Должностная инструкция ученого секретаря

Законодательные и нормативные правовые акты, научные проблемы соответствующей области знаний, науки и техники, направления развития отрасли экономики по профилю деятельности учреждения (организации), руководящие материалы вышестоящих органов.

Научные проблемы соответствующей области знаний, науки и техники, направления развития отрасли экономики, руководящие материалы вышестоящих и других органов.

Отечественные и зарубежные достижения по этим вопросам.

Новейшие методы, средства и практику планирования, организации, проведения и внедрения научных исследований и разработок (оценки, патентно-информационного обеспечения, выпуска научно-технической документации и т. п.).

Формы экономического стимулирования и материального поощрения работников.

Действующие положения по защите авторских прав и патентов.

Подготовке и повышению квалификации кадров.

Порядок проведения конкурсов и аттестации научных работников.

Правовые вопросы оформления договорных отношений при совместном выполнении работ с другими учреждениями, организациями и предприятиями.

Методы организации труда научных работников и управления научными исследованиями и разработками.

Руководящие материалы по организации делопроизводства.

Законодательство о труде.

Правила и нормы охраны труда.

1. Документы, регламентирующие деятельность ученого секретаря

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав организации, Приказы и распоряжения директора организации; Положение о научно-исследовательском отделе, Должностная инструкция ученого секретаря, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности ученого секретаря

4.1. Возглавляет подготовку предложений по сводным перспективам и годовым планам научных исследований и разработок, а также осуществляет координацию тематических планов научно-исследовательских работ, выполняемых структурными подразделениями, организациями и предприятиями при совместном их проведении.

4.2. Организует контроль за своевременным и качественным выполнением установленных тематических планов и подготовку сводных отчетов о деятельности учреждения (организации).

4.3. Обеспечивает координацию при разработке основных направлений работы учреждения (организации), планов и программ повышения эффективности его деятельности, улучшения организации труда и управления.

4.4. Подготавливает проекты планов работы ученого или научно-технического (технического) совета, контролирует их выполнение и осуществление принятых советом решений.

4.5. Рассматривает материалы, связанные с защитой диссертаций и присвоением ученых званий.

4.6. Готовит предложения к планам издания научных трудов, обеспечивает их рецензирование, а также проведение научных конференций, совещаний, семинаров, дискуссий.

4.7. Организует проведение аттестации работников, разработку критериев и методов оценки их деятельности.

4.8. Координирует деятельность научно-вспомогательных подразделений учреждения (организации).

4.9. Готовит предложения по подготовке и повышению квалификации научных кадров, стажировке научных сотрудников.

Ученый секретарь имеет право:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.

5.2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению деятельности организации; замечания по деятельности сотрудников организации; варианты устранения имеющихся в деятельности организации недостатков.

5.3. Запрашивать лично или по поручению руководства организации от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5.4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации).

5.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.

Ученый секретарь несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

7.1. Режим работы ученого секретаря определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятия.

Условия оплаты труда ученого секретаря определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Руководитель структурного подразделения

Должностные обязанности секретаря

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

• Обеспечение административной деятельности руководящего звена.
• Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости.
• Обеспечение делопроизводства, сбор и обработка необходимой информации для руководящего звена.
• Прием документов от сотрудников для передачи начальству на подпись и ознакомление.
• Подготовка совещаний и ведение их протокола.
• Закупка канцелярии и другой необходимой для обеспечения нормальной рабочей деятельности продукции.
• Организация приема сотрудников и других посетителей.
• Выполнение ряда поручений.

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

• Основы трудового и административного законодательства.
• Общие нормы этики и делового этикета.
• Основы делопроизводства.
• Техника безопасности.
• Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
• Охрана труда.
• Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

• обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
• сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
• организацией телефонных и личных переговоров;
• составлением деловых писем;
• созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

• Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
• Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
• Проверка корректности оформления внутренней документации.
• Регистрация, учет, хранение документов.

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

• Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
• Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
• Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Должностная инструкция секретарь

1. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, полномочия и ответственность, а также условия работы секретаря структурного подразделения (далее Подразделения).
2. Секретарь назначается на должность и освобождается с должности в соответствии с действующим трудовым законодательством приказом генерального директора компании.
3. Секретарь подчиняется менеджеру отдела прямых продаж Подразделения.
4. В период временного отсутствия секретаря его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение указанных обязанностей.
5. _____________________________________________________________________.
6. _____________________________________________________________________.

II. В своей работе руководствуется и должен знать:

1. Структуру компании, месторасположение структурных Подразделений (адреса), должности и имена руководителей, ведущих специалистов компании.
2. Организацию и стандарты делопроизводства.
3. Основы делового этикета, навыки ведения деловых (в т.ч. телефонных) переговоров.
4. Образцы, формы, шаблоны и стандарты документов, принятые в компании. Разновидности и структуру документов, методы, правила и особенности их составления, оформления.
5. Положения, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия.
6. Порядок систематизации и ведения документации, методы обработки и хранения корреспонденции.
7. Техническое оснащение офиса.
8. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
9. Правила пользования оргтехникой и ПК.
10. Правила внутреннего трудового распорядка.
11. _____________________________________________________________________.
12. _____________________________________________________________________.

III. Должностные обязанности:

1. Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса.
2. Выяснять потребности звонящих и посетителей.
3. Переадресовывать входящие и управлять исходящими телефонными звонками, принимать и отправлять факсы, записывать сообщения для сотрудников.
4. Регистрировать время, цель обращения, а также данные о предпринятых действиях (информация для сотрудников, прием факсов).
5. Организовывать эффективное обслуживание посетителей, создавать для них комфортные условия, консультировать их, предоставлять информационные и другие материалы.
6. Осуществлять прямые деловые контакты с менеджерами и другими сотрудниками компании.
7. Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, переадресовывать).
8. Проверять номера телефонов заказчиков по базе.
9. Фиксировать междугородные переговоры.
10. Работа с электронной почтой, факсом (прием, отправка макетов, писем).
11. Проводить регистрацию сделок.
12. Проводить мониторинг клиентов.
13. Проводить оформление приходно–кассовых документов.
14. Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, регистрировать, переадресовывать).
15. Вести архив документов, писем, газет, информационных материалов.
16. Подготавливать и оформлять документацию, необходимую для организации работы компании.
17. Обязательно выполнять поставленную личную цель.
18. Участвовать в собраниях и совещаниях команды, офиса, компании.
19. Стремится к повышению профессионального и личного роста, обучению, самосовершенствованию.
20. Содержать свое рабочее место в порядке, так как это обеспечивает производительность и безопасность работы.
21. Поддерживать позитивный моральный климат в команде, офисе. Проявлять взаимовыручку, ответственность, доверие, поддержку, оптимизм.
22. Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.
23. Выполнять правила трудового распорядка, принятые в компании.
24. _____________________________________________________________________.
25. _____________________________________________________________________.

IV. Должностные полномочия:

1. Запрашивать от сотрудников и руководителей Подразделения информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
2. Знакомиться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями
4. _____________________________________________________________________.
5. _____________________________________________________________________.

V. Должностная ответственность:

1. За неисполнение должностных обязанностей.
2. За нарушение правил внутреннего распорядка компании.
3. За нарушение деловой этики.
4. За нерациональное использование компьютерной техники.
5. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, установленные действующим законодательством Украины.
6. За предоставление недостоверной информации руководству.
7. За небрежное отношение к ведению документации.
8. _____________________________________________________________________.
9. _____________________________________________________________________.

1. Режим работы секретаря определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в компании.
2. Секретарь в связи с производственной необходимостью может выезжать в служебные (местные и региональные) командировки.
3. _____________________________________________________________________.
4. _____________________________________________________________________.

VII. Заключительные положения:

1. В настоящую инструкцию могут вноситься изменения и дополнения.
2. _____________________________________________________________________.
3. _____________________________________________________________________.