Анализируй это: готовим отчет после выставки

Выставка закончилась. Что же теперь? Самое время оценить эффективность вашей программы.

Подготовка отчёта по результатам выставки – изнурительное, долгое, а порой и просто раздражающее задание. В то же время, такой отчёт – одна из наиболее важных составляющих выставочной программы.

Во-первых, представляемые данные показывают руководству, что ваша программа основана на стратегии, имеет чёткие задачи и призвана повысить прибыль компании.

Во-вторых, эффективная отчётность поможет защитить вашу программу от каких-либо предстоящих сокращений бюджета, так как, в идеале, вы доказываете, что участие в выставках – это не только маркетинговые расходы, но и выгодная инвестиция. В-третьих, это даёт вам возможность показать себя в лучшем свете и подняться с позиции заурядного клерка до стратегического маркетолога. К тому же, в итоге это приносит удовлетворение – как окончательное завершение работы над проектом.

Если вы думаете «я раньше никогда не писал подобного отчёта, я даже не знаю с чего начать» - не волнуйтесь, это не так сложно, как кажется. И хотя не существует шаблона на все случаи жизни, есть основные моменты, которые должны быть охвачены: цели и задачи выставки, поддающиеся измерению результаты, общий бюджет и планы по улучшению программы.

Итак, вот 10 основных разделов, которые следует включить в отчёт о выставке.

Первый раздел вашего отчёта должен представлять собой полноценный обзор всей выставки. Важно помнить - эта небольшая страница, возможно, единственное из всего отчёта, что прочтут некоторые ваши руководители. Таким образом, этот раздел должен включать лаконичное описание поставленных целей и задач, полученных результатов, собранных контактов, интервью с прессой и аналитиками, впечатлений участников и затрат. Кроме того, отметьте, что можно улучшить в будущем. Поскольку руководители часто страдают дефицитом времени - предпочтительна краткость.

2. Стратегические цели и задачи

Если перед выставкой вы подготовили поддающиеся измерению качественные и количественные цели и задачи, одобренные вашим руководством, то написать этот раздел будет легко.

Примерами целей участия в выставке могут быть: сбор контактов, повышение узнаваемости бренда, освещение в СМИ, построение отношений с существующими и потенциальными клиентами. Если, согласно вашим показателям, вы достигли поставленных целей, похвалите вашу команду. Если же задачи не были выполнены, объясните результаты и расскажите, как вы планируете улучшить тактику в будущем.

3. Возможные продажи

Напишите о потенциальных клиентах, сообщите контактную информацию для будущих продаж и отзывы персонала. В зависимости от того, когда составляется отчёт, точные цифры могут быть недоступны, но подойдут и примерные оценки.

Во-первых, определите общее число потенциальных клиентов. Затем разделите их на группы с помощью качественных критериев: категория клиента (индивидуальный покупатель, распространитель, бывший клиент), полномочия по принятию решений, потребность в вашем товаре, интерес к нему, сроки покупки, бюджет. Укажите количество потенциальных клиентов в каждой из категорий и чётко определите критерии для неё. Использование этих критериев поможет вашей компании превратить контакты в продажи.

Затем опишите процесс дальнейшей работы с каждой категорией. Как вы планируете отслеживать прогресс? Как вы будете соотносить продажи с вашим участием в выставке? И, наконец, укажите итоговые цифры. Посчитайте стоимость каждого нового контакта разделив затраты на участие в выставке на количество потенциальных клиентов. Поговорите с руководством отдела продаж, чтобы определить среднюю ценность каждой сделки и примерное время на её совершение. Включите эту информацию в ваш отчёт для более общего взгляда на значимость потенциальных клиентов.

Укажите количество представителей СМИ, финансовых или отраслевых аналитиков, посетивших стенд, присутствовавших на вашем мероприятии, встречавшихся с вашим пресс-агентом или руководством. Подсчитайте количество встреч, которые привели к благоприятным упоминаниям в прессе в течение определенного периода времени. Если есть возможность, включите позитивные отрывки. Рассчитайте стоимость рекламы, которая потребовалась бы, чтобы охватить аудиторию аналогичного размера. Если в вашей компании нет установленного способа для подсчёта ценности упоминания в прессе, свяжитесь с каждым изданием для определения стоимости рекламы сопоставимого размера.

5. Эффективность выставки

Опишите ваш стенд, добавьте фотографии или визуализацию, сделайте краткий обзор по 4 следующим пунктам:

Стенд. Оцените, была ли ваша экспозиция функциональной и помогла ли достичь ваших целей? Соответствовало ли состояние стенда имиджу компании? Отметьте, требуется ли ремонт. Изложите любые возникшие проблемы с безопасностью, такие как корпоративный шпионаж, конкурентная разведка или кражи, которые могли произойти во время выставки. Что можно сделать, чтобы избежать подобных проблем в будущем?

Продукция. Опишите, как участники взаимодействовали с вашей продукцией. Были ли товары показаны привлекательно и удобно? Могли ли посетители идентифицировать отдельные продукты или серии с расстояния? Находились ли вывески с детальной информацией (цены или характеристики) в надлежащей близости от товаров? Расскажите о любых проблемах или неисправностях, с которыми вы столкнулись во время демонстраций, дайте рекомендации по их решению.

Расположение на этаже, макет стенда и движение потока. Как расположение вашего стенда на выставке повлияло на движение потока посетителей? Был ли размер вашего стенда достаточен, чтобы посетители могли войти и остаться для разговора с сотрудниками или участия в демонстрациях? Сообщите, находился ли стенд на пути движения потока, направляя посетителей туда, где вы хотели их видеть или же он был неудачно расположен

Графические материалы. Привлекало ли графическое решение вашего стенда посетителей с расстояния в 15 метров и из прохода напротив? Отражали ли тексты уникальное торговое предложение вашей компании? Отметьте, какие часто возникавшие вопросы должны быть учтены в будущих материалах.

6. Рекламная кампания и промо-акции

Оцените эффективность каждой из ваших рекламных акций (проводимых до, во время и после выставки). Этот анализ может быть как объективным (подсчёт количества участников, обменявших полученное перед выставкой письмо на сувенир), так и субъективным (отзывы посетителей закрытых мероприятий для прессы). Подготовьте краткий обзор типа, длины, количества презентаций и демонстраций, укажите общее число участвовавших посетителей.

Сообщите о любых дополнительных действиях (приёмы, обеды для клиентов, развлечения, совместное спонсорство мероприятий, обучение клиентов или дистрибьюторов, участие работников компании или ключевых клиентов в семинарах).

Оцените эффективность персонала стенда, чтобы улучшить показатели в будущем. Проанализируйте следующие детали:

• Число работников стенда – было ли оно достаточным (или избыточным) во время установки, демонтажа стенда и во время самой выставки? Сделайте рекомендации по количеству людей на будущее.
• Обучение персонала перед выставкой. Оцените подготовку персонала в следующих областях: стратегия, знание продукта, логистика, умение работать на стенде. Было ли обучение эффективным для повышения понимания персоналом целей выставки и особенностей работы на выставке? Если нет - какие изменения должны быть сделаны перед следующим мероприятием?
• Производительность. Определите продуктивность работы персонала, упомянув наиболее эффективных работников. Опишите любые проблемы, возникшие с персоналом - низкая производительность, опоздания, отсутствие на рабочем месте, этические вопросы.

8. Конкурентный анализ

Напишите краткий обзор того, как ваша компания выступила на этой выставке по сравнению с конкурентами.

Если вы поручали персоналу стенда сообщать о деятельности конкурентов на выставке, проведите комплексный анализ их продукции, стендов, материалов для прессы и мероприятий, основываясь на отзывах ваших сотрудников, и приложите его к вашему отчёту.

Подготовьте сравнительный анализ предполагаемого бюджета с итоговой стоимостью участия в выставке. Отметьте, что было сделано, чтобы сократить расходы. Если вы превысили бюджет, объясните, чем обоснованы траты и превышение изначального прогноза, предложите меры по предотвращению перерасхода бюджета в будущем.

Этот раздел должен рассказать о прошедшей выставке в контексте общей выставочной программы вашей компании. Если возможно, сравните результаты с результатами прошлогоднего мероприятия. Объясните, чем эта выставка была лучше или хуже прошлой и почему. Оцените выставку относительно других, где вы участвовали, основываясь на окупаемости и общем влиянии на цели вашей компании. Обсудите, что вы собираетесь делать так же, а что хотите улучшить в будущем. И хотя гораздо проще подчеркивать свои успехи, не бойтесь указать и на недостатки программы. Ведь если вы не учитесь на своих ошибках, вы обречены повторять их снова и снова.

© 2016 ООО «СТЕНД БАЙ СТЕНД» - дизайн и застройка выставочных стендов

Как подготовить развернутый подробный отчет об участии в выставке

Выставка гарантирует большую маркетинговую, аналитическую информацию, которую следует незамедлительно систематизировать – чтобы не упустить как важных деталей, так и ощущений. К отчету лучше приступить на следующий день после завершения мероприятия, а при его написании максимально опираться на факты и цифры.

Отчет, написанный сразу после окончания выставки, даст возможность оценить ее эффективность, степень реализации планов, отметить ключевые события.

1 Уровень успешности стратегии и полноту выполненных задач

2 Финансовую состоятельность, достаточность или чрезмерность вложений

3 Профессионализм сотрудников на стенде

4 Достижения и недочеты

Из отчета руководство компании должно сделать ванные выводы. Они касаются целесообразности участия в следующих выставках. Очень важно показать, что такие мероприятия не только расходы – но и инвестиции. И хотя эффект от выставки может проявиться в полной мере спустя недели, а то и месяцы после ее окончания – грамотный отчет позволит получить более-менее объективную картину спустя несколько дней.

Существуют разные форматы отчета, но вне зависимости от них, должны быть отражены ключевые моменты.Цели и их реализация, результаты, которые можно измерить, расходы и количество важных контактов. А также - заключенные договора (или предварительные договоренности о намерениях), и предложения, способные улучшить программу, стенд, стратегию – на следующей выставке.

1. Развернутый обзор, в котором необходимо в сжатой форме обозначить результаты выставки. В обязательном порядке в этом разделе отмечаются важнейшие деловые контакты, встречи с инвесторами и партнерами, контакты с прессой. Другой важнейший аспект – цифры (результаты, контракты). Также, немного места следует отвести под впечатления и предложения. От уровня написания данного раздела зависят выводы руководства, так как очень часто боссы ограничиваются изучением общего отчета.

2. Стратегический блок, который посвящен целям и задачам. К ним относятся: улучшение имиджа, повышение узнаваемости брендов, презентация новых товаров и технологий, установление новых контактов, выстраивание отношений с представителями СМИ и т.д. Важный момент: если цели и задачи выражены в конкретных цифрах, которые достигнуты в ходе выставке – это необходимо преподнести как важнейший итог! В случае невыполнения задач следует объяснить причины и наметить пути для улучшения результатов.

3. Сведения о продажах – свершившихся и потенциальных. Этот блок трудно переоценить, ибо продажи – конечная цель всех усилий. В этом разделе необходимо дать сведения о заинтересованных лицах, информацию о компаниях и агентах, с которыми проведены переговоры. Неплохо дать прогноз по потенциальным клиентам, разделив их на категории – в зависимости от уровня должности и принятия решения. Здесь же следует отразить данные об общей заинтересованности покупателей, оценке товара и богатства ассортимента, о сроках и величине контрактов – заключенных и предварительных.

Разбивка контактов на группы позволит четче осуществлять дальнейшую работу: отслеживание, взаимодействие, предоставление бонусов. В зависимости от четкости систематизации информации отделу продаж будет проще прорабатывать контакты и превращать потенциальных интерес в заключенные сделки.

Вся подобная информация может дать важные сведения по количеству затраченного времени на клиента, степени важности, стоимости контракта и т.д.

4. Работа с представителями СМИ. В этом разделе нужно указать количество журналистов и аналитиков, посетивших стенд и встречавшихся с пресс-службой компании. Тут же можно дать краткую базу важных контактов, которые могут быть использованы в дальнейшем. Затем следует посчитать количество упоминаний о компании, оценить их важность и влияние, уровень воздействия на аудиторию, степень охвата.

В этом разделе нужно привести финансовые выкладки по стоимости рекламной и PR-компании.

5. Оценка акций и рекламной компании. По возможности, следует оценить эффективность промо-акций, семинаров, спонсорства, деловых обедов, рекламных материалов и всех действий, направленных на привлечение интереса к стенду, товарам и компании в целом. Можно опираться на результаты опросов, отзывов, комментариев. Укажите, что сработало, а чего не хватало. Также, оцените по шкале (пяти или десятибалльной) все осуществленные действия.

6. Уровень подготовки и работы персонала стенда. Оценка эффективности персонала поможет выявить лучших сотрудников и повысить показатели на следующих мероприятиях. Для того, чтобы дать полный анализ сотрудников, нужно проанализировать следующие пункты: оптимально ли количество участников, достаточно ли они обучены и коммуникабельны, понимают ли стратегические и локальные задачи, умеют ли заинтересовывать посетителей, сколько тратят времени на объяснение преимущества товаров и т.д.

7. Анализ конкурентной среды. В этом разделе следует отразить важные сведениыя о количестве конкурентов, их предложениях, активности, слабых сторонах и преимуществах. Также, необходим трезвый взгляд на то, как компания (стенд, сотрудники, ассортимент) смотрится в сравнении с конкурентами.

8. Эффективность расходования бюджета, целесообразность его повышения. Предложения по оптимизации бюджета и его перераспределению на более важные статьи расходов.

9. Оценка эффективности важнейших составляющих компании на выставке: стенда, продукции, расположения. Постарайтесь объективно ответить на ключевые вопросы. Насколько функционален был ваш стенд? Отражал ли он имидж компании? Привлекал ли достаточно внимания? Была ли выкладка товаров привлекательной, насколько она заинтересовала посетителей? Рационально ли был использована площадь стенда? Как посетители реагировали на вывески с информацией – она была достаточной, или нет?

Помимо этого, нужно проанализировать такие нюансы, как движение потоков посетителей, использование пространства вокруг стенда и многое другое. Список пунктов может быть расширен – в зависимости от требований к детализации отчета.

10. Выводы и заключения. Сравните выставку с ранее проведенными мероприятиями. Постарайтесь оценить, является ли состоявшаяся выставка шагом вперед, что было учтено и улучшено, что не удалось сделать, и по каким причинам. Обозначьте в виде тезисов планы на следующие мероприятия. И обязательно, постарайтесь тесно увязать эти планы со стратегией компании, ее долгосрочной маркетинговой программой.

Отчет об участии в выставке Гео-Сибирь 2011

27–29 апреля 2011 в выставочном центре "Сибирская ярмарка" в Новосибирске прошла VII международная выставка и научный конгресс Гео-Сибирь 2011.

На выставке было представлено всё многообразие современного геодезического оборудования, геоинформационных технологий и решений в области лазерного сканирования. За 6 лет «Гео-Сибирь» стала по праву одной из основных площадок для профессионалов в области геодезии и картографии России и стран СНГ.

На стенде компании «АртГео», принявшей активное участие в выставке «Гео-Сибирь 2011», были представлены современные решения компании Riegl в области лазерного сканирования.

Посетители смогли познакомиться с новой моделью трехмерного лазерного сканера Riegl VZ-1000. представленного в России впервые и задать все интересующие вопросы специалистам компании.

Особый интерес посетителей выставки вызвал доклад представителя компании Riegl об опыте применения лазерной сканирующей системы RIEGL VMX-250 для съемки фасадов дворцов Большого Канала Венеции. Наиболее интересной частью доклада стала демонстрация измерений непосредственно в программном обеспечении для обработки, полученных системой мобильного сканирования Riegl VMX-250 в ходе реализации нескольких проектов. Наглядно был продемонстрирован порядок работы с набором полевых данных системы от их сбора до конечного результата.
Специалисты высоко оценили качество получаемого системой материала и широкие возможности по его обработке в специализированном программном обеспечении.

"Думаю, что этот год будет успешным для нас особенно в Сибирском регионе. Мы прилагали и прилагаем много усилий для продвижения продуктов Riegl и видим положительный результат – оборудование Riegl хорошо знают на российском рынке. Лазерные системы Riegl по праву завоевывают все большую его часть, подтверждая инновационность и уникальность решений компании. В то же время растут ожидания пользователей в повышении технологичности и уменьшении затрат на обработку полевых материалов и эти ожидания полностью оправдывают технологии Riegl. Инженеры геодезисты, маркшейдеры, проектировщики, интеграторы понимают, что только имея в арсенале качественное и надежное оборудование, они смогут получить качественный результат в отведенное время. И мы каждый день своей работой доказываем, что лазерные системы Riegl именно такие." -- Всеволод Шуляковский, директор департамента лазерного сканирования компании «АртГео».

Благодарим участников и гостей выставки за проявленный интерес к экспозиции компании «АртГео»!

Доклад "Новая линейка трехмерных лазерных сканеров компании RIEGL – новые возможности" на стенде компании "АртГео"

Доклад "Результаты исследования точностных параметров мобильной лазерной сканирующей системы RIEGL VMX-250" на стенде компании "АртГео"