Заполнение больничного листа: что нужно знать работодателю

Принимая от своего сотрудника больничный лист, каждый работодатель должен знать, что в определенной степени несет ответственность за возмещение фондом социального страхования пособия по временной нетрудоспособности работника. А для этого лист нетрудоспособности должен быть заполнен по всем правилам. Поэтому бухгалтеру и директору, особенно, если он выполняет функцию бухгалтера, необходимо знать, какие требования предъявляются к заполнению больничного.

Заполнение бланка должно проводиться:

• с использованием русского языка,
• печатными буквами,
• все буквы заглавные,
• начинать с первой ячейки без отступа слева,
• писать без выхода за границы ячейки, или касания ее границ,
• использовать гелевую, перьевую или капиллярную ручку,
• чернила черного цвета,
• разрешается заполнение на компьютере.

Нельзя при заполнен использовать шариковую ручку. Печать должна проставляться в строго отведенное для нее место. Допускается выход за его пределы, но без попадания на ячейки с информацией. Бланк документа нельзя мять и складывать, так как он предназначен для дальнейшей работы с машиной по считыванию информации.

При написании названия медицинского учреждения, а также названия места работы больного нельзя использовать кавычки, тире, запятые, двоеточие и другие знаки. Разрешается написание только букв и цифр.

Таких правил должен придерживаться как медицинский работник, так и бухгалтерия работодателя.

После того, как работник сдал больничный, необходимо сразу же проверить ту часть, которую заполнил врач, и в случае наличия ошибок вернуть сотруднику документ для его замены в медицинском учреждении.

На что необходимо обратить внимание в медицинской части бланка:

• Лист по нетрудоспособности имеет право выписать только учреждение, имеющее лицензию на занятие медицинской деятельностью.
• Медицинская часть больничного листа должна быть оформлена по всем правилам написания букв и заполнения ячеек, указанных в соответствующей инструкции.
• Не допускаются исправления. Если таковые имеются, то необходимо вернуться в медицинское учреждение, чтобы получить новый лист без исправлений.
• Должны быть правильно заполнены строки с указанием номера больничного, названия медицинского учреждения, его адреса, места работы больного, его ФИО, которое должно соответствовать указанному в удостоверении личности. Для фамилии выделено 28 ячеек, в случае, если она не уместилась в них, то указываются первые 28 букв фамилии.
• Обязателен код заболевания, код нарушения режима (если имеется).
• Необходимы подпись и печать лечащего врача, а также печать медицинской организации, которая четко прочитывается и не заходит на информационные ячейки.

Оформление листа нетрудоспособности проводится с соблюдением правил, идентичных для медицинских работников. Информация, которую обязан указать работодатель:

• Название организации должно совпадать с указанным в медицинской части больничного листа. Если пишется сокращенное, то такое, которое зафиксировано в учредительных документах. Предусмотрен вариант специально придуманного сокращения для указания в больничных листах. Об этом издается внутренний приказ, оповещается ФСС и памятка раздается работникам предприятия.
• Далее указывается — основное это место работы или по совместительству.
• Важным, в данном случае, является номер регистрации в ФСС как страхователя. По этому номеру фонд социального страхования идентифицирует компанию.
• «Код подчиненности» должен содержать пять цифр территориального ФСС.
• Указывается ИНН заболевшего сотрудника, а также заполняется строка для СНИЛС.
• Строка «условные начисления» заполняется для работников, входящих в особый список, расшифровка которого дана на оборотной стороне бланка.
• В графу «Акт формы Н-1» данные вносятся только, если нетрудоспособность связана с профессиональным заболеванием или производственной травмой и оформлена надлежащим образом.
• Заполнение строки «Дата начала работ» проводится в случае, когда работодатель имел законное право аннулировать договор, и он это сделал, а работник имел право на оплату нетрудоспособных дней.
• Данные в поле «страховой стаж» включают полное количество трудовых лет и месяцев работника, которые влияют на размер пособия.
• В графе «в т.ч. нестраховые периоды» записываются годы воинской службы, начиная с 01.01.2007г. выплата страховых взносов не производится в это время, но годы включаются в трудовой стаж.
• В ячейках «причитается пособие за период» делается запись тех дат, которые внесены врачом в таблицу «Освобождение от работы».
• Строчки «Средний заработок для исчисления пособия» и «Средний дневной заработок» должны содержать конкретные цифры. Сам расчет проводится на отдельном листе и прикрепляется к бланку по нетрудоспособности.
• Далее указывается сумма выплат в двух частях: первая представляет собой оплату за первые три дня нетрудоспособности и осуществляется предприятием, остальную часть оплачивает ФСС.
• В ячейках «Итого начислено» необходимо написать всю сумму пособия за нетрудоспособный период с учетом налога на доходы физических лиц.
• После заполнения всех необходимых строк должны быть указаны ФИО главного бухгалтера и директора (или официально доверенного лица), сделана их подпись и проставлена печать.

При допущении ошибок нельзя для их исправления использовать корректирующие средства. Согласно инструкции, неправильную запись нужно зачеркнуть одной чертой и на обороте написать название строки с ошибкой, сделать правильную запись, заверить ее фразой «исправленному верить», подписать и поставить печать (при ее наличии) таким образом, чтобы не перекрыть необходимую информацию.

Внимательно и тщательно заполненный лист поможет избежать дополнительных недоразумений, на исправление которых потратится намного больше времени, чем на оформление больничного листа.

Медликбез: Десять простых вопросов о больничном листе - Российская газета

Чтобы больничный лист был действителен, важно правильно его заполнить. Фото: Александр Кряжев/РИА Новости

В нынешнюю эпидемию гриппа многим пришлось поболеть "по-настоящему", то есть не ходить на работу с насморком и температурой, а полноценно провести несколько дней на больничном. Оказалось, что не все знают, как правильно его оформить. Грипп прошел, а вопросы остались. На них "РГ - Неделе" ответили в Фонде социального страхования.

Меня направили лечиться в дневной стационар. Но при этом врач не захотела дать мне больничный, хотя процедура (капельницы) занимала у меня по 2-3 часа каждый день. Правильно ли со мной поступили?

- Листок нетрудоспособности при лечении в условиях дневного стационара оформляется по тем же правилам, что и при амбулаторно-поликлиническом лечении. Решение об освобождении от работы и выдаче больничного решает врач (п. 58 Приказа Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 29.06.2011 N 624н "Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности").

Как получить оплату по больничному совместителю, работавшему на нескольких работах?

- Чтобы получить пособие по временной нетрудоспособности, обратиться за ним нужно не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности (то есть даты, следующей за днем, когда больничный был закрыт).

Для этого нужно представить больничный лист по месту работы и приложить к нему справку (справки) о сумме заработка за период болезни с других мест работы. Работодатель назначит пособие в течение 10 календарных дней А деньги выплатит в ближайший день, когда выплачивается зарплата.

Такой же порядок применяется для оплаты больничных, выданных по уходу за ребенком или больным членом семьи, в случае карантина, протезирования и долечивания.

Когда оплату больничного производит не работодатель, а непосредственно Фонд социального страхования?

- Закон предусматривает три таких случая:

1. если на день обращения за выплатой пособия деятельность работодателя прекращена;
2. если на счете работодателя недостаточно денежных средств и применяется очередность списания средств со счета организации, установленная ГК;
3. если невозможно установить местонахождение страхователя и его имущества, но есть решение суда, подтверждающее, что пособия работодатель не выплатил.

Во всех этих случаях застрахованное лицо может обратиться в территориальный орган Фонда, в котором состоит на регистрационном учете его работодатель.

Оплатит ли работодатель больничный бывшему работнику, если тот был уволен по сокращению штата и заболел уже после увольнения?

- Да, оплатит. Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается и в тех случаях, когда заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы по трудовому договору. Размер пособия при этом составляет 60% среднего заработка, который рассчитывается, как обычно, из заработка за два календарных года, предшествующих году наступления нетрудоспособности. При этом основания увольнения значения не имеют.

Имеют ли право на оплату больничных иностранные граждане?

- С 1 января 2015 года временно пребывающие на территории России иностранные граждане застрахованы в системе обязательного социального страхования. Они имеют право на получение только пособия по временной нетрудоспособности, но только при условии, что работодатель платил за них страховые взносы в ФСС. Причем срок таких платежей должен быть не менее шести месяцев, предшествующих месяцу наступления временной нетрудоспособности.

Граждане государств - членов Евразийского экономического союза (Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан) с 1 января 2015 года имеют право на получение всех видов пособий по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством по страховым случаям, наступившим после 1 января 2015 года.

Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением, но в отпуске заболел, оплатят ли ему больничный?

- Если работник заболел во время отпуска с последующим увольнением, пособие должно быть выплачено работодателем, так как заболевание наступило до увольнения.

Я нахожусь в отпуске по уходу за ребенком, но подрабатываю в другом месте как внешний совместитель. Работаю неполный рабочий день. Как мне оплатить больничный в случае болезни?

- Пунктом 23 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н, установлено, что при временной нетрудоспособности лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, работающих на условиях неполного рабочего времени или на дому, листок нетрудоспособности выдается на общих основаниях.

При оформлении листка нетрудоспособности на корешке бланка и в разделе, заполняемом медицинской организацией, в строке "Основное" отметки не делается, в строке "По совместительству" делается отметка.

Я болел более двух недель, и доктор отказался продлевать больничный. Сказал, нужно пройти медкомиссию. Как это сделать?

- Выдача и продление больничного листка при сроках временной нетрудоспособности больше 15 календарных дней осуществляется по решению врачебной комиссии. Ее назначает руководитель медицинской организации. В бланке больничного такое решение оформляется в таблице "Освобождение от работы" двумя подписями. При этом любой медицинской организацией учитывается суммарная продолжительность с первого дня освобождения от работы. Поэтому в промежутках между решениями комиссии единоличных решений о продлении больничного личный врач выносить не имеет права (что не отменяет его обязанности вести наблюдение больного).

Что делать, если при заполнении больничного допущена ошибка - неправильно указано место работы?

- Больничный нужно заполнять аккуратно. Медорганизация должна указывать в строке "место работы - наименование организации" полное или сокращенное наименование организации или работодателя - физического лица.

Сокращать названия самовольно нельзя. При неверном написании организацию можно также идентифицировать по регистрационному номеру страхователя. Такой номер выдается организации при регистрации в территориальном органе Фонда социального страхования, и эту часть больничного заполняет сам работодатель.

Неверное написание организации со слов работника ошибкой врачей не считается. Это не требует переоформления листка и не влечет отказа в назначении и выплате пособия.

Больничный может быть принят работодателем к оплате, если есть возможность точно идентифицировать организацию и подтвердить принадлежность к ней работника. При этом у территориального органа Фонда не будет оснований не принять к зачету расходы, произведенные на основании такого больничного.

Что делать, если ошибку в больничном сделал медработник, когда его заполнял?

- Если при заполнении листка нетрудоспособности допущены ошибки, он считается испорченным. Взамен него оформляется дубликат больничного листка (п. 56 Приказа Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 29.06.2011 N 624н "Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности"). Неполное или неверное название организации-работодателя, записанное со слов работника, как уже сказано в предыдущем вопросе-ответе, ошибкой не является, если есть возможность идентифицировать организацию и установить, что работник там действительно трудится.

Заполняем больничный лист

Унифицированный бланк больничного листа принят на всей территории России. Он имеет единую форму и четкую инструкцию по заполнению. Данная статья позволит ознакомиться с основными правилами оформления больничных листов. Отступление от требований закона приведет к отказу в выплате пособия из средств социального страхования. Зачем рисковать, если прямо сейчас можно правильно заполнить бюллетень по приложенному ниже образцу.

Больничный лист – 2-страничный цветной бланк с адаптацией к считыванию данных специальным электронным устройством. Оборотная сторона содержит справочную информацию о кодах нетрудоспособности и краткую инструкцию, как заполнять больничный лист работодателю образец 2016 года.

Защита бланка обеспечена следующими элементами:

• многослойность фонов в формате сетки
• наличие особых водяных знаков на документе
• штрих-коды защиты из 12 цифр
• шифр бинарного пин-кода формы

Образец актуального бланка выглядит следующим образом:

Давайте теперь посмотрим, как заполнять больничный лист с учетом требований законодательства. Важно понимать, все нормы призваны облегчить распознавание информации и ее быструю фиксацию органами социального страхования.

Инструкция к документу предписывает следующие основные правила оформления документа по болезни:

• информация вписывается в отведенные клеточки строго печатными буквами
• надпись не должна нарушать установленных границ клеток в документе
• запрещено использовать письменные буквы для заполнения информации
• рекомендуется все символы делать строго черной пастой

Если пренебречь столь простыми правилами, можно не только существенно продлить срок получения компенсации расходов, но и волне обоснованный получить отказ в выплате из средств фонда социального страхования.

Обратите внимание на образец, он разделен на несколько частей, слева указано, кто заполняет тот или иной блок. Исходя из особенностей построения формы, заполняют ее в несколько этапов.

1 блок – оформляет врач медицинского учреждения, в котором сотрудник наблюдался и открыл больничный лист по данному заболеванию.

2 блок – заполнение больничного листа работодателем. Что нужно указать в обязательном порядке, не допустив ошибок и неточностей:

• полное название организации-работодателя, где трудоустроен сотрудник
• сведения о месте работы и виде заработка: основной или дополнительный
• номера ИНН и СНИЛС нетрудоспособного работника фирмы обязательно
• дата документа Н-1 проставляется только если травма производственная
• страховой стаж работника фирмы и службу в армии при наличии
• размер среднедневного заработка для расчета величины пособия
• расшифровки и подписи руководителя и главного бухгалтера компании

В данном блоке должно быть 2 подписи ответственных сотрудников и оттиск штампа компании – круглая печать. Только так вы получите правильное заполнение больничного листа в 2016 году и обезопасите себя от претензий со стороны специалистов фонда социального страхования.

Очень часто на практике возникает резонный вопрос, кто заполняет больничный лист бухгалтер или кадровик. Действительно, с одной стороны в расчетах участвуют данные о стаже, которые есть в кадровой службе, с другой стороны, информацией о среднем заработке владеет только бухгалтер-расчетчик и она является конфиденциальной.

Обычно, правила заполнения больничного листа устанавливаются с учетом обычаев делового оборота конкретной компании. Зачастую, функции кадрового работника возложены на главного бухгалтера, соответственно обязанность по заполнению бланка будет полностью делегирована сотруднику учетной службы.

Инструкция по заполнению больничных листов 2016 касается не только правил оформления блока работодателем, но и контроля актуальности данных, зафиксированных сотрудником медицинского учреждения. К примеру, если вы оформляли больничный по беременности и родам и вам указали «продолжение листка…», такой документ принят бухгалтерией не будет, так как бюллетень по беременности и родам выдается разово и не может быть продолжением другого документа.

Ошибкой будет и отсутствие номера предыдущего бланка в соответствующем поле, если вам действительно оформляют больничный лист в продолжение ранее открытого. К сожалению, практика показывает, что такие ошибки, допущенные врачом медицинской организации, не редкость. Лучше заранее проконтролировать, что пишет специалист в поликлинике, иначе потом вам придется вновь возвращаться в больницу за заменой ошибочно заполненного бланка. При этом может получиться так, что новый больничный лист выдан позже, чем зафиксирована дата начала болезни.

В блок «по уходу» законодатель позволяет вписать сведения о двух родственниках: их возраст, имена и фамилии, степень родства с указанием шифра-кода с учетом справочной информации на обороте унифицированного бланка. Данные с другой стороны призваны проинформировать специалиста, как должен быть заполнен больничный лист без ошибок и неточностей.

Для наглядности представляем образец заполненного больничного листа в 2016 году, он будет идентичен представленному документу 2014 года:

Это правильно заполненный больничный лист фото с печатями, штампами, подписями ответственных лиц от организации и медицинского учреждения, куда обратился застрахованный по ОМС сотрудник фирмы.

На вопрос, какими чернилами заполнять больничный лист, уже есть четкий ответ законодательства: все данные в бланк должны быть вписаны черными чернилами.

Оборотная сторона бланк содержит справочную информацию и поясняет, как заполняется больничный лист по правилам.

Следуя простым рекомендациям, удастся проверить, правильно ли заполнен ваш больничный лист.