Категория: Бланки/Образцы
Санкина Лариса, кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения РГГУ
Внесение недостающих сведений и условий в текст договора. Оформление приложения к трудовому договору. Составление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Вносить изменения и дополнения в трудовой договор приходится довольно часто – при изменении фамилии работника или смене наименования организации, при корректировке условий труда или внесении поправок в нормативные правовые акты. Давайте посмотрим, как действовать в тех или иных ситуациях, в которых возникает необходимость пересмотреть действующий трудовой договор с работником.
Внесение недостающих сведений в текст договора
Напомним, что содержание трудового договора, так же как и порядок его оформления определены статьей 57 Трудового кодекса. В трудовом договоре должны быть указаны сведения о работодателе и работнике. Договор включает обязательные и дополнительные условия. Подтверждение получения трудового договора на руки оформляется подписью работника на экземпляре работодателя (ст. 67 ТК РФ).
Рассмотрим ситуацию, когда при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо из обязательных сведений о работнике или работодателе:
фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя;
сведения о документах, удостоверяющих личность работника;
сведения о представителе работодателя – должностном лице, подписавшем трудовой договор, и его полномочиях;
место и дата заключения трудового договора.
В этом случае договор должен быть дополнен недостающими данными. Часть вторая статьи 57 Трудового кодекса предусматривает внесение недостающих сведений непосредственно в текст трудового договора. Сведения о работнике размещают в трудовых договорах в заключительной части, а сведения о работодателе включаются и в заголовочную часть договора, и в заключительную.
Например, если трудовой договор был оформлен по типовой форме, утвержденной постановлением Минтруда России от 14 июля 1993 г. № 135, то в заголовочной форме он может выглядеть следующим образом:
В приведенном примере отсутствуют сведения о документе, на основании которого действует генеральный директор, место заключения трудового договора, имя и отчество работника представлены в виде инициалов. Так как в Трудовом кодексе не оговорено, каким образом можно внести непосредственно в текст трудового договора недостающие сведения, поэтому представляется возможным дописать подобные сведения от руки:
Точно так же можно вписать, например, ИНН работодателя и паспортные данные работника.
Обратите внимание, что внести недостающие сведения необходимо не только в экземпляр, который хранится у работодателя, но и в экземпляр работника. После чего работник должен поставить свою подпись, подтверждающую, что он ознакомился с внесенными данными (образец ниже).
Другой порядок изменения трудовых договоров установлен, если в них отсутствуют следующие обязательные условия.
о месте работы (это касается в первую очередь представительств, филиалов и обособленных структурных подразделений);
о трудовой функции;
о дате начала работы;
условия оплаты труда;
о режиме рабочего времени и времени отдыха;
о компенсации за тяжелую (вредную) работу;
о характере работы (подвижной, разъездной, в пути и др.);
об обязательном социальном страховании работника.
В этих случаях к каждому трудовому договору либо составляется приложение. содержащее пропущенные условия, либо оформляется отдельное соглашение сторон в письменной форме.
Оформляем приложениеПриложение к трудовому договору может составляться в случае, если нужно зафиксировать уже существующие условия трудовых отношений, по какой-либо причине не внесенных в трудовой договор при приеме на работу. Поэтому если какие-либо из обязательных условий при заключении трудового договора не были внесены в него, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным. В этом случае недостающие условия дополняются приложением к трудовому договору, которые являются неотъемлемой частью трудового договора. При этом просто фиксируются те условия, в которых продолжает работать сотрудник.
Когда необходимо дополнительное соглашениеДокумент, который получил известность как дополнительное соглашение, не содержится ни в официальной классификации управленческих документов, ни в системе унифицированной документации по личному составу. Поэтому нормативные требования к его оформлению отсутствуют. Однако этот документ очень широко используется в практике документирования трудовых отношений.
Наиболее рациональным представляется составление дополнительного соглашения по аналогии с трудовым договором – в письменной форме, в двух идентичных экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Начало и конец дополнительного соглашения практически дословно повторяют трудовой договор, а содержание будет включать новые редакции пунктов ранее заключенного договора или новые пункты, содержащие условия достигнутых соглашений между сторонами. Количество пунктов определяется в каждой конкретной ситуации индивидуально.
В соответствии с Трудовым кодексом дополнительное соглашение к трудовому договору должно быть составлено также в случаях изменения определенных сторонами условий трудового договора*. Например, по соглашению сторон допускается перевод работника на другую работу (ст. 721ТК РФ), временный перевод на другую работу у того же работодателя на срок до одного года, временный перевод на другую работу до выхода отсутствующего работника (ст. 722ТК РФ).
Помимо обязательных условий трудовой договор может содержать и дополнительные условия. Они могут включаться в трудовой договор по усмотрению сторон в любое время после заключения трудового договора. К таким условиям относятся, например, обязанность работника отработать какой-либо срок после обучения за счет средств организации или дополнительное страхование сотрудника работодателем**. В заключение приведем образец дополнительного соглашения, которое оформляется при назначении работника временно исполняющим обязанности генерального директора организации.
* Образцы дополнительных соглашений к трудовому договору см. в № 3, 2006, стр. 41.
** Более подробно о классификации обязательных и дополнительных условий читайте в № 10, 2006, стр. 11.
55. hild (hild) 19.04.12 09:08 Сейчас в теме
Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени или отчества и других документов. Такое указание содержит п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Поэтому для внесения изменения в трудовую книжку вашей сотрудницы, вышедшей замуж, достаточно будет свидетельства о заключении брака. Кроме документа, подтверждающего изменения, целесообразно взять с сотрудницы заявление об изменении учетных данных примерно такого содержания: "В связи со вступлением в брак прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию "Куренкова" на "Гончарова". Копию свидетельства о браке IV-АВ N 987654, выданного Автозаводским отделом ЗАГС г. Нижнего Новгорода 11.07.2008, прилагаю".
Как только работник представил вам необходимые документы, издаете приказ по личному составу об изменении фамилии - для того, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений с начислением и выплатой заработной платы. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому его составляют на бланке организации с соблюдением реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Все распорядительные документы вступают в силу после их подписания или доведения до сведения исполнителя, поэтому нужно в приказе указать должностное лицо, ответственное за исполнение приказа, его фамилию и инициалы.
После приказа вносите изменения во все учетные документы, в том числе личную карточку формы Т-2 и трудовую книжку. Пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, установлено, что изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки в следующем порядке: одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию и записывают новые данные. Ссылка на соответствующий документ, а также его номер и дату делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (или кадровой службы). Смена фамилии подразумевает смену паспортных данных, а следовательно, придется вносить изменения и в трудовой договор. Это делается путем составления дополнительного соглашения, в котором указывают новую фамилию и паспортные данные.
Что касается страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, здесь можно отметить следующее. Трудовым законодательством установлена обязанность работодателя оформить данное свидетельство при заключении трудового договора впервые (ст. 65 ТК РФ). Об обязанности замены страхового свидетельства работодателем ни в одном нормативно-правовом акте ничего не сказано. Но Пенсионный фонд изменил ситуацию в 2006 г. издав Постановление от 31.07.2006 N 192п, которым утвердил Инструкцию по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования. В соответствии с п. 20 Инструкции заявление об обмене страхового свидетельства в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения или пола застрахованного лица заполняется лично застрахованным лицом и предоставляется в территориальный орган ПФР. Но в этом же пункте предусмотрено, что допускается заполнение данного заявления кадровыми либо другими службами организации. Значит, необходимо именно во внутренних локальных документах организации предусмотреть, кто именно занимается переоформлением свидетельств государственного пенсионного страхования - сами сотрудники или отдел кадров. На наш взгляд, лучше поручить это специалистам кадровой службы, поскольку у них имеется опыт по оформлению документов для получения страховых свидетельств ПФР. Тогда удастся избежать потери рабочего времени сотрудника.
56. solpcc (SolusS) 20.04.12 19:07 Сейчас в теме
не пишется в трудовой никакого приказа, просто зачеркивается старая фамилия и пишется новая, слева можно сделать комментарий
никаких приказов, допсоглашений, заявлений издавать не нужно - смысл усложнять себе жизнь?
ну хочет если работник уведомить работодателя официально - пусть напишет заявление, опять же ничего обязательного нет
ПФ, ФНС, полис ОМС - проблема работника, и это он обязан сделать так, чтобы к тому моменту когда работодатель подаст сведения уже по новым данным там эти данные уже были
57. sab ab (sabab) 22.04.12 05:34 Сейчас в теме
Если у сотрудника меняется фамилия или другие паспортные данные (имя, отчество, дата рождения и т. п.), сведения об этом нужно внести в документы по учету кадров во избежание путаницы и ошибок. Попросите работника написать заявление о смене фамилии в учетных документах. Заявление – документ необязательный, но оно служит дополнительным основанием для изменения персональных данных работника в целях правильности кадрового учета в компании.
К заявлению должен быть приложен документ загса, на основании которого у работника изменяются персональные данные. В случае со сменой фамилии это свидетельство о заключении брака.
Среди юристов и кадровиков нет единого мнения о том, нужно ли в случае смены фамилии работника или других его паспортных данных, заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Одни специалисты говорят, что не нужно, ссылаясь при этом на статью 57 Трудового кодекса. В части третьей указанной статьи говорится о том, что недостающие сведения вносятся прямо в текст трудового договора, а недостающие условия включаются в договор в виде приложения к нему или дополнительного соглашения. Поскольку фамилия относится не к условиям, а к сведениям, изменить фамилию нужно прямо в тексте договора.
Другая позиция основана на том, что в статье 57 Трудового кодекса говорится о сведениях недостающих, но не о измененных. Поэтому при смене фамилии нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Вы можете придерживаться как первой, так и второй позиции, но вторая представляется нам более логичной и обоснованной.
58. Natik xalilov (okanat) 22.04.12 22:52 Сейчас в теме
Если не менять документы вовремя может в дальнейшем возникнуть куча проблем
Индивидуальный предприниматель в связи с вступлением в брак сменила фамилию.
Следует ли ИП перезаключать договоры с контрагентами или заключать дополнительное соглашение при смене фамилии? Каков порядок изменения сведений в ЕГРИП, в данных налогового учета и учета во внебюджетных фондах (ФНС, ПФР, Росстат) в данной ситуации? Какие бумаги необходимо предоставить в банк, где открыт расчетный счет ИП?
Расскажите, пожалуйста, как можно подробнее.
П.п. «а» п. 2 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» установлено, что в едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей содержатся сведения об индивидуальном предпринимателе, в том числе фамилия, имя и (в случае, если имеется) отчество на русском языке.
Однако в случае изменения паспортных данных и сведений о месте жительства индивидуального предпринимателя регистрирующий орган обеспечивает внесение указанных сведений в соответствующий государственный реестр на основании имеющихся у такого органа сведений о паспортных данных и местах жительства физических лиц, полученных от органов, осуществляющих выдачу или замену документов. удостоверяющих личность гражданина РФ на территории РФ, либо регистрацию физических лиц по месту жительства в установленном законодательством РФ о налогах и сборах порядке, не позднее 5 рабочих дней со дня их получения (п. 4 ст. 5 Закона № 129-ФЗ).
Согласно п. 8 ст. 85 НК РФ органы, осуществляющие выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории РФ, обязаны сообщать в налоговый орган по месту жительства гражданина сведения о фактах первичной выдачи или замены документа, удостоверяющего личность гражданина РФ на территории РФ, и об изменениях персональных данных. содержащихся во вновь выданном документе, в течение 5 дней со дня выдачи нового документа.
В п. 15. 1 Требований к оформлению Заявления (форма № Р24001 ), утвержденных приказом ФНС РФ от 25.01.2012 г. № ММВ-7-6/25@, прямо указано, что в случае изменения паспортных данных (изменение данных паспорта гражданина РФ (в том числе в связи с изменением фамилии. имени, отчества физического лица)) и сведений о месте жительства индивидуального предпринимателя, заявление о внесении изменений в сведения об индивидуальном предпринимателе, содержащиеся в ЕГРИП, не оформляется .
Только для иностранных граждан
Лист А заявления «Сведения о данных индивидуального предпринимателя» заполняется в случае изменения (исправления) фамилии, имени, отчества, сведений о рождении только индивидуального предпринимателя - иностранного гражданина или лица без гражданства .
Приказ об изменении фамилии
При оформлении приказа об изменении фамилии были допущены следующие ошибки.
1. В бланке неправильно указано наименование вида документа. Оно пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренных УСОРД и ОКУД (класс 0 200 000): «ПРИКАЗ».
2. Применена неверная система индексации приказов. Приказ об изменении фамилии является приказом по личному составу, который хранится отдельно от приказов по основной деятельности. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы, и, как правило, внутри групп к порядковому номеру добавляются другие составные части. Для приказов по личному составу это обычно буквенный код «к» или «лс», например, «127-к».
3. Допущены неточности в тексте приказа.
Правильно: «Изменить в учетных документах фамилию секретаря канцелярии Трифоновой Аллы Дмитриевны на фамилию Королькова в связи с вступлением в брак».
4. В основании для издания приказа необходимо указывать в первую очередь свидетельство о браке.
При государственной регистрации заключения брака в записи акта о заключении брака по выбору супругов записывается общая фамилия супругов или добрачная фамилия каждого из супругов (п. 1 ст. 28 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»). На основании этой записи супругам выдается свидетельство о браке, которое содержит сведения о фамилиях (до и после заключения брака) каждого из лиц, заключивших брак.
Именно на основании свидетельства о браке – документе, содержащем сведения о смене фамилии, – работодатель издает соответствующий приказ.
5. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Дата не указывается.
6. При оформлении процедуры ознакомления с документом используется реквизит «Виза». Виза ознакомления включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату, которая в приведенном примере не указана.
Не совсем верный вариант приказа
А теперь правильный вариант приказа
Дополнительное соглашение к трудовому договору
Трудовое законодательство содержит требование о том, что любые изменения к трудовому договору должны оформляться письменно (по аналогии с формой самого трудового договора). На практике при оформлении дополнительных соглашений к трудовому договору используются те же требования, которые предусмотрены для оформления трудового договора.
В приведенном фрагменте дополнительного соглашения к трудовому договору допущены следующие ошибки:
1. Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Так как дополнительным соглашением стороны изменяют условия определенного трудового договора, при указании вида документа (ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ) или в его тексте необходимо уточнять номер и дату трудового договора.
2. В приведенном примере дополнительного соглашения не указано место заключения трудового договора, обязательное для указания в трудовом договоре (и следовательно, в изменениях к нему) в соответствии с абз. 6 ч. 1 ст. 57 ТК РФ.
Место заключения дополнительного соглашения указывается с учетом административно-территориального деления.
3. В тексте дополнительного соглашения отсутствует указание на основание, в силу которого представитель работодателя (заместитель директора) наделен полномочиями на подписание трудового договора и изменения к нему (абз. 5 ч. 1 ст. 57 ТК РФ).
4. По аналогии с оформлением трудового договора дополнительное соглашение составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у работодателя, другой – передается работнику. Получение работником экземпляра дополнительного соглашения, как правило, подтверждается подписью работника на экземпляре документа, хранящемся у работодателя. По аналогии с оформлением реквизитов «Виза ознакомления» и «Виза согласования» такая подпись должна содержать: личную подпись работника, ее расшифровку и дату получения документа работником.
Неточный вариант соглашения
Верный вариант дополнительного соглашения
В приведенном фрагменте трудового договора допущены следующие ошибки.
1. Регистрационный номер и дата регистрации в трудовом договоре напечатаны, в то время как они должны быть вписаны от руки. Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51 141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28). На момент составления текста трудового договора неизвестна дата его подписания сторонами и невозможно определить регистрационный номер. Дата регистрации и регистрационный номер на договоре проставляются от руки работником, ответственным за регистрацию документов после подписания договора сторонами.
2. Внутренние документы регистрируются в день подписания или утверждения, поэтому дата регистрации документа не может быть раньше даты подписания. Если трудовой договор подписан сторонами 14.11.2009, то и дата регистрации не может быть ранее 14.11.2009.
3. Неверно указано место составления документа. В соответствии с п. 3.14 ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Неправильно: «гор. Жуковск». Правильно: «г. Жуковск Московской обл.»
4. В тексте трудового договора и в датах подписания трудового договора даты указаны в неверном формате. В соответствии с п. 3.11 ГОСТ 6.30–2003 дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 12.06.2007, 14.11.2009.
5. Документ подписывает лицо, подпись которого предусмотрена на проекте документа. Трудовой договор со стороны работодателя подписывает полномочный представитель работодателя, указанный в тексте трудового договора. Таким образом, либо в преамбуле трудового договора должен быть указан генеральный директор Поспелов А.В. либо договор должен быть подписан заместителем генерального директора Ступовым И.В.
Не совсем корректный трудовой договор
Правильный вариант оформления трудового договора
ГУП преобразовали в ОАО. С записями в трудовые книжки разобрались - сделали штамп. Сейчас нужно делать допсоглашения к трудовым договорам. Подскажите, пожалуйста, в преамбуле допсоглашения кого нужно указывать - ГУП или уже ОАО? А то у меня с этой реорганизацией уже мозги клинит
Diamaria 20 Авг 2010
Если бы мне пришлось все же составлять такое доп.соглашение, я бы указала конечно же новое наименование работодателя, тем более что реорганизация уже произошла.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как составить форму дополнительного соглашения к трудовому договору с работниками о смене наименования организации, работодателя, реквизитов в связи с реорганизацией по форме выделения. Спасибо.
Ответ
Следует отметить, что дополнительное соглашение составляется только в случае изменения условий трудового договора (ст. 72 Трудового кодекса РФ). В соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ наименование работодателя относится к сведениям трудового договора, а не к его условиям. Следовательно заключать дополнительное соглашение не требуется. К тому же, трудовое законодательство не обязывает работодателя вносить изменения в трудовые договора в случае смены наименования юридического лица. Однако, в трудовых договорах, с работниками должна содержаться актуальная информация, поэтому целесообразно внести изменения. В дополнительном соглашении следует указать, дату и место составления документа реквизиты трудового договора, сведения, которого стороны намерены изменить и непосредственно меняющиеся реквизиты. Например, написать так - «В связи с реорганизацией юридического лица «А» и выделением юридического лица «В» изменить в трудовом договоре №. от. наименование работодателя юридическое лицо «А» на юридическое лицо «В».
Имейте в виду, при смене наименования организации Вы должны обязательно внести изменения в трудовые книжки работников. Согласно пункту 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69, если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
20/02/2009
Либубу 20 Авг 2010
Diamaria, спасибо за ответ. Я также думаю, что в преамбуле ДС следует указывать новое наименование РД. По аналогии с общехозяйствнными договорами. Только, почему-то образцов таких ДС нигде нет (ни в Гаранте, ни в Консультанте). А в образцах ДС при смене фамилии работника в преамбуле указывается его старая фамилия. Это меня и смущает. Все таки трудовые договоры отличаются от общехозяйственных.
Vesi 20 Авг 2010
Сейчас нужно делать доп соглашения к трудовым договорам
сейчас Вам нудно перезаключить все Трудовые договора с работниками через процедуру увольнения. Поменялась сторона трудового договора. Сторона трудового договора неизменяемый параметр.
Сообщение отредактировал Vesi: 20 Август 2010 - 02:37
Либубу 20 Авг 2010
Сейчас нужно делать доп соглашения к трудовым договорам
сейчас Вам нудно перезаключить все Трудовые договора с работниками через процедуру увольнения. Поменялась сторона трудового договора. Сторона трудового договора неизменяемый параметр.
Реорганизация предприятия не является основанием для увольнения работников, ну нет такого основания в ТК РФ. Мало того, это делать запрещено и строго наказывается инспекцией по труду. Об этом очень много написано разъяснений и рекомендаций.
Сторона трудового договора неизменяемый параметр. А как же соглашение о замене стороны в договоре.
Vesi 20 Авг 2010
А как же соглашение о замене стороны в договоре.
72-74 изменение условий ТД. Сторона не является условием
У Вас реорганизация(преобразование) ст.57 ГК РФ
поэтому это вообще не вопрос изменения ТД, а вопрос передачи прав и обязанностей от старой организации к новой.
если РБ будут не согласны с новыми условиями то тогда увольнение часть 6 ст. 77 ТК РФ
Сообщение отредактировал Vesi: 20 Август 2010 - 16:17
