Категория: Бланки/Образцы
12 Мая 2016, 15:28
Город не указан
Здравствуйте, Андрей!
В книге учета бсо такая информация не фиксируется. Вы выдали бланки сотруднику. Он и ответственен за хранение.
15. Для выполнения операций по хранению, выдаче и использованию документов строгой отчетности руководитель организации назначает ответственное лицо.
16. Лица в организации, которым поручается получение, хранение, выдача и использование документов строгой отчетности, заключают с руководителем организации договор о полной материальной ответственности по установленной форме.
17. Работникам, связанным с выдачей, хранением, использованием документов строгой отчетности, руководителем организации должны быть созданы условия, обеспечивающие сохранность указанных документов.
19. Полученные документы строгой отчетности передаются на хранение на склад (в кладовую, кассу) организации. В приходном первичном документе склада (кладовой, кассы) должны быть указаны наименования документов строгой отчетности, их серии, номера (с N по N) и количество книжек или отдельных бланков.
20. Документы строгой отчетности хранятся в металлических шкафах и сейфах. В организации, получающей документы строгой отчетности в больших количествах, допускается хранение их в специально оборудованных кладовых в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. По окончании рабочего дня места хранения документов строгой отчетности опечатываются сургучной печатью или опломбируются.
12 Мая 2016, 15:31
Добрый день. Не совсем понятно зачем это вам нужно. Дело в том, что ответственное за хранение БСО лицо назначается приказом руководителя, с ним должен быть подписан договор о материальной ответственности:
Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359:
14. Индивидуальный предприниматель заключает с работником, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств согласно документам, договор о материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) создает условия, обеспечивающие сохранность бланков документов.
9. Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт), хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет.
По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.
До момента уничтожения за БСО несет ответственность определенное лицо. В самой книге учета данную информацию фиксировать не нужно. Но, если уже использованные бланки передаются от одного лица другому(или их часть), должен быть соответствующий акт приема-передачи.
12 Мая 2016, 15:31
В книге учета бсо такая информация не фиксируется. Вы выдали бланки сотруднику. Он и ответственен за хранение.
Унароков Тимур Добрый день. Не совсем понятно зачем это вам нужно.
Осокина Валентина Юрьевна
А если сотрудник уволился, ушел в декретный отпуск или не дай бог умер.
Так что возврат оформить нужно, чтобы потом не было путаницы и претензий контролирующих органов.
12 Мая 2016, 15:40
И нельзя забывать об условиях хранения таких бланков, то же Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359:
16. Бланки документов хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.
Т.е. если вы изымаете уже использованные бланки на основании акта приема-передачи, за них ответственность уже ложиться на вас. Вы их в соответствии с п. 19 Постановления храните 5 лет, а по истечению срока имеете право уничтожить, причем должна быть сформирована специальная комиссия под вашим руководством.
12 Мая 2016, 15:42
А если сотрудник уволился, ушел в декретный отпуск или не дай бог умер.
Болтунова Марина
Так об этом речь не идет, ведь изымается только часть бланков. В книге учета банков строгой отчетности уже использованные бланки не отражаются. Поэтому, как раз путаница может возникнуть, если их отображать.
Если сотрудник, например, уволился, издается приказ о назначении нового ответственного лица за хранение БСО.
12 Мая 2016, 15:43
Добавлю, ведь речь идет о копиях. правильно я понимаю? В книге учета отображается приход, расход реальных БСО. Сведения о передачи на хранение другому лицу копий уже использованных бланков не нужно отображать, законодательством это не предусмотрено.
Тогда вот этот вариант хранения( металлические ящики для самих бланков):
19. Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт), хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет.
12 Мая 2016, 15:50
Город не указан
А если сотрудник уволился, ушел в декретный отпуск или не дай бог умер. Так что возврат оформить нужно, чтобы потом не было путаницы и претензий контролирующих органов.
Болтунова Марина
Книга учитывает наличие бсо во всей организации. Если сотрудник ушел, то его дела передаются новому ответственному. Между собой они вполне могут оформить какой-то акт о приеме-передаче дел и всех документов. Но в книге учета это фиксировать ни к чему.
12 Мая 2016, 15:55
Ищете ответ?Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.
Приказ ФМС РФ от 16.05.2011 № 203
"Об утверждении Инструкции о приеме, учете, хранении и уничтожении специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения и порядке работы комиссий по проверке данной деятельности"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
--> примечание.
Начало действия документа - 16.05.2011.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Внимание! Данный документ вступил в силу с 16 мая 2011 года.
Инструкция, утвержденная данным документом, введена в действие с 1 июля 2011 года.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 16 мая 2011 г. № 203
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПРИЕМЕ, УЧЕТЕ,
ХРАНЕНИИ И УНИЧТОЖЕНИИ СПЕЦИАЛЬНОЙ БЛАНОЧНОЙ ПРОДУКЦИИ
ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ЗАКАЗА И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ И ПОРЯДКЕ РАБОТЫ
КОМИССИЙ ПО ПРОВЕРКЕ ДАННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
В целях координации действий по работе со специальной бланочной продукцией централизованного заказа и распределения приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 июля 2011 г. Инструкцию о приеме, учете, хранении и уничтожении специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения и порядке работы комиссий по проверке данной деятельности.
2. Начальникам территориальных органов Федеральной миграционной службы и руководителям представительств (представителям) ФМС России за рубежом организовать изучение указанной Инструкции сотрудниками, имеющими отношение к работе с бланками строгой отчетности, и обеспечить контроль за ее исполнением.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора ФМС России по курируемому направлению деятельности.
Вр.и.о. директора
Е.Ю.ЕГОРОВА
Утверждена
Приказом ФМС России
от 16 мая 2011 г. № 203
ИНСТРУКЦИЯ
О ПРИЕМЕ, УЧЕТЕ, ХРАНЕНИИ И УНИЧТОЖЕНИИ СПЕЦИАЛЬНОЙ
БЛАНОЧНОЙ ПРОДУКЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ЗАКАЗА И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ
И ПОРЯДКЕ РАБОТЫ КОМИССИЙ ПО ПРОВЕРКЕ ДАННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция определяет единый порядок приема, учета, хранения и уничтожения специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения и работе комиссий по проверке данной деятельности.
2. Действие настоящей Инструкции распространяется на специальную бланочную продукцию. используемую ФМС России и подлежащую централизованному заказу и распределению, в соответствии с Приказом ФМС России от 6 июля 2009 г. № 160 "Об обеспечении специальной бланочной продукцией".
Далее - "бланки".
За исключением бланка паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, содержащего электронный носитель информации, в связи с индивидуальными особенностями порядка приема, учета и хранения.
3. Ответственность за прием, учет, хранение и уничтожение бланков возлагается на начальников территориальных органов ФМС России и сотрудников, непосредственно осуществляющих функции приема, учета, хранения и уничтожения этих бланков.
II. Прием, учет, хранение и уничтожение бланков
4. Бланки изготавливаются централизовано и распределяются в территориальные органы ФМС России и подразделения, непосредственно подчиненные ФМС России, в соответствии с ведомостями поставок, которые являются приложениями к государственным контрактам, либо распорядительными документами ФМС России.
5. Пересылка бланков производится фельдъегерской связью или специальной связью в упаковке, гарантирующей их сохранность.
6. Начальник территориального органа ФМС России в начале каждого года приказом утверждает состав следующих комиссий:
6.1. Постоянно действующих комиссий по обеспечению приема, учета и хранения специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения, а также уничтожения недействительных документов.
Далее - "постоянно действующая комиссия";
6.2. Комиссии по проверке обеспечения приема, учета, хранения и уничтожения специальной бланочной продукции централизованного заказа и распределения, а также уничтожения недействительных документов в территориальных органах ФМС России и их структурных подразделениях.
Далее - "комиссия по проверке".
7. В состав постоянно действующих комиссий и комиссий по проверке входят не менее трех сотрудников территориальных подразделений, по возможности включаются сотрудники финансовых подразделений.
8. При получении упаковок бланков сотрудники территориальных органов ФМС России, ответственные за их учет и хранение, проверяют состояние и целостность упаковки и маркировочных этикеток (ярлыков) федерального государственного унитарного предприятия "Гознак", пломб и контрольных лент поставщика (фабрики-изготовителя), соответствие количества полученных бланков количеству, указанному в сопроводительных документах, а также соответствие серий и номеров бланков, указанных на маркировочных этикетках, сериям и номерам, указанным в сопроводительных документах.
9. Прием бланков и их учет производится не позднее трех рабочих дней с момента получения.
Один экземпляр товарной накладной направляется в Финансово-хозяйственное управление ФМС России для подтверждения получения бланков, второй - подшивается в соответствующее дело уполномоченного подразделения территориального органа ФМС России.
Далее - "ФХУ ФМС России".
10. В случае обнаружения при приеме бланков нарушения целостности упаковок, контрольных лент и пломб, постоянно действующей комиссией производится вскрытие поврежденных пачек и проверка каждого в отдельности бланка.
11. При обнаружении недостачи, излишков либо дефектных бланков (отсутствие или повреждение защитной сетки, печатного текста, наличие дублированных номеров, непрошитых, со скошенным шрифтом в тексте, неправильно сброшюрованных или не соответствующих номерам, указанным в маркировочных этикетках (ярлыках), составляется акт в трех экземплярах. в котором указывается количество недостающих (излишних) бланков, а также дефектных бланков в каждой отдельной пачке, их серии (если имеются) и номера (если имеются)).
Если это не противоречит существующим правовым актам ФМС России.
В этих случаях первый экземпляр акта с обязательным приложением к нему наклеек и дефектных бланков, а в случае недостачи бланков - внешней и внутренней упаковки и обвязки с пломбой и контрольной лентой, направляется поставщику (фабрике-изготовителю). Второй экземпляр акта и копия сопроводительного письма направляется в ФХУ ФМС России, третий экземпляр служит основанием для списания бланков по журналам учета. В остальных случаях пачки вскрываются постоянно действующей комиссией, по мере потребности, при этом производится просмотр и проверка каждого бланка.
12. Принятые бланки приходуются в книге учета поступления и выдачи бланков (Приложение № 1).
В этих журналах, исходя из объема записей, отводится определенное количество страниц, либо ведутся отдельные журналы для учета каждого вида бланков.
Основанием для записи в журнале являются накладные. Выдача бланков сотрудникам уполномоченного подразделения ФМС России, территориального органа ФМС России производится по порядковым номерам.
13. Структурные подразделения территориальных органов ФМС России получают бланки по заявкам в региональное подразделение службы с указанием их наименований и количества, с письменного разрешения начальника территориального органа ФМС России.
14. Передача бланков из одного структурного подразделения другому без письменного разрешения начальника территориального органа ФМС России не допускается.
15. В исключительных случаях (не прогнозируемое образование дефицита бланков) допускается перераспределение (переброска) бланков между территориальными органами ФМС России, при наличии существующих избытков, на основании аргументированного обращения территориального органа ФМС России в профильное подразделение ФМС России и принятием положительного решения совместно с ФХУ ФМС России.
16. Отпуск бланков подразделениям со складов территориального органа ФМС России производится по накладным (Приложение № 2) материально ответственным лицам, непосредственно осуществляющим функции учета и хранения бланков.
17. В случае перевозки бланков сотрудниками, которым доверены их получение и перевозка, они предупреждаются, что после получения бланков обязаны немедленно следовать к месту назначения. Им запрещается передоверять охрану и сопровождение бланков другим лицам, а также одновременно выполнять иные поручения, в том числе служебного характера.
Перевозка бланков сотрудниками, не обеспеченными вооруженной охраной и служебным автотранспортом, категорически запрещается.
18. Вскрытие упаковок с бланками в территориальных органах ФМС России и их структурных подразделениях производится в присутствии постоянно действующей комиссии, а при невозможности создания комиссии, в вышестоящем по подчиненности подразделении или территориальном органе ФМС России, где такая комиссия создана. О приеме бланков составляется акт (Приложение № 3), который подшивается в соответствующее дело уполномоченного подразделения.
После вскрытия и просмотра вскрытой пачки, бланки полностью приходуются по журналу учета поступления конкретного вида бланков и выдачи их гражданам, форма которого определена соответствующими нормативными правовыми актами, в том числе административными регламентами ФМС России (при отсутствии таковой - Приложением № 4).
19. Журналы учета движения бланков подлежат регистрации в подразделении делопроизводства и режима (секретариате, канцелярии) ФМС России, ее территориального органа и ведутся до их окончания за присвоенным номером без ежегодной перерегистрации. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. На последнем листе журнала делается заверительная запись сотрудника (работника) подразделения делопроизводства и режима ФМС России, ее территориального органа о количестве опечатанных в журнале листов.
Записи в журнале производятся чернилами или шариковой ручкой. Запрещается делать подчистки, а также исправления с использованием корректирующей жидкости. Допущенные ошибки исправляются путем зачеркивания неправильной записи и внесения новой, которая оговаривается и заверяется подписью лица, ответственного за ведение журнала, с проставлением даты.
20. В территориальных органах ФМС России бланки должны храниться в специально оборудованных складских помещениях. Эти помещения оборудуются автоматической пожарно-охранной сигнализацией, выведенной на пульт дежурной части органа внутренних дел Российской Федерации, на территории обслуживания которого расположено складское помещение. На складе необходимо иметь исправные средства тушения пожаров.
Двери помещений должны быть металлическими или обиты металлическим листом с прочными запорами и замками повышенной секретности, которые должны свободно открываться в направлении выхода из здания, а также иметь устройства для опечатывания дверей.
Окна оборудуются откидными металлическими решетками. Решетки запираются изнутри на замок и опечатываются личной печатью сотрудника, ответственного за помещение.
Размещение на складах материалов, не относящихся к непосредственной деятельности подразделения, запрещается.
21. При поступлении в подразделение бланков их хранение организуется в порядке, обеспечивающем их надежную сохранность.
В подразделениях бланки хранятся в отдельных сейфах или несгораемых шкафах.
Склады и сейфы (шкафы) с бланками опечатываются руководителем или материально ответственным лицом, ответственным за учет и хранение бланков.
22. По окончании рабочего дня сейфы, шкафы и помещение, где хранятся бланки, запираются и опечатываются. Ключи от входных дверей в хранилище и сейфов помещаются в специальный пенал, который опечатывается и сдается дежурному уполномоченного подразделения территориального органа ФМС России под расписку в соответствующем журнале с указанием времени сдачи и приема под охрану.
23. Персональную ответственность за хранение и учет бланков несут руководители территориальных органов ФМС России и их структурных подразделений, а также сотрудники, ответственные за их учет и хранение, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.
24. Право доступа в склады и места хранения бланков имеют только сотрудники, в чьи должностные обязанности входят учет и хранение бланков, а также их непосредственные начальники и должностные лица, проверяющие состояние хранения и учета бланков (в присутствии сотрудников, ответственных за учет и хранение бланков).
25. На время отсутствия лиц, ответственных за хранение бланков (отпуск, командировка, болезнь), бланки должны передаваться по акту материально ответственным лицам, временно исполняющим их обязанности, или начальникам подразделений.
26. В случаях утраты, хищения и ненадлежащего хранения бланков, повлекших их порчу, проводится служебная проверка для установления причин и обстоятельств случившегося. Материалы служебной проверки не позднее 10-дневного срока со дня обнаружения факта утраты или хищения подлежат утверждению руководителем подразделения и предоставляются руководству территориального органа ФМС России, которое о принятых мерах информирует Управление делами ФМС России.
27. Испорченные бланки (при ненадлежащем хранении или оформлении), использованные бланки (выписанные, но невостребованные заявителями в течение срока действия документа), а также недействительные документы (в связи со смертью владельца, выходом из гражданства Российской Федерации, изменением установочных данных, по возрасту, выданные в нарушение установленного порядка, истечением срока действия) уничтожаются путем сожжения либо измельчения постоянно действующей комиссией, а при невозможности создания комиссии - сотрудниками, осуществляющими функции учета и хранения бланков.
Уничтожение бланков производится не реже одного раза в квартал до 5 числа месяца, следующего за кварталом. в обязательном присутствии всех членов постоянно действующей комиссии. При этом постоянно действующая комиссия проверяет каждый бланк, подлежащий уничтожению. По завершении уничтожения бланков, все члены постоянно действующей комиссии подписывают акт об уничтожении и несут ответственность за полноту и правильность указанных в акте сведений.
За исключением бланков паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, которые уничтожаются в соответствии с Приказом ФМС России от 7 декабря 2009 г. № 339, зарегистрирован Минюстом России 15 февраля 2010 года, регистрационный № 16411.
28. Испорченные бланки уничтожаются по акту об уничтожении испорченных и вышедших из обращения бланков (Приложение № 5), а оформленные, но невостребованные и недействительные документы - по акту об уничтожении недействительных документов (Приложение № 6). Акты составляются на отдельных листах и формируются в отдельное делопроизводство. На бланках и недействительных документах ставится штамп "Аннулировано" либо производится просечка дыроколом.
При уничтожении испорченных бланков вырезается часть страницы с серией и номером и наклеивается в журнале учета поступления бланков и выдачи их гражданам против серии и номера испорченного бланка, в графе примечание указываются номер и дата акта об уничтожении.
Если бланк содержит одну страницу с номером, вырезанный номер наклеивается только в журнал.
При уничтожении испорченных бланков и недействительных, изъятых, невостребованных, сданных документов вырезается часть страницы с серией и номером и наклеивается в акте.
29. Бланки, подлежащие уничтожению, не позднее завершения рабочего дня аннулируются и хранятся в сейфах или на складах, доступ к которым имеют сотрудники, ответственные за учет и хранение бланков.
III. Работа комиссий по проверке учета, хранения
и уничтожения бланков
30. Проверки обеспечения учета и хранения бланков, а также их уничтожение в территориальных органах ФМС России и их структурных подразделениях осуществляются не реже одного раза в квартал комиссиями по проверке.
31. Комиссия по проверке обязана проверить:
31.1. Своевременность и полноту оприходования поступивших бланков;
31.2. Соответствие фактического наличия остатков бланков и остатков, передаваемых в ведомственную статическую отчетность 1-РД;
31.3. Состояние учета и условий хранения бланков;
31.4. Ведение журналов учета бланков;
31.5. Порядок уничтожения бланков;
31.6. Наличие материалов, послуживших основанием для выдачи документов, за период со дня последней проверки.
32. По результатам проверки составляется акт (Приложение № 7), который подписывается лицами, производившими проверку, и начальником структурного подразделения территориального органа ФМС России.
По отмеченным в акте нарушениям, а также при наличии возражений по акту или отдельным его пунктам, начальник структурного подразделения территориального органа ФМС России предоставляет объяснения в письменном виде начальнику территориального органа ФМС России.
33. Акт проверки составляется в двух экземплярах, из которых один остается в структурном подразделении, другой - в финансовом отделе территориального органа ФМС России.
34. На основании составленного акта членами комиссии вносятся предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков выполнения.
35. Акт проверки и предложения по устранению выявленных недостатков утверждается начальником территориального органа ФМС России.
IV. Инвентаризация бланков
36. Проведение инвентаризации обязательно:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи бланков;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, повлекших порчу или уничтожение бланков.
37. Проверка фактического наличия бланков производится по их видам с учетом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственному лицу.
Приложение № 1
к Инструкции о приеме,
учете, хранении и уничтожении
специальной бланочной продукции
централизованного заказа
и распределения и порядке
работы комиссий по проверке
данной деятельности
КНИГА УЧЕТА
ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫДАЧИ БЛАНКОВ
___________________________________________________________
(наименование подразделения)
