Внесение исправлений в трудовую книжку

Исправление неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» традиционно вызывает множество вопросов.

И далеко не на все из них можно найти ответы в нормативных актах, регламентирующих ведение этого докусента, и уж тем более примеры внесения правильных записей. О сложных ситуациях и способах их решения мы расскажем в этой статье.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила) утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». В соответствии с п. 27 Правил в случае выявления в трудовой книжке неправильной или неточной записи исправить ее может как работодатель, внесший эту запись, так и работодатель по новому месту работы. Рассмотрим оба варианта.

Ошибочные записи в трудовой книжке могут быть обнаружены лицом, ответственным за ее ведение, или самим владельцем книжки при ознакомлении с внесенными записями.

Должен ли работник, обнаруживший в своей трудовой ошибку, писать заявление о ее устранении?

Исправление ошибки должно производиться по требованию работника, а вот обязательность написания заявления не предусмотрена ни Правилами, ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция), утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Кто вносит исправления, если компания реорганизована?

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником. Можно выделить следующие правила применения оснований для внесения исправлений.

Правило 1. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого были внесены.

Правило 2. В случае утраты документа либо его несоответствия фактически выполнявшейся работе исправление сведений о трудовой деятельности производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Правило 3. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением тех, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (п. 29, 34 Правил).

Также есть общие требования к внесению исправлений.

1. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается (п. 30 Правил).
2. Изменение ошибочных записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным (п. 30 Правил).

Исправления, подчистки, зачеркивания с пометкой «Исправленному верить» в содержательной части трудовой книжки не допускаются.

Практический вопрос на тему внесения исправлений в трудовую книжку

Меня назначили ответственной за заполнение трудовых книжек. В одной из них нашли ошибку, и сейчас ее требуется исправить. Я стала изучать нормативные акты и смотреть, как исправляла ошибки в трудовых моя предшественница. В нескольких книжках я увидела такой способ исправления: под одним порядковым номером указано «Запись за номером… недействительна», а под следующим уже сделана правильная запись. Я же, читая документы, поняла так, что все исправление (пояснение и исправленная запись) нужно делать под одним порядковым номером. Но теперь даже не знаю, как правильно. Помогите, пожалуйста, разобраться.

Казалось бы, порядок исправления ошибочных записей довольно четко прописан в п. 1.2 Инструкции, и все же на практике он трактуется по-разному.

Прежде всего отметим, что многие не совсем правильно понимают основное правило исправления, указанное в Инструкции: нужно не просто переписать неверную запись, но и обязательно пояснить, почему это сделано. Пояснение представляет собой стандартную фразу: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого, говорится в Инструкции, делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого внесена неправильно, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Приведем еще два примера из Инструкции:

1. «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». Такая запись вносится в случае признания незаконным увольнения, перевода на другую постоянную работу и последующего восстановления.
2. «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». Эта запись вносится при признании увольнения незаконным и изменении формулировки его причины.

О чем говорят все эти примеры? О том, что стандартная фраза: «Запись за номером таким-то недействительна» не может быть отделена от нового, правильного варианта. А тот в свою очередь не может существовать без предварительного пояснения, потому что мы не принимаем, не переводим и не увольняем работника, а только вынужденно повторяем ранее сделанную с ошибкой запись. Вместе эти фразы образуют новую, правильную запись и указываются под одним порядковым номером.

Итак, мы выяснили, что ошибкой будет под очередным порядковым номером написать только: «Запись за номером таким-то недействительна», а саму правильную запись внести под следующим номером как самостоятельную.

Пример неправильного исправления ошибочной записи о приеме на работу в трудовой книжке

Пример правильного исправления ошибочной записи о приеме на работу в трудовой книжке

Если же ошибка в трудовой книжке была обнаружена не сразу (как в приведенном примере) и после этой записи имеются другие, следует воспользоваться не краткой формой правильной записи, как это показано в п. 1.2 Инструкции (т. е. при неправильном наименовании должности не повторять наименование структурного подразделения, так как здесь нет ошибки), а переписать исправленную запись целиком для максимальной ясности.

Пример исправления ошибочной записи о приеме на работу в трудовой книжке

Практический вопрос на тему внесения исправлений в трудовую книжку

При внесении записи о приеме на работу я допустила ошибку в оформлении заголовка с наименованием организации. Дело в том, что у нас всего месяц назад завершилась реорганизация, и я автоматически указала прежнее название. Как исправить эту досадную оплошность?

Ошибка в содержательной части трудовой книжки может заключаться в том числе в указании неправильного наименования организации, в которую поступает работник. В графу 3 раздела трудовой книжки «Сведения о работе» должно быть внесено пояснение об имеющейся ошибке, а затем написано правильное название (графы 1 и 2 при этом не заполняются).

Следует учитывать, что ошибка в наименовании организации может быть обнаружена сразу, и тогда необходимо вначале исправить ее, а уж потом делать запись о приеме на работу (приложение 1). Если же такая ошибка обнаружится после внесения записи о приеме на работу или какой-либо иной, исправление производится в конце (приложение 2).

Между записями о приеме на работу и увольнении в трудовую книжку вносятся и многие другие сведения, включая информацию о работе, повышении квалификации и др. Иногда эти записи не вносятся своевременно, и затем, естественно, возникает потребность восполнить обнаруженный пробел. Сложность в том, что ни Правила, ни Инструкция не содержат указаний по внесению в трудовую книжку пропущенных сведений.

Очевидно, что такая запись может быть внесена только как очередная, поэтому она должна быть пронумерована очередным порядковым номером. Значит, в графе 2 трудовой книжки указывается дата внесения пропущенной записи, а не дата события, отраженного в ее содержании. Таким образом, если, например, пропущена запись о переводе на другую постоянную работу, то дата перевода будет указана в графе 3, а не в графе 2, как обычно, когда дата вносится своевременно.

Пример внесения пропущенной записи о переводе на другую работу

Практический вопрос на тему внесения исправлений в трудовую книжку

Обнаружили, что в трудовой книжке работника отсутствует запись о переводе. Проблема заключается в том, что мы уже оформили увольнение и успели поставить печать компании. Как теперь внести недостающую запись? Я считаю, что необходимо снова делать заголовок и вносить данные о переводе. Коллега утверждает, что нужно отменить запись об увольнении, внести пропущенную о переводе и повторно написать об увольнении. Разрешите, пожалуйста, наш спор!

Многие кадровики, подобно вашей коллеге, в этой ситуации отменяют запись об увольнении, вносят сведения о переводе и после этого вновь «увольняют» работника. Увы, такие действия нельзя признать правильными, ведь для отмены записи об увольнении нет оснований: она не содержит ошибок или неточностей. Кроме того, если какая-либо запись отменяется, а затем приводится снова, значит, в ней имелись ошибки или неточности и надо воспроизвести ее в измененном (правильном) виде. Однако в рассматриваемой ситуации запись об увольнении будет приведена повторно в неизменном виде, что, безусловно, вызовет недоумение у всех, кто в дальнейшем будет знакомиться с трудовой книжкой этого работника.

Пропущенная информация вносится после записи об увольнении без признания последней недействительной (приложение 3). При этом необходимо: вновь указать в графе 3 полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации; в графе 1 поставить очередной порядковый номер; в графе 2 указать дату внесения записи (не дату события, отраженного в ней); в графу 3 внести пропущенную запись (с указанием даты произошедшего события); в графе 4 дать ссылку на документ, на основании которого внесена запись. И конечно же, заверить новую запись подписями и оттиском печати.

Действительно, иногда запись в трудовую вносится по ошибке – в смысле такой информации в этой книжке вообще не должно было быть (например, кадровики перепутали).

При обнаружении такой оплошности внесенную запись надо признать недействительной.

Пример признания недействительной ошибочно внесенной в трудовую книжку записи

Если перепутаны не только трудовые книжки, но и сами записи (а бывает и такое), вместо ошибочной следует внести правильную.

Пример замены записи, ошибочно внесенной в трудовую книжку

Неправильная или неточная запись в трудовой книжке может быть обнаружена при увольнении работника, когда записи уже заверены подписями и оттиском печати. Исправлять такие ошибки следует по аналогии с внесением пропущенной записи после оформления увольнения.

Пример исправления в трудовой книжке неправильной записи после увольнения работника

В случае признания незаконности прекращения трудового договора и восстановления сотрудника на прежней работе запись об увольнении в трудовой книжке признается недействительной и вносится запись о восстановлении на работе (п. 1.2 Инструкции).

Пример внесения в трудовую книжку записи о восстановлении на прежней работе

Все рассмотренные примеры исправления неправильных или неточных записей в трудовой книжке были связаны с разделом «Сведения о работе». Аналогично вносятся исправления в раздел «Сведения о награждении» (п. 30 Правил).

Пример исправления в трудовой книжке ошибочной записи о поощрении

Необходимость исправления ошибочных записей в трудовой книжке по новому месту работы возникает в следующих случаях (п. 28 Правил):

• когда ликвидирована организация, внесшая неправильную или неточную запись;
• когда неправильная или неточная запись внесена работодателем – физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, прекратившим свою деятельность в установленном порядке.

Пример исправления неправильной записи, внесенной на предыдущем месте работы

Приложение 1. Пример исправления ошибки, допущенной в наименовании работодателя (до внесения записи о приеме на работу)

Приложение 2. Пример исправления ошибки, допущенной в наименовании организации (после внесения записи о приеме на работу)

Приложение 3. Пример внесения в трудовую книжку пропущенной записи после увольнения работника

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №6, 2014г.

Как исправить записи в трудовой книжке

Расскажем, как исправить записи в трудовой книжке: титульный лист, сведения о работе и награждениях, неправильную должность и дату. Перед тем, как исправить трудовую книжку, проверьте документы.

Сотрудники, ответственные за ведение трудовых книжек допускают немало ошибок, когда исправляют неверные записи или вносят дополнительные сведения. Разберемся, как исправить записи в трудовой книжке без ошибок.

Но сначала напомним о нормативной базе, руководствуясь которой вы сможете грамотно вести трудовые книжки. В первую очередь следует руководствоваться статьями 66 и 84.1, а также 77, 81, 83 и рядом других статей Трудового кодекса. И, разумеется, для работы с трудовым книжками необходимо внимательнейшим образом изучить и постоянно держать под рукой Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ) и Инструкцию по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ).

Важно понимать: между внесением дополнений, изменений и исправлений есть принципиальная разница. Поэтому, конечно же, сама процедура зависит от того, в какой раздел трудовой книжки вносится запись.

В общем-то, в правилах внесения исправлений в титульный лист нет ничего сложного, но многих сбивает с толку один существенный нюанс: совершенно по-разному вносятся изменения в паспортные данные и в сведения об образовании, профессии и специальности.

Если нужно изменить записи о фамилии, имени, отчестве или уточнить дату рождения, то нужно одной чертой аккуратно перечеркнуть прежнюю запись и рядом на строке (ниже, выше) вписать новую. После этого следует заверить изменение на внутренней стороне обложки (2-я и 3-я страницы) трудовой книжки, указав номер и дату документа, на основании которого внесено изменение. Затем пусть ответственный за ведение книжек сотрудник поставит подпись и печать организации.

Если компания отказалась от печати. она вправе не заверять документ штампом.

А если поменялось образование? Или изменилась профессия? Вот тут мы ничего не зачеркиваем! Дополнительные сведения вносятся следом за уже имеющимися на соответствующих строках записями. И заверять их на внутренней стороне обложки, уточнять номер и дату диплома не нужно – Инструкция этого не требует, следовательно, и мы это делать не вправе (п. 2.4 Инструкции). Скажем, работал у вас экономист, через какое-то время он получил юридическое образование. После того как он предъявит диплом, нужно в строке «Профессия, специальность» через запятую вписать и вторую специальность.

И, кстати, вот еще одна частая ошибка: профессию указывают по трудовому договору, а не по документу об образовании. К примеру, пришел устраиваться на работу студент-первокурсник. Никакого документа о присвоении профессии, разумеется, у него пока нет, и тогда сведения берут из трудового договора. Получается, что человек учится на инженера, а в трудовой написали официант. Строку нужно было оставить пустой. Когда он закончит обучение и получит диплом – тогда нужно будет заполнить эту строку.

Как исправить записи в трудовой книжке, если предыдущий работодатель не внес запись об изменении фамилии? Это может сделать нынешний работодатель. Более того, бывает, что работнику запись об изменении фамилии сделали, но не заверили. В этой ситуации новый работодатель может заверить исправление своей подписью и печатью. Это будет совершенно правильно и законно, поскольку у вас в руках будет необходимый документ – свидетельство о браке. И на основании этого документа вы будете вносить и заверять изменения.

Если же свидетельства о браке у человека нет (сдал при разводе), он может запросить из ЗАГСа справку о смене фамилии. На основании этой справки внесите изменение и заверьте его.

Очень важно, чтобы все записи в трудовой книжке, которые учитываются при подсчете стажа, были правильно оформлены. И, конечно, всякую ошибочную запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки следует вовремя исправить, а недостающие вписывать.

Допустим, в вашу организацию устраивается новый работник. Он принес трудовую книжку и просит, чтобы вы указали время службы в армии. И тут мы обнаруживаем пробел в законодательстве. Правила действительно требуют, чтобы военная служба была внесена в трудовую книжку. Но Инструкция не содержит указаний: где, когда и как следует оформлять эту запись. Вы начинаете сомневаться, как правильно – сначала вписать военную службу и только потом название вашей организации или наоборот. Поскольку Инструкция не устанавливает, где должна находиться эта запись, ошибки не будет в любом случае. Однако будет намного логичнее, если вы впишете время службы после названия своей компании: ведь после записи об увольнении вы заверите все записи, сделанные у вас. Ведь непонятно, как опознать запись, если она находится до наименования организации.

Тогда появляется еще один вопрос: нужно ли ставить номер и дату записи, то есть заполнять графы 1 и 2? Но и тут все просто: как вы считаете нужным сделать, так и делайте, раз Инструкция «молчит». Формулировка записи – также на ваше усмотрение. Единственное, что очевидно и обязательно: в графе 4 необходимо сделать ссылку на дату выдачи и номер военного билета.

Утверждена
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225

Теперь мы поговорим о том, как исправить в трудовой книжке запись о приеме работника. Допустим, внося эту запись, кадровик в трудовой книжке неправильно указал должность и сразу это заметил. Ни в коем случае нельзя зачеркивать ошибочный текст. Как правильно внести исправление, указано в пункте 1.2 Инструкции. Нужно проставить очередной порядковый номер, дату внесения исправления, в 3-й графе написать: «Запись №. недействительна. Принят(а) на должность такую-то». И, к слову, не нужно писать «считать недействительной» – это старый порядок.

Далее в графе 4 повторно указываем дату и номер приказа, сведения из которого с ошибкой были перенесены в трудовую книжку. Но если ошибка была сделана изначально в приказе и из него перенесена в трудовую книжку, то сначала нужно издать новый приказ (во изменение ошибочного), с правильными формулировками. И уже на этот новый приказ сделать ссылку.

В таком же порядке признавайте недействительными записи о переводе и об увольнении. Но что делать, если у вашей организации сменилось название? В пункте 1.2 Инструкции подробно расписано, как внести такие изменения: в записи о переименовании мы графы 1 и 2 не заполняем. В графе 3 пишем, к примеру: «Общество с ограниченной ответственностью “ИКС” с 01.07.2016 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью “ЗЕТ”». Далее в графе 4 делаем ссылку на приказ.

Если же в штатном расписании переименованы подразделение или должность, то возникает вопрос: какую следует внести запись? О переводе на другую работу или о переименовании? Исходя из того что написано в Инструкции, запись следует делать по аналогии с записью о переименовании организации. То есть опять же, начинаем заполнение с графы 3, не заполняя графы 1 и 2. Например: «Транспортный отдел с 20.07.2016 переименован в отдел логистики», а в графе 4 делаем ссылку на приказ об утверждении нового штатного расписания (или о внесение изменений в действующее). Такой порядок внесения записей следует из пункта 3.1 Инструкции.

Напомним, что исправления в раздел «Сведения о награждении» вносятся по такому же принципу: ничего не зачеркивается, а в новой строке признаются ошибочные записи недействительными.

Если вы по какой-то причине пропустили запись в трудовой книжке, например о переводе сотрудника на другую работу, эти сведения надо отразить. Внесите пропущенную запись после всех заполненных строк в разделе «Сведения о работе». Ведь отменять те записи, которые по хронологии должны были следовать за ней, оснований нет. Признать недействительной можно только неправильную или неточную запись (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции).

Напротив недостающей записи нужно отразить дату ее внесения. А вот дату пропущенного события можно зафиксировать в графе 3 той же строки.

По тому же алгоритму действуйте и в том случае, если приходится восстанавливать запись уже после увольнения работника. Только прежде нужно отразить наименование вашей компании. А после записи должны стоять печать, подпись кадровика и самого работника.