Журнал регистрации приказов по личному составу

Ведение кадровой документации является важной составляющей деятельности каждого предприятия, при помощи которой фиксируются все основные события в трудовой жизни подчиненных.

При этом издаваемые приказы и другие документы должны регистрироваться в соответствующих журналах и книгах. Одним из видов таких документов является журнал регистрации приказов по личному составу. Его понятие, содержание и правила заполнения стоит рассмотреть далее более подробно.

Журнал предназначен для регистрации всех приказов, которые издаются в организации и касаются различных действий в отношении сотрудников.

Таким образом фиксируется трудовой путь всех работников, а в случае необходимости можно быстро узнать, когда был издан тот или иной приказ. Данный журнал также может использоваться в судебных разбирательствах в качестве подтверждающего документа.

1. Долгосрочные, со сроком хранения 75 лет. Они составляются в таких случаях:
   • прием сотрудников на работу ;
   • их перевод на другую должность;
   • увольнение ;
   • получение отпуска по уходу за ребенком;
   • направление в длительную командировку ;
   • премирование за высокие показатели работы;
   • аттестация или повышение квалификации и т. д.
2. Краткосрочные, со сроком хранения 5 лет. Они фиксируют такие события:
   • предоставление ежегодного отпуска ;
   • вынесение дисциплинарного взыскания ;
   • оформление командировки (краткосрочной);
   • праздничные дни.

В зависимости от этого разделения приказов на предприятии могут быть разделены и журналы их учета — для долго- и краткосрочных лучше завести отдельные документы.

На больших предприятиях, где ежедневно оформляется множество таких документов, они могут быть поделены на более детальные группы.

Журналов в этом случае, соответственно, также заводится несколько. Каждому из них присваивается свой индекс (буквенный, например, К — для приказов о командировках, Б — о больничных и т. п.). В небольших компаниях вполне достаточно одного документа для всех видов приказов.

Если сравнить журналы, которые ведутся в различных организациях, то среди них можно будет найти существенные различия. Например, могут отсутствовать некоторые графы или, наоборот, иметься дополнительные. Это связано с тем, что законодательно не существует установленной формы документа.

Поэтому каждая организация может разрабатывать и использовать свой журнал. При этом его можно изготовить самостоятельно или же приобрести уже готовый (в интернете, в канцелярском магазине и т. п.).

Образец журнала, который подходит для использования в организации, можно посмотреть ниже.

Как уже отмечалось, установленной формы документа нет. Однако можно рассмотреть его примерное содержание и графы, из которых он состоит:

• порядковый номер записи;
• дата издания документа;
• его номер;
• вид приказа,
• ФИО работника, в отношении которого составляется документ;
• основание для его издания;
• краткое содержание или название (например, «О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска»);
• подпись сотрудника, подтверждающая его ознакомление с записью;
• должность, имя и инициалы кадрового работника (или другого ответственного лица), который внес запись в журнал;
• его подпись;
• примечания.

Последнюю графу лучше предусмотреть в документе для того, чтобы в будущем в случае необходимости можно было вносить в нее дополнительные сведения.

Данный перечень пунктов не является обязательным или исчерпывающим. однако включает в себя всю необходимую для правильного ведения журнала информацию. По инициативе руководства конкретной компании он может быть изменен, расширен или сокращен.

Вне зависимости от того, каким журналом пользуется предприятие (покупным или изготовленным самостоятельно), он должен быть оформлен с учетом ряда требований:

Особенно это актуально в том случае, если в нем регистрируются долгосрочные приказы. В этом случае использование и хранение документа будет длительным, поэтому необходимо позаботиться о его сохранности. На обложке также нужно указать название документа и указать его индекс (при необходимости).

• название компании;
• дата начала ведения журнала (может быть указана сразу);
• дата окончания ведения (ставится после того, как документ будет закончен);
• название документа (такое же, как на обложке);
• индекс журнала;
• данные об ответственном за ведение документа лице.

Информация из последнего пункта может быть указана либо на лицевой стороне, либо в конце журнала, либо на каждой его странице. Стоит учесть, что правильное оформление титульного листа является обязательным требованием для законности документа.

Все страницы должны быть пронумерованы сплошным способом, то есть на каждой из них после титульного листа должен стоять порядковый номер. После этого журнал сшивается в соответствии с установленными требованиями и в конце пломбируется. Также на последней странице должны иметься такие данные:

• общее количество листов;
• подпись руководителя предприятия (или начальника кадровой службы);
• печать компании.

Дополнительно должна быть указана дата закрытия журнала и документальное основание для этого. В качестве последнего выступает номер соответствующего приказа и сведения об ответственном за это лице.

Поскольку журнал является важным юридическим документом, он должен быть оформлен в соответствии с этими требованиями и правильно заполнен. В частности, записи должны вноситься полностью, сокращения допускаются только в том случае, если они не приводят к проблемам в их толковании.

Также в документе не должно быть ошибок или помарок, использование корректирующих средств для исправления записей не разрешается. Допущенная ошибка должна быть зачеркнута тонкой сплошной линией, рядом с которой можно внести правильную запись.

Вы — работник и хотите уволиться по собственному желанию или вы — работодатель, который должен уволить сотрудника по данной схеме? Тогда наш материал будет вам полезен.

Если вы нарушили больничный, то за это придется «ответить». Подробнее о последствиях читайте здесь.

Журнал должен вестись с момента начала деятельности компании и до окончания в нем листов. Рекомендуется заводить для этого максимально толстую тетрадь, чтобы не возникала необходимость в его частой замене. Вестись он может следующими лицами:

• сотрудниками кадровой службы;
• специалистом по персоналу;
• делопроизводителем;
• секретарем;
• самим руководителем.

Конкретное ответственное лицо зависит от масштабов компании и ее организационной структуры. Обязанности по его ведению устанавливаются на основании приказа руководителя.

После окончания документ сдается в архив, в котором он хранится. в соответствии с требованиями, на протяжении 75 лет. Поэтому прочности обложки и надежному скреплению листов стоит уделить особенное внимание. Если в документе регистрируются краткосрочные приказы, то он должен находиться в архиве на протяжении 5 лет.

В дальнейшем журнал регистрации приказов (даже уже оконченный и сданный в архив) может быть использован в различных целях. Например, для быстрого поиска документов или при проведении различных статистических анализов. Учитывая его важность, руководство компании обязательно должно принять необходимые меры по предотвращению к нему незаконного доступа.

Журнал учета приказов по отпуску образец - делимся файлами

журнальчик учета приказов по отпускам приобрести. Татьяна викторовна, менеджер по персоналу ооо городское жкх и ооо всеохватывающее районное сервис я являюсь юзером пакета кадровика проф версии с сентября 2011 года. журнальчик учета отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позже чем за две недели до его начала (ч.

Благодаря им я поправил все ошибки в кадровой документации! Я получила пакет кадровика проф версии. журнальчик регистрации приказов по основной деятельности эталон. В неких журнальчиках есть страницы для ответственных за ведение журнальчика. По требованию работника работодатель должен выдать ему соответствующим образом заверенную копию обозначенного приказа (распоряжения).

В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (различные журнальчики). О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет. При огромных объемах документов приказы по личному составу, касающиеся разных вопросов работы с кадрами, целенаправлено. журнальчик учета приказов о предоставлении отпусков и.

Учетной документации, при этом эталоны применяемых форм (с.). журнальчик регистрации приказов на отпуск (эталон). строчки довольно широкие, потому даже у тех, у кого большой почерк заморочек не будет. Приказ о замещении генерального директора на время отпуска эталон. так как я подразумевала зарегистрироваться в качестве ип и мне бы потребовались сведения по ведению кадрового учета, то занялась поиском схожей библиотеки.

Во втором столбце напишите индивидуальные данные, наименование должности лица, ответственного за ведение а. разглядим порядок наполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу. разглядим эталон по наполнению основного раздела журнальчика на примере приказов по. При огромных объемах документов приказы по личному составу, касающиеся разных вопросов работы с кадрами, целенаправлено группировать раздельно, применяя разную индексацию. может быть более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений.

Журнал учета приказов по отпуску образец

Добавлен: 13 Сен 2016 от: ๖ۣۜCreed

Журнал учета приказов по личному составу Заполнение журнала приказов Образцы приказов

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем 1. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых.

Термин «документы по личному составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан.

В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы.

Условное разделение документов по личному составу на наиболее крупные группы предложено Б.В.Альбрехтом в статье «Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному составу» 2.

С небольшими дополнениями схема классификации выглядит следующим образом:

1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека:приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.

2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета) 3. ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.

3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инсруктажа по технике безопасности и др.

4. Документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий.

5. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам, присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий, протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней.

6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц, книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.

7. Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы:

– личные (наградные) дела;

– личные дела по аттестации (аттестационные дела);

– личные дела учащихся, студентов, аспирантов;

– личные дела по усыновлению детей;

– регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице;

– личные (учетные) дела пострадавших;

– личные дела пенсионеров (пенсионные дела);

– персональные дела членов партии;

по состоянию на 25 января 2005 года

Как регистрировать приказы по личному составу?

Регистрационным индексом приказа является его порядковый регистрационный номер, который может быть дополнен буквенными либо цифровыми обозначениями. Порядковые номера приказам присваиваются по журналу регистрации приказов в пределах делопроизводственного года, который в большинстве организаций совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря). Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе документов этого вида: по основной деятельности, по личному составу. Последние, в свою очередь, делятся на две подгруппы: о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках; о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках. Подобное разделение приказов на группы обусловлено тем, что они имеют различные сроки хранения. Приказы по основной деятельности хранятся «постоянно» либо 10 лет; по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) – 75 лет; по личному составу (отпуска, взыскания и др.) – 3 года; по административнохозяйственной деятельности – 5 лет.

В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера, начиная с 1. Во избежание путаницы к порядковым номерам приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» (к приказам 75летнего срока хранения) или «л» (к приказам 3летнего срока хранения). Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству.

Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административнохозяйственной деятельности – к их порядковым номерам также добавляются соответствующие литеры, например «ад» или «ахд». К регистрационным номерам приказов по основной деятельности дополнительные поисковые признаки (литеры, цифры), как правило, не добавляются. Добавление к порядковым номерам приказов этой группы сокращений типа ОД («основная деятельность») является излишним.

Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись соответствующие журналы регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу 75летнего срока хранения, по личному составу 3летнего срока хранения, по административнохозяйственной деятельности.

Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлено. Учитывая, что приказы являются внутренними документами организации, для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, предусмотренная Примерной инструкцией по делопроизводству:

Журнал регистрации приказов по личному составу это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

В типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом росархива от 27. Подписанные приказы организации по основной деятельности регистрируются в секретариате в журнале регистрации приказов (см. Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. Журнал регистрации приказов по основной деятельности - применяется для регистрации приказов, образующихся в деятельности организации и имеющих общее значение для организации в целом. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался.

Новая запись делается в той же графе. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные. Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден министерством культуры российской федерации 25. Профессиональный форум эффективное документационное и информационное обеспечение управления (инфодокум ) о том, как в российских архивах жить хорошо. Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице должность фамилия, имя, отчество страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. В практике работы кадровых служб наибольшее распространение получила буквенно-цифровая индексация. Если в журнале есть графа примечание, в нее вносится следующая запись (подпись) (расшифровка подписи) если графа примечание в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке (запись в графе недействительна) и указываются новые сведения. Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

Подборка наиболее важных документов по вопросу журнал регистрации приказов по личному составу (нормативно-правовые акты, формы, статьи,.).

Каждая организация ведет журнал регистрации приказов по личному составу. Форма журнала разрабатывается самой организацией. При оформлении.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов. Журнал регистрации приказов - посмотреть и заказать. Записей () книга отпуска от а до я закон, практика, образцы документов (). Журнал регистрации приказов по основной деятельности это журнал, в котором регистрируются приказы по основной деятельности и фиксируется.

Фонд № 274. Крайние даты документов: 1947-2004

Опись № 1 по л/с: приказы, лицевые счета, ведомости, личные карточки, личные дела, журнал выдачи трудовых книжек, журнал учета принятых и уволенных, журнал регистрации приказов, протоколы заседания аттестационной комиссии, журнал регистрации приказов. 1947-2004гг. единиц хранения: 133

Комитета социальной защиты населения Центрального административного округа Управления социальной политики администрации г.Тюмени

В соответствии с решением Тюменского облисполкома от 22.06.1972 № 323 создан Отдел социального обеспечения Центрального района г. Тюмени, находящийся в непосредственном подчинении Центрального райисполкома г.Тюмени.

Вновь созданные отделы социального обеспечения Центрального, Ленинского и Калининского районов были образованы на базе упраздненного отдела социального обеспечения Тюменского горисполкома.

В соответствии с решением Малого Совета Центрального районного Совета народных депутатов г.Тюмени от 27.12.1991 № 1 в составе администрации района создан Отдел социальной защиты.

Решением Малого Совета Центрального районного Совета народных депутатов г.Тюмени от 29.03.1993 № 33 Отдел социальной защиты населения переименован в Комитет социальной защиты населения администрации Центрального района г.Тюмени.

В соответствии с распоряжением администрации г.Тюмени от 30.12.1994 № 2993 была создана в качестве экспериментальной базы социальной работы в городе Муниципальная социальная служба Центрального района г.Тюмени.

Распоряжением Главы г.Тюмени от 06.05.1996 № 10 Муниципальная социальная служба Центрального района г.Тюмени реорганизована Муниципальную службу по Центральному административному округу г.Тюмени.

Распоряжением Главы города Тюмени от 07.07.1997 № 1957 Муниципальная социальная служба Центрального района г.Тюмени реорганизована в Управление социальной защиты населения Территориального управления администрации г.Тюмени по Центральному административному округу.

В соответствии с распоряжением Главы города Тюмени от 25.09.1998 № 3216 Управление социальной защиты населения Территориального управления администрации г.Тюмени по Центральному административному округу реорганизовано в Комитет социальной защиты населения Территориального управления администрации г.Тюмени по Центральному административному округу.

Распоряжением администрации г.Тюмени от 24.05.2001 № 2071 утверждена структура Управления социальной политики администрации г.Тюмени, в состав которой, как структурное подразделение, был включен Комитет социальной защиты населения Территориального управления администрации г.Тюмени по Центральному административному округу. Распоряжением администрации г.Тюмени от 30.10.2003 № 4788 из структуры Управления социальной политики были исключены районные Комитеты социальной защиты.

Распоряжением администрации г.Тюмени от 30.10.2003 № 4819 была назначена комиссия по ликвидации Комитета социальной защиты населения по Калининскому административному округу.

В соответствии с приказом Отдела социального обеспечения Центрального района г.Тюмени от 20.03.1991 и приказом Тюменского областного отдела социального обслуживания от 04.04.1991 № 25 функции по доставке пенсий и пособий были переданы вновь созданному Муниципальному предприятию по доставке пенсий и пособий Центрального района г.Тюмени, которое являлось юридическим лицом.

Распоряжением Главы администрации Центрального района г. Тюмени от 26.07.1993 № 256 Муниципальное предприятие по доставке пенсий и пособий было ликвидировано и на его базе создан отдел по доставке пенсий и пособий. ставший структурным подразделением Комитета социальной защиты населения по Центральному административному округу.

Свою деятельность отдел по доставке пенсий и пособий прекратил в августе 2002 года, т.к. в результате проведения конкурса Отделением пенсионного фонда по Тюменской области по выбору организаций, привлекаемых для оказания услуг по доставке пенсий и пособий, победителем по г.Тюмени было признано ОАО «Тюменьэнергобанк», все работники в полном составе переведены для работы в банк.

Документы ликвидированного Комитета поступили в архивный отдел администрации г.Тюмени 29.01.2004 года. На хранение были приняты приказы, ведомости по начислению заработной платы, личные дела, карточки (ф.Т-2) сотрудников Комитета. Муниципального предприятия по доставке пенсий и пособий за 1972-2004 гг. В составе фонда были переданы приказы Отдела социального обеспечения Тюменского горисполкома за 1947 - 1972 гг. на базе которого были организованы в 1972 году районные Отделы социального обеспечения г.Тюмени. Ведомости по начислению заработной платы за 1947 - 1972 гг. на хранение не поступили.

Муниципальная социальная служба (МСС) Центрального района г.Тюмени в соответствии с постановлением Главы города Тюмени от 28.05.1996 № 17 реорганизован в МСС территориального управления по Центральному административному округу г.Тюмени.

МСС территориального управления по Центральному административному округу г.Тюмени распоряжением администрации г.Тюмени от 07.07.1997 № 1957 реорганизована в Управление социальной защиты населения Центрального территориального округа г.Тюмени.

Управление социальной защиты населения Центрального территориального округа г.Тюмени в соответствии с распоряжением администрации г.Тюмени от 25.09.1998 № 3216 реорганизовано в Комитет социальной защиты населения по Центральному административному округу г.Тюмени.

Комитет социальной защиты населения по Центральному административному округу г.Тюмени в соответствии с приказом Управления социальной политики г.Тюмени от 30.05.2002 № 45 реорганизован в Комитет социальной защиты населения по Центральному административному округу Управления социальной политики г.Тюмени.

Все существующие названия фондообразователя