Формуляр бланка вида документа не включает реквизиты

Виды бланков. Формуляр-образец расположения реквизитов на бланке документа. Размещено на реф.рф (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс

Помощь: Состав реквизитов документа. Формуляр документа и его виды
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА. ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА И ЕГО ВИДЫ
Каждый документ является носителем информации и содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов неоднозначно: одни из них содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ, другие несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.
Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном только теми информационными элементами, которые характеризуют документ и являются его координатами в пространстве и во времени.
Информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.
Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004. При оформлении документов согласно СТБ 6.38-2004 используются следующие реквизиты:
1 - Государственный герб Республики Беларусь;
2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3 - код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, код по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП) для других организаций;
4 - код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД);
5 - наименование вышестоящей организации;
6 - наименование организации;
7 - наименование структурного подразделения;
8 - почтовый адрес отправителя;
9 - коммуникационные и коммерческие данные;
10 - название вида документа;
11 - дата;
12 - регистрационный индекс документа;
13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
14 - место составления или издания;
15 - гриф ограничения доступа;
16 - адресат;
17 - гриф утверждения;
18 - резолюция;
19 - заголовок к тексту;
20 - отметка о контроле;
21 - текст;
22 - отметка о наличии приложения;
23 - подпись;
24 - гриф приложения;
25 - гриф согласования;
26 - визы;
27 - печать;
28 - отметка об исполнителе;
29 - отметка о заверении копии;
30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель 14. Какие приложения включены в ГОСТ Р 6.30-97? Глава 3. формуляр-образец, реквизиты и бланки.

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.
Рассмотрим некоторые из перечисленных реквизитов более подробно.
Вид документа - классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы - один вид, приказы - другой вид, акты - третий). Разновидность документа детализирует понятие вид (разновидность - разные виды), уточняет характер деятельности, документируемой данным видом, например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.
Реквизит «название вида документа» - один из обязательных реквизитов любого документа, кроме письма. Указание вида документа дает первое общее представление о документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении и характере изложения информации.
Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование организации», «наименование структурного подразделения», «адресат», «резолюция», «гриф утверждения», «коммуникационные и коммерческие данные», «почтовый адрес отправителя» показывают положение документа как в географическом, так и иерархическом пространстве.
Характеристика документу дается различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до мельчайших подробностей.
Так, при помощи реквизита «наименование вышестоящей организации» можно определить, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ, а реквизит «регистрационный индекс» - дело, в которое документ будет подшит после того, как аппарат управления примет по нему соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты - «Государственный герб Республики Беларусь», «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию, из которой документ исходит.
Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «дата» показывает момент создания документа. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты - «гриф согласования», «гриф утверждения», «подпись», «виза», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др. т.е. те, которые придают документу необходимую юридическую силу.
Реквизиты «название вида документа», «заголовок к тексту», «резолюция», «текст», «коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.
Реквизиты «отметка о заверении копии», «подпись», «печать», «гриф утверждения» удостоверяют подлинность документа.

Корни формуляра 3. 2. Реквизиты документа 7. Рис.3 Образец бланка конкретного вида документа. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Так, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не содержит всей необходимой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо).
Наличие реквизита «текст» свидетельствует, что речь идет о конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации во времени и пространстве.
Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения, которая определяет особенности системы документации или отдельного вида документа.
Каждому реквизиту на документе отводится свое место, которое закрепляется в формуляре-образце - своеобразной матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов.
Формуляр - образец документа - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Формуляр - образец организационно-распорядительного документа (ОРД) включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры. СТБ 6.38-2004 в качестве приложения содержит не формуляр-образец, а схему расположения реквизитов и их размеры. Это обусловлено тем, что при его разработке не использована конструкционная сетка, что в свою очередь связано с внедрением в практику документирования современной компьютерной техники.
При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, закрепленных в СТБ 6.38-2004 и отраженных в схеме расположения реквизитов. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Так, например, согласно Закону РБ от 29.11.1994 № 3410-XII «О государственных секретах» и другим актам законодательства на одних документах реквизит «гриф ограничения доступа к документу» указывается, а на других он будет отсутствовать. Например, практически во всех письмах указывается такой реквизит, как «заголовок к тексту», однако в сопроводительных письмах, объем которых не превышает 5-7 строк, его допускается не указывать.
Свой набор реквизитов характерен и для документов разных видов, что дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляры. Типовой формуляр - это формуляр, характерный для определенного вида документов. Индивидуальный формуляр - формуляр для конкретного документа.
Как видно из схемы расположения реквизитов, для некоторых реквизитов предусмотрено одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, т.е. не встречающимися в одном документе. Из каждой пары реквизитов - «адресат» и «гриф утверждения», «коммуникационные и коммерческие данные» и «название вида документа», «ссылка на индекс и дату входящего документа» и «место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит. К примеру, в письмах обязательно будет указываться реквизит «адресат» и никогда - «гриф утверждения»; в должностной инструкции наоборот - обязательно наличие «грифа утверждения» при отсутствии «адресата».
Кроме того, все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами, наносимыми на бланк для писем, являются: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации по ОКОГУ или ОКЮЛП, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, Почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные.
Устанавливается также перечень реквизитов, которые следует включать в состав бланка полностью или в виде частей, содержащих постоянную информацию. Например, реквизит «наименование организации» печатается на бланке полностью, реквизит «ссылка на индекс и дату документа» - только частично (на № __ от _____).
При оформлении документов большое внимание уделяется юридически значимым реквизитам. Назначение этой группы реквизитов - закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа. К этой группе реквизитов относятся:
- реквизиты бланка, которые свидетельствуют о принадлежности документа определенному органу

- бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14

Формуляр-образец внутренней докладной записки должен включать следующие реквизиты Реквизит 10 — наименование вида документа — в соответствии с рисунком Б 5 ГОСТ Р 6.30-2003, где приведен образец бланка конкретного вида

Индивидуальный формуляр документа

А) Реквизит официального документа, содержащий поручение, дату, подпись

Б) Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

В) Реквизит официального документа, содержащий подпись должностного лица (руководителя) организации

Формуляр Докладной записки не включает реквизиты

А) Наименование вида документа

Б) Отметка о заверении копии

В) Заголовок к тексту

Организация работы с документами

А) Управление делопроизводства

Б) Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

В) Служба секретариата, канцелярии

13. Формуляр инструкции не включает реквизиты –

А) Отметка о заверении копии

Б) Гриф утверждения

В) Подписи составителей

Служебная записка это

А) Официальный документ, содержащий изложение вопроса с выводами и предложениями отправителя

Б) Документ, включенный в в классификацию документов РФ

В) Документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, который издается для информирования адресата о сложившейся служебной ситуации и который требует от адресата принятия управленческих решений в стандартной (штатной) ситуации

15. Какой из перечисленных документов не входит в группу информационно – справочных документов

А) Докладная записка, объяснительная, акты

Б) Приказ, решения, распоряжения

В) Протоколы, справки

Гриф согласования документа располагается на документе

А) После текста документа

Б) После реквизита Подпись

В) На свободном поле документа

17. ИНН/КПП присваивается организации

А) Налоговыми Органами РФ

Б) Федеральными Регистрационными службами

В) Управлением РФ по налогам и сборам

А) Пронумерованный перечень имеющихся дел

Б) Систематизированный перечень наименований дел

В) Оформленная по единым правилам совокупность документов

19. «Согласовано Решением коллегии РОСАРХИВА от 07.07.2009 №7»

А) Это виза согласования

Б) Это гриф решения

В) Это гриф согласования

20. Формуляр служебного письма не включает реквизиты –

А) Дата, заголовок, подпись

Б) Отметку о заверении копии

В) Ссылку на дату и номер полученного письма

21. Какие из перечисленных документов не входят в группу организационно – распорядительных документов

А) Докладная записка, объяснительная, акты

Б) Устав, Положения, инструкции

В) Приказы, решения, распоряжения

Вид письменного документа

А) Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Б) Документ, написанный в организации и отправленный в другие организации или полученный от них.

В) Совокупность документов или документ, помещенный в отдельную обложку.

23. Документ постоянного хранения –

А) Сроком до 100 лет

Б) Сроком от 70 до 100 лет

В) Бессрочного хранения

Формуляр Бланка вида документа не включает реквизиты

А) Автор официального письменного документа

В) Дата и номер документа

25. Размещать на своих документах герб субъекта Российской Федерации организация вправе на основании:

А) В соответствии с уставом предприятия;

Б) В соответствии с Федеральным конституционным законом;

В) Правовых актов субъекта РФ

А) Документ, содержащий преимущество изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии

Б) Клише, позволяющее многократно воспроизводить записи (подписи) на документах

В) унифицированная форма документа, содержащая постоянную информацию и пробелы.

Служебное письмо это

А) Документы, содержащие сведения об обстоятельствах дела.

Б) Документ, при помощи которого юридические лица ведут общение и обмен информацией между собой.

В) Документы, в которых определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

Индивидуальный формуляр документа

А) Перечень реквизитов, которые входят в формуляр конкретного документа.

Б) Обязательный элемент оформления официального документа.

В) Цифровое или буквенноцифровое обозначение, присваиваемой документу при его регистрации.

29. Общий бланк организации используется:

А) Для создания писем;

Б) Для изготовления любого документа, кроме писем;

В) Для изготовления конкретного вида документа.

30. К специфическим функциям документов относится:

31. Общий бланк организации не включает:

А) Наименование организации;

Б) Герб или эмблему организации;

В) Наименование вышестоящей организации;

Г) Наименование вида документа.

32. Печать ставится на документе с целью:

А) Для придания документу юридической силы;

Б) Для заверения соответствия копии документа подлиннику;

В) Для заверения подлинности подписи должностного лица;

Г) При утверждении документа несколькими должностными лицами.

33. Бланк для писем не содержит:

А) Наименование организации;

Б) Код организации;

В) Справочные данные об организации;

Г) Наименование вида документа.

34. В состав организационной документации не входит:

А) Устав, положение;

Б) Приказ, распоряжение, решение;

В) Структура предприятия, инструкции.

35. В качестве адресата могут выступать :

Б) Структурные подразделения организации;

В) Должностные и юридические лица;

Г) Все выше перечисленные.

36. Какой документ регламентирует важнейшие вопросы функционирования предприятия (организации):

А) Правила внутреннего распорядка;

Б) Штатное расписание;

37. Должность лица, которому адресован документ указывается в падеже:

38. Число адресатов в документе не должно превышать:

А) Более одного адресата;

Б) Более двух адресатов;

В) Более трех адресатов;

Г) Более четырех адресатов;

Д) Нет ограничений.

39. К общим функциям документов относят:

40. По месту составления документы подразделяют на:

41. Свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, граждан, и их взаимоотношения с другими организациями и гражданами называется:

В) Административным кодексом.

42. При поступлении на работу в организацию граждан необходимо ознакомить с:

А) Уставом организации, лицензиями и свидетельствами;

Б) Положением о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин;

В) Должностной инструкцией;

Д) Всеми перечисленными документами.

43. Заявление адресуется:

А) На имя руководителя организации;

Б) На имя начальника отдела кадров организации;

В) На имя руководителя структурного подразделения, куда поступают на работу.

44. Приказ по личному составу подписывает:

А) Руководитель организации;

Б) Начальник отдела кадров;

45. Трудовой договор (контракт) не считается заключенным:

А) Если не оговорены условия о месте работы;

Б) Если не оговорены условия о характере трудовой функции;

В) Если не оговорены условия о времени действия трудового договора;

Г) Если не оговорены условия о размере оплаты труда;

Д) В любом из этих случаев.

46. Приказ по личному составу может быть издан:

А) На основании заявления;

Б) На основании трудового контракта;

В) На основании докладной записки;

Г) На основании справки;

Д) На основании акта;

Е) На основании любого из перечисленных документов.

47. Трудовые книжки заводят впервые:

А) В день поступления на работу;

Б) На проработавших свыше 5 дней;

В) По окончании испытательного срока;

Г) В другие сроки.

48. Руководителю предприятия на рассмотрение передаются:

А) Наиболее важные и срочные из поступивших документов;

Б) Только регистрируемые поступившие документы;

В) Вся входящая документация.

49. Регистрация документов необходима для:

А) Обеспечения сохранности документов;

Б) Оперативного поиска документов;

В) Учет и контроля;

Г) Все ответы верны.

50. Внешние докладные записки подписываются:

А) Составителем (автором);

Б) Руководителем предприятия;

В) Составителем и руководителем предприятия.

51. Датой докладной записки считается:

А) Дата ее составления;

Б) Дата ее подписания.

А) Предложение о заключении контракта;

Б) Принятие соглашения о контракте одной из сторон;

В) Обмен документами между сторонами.