Как правильно заверить копию трудовой книжки образец 2017

В статье вы найдете рекомендации, как правильно заверить копию трудовой книжки, образец 2017. Ведь очень часто работники просят работодателя выдать ему копию трудовой книжки.

Трудовая книжка может потребоваться работнику во многих ситуациях. Например, в банке для получения кредита. Однако получить ее на руки работающий гражданин не может. Она хранится у работодателя. Придется довольствоваться копией. В статье выясним, как правильно заверить копию трудовой книжки, образец 2017 которой приведем в конце.

У многих работодателей возникает вопрос: как правильно заверить копию трудовой книжки? Образец 2017 есть ли?

Отвечаем: заверить копию трудовой книжки можно одним из двух способов.

Вариант 1. На каждом откопированном листе делается запись «Копия верна». Ставится дата и печать фирмы. Ответственное за ведение и хранение книжки лицо расписывается и указывает ФИО. В разных госорганах и службах обычно предпочитают именно этот вариант.

Вариант 2. Все откопированные листы нужно прошить. На обороте последнего листа, в месте прошивки, указывается, сколько прошито и пронумеровано листов. Далее делается аналогичная запись, как в первом варианте.

В обоих случаях на листе, который содержит последнюю запись в трудовой книжке. делается такая отметка: «Работает по настоящее время». Рядом с ней ответственный работник расписывается, расшифровывает свою подпись, ставит дату и печать.

Какой способ выбрать? Будет лучше, если работник уточнит в службе, которая требует книжку, как должна выглядеть копия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец 2017 – в конце статьи).

Какой бы способ работодатель не выбрал, первое, что нужно сделать – это откопировать все листы книжки. Копировать нужно абсолютно все листы, включая первый лист, на котором указываются личные данные работника, и вкладыш, если он имеется. Обычно запись о смене фамилии делается на внутренней стороне обложки. При наличии таковой ее также нужно откопировать.

Также советуем почитать:

Обычно прием и увольнение работников документально оформляет кадровый отдел фирмы. На него же возлагается ведение и хранение трудовых книжек. Непосредственно копию трудовой книжки и записи на ней делает начальник отдела кадров. Соответственно, если в фирме вместо кадрового отдела есть единственный кадровик, то он и занимается изготовлением копии.

В маленьких организациях кадровый отдел обычно отсутствует вовсе. Тогда копию заверяет либо бухгалтер, либо сам руководитель.

Не допустить ошибок при заполнении кадровых документов, вам поможет журнал «Зарплата». При подписке на журнал сейчас Вы получаете сразу несколько бонусов. Выберите бонус и удобный вариант подписки здесь .

Выше мы рассказали, как правильно заверить копию трудовой книжки, образец 2017 привели. Теперь поговорим о сроке действия копии.

Конкретный срок, в течение которого действует копия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец 2017 вы найдете выше), трудовым законодательством не установлен. Все зависит от службы, куда она представляется. Например, срок действия копии трудовой книжки для кредитной организации обычно составляет 30 дней. Но в конкретном банке может быть установлен и более короткий срок.

Нотариальная копия трудовой книжки – бессрочна.

Не зависимо от того, кто заверял книжку (нотариус или работодатель), копия теряет свое действие с момента, как в оригинал была внесена новая запись.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Как правильно заверить копию трудовой книжки? Образец документа

Сохрани полезную статью себе в соц. сеть!

Граждане, желающие отправиться в другую страну или получить кредит в банковской организации, сталкиваются с вопросом:«Как правильно заверить копию трудовой книжки?»(образец ксерокопии находится в данной статье).

Этот документ требуется во многих жизненных ситуациях. Именно поэтому соответствующие инстанции выдвигают строгие требования к его оформлению.

Трудовая книжка считается основным документом сотрудника, который официально удостоверяет наличие у него работы, подтверждает занимаемую им должность и имеющийся стаж.

Документ является бланком строгой отчётности, необходимым для ведения работодателем. Данный документ может потребоваться для получения:

• социальных выплат;
• субсидии;
• пенсии;
• заграничного паспорта;
• ипотеки или иного займа;
• визы при поездке в другую страну;
• и т. д.

До момента ухода сотрудника из компании трудовая книга должна находиться в кадровом отделе. По какой бы причине не требовали различные инстанции данный документ, работодатель не может выдать её оригинал на руки гражданину. Именно в этом случае и оформляется её заверенная копия, официально имеющая юридическую силу.

Если по какой-либо причине документ находится у работника, сделать его ксерокопию он может самостоятельно, после чего ему необходимо будет заверить книжку в соответствующей инстанции.

Если же документ у работодателя, для оформления копии гражданину следует обратиться в отдел кадров предприятия и предоставить соответствующий запрос .

При необходимости допускается подача заявления непосредственно должностному лицу, уполномоченному принимать решения об изготовлении данных документов.

Как указывалось выше, гражданин может самостоятельно отксерокопировать документ, если он имеется у него в наличии, или обратиться к работодателю с соответствующим запросом. оформленным в письменном виде.

В любом случае копировать необходимо все страницы трудовой книги – от персональных сведений о сотруднике до информации о последнем месте работы и занимаемой должности.

Каждый разворот следует помещать на отдельный лист формата А4. При этом двусторонняя печать запрещена. В этом случае документ будет считаться недействительным даже с заверением.

Листы обретают юридическую силу, если соблюдены все перечисленные условия:

• копии не содержат исправлений, текст читается легко;
• на листах имеются соответствующие пометки о действительности и удостоверяющая печать предприятия;
• копии сняты со всех страниц, на которых имелись записи;
• листы содержат подпись должностного лица, заверившего документ.

Чтобы представлять, как выглядит образец копии трудовой книжки, заверенный работодателем, рекомендуем скачать на сайте пример шаблона .

Некоторые инстанции требуют несколько копий, именно поэтому гражданину рекомендуется заранее уточнить в организации информацию о выдвигаемых ею требованиях к оформлению.

Копия трудовой книги может быть сделана следующим способом:

• отсканирована;
• отксерокопирована;
• распечатана.

Первым вариантом её оформления считается заверение каждого отдельного листа пометками «Копия верна».

На страницах также должны проставляться дата удостоверения, печать компании, роспись и ФИО уполномоченного должностного лица (для ИП – это сам предприниматель, для организаций – бухгалтер или руководитель).

Какие налоги платит ИП?

Что лучше открыть — ИП или ООО — читайте здесь.

Второй вариант применяется несколько реже: все отксерокопированные страницы нумеруются, скрепляются, а на обороте приклеивается лист, содержащий в себе следующую информацию:

• число прошитых и пронумерованных страниц;
• отметку о достоверности копии;
• печать предприятия;
• дату заверения ксерокопии;
• личную подпись уполномоченного лица (предпринимателя, бухгалтера или руководителя компании);
• ФИО должностного лица.

Третий вариант заверения – с помощью нотариуса. Обычно применяется, если трудовая книжка находится на руках у гражданина.

Удостоверением копий трудовых книжек занимаются исключительно уполномоченные на это органы, а именно:

• организация, в которой работает гражданин (заверение осуществляет непосредственно частный предприниматель, руководитель компании или бухгалтер);
• служба занятости населения (если гражданин не работает);
• нотариальная контора.

На практике удостоверенная ксерокопия документа сохраняет свою юридическую силу в течение месяца (к примеру, банки предпочитают не работать с бумагами, если с момента их изготовления прошло больше 30 дней).

Нотариально заверенная копия формально считается действительной до момента внесения в оригинал каких-либо изменений.

Понравилась статья? Поделись с друзьями в социальной сети!

Как правильно заверить копию трудовой книжки (образец)

В некоторых случаях от гражданина могут потребовать предоставить трудовую книжку. Но так как книжка находится у нанимателя, сделать это представляется невозможным. В таких ситуациях используют копию трудовой книжки, которая должна быть заверена правильным способом. Образец того, как правильно заверить копию трудовой книжки, можно найти ниже.

Заверенная копия книжки может понадобиться в следующих ситуациях:

• получение визы;
• устройство на работу по совместительству в другую организацию;
• для пенсионного фонда, в случае назначения пенсии по возрасту. Не смотря на то, что все сведения о стаже сотрудника есть в базе фонда в виде уплаченных за него страховых взносов, работники фонда все равно требуют предоставления копии;
• получение кредита или займа. Даже самую незначительную сумму нельзя получить без заверения трудовой книжки;
• для суда, в случае возникновения каких-либо спорных ситуаций.

1. Для получения заверенной копии трудовой книжки, нужно подать заявление в письменном виде управляющему компании или начальнику кадрового отдела. Такую практику применяют в больших компаниях, где работает большое число сотрудников. Если компания маленькая – нужно лишь устно обратиться к руководителю.
2. Не всегда может потребоваться полная копия книжки. Иногда будет достаточно предоставления только определенной информации, касающейся стажа. В таких ситуациях кадровый работник копирует только титульный лист, на котором прописана личная информация, а также те страницы, которые относятся к нужному периоду времени.
3. Чтобы копия книжки обладала юридической силой, она должна быть правильно заверена.
4. Право на заверение трудовых книжек имеют не все сотрудники организации. В основном, это директор компании и начальник кадрового отдела. В маленьких организациях этим может заниматься еще и главный бухгалтер.
5. Можно заверять как все листы книжки, так и только один последний. Для этого нужно сшить все заверяемые листы и вывести нитку на последнюю страницу. После этого проклеить листы маленьким бланком, на котором будет написано число страниц к заверению, а также проставлена роспись ответственного работника. На подписи должен быть проставлен штамп.

У неопытных работодателей может возникнуть вопрос, как правильно заверить копию трудовой книжки? Заверять книжку нужно в соответствии со следующими правилами.

На копии книжки после последней записи, необходимо сделать запись, которая содержит:

• порядковый номер записи;
• «работает по настоящее время»;
• дату, когда происходит заверение;
• должность сотрудника, производящего заверение;
• фамилию и инициалы заверяющего работника;
• штамп компании.

На каждой странице нужно сделать следующие записи:

• копия верна;
• фамилия и инициалы того, кто производил заверение;
• должность заверяющего работника;
• дата заверения копий;
• роспись заверяющего.

Образец заверения копии трудовой книжки выглядит так:

Законодательство не определяет срок действия заверенной копии, в основном, он будет зависеть от того, для каких целей нужна копия. В разных компаниях могут быть установлены разные сроки.

В основном, срок действия составляет один месяц. Однако, если копия необходима для предоставления в банк, срок действия может быть снижен до двух недель. Если копия предоставляет в суд, срок ее действия не ограничивается.

Если срок упущен, делать новую копию нет необходимости. Достаточно лишь просто заново заверить старую копию (проставить новую дату и еще один штамп).

В случае, когда гражданин хочет взять кредит, ему потребуется предоставить в кредитную организацию копию своей трудовой книжки. В связи с этим возникает вопрос, как правильно заверить трудовую книжку для банка?

Для кредитных организаций имеет очень важное значение трудовой путь потенциального заемщика, непрерывность его стажа, должности, которые он занимал, а также работает ли он в настоящее время.

Копия трудовой книжки для банка делается полностью по общим правилам. В проставлении особых отметок нет необходимости. Единственным отличием может являться срок действия копии. Обычно эти сроки устанавливаются самими банками, и они могут быть очень короткими (неделя).

Также кредитная организация может потребовать не только копию трудовой книжки, но еще и выписку из нее, а также сам трудовой контракт. Это требование является абсолютно законным.

Как заверить копию трудовой книжки: образец и основные правила

Согласно действующему трудовому законодательству оригиналы трудовых книг хранятся по месту основной работы каждого работающего гражданина. Ответственность за сохранность документов такого типа несёт руководство предприятия или организации, то есть, работодатель. Неудивительно, что оригиналы не выдаются на руки работникам до момента расторжения с ними договора (увольнения ).

Но как быть работникам, которым необходимо оформить документы, в которых фигурирует информация об имеющемся трудовом стаже. А также лицам, желающим получать субсидии или оформляющим кредит? Во всех перечисленных ситуациях требуется копия книжки, заверенная по всем правилам. Обычно оформлением копий занимаются сотрудники кадрового отдела либо опытные менеджеры (если идёт речь о компании).

Основные функции копии мало чем отличаются от оригинала — обе формы документа подтверждают, что данный гражданин трудоустроен, отработал определённый срок, имеет профессию с должной квалификацией и за такой труд он получает соответствующую плату.

Копию часто называют выпиской — это одно и то же. Оформляется документ согласно правительственному постановлению под номером 225, изданному в апреле 2003 года (седьмой пункт).

Инициатором выдачи заверенной копии всегда является сам работник, нуждающийся в таком документе. Согласно указанному выше правительственному постановлению сотрудник обращается к руководству с соответствующим заявлением, в котором кратко излагает просьбу выдать копию книжки.

Важно понимать, что оригинал работник вправе получить только в одном случае — в день окончательного расчёта. Во всех других случаях необходимо оформить копию.

Заявление можно подать как руководству, так и начальнику кадрового отдела, если таковой имеется у данного юридического лица. Если идёт речь о небольшой компании, то выдачей копии будет заниматься менеджер либо другое лицо, наделённое полномочиями на подобные действия.

Согласно правительственному постановлению под номером 225 копия должна быть выдана уполномоченным лицом не позднее трёх дней с момента подачи заявления. В отдельных случаях возможна выдача копии после устного уведомления непосредственного руководителя, но это исключение из правил, а не распространенная практика. Чаще устное уведомление используется в мелких компаниях или организациях, где все знают друг друга в лицо, и где есть взаимное доверие.

Также следует понимать, что не всегда требуется выдача полной копии .

Иногда достаточно копий отдельных страниц или одной страницы — всё зависит от конкретного случая. Например, иногда достаточно скопировать страницы, освещающие трудовую деятельность в определённые периоды. В таком случае ксерокопируется первая страница, по которой видно, о каком именно работнике идёт речь. А затем дополнительно копируется страница со стажем.

Так как ксерокопия выглядит блёкло и некоторые записи трудно разобрать (они написаны от руки), предпочтительнее набрать текст на компьютере — это облегчит чтение копии.

Любая копия (сделанная на ксероксе или набранная на компьютере) будет недействительной без правильного заверения. Юридическую силу документ приобретает только после внесения специальных отметок в предусмотренных для этого местах.

Уполномоченное лицо оставляет надпись «копия верна», затем ставит подпись и печать. Указание фамилии, имени и отчества человека, производившего заверение, производится в обязательном порядке!

Если эта отметка ставится на последней странице, вносится запись «работает в настоящее время», и производится стандартное заверение (подпись, расшифровка, дата, печать).

Чтобы копия считалась действительной, сотруднику кадрового отдела или другому уполномоченному лицу необходимо следить за правильностью постановки печати — она частично накрывает подпись и текст (нельзя ставить на пустом месте! ).

• руководство предприятия или организации;
• менеджер, занимающийся работой с кадрами в небольших фирмах;
• начальник кадрового отдела;
• главный бухгалтер, если он уполномочен на выдачу копий.

Если книжка копируется целиком, заверение производится на первой и последней странице. Также допускается заверение только одной последней страницы.

Для этого все листки прошиваются. а концы нитей выводятся на тыльную сторону документа. После чего нити закрепляются при помощи клея и квадратного куска чистой бумаги. На этом листке указывается число заверяемых листков, а затем вносится стандартная запись. Например: «Копия верна, главный бухгалтер Иванова Александра Викторовна, 24 марта 2016 года».

Вы заболели во время прохождения испытательного срока? Узнайте подробно о своих трудовых правах, внимательно прочитав эту статью .

Всю информацию об оплате больничного на выходных можно узнать, пройдя по ссылке.

Правильно выполненная запись содержит следующую информацию (для копии всей книжки):

• После последней записи на странице книжки ставится порядковый номер.
• Вносится пометка, что сотрудник «работает по настоящее время».
• Вносится дата, в которую делалась данная запись.
• Вносится должность сотрудника, уполномоченного на выдачу копий.
• Вносится его фамилия, имя и отчество.
• Ставится печать организации, предприятия или учреждения.

Заверенная копия трудовой книги выглядит так: