Кто разрабатывает инструкцию по оказанию первой мед

зарегистрированное средство массовой информации, свидетельство Эл № ФС77-39732 от 06.05.2010 г.

ВНИМАНИЕ! При любом использовании (цитировании) материалов сайта ссылка на Ohranatruda.ru обязательна (для интернет-проектов индексируемая гиперссылка 'hyperlink').

Любое коммерческое использование материалов сайта и их публикация в печатных изданиях допускается только с письменного согласия администрации портала.

Использование Пользователем сервисов и контента сайта возможно только на условиях, предусмотренных Пользовательским Соглашением .

На сайте функционирует система коррекции ошибок. Обнаружив любого рода ошибку, а также информацию, не соответствующую нормам морали, нарушающую права третьих лиц или законодательство РФ, пожалуйста, выделите ее и нажмите Shift+Enter .
Чтобы любую страницу сайта отправить в "Мои закладки" нажмите Ctrl+Z. После этого ссылка на выбранную страницу будет у Вас всегда под рукой в разделе "Мои закладки". Сервис доступен только для авторизованных пользователей.

Положение об архиве

Приложение к приказу

от «_22 _» _01 __2008 г. № _16 _

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Главного управления МЧС России по Республике Карелия (далее - Главное управление), имеющие историческое, научное, практическое значение, подлежат передаче на хранение в Центральный архив МЧС России.

До передачи на хранение в Центральный архив МЧС России завершенные делопроизводством дела Главного управления хранятся в созданном для этой цели архиве Главного управления (далее – Архив).

1.2. Архив создан в составе общего отдела Главного управления.

1.3. В своей работе архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Инструкцией по архивной работе в органах управления, соединениях» воинских частях гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16.03.2006 г. № 160, распорядительными документами МЧС России, Главного управления по организации работы с документами и настоящим Положением.

1.4. Контроль за деятельностью архива осуществляется заместителем начальника Главного управления, курирующим вопросы делопроизводства и архива.

1.5. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Центральный архив МЧС России

II. Состав документов

Архив Главного управления хранит:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в деятельности структурных и подчиненных подразделений Главного управления.

2.2. Документы по личному составу

2.3. Служебные и ведомственные издания.

2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.

III. Основныезадачи и функции архива:

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов хранящихся в архиве на хранение в Центральный архив МЧС России.

3.1.4. Оказание методической помощи структурным подразделениям Главного управления и подчиненным подразделениям в оформлении и формировании дел и осуществление контроля за подготовкой документов к передаче в архив.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных и подчиненных подразделений Главного управления, обработанные в соответствии с нормативными документами МЧС России, не позднее, чем через 2 года после завершения их делопроизводством.

3.2.2. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 4 года после завершения делопроизводством, сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления, а затем экспертной комиссии Центрального архива МЧС России.

3.2.4. Создает научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве, на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом Центрального архива МЧС России.

3.2.5. Организует использование документов, хранящихся в архиве:

- исполняет запросы граждан и организаций о подтверждении трудового стажа, прохождении военной службы и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- выдает в установленном порядке документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления описи дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек; участвует в работе экспертной комиссии Главного управления.

3.2.7. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных и подчиненных подразделениях Главного управления, составлении номенклатуры дел.

3.2.8. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных и подчиненных подразделениях Главного управления.

3.2.9. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Центральный архив МЧС России документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

3.2.10. Ежегодно представляет в Центральный архив МЧС России сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных и подчиненных подразделениях Главного управления.

4.2. Давать в установленном порядке в пределах своей компетенции указания и рекомендации структурным подразделениям Главного управления, обязательные для исполнения.

4.3. Запрашивать от структурных и подчиненных подразделений Главного управления сведения необходимые для работы архива.

V.Ответственность архива.

5.1. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей возлагается на лицо, ответственное за архив – заместителя начальника общего отдела Главного управления Торкель Е.Ю.

5.2. Обязанности и ответственность работников ответственных за архив определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

Заместитель директора Административного департамента МЧС России

______п/п _________ Г.Н.Полянская _____

(подпись) (расшифровка подписи)

«__12 _» _декабря _ 200_7 _ г.

Оцените информацию, представленную на данной странице:

Инструкция по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны - страница 5

Составление заверительной надписи

11.3.22. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая оформляется на отдельном листе-заверителе (приложение № 32), подшитом в конце дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или последний лист дела. В журналах (книгах) лист-заверитель наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки в конце журнала (книги). В картотеках лист-заверитель складывается по формату карточки и размещается в конце картотеки.

11.3.23. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество листов в деле и количество листов внутренней описи, а также указываются особенности документов дела: наличие литерных и пропущенных номеров листов; листов с наклеенными документами и вырезками из газет; склеек с указанием количества склеенных листов; конвертов с вложениями; фотографий, чертежей, диаграмм, рисунков и др.

В журналах и книгах указывается количество заполненных листов.

11.3.24. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

11.3.25. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, изъятие документов) отмечаются в заверительной надписи.

Составление внутренней описи

11.3.26. Внутренняя опись составляется с целью учета документов, подшитых в дело. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение № 33).

При закрытии дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

11.3.27. В отдельных случаях внутренняя опись документов, составленная заново (п.11.3.21), подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.3.28. При изменении состава документов дела (изъятии документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» внутренней описи.

Оформление реквизитов обложки дела

11.3.29. На обложке дела (приложение № 34) указываются реквизиты: наименование территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России; наименование структурного подразделения; наименование отдела структурного подразделения; индекс дела (номер тома); заголовок дела; крайние дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Все реквизиты оформляются черными чернилами или тушью. Допускается оформление обложки дела на компьютере.

11.3.30. Наименование территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально установленного сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Название структурного подразделения и отдела структурного подразделения указываются в соответствии со штатным расписанием.

11.3.31. При изменении наименования территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (структурного подразделения, отдела структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение, отдел структурного подразделения) на обложке дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.

11.3.32. Заголовок и индекс дела указываются на обложке в соответствии с номенклатурой дел. В конце года при необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные уточнения и проводится редактирование заголовка (указываются виды документов; проставляются номера, даты; уточняется автор, корреспондент, место события и др.).

Пример: « Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по Московской области №№ 1-7 за 2006 год».

11.3.33. Если дело состоит из одного тома, то номер тома не проставляется.

11.3.34. Если дело велось в течение нескольких лет (переходящее дело), то на обложку дела должны быть вынесены все индексы дела по номенклатурам дел за каждый год (если они изменялись).

11.3.35. На обложке дела должно быть указано фактическое количество листов в соответствии с итоговой записью листа-заверителя.

11.3.36. Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне документов с указанием сроков хранения. При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а рядом проставляются новые данные.

11.3.37. Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертной комиссией Центрального архива МЧС России.

11.3.38. На обложке дела указываются крайние даты дела. Крайними датами являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, независимо от дат приложений к ним.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов, подшитых в данный том.

Если том сформирован из отдельного приложения, то датой является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой дела вносится запись: «имеются документы за. годы».

Особенности указания крайних дат дела

11.3.39. Крайними датами дел, содержащих годовые планы и отчеты, является год, к которому они относятся. Например, датой дела «Сводные отчеты Главного управления МЧС России по Ярославской области о пожарах и последствиях от них за 2007 год» является 2007 год.

11.3.40. Крайними датами дела, содержащего утвержденные документы (акты, задания, инструкции и др.), являются даты утверждения первого и последнего документов, составляющих дело.

11.3.41. Крайними датами журнала (книги) являются даты первой и последней записи в журнале (книге).

118.3.42. Крайними датами дела, содержащего переписку, являются даты самого раннего и самого позднего документов дела. Если на входящий документ не было письменного ответа, то следует учитывать дату его исполнения (резолюции, списания в дело).

11.3.43. Крайними датами личного дела являются даты приказа о приеме на работу и дата приказа об увольнении лица, на которое оно заведено.

11.3.44. При обозначении крайних дат дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Например: «09 августа 2006 года».

11.4. Хранение дел в структурных подразделениях территориального

органа, воинской части, организации системы МЧС России

11.4.1. С момента заведения и до передачи в архив территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России документы хранятся по месту их формирования в дела.

11.4.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.

11.4.3. Дела должны храниться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в запирающихся шкафах или сейфах, обеспечивающих сохранность документов.

В целях оперативного поиска документов дела в шкафах (сейфах) располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой (или выписка из нее) помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

11.4.4. Выдача дел сотрудникам структурного подразделения производится сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства под роспись в журнале учета выдачи дел.

11.4.5. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. При этом в обязательном порядке составляется акт об изъятии документов и производится соответствующая запись во внутренней описи дела в графе «Примечание». На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение № 35).

11.4.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

11.4.7. Запрещается делать на документах, находящихся в деле, любые пометки или вносить в них какие-либо изменения.

XII. Подготовка и передача документов в архив органа

управления, воинской части, организации системы МЧС России

12.1. Завершенные делопроизводством дела постоянного и долговременного хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в архив. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в архив по согласованию с начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.

12.2. Подготовка документов к сдаче в архив осуществляется в строгом соответствии с требованиями Инструкции по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16.03.2006 № 160).

^ XIII. Прием-передача документов, дел при смене

руководителя структурного подразделения, созданного для ведения

делопроизводства, или ответственного за ведение делопроизводства

структурного подразделения, реорганизации или ликвидации

территориального органа, воинской части, организации

системы МЧС России (структурного подразделения)

13.1. При смене ответственного за ведение делопроизводства производится полная проверка наличия документов и дел путем сверки их с учетными данными, что отражается в акте приема-передачи дел.

В акте приема-передачи дел отражается за каждый год в отдельности количество учтенных и имеющихся в наличии документов, дел по всем видам учета.

В акте приема-передачи дел указываются также обнаруженные недостатки в ведении делопроизводства.

Акт подписывается лицом, передающим дела, лицом, принимающим их, и утверждается начальником (руководителем) территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (руководителем структурного подразделения).

13.2. При ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части или организации системы МЧС России с передачей всех или части их функций другому органу управления, воинской части или организации системы МЧС России последняя принимает все передаваемые документы и дела текущего делопроизводства, а также архив по акту с утверждением его начальниками (руководителями) обоих территориальных органов, воинских частей или организаций системы МЧС России.

В случае если функции реорганизуемого территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России передаются нескольким органам управления, воинским частям, организациям системы МЧС России, документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности по актам в установленном порядке. Документы архива реорганизуемого территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России передаются в один из них или в архив вышестоящей организации.

13.3. При ликвидации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в Центральный архив МЧС России по сводным описям в согласованные с Центральным архивом сроки. В этом случае дела временного (менее 10 лет) срока хранения, утратившие практическое значение, могут быть уничтожены в установленном порядке до истечения срока их хранения.

13.4. Все материалы по передаче документов и дел при ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России включаются в ликвидационный акт, оформленный в установленном порядке, отдельным пунктом.

13.5. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России с передачей всех или части его функций другому структурному подразделению (подразделениям) документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности.

Прием-передача дел осуществляется по актам, подписываемым ответственными за делопроизводство и утверждаемым руководителями структурных подразделений.

При ликвидации структурного подразделения без передачи функций другим структурным подразделениям все дела текущего делопроизводства подлежат закрытию и сдаются в архив по описям.

13.6. При ликвидации или реорганизации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, структурного подразделения все дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению.

Настоящий акт составлен «___» ________ 200__г.

(наименование структурного подразделения)

в том, что при вскрытии пакета (бандероли) за № _____, поступившего(ей) «___» ___________ 200__г. из _________________________________________

на имя (в адрес) _____________________________________________________

не оказалось (обнаружено) ____________________________________________

для ведения делопроизводства подпись И.О.Фамилия

вскрывшего пакет (бандероль) подпись И.О.Фамилия

Форма акта об отсутствии документа или его отдельных листов

^ ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПАЮЩИХ ПАКЕТОВ

Инструкция По Архивной Работе

Об утверждении Инструкции об организации архивной работы в органах внутренних дел Республики Беларусь. Текст документа приведен по состоянию октябрь 2. Назад < < < Главная страница. Страница 1. Зарегистрировано в НРПА РБ 1. N 8/2. 09. 40. На основании подпункта 9.

Положения о Министерстве внутренних дел Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 4 декабря 2. N 6. 11, Министерство внутренних дел Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации архивной работы в органах внутренних дел Республики Беларусь (далее - Инструкция). Руководителям структурных подразделений центрального аппарата и центрального подчинения Министерства внутренних дел Республики Беларусь, главного управления внутренних дел Минского городского исполнительного комитета, управлений внутренних дел областных исполнительных комитетов, управления внутренних дел на транспорте Министерства внутренних дел Республики Беларусь, учреждений образования и организаций здравоохранения Министерства внутренних дел Республики Беларусь, иных подразделений, входящих в систему органов внутренних дел Республики Беларусь: организовать архивную работу в соответствии с требованиями Инструкции; обеспечить контроль за подготовкой документов по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов. Департаменту финансов и тыла Министерства внутренних дел Республики Беларусь обеспечить архивы необходимым имуществом и оборудованием, осуществить изготовление необходимого количества журналов и бланков документов в соответствии с установленными в Инструкции формами. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на информационно- аналитическое управление Министерства внутренних дел Республики Беларусь. Исполняющий обязанности Министрагенерал- майор милиции А.

Архивариус отвечает за полное, своевременное и качественное осуществление работы по ведению архивного дела на предприятии и за сохранность&nbsp. "Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива. Организация документов в пределах архивного фонда. Инструкция по делопроизводству;; положение об архиве (положение о службе ДОУ. Разрабатывая Положение об архиве (архивной службе, работе с&nbsp.

Н. КУЛЕШОВ СОГЛАСОВАНОМинистр юстиции. Республики Беларусь.

В. Г. Голованов. 29. УТВЕРЖДЕНО Постановление Министерства внутренних дел Республики Беларусь 0. N 1. 30. ИНСТРУКЦИЯОБ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОЙ РАБОТЫ В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХДЕЛ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬГлава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1. Инструкция об организации архивной работы в органах внутренних дел Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 октября 1.

• Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации. 11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации.
• "Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива Организация документов в пределах архивного фонда.
• УТВЕРЖДАЮ Глава Кагальницкого района _ И.В. Грибов «02» июля 2012 года. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ главного специалиста по архивной работе Администрации Кагальницкого района..
• Инструкции по охране труда для работников организации на отдельные виды работ. во временное пользование для другихорганизаций; дляпроведения архивных работ с документами.

О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1. N 2. 9, ст. 5. 07; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1.

N 4, 2/1. 1), постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 2. N 7 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2.

N 2. 2, 8/1. 36. 67) и устанавливает единый порядок комплектования, учета, хранения и использования архивных документов в структурных подразделениях центрального аппарата и центрального подчинения Министерства внутренних дел Республики Беларусь (далее - МВД), главном управлении внутренних дел Минского городского исполнительного комитета (далее - ГУВД), управлениях внутренних дел областных исполнительных комитетов (далее - УВД), управлениях, отделах внутренних дел городских, районных исполнительных комитетов (местных администраций), управлении внутренних дел на транспорте Министерства внутренних дел Республики Беларусь и подчиненных ему органов внутренних дел на транспорте, учреждениях образования и организациях здравоохранения МВД, иных подразделениях, входящих в систему органов внутренних дел (далее - ОВД). В настоящей Инструкции применяются следующие термины и их определения: архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для государства и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную ценность для собственника; архивная коллекция - архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам - тематическому, номинальному, хронологическому и так далее; архивная работа - деятельность по комплектованию архивов, организации хранения, учета и использования архивных документов; архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой; архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в архиве сведениях по предмету запроса; архивная копия документа - дословное воспроизведение машинописным или иным способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу и официально заверенного архивом; архивная выписка - дословное воспроизведение части документа; временное хранение архивных документов - хранение архивных документов в создаваемых архивах в течение периода, установленного законодательством Республики Беларусь; объединенный архивный фонд - это архивный фонд, состоящий из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой определенные связи - однородность функций, общую подчиненность и так далее; постоянное хранение архивных документов - бессрочное (вечное) хранение документов; срок хранения - установленный в соответствии с требованиями нормативных правовых актов МВД и иных актов законодательства Республики Беларусь период обеспечения сохранности документов; фондообразователь - подразделение ОВД, в деятельности которого образуется документальный фонд. Архивы в ОВД (далее - архивы) формируются в: МВД; ГУВД; УВД.

Архивы осуществляют: прием на хранение документов, состав которых определен настоящей Инструкцией; экспертизу ценности архивных документов; комплектование архивных фондов; сохранность принятых на хранение документов; учет хранящихся документов; проверку наличия и состояния принятых на хранение документов и дел; использование документов архива; подготовку и передачу документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение в установленном законодательством порядке. Глава 2. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ.

УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ5. Архивы принимают на хранение (по территориальности): дела постоянного и временного (свыше 1. Вооруженных Силах Республики Беларусь, других воинских формированиях и военизированных организациях с исключением из кадров МВД, а также уволенных сотрудников и лиц из числа гражданского персонала (далее - личные дела сотрудников); пенсионные дела сотрудников и лиц из числа гражданского персонала (далее - пенсионные дела); личные дела осужденных (заключенных под стражу) лиц, умерших в учреждениях уголовно- исполнительной системы МВД (далее - личные дела осужденных); уголовные дела, производство по которым прекращено в соответствии с требованиями Уголовно- процессуального кодекса Республики Беларусь (далее - прекращенные уголовные дела); лицевые счета по выплате заработной платы сотрудникам и лицам из числа гражданского персонала (далее - лицевые счета сотрудников); дела, заведенные в результате оперативно- розыскной деятельности ОВД. Передача дел постоянного и временного (свыше 1. Дела временного (до 1. ОВД и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению начальника ОВД, если представляют научную, историческую, практическую и иную ценность. Личные и пенсионные дела сотрудников принимаются в архив по описи согласно приложению 1 к настоящей Инструкции вместе с алфавитными карточками согласно приложению 2 к настоящей Инструкции. Если в архив поступило пенсионное дело сотрудника, а на хранении уже находится его личное дело, то в алфавитную карточку личного дела дополнительно записывается архивный номер пенсионного дела. Личные дела осужденных принимаются в архив по описи согласно приложению 1 к настоящей Инструкции вместе с алфавитными карточками согласно приложению 3 к настоящей Инструкции. Личные и пенсионные дела сотрудников, личные дела осужденных систематизируются в описи в алфавитном порядке. Прекращенные уголовные дела принимаются в архив по описи согласно приложению 4 к настоящей Инструкции не позднее шести месяцев со дня вынесения постановления о прекращении предварительного расследования.

Прекращенные уголовные дела систематизируются в описи в хронологическом порядке по году возбуждения уголовного дела, в пределах одного хронологического раздела - в алфавитном порядке фамилий. Дела, заведенные в результате оперативно- розыскной деятельности ОВД, принимаются в архив в строгом соответствии с требованиями нормативных правовых актов МВД, регламентирующих порядок обращения с секретными документами. Лицевые счета сотрудников принимаются в архив сформированными в алфавитном порядке. При приеме личных и пенсионных дел сотрудников, личных дел осужденных проверяется: оформление обложки дела с указанием наименования ОВД, заголовка дела, даты начала и окончания дела, сроков хранения; нумерация и количество листов в деле; правильность составления внутренней описи документов дела; подшивка или переплет дела.

В архиве учету подлежат фонды, объединенные фонды, коллекции, описанные и неописанные дела постоянного и временного (свыше 1. В архиве в обязательном порядке используются (ведутся) следующие основные учетные документы: книга учета поступления и выбытия дел согласно приложению 5 к настоящей Инструкции; список фондов согласно приложению 6 к настоящей Инструкции; карточка фонда согласно приложению 7 к настоящей Инструкции; журнал учета выдачи (высылки) дел из архива во временное пользование согласно приложению 8 к настоящей Инструкции; паспорт архива согласно приложению 9 к настоящей Инструкции; алфавитная карточка; опись дел; номенклатура дел. Все основные учетные документы хранятся постоянно. Допускается использование вспомогательных учетных документов, необходимость которых определяется начальником подразделения, которому подчинен архив.