовой книжки (серия КР N N 0707007 и 0707008).

2 декабря 2005 г. по заказу организации ООО "Спецбланк" доставило в ООО "Дельта" бланки вкладышей в трудовые книжки в количестве 3 штук (серия ПС номера с 2881423 по 2881425). Стоимость каждого вкладыша 75 руб. (в том числе НДС - 11,44 руб.).

Исходя из этих данных Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее заполняется, как показано на с. 23.

ПРИХОДНО-РАСХОДНОЙ КНИГИ ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ

ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

Если принятый на работу сотрудник ранее нигде не работал, то организация обязана на него оформить трудовую книжку.

В этом случае с работника взимается плата в размере расходов на приобретение бланка трудовой книжки (п. 47 Правил). То же самое происходит и при оформлении вкладыша в трудовую книжку.

Как только новая трудовая книжка или вкладыш к ней будут заполнены на работника, эти бланки уже перестают принадлежать организации, у них появляется новый собственник - работник организации.

Поэтому выдача трудовой книжки (вкладыша) в учете должна отражаться как реализация бланка.

На основании отчета ответственного лица, предоставляемого в бухгалтерию организации в конце каждого месяца (п. 42 Правил), бухгалтер списывает стоимость оформленных бланков трудовых книжек со счета 10 "Материалы".

Поскольку расходы на приобретение бланков оплачиваются работниками, то поступление платы, взимаемой за бланк, следует отражать на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

Пример 2. Продолжим пример 1.

Трудовые книжки на вновь поступивших и не имевших их ранее работников Сухова Н.В. и Андреева С.К. были оформлены инспектором отдела кадров Ивановой А.А. 1 декабря 2005 г. В тот же день работники оплатили стоимость трудовых книжек в кассу.

В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующими проводками.

Дебет 60 - Кредит 51

- 820,00 руб. - оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 10 - Кредит 60

- 694,92 руб. - оприходованы бланки трудовых книжек (10 шт. х 69,49 руб.);

Дебет 19 - Кредит 60

- 125,08 руб. - учтен НДС по приобретенным бланкам;

Дебет 68/"Расчеты по НДС" - Кредит 19

- 125,08 руб. - принят к вычету "входной" НДС.

Дебет 73/"Расчеты по оплате бланков трудовых книжек" - Кредит 91

- 164,00 руб. - отражена реализация работникам трудовых книжек, (82,00 руб. х 2 шт.);

Дебет 91 - Кредит 68

- 25,02 руб. - начислен НДС с реализации;

Дебет 91 - Кредит 10

- 138,98 руб. - списана себестоимость бланков (69,49 руб. х 2 шт.);

Дебет 50 - Кредит 73/"Расчеты по оплате бланков трудовых книжек"

- 164,00 руб. - внесена работниками в кассу стоимость трудовых книжек.

Стоимость бланков трудовых книжек, оформленных работникам, можно удержать из их заработной платы. Но для этого необходимо получить от работника заявление о таком удержании. Тогда вместо последней проводки делается запись:

Дебет 70 - Кредит 73/"Расчеты по оплате бланков трудовых книжек"

- 164,00 руб. - удержана из зарплаты работников стоимость оформленных трудовых книжек.

Организациям разрешено осуществлять наличные денежные расчеты без применения кассовых аппаратов при оказании услуг населению, если они используют бланки строгой отчетности. Причем изготавливаться такие бланки должны обязательно типографским способом (см. Письмо ФНС России от 20.10.2005 N ШТ-6-06/889@).

Обратите внимание! Самостоятельно изготавливать бланки, печатая их на принтере, не допускается.

Пример 3. Организация заказала бланки квитанций в количестве 3000 шт. для расчетов с населением в типографии ООО "Спецбланк" на сумму 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.) 29 сентября 2005 г. бланки были получены по накладной N 1022 от 29.09.2005.

1 октября 2005 г. были выданы работнику организации под отчет 300 шт. бланков, а 31 октября 2005 г. он отчитался за 264 бланка.

Согласно учетной политике организации учет БСО ведется на забалансовом счете 006 в условной оценке (1 бланк = 1 руб.).

В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи.

Дебет 26 - Кредит 60

- 3000 руб. - получены бланки квитанций;

Дебет 19 - Кредит 60

- 540 руб. - отражена сумма НДС;

Дебет 006/"БСО на хранении"

- 3000 руб. - приняты на хранение ответственным работником бланки квитанций в количестве 3000 шт. в условной оценке.

Кредит 006/"БСО на хранении"

- 300 руб. - выданы под отчет бланки квитанций;

Дебет 006/"БСО у подотчетного лица"

- 300 руб. - учтены за подотчетным лицом выданные ему бланки;

Кредит 006/"БСО у подотчетного лица"

- 264 руб. - списаны на основании отчета подотчетного лица использованные бланки квитанций в количестве 264 шт.

За балансом на 1 ноября 2005 г. на субсчетах к счету 006 числятся:

"БСО на хранении" - 2700 руб. (3000 шт. - 300 шт.);

"БСО у подотчетного лица" - 36 руб. (300 шт. - 264 шт.).

В книге учета бланков эти операции отражаются следующим образом (см. с. 25).

ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

В налоговом учете расходы организации на приобретение бланков квитанций уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организации в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ как канцелярские расходы.

АКДИ "Экономика и жизнь"

Подписано в печать