Требования к бланкам документов

Бланк документа- это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики на Западе и все меньше применяется в России.

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому рекомендуется отводить под эмблему 1,5 - 2,0 см. от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка. «свой» фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правильное их расположение на листе бумаги особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги: А4 (210*297) и А5 (148*210). Большая часть документов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки А5. Гораздо реже используются бланки формата А3 (297*420), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т.п.

Рекомендуется использовать три вида бланков предприятия:

n бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений),

n бланк для внешних документов (писем, факсов).

n бланк конкретного вида документа (справка, договор)

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

На бланке для внешних документов указываются: эмблема предприятия; наименование предприятия; почтовый адрес предприятия; банковские реквизиты; номер контактного телефона; номер телефакса; дата и номер письма; реквизит «На №____от______». в котором указываются дата и номер того письма, на который предприятие дает ответ.

Бланки того и другого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов (гриф утверждения - в актах, инструкциях; резолюция руководителя - на поступивших документах). По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20 % площади листа документа.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: флаговое и центрованное.

n При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается.

n При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на иностранном.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля:

- левое 20 мм. (8 машинописных знаков или ударов),

- верхнее не менее 10 мм.,

- правое и нижнее не менее 8 мм.

В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.

Границы отдельных реквизитов, например, «заголовок к тексту», «адресат» удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании.

Бланки часто используемых документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также части постоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией; такие бланки являются трафаретами.

Реквизиты и бланки документов Правила оформления реквизитов Состав реквизитов и места их расположения

16. Адресат

32. Отметка о переносе данных на машинный носитель

Правила оформления бланков документов 1 Состав реквизитов (гост р 30-2003)
Гостом р 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования.

Наименование реквизитов документов

Наименование реквизитов документов.

Юридическое значение реквизитов.

Оформлениеотдельныхреквизитов документов.

1. Успех в работе с документами зависит от многих факторов и основной из них — умение правильно составлять и оформлять документы. Кроме того, приходится заниматься регистрацией поступающей и отправляемой корреспонденции, формированием документов в дела, определением срока их хранения или уничтожения и др. Все это входит в понятие «делопроизводство», без пра­виль­ной постановки которого в организации невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, проконтролировать его испол­не­ние и обеспечить сохранность документов.

Избежать неприятностей, связанных с несоблюдением требований, предъяв­ляемых к порядку работы с документами, можно лишь тогда, когда все учреждения, организации и предприятия любых форм собственности будут руководствоваться требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу.

Основной нормативный документ, которым секретарь должен пользоваться в работе, — это Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Минск 2004). Он устанавливает общие правила составления документов и их машинописного оформления. Требования стандарта распространяются на организации всех форм собственности на территории Республики Беларусь.

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д. Таким образом, реквизит— это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве или времени.

При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:

1 — Государственный герб РБ;

2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 — код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

— наименование вышестоящей организации;

— наименование структурного подразделения;

25 — гриф согласования;

28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 — отметка о заверении копии;

30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.

Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «адресат», «резолюция», «гриф утверждения», «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти. Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.

Так, реквизит «наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит «индекс» — дело, в которое он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой группе реквизитов следует отнести графически оформленные реквизиты — Государственный герб республики, эмблему организации или предприятия, которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию или учреждение, из которых он исходит.

Положение документа во времени определяется его датой. Дата показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты — грифы, подписи, визы, особенно те из них, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты «вид документа», «заголовок к тексту», «резолюция», «текст», «ко­ды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «отметка о заверении копии» и «подпись» удостоверяют подлин­ность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Нап­ример, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный от­дельно взятый документ еще не обладает всей полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо).

Наличие реквизита «текст» свидетельствует, что речь идет о конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.

Порядок расположения некоторых реквизитов предусматривает для них одно и то же место на документе. Реквизиты, которые не встречаются в одном и том же документе, называют взаимоисключающими. Из каждой пары реквизитов «адресат» и «гриф утверждения», «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телетайпа, факса, номер счета в банке» и «вид документа», «ссылка на индекс и дату входящего документа» и «место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный— это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный— это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.

Часть реквизитов наносится при изготовлении бланков типографским способом, другая часть печатается при составлении документа. Проще говоря, документ — лист бумаги с нанесенными на нем реквизитами. Однако все документы должны иметь размеры, установленные стандартом. Для оформления документов используют следующие форматы бумаги:

Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять — семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т.д.) Формат А3 используется в бухгалтерских документах и при составлении таблиц с большим количеством граф; формат А6 — для регистрационных карточек.

Писчая бумага, на которой оформляются документы, различается по сортам: № 0, № 1, № 2. Бумага сорта № 0 — это бумага высшего сорта и предназначена для первых экземпляров документов (постоянного хранения). Бумага сорта № 1 — чуть похуже, на ней печатаются документы долговременно­го хранения. Бумага сорта № 2 имеет желтоватый оттенок и используется для из­готовления копий.

Необходимо знать еще одно правило: любой документ, оформленный на бумаге формата А4, А5 должен иметь поля (это касается и рукописных документов: заявление, автобиография).

Стандарт СТБ 6.38.– 2004 устанавливает следующие размеры полей в мм:

? левое поле — 30 мм (для подшивки документов в дело);

? правое поле — не менее 8 мм (резерв бумаги для износа);

? верхнее и нижнее поля — не менее 20 мм.

В целях унификации в организациях разрабатывается и применяется два вида бланков: для писем и общий бланк. Для каждого из двух видов допускается два варианта расположения реквизитов — угловой и продольный.

Макет общего бланка с продольным расположением реквизитов

Наименование вышестоящей организации

Название вида документа

Макет общего бланка с угловым расположением реквизитов

Наименование вышестоящей организации

Название вида документа

Макет бланка письма с угловым расположением реквизитов

Наименование вышестоящей организации

Почтовый адрес отправителя

Коммуникационные и коммерческие данные

На № ______ от ________

Макет бланка письма с продольным расположением реквизитов

Наименование вышестоящей организации

Почтовый адрес отправителя

Коммуникационные и коммерческие данные

_________ № __________На № ______ от ________

Исполнитель документа, которому принадлежит основная роль в его составлении, обязан строго соблюдать формуляр, установленный для соответствующего вида документов.

Схему расположения реквизитов в документах устанавливает формуляр-образец, который регламентирует и состав этих реквизитов. Формуляр‑образец— модель построения формы документа для множества документов, объединенных функциональным назначением. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества (после унификации этих реквизитов и определения площадей, необходимых для их размещения). Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества.

Формуляр-образец устанавливает формат бумаги, служебные поля, конструкционную сетку, расположение реквизитов.

Формуляр, предназначенный для определенной разновидности документов, называется типовым формуляром. Он также характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

В формуляре-образце реквизиты располагаются таким образом, чтобы это со­ответствовало последовательности заполнения документа при его оформлении. Реквизиты, используемые в одной и той же операции при работе с документами, располагаются рядом. Реквизиты, наносимые на документы одним и тем же способом (типографическим, вручную), также, по возможности, располагаются рядом.

Для каждого реквизита на формуляре-образце отводится площадь, соответствующая его максимальному значению, выраженному в печатных знаках (дата, индекс, вид документа и т.д.).

При размещении реквизитов на формуляре-образце учитывается необходимость максимального увеличения площади для текста документа.

2. При оформлении документов большое внимание уделяется юридическому значению реквизитов. Назначение этой группы реквизитов — закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа. К этой группе реквизитов относятся:

? оттиск штампа (бланк, воспроизводящий содержание традиционного углового штампа), который свидетельствует о принадлежности документа определенному органу управления. Необходимо, чтобы на штампе воспроизводилось такое наименование органа управления, к системе которого документ относится. Это может оказаться важным при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов;

? оттискпечати. который является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанному на оттиске штампа органу. Оттиск печати необходимо ставить на документах, в которых заключена информация об органах, имеющих особое юридическое значение для пред­приятий, учреждений, организаций, рабочих, служащих, других граждан, а так­же на документах о расходовании денежных и материальных средств и для дру­гих финансовых операций. Оттиск печати используется для сви­де­тель­ство­ва­ния верности копий как при обычном, так и при нотариальном под­тверж­де­нии их происхождения;

? индекс документа. являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в учреждении. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер;

? дата создания документа, которая также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (т.е. наблюдается смещение даты), то фактически отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года;

? подпись (подписи ) уполномоченных должностных лиц является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа. Необходимо, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими актами о распределении обязанностей.

3.Указание автора— обязательный реквизит каждого документа. Авторами служебных документов являются, как правило, учреждения, организации, предприятия. В служебных документах автор чаще всего обозначается в бланках. В состав бланка входит полное и сокращенное (официально принятое) наименование учреждения. Не допускается употребление в бланках только сокращенного буквенного наименования учреждения-автора типа БГАТУ , БелНИИДААД и т.д.

Каждый документ, кроме письма, должен содержать название его вида— протокол, приказ, акт, решение и т.д. Это позволяет выделить искомый документ из всей огромной массы документов, дает самое первое общее представление о нем. Вид документа можно указывать заранее при изготовлении бланка (такие бланки называются специальными(типовыми). т.е. для отдельных видов документов) или оставлять место для обозначения вида документа свободным и заполнять его при составлении конкретного документа (такие бланки называются общими ).

В служебных документах с продольным расположением реквизитов на бланке название документа дается посередине, а при угловом — в левом верхнем углу. Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов «дата» и «индекс» и пишется прописными буквами.

Заголовок к тексту значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок должны иметь все служебные документы, оформляемые на бланках или листах бумаги формата А4. Он формулируется кратко, стилистически точно, при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «о чем?».
«О сдаче…», «Об изменении…», «Об отмене…» и т.д. Заголовки к некоторым видам документов должны сочетаться с наименованием документа.

Баланс - чего? — исполнения сметы расходов;

Ведомость - чего? — закупки продуктов у населения;

Журнал - чего? — учета поступивших грузов;

Заявка - на что? — на сырье и материалы;

Заявление - о чем? — об отказе от акцепта;

Калькуляция - чего? — себестоимости продукции;

Карточка - чего? — складского учета материалов;

Квитанция - на что? — на получение материалов;

Накладная - на что? — на отпуск товара;

Отчет - о чем? — о выполнении плана поставок;
План - чего? — научно-исследовательских работ;

Положение - о чем? — о производственном объединении;

Правила - чего? — внутреннего трудового распорядка;

Представление - о чем? — о поощрении;

Приказ - о чем? — о создании производственного объединения;

Реестр - чего? — чеков;

Смета - чего? — расходов на социальное обеспечение;

Табель - чего? — посещаемости детских учреждений;

Тариф - на что? — на основные виды работ по бытовому

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной) и помещают в левом верхнем углу документа, не отступая от границы левого поля, под обозначением автора, номера и даты. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы формата А5, т.е. текст которых практически не превышает 10–15 строк, а также извещения, телеграммы, телефонограммы.

На многих видах служебных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат. В состав реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного под­разделения, должность, ФИО лица, которому адресуется документ и поч­то­вый адрес. Все вышеуказанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки. При адресовании необходимо соблюдать определенные правила.

Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Документ может адресоваться и конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации также пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя — в дательном падеже.

Начальнику общего отдела

В случае, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже, например:

Директору школы № 20

Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат-автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

На одном документе разрешается указывать не более четырех адресатов. Если документ отправляется более чем в четыре адреса, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адрес. Слово «копия » перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. Адресат также может быть обозначен и обобщенно, если документ адресуют в несколько однородных организаций, например:

Директорам предприятий и

При указании в адресате почтового адреса он пишется последним в соответствии с правилами, установленными органами связи.

В связи с введением в действие Изменения № 5 к ГОСТ 34-83 «Конверты почтовые. Технические условия» приказом министра РБ от 19.08.1997 № 163 установлен порядок адресования почтовых отправлений:

? в адресате получателя вначале пишется ФИО или наименование предприятия, организации, учреждения. Если отправление адресовано в столицу республики или областные центры, далее в адресе указывается наименование улицы, номер дома и квартиры, почтовый индекс, название города и номер отделения связи, которые будут осуществлять доставку отправления. Таким образом, реквизит «адресат» на документе с указанием почтового адреса будет иметь следующий вид: БГАТУ

? на документах и конвертах, адресуемых в города и районные центры ниже областного центра, в конце адреса указывается наименование области. Если отправление адресовано ниже районного центра, то после наименования улицы, номера дома и квартиры дополнительно указывается наименование деревни, поселка и т.п. например: Боровик Е.Г.